SYSTEMU ZARZĄDZANIA W URZĘDZIE MIASTA I GMINY W ŁASINIE

Transkrypt

1 strona. 1 UL. RADZYŃSKA 2, ŁASIN W URZĘDZIE MIASTA I GMINY W ŁASINIE Księga wydanie nr 7 Księga odpowiada wymogom norm: ISO 9001:2009, ISO 14001:2005. Niniejsza Księga podlega aktualizacji. Niniejszy dokument stanowi własność Urzędu Miasta i Gminy Łasin i przeznaczony jest do użytku służbowego. Dokonywanie zmian treści dokumentu bez zgody zatwierdzającego oraz kopiowanie i rozpowszechnianie bez pisemnej akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Łasin lub Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania jest zabronione. Rejestr zmian: W wydaniu 7 Księgi dokonano zmian polegających na dostosowania układu Księgi do układu Systemu Jakości ISO oraz przyporządkowano standardy Systemu Kontroli Zarządczej do wymagań Systemu Jakości. Zmiany wprowadził.

2 strona WPROWADZENIE Miasto i gmina Łasin położone jest w północno wschodniej części województwa kujawsko-pomorskiego, w powiecie grudziądzkim na obrzeżu pradoliny Osy. Historia Łasina sięga czasów Bolesława Chrobrego. Najstarsze ślady pobytu człowieka na ziemi łasińskiej pochodzą z lat przed Chrystusem. Pierwszą wzmiankę o mieście podaje Jan Długosz. Od 1298 do 1461r. Łasin znajdował się pod panowaniem krzyżackim. W roku 1298 mistrz krzyżacki Meynhard z Kwerfurtu nadał osadzie pierwszy przywilej, na podstawie którego stała się miastem na prawie magdeburskim, a w 1306r. otrzymuje ponownie przywilej lokacyjny na prawie chełmińskim. Swój największy rozkwit miasto przeżywało w czasie sprawowania władzy przez burmistrza Jana Chruścielewskiego. Po zakończeniu I wojny światowej Łasin, po prawie 150 latach zaborów i rządów pruskich, powrócił ponownie do Polski. W czasie II wojny światowej miasto i jego okolice stały się miejscem martyrologii wielu mieszkańców. Łasin, jak na stare miasto przystało, posiada swój herb - głowę św. Jana Chrzciciela oraz swoja flagę. Wizja, kierunki i cele rozwoju gminy sformułowane zostały Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy, które jest opracowaniem o charakterze strategicznym. Cele strategiczne zostały określone w przyjętej przez Radę Miejską Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Łasin na lata Uszczegółowienie kierunków rozwoju określa Wieloletnie Prognoza Finansowa i Wieloletni Plan Inwestycyjny oraz budżet gminy. Przedstawione dokumenty planistyczne mają na celu stworzenie możliwie szerokich, analitycznych podstaw konstruowania planów rozwoju. Ustalenia zawarte w Studium i Strategii Rozwoju są wyrazem polityki, rozumianej jako wskazanie celów rozwoju, ich hierarchii oraz kierunków i sposobów działania prowadzących do ich osiągnięcia, a także wynikających stąd - generalnych dyspozycji dotyczących rozwoju gminy. Miasto Łasin jest siedzibą władz gminy. Władze gminy mają swoją siedzibę w Ratuszu, przy. ul. Radzyńskiej 2 Burmistrz- organ wykonawczy gminy realizuje swoje zadania przy pomocy urzędu gminy. Urząd Miasta i Gminy Łasin jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Burmistrz Łasina, wykonuje swoje zadania z zakresu administracji publicznej, wynikające z ustaw (zadania własne i zlecone) i porozumień (zadania powierzone) i uchwał Rady Miejskiej. Siedzibą Urzędu jest ratusz zlokalizowany przy ul. Radzyńskiej 2 w Łasinie. Urząd funkcjonuje na podstawie przepisów prawa, w szczególności ustawy o samorządzie gminnym, ustawy kodeks postępowania administracyjnego, ustawy o pracownikach samorządowych, rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, statutu miasta i gminy Łasin uchwalonego przed Radę Miejską oraz regulaminu organizacyjnego. Urząd jest wyodrębnioną jednostką budżetową, której dochody i wydatki w całości objęte są budżetem Miasta i Gminy Łasin. Podstawy prawne działalności - ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2013 r., poz.594 z późniejszymi zmianami), - ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1202), - ustawa z dnia 30 września 1998 roku - Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administracje publiczną. - Statut Miasta i Gminy Łasin, - Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z zm.), - Ustawa z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2014 roku, poz z zmianami) - Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie - Urząd posiada identyfikator według systemu REGON: oraz Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP): ZAKRES KSIĘGI ZINTEGROWANEGO Przedmiotem Księgi jest opisanie metod prowadzenia działalności Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie w odniesieniu do wymagań międzynarodowych norm jakości oraz ustawowo określonych celów kontroli zarządczej i przypisanych im przez Ministra Finansów standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Księga (zwanego dalej ZSZ ) jest dokumentem opisującym ZSZ i powiązany z systemem system kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie(zwanym dalej Urzędem ), spełniający wymagania norm ISO 9001:2009, ISO 14001:2005. Księga stanowi wewnętrzną regulację systemu zarządzania, w ramach którego przyjęte rozwiązania mają ułatwiać zarządzanie działalnością w uporządkowany sposób stosownie do postanowień przepisów prawa i międzynarodowych kryteriów zarządzania.

3 strona. 3 Księga ZSZ jest opracowywana, aktualizowana oraz wydawana przez Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania (zwanego dalej Pełnomocnikiem ds. ZSZ ) i zatwierdzana przez Burmistrza Miasta i Gminy Łasin. Przegląd Księgi ZSZ odbywa się co najmniej raz w roku. W przypadku wprowadzania zmian w Księdze ZSZ wymieniania jest ona w całości, uaktualniany jest jej numer wydania, a zakres zmian przedstawiany jest w Rejestrze zmian. Księga pełni nadrzędną rolę w stosunku do pozostałych dokumentów systemu zarządzania w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie. Klientom zewnętrznym przekazywane są egzemplarze informacyjne, nienadzorowane. Nie podlegają one bieżącej obsłudze zmian i wymianie. Pracownicy Urzędu korzystają z udostępnionej w zasobach informatycznych organizacji wersji elektronicznej dokumentu, podlegającej nadzorowaniu jedynie w tej formie. ZSZ przechowuje jeden egzemplarz Księgi ZSZ w formie wydruku zatwierdzonego odręcznymi podpisami. 3. TERMINY I DEFINICJE W KSIĘDZE ZSZ Pojęcia podstawowe Księgi ZSZ oraz dokumentów systemowych używane są zgodnie z terminologią norm ISO 9001:2009, ISO 14001:2005,. Akty prawne- należy przez to rozumieć ustawy, rozporządzenia, normy, uchwały Rady Miejskiej, zarządzenia Burmistrza Akta sprawy to dokumentacja zgromadzona w toku realizacji danej sprawy, zadania, w tym pisma, notatki, wnioski, kserokopie dokumentów, protokoły, oświadczenia, zaświadczenia itp. Zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy. W aktach sprawy przechowywane są dokumenty, które wpłynęły do Urzędu oraz zapisy, czyli dokumenty sporządzone w Urzędzie jako potwierdzenie wykonania czynności w toku realizacji zadań. Audit systematyczne, niezależne i udokumentowane badanie mające stwierdzić, czy działania w ramach zintegrowanego systemu zarządzania i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów. Audit wewnętrzny audit przeprowadzany przez auditorów Urzędu w celach wewnętrznych. Audit zewnętrzny audit przeprowadzany przez niezależną organizację zewnętrzną prowadzącą certyfikację na zgodność z wymaganiami poszczególnych norm. Aspekt środowiskowy element działań organizacji, który może wzajemnie oddziaływać ze środowiskiem. Bezpieczeństwo i higiena pracy stan warunków i organizacji pracy oraz zachowań pracowników zapewniający wymagany poziom ochrony zdrowia i życia przed zagrożeniami występującymi w środowisku pracy. Dokumenty - Księga ZSZ, procedury, instrukcje, opisy procesów. Działania jakościowe - działania podejmowane w celu spełnienia wymagań zawartych w dokumentach ZSZ. Działanie zapobiegawcze działanie w celu wyeliminowania potencjalnej niezgodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej. Działanie korygujące działanie w celu wyeliminowania stwierdzonej niezgodności lub innej niepożądanej sytuacji. Jakość - ogół cech i właściwości wyrobu decydujących o możliwości zaspokojenia stwierdzonych lub przewidywanych potrzeb. Klient podmiot, na rzecz którego Urząd świadczy usługi. Kierownik komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierowników referatów, Kontrola zarządcza- obszar działań spełniających wymagania określone w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

4 strona. 4 Niezgodność niespełnienie wymagania. Najwyższe Kierownictwo Urzędu, Sekretarz, Skarbnik Organizacja Urząd Miasta i Gminy Łasin. Polityka ogół zamierzeń i ukierunkowań organizacji dotyczących jej systemu zarządzania, formalnie wyrażony przez najwyższe kierownictwo Urzędu. Polityka środowiskowa szczegółowe określenie zamierzeń i działań dotyczące efektów działalności środowiskowej formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo. Polityka środowiskowa stanowi część Polityki. System zarządzania środowiskowego część systemu zarządzania organizacji, wykorzystywana do opracowania i wdrożenia polityki środowiskowej i zarządzania aspektami środowiskowymi. Zapis - dokument dostarczający obiektywnego dowodu wykonania działań lub osiągnięcia wyników. Zasoby - kadra pracownicza, odpowiednio przeszkolona i przygotowana do realizacji powierzonych zadań oraz środki pieniężne i infrastruktura. Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ) zbiór wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących elementów niezbędnych do zarządzania organizacją we wszystkich aspektach działalności. 4.SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 4.1. Wymagania ogólne ( Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji standard B6 Kontroli Zarządczej) 1. Zintegrowany System Zarządzania w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie, to działalność Urzędu, w ramach której ustalona jest organizacja pracy i sposoby wykonywania procesów przyjętych w praktyce, w szczególności dla zapewnienia realizacji wymagań systemu zarządzania jakością zawartych w normie PN-EN ISO i PN-EN ISO 14001:2005, celów przyjętych w określonych w ustawie o finansach publicznych dla spełnienia i wytycznych Ministra Finansów w Standardach kontroli zarządczej. W Urzędzie wprowadzono standardy Kontroli zarządczej określone w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia o finansach publicznych oraz w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Standardy kontroli zarządczej obejmują następujące grupy odpowiadające poszczególnym elementom kontroli zarządczej: a) środowisko wewnętrzne b) cele i zarządzanie ryzykiem c) mechanizmy kontroli d) informacja i komunikacja e) monitorowanie i ocena Celem wprowadzenia zasad Kontroli zarządczej Burmistrz wydał zarządzenia wykonawcze tj. Zarządzenie nr 357/2010 z dnia 21 czerwca 2010r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w urzędzie miasta i gminy Łasin i jednostkach organizacyjnych gminy oraz zasad jej koordynacji. Zarządzenie nr 17/2011 z dnia 31 stycznia 2011r.w sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli zarządczej dla urzędu miasta i gminy w Łasinie. 2. Zakres obejmuje: 1) System zarządzania jakością rozumiany jako skoordynowane działania dotyczące kierowania organizacją i nadzorowania działań, które są związane z bezpośrednim wykonywaniem usług na rzecz Klienta i wpływają na zdolność Urzędu do realizacji zadań zgodnie z mającymi zastosowanie wymaganiami przepisów prawnych, ustaleniami własnymi i wymaganiami klienta. 2) System kontroli zarządczej rozumiany jako ogół działań wykonywanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Urzędu w sposób zgodny z prawem, sposób efektywny, oszczędny i

5 strona. 5 terminowy dla zapewnienia osiągania celów tego systemu określonych w ustawie o finansach publicznych. 3) System zarządzania jakością obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i środki potrzebne do obsługi administracyjnej ludności oraz podmiotów gospodarczych i zarządzania przestrzenią. 4) System zarządzania środowiskowego obejmuje działalność operacyjną komórek organizacyjnych Urzędu wynikającą z Regulaminu organizacyjnego Urzędu, odbywającą się zgodnie z ustanowioną Polityką Środowiskową, zadania własne gminy realizowane w oparciu o ustanowioną Politykę Środowiskową, uwzględnianie aspektów ekologicznych na wszystkich etapach procesu tworzenia aktów prawa miejscowego związanego z ochroną środowiska oraz w ramach prowadzonych postępowań administracyjnych. W procesie zarządzania środowiskowego zostały zidentyfikowane bezpośrednie i pośrednie aspekty wpływu organizacji na środowisko, określono metody monitorowania tego wpływu i zapobiegania niepożądanym zdarzeniom oraz minimalizacji negatywnych skutków zaistniałych zdarzeń. System Zarządzania Środowiskowego obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury i środki potrzebne do opracowywania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki środowiskowej spełnia wszystkie wymagania normy PN-EN ISO 14001:2005 Zintegrowany system zarządzania jakością nie obejmuje następujących wymagań normy: a) punktu 7.3 Projektowanie i rozwój. Urząd ze względu na charakter działalności, jego wielkość i zakres działania nie prowadzi prac związanych z projektowaniem nowych wyrobów lub rozwojowych związanych z wyrobami. Urząd wykonuje swoje zadania w oparciu o przepisy prawa, które określają rodzaje świadczonych usług i wymagania ich dotyczące b) punkt Walidacja procesów produkcji i dostarczania usług dokonywana jest weryfikacja decyzji administracyjnej na etapach jej wydawania. c) punkt 7.6 Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów podlega wyłączeniu, jako, że poza infrastrukturą wykorzystywaną w archiwum, będącą przedmiotem szczegółowych uregulowań prawnych, Urząd nie stosuje wyposażenia o charakterze kontrolno pomiarowym do innych pomiarów. Stosowanie wymagań normy zostało wyłączone w zakresie, który nie ma odzwierciedlenia w praktyce działania Urzędu, a przede wszystkim nie wpływa na zgodność usług świadczonych przez Urząd z wymagania normy. 3. Zintegrowany system zarządzania jakością i system kontroli zarządczej są scalone w zakresie planowanych, funkcjonujących i nadzorowanych sposobów realizacji zadań. 4. Zadania są ustalone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. 5. Dla ustalenia znaczenia procesów zastosowane zostały kryteria dotyczące przedmiotu działania i roli procesu w działalności Urzędu oraz kompetencji administracji samorządowej rozumiane jako formy prawne wykonywania zadań. Kierowanie i nadzorowanie działań Urzędu Miasta i Gminy Łasin jest realizowane w procesowym ujęciu wykonywanych zadań. Koncepcja podejścia procesowego w Zintegrowanym Systemie Zarządzania bazuje na zarządzaniu zbiorami zadań dla których można wskazać wspólny cel i jednego właściciela. Podejście procesowe do nadzoru nad wykonywaniem zadań Urzędu Miasta i Gminy Łasin doprowadziło do zwiększenia efektywności działania oraz ich ujednolicenia. Graficznym obrazem powiązań procesów jest mapa procesów p.5.1. Udokumentowane w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin procesy opisane są w procedurach. Zbiór dokumentacji związanej z procesami (procedury, karty informacyjne, instrukcje oraz załączniki) oraz Polityka jakości i cele stanowią kompletny opis Jakością Urzędu Miasta i Gminy Łasin. Realizacja procedur i instrukcji prowadzi do realizacji celów wynikających z Polityki i Kontroli zarządczej. W Urzędzie Miasta i Gminy Łasin są realizowane następujące rodzaje procesów: 1) Procesy zarządcze : to planowanie, zarządzanie personelem, przegląd systemu czy audity wewnętrzne 2) Procesy główne: to procesy związane są z podstawową działalnością Urzędu wynikają one z charakteru działalności Urzędu określonych w przepisach prawa. Tworzą one wartość dla klienta. 3) Procesy pomocnicze; to procesy wykonywane przez pracowników instytucji, które nie wynikają bezpośrednio z działalności podstawowej Do zarządzania procesami wykorzystuje się zapisy wynikające z realizacji procedur i instrukcji.

6 strona. 6 Realizacja celów i wyniki są monitorowane na podstawie sprawozdawczości Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. 4) Procesy systemowe: to procesy zapewniające zachowanie skuteczności monitorowania, analizy i oceny funkcjonowania procesów realizacji zadań, których wyniki będą wykorzystywane do usprawnienia systemu zarządzania, które zostały uporządkowane w następujące grupy(monitorowanie, nadzór nad produktem niezgodnym, działania korygujące, działania zapobiegawcze) 6. Realizacja procesów określonych w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie nie jest zlecana do wykonania innym podmiotom. 7. Dla przedstawienia podejścia procesowego procesy zostały przedstawione na Mapie Procesów MAPA PROCESÓW Polityka jakości Wymagania prawne Wymagania klienta Procesy zarządcze Procesy główne Procesy pomocnicze Procesy systemowe Planowanie strategiczne i budżet Postępowanie administracyjne i podatkowe Nadzór i kontrola nad jednostkami organizacyjnymi Realizacja inwestycji Zintegrowany System Zarządzania Zarządzanie zasobami ludzkimi Obsługa techniczna i organizacyjna Urzędu Monitorowanie Nadzór nad produktem niezgodnym Działania korygujące Działania zapobiegawcze K l i e n t (spełnienie oczekiwań klienta)

7 strona. 7 8.Podejście procesowe wynikające z stosowania w Urzędzie systemu jakości stanowi także formę realizacji standardu B6 kontroli zarządczej. 4.2.Wymagania dotyczące dokumentacji (Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej standard C10 Kontroli Zarządczej) Wymagania ogólne 1. W zintegrowanym systemie zarządzania jakością w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie obowiązuje dokumentacja stosowana w ramach realizacji zadań ( procesów), załatwiania spraw, do której należy: 1. Polityka jakości, 2. Polityka środowiskowa 3. Cele dotyczące jakości 4. Księga 5. Procedury wymagane postanowieniami Normy PN- EN-ISO 9001:2009, PN- EN-ISO 14001:2005 a) nadzór nad usługą niezgodną, b) działania korygujące c) działania zapobiegawcze; d) nadzór nad dokumentami e) nadzór nad zapisami; f) audity wewnętrzne; g) zarządzanie aspektami środowiskowymi. 6. Dokumenty, których rola jest zapewnienie skutecznego planowania, przebiegu, nadzorowania i monitorowania postępowania; 7. Zapisy, czyli dokumenty, zawierające dowody lub wyniki wykonanych czynności w ramach procesów dotyczących realizacji zadań i załatwianych spraw. 2. Dokumenty zintegrowanego systemu zarządzania stanowią źródło informacji bezpośrednio o organizacji pracy Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. Dokumenty ZSZ służą jako narzędzie komunikacji w zakresie funkcjonującej kultury organizacyjnej w Urzędzie, postępowania w ramach procesów oraz jako dowód postępowania i uzyskanych wyników. Zestawienie obowiązujących i ustalonych dokumentów stanowi załącznik do Księgi ZSZ Księga Księga (zwanego dalej ZSZ ) jest dokumentem opisującym ZSZ w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie(zwanym dalej Urzędem ), spełniający wymagania norm ISO 9001:2009, ISO 14001:2004,. Księga ZSZ jest opracowywana, aktualizowana oraz wydawana przez Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania (zwanego dalej Pełnomocnikiem ds. ZSZ ) i zatwierdzana przez Burmistrza Miasta i Gminy Łasin. Przegląd Księgi ZSZ odbywa się co najmniej raz w roku. W przypadku wprowadzania zmian w Księdze ZSZ wymieniania jest ona w całości, uaktualniany jest jej numer wydania, a zakres zmian przedstawiany jest w Rejestrze zmian. Klientom zewnętrznym przekazywane są egzemplarze informacyjne, nienadzorowane. Nie podlegają one bieżącej obsłudze zmian i wymianie. Pracownicy Urzędu korzystają z udostępnionej w zasobach informatycznych organizacji wersji elektronicznej dokumentu, podlegającej nadzorowaniu jedynie w tej formie. ZSZ przechowuje jeden egzemplarz Księgi ZSZ w formie wydruku zatwierdzonego odręcznymi podpisami. Księga zawiera: 1) Opis zakresu systemu zarządzania obejmującego system zarządzania jakością, system zarządzania środowiskowego i system kontroli zarządczej wraz z określeniem wyłączeń w ramach systemu zarządzania jakością; 2) Opis określonych w Księdze procesów i ich znaczenia dla działalności Urzędu z ukazaniem ich wzajemnego oddziaływania w formie mapy procesów;

8 strona. 8 3) Opis sposobu spełnienia przez Urząd poszczególnych wymagań normy i standardów kontroli zarządczej; 4) Zestawienie ustalonych w Urzędzie dokumentów służących realizacji wymagań normy i standardów kontroli zarządczej; 5) Wykaz kart usług stosowanych w Urzędzie przy realizacji zadań. 4.2./ Nadzór nad dokumentami/ Nadzór nad zapisami (Ciągłość działalności standard C12 Kontroli Zarządczej, Ochrona zasobów-standard C13 Kontroli Zarządczej, Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Standard C15 Kontroli Zarządczej, Bieżąca informacja standard D 16 Kontroli Zarządczej 1.W Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie dokumenty wymagane i ustalone w systemie zarządzania są nadzorowane. W Urzędzie SA ustanowione i określone zapisy, które stanowią dowody i zawierają wyniki realizowanych usług, procesów, zadań i załatwianych spraw. 2. Tryb postępowania i odpowiedzialność w ramach nadzorowania funkcjonujących kategorii i rodzajów dokumentów oraz zapisów, w zakresie ich opracowywania, aktualizacji, wprowadzonych zmian, ich zatwierdzania, rozpowszechniania i udostępniania, przechowywania i archiwizacji określa Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami. Dokumentacja systemowa w formie elektronicznej udostępniania jest w całości pracownikom Urzędu na poczcie wewnętrznej. Podmiotom zewnętrznym dokumentacja systemowa jest udostępniana na stronie internetowej Urzędu: w zakresie dotyczącym relacji z klientem i innych dokumentów systemowych zawierających informacje chronione przed dostępem osób trzecich na podstawie przepisów prawa lub wewnętrznych regulacji. 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5.1. Zaangażowanie kierownictwa (Przestrzeganie wartości etycznych- standard A1 Kontroli Zarządczej; Kompetencje zawodowe- standard A2 Kontroli Zarządczej; Struktura organizacyjna- standard A3 Kontroli Zarządczej; Delegowanie uprawnień- standard A4 Kontroli Zarządczej; Misja- standard B6 Kontroli Zarządczej; Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji- standard B6 Kontroli Zarządczej; Nadzór- standard C11 Kontroli Zarządczej; Ciągłość działalności- standard C12 Kontroli Zarządczej; Ochrona zasobówstandard C13 Kontroli Zarządczej; Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych- standard C15 Kontroli Zarządczej; Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych; Bieżąca informacja- standard C16 Kontroli Zarządczej; Komunikacja wewnętrznastandard D17 Kontroli Zarządczej; Komunikacja zewnętrzna - standard D18Kontroli Zarządczej; Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej- standard E22 Kontroli Zarządczej) 1. Burmistrz Miasta i Gminy, Sekretarz i Skarbnik stanowią w rozumieniu normy Najwyższe Kierownictwo. Najwyższe Kierownictwo Urzędu dążąc do spełnienia potrzeb i oczekiwań klientów zewnętrznych jak i wewnętrznych podjęło starania mające na celu ustanowienie, udokumentowanie, utrzymywanie i ciągłe doskonalenie ZSZ w Urzędzie, zgodnego z normami: ISO 9001:2009, ISO 14001:2005. Burmistrz wyraża swoje zaangażowanie w utrzymywanie i doskonalenie ZSZ poprzez: a) ustanowienie Polityki Jakości b) ustanowienie Polityki Środowiskowej c) powołanie pełnomocnika i auditorów w celu zapewnienia i utrzymania wdrożonego ZSZ oraz jego doskonalenia d) dokonywanie przeglądów funkcjonowania w Urzędzie ZSZ e) zapewnienie odpowiednich zasobów niezbędnych do utrzymania i doskonalenia ZSZ f) informowanie pracowników Urzędu o konieczności utrzymania ZSZ w powiązaniu z Kontroli Zarządczą

9 strona. 9 celem zapewnienia realizacji misji Urzędu. Konsekwentne stosowanie opracowanych procedur przez wszystkich pracowników objętych systemem sprawia, że działania objęte procedurami są planowane i nadzorowane, co pozwala spełniać w coraz doskonalszy sposób wymagania Klienta. Pracownicy Urzędu zobowiązani są dołożyć wszelkich starań, aby poprzez przestrzeganie przyjętych procedur oraz stałe ich doskonalenie utrzymywać i rozwijać ZSZ. Ze swej strony Kierownictwo Urzędu, począwszy od Burmistrza Miasta i Gminy Łasin aż po kierowników niższych szczebli, nadzoruje funkcjonowanie systemu poprzez dokonywanie jego ocen i podejmowanie efektywnych działań o charakterze korygującym i zapobiegawczym. Nasza organizacja działa na rzecz ciągłego podnoszenia jakości życia mieszkańców gminy. Realizujemy to poprzez sprawne i profesjonalne wykonywanie powierzonych zadań, ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o etyczne i praworządne postępowanie w każdej dziedzinie działalności oraz racjonalne wykorzystanie środków publicznych. Polityka Jakości Urzędu polega na terminowym realizowaniu zadań, profesjonalnej i życzliwej obsłudze, dążeniu do uzyskania akceptacji i zadowolenia mieszkańców. Politykę Jakości będziemy realizować w oparciu o normy prawa i zintegrowanego systemu zarządzania jakością. Dla zapewnienia skutecznej realizacji Polityki Jakości wyznaczamy następujące cele: - sprawna i kompetentna obsługa interesantów - terminowe załatwianie spraw w trybie określonym przez przepisy prawa i uregulowania wewnętrzne - zapewnienie skutecznego przepływu informacji - podnoszenie kwalifikacji i umiejętności pracowników - prowadzenie pełnej i otwartej polityki informacyjnej urzędu - utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania jakością zbudowanego na zasadach ISO realizacja zadań wynikających ze standardów Kontroli Zarządczej Nasza organizacja działa na rzecz ciągłego podnoszenia jakości życia mieszkańców podejmują działania proekologiczne traktując ochronę środowiska, jako ważny czynnik kształtujący rozwój społeczno-gospodarczy. Realizujemy to poprzez sprawne i profesjonalne wykonywanie powierzonych zadań w sposób zapewniający ochronę środowiska przyrodniczego. Najważniejszym celem polityki środowiskowej jest poprawa jakości życia mieszkańców w trosce o dobro obecnych i przyszłych pokoleń. Nasze główne cele środowiskowe to: -rozwój infrastruktury technicznej poprzez jej modernizację -doskonalenie systemu selektywnego zbierania odpadów komunalnych - stworzenie warunków ograniczających negatywny wpływ środowiska na zdrowie człowieka i środowisko naturalne - kreowanie świadomości społecznej -ochrona powierzchni ziemi -ochrona powietrza Cele te będą realizowane poprzez: - doskonalenie systemu racjonalnej gospodarki odpadami - kreowanie świadomości społecznej Szczególną uwagę przywiązujemy do: 1) przestrzegania przepisów prawa oraz dobrowolnie podjętych norm w zakresie ochrony środowiska, 2) uwzględniania uwarunkowań ekologicznych na wszystkich etapach procesu tworzenia aktów prawa miejscowego związanego z ochroną środowiska oraz w ramach prowadzonych postępowań administracyjnych, 3) uwzględniania we wszystkich aspektach swojej działalności zasad zrównoważonego rozwoju i zachowania bioróżnorodności. 4) przygotowania, wprowadzania i realizacji programów, planów, celów oraz zadań środowiskowych służących ochronie zasobów środowiska przyrodniczego oraz zmierzających do zredukowania negatywnego oddziaływania organizacji na środowisko, jak również zapobiegania zanieczyszczeniom środowiska, 5) wdrażania zasad systemu zarządzania środowiskiem oraz okresowego sprawdzania poprawności ich

10 strona. 10 wdrażania, 6) włączania w realizację wymagań systemu zarządzania środowiskowego wszystkich pracowników zgodnie z ich obowiązkami, kompetencjami i odpowiedzialnością, 7) dzielenia się doświadczeniem środowiskowym, 8) inicjowania edukacji ekologicznej, Kierownictwo Urzędu zapewnia środki niezbędne do realizacji niniejszej Polityki Środowiskowej. Odpowiedzialnym za zapewnienie realizacji Polityki Środowiskowej jest. Urząd utrzymuje i stale doskonali funkcjonujący system zarządzania środowiskowego spełniający wymagania normy ISO 14001:2005 dla zapewnienia ciągłej poprawy działań, w tym poprzez okresowe przeglądy celów i zadań środowiskowych. Skuteczność oraz efektywność systemu zarządzania środowiskowego jest systematycznie oceniana. 1. Burmistrz wykonuje obowiązki i uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy. 2. Najwyższe Kierownictwo Urzędu uznaje, że stosowanie standardów kontroli zarządczej i systemu zarządzania jakością w sposób ciągły jest głównym narzędziem realizacji zadań samorządowych i świadczenia usług na najwyższym poziomie oraz ciągłego doskonalenia kultury organizacyjnej Urzędu. 3. Burmistrz wykazuje dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne w trosce o interes publiczny oraz indywidualne sprawy Klientów. 4. Burmistrz raz w roku przeprowadza przegląd i ustala kierunki doskonalenia systemu Orientacja na klienta 1. Sposób spełnienia wymagań stawianych przez Klienta jest przedstawiony w dokumentacji poszczególnych procesów obejmujących całą sferę kontaktu Urzędu z Klientem. Badanie satysfakcji klienta odbywa się poprzez coroczne badania jakości usług oferowanych w Urzędzie. Następnie informacje z badań przekazywane są najwyższemu kierownictwu podczas przeglądu systemu, a następnie kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom na samodzielnych stanowiskach, którzy podejmują stosowne działania zgodnie z procedurą oceny i analizy procesu. Procedura ta reguluje tryb i sposób prowadzenia stałego monitoringu parametrów procesu pozwalającego na ciągłe spełnianie wymagań klienta i odpowiednich przepisów prawnych oraz stałe doskonalenie procesów. Istotnym źródeł informacji o stopniu zadowolenia klienta są skargi i wnioski. Wyniki przeprowadzonych analiz stanowią wytyczne do wdrożenia działań korygujących i/lub zapobiegawczych celem doskonalenia jakości oferowanych usług. 2. Pracownicy wiedzą, że ich praca ma służyć wszystkim Klientom Urzędu. Maja świadomość, że w swojej pracy zobowiązani są stosować ustalone w granicach obowiązujących przepisów metody i formy realizacji zadań oraz przestrzegać ustalonych zasad postępowania etycznego, w taki sposób aby zapewnić sprawne, skuteczne i terminowe dostarczenie usług, które są pozbawione wad. 3. Klient w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie jest obsługiwany z należyta starannością, kompetentnie i bez zbędnej zwłoki. 4.Burmistrz poprzez Sekretarza ( Pełnomocnika ZSZ) podczas szkoleń, narad, spotkań z pracownikami stale kształtuje i ugruntowuje świadomość pracowników, co do znaczenia ich pracy na rzecz Klienta Polityka jakości ( Misja- standard B5 Kontroli Zarządczej) 1.W dniu 31 marca 2009 roku weszło w życie Zarządzenie nr 225/2009 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin w sprawie wprowadzenia systemu jakości ISO 9001 i w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie. Zgodnie z polityka jakości misją Urzędu Miasta i Gminy Łasin jest skuteczna realizacja zadań statutowych we współpracy z partnerami publicznymi i prywatnymi na podstawie i w zakresie obowiązującego prawa. Polityka jakości Urzędu Miasta i Gminy Łasin polega na terminowym realizowaniu zadań, profesjonalnej i życzliwej obsłudze, dążeniu do uzyskania akceptacji i zadowolenia mieszkańców. Polityka środowiskowa przewiduje poprawę jakości życia mieszkańców w trosce o dobro obecnych i przyszłych pokoleń. 2.Polityka oraz polityka środowiskowa zostały opracowane przez Pełnomocnika ds. ZSZ i podpisane przez Burmistrza Miasta i Gminy Łasin jako obowiązujące w organizacji. Polityka przeniesiona jest na niższe szczeble zarządzania poprzez cele przebiegających w organizacji procesów. Wszyscy pracownicy Urzędu zostali zapoznani z Polityką

11 strona. 11 poprzez: rozpowszechnienie Polityki wywieszenie tekstu w holu budynku urzędu pracy oraz na stronie internetowej Urzędu, poinformowanie o indywidualnych zadaniach, odpowiedzialności i uprawnieniach pracowników przez kierowników komórek organizacyjnych, opublikowanie Polityki, polityk szczegółowych oraz innych dokumentów ZSZ na stronie internetowej i poczcie wewnętrznej, przedstawienie przez kierownika komórki organizacyjnej podległym pracownikom, w jaki sposób Polityka przekłada się na pracę w dane komórce organizacyjnej. 3.Deklaracja złożona przez Burmistrza dotycząca misji Urzędu i jego osobistego zaangażowania w realizacje celów oraz w działania, które zapewnią podnoszenie skuteczności metod zarządzania stanowią gwarancję funkcjonowania i doskonalenia systemu oraz celów i standardów kontroli zarządczej Planowanie Cele dotyczące jakości (Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji- Standard B6 kontroli zarządczej) ( Identyfikacja ryzyka- standard B7 kontroli zarządczej; Analiza ryzyka- standard B8 kontroli zarządczej) 1. Zatwierdzony przez Burmistrza sposób ustanawiania celów i wyników zadań stanowi podstawę oceny działalności Urzędu w stosunku do kompetencji gminy w zakresie 2. W ramach celów Polityki kierownicy komórek referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku wyznaczają zadania, których realizacje przewidują w danym roku. Określają cele operacyjne właściwe do zakresu działania komórki, stanowiska. Cele winny być mierzalne i realne do wykonania. Cele są wpisane do rocznego planu działalności. 3. Wykaz celów i plan działalności podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza. 4. Kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach w sposób ciągły monitorują realizacje celów i zadań, w tym poziom ryzyka. Corocznie w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego dokonują oceny stopnia realizacji celów oraz skuteczności działania ustalonych mechanizmów kontrolnych dla zidentyfikowanego ryzyka. 5. Informacja z oceny stopnia osiągnięcia celów wraz z wnioskami sporządzona przez Pełnomocnika jest przedstawiona Burmistrzowi na przegląd zarządzania. 6. Zarządzanie ryzykiem jest jednym z elementów planowania i realizacja zadań oraz podejmowania decyzji, które jest wzajemnie powiązane z realizacją Polityki jakości, celów i zadań Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. 7. Zarządzanie ryzykiem polega na : 1) zdefiniowaniu wszystkich obszarów ryzyka 2) analizie ryzyka 3) określeniu działań zapobiegawczych 4) monitorowaniu wykonania działań zapobiegawczych i ocena ich skuteczności Tryb postępowania i odpowiedzialności dotyczące zarządzania ryzykiem są określone w Zarządzeniu nr 19/2011 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 31 stycznia roku w sprawie stosowania w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie instrukcji zarządzania ryzykiem.

12 strona Planowanie systemu zarządzania jakością (Kompetencje zawodowe- standard A2 kontroli zarządczej; Struktura organizacyjna- standard A3 kontroli zarządczej; Delegowanie uprawnień- standard A4 kontroli zarządczej; Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji- standard B6 kontroli zarządczej; Nadzór- standard C11 kontroli zarządczej Ciągłość działalności- standard C12 kontroli zarządczej; Ochrona zasobów- standard C13 kontroli zarządczej;; Monitorowanie systemu kontroli zarządczej- standard E19 kontroli zarządczej; Planowanie systemu zarządzania w Urzędzie stanowi jeden z mechanizmów służących utrzymaniu ciągłej działalności Urzędu jako jednostki pomocniczej Burmistrza. Jest to realizowane poprzez: 1) planowaniu wymagań, 2) planowaniu działań w zakresie ustanawiania i monitorowania celów W planowaniu systemu zarządzania zostały uwzględnione działania realizowane na rzez Klienta, które dotyczą realizacji zadań publicznych o charakterze istotnym z punktu zaspokojenia potrzeb zbiorowych, jak i indywidualnych klientów. Zasadniczym punktem, w którym ma miejsce planowanie systemu zarządzania w celu dalszego doskonalenia jest przegląd zarządzania. Podczas przeglądu zarządzania dokonywanego przez Najwyższe Kierownictwo następuje kompleksowa ocena i wskazanie kierunków dalszego rozwoju. Planowanie systemu zarządzania w Urzędzie odbywa się w sposób ciągły i usystematyzowany i połączony z planowaniem zasobów, potrzebami Klientów. Przyjęty sposób postępowania zapewnia integralność systemu zarówno na etapie planowania, zmian w systemie, ciągłego doskonalenia działalności jednostki. Zakres planowania działań w obszarze funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością obejmuje przede wszystkim: 1) przeglądy Systemu Zarządzania Jakością 2) planowanie oraz przeprowadzanie wewnętrznych auditów jakości, 3) szkolenia pracowników, 4) działania korygujące i zapobiegawcze, 5) badanie satysfakcji Klientów, 6) doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością Odpowiedzialność, Uprawnienia, Komunikacja Odpowiedzialność i uprawnienia (Struktura organizacyjna- standard A3 kontroli zarządczej; Delegowanie uprawnień- standard A4 kontroli zarządczej; Dokumentowanie systemu zarządzania- standard C10 kontroli zarządczej; Nadzór - standard C11 kontroli zarządczej; Ciągłość działalności- standard C12 kontroli zarządczej; Ochrona zasobówstandard C13 kontroli zarządczej; Bieżąca standard D16 kontroli zarządczej informacja) 1.Zasady organizacji Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie, struktura organizacyjna w formie schematu organizacyjnego, podział zadań i odpowiedzialności pomiędzy kierownictwo Urzędu oraz zakres działania poszczególnych referatów, pracowników na samodzielnych stanowiskach nadane zostały przez Burmistrza w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. Regulamin jest podany do wiadomości pracownikom w wersji aktualnej wraz z zmianami i jest dostępny w wersji elektronicznej. 2.Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz, którego uprawnienia i obowiązki wynikają z przepisów prawa. Burmistrz wykonuje zadania wynikające funkcjonowania w jednostce. jest odpowiedzialny w szczególności za:

13 strona wdrożenie i zakomunikowanie wszystkim zainteresowanym stronom Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania, 2. komunikowanie kierunków rozwoju organizacji oraz wartości istotnych dla nowoczesnego zarządzania organizacją, 3. ustalenie, zakomunikowanie i egzekwowanie uprawnień i odpowiedzialności za utrzymywanie i ciągłe doskonalenie systemu na wszystkich poziomach zarządzania, 4. systematyczne przeprowadzanie przeglądu ZSZ w Urzędzie w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności. 5. zapewnienie zasobów do realizacji Polityki, 6. wyznaczenie przedstawiciela najwyższego kierownictwa i określenie jego obowiązków i uprawnień w celu zapewnienia, że ZSZ jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z wymaganiami właściwych norm. 3.Burmistrz przyjął odpowiedzialność za sprawowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej i jej koordynowanie na 1 poziomie. 4. Burmistrz przyjął odpowiedzialność za: 1) ustanowienie misji, Polityki jakości, polityki środowiskowej jako Polityki Systemu Zarządzania 2)ustanowienie Księgi Jakości. 5.Zastępstwa w wykonywaniu zadań są ustalone w Księdze Zastępstw 6. Zakres zadań, obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest ustalony dla każdego pracownika w zakresie czynności, którego przyjęciem pracownik potwierdza podpisem. Zadania i odpowiedzialność mogą być ustalone w innych dokumentach systemu zarządzania, min. w Księdze, Regulaminach, Instrukcjach, Zarządzeniach itp. 7. Uprawnienia do prowadzenia określonych spraw dla pracowników Urzędu przyznaje Burmistrz w drodze pisemnego upoważnienia lub pełnomocnictwa Przedstawiciel kierownictwa 1. Działania w zakresie zapewnienia adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania Urzędem organizują: 1) Sekretarz Miasta i Gminy jako koordynator kontroli zarządczej, który nadzoruje zadania związane z funkcjonowaniem i doskonaleniem systemu kontroli zarządczej jest odpowiedzialny za : a)akceptację celów i ryzyk przedkładanych przez kierowników komórek organizacyjnych i pracowników na samodzielnych stanowiskach, b)koordynowanie procesu samooceny kontroli zarządczej c)sprawowanie funkcji doradczej wobec komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy w zakresie kontroli zarządczej d) bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin (I poziom kontroli zarządczej) oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych gminy ( II poziom kontroli zarządczej). e) analizowanie informacji zarządczych pochodzących z różnych źródeł o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów i zadań oraz inicjowanie działań: korygujących, naprawczych bądź wspomagających. f)organizowanie system kontroli zarządczej i sprawowanie ogólnego nadzoru nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych Osoba bezpośrednio odpowiedzialną za ustanowienie, wdrożenie, utrzymywanie i ciągłe doskonalenie ZSZ jest. Został on ustanowiony w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu, wprowadzonym zarządzeniem Nr 22/2011 z dnia 31 stycznia 2011 r. Burmistrza Miasta i Gminy Łasin, zmienionym zarządzeniem Nr 277/2012 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 28 grudnia 2012 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie, zarządzeniem nr 431/2014 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 18 lutego 2014r sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie. Szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień Pełnomocnika zawarty jest w procedurach systemowych. Pełnomocnik jest uprawniony do kontaktów z klientem wewnętrznym oraz zewnętrznym, w tym z

14 strona. 14 jednostkami certyfikującymi i nadzorującymi ZSZ. Pełnomocnik Burmistrza do spraw zintegrowanego systemu zarządzania, który jest odpowiedzialny za: a)zapewnienie, że ZSZ jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z ustalonymi wymaganiami, b)przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania ZSZ w Urzędzie i wszelkich potrzeb związanych z jego doskonaleniem. c)zapewnienie w Urzędzie świadomości dotyczącej wymagań klienta, d)ustanowienie właściwych procesów komunikacyjnych w Urzędzie, e)analizowanie skuteczności analiz podjętych działań korygujących i zapobiegawczych w Urzędzie. 4) Skarbnik Miasta i Gminy jako główny księgowy Urzędu, jest odpowiedzialny w szczególności za: a)prowadzenie rachunkowości, b)wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi c) wykonywanie kontroli w zakresie określonym ustawa o finansach publicznych. 5) audytorzy wewnętrzni- wykonują czynności doradcze w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej Komunikacja wewnętrzna (Komunikacja wewnętrzna-standard D17 kontroli zarządczej; Bieżąca informacja- standard D16 kontroli zarządczej; Nadzór- standard C11 kontroli zarządczej) 1.W Urzędzie Miasta i Gminy Łasin zostały ustanowione niezbędne zasady komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Zasady komunikacji umożliwiają przekazywanie informacji i danych niezbędnych do skutecznego wykonywania obowiązków przez pracowników. 2.Obieg dokumentów w Urzędzie odbywa się na zasadach opisanych w regulaminie organizacyjnym. Obieg korespondencji wchodzącej i wychodzącej z Urzędu określa regulamin organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Łasin. Szczegółowe zasady komunikowania w zakresie bhp przedstawione zostały również w instrukcji organizacji i trybu szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników Urzędu Miasta i Gminy Łasin. Archiwizacja dokumentów odbywa się zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 3.System komunikacji wewnętrznej w Urzędzie obejmuje: 1)wykonywanie czynności kancelaryjnych, 2) wydawanie i udostępnianie pracownikom własnych dokumentów wewnętrznych 3) organizowanie narad, spotkań, odpraw i szkoleń pracowniczych 4) pracę zespołów zadaniowych powoływanych przez Burmistrza, 5) bezpośrednią wymianę informacji, dokumentów 6) organizację stałego dyżuru w sytuacjach nadzwyczajnych 4.System komunikacji wewnętrznej wspomagają: 1) sieć komputerowa w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy Łasin umożliwiająca przesyłanie komunikatów, informacji i danych do wszystkich pracowników, 2) spotkania kierownictwa, 3) spotkania kierownictwa z kadrą zarządzającą podległych sobie komórek organizacyjnych, 4) wymiana dokumentów, informacji i danych zgodnie z graficznymi schematami przebiegu procesów oraz wynikająca z bieżących potrzeb (preferowana jest forma elektroniczna), 5) szkolenia i spotkania integracyjne, 5.W wyniku wieloletniej praktyki oraz w zgodzie z wymaganiami Kontroli Zarządczej ( grupa Informacja i Komunikacja) komunikacja zewnętrzna opiera się na przekazywaniu informacji dla klientów zewnętrznych na oficjalnej stronie oraz poprzez Biuletyn Informacji Publicznej Zagadnienia z zakresu zarządzania środowiskowego,przekazywane są na stronie oraz poprzez Biuletyn Informacji Publicznej w ww.bip.lasin.pl. Ponadto utworzono miejsce w Sekretariacie Urzędu pok. 20 celem umożliwienia mieszkańcom i innym klientom zewnętrznym dostęp w formie elektronicznej do Dzienników Ustaw, Monitorów Polski, zbiorów prawa miejscowego, oraz pozostałych uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza. Ponadto celem stworzenia jak najszybszego dotarcia klienta do merytorycznego pracownika stworzono system informacji wizualnej ( tablica informacyjna, tablice identyfikacyjne przy poszczególnych pomieszczeniach, tablice

15 strona. 15 informacyjne na każdej kondygnacji). Zostały ustalone zasady przyjmowania mieszkańców przez Burmistrza i Sekretarza Miasta i Gminy, która to informacja została umieszczona na tablicy przy wejściu głównym do Urzędu i na tablicach ogłoszeń. Stworzono możliwość zgłaszania wniosków i uwag w formie elektronicznej, a dla wdrożenia systemu gospodarki odpadami stworzono nowy adres poczty elektronicznej odpady@lasin.pl 6.Do wykonywania zadań i czynności określonych w pkt zobowiązani są pracownicy Urzędu zgodnie z ustalonym zakresem zadań w Regulaminie Organizacyjnym, zakresach czynności, nadzór nad procesem komunikacji wewnętrznej sprawuje Sekretarz Miasta i Gminy. Przebieg określonych procesów komunikacyjnych jest dokumentowany w szczególności w formie protokółów, zapisów ze szkoleń, narad, zakresów czynności, upoważnień i pełnomocnictw, planów i sprawozdań Przegląd Zarządzania Postanowienia ogólne ( Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej- standard E22 kontroli zarządczej) 1. Burmistrz raz w roku w terminie do dnia 31 stycznia przeprowadza przegląd systemu zarządzania, podczas którego dokonuje oceny funkcjonowania i stanu systemu zarządzania. Oprócz rocznego przeglądu na wniosek Pełnomocnika oraz w sytuacjach awaryjnych może być przeprowadzony dodatkowy przegląd ZSZ, Wniosek Pełnomocnika wymaga zatwierdzenia przez Burmistrza Miasta i Gminy Łasin. W przeglądzie uczestniczą: Burmistrz, ZSZ, inne osoby np. kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu, o ile przewiduje to program przeglądu. W przeglądzie zarządzania może uczestniczyć audtitor wewnętrzny. Pełnomocnik sporządza Raport, który przedkłada do zatwierdzenia przez Burmistrza. Raport na przegląd obejmuje co najmniej poniższe informacje: a) wyniki auditów b) Informacja z badań satysfakcji klienta c) Informacja dotycząca funkcjonowania procesów, w tym informacja dotycząca osiągania celów i ryzyk z tym związanych, d) Informacja o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, informacja z przeglądu Polityki Jakości i jej aktualności e) Informacja Koordynatora Kontroli zarządczej w zakresie spełnienia standardów, w tym wyniki samooceny funkcjonowania KZ, oświadczenia kierowników komórek i jednostek organizacyjnych, wyniki auditu KZ, wyniki kontroli zewnętrznych w jednostkach organizacyjnych 2. Celem przeglądu jest analiza zgodności ZSZ z przyjętymi standardami, skuteczności systemu w osiąganiu celów, zapewnienie stałej przydatności systemu oraz stworzenie podstaw do podejmowania działań w kierunku jego doskonalenia. Przeglądowi ZSZ zarządzania podlega również System Kontroli zarządczej w szczególności w zakresie planowania celów, mierników oraz sprawozdawczości z ich realizacji. W czasie przeglądu wyciągane są wnioski, ustala się odpowiednie działania, tryb i osoby odpowiedzialne za wdrożenie tych działań. 3. Na podstawie danych wejściowych Pełnomocnik sporządza pisemne sprawozdanie z funkcjonowania systemu i przedkłada je Burmistrzowi na 2 dni przed wyznaczonym terminem przeglądu Dane wejściowe do przeglądu (Kompetencje zawodowe- standard A2 kontroli zarządczej; Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji- standard B6 kontroli zarządczej; Analiza ryzyka B8 standard B8 kontroli zarządczej; Reakcja na ryzyko- standard B9 kontroli zarządczej; Szczególne mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych;- standard C14 kontroli zarządczej; Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych- standard C15 kontroli zarządczej; Bieżąca informacja-standard D16 kontroli zarządczej; Komunikacja wewnętrzna- standard D 18 kontroli zarządczej; Monitorowanie systemu kontroli zarządczej- standard E19 kontroli zarządczej; Samoocena- standard E20 kontroli zarządczej; Audyt wewnętrzny-standard D22 kontroli zarządczej) 1.Danymi wejściowymi do przeglądu zarządzania są: a) Raporty z auditów wewnętrznych b) Informacja z badań satysfakcji klienta

16 strona. 16 c) Informacja dotycząca funkcjonowania procesów, w tym informacja dotycząca osiągania celów i ryzyk z tym związanych, d) Informacja o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, informacja z przeglądu Polityki Jakości i jej aktualności e) Informacja Koordynatora Kontroli zarządczej w zakresie spełnienia standardów, f) wyniki samooceny funkcjonowania KZ, g) oświadczenia kierowników komórek i jednostek organizacyjnych, h) wyniki kontroli zewnętrznych w jednostkach organizacyjnych i) Informacja o sposobie przeprowadzonych działań zapobiegawczych i korygujących j) Zalecenia z poprzedniego przeglądu dotyczące doskonalenia systemu Dane wyjściowe z przeglądu Pełnomocnik sporządza z przeprowadzonego przeglądu protokół. Raport z przeglądu zawiera w szczególności informacje w zakresie: 1) Określenie celów jakościowych, zatwierdzonych do realizacji na następny okres wraz z analizą ryzyka, 2) Podjęcie działań w celu zapewnienia niezbędnych zasobów i środków, 3) Określenie terminów i odpowiedzialnych za realizację działań określonych w pkt. 2 4) Korekty polityki jakości 5) Ustalenia celów środowiskowych 6) Wytyczne w zakresie doskonalenia systemu 7) Wniosków z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych 8) Wyniki samooceny Efektem przeglądu jest opracowanie harmonogramu działań korygujących i zapobiegawczych. 6. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI 6.1. Zapewnienie zasobów (A2 kompetencje zawodowe- standard A2 kontroli zarządczej; Struktura organizacyjna- standard A3 kontroli zarządczej; Delegowanie uprawnień- standard A4 kontroli zarządczej; Nadzór- standard C11 kontroli zarządczej; Ciągłość działalności standard C12 kontroli zarządczej; Ochrona zasobówstandard C 13 kontroli zarządczej; Szczególne mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych;- standard C14 kontroli zarządczej; Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych- standard C15 kontroli zarządczej;) 1. W toku realizacji zadań i załatwiania spraw pracownicy Urzędu posiadają dostęp do zasobów niezbędnych do skutecznego funkcjonowania systemu i zachowania ciągłości działalności Urzędu oraz spełnienia oczekiwań i wymagań Klientów. 2. Zapewnienie zasobów obejmuje : 1) Zasoby osobowe- zatrudnienie kadry o odpowiednich kompetencjach; 2) Organizację środowiska pracy i udostępnienie infrastruktury materialnej, w szczególności: a) dostęp do pomieszczeń Urzędu; b) środki finansowe; c) wyposażenie biurowe, dostęp do przepisów prawnych, dostęp do infrastruktury informatycznej; d) dokumentację e) zarządzanie czynnikami fizycznymi środowiska pracy; f) zabezpieczenie przeciwpożarowe i zabezpieczenie przed włamaniem i kradzieżą; g) utrzymanie na właściwym poziomie infrastruktury informatycznej, sprzętu, oprogramowania; h) zapewnienie korzystania z instalacji elektrycznej, wod-kan, ciepłowniczej. 3. Najwyższe kierownictwo Urzędu zapewnia wszelkie niezbędne środki osobowe i materialne w celu ustanowienia, wdrożenia, utrzymywania i ciągłego doskonalenia ZSZ. dokumentację ZSZ, metody oceny ZSZ, audity wewnętrzne. 4. Odpowiedzialność za realizacje zadań określa Regulamin Organizacyjny Urzędu.

17 strona Zasoby ludzkie Postanowienia ogólne Pracownicy Urzędu realizują zadania, których nadrzędnym celem jest spełnienie słusznych potrzeb i oczekiwań Klientów, zachowując dbałość o rzetelne, zgodne z prawem, skuteczne, oszczędne, efektywne i terminowe wykonywanie zadań publicznych oraz kultury obsługi Klientów. W realizacji zadań najważniejszą rolę odgrywają kompetencje pracowników w powiązaniu ze zdolnością stosowania wiedzy i umiejętności. Kierownictwo zapewnia rozwój kompetencji pracowniczych Kompetencje, świadomość, szkolenia ( Przestrzeganie wartości etycznych- standard A1 kontroli zarządczej; Kompetencje zawodowestandard A2 kontroli zarządczej; Nadzór- standard C11 kontroli zarządczej; Ciągłość działalności standard C12 kontroli zarządczej) Stosowanie skutecznego i efektywnego ZSZ w Urzędzie wymaga stałego jego doskonalenia min. Poprzez zapewnienie odpowiednich zasobów, w trym zasobów ludzkich. Zatrudnianie pracowników odbywa się zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych, a pracownicy zatrudnieni w Urzędzie podnoszą kwalifikacje poprzez udział w szkoleniach, seminariach, samokształceniu, konferencjach i podnoszenie poziomu wykształcenia na studiach wyższych. Obowiązki pracownika samorządowego, które wykonują pracownicy Urzędu są określone w szczególności: a) Ustawie o samorządzie gminnym; b) Ustawie o pracownikach samorządowych, c) Regulaminie Organizacyjnym; d) Regulaminie Pracy; e) Kodeksie pracy f) Innych ustawach szczególnych Świadomość pracowników Urzędu dotycząca ZSZ podnoszona jest poprzez wewnętrzne szkolenia pracowników oraz uczestniczenie w spotkaniach organizowanych przez kierowników komórek organizacyjnych dla podległych pracowników. W trakcie auditów wewnętrznych wyjaśniane są te kwestie dotyczące systemu, które budzą jakiekolwiek pytania i wątpliwości osób auditowanych. Każdy z pracowników zapoznany jest z: 1) Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie 2) Regulaminem Pracy 3) Ustawą o ochronie danych osobowych 4) Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej 5) Regulaminem wynagradzania pracowników 6) Instrukcją zarządzania systemami informatycznymi 7) Polityką bezpieczeństwa 8) Polityką Jakości, Księgą jakości procedurami wynikającymi z funkcjonowania w Urzędzie ZSZ 9) Standardami Kontroli zarządczej 10) Uregulowaniami wewnętrznymi kierownictwa Urzędu. Każdy z pracowników posiada zakres obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności. Ustanowiony został system zastępstw, który przyczynia się do zapewnienia ciągłości realizowanych zadań. Pracowników referatów zastępują wyznaczeni przez kierownika pracownicy referatu, a kierownika wyznaczony przez Sekretarza pracownik referatu. Pracowników na samodzielnych stanowiskach zastępują wyznaczeni przez Sekretarza pracownicy Infrastruktura ( Ciągłość działalności- standard C12 kontroli zarządczej; Ochrona zasobów standard C13 kontroli zarządczej; Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych- standard C15 kontroli zarządczej) 1. Wymagana przestrzeń do pracy i obsługi Klientów przez Urząd to pomieszczenia biurowe wyposażone w urządzenia biurowe, sprzęt komputerowy, sieć teleinformatyczną. 2. Ustalone mechanizmy kontroli zawierają procedury, instrukcje do ochrony danych i informacji przetwarzanych w systemach informatycznych. 3. Wykaz programów wykorzystywanych w Urzędzie jest określony w Instrukcji bezpieczeństwa Informacji i podlega nadzorowi przez Administratora Systemów Informatycznych. Bezpieczeństwo informacji jest ustalone w

18 strona. 18 Instrukcji bezpieczeństwa. 4. Dokumentacja potrzebna do realizacji zadań jest ustalona w Urzędzie i jest dostępna dla pracowników w komórkach organizacyjnych w warunkach nadzorowanych określonych w Procedurze nadzoru nad dokumentami i zapisami. 5. Strona internetowa Urzędu i Biuletyn Informacji Publicznej prowadzona jest zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej. 6. Zapewnienie utrzymania infrastruktury w zakresie dotyczącym zakupu materiałów biurowych, modernizacji sprzętu, urządzeń, sprzętu komputerowego i oprogramowania, remontu pomieszczeń biurowych wykonywane jest przez Referat Organizacyjny, wysokość środków jest zagwarantowana w budżecie na dany rok Środowisko pracy ( Ochrona zasobów- standard C13 kontroli zarządczej) 1. Środowisko pracy Urzędu to środowisko biurowe, które nie jest objęte szczególnymi wymaganiami. Działalność Urzędu odbywa się w budynku Ratusza, w którym są zapewnione miejsca umożliwiające Klientom swobodne wypełnianie formularzy wniosków i innych dokumentów oraz oczekiwanie na realizację jego sprawy. Biura wyposażone są w meble, sprzęt biurowy, sprzęt informatyczny potrzebny do realizacji zadań i ułatwiający obsługę Klientów. Godziny pracy Urzędu ustalone są w Regulaminie Pracy od godz. 7:15 do godz. 15:15 od poniedziałku do piątku. W długie weekendy dyżur telefoniczny pełni Urząd Stanu Cywilnego, a informacja jest wywieszona na drzwiach zewnętrznych i na stronie internetowej Urzędu. 2. Referat Organizacyjny zarządza czynnikami fizycznymi środowiska pracy, które dotyczą zachowania odpowiedniej przestrzenni, temperatury, oświetlenia, czystości wszystkich pomieszczeń. Dokonywane są oceny stanu poszczególnych pomieszczeń. Corocznie dokonywana jest analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie przez specjalistę do spraw bhp. 7.REALIZACJA WYROBU 7.1. Planowanie realizacji wyrobu 1. Planowanie sposobu realizacji wyników zadań i załatwiania indywidualnych spraw odbywa się poprzez: 1) Ustalenia zakresu działania ; 2) Określenie wyniku procesów i wymagań prawnych; 3) Zaplanowanie mierzalnych celów i zadań służących realizacji celów; 4) Określenie zapisów potwierdzających wykonanie czynności; 5) Określenie zasobów ludzkich i warunków środowiska pracy oraz dostępu do zasobów 2. Wyniki planowania są przedstawiane w formie dokumentacji ustalonej w Urzędzie w szczególności w postaci procedur, procesów, kart usług, wykazów, regulaminów, harmonogramów zadań, planów, instrukcji. 3. Planowanie jest procesem ciągłym, podczas którego są ustalane, przeglądane i aktualizowane obszary zintegrowanego systemu zarządzania Procesy związane z Klientem Określenie wymagań dotyczących wyrobu Urząd ustalił zasady postępowania w zakresie wymagań dotyczących świadczenia usług dostarczanych Klientom. Zasady te dotyczą: 1) określenie wymagań prawnych -dostęp do przepisów prawa powszechnego jest realizowany w Urzędzie poprzez wykupienie praw dostępu do internetowego serwisu prawnego LEX. Ponadto w każdej komórce organizacyjnej prowadzony jest wykaz aktów prawnych obowiązujących na stanowisku.. Akta prawa miejscowego podlegające ogłaszaniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Kujawsko-Pomorskiego przekazywane są do publikacji za pośrednictwem modułu informacyjnego. Akty prawa miejscowego ogłaszane są w wersji papierowej i wersji elektronicznej w BIP Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie Celem zwiększenia dostępności do przepisów prawa powszechnego i prawa miejscowego na każdym stanowisku pracy utworzono skrót dostępowy do bezpośrednich linków Dzienników Ustaw, Monitorów Polski, dzienników Urzędowych Województwa Kujawsko-Pomorskiego, aktów prawa miejscowego i innych uchwał Rady Miejskiej Łasin i Zarządzeń Burmistrza. 2) określenie wymagań Klientów- sposób spełnienia wymagań stawianych przez Klienta jest przedstawiony w dokumentacji poszczególnych procesów obejmujących całą sferę kontaktu Urzędu z Klientem. Badanie satysfakcji klienta odbywa się poprzez coroczne badania jakości usług oferowanych w Urzędzie. Następnie

19 strona. 19 informacje z badań przekazywane są najwyższemu kierownictwu podczas przeglądu systemu, a następnie kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom na samodzielnych stanowiskach, którzy podejmują stosowne działania zgodnie z procedurą oceny i analizy procesu. Procedura ta reguluje tryb i sposób prowadzenia stałego monitoringu parametrów procesu pozwalającego na ciągłe spełnianie wymagań klienta i odpowiednich przepisów prawnych oraz stałe doskonalenie procesów. Istotnym źródeł informacji o stopniu zadowolenia klienta są skargi i wnioski. 3) Określenie własnych wymagań Urzędu określenie wzorów formularzy, sposób zbierania informacji, opinii, przyjmowanie interesantów przez Burmistrza, Sekretarza, organizacja pracy i dostępności pracowników w obsłudze Klienta, środki finansowe na realizację zadań realizowanych na rzecz Klientów, ustalenie jasnych i czytelnych zasad funkcjonowania Urzędu Przegląd wymagań dotyczących wyrobu 1. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację usługi w ramach zadania dokonuje przeglądu wymagań, co oznacza: 1) rozpoznanie potrzeb i oczekiwań Klienta, 2)ustalenie przepisów prawnych mających zastosowanie niezbędnych rozstrzygnięcia sprawy; 3)określenie wymagań wynikających z funkcjonowania w Urzędzie I na tej podstawie dokonuje oceny właściwości organu, Urzędu do prowadzenia postępowania na podstawie i w granicach prawa. 2. Pracownik dokonuje ustaleń podczas: 1)przeglądu złożonych dokumentów sprawdzając ich kompletność, zakres żądania, kompletność i właściwość Urzędu do załatwienia sprawy; 2)uzgodnień ustnych 3. W przypadku rozbieżności wynikającymi z oczekiwań Klienta a propozycja załatwienia sprawy są one rozwiązywane w drodze dodatkowych uzgodnień z Klientem. 4. Pracownik dokonując przeglądu złożonych dokumentów opatruje go data i podpisem Komunikacja z Klientem ( Komunikacja zewnętrzna- standard D18 kontroli zarządczej) 1.W wyniku wieloletniej praktyki oraz w zgodzie z wymaganiami Kontroli Zarządczej ( grupa Informacja i Komunikacja) komunikacja zewnętrzna opiera się na przekazywaniu informacji dla klientów zewnętrznych na oficjalnej stronie oraz poprzez Biuletyn Informacji Publicznej Zagadnienia z zakresu zarządzania środowiskowego,przekazywane są na stronie oraz poprzez Biuletyn Informacji Publicznej w ww.bip.lasin.pl. Ponadto utworzono miejsce w Sekretariacie Urzędu pok. 20 celem umożliwienia mieszkańcom i innym klientom zewnętrznym dostęp w formie elektronicznej do Dzienników Ustaw, Monitorów Polski, zbiorów prawa miejscowego, oraz pozostałych uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza. Ponadto celem stworzenia jak najszybszego dotarcia klienta do merytorycznego pracownika stworzono system informacji wizualnej ( tablica informacyjna, tablice identyfikacyjne przy poszczególnych pomieszczeniach, tablice informacyjne na każdej kondygnacji). Zostały ustalone zasady przyjmowania mieszkańców przez Burmistrza i Sekretarza Miasta i Gminy, która to informacja została umieszczona na tablicy przy wejściu głównym do Urzędu i na tablicach ogłoszeń. Stworzono możliwość zgłaszania wniosków i uwag w formie elektronicznej, a dla wdrożenia systemu gospodarki odpadami stworzono nowy adres poczty elektronicznej odpady@lasin.pl 7.4. Zakupy Proces zakupów, Informacje dotyczące zakupów, Weryfikacja zakupionego wyrobu ( Ochrona zasobów- standard C13 kontroli zarządczej; Szczegółowe mechanizmy dotyczące operacji finansowych i gospodarczych- standard C14 kontroli zarządczej) 1. Realizacja zakupów następuje zgodnie z przepisami prawa, w tym o zamówieniach publicznych, finansach publicznych, rachunkowości, które wskazują sposób postępowania przy dokonywania zakupów w ramach ustalonych odpowiedzialności pracowników. W zakresie zakupów poniżej 14 tys. euro obowiązuje w Urzędzie Zarządzenie Nr 394/2013 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 15 listopada 2013 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Zamówień Publicznych o wartości poniżej 14 tys. Euro w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie. 2. W toku zakupów dokumentowane są czynności stosownie do postanowień mających zastosowanie

20 strona. 20 przepisów prawnych i procesów. Zapisy są gromadzone w aktach sprawy są czytelne i zidentyfikowane zgodnie z klasyfikacja rzeczowa Produkcja i dostarczanie usługi ( świadczenie usługi) Nadzorowanie produkcji i dostarczanie usługi (Struktura organizacyjna- standard A3 kontroli zarządczej; Delegowanie uprawnień- standard A4 kontroli zarządczej; Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej- standard C10 kontroli zarządczej; Ciągłość działalności- standard C12 kontroli zarządczej; Ochrona zasobów- standard C13 kontroli zarządczej; Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych- standard C15 kontroli zarządczej; bieżąca informacja standard D16 kontroli zarządczej) 1. Realizacja zadań w Urzędzie Miasta i Gminy w Łasinie odbywa się w warunkach nadzorowanych, co oznacza, że : 1) Zadania są wykonywane przez kompetentnych pracowników stosownie do ustalonego podziału zadań dla komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy oraz udzielonych pracownikom upoważnień ; 2) Pracownik odpowiedzialny za realizacje zadania lub sprawy posiada informację o wymaganiach prawnych, które maja zastosowanie w postępowaniu, przy czym każdorazowo posiada dostęp i ustala aktualność przepisów prawa materialnego i proceduralnego, które są stosowane w danym przypadku, mając na względzie poprawność działania na podstawie i w granicach prawa; 3) Pracownik posiada: a) dostęp do przepisów prawa powszechnego, który jest realizowany w Urzędzie poprzez wykupienie praw dostępu do internetowego serwisu prawnego LEX. Ponadto w każdej komórce organizacyjnej prowadzony jest wykaz aktów prawnych obowiązujących na stanowisku; b) dostęp do dokumentacji systemowej w formie elektronicznej, która udostępniania jest w całości pracownikom Urzędu na poczcie wewnętrznej. 2. Pracownik merytorycznie odpowiedzialny : a) Przystępując do realizacji zadania lub rozpatrzenia sprawy ustala wymagania i dokonuje przeglądu tych wymagań; b) Przeprowadza postępowanie zgodnie z obowiązującymi procedurami, procesami. 3. Czynności wykonywane w toku realizacji zadań są monitorowane, są dokumentowane zgodnie z zasada pisemności postępowania oraz w zakresie sporządzania zapisów ustanowionych w przepisach prawnych i regulacjach wewnętrznych. 4. W Urzędzie prowadzone są akta sprawy, ich przechowywanie i archiwizowanie odbywa się stosownie do postanowień, instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonych Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Identyfikacja i identyfikowalność (Ochrona zasobów- standard C13 kontroli zarządczej) 1. Wyniki zadań i dowody postępowania związanego z realizacja usługi (dokumentacja sprawy) są identyfikowane według kategorii spraw wnoszonych przez Klientów i SA odpowiednio przez pracowników klasyfikowane. Zapis identyfikujący sprawę to znak sprawy sporządzony zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt. 2. Dokumentacja sprawy, w tym zapisy są gromadzone w aktach sprawy i są przechowywane w komórce merytorycznie odpowiedzialne jako akta w określonej klasyfikacji, a po upływie określonego okresu przechowywania w biurze są przekazywane do archiwum zakładowego. Dokumentacja w wersji elektronicznej jest przechowywana zgodnie z postanowieniami Polityki bezpieczeństwa informacji i instrukcji zarządzania systemem informatycznym. 3. Stosowany przebieg rejestracji zapewnia identyfikowalność, a więc możliwość prześledzenia historii każdej sprawy począwszy od rejestracji sprawy po jej wynik końcowy Własność klienta (Delegowanie uprawnień- standard A4 kontroli zarządczej; Ciągłość działalności- standard C12 kontroli zarządczej; Ochrona zasobów- standard C13 kontroli zarządczej; Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych- standard C15 kontroli zarządczej)

21 strona Dane osobowe wykorzystywane w ramach realizacji usługi są przez pracownika prowadzącego sprawę przyporządkowane do sprawy i identyfikowane znakiem sprawy. 2. Zgodność danych osobowych jest weryfikowana w systemie informatycznym przez upoważnionego pracownika na każdym etapie postępowania. 3. Do ochrony i zabezpieczenia danych osobowych stosowane są metody postępowania oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych i są one ustalone i opisane w Polityce bezpieczeństwa informacji i instrukcji zarządzania systemem informatycznym Zabezpieczenie wyrobu (Ochrona zasobów- standard C13 kontroli zarządczej) 1.Zgromadzone w toku postępowania dokumenty, w tym zapisy w aktach sprawy są zabezpieczone przed nieupoważnionym dostępem i przechowywane w miejscach do tego przeznaczonych w pomieszczeniu komórki organizacyjnej. 2. Pisma, decyzje, zaświadczenia, inne dokumenty uznawane jako produkty będące wynikiem prowadzonego postępowania, sprawy są dostarczane Klientowi zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 3.Dane w systemie informatycznym posiadają odpowiednie zabezpieczenia. Nadzór sprawuje Administrator Systemów Informatycznych. 8. POMIARY, ANALIZA, DOSKONALENIE 8.1. Postanowienia ogólne (Monitorowanie systemu kontroli zarządczej- E19 standard kontroli zarządczej) System zarządzania podlega monitorowaniu. Jako jeden z mierników funkcjonowania systemu zarządzania jakością, Urząd Miasta i Gminy w Łasinie monitoruje i mierzy właściwości wyrobu w celu weryfikacji, czy zostały spełnione wymagania dot. wyrobu. Przeprowadza się to na odpowiednich etapach procesu realizacji wyrobu zgodnie z zaplanowanymi ustaleniami. W celu monitorowania i pomiaru prowadzone są: Kontrole wewnętrzne, przeprowadzane przez zespół auditorów, powołany zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy Łasin, Kontrole zewnętrzne, prowadzone przez instytucje nadzorujące pracę Urzędu, Audity wewnętrzne i zewnętrzne, Kontrole zewnętrzne jednostek organizacyjnych wykonywane w ramach kontroli zarządczej Przez poszczególne referaty sporządzana jest informacja statystyczna, prowadzone są statystyki dot. wydanych decyzji i odwołań od decyzji, prowadzony jest rejestr skarg i wniosków oraz rejestr zarządzeń Burmistrza Miasta i Gminy Łasin. Co pół roku opracowywane są sprawozdania z realizacji budżetu miasta i gminy Łasin. Pomiary dokonywane są w pomieszczeniach archiwum i USC. Kontrola prawidłowości działania urządzeń pomiarowych odbywa się poprzez porównanie wskazań urządzeń pomiarowych w jednakowych warunkach w tym samym czasie Zadowolenie klienta (Komunikacja zewnętrzna- standard D18 kontroli zarządczej; Monitorowanie systemu kontroli zarządczej standard E19 kontroli zarządczej) 1.Burmistrz i pracownicy Urzędu uznali, że opinie Klientów są istotnymi i wskaźnikami skuteczności usług świadczonych przez Urząd. Sposób spełnienia wymagań stawianych przez Klienta jest przedstawiony w dokumentacji poszczególnych procesów obejmujących całą sferę kontaktu Urzędu z Klientem. Badanie satysfakcji klienta odbywa się poprzez coroczne badania jakości usług oferowanych w Urzędzie. Następnie informacje z badań przekazywane są najwyższemu kierownictwu podczas przeglądu systemu, a następnie kierownikom komórek organizacyjnych i pracownikom na samodzielnych stanowiskach, którzy podejmują stosowne działania zgodnie z procedurą oceny i analizy procesu. Procedura ta reguluje tryb i sposób prowadzenia stałego monitoringu parametrów procesu pozwalającego na ciągłe spełnianie wymagań klienta i odpowiednich przepisów prawnych oraz stałe doskonalenie procesów. Istotnym źródeł informacji o stopniu zadowolenia klienta są skargi i wnioski oraz informacje z samooceny, wyniki postępowania odwoławczego, informacje z mediów. 2. Wyniki oceny zadowolenia Klienta stanowią podstawę do : 1) podjęcia działań korygujących i zapobiegawczych; 2) planowania systemu zarządzania; 3) planowania budżetu

22 strona. 22 4) doskonalenia systemu zarządzania Audit wewnętrzny ( Monitorowanie systemu kontroli zarządczej standard E19 kontroli zarządczej) 1. W Urzędzie przeprowadza są zgodnie z planem auditów, audity wewnętrzne, których wyniki pozwalają określić zgodność systemu zarządzania. 2. Audity przeprowadzane są komórkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy przez pracowników przeszkolonych i posiadających uprawnienia. 3. Odpowiedzialność, wymagania dotyczące planowania i przeprowadzania auditów oraz przedstawiania wyników i utrzymywania zapisów SA określone w procedurze auditów wewnętrznych Monitorowanie i pomiary procesów, Monitorowanie i pomiary wyrobów (Monitorowanie systemu kontroli zarządczej- standard E19 kontroli zarządczej; Samoocena- standard E20 kontroli zarządczej) 1. Założeniem do monitorowania zidentyfikowanych w Urzędzie procesów jest zbieranie danych potrzebnych do zarządzania celem sprawdzenia zgodności postępowania z przyjętymi założeniami i wymaganiami oraz celami. 2. Monitorowanie wykonywane jest zgodnie z przyjętymi w Urzędzie procedurami i instrukcjami. 3. Stosowane kryteria monitorowania dotyczą badania zgodności stasowanej praktyki w zakresie merytorycznym i formalno-prawnym z obowiązującymi wymaganiami. 4. Analiza wyników monitorowania jest dokonywana raz w roku i przedstawiana na przegląd zarządzania. 5. W Urzędzie Miasta i Gminy dokonywana jest raz w roku samoocena systemu zarządzania w trybie i na zasadach określonych w Zarządzeniu Burmistrza nr 20/2011 z dnia 31 stycznia 2011 roku w sprawie stosowania w Urzędzie kwestionariusza samooceny kontroli zarządczej. Wyniki samooceny są przedstawiane na przegląd zarządzania Nadzór nad wyrobem niezgodnym (Audyt wewnętrzny- standard E21 kontroli zarządczej) 1.W przypadku gdy wynik postępowania, sprawy jest niezgodny wynikającymi z przepisów prawnych i ustaleniami wewnętrznymi są stosowane w Urzędzie zasady dotyczące identyfikowania i nadzorowania takiego produktu. Zasady te są ustalone w procedurze Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze 2.W Urzędzie funkcjonuje procedura umożliwiająca nadzorowanie niezgodności występujących w pracy referatów i samodzielnych stanowisk Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze. Kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach są odpowiedzialni za identyfikowanie problemów i niezgodności pojawiających się w pracy objętej ich zakresem działania, ustalenie trybu ich rejestrowania i określenie sposobu usunięcia. 3. Sprawdzanie prawidłowości realizowanych procesów w referatach i na samodzielnych stanowiskach oraz określenie efektywności systemu, skuteczności jego wdrożenia i utrzymywania w organizacji jest realizowane poprzez procedurę "Audity wewnętrzne". Podstawą do realizacji auditów są plany auditów wewnętrznych opracowywane przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością i przekazywane do akceptacji Burmistrzowi. Audity są wykonywane przez wytypowanych i przeszkolonych w tym zakresie pracowników Urzędu auditorów wewnętrznych. Uzyskanie uprawnień przez auditorów wewnętrznych potwierdzone jest stosownymi zaświadczeniami. Audity odbywają się zgodnie z procedurą określającą sposób ich wykonywania. 4.Wyniki ujęte w raportach z auditów są przeglądane przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością, który dokonuje również okresowej oceny pracy i potrzeb grupy auditorów, a zatwierdzane przez Najwyższe Kierownictwo i przekazywane auditorom wewnętrznym. Końcowym zadaniem w procedurze auditów wewnętrznych jest odbiór przez Burmistrza sprawozdania z realizacji planu auditów wykonanego przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością. Wyniki audytu są uwzględniane w ramach przeglądu zarządzania

23 strona Analiza danych ( Monitorowanie systemu kontroli zarządczej standard E19 kontroli zarządczej) 1. W Urzędzie prowadzona jest analiza danych gromadzonych w trakcie realizacji i monitorowania zadań, które dotyczą funkcjonowania systemu zarządzania. 2.Źródłami analizy są obszary informacji z działalności Urzędu są dane wejściowe do przeglądu zarządzania, min.: a) Raporty z auditów wewnętrznych b) Informacja z badań satysfakcji klienta c) Informacja dotycząca funkcjonowania procesów, w tym informacja dotycząca osiągania celów i ryzyk z tym związanych, d) Informacja o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, informacja z przeglądu Polityki Jakości i jej aktualności e) Informacja Koordynatora Kontroli zarządczej w zakresie spełnienia standardów, f) wyniki samooceny funkcjonowania KZ, g) oświadczenia kierowników komórek i jednostek organizacyjnych, h) wyniki kontroli zewnętrznych w jednostkach organizacyjnych i) Informacja o sposobie przeprowadzonych działań zapobiegawczych i korygujących j) Zalecenia z poprzedniego przeglądu dotyczące doskonalenia systemu 2. Informacje wykorzystywane w analizie danych stanowią podstawy do sporządzenia sprawozdania z działalności Urzędu Doskonalenie Ciągłe doskonalenie System zarządzania jakością gwarantuje, iż wdrożone w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin procesy są monitorowane, a prowadzone pomiary i analiza umożliwiają uzyskanie informacji o stopniu spełniania wymagań klienta i zgodności z normą. Uzyskane dane stanowią podstawę do ciągłego doskonalenia systemu. W tym celu zostały opracowane cele jakościowe, prowadzone są audity wewnętrzne, monitorowanie procesów i analiza danych. System zarządzania jakością zakłada właściwe spełnianie wymagań formalno-prawnych wszystkich klientów poprzez realizację przez osoby uprawnione zadań określonych w procesach. Dowody zgodności z przyjętymi kryteriami zapisane są w diagramach procedur oraz kartach zadań, uprawnień i odpowiedzialności, przypisanych każdemu pracownikowi. Określone zostały osoby, wykonujące funkcje kontroli, zatwierdzania i nadzoru. Poziom satysfakcji klientów z usług dostarczanych przez Urząd określany jest na podstawie: składanych skarg i wniosków, uwag zgłaszanych do poszczególnych referatów, notatek i listów publikowanych w prasie, interpelacji i zapytań radnych oraz badań ankietowych. Na podstawie analizy powyższych danych prowadzone jest doskonalenie systemu zarządzania jakością. Ważnym elementem oceny i doskonalenia są również sugestie przekazywane przez mieszkańców na spotkaniach z Burmistrzem i radnymi. Wymiernym dowodem spełnienia wymagań i oczekiwań klientów są przesyłane do Burmistrza podziękowania i gratulacje. Metodą pozyskiwania informacji o stopniu spełniania wymagań dotyczących zadań realizowanych przez organizację jest monitorowanie wskaźników przypisanych każdemu procesowi. Czynność ta należy do zadań kierowników referatów, którzy w określonych odstępach czasu dokonują pomiarów wskaźników oceniając tym samym zdolność procesów do osiągania zamierzonych celów. Opracowanie procedur gwarantujących wdrożenie, monitorowanie oraz ciągłe zwiększanie skuteczności systemu wynika z polityki jakości i celów jakości. Przeglądu opracowanych procedur dokonał Zarządzania Jakością, będący jednocześnie odpowiedzialny za powyższy proces, a zatwierdził Burmistrz. Procedury systemowe zostały przekazane do referatów i na samodzielne stanowiska, celem zaznajomienia się z ich treścią i stosowania przez pracowników. Ważnym elementem dostarczającym informacji będących podstawą doskonalenia systemu jest analiza danych wynikających z realizacji procesów. Na poziomie referatów i samodzielnych stanowisk właściciele procesów i osoby je nadzorujące monitorują trendy w oparciu o podane wskaźniki, zbierają dane dotyczące stopnia spełnienia wymagań klienta, zgodności z wymaganiami prawnymi oraz określają kierunki ich rozwoju. Ponadto na bieżąco dokonywana jest analiza raportów z auditów wewnętrznych. Powyższe informacje przekazywane są na przegląd systemu przez kierownictwo. Przegląd systemu zarządzania jakością dokonywany jest przez Burmistrza. Jego celem jest określenie, czy system jest skutecznie wdrażany i utrzymywany oraz przydatny dla realizowanych przez Urząd zadań.

24 strona. 24 Przeglądy planowane są przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością, który opracowuje raport biorąc pod uwagę: wyniki auditów, reklamacje od klientów, informacje dotyczące funkcjonowania procesów, status działań zapobiegawczych i korygujących, konkretne działania podjęte w następstwie poprzednich przeglądów, informacje dotyczące zmian, które mogą wpłynąć na system zarządzania jakością. Efektem końcowym przeglądu systemu zarządzania jakością jest opracowanie przez pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością programu zadań, na podstawie wytycznych sformułowanych przez Burmistrza. Zadania te realizują kierownicy w swoich referatach oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach Działania korygujące ; Działania zapobiegawcze ( Reakcja na ryzyko- standard B9 kontroli zarządczej) 1. Nadzorowanie niezgodności ma na celu skuteczne usuwanie niezgodności i zapobieganie ich ponownemu wystąpieniu poprzez wdrożenie działań korygujących służących wyeliminowaniu przyczyn ujawnionych niezgodności. 2.W zależności od charakteru niezgodności mogą być one usuwane m.in. poprzez procedurę Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze. Uruchomienie procedury następuje w oparciu o informacje z przeglądu systemu zarządzania jakością przez kierownictwo, raport z auditu wewnętrznego, skargi lub wniosku stron oraz informacji z referatów i pracowników na samodzielnych stanowiskach. Efekt końcowy stanowi opracowanie planu działań korygujących dotyczących systemu, procesu, działalności lub zadania. Na podstawie dostępnych źródeł informacji kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach analizują i eliminują przyczyny potencjalnych niezgodności mogących pojawić się w systemie stosując procedurę " Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze ". 3. Nadzorowanie potencjalnych niezgodności ma na celu wyeliminowanie przyczyn i zminimalizowanie zagrożenia występowania potencjalnych niezgodności oraz podjęcia we właściwym czasie działań dostosowanych do skutków potencjalnych problemów. Tryb postępowania jest określony w procedurze " Nadzór nad usługą niezgodną, działania korygujące/zapobiegawcze ". Realizacja Polityki jest priorytetowym celem każdego pracownika Urzędu Miasta i Gminy w Łasinie Wykaz załączników zał. nr 1 - schemat organizacyjny Urzędu, zał. nr 2 karty procesów, zał. nr 3 - procedury ZSZ zał. nr 4 -karty usług zał. nr 5 polityka bezpieczeństwa, zał. nr 6 strategia rozwoju miasta i gminy Łasin na lata , zał. nr 7 regulamin organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Łasin, zał. nr 8 regulamin wynagradzania pracowników w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin, zał. nr 9 polityka rachunkowości zał. nr 10-zarządzenie Nr 357/2010 Burmistrza Miasta i Gminy Łasin z dnia 21 czerwca 2010 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy Łasin i jednostkach organizacyjnych Gminy oraz zasad jej koordynacji

25 strona. 25