Realizatorzy projektu

Transkrypt

1 1

2 Realizatorzy projektu Lider Projektu: Stowarzyszenie Współpracy Regionalnej ul. Warszawska 28a/ Katowice Stowarzyszenie Współpracy Regionalnej powstało w 2002 roku. To organizacja pozarządowa, której celem jest prowadzenie i wspieranie współpracy regionalnej w zakresie rozwoju lokalnego, integracji społecznej oraz wymiany naukowej. Partnerzy projektu: Powiatowy Urząd Pracy w Zabrzu Pl. Krakowski Zabrze Powiatowy Urząd Pracy w Zabrzu to jednostka samorządu terytorialnego mająca za zadanie obserwację lokalnego rynku pracy, pośrednictwo oraz aktywizację zawodową. Couveuse Interface 5 rue Gilbert ul DRU 13002, Marsylia, Francja Inkubator Interface powstał w 1999 roku. Inspiracją do jego stworzenia była obserwacja działań i doświadczenia Boutique de Gestion Acces Conseil zajmującego się wspieraniem inicjatyw gospodarczych. Zagraniczni partnerzy projektu: Union des Couveuses d Entreprises Palais Brongniart 28 place de la Palais Bourse Paryż, Francja Union des Couveuses d Entreprises to francuski związek inkubatorów typu couveuse. Został on utworzony w 2002 roku. Projekt, skład, łamanie, druk i oprawa Grafpol Agnieszka Blicharz-Krupińska ul. Czarnieckiego1, Wrocław tel ; fax ISBN Egzemplarz bezpłatny 2

3 CouveusePL Podręcznik tworzenia i działania inkubatorów usamodzielniających gospodarczo osoby bezrobotne lub zagrożone bezrobociem Produkt finalny projektu PI-PWP CouveusePL 3

4 4

5 Spis treści Wstęp Geneza modelu inkubatora CouveusePL Podstawowe warunki wdrożenia modelu i skutecznej działalności inkubatora Metodyka CouveusePL opis modelu Definicje i objaśnienia skrótów Struktura opisu modelu Misja i cele inkubatora CouveusePL Struktura organizacyjna Zakres działalności i struktura procesów Zespół inkubatora Wzory dokumentów organizacyjnych Zasoby i infrastruktura Nakłady początkowe i koszty działalności Kluczowe czynniki sukcesu i kluczowe zagrożenia analiza ryzyka Efekty i efektywność działalności inkubatora Wdrażanie Instrukcja adaptacji modelu inkubatora CouvesusePL Program szkolenia Trenerów/Doradców Podsumowanie...49 Załączniki: Nr 1 Umowa (wersja umowy dwustronnej) - wzór Nr 1 A Umowa (wersja umowy trójstronnej) - wzór Nr 2 Karty stanowisk pracy w CouveusePL Nr 3 Procedura DR Rekrutacja Nr 4 Procedura DPP Planowanie i przygotowanie wsparcia Nr 5 Procedura DNPI Nadzorowanie procesu inkubacji Nr 6 Wzór umowy nieodpłatnego zbycia materiałów i sprzętów 5

6 6

7 Wstęp Oddajemy w Państwa ręce podręcznik stanowiący rezultat projektu PI-PWP CouveusePL realizowanego przez Stowarzyszenie Współpracy Regionalnej od 16 grudnia 2011 roku na terenie województwa śląskiego na podstawie umowy UDA- POKL /11-02 z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach, jako Instytucją Pośredniczącą. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.1. Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie, Poddziałanie Wsparcie osób pozostających bez zatrudnienia na regionalnym rynku pracy. W ramach tematu innowacyjnego: Poszukiwanie nowych, skutecznych metod aktywizacji zawodowej i społecznej grup docelowych, wymagających szczególnego wsparcia wypracowana została metodyka, której zastosowanie w praktyce przyczyni się do poprawienia jakości i zwiększenia skuteczności wsparcia udzielanego osobom bezrobotnym w zakresie rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej. W podręczniku przedstawiono opis metodyki pn.: Inkubator CouveusePL, dołączając kompletną, wzorcową dokumentację organizacyjną oraz wytyczne wdrażania opisanych rozwiązań. Istotą prezentowanej metodyki jest stworzenie beneficjentom możliwości przetestowania pomysłu na biznes i zdobycia doświadczenia w działalności na rynku przed ostateczną decyzją o założeniu firmy i jej zarejestrowaniem. Przygotowanie do wejścia na rynek odbywa się pod bezpośrednim kierunkiem i nadzorem Trenera/Doradcy, w ramach specyficznego szkolenia, dopasowanego do indywidualnego poziomu kompetencji i potrzeb beneficjenta, związanych z jego zamierzeniem biznesowym. Ważnym elementem przedstawianej formy wsparcia jest przeniesienie ryzyka gospodarczego, w fazie testowania pomysłu na biznes, z beneficjenta na inkubator. Wynika z tego istotny warunek, jaki muszą spełniać inkubatory CouveusePL a mianowicie: możliwość (formalna i faktyczna), prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie odpowiadającym inkubowanym biznesom. Podręcznik dedykowany jest wszystkim osobom reprezentującym instytucje, organizacje społeczne i gospodarcze (w szczególności podmioty gospodarki społecznej), organy administracji samorządowej i państwowej, zaangażowanym w zwalczanie bezrobocia i zainteresowanym poprawą skuteczności wspierania inicjatyw biznesowych podejmowanych przez bezrobotnych. Zakres i sposób wykorzystania przedstawionej metodyki i modelu działania inkubatora CouveusePL może być różny, odpowiednio do potrzeb i możliwości konkretnej organizacji lub instytucji, a w szczególności do ograniczeń wynikających z prawnych i finansowych uwarunkowań jej działalności. W szczególności: jednostki administracji samorządowej lub państwowej: województwa, powiaty, gminy lub ich związki mogą zdecydować o zastosowaniu przedstawionego rozwiązania w istniejących, podległych jednostkach lub o utworzeniu nowych podmiotów, których działalność zostałaby zorganizowana w oparciu o model inkubatora CouveusePL; istniejące organizacje takie jak: agencje rozwoju regionalnego, inkubatory przedsiębiorczości, stowarzyszenia, fundacje, pozostałe podmioty ekonomii społecznej mogą wdrożyć opisaną metodykę i utworzyć inkubator CouveusePL poszerzając dotychczasowy zakres lub modyfikując sposób działania (tak, jak to zostało przeprowadzone w fazie testowania modelu inkubatora CouveusePL w ramach działalności Stowarzyszenia Współpracy Regionalnej); 7

8 Urzędy Pracy jako jednostki organizacyjne samorządów terytorialnych, realizujące między innymi zadania w zakresie aktywizacji zawodowej osób bezrobotnych, mogą wykorzystać opisaną metodykę do celów organizacji wsparcia osób bezrobotnych, zainteresowanych podjęciem działalności gospodarczej w ramach programów specjalnych, projektów realizowanych w partnerstwach z przedsiębiorstwami lub organizacjami pozarządowymi, zawierając umowy, których przedmiotem byłoby szkolenie typu CouveusePL. Opisana metodyka, a w szczególności procedury, regulamin i wzór umowy o wsparcie CouveusePL (szkolenie), mogą stanowić warunki zawieranych umów/specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Możliwe jest również częściowe wykorzystanie metodyki CouveusePL np. do organizacji procesu rekrutacji beneficjentów wsparcia ukierunkowanego na samodzielną działalność gospodarczą, według zasad wypracowanych w rezultacie projektu, opisanych w procedurze DR Rekrutacja (patrz: załącznik nr 4) w celu zwiększenia skuteczności działań. Informacje zawarte w tym opracowaniu mogą być również interesujące dla wszystkich osób, które chciałyby rozpocząć działalność gospodarczą, a równocześnie obawiają się konsekwencji ewentualnej porażki, w szczególności strat finansowych. Dotyczy to nie tylko osób zarejestrowanych jako bezrobotne w Urzędach Pracy, których wspieranie jest zadaniem tych jednostek. Z pomocy inkubatorów CouveusePL mogłyby korzystać również osoby niemające statusu bezrobotnych, dla których pomoc inkubatora CouveusePL świadczona byłaby na zasadach rynkowych. Przewiduje się, że wraz z upowszechnieniem tej formy inkubowania działalności gospodarczej na rynku pojawi się popyt na taką usługę, a odpowiedzią będzie oferta inkubatorów działających zgodnie z metodyką prezentowaną w tym podręczniku. 8

9 1. Geneza modelu inkubatora CouveusePL Metodyka i odpowiadający jej model działania inkubatora CouveusePL, prezentowane w tym podręczniku powstały z inicjatywy kierownictwa Stowarzyszenia Współpracy Regionalnej. Dostrzegając wzrastające bezrobocie i równocześnie niewystarczającą skuteczność wsparcia udzielanego osobom bezrobotnym, rozpoczynającym działalność gospodarczą, podjęto działania zmierzające do poprawy sytuacji. Analiza problemu wykazała jednoznacznie, że przyczyn niskiej skuteczności takich działań i efektywności ponoszonych w tym celu nakładów na dotacje i inne formy wsparcia, należy upatrywać w kwestiach dotyczących ryzyka związanego z wspieranymi inicjatywami gospodarczymi i ryzyka związanego z kompetencjami oraz motywacją podejmujących je osób. Stwierdzono, że można rozwiązać ten problem przyjmując takie zasady organizacji procesu wsparcia (i podejmowania decyzji w tym zakresie), które zapewniłyby ograniczenie ryzyka do możliwego minimum i opracowano koncepcję projektu PI - PWP CouveusePL. Źródłem inspiracji były informacje o działalności inkubatorów we Francji i Belgii, osiągających wysoką skuteczność w aktywizacji bezrobotnych. Uznano, że wykorzystanie stosowanych tam rozwiązań polegających m.in. na możliwości przetestowania pomysłu na biznes przed decyzją o założeniu firmy, pod bezpośrednim nadzorem doradcy oraz korzystaniu ze szkoleń i doradztwa dopasowanego do indywidualnych potrzeb, zwiększy skuteczność i efektywność wsparcia udzielanego bezrobotnym w Polsce. Dzięki możliwości sfinansowania działań niezbędnych do wypracowania i przetestowania innowacyjnego rozwiązania w zakresie inkubowania działalności gospodarczej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki powstał model inkubatora CouveusePL, który Państwu prezentujemy. Głównym celem projektu, jaki zdefiniowano i zadeklarowano w umowie o dofinansowanie jest: poprawa jakości wsparcia udzielanego osobom bezrobotnym w zakresie rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej poprzez adaptację i dostosowanie modelu Couveuse do polskich realiów prawnych, gospodarczych i społecznych oraz włączenie go do polityki poprzez prowadzenie w województwie śląskim inkubatora CouveusePL. W celu realizacji projektu utworzono partnerstwo, którego liderem zostało Stowarzyszenie Współpracy Regionalnej a członkami: Powiatowy Urząd Pracy w Zabrzu, stowarzyszenie Couveuse Interface oraz Union des Couveuses z Francji. Prace przebiegały w kilku etapach. W fazie przygotowania, na podstawie informacji pozyskanych od francuskich partnerów, dokonano szczegółowego przeglądu i analizy metod służących wspieraniu osób podejmujących działalność gospodarczą przez inkubatory we Francji, przeprowadzono analizy czynników decydujących o wysokiej skuteczności działania couveuses oraz problemów występujących w ich działalności. W efekcie Grupa Robocza, w skład której weszli przedstawiciele lidera, partnerów, specjaliści w dziedzinie ekonomii społecznej, prawnicy i naukowcy, wypracowała metodykę opisaną jako Model działania inkubatora CouveusePL i Strategię wdrażania projektu innowacyjnego testującego PI PWP CouveusePL. Po akceptacji strategii przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach, jako Instytucję Pośredniczącą, rozpoczęto realizację drugiej fazy projektu, która polegała na testowaniu opracowanej metodyki. Zaadaptowano model inkubatora CouveusePL do warunków organizacyjnych Stowarzyszenia Współpracy Regionalnej. Było to możliwe, ponieważ stowarzyszenie prowadzi działalność gospodarczą o odpowiednio szerokim zakresie, a Zarząd stowarzyszenia zaakceptował ryzyko związane z inkubowanymi działalnościami. Zaangażowano kompetentne osoby na stanowiska Trenerów/Doradców i zapoznano je z wszystkimi zasadami 9

10 postępowania i dokumentowania działań w ramach inkubatora. Dokonano podziału zadań, odpowiedzialności i uprawnień decyzyjnych pomiędzy członków zespołu projektowego, w ramach którego zaczął funkcjonować inkubator CouveusePL. Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, zadaniem inkubatora była aktywizacja zawodowa 7 osób bezrobotnych (w tym minimum 4 kobiet) mieszkających na terenie województwa śląskiego, poprzez wsparcie ich w rozpoczynaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej (w formie inkubatora Couveuse) w okresie od I 2013 do XII W wyniku intensywnej akcji promocyjnej i nawiązanej współpracy z Urzędami Pracy z terenu województwa śląskiego zrekrutowano do udziału w projekcie osoby bezrobotne, zamierzające podjąć działalność gospodarczą. Spośród kandydatów wybrano 7 osób, których szanse na sukces inkubacji w ramach projektu oceniono najwyżej. We wszystkich, realizowanych przez inkubator działaniach stosowane były zasady postępowania ustalone w modelu inkubatora CouveusePL. Pojawiające się trudności i zidentyfikowane możliwości usprawnienia działań były analizowane przez członków Grupy Roboczej. Odpowiednio do wyników tych analiz wprowadzano modyfikacje w opisie modelu ustalonych procedurach i zasadach dokumentowania działań. Wprowadzone zmiany polegały na uzupełnieniu i wprowadzeniu możliwych uproszczeń w organizacji pracy Trenerów/Doradców, a w szczególności w prowadzonej przez nich dokumentacji. Nie zaistniała potrzeba zmian, które w istotny sposób naruszałyby koncepcję działania inkubatora opracowaną w fazie przygotowania i załączoną do przyjętej strategii wdrażania projektu. Nie oznacza to, że faza testowania przebiegała bez żadnych zakłóceń lub problemów. Pokonanie tych trudności wymagało wiele wysiłku i zaangażowania przede wszystkim ze strony zespołu Trenerów/Doradców i kierownictwa. Wiedza i doświadczenie, jakie przy tym zdobyto pozwoliły na wyciągnięcie wniosków i udoskonalenie metodyki CouveusePL tak, by mogła być upowszechniana z pełnym przekonaniem o jej użyteczności i skuteczności. 10

11 2. Podstawowe warunki wdrożenia modelu i skutecznej działalności inkubatora CouveusePL Model inkubatora CouveusePL może być wdrażany zarówno w istniejącej organizacji (tak, jak to ma miejsce w przypadku Stowarzyszenia Współpracy Regionalnej), jak i w ramach podmiotu utworzonego specjalnie w celu prowadzenia inkubatora według opisanej metodyki, przy czym może to być wyłączny cel działalności takiego podmiotu. W każdym przypadku muszą być spełnione następujące warunki: 1. Organizacja, w ramach której będzie działał inkubator CouveusePL, ma możliwość prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie podstawowym (usługi szkoleniowe i doradcze, promocja) oraz w zakresie odpowiadającym inkubowanym działalnościom, inicjowanym przez poszczególnych Podopiecznych; 2. Ryzyko gospodarcze, a w szczególności ryzyko finansowe, towarzyszące inkubowanym działalnościom zostanie zaakceptowane przez organy zarządzające i/lub nadzorujące działalność organizacji, uprawnione do podejmowania takich decyzji; 3. Misja i cele inkubatora zostaną włączone do misji i celów organizacji; 4. Organizacja dysponuje personelem posiadającym kompetencje odpowiednie do wymagań, jakie powinny spełniać osoby zajmujące poszczególne stanowiska w inkubatorze CouveusePL lub ma możliwość zatrudnienia takich osób patrz Karty stanowisk pracy załącznik nr Organizacja dysponuje zasobami niezbędnymi do realizacji zadań inkubatora lub ma możliwość pozyskania takich zasobów patrz. pkt Przyjęto również założenie, że o wsparcie inkubatora CouveusePL może się starać każda osoba, która: 1. Nie posiada źródeł dochodu zapewniających utrzymanie jej i osobom od niej zależnym materialnie, (w szczególności nie pracuje lub wykonuje pracę, która nie przynosi jej wystarczających dochodów); Uwaga ten warunek może zostać zaostrzony i ograniczać grupę potencjalnych beneficjentów np. do osób zarejestrowanych w konkretnym Urzędzie Pracy, albo mieszkających na określonym obszarze, odpowiednio do warunków postawionych przez sponsora wsparcia. 2. Ma realną koncepcję działalności gospodarczej i jest przekonana, że realizacja tej koncepcji jest dobrym rozwiązaniem dotykającego jej problemu osiągania niewystarczających dochodów; 3. Potrzebuje wsparcia, jakie oferuje CouveusePL, by obniżyć ryzyko niepowodzenia z obawy przed dotkliwością skutków, jakie mogłoby spowodować; 4. Przekona Komisję Rekrutacyjną CouveusePL do swojej koncepcji biznesowej i uzyska jej rekomendację do zawarcia umowy o wsparcie CouveusePL/szkolenie. 5. Zaakceptuje warunki wsparcia, jakie oferuje inkubator, określone w Regulaminie szkolenia stanowiącego załącznik nr 2 do Umowy oraz w Umowie (wzory umowy w załączniku nr 1 i 1 A do niniejszego opracowania) i zobowiąże się do przestrzegania zapisów tej umowy; 6. Spełni inne warunki, jeśli zostaną postawione przed zawarciem Umowy, np. wynikające z umowy o dofinansowanie działalności CouveusePL lub określone przez sponsora wsparcia, którego beneficjentem będzie ta osoba. 11

12 Zgodnie z założeniami, jakie poczyniono na etapie przygotowywania modelu i doświadczeniami z etapu jego testowania, należy stwierdzić, że o skutecznej działalności inkubatora decyduje wiele czynników, spośród których najważniejsze to: kompetencje i zaangażowanie Trenerów/Doradców oraz ich dobra współpraca w ramach zespołu, prawidłowo przeprowadzony proces rekrutacji, ciągłe monitorowanie postępu w procesach przygotowania i inkubacji, możliwość konsultowania się Trenerów/Doradców z ekspertami dziedzinowymi, w szczególności w kwestiach prawnych i związanych z rachunkowością i podatkami. 12

13 3. Metodyka CouveusePL opis modelu 3.1. Definicje i objaśnienia skrótów Beneficjent wsparcia CouveusePL osoba, która w wyniku przeprowadzonej rekrutacji i na podstawie zawartej umowy o wsparcie bierze lub brała udział w szkoleniu CouveusePL w celu przygotowania się do samodzielnej działalności gospodarczej na rynku (w opisie modelu, w odniesieniu do beneficjentów stosowane są zamiennie określenia: Podopieczny (inkubatora CouveusePL ) lub Uczestnik (szkolenia CouveusePL )). Regulamin szkolenia dokument określający zasady uczestnictwa w szkoleniu (korzystania ze wsparcia CouveusePL ), zasady organizacji szkolenia, prawa i obowiązki Uczestnika szkolenia oraz ewentualnej rezygnacji ze szkolenia lub przerwania szkolenia przez Inkubator. Regulamin szkolenia jest integralną częścią Umowy (wzór Regulaminu szkolenia zamieszczono w załączniku nr 2 do Umowy). Umowa umowa zawierana pomiędzy Inkubatorem i osobą spełniającą warunki uczestnictwa określone w Regulaminie szkolenia (dwustronna załącznik nr 1) lub pomiędzy Inkubatorem, Powiatowym Urzędem Pracy i osobą spełniającą warunki uczestnictwa określone w Regulaminie szkolenia (trójstronna załącznik nr 1A). Umowa określa cele, zakres i zasady organizacji szkolenia, prawa i obowiązki stron umowy, warunki rozwiązania umowy. Załącznikami do umowy są: Ramowy Program Szkolenia, Regulamin szkolenia, wzór Zaświadczenia o Ukończeniu Szkolenia, wzór Listy Obecności, wzór Ankiety, a w przypadku umowy trójstronnej dodatkowo: Wykaz Osób Skierowanych na Szkolenie oraz Planowany Miesięczny Harmonogram Szkolenia. PUP Powiatowy Urząd Pracy T/D Trener/Doradca KI Kierownik Inkubatora S-AR Specjalista ds. administracyjnych i rozliczeń DR Procedura rekrutacji DPP Procedura planowania i przygotowania wsparcia DNPI Procedura nadzorowania procesu inkubacji 3.2. Struktura opisu modelu Metodyka CouveusePL została przedstawiona jako opis działania modelowego inkubatora. W prezentowanym opisie zawarte zostały wszystkie informacje niezbędne do utworzenia takiej organizacji i zarządzania nią. Opis rozpoczyna się od podstawowych ustaleń strategicznych (pkt. 3.3), które stanowią: misja, wizja i cele działania inkubatora. W ten sposób określone zostają podstawowe wartości, na jakich budowana powinna być taka organizacja. W przypadku wdrożenia modelu inkubatora w ramach działającej już organizacji, misja i cele inkubatora CouveusePL powinny zostać włączone do jej strategii. Ważne jest, by wszystkie osoby, które będą tworzyły zespół inkubatora uznawały misję inkubatora za własną i rozumiały istotność swojej roli w jej urzeczywistnianiu. W kolejnym podrozdziale (pkt. 3.4.) zaprezentowano wzorcową strukturę organizacyjną inkubatora. Na schemacie organizacyjnym (rys. 1) zaprezentowano strukturę niezbędnych jednostek organizacyjnych/ stanowisk oraz powiązania informacyjne i decyzyjne (hierar- 13

14 chiczne), jakie występują pomiędzy tymi jednostkami. Zdefiniowano role poszczególnych stanowisk i jednostek w działalności inkubatora. Uzupełnieniem opisu są załączone do podręcznika Karty stanowisk pracy w CouveusePL załącznik nr 2. Opis działalności inkubatora, stanowiący sedno metodyki CouveusePL, zamieszczono w podrozdziale 3.5. Schemat przedstawiony na rys. 2 odwzorowuje działalność inkubatora w formie mapy procesów, obejmującej procesy kluczowe, pomocnicze i zarządcze. Tworzą one kompletny i spójny zbiór powiązanych ze sobą działań, niezbędnych do realizacji misji i celów inkubatora. Każdy z procesów został szczegółowo opisany. W odniesieniu do działań o szczególnym znaczeniu dla zapewnienia wysokiej jakości wsparcia, jego skuteczności i efektywności, przywołano procedury, których wzory zostały zamieszczone w załącznikach nr 3, 4 i 5. Zadania pracowników inkubatora, podział odpowiedzialności i zasady współdziałania w ramach zespołu przedstawiono w podrozdziale 3.6. W podrozdziale 3.7. zaprezentowano wzorcową dokumentację organizacyjną inkubatora, którą stanowią m.in. Umowa, Regulamin szkolenia, Karty stanowisk pracy w CouveusePL, procedury. Przedstawiono również strukturę pozostałych dokumentów organizacyjnych. Wzory dokumentów zostały załączone do podręcznika. Informacje o tym, jakimi zasobami i jaką infrastrukturą powinien dysponować inkubator, by należycie wykonywać swoje zadania zamieszczono w pkt Prezentowane zestawienie obejmuje zasoby, które są niezbędne. Opis modelu dopełniają informacje o wartości kapitału, jaki należy zaangażować w utworzenie inkubatora, szacowanej wartości nakładów na finansowanie działalności w okresie roku oraz efektywności działania inkubatora CouveusePL, zawarte w pkt W kolejnym podrozdziale (3.10), w oparciu o przeprowadzone analizy i wyniki doświadczeń z fazy testowania metodyki w ramach projektu, zamieszczono uwagi dotyczące możliwych zagrożeń, ocenę związanego z nimi ryzyka i wskazano działania zapobiegawcze, jakie pozwolą je ograniczyć Misja i cele inkubatora CouveusePL Misja Misją inkubatora CouveusePL jest aktywne wspieranie ludzi poszukujących możliwości poprawy swojego statusu materialnego i społecznego przez podjęcie i rozwijanie własnej działalności gospodarczej. Usługi CouveusePL są adresowane w szczególności do osób bezrobotnych, nieposiadających źródeł dochodu, które wystarczyłyby na utrzymanie ich i ich rodzin. Nadrzędnym celem CouveusePL jest sukces rynkowy każdego Klienta! Pracownicy inkubatora prowadzą swoich Podopiecznych po indywidualnie zaprojektowanej i precyzyjnie zaplanowanej drodze na rynek, pomagają w pokonywaniu trudności, wspierają w zdobywaniu potrzebnych umiejętności i wiedzy. Równocześnie starają się współtworzyć korzystne dla nich, powiązania z innymi uczestnikami rynku, pozyskiwać przychylność instytucji, przedsiębiorstw i innych interesariuszy tak, by osiągnąć pełną skuteczność wsparcia. Jedną z najważniejszych idei CouveusePL jest budowanie konstruktywnych, wzajemnie korzystnych powiązań pomiędzy Podopiecznymi, inspirowanie ich do współpracy, dzielenia się wiedzą, doświadczeniami i wzajemna pomoc. CouveusePL dba o utrzymanie kontaktów ze swoimi Podopiecznymi również po ich usamodzielnieniu. 14

15 CouveusePL to inkubator przedsiębiorczości z misją społeczną pomaga wejść na drogę do biznesu ludziom, którzy z obawy przed ryzykiem nie zdecydowaliby się na podjęcie działalności bez tej pomocy i dla których jest to szansa na lepsze życie. Wizja CouveusePL jest podmiotem gospodarki społecznej działającym na rzecz lokalnej społeczności, przyczyniającym się do rozwiązywania problemów bezrobocia i poprawy statusu materialnego jej członków. Nawiązuje współpracę z jednostkami samorządowymi, instytucjami rynku pracy, przedsiębiorcami, by w ten sposób stworzyć warunki sprzyjające gospodarczym inicjatywom swoich Klientów (Podopiecznych). Wypracowane rozwiązania w zakresie metod i form udzielanego wsparcia udostępnia innym organizacjom, zainteresowanym ich wdrożeniem, tworząc w ten sposób sieć współpracy ukierunkowaną na systematyczne usprawnianie prowadzonej działalności przez wymianę doświadczeń, wspólne inicjatywy i wzajemne wsparcie. Cele CouveusePL 1. Skuteczne i efektywne wspieranie ludzi, dla których podjęcie działalności gospodarczej jest realną szansą na rozwiązanie problemu niedoboru środków do życia wynikającego z braku wystarczających dochodów, w szczególności osób bezrobotnych - ciągłe doskonalenie form i metod wsparcia. 2. Budowanie sprawnie działającego zespołu pracowników inkubatora, składającego się z ludzi zmotywowanych do pracy dla innych, kompetentnych, zaangażowanych, odpowiedzialnych, uznających misję inkubatora za własną i rozumiejących istotność swojej roli w jej realizacji. 3. Nawiązywanie i rozwijanie partnerskiej współpracy z jednostkami samorządowymi, instytucjami działającymi na rzecz aktywizacji zawodowej i społecznej ludzi zagrożonych lub dotkniętych marginalizacją zawodową lub społeczną, w szczególności Powiatowymi i Wojewódzkimi Urzędami Pracy, organami administracji samorządowej i państwowej oraz przedsiębiorcami i pozostałymi uczestnikami rynku, dla stworzenia jak najlepszych warunków do realizacji celów biznesowych Podopiecznych CouveusePL ; 4. Propagowanie wypracowanych i sprawdzonych w praktyce rozwiązań organizacyjnych, metodycznych, ekonomicznych i dotyczących zarządzania pozwalających na skuteczne i efektywne usamodzielnianie gospodarcze Podopiecznych inkubatora, w celu upowszechnienia tych rozwiązań dla poprawy systemu społeczno ekonomicznego Struktura organizacyjna Inkubator CouveusePL może funkcjonować jako samodzielny podmiot lub stanowić jednostkę organizacyjną wewnątrz istniejącej organizacji. W pierwszym przypadku, wdrażając metodykę CouveusePL należy zastosować model organizacyjny według schematu przedstawionego na rys.1. Jeśli natomiast inkubator będzie tworzony jako wewnętrzna jednostka organizacyjna większej struktury, konieczne będzie zaadaptowanie modelu struktury tak, by istniejące powiązania organizacyjne, a w szczególności decyzyjne, nie powodowały zakłóceń w funkcjonowaniu tej jednostki. Należy zapewnić możliwie największą samodzielność inkubatora, poprzez delegowanie odpowiedniego zakresu uprawnień decyzyjnych na Kierownika Inkubatora [KI]. 15

16 W prezentowanym modelu organizacyjnym założono, że inkubator CouveusePL jest organizacją zarządzaną jednoosobowo przez Kierownika Inkubatora [KI] pełniącego równocześnie rolę głównego koordynatora procesów wsparcia Podopiecznych, realizowanych przez zespół Trenerów/Doradców [T/D], we współpracy z jednostkami zewnętrznymi, świadczącymi specjalistyczne usługi w zakresie rachunkowości i doradztwa prawnego. W miarę rozwoju inkubatora obciążenie pracą na stanowisku Kierownika Inkubatora [KI] może narastać i uzasadniona będzie konieczność utworzenia pomocniczego stanowiska np. asystenta kierownika. Skład zespołu Trenerów/Doradców w początkowej fazie funkcjonowania inkubatora CouveusePL powinien ograniczyć się do 2 stanowisk. Z powodu przyjętych metod i procedur działania ważne jest, by był to zespół Trenerów/Doradców, a nie jedna osoba. W związku z tym, w przypadkach, gdy skala działalności nie uzasadnia utrzymywania dwóch pełnoetatowych stanowisk, należy zatrudnić na nich osoby w niepełnym wymiarze czasu pracy. Stanowisko specjalisty ds. administracyjnych i rozliczeń przewidziano jako niezbędne do realizacji zadań związanych z prowadzeniem sekretariatu inkubatora, spraw pracowniczych, nadzorowaniem dokumentacji i korespondencji oraz wspomagania Kierownika Inkubatora i Trenerów/Doradców w rejestrowaniu i przetwarzaniu danych w ramach rozliczeń poszczególnych projektów wsparcia Podopiecznych, we współpracy z zewnętrzną jednostką, świadczącą usługi w zakresie rachunkowości. W strukturze organizacyjnej przewidziano, że inkubator jest podporządkowany Organowi nadzorującemu. W praktyce, w zależności od formy organizacyjno prawnej, powiązań własnościowych, zapisów statutu organizacji i/lub umów związanych z finansowaniem działalności, jednostka ta może być nazwana inaczej, pełnić zarówno rolę nadzoru (o różnym zakresie i randze), jak również wspomagania np. rada ekspertów. W przypadku, gdy inkubator będzie nowoutworzoną organizacją, taki organ mogą tworzyć przedstawiciele założycieli inkubatora, a w przypadku wdrożenia metodyki CouveusePL w ramach funkcjonującej organizacji rolę Organu nadzorującego może pełnić najwyższe kierownictwo (zarząd) samodzielnie lub włączyć do tej roli przedstawicieli podmiotów sponsorujących działalność inkubatora. Szczegółowe zasady funkcjonowania inkubatora przedstawiono w opisach procesów (pkt. 3.5.) i związanych z nimi procedurach. Ponadto opracowane zostały Karty stanowisk pracy w CouveusePL załącznik nr 2. Wszystkie karty stanowiskowe, oprócz ustaleń o charakterze organizacyjnym, zawierają informacje dotyczące wymagań, jakie powinna spełniać osoba zajmująca dane stanowisko. 16

17 Rys. 1 Schemat organizacyjny inkubatora CouveusePL ORGAN NADZORUJĄCY Y I N K U B A T O R POWIĄZANIA INFORMACYJNE KIEROWNIK INKUBATORA- [KI] POWIĄZANIA DECYZYJNE SPECJALISTA DS.ADMINISTRACYJNYCH I ROZLICZEŃ [SA-R] ZESPÓŁ TRENERÓW/DORADCÓW [T/D] RACHUNKOWOŚĆ USŁUGA ZEWNĘTRZNA DORADZTWO PRAWNE USŁUGA ZEWNĘTRZNA 17

18 3.5. Zakres działalności i struktura procesów Odpowiednio do misji i kierunkowych celów strategicznych inkubatora CouveusePL opisano prowadzoną działalność jako zbiór powiązanych ze sobą procesów, których strukturę przedstawia schemat na rys. 2. Zdefiniowano trzy grupy procesów: PROCESY KLUCZO- WE, PROCESY POMOCNICZE i PROCESY ZARZĄDZANIA. 1 - PROCESY KLUCZOWE, w których realizowane są działania zmierzające bezpośrednio do wprowadzenia Podopiecznych na rynek, jako samodzielnych podmiotów gospodarczych. W tej grupie procesów są realizowane: proces rekrutacji, przygotowania, inkubacji, usamodzielniania oraz proces monitorowania i interwencji. W realizacji tych procesów uczestniczą Podopieczni. Liderem procesów: rekrutacji oraz monitorowania i interwencji jest Kierownik Inkubatora [KI]. Procesy: przygotowania, inkubacji i usamodzielniania są realizowane w ramach każdej umowy o wsparcie (jako procesy składowe projektu wsparcia Podopiecznego). Liderem tych procesów jest Trener/Doradca [T/D] prowadzący sprawy danego beneficjenta REKRUTACJA Celem procesu jest zapewnienie objęcia wsparciem osób spełniających warunki określone w Regulaminie szkolenia, których inicjatywy mają możliwie najwyższe szanse na sukces tak, by optymalnie wykorzystane były zasoby i środki pozostające w dyspozycji inkubatora. Za realizację celu procesu odpowiada Kierownik Inkubatora [KI]. Wynikiem procesu rekrutacji są umowy (o wsparcie CouveusePL /szkolenie) zawarte pomiędzy inkubatorem (lub podmiotem w ramach którego działa inkubator), beneficjentem i sponsorem (np. Powiatowym Urzędem Pracy). W przypadkach, gdy inkubator może finansować wsparcie działając we własnym imieniu, zawierana jest umowa dwustronna pomiędzy inkubatorem a beneficjentem. Wzory umowy w obu wersjach zamieszczono w załącznikach załącznik 1 umowa w wersji dwustronnej i załącznik 1A - umowa w wersji trójstronnej. Proces składa się z następujących działań: promocja oferty wsparcia CouveusePL (strona www, ulotki, ogłoszenia, promocja w mediach, organizowanie spotkań informacyjnych); rozmowy pre-kwalifikacyjne z kandydatami na Podopiecznych (przeprowadzane z kandydatami przez 2 osobowy zespół Trenerów/Doradców [T/D]), wstępna diagnoza kompetencji, wstępna analiza i ocena realności pomysłu biznesowego; informowanie kandydatów o wynikach prekwalifikacji; utworzenie Komisji Rekrutacyjnej CouveusePL; analiza wyników prekwalifikacji przez członków komisji; przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej, ocena prezentowanej inicjatywy i kompetencji wnioskodawcy, podjęcie decyzji o zakwalifikowaniu wnioskodawcy; sformułowanie wytycznych dotyczących wsparcia; informowanie kandydatów o wynikach rekrutacji; ustalenie zakresu wsparcia, oszacowanie kosztów, ustalenie potrzebnej wartości i źródeł finansowania; zawarcie umowy. By zminimalizować ryzyko nieprawidłowości w procesie rekrutacji, a w szczególności zapobiec zrekrutowaniu osób, których skuteczne wsparcie w CouveusePL nie będzie możliwe, ustalono szczegółową procedurę opisującą podział odpowiedzialności, zasady postępo- 18

19 wania i dokumentowania działań. Do procedury załączono wzory dokumentów, jakie powinny być stosowane w tym procesie. Procedura została oznaczona symbolem DR i nadano jej tytuł: CouveusePL Procedura rekrutacji. Pełną treść procedury i przywołanych w niej wzorów dokumentów (formularzy) zamieszczono w załączniku nr 3. Uwaga procedura może być wykorzystana niezależnie od pozostałych elementów modelu, nie tylko w przypadku korzystania z metodyki CouveusePL. Warunkiem sprawnego przeprowadzenia procesu rekrutacji jest wstępne wyselekcjonowanie kandydatów przez PUP tak, by wnioski o wsparcie CouveusePL składały tylko takie osoby, które mają swój plan i autentyczną motywację do podjęcia i prowadzenia działalności gospodarczej w dziedzinie, która odpowiada ich kompetencjom i zainteresowaniom. Należy starać się zdiagnozować, czy przyczyną zainteresowania potencjalnego kandydata nie jest wyłącznie dotacja i inne korzyści materialne, których upatruje w związku ze wsparciem. Jest to niestety dość powszechnie obserwowana postawa, co wykazały badania prowadzone w fazie inicjowania projektu i w fazie przygotowania (patrz: Strategia wdrażania projektu innowacyjnego testującego PI PWP CouveusePL ). Potwierdzają to także doświadczenia pracowników Inkubatora CouveusePL zebrane w fazie testowania modelu inkubatora w ramach projektu PI PWP CouveusePL PRZYGOTOWANIE Celem procesu jest zwiększenie i uzupełnienie kompetencji Podopiecznych oraz zaplanowanie działań w procesie inkubacji tak, by zapewnić skuteczność i maksymalną efektywność wsparcia. Za realizację procesu odpowiada Trener/Doradca prowadzący danego Podopiecznego. Proces składa się z następujących działań: wstępne szkolenia i instruktaż Podopiecznego w zakresie zasad i form współpracy, komunikacji z Trenerem/Doradcą inkubatora CouveusePL oraz wymagań dotyczących dokumentowania działań, ustalenie potrzebnego zakresu wsparcia oraz harmonogramu szkolenia; uszczegółowienie biznesplanu; ustalenie planu działań, sposobu pozyskiwania klientów, form i zakresu promocji, planu wydatków itp.; pomoc w pozyskaniu środków finansowych na pokrycie kosztów inkubowanej działalności; indywidualne szkolenia i instruktaże Podopiecznego dotyczące realizacji planu wsparcia; szkolenia i warsztaty grupowe dotyczące zarządzania, promocji, ofertowania, kalkulacji kosztów i cen, sprzedaży, podstaw rachunkowości; spotkania Podopiecznych CouveusePL wymiana doświadczeń, nawiązywanie współpracy; ocena zaangażowania Podopiecznego, przyrostu kompetencji, weryfikacja oceny ryzyka, rekomendacja dot. kontynuowania wsparcia, ewentualnej modyfikacji planowanego wsparcia; decyzja o kontynuowaniu umowy. By zapewnić realizację procesu Przygotowania według identycznych zasad dla każdego Podopiecznego oraz jednoznaczność tych zasad dla Trenerów/Doradców inkubatora, ustalono szczegółową procedurę opisującą podział odpowiedzialności, zasady postępowania i dokumentowania działań. Do procedury załączono wzory dokumentów, jakie powinny być stosowane w tym procesie. Procedura została oznaczona symbolem DPP i nadano jej tytuł: CouveusePL Procedura planowania i przygotowania wsparcia. Pełną treść 19

20 procedury i przywołanych w niej wzorów dokumentów/formularzy zamieszczono w załączniku nr INKUBACJA Proces ma na celu przygotowanie Podopiecznych do samodzielnego prowadzenia wybranej działalności gospodarczej przy zachowaniu zasady maksymalnej efektywności wsparcia. Proces jest kontynuacją wsparcia w przypadku pozytywnego wyniku procesu przygotowania. Za jego realizację odpowiada również Trener/Doradca prowadzący danego Podopiecznego. Proces składa się z następujących działań: bieżącego doradztwa i coachingu w zakresie realizacji biznesplanu przez Podopiecznego; treningu w zakresie komunikacji z klientami, dostawcami, urzędnikami US, ZUS, udziału w spotkaniach, pozyskiwania i przekazywania informacji, dokumentowania, prowadzenia korespondencji itp.; treningu w zakresie zawierania umów, przyjmowania zamówień, dokonywania transakcji sprzedaży usług/wyrobów Podopiecznego; treningu w zakresie prowadzenia ewidencji i rozliczeń związanych z inkubowaną działalnością; monitorowania działań Podopiecznego, ponoszonych kosztów, prawidłowości dokumentowania, weryfikowanie przedstawianych danych; okresowej oceny postępu realizacji (spotkania, sprawozdania), zaangażowania Podopiecznego, osiąganych wyników, aktualizowania oceny ryzyka; decyzji o: kontynuowaniu umowy /przejściu do fazy usamodzielniania /innej formie aktywizacji zawodowej Podopiecznego; podsumowaniu i oceny procesu wsparcia Podopiecznego - opracowania Raportu końcowego. Proces Inkubacji, podobnie jak proces Przygotowania, wymaga powtarzalnych dobrze zorganizowanych działań oraz właściwego dokumentowania ich wyników, ocen, zaistniałych sytuacji, zdarzeń. By zapewnić należytą jakość w procesie ustalono procedurę, którą należy stosować. Procedura została oznaczona symbolem DNPI i nadano jej tytuł: CouveusePL Procedura nadzorowania procesu inkubacji. Pełną treść procedury wraz z przywołanym w niej wzorem Raportu końcowego zamieszczono w załączniku nr USAMODZIELNIANIE Celem procesu jest wprowadzenie podopiecznych na rynek przy możliwie najniższym poziomie zagrożeń dla osiągnięcia ich celów gospodarczych. Za realizację i wyniki procesu jest odpowiedzialny Trener/Doradca prowadzący Podopiecznego. Proces składa się z następujących działań: podsumowania i oceny wyników wsparcia Podopiecznego, oceny realizacji biznesplanu, ustalenia planu na okres pierwszego roku samodzielnej działalności; nadzorowania rejestracji działalności gospodarczej przez Podopiecznego, nadania NIP, numeru REGON, założenia konta bankowego itp. zamknięcia procesu wsparcia; rozliczenia finansowego; skompletowania dokumentacji; opracowania Raportu końcowego ; 20

21 decyzji o kontynuowaniu współpracy z Podopiecznym i zasadach tej współpracy. Uznano, że działania składające się na proces nie wymagają uszczegółowienia w formie procedury i nie opracowano takiego dokumentu MONITOROWANIE I INTERWENCJE Proces ma na celu zapewnienie trwałości rezultatów wsparcia Podopiecznych CouveusePL. Odpowiedzialność za proces spoczywa na Kierowniku Inkubatora [KI]. Działania składowe tego procesu to: komunikacja z Podopiecznymi CouveusePL i Trenerami/Doradcami inkubatora CouveusePL ; monitorowanie procesów wsparcia w aspekcie zgodności postępowania z planami procesów, procedurami, stosowania narzędzi; wsparcie interwencyjne pomoc Trenerom/Doradcom inkubatora CouveusePL w rozwiązywaniu problemów związanych z realizacją procesów wsparcia Podopiecznych; analiza wyników wsparcia poszczególnych Podopiecznych; przygotowanie i wprowadzenie usprawnień w działalności inkubatora; monitorowanie trwałości rezultatów wsparcia Podopiecznych komunikacja z Podopiecznymi po zarejestrowaniu działalności, pomoc eks-podopiecznym w sytuacjach kryzysowych (o ile jest możliwa); rejestrowanie informacji o rezultatach. 2 PROCESY POMOCNICZE - obejmujące działania niezbędne dla realizacji procesów kluczowych i zarządczych. Do tej grupy procesów zaliczono: proces organizacji szkoleń, proces zakupu materiałów i sprzętów, proces komunikacji marketingowej (obejmujący m.in. badania rynku oraz promocję związaną z inkubowanymi działalnościami), proces rachunkowości i proces analiz i ocen prawnych oraz proces autoewaluacji i doskonalenia. Założono, że proces rachunkowości oraz proces analiz i ocen prawnych realizowane są przez jednostki zewnętrzne. Wydzielenie procesów rachunkowości oraz analiz i ocen prawnych, jako procesów zewnętrznych, pozwala elastycznie dopasować potencjał wykonawczy w przedmiotowym zakresie do potrzeb organizacji, które z założenia będą podlegały dynamicznym zmianom. Takie rozwiązanie jest korzystne również ze względu na koszty stałe organizacji, które powinny być minimalizowane w trosce o efektywność działania. Należy przy tym zauważyć, że w przypadkach odpowiednio dużej skali działalności inkubatora utworzenie takich jednostek wewnątrz organizacji może okazać się rozwiązaniem niezbędnym dla sprawnego funkcjonowania ORGANIZACJA SZKOLEŃ Celem procesu jest zaplanowanie i przygotowanie zasobów i warunków niezbędnych do zrealizowania celów szkoleń grupowych z możliwie najwyższą efektywnością. Za realizację procesu odpowiada osoba wyznaczona przez Kierownika Inkubatora [KI] np. Specjalista ds. administracji i rozliczeń [S-AR]. W procesie uczestniczą również Trenerzy/Doradcy [T/D] oraz Kierownik Inkubatora [KI]. Realizacja procesu obejmuje: określenie celów szkolenia, grupy uczestników (spośród Podopiecznych); opracowanie programu szkolenia; analizę potrzeb i warunków dostępności sali szkoleniowej, wyposażenia, materiałów, usług pomocniczych, oczekiwanych i możliwych terminów itp.; 21

22 przygotowanie materiałów szkoleniowych, pomocniczych, dokumentacji szkolenia (listy obecności, ankiety ewaluacyjne, zaświadczenia, zgodnie z umową o dofinansowanie wsparcia i/lub umową z beneficjentami wsparcia); przygotowanie i obsługę techniczną szkolenia; przeprowadzenie szkolenia i jego ewaluację; skompletowanie dokumentacji szkolenia. Stwierdzono, że proces obejmuje typowe, proste działania i nie wymaga ustalenia formalnej procedury dokumentu nie opracowano ZAKUP MATERIAŁÓW I SPRZĘTÓW Celem procesu jest zaspokojenie potrzeb Podopiecznych w zakresie materiałów, narzędzi lub sprzętów niezbędnych do celów przetestowania działalności gospodarczej w ramach szkolenia CouveusePL w sposób najbardziej efektywny i zgodnie z warunkami umów wiążących inkubator. Odpowiedzialność za prawidłowy przebieg procesu spoczywa na Kierowniku Inkubatora [KI], Proces obejmuje następujące działania: identyfikację potrzeb Podopiecznego dotyczących materiałów, narzędzi lub sprzętów niezbędnych do celów przetestowania zamierzonej działalności gospodarczej (Trener/ Doradca weryfikuje złożone na piśmie zapotrzebowanie Podopiecznego dotyczące materiałów, narzędzi lub sprzętów); analizę możliwości zaspokojenia tych potrzeb przez Inkubator z uwzględnieniem warunków umowy z beneficjentem i sponsorem wsparcia (należy wziąć pod uwagę alternatywne rozwiązania np. wynajem, odpłatne lub nieodpłatne użyczenie, darowiznę itp.). Podjęcie decyzji dotyczących pozyskania potrzebnych materiałów, narzędzi lub sprzętów; ustalenie kryteriów, jakim powinny odpowiadać materiały, narzędzia lub sprzęt, rozpoznanie rynku, analiza, ocena i wybór ofert najkorzystniejszych w świetle przyjętych kryteriów, złożenie zamówień. (Działania prowadzone przez Podopiecznego pod bezpośrednim nadzorem Trenera/Doradcy. Zamówienia zatwierdzane prze Kierownika Inkubatora [KI]); przekazanie Podopiecznemu zakupionych materiałów, narzędzi lub sprzętów udokumentowanie przekazania/odbioru na piśmie (protokół) z wyszczególnieniem liczby poszczególnych elementów; udokumentowanie i rozliczenie dokonanej transakcji. Uwaga po zakończeniu szkolenia i zarejestrowaniu działalności przez Podopiecznego, narzędzia, sprzęt i pozostałe materiały mogą być przekazane przez Inkubator Podopiecznemu. Należy przy tym pamiętać, że nieodpłatne zbycie tych składników majątkowych, może stanowić wsparcie udzielane w oparciu o zasadę de minimis. Należy udokumentować przekazanie umową (przykład umowy w załączniku nr 6) KOMUNIKACJA MARKETINGOWA Celem procesu jest nawiązanie i rozwijanie efektywnej współpracy z klientami i pozostałymi interesariuszami CouveusePL. Liderem procesu jest Kierownik Inkubatora [KI]. W procesie uczestniczą także Trenerzy/ Doradcy [T/D]. 22

23 Proces obejmuje następujące działania: badanie potrzeb Podopiecznych dotyczących kontaktów rynkowych oraz prawnych, ekonomicznych, społecznych i rynkowych uwarunkowań skuteczności ich wsparcia przez inkubator CouveusePL ; identyfikowanie interesariuszy i analizowanie ich wpływu i znaczenia dla sukcesu rynkowego Podopiecznych, formułowanie wstępnych koncepcji współpracy; inicjowanie i negocjowanie form i warunków współpracy z interesariuszami CouveusePL ; badania marketingowe dotyczące inkubowanych działalności; promocję inkubowanych działalności. Skuteczność podejmowanych działań wymaga kreatywności i elastyczności działania. Dlatego zdecydowano o niewprowadzaniu bardziej szczegółowych uregulowań w tym obszarze nie opracowano procedury dla tego procesu RACHUNKOWOŚĆ Celem procesu jest dostarczanie prawdziwych, rzetelnych i kompletnych danych finansowych dotyczących działalności inkubatora z wyodrębnieniem operacji i zdarzeń dotyczących poszczególnych inkubowanych działalności. Odpowiedzialność za zorganizowanie i prawidłowy przebieg działań przypisano Kierownikowi Inkubatora [KI]. Założono, że wykonawcą działań będzie jednostka zewnętrzna, z którą Inkubator będzie wiązała odpowiednia umowa. W przypadku, gdy Inkubator nie będzie samodzielnym podmiotem, lecz jednostką wewnętrzną większej struktury organizacyjnej, odpowiedzialność za zadania związane z realizacją tego procesu będzie przypisana kierownictwu tej jednostki. W takich przypadkach rachunkowość może być procesem realizowanym przez jednostkę zewnętrzną jak i wewnętrzną organizacji. Proces obejmuje następujące działania: nawiązanie współpracy z podmiotem posiadającym uprawnienia do świadczenia usług w zakresie rachunkowości; rejestrowanie operacji i zdarzeń gospodarczych (księgowanie) z wyodrębnieniem operacji dotyczących poszczególnych, inkubowanych działalności; prowadzenie rachunku kosztów i przychodów inkubatora z wyodrębnieniem rachunków poszczególnych, inkubowanych działalności; przygotowanie okresowych danych, opracowywanie sprawozdań i raportów o wynikach osiąganych przez Podopiecznych; archiwizacja i ochrona danych finansowo-księgowych. Zasady postępowania w realizacji wymienionych działań określają obowiązujące przepisy prawne, Ponadto, w przypadku realizacji procesu przez jednostkę zewnętrzną warunki zawartej z nią umowy, a w przypadku, gdy rachunkowość prowadzona jest przez jednostkę wewnętrzną organizacji, w ramach której działa inkubator zasady rachunkowości obowiązujące w organizacji ANALIZY I OCENY PRAWNE Celem procesu jest zapewnienie rzetelnych podstaw informacyjnych w zakresie obowiązujących przepisów prawa do celów podejmowanych decyzji i działań. Podobnie, jak w procesie rachunkowości odpowiedzialność za zorganizowanie i prawidłowy przebieg działań przypisano Kierownikowi Inkubatora [KI]. Również w tym przypadku 23

24 założono, że wykonawcą działań będzie jednostka zewnętrzna, z którą inkubator będzie wiązała odpowiednia umowa. Jeśli inkubator nie będzie samodzielnym podmiotem, lecz jednostką wewnętrzną większej struktury organizacyjnej, odpowiedzialność za zadania związane z realizacją tego procesu będzie przypisana kierownictwu tej jednostki. W takich przypadkach analizy i oceny prawne mogą być wykonywane przez jednostkę zewnętrzną jak i wewnętrzną organizacji. Zakres działań związanych z realizacją procesu obejmuje: analizy zgłoszonych problemów decyzyjnych w aspekcie obowiązującego prawa; formułowanie opinii i ocen dotyczących zgłoszonych problemów; opracowywanie interpretacji prawnych w kwestiach dotyczących działalności inkubatora oraz relacji z interesariuszami; weryfikowanie umów inkubatora pod względem zgodności z przepisami prawa. Zasady postępowania określa umowa pomiędzy inkubatorem a jednostką zewnętrzną świadczącą usługi doradztwa prawnego, a w przypadku realizacji procesu przez jednostkę wewnętrzną - ustalenia obowiązujące w tym zakresie w organizacji, w ramach której działa inkubator AUTOEWALUACJA I DOSKONALENIE Celem procesu jest optymalizacja form i metod wsparcia Podopiecznych CouveusePL według kryteriów skuteczności i efektywności doskonalenie funkcjonowania inkubatora. Liderem procesu jest Kierownik Inkubatora [KI], który do poszczególnych zadań angażuje wszystkich członków zespołu. Działania składające się na proces autoewaluacji i doskonalenia obejmują: analizowanie przebiegu i wyników realizacji poszczególnych umów dotyczących wsparcia; ocenę skuteczności i efektywności działań; bieżące rejestrowanie informacji o istotnym znaczeniu dla realizacji celów inkubatora i doskonalenia metod działania, pozyskiwanych od interesariuszy projektu uwag, opinii zastrzeżeń itp. badania satysfakcji Podopiecznych, pracowników inkubatora; przegląd i ocenę procedur, metod, narzędzi itp. analizowanie pozyskanych informacji, wyników monitorowania, zgłoszonych problemów, wniosków o zmiany; przygotowanie usprawnień; modyfikowanie metod działania inkubatora, doskonalenie stosowanych standardów (modelu), wzorów umów, regulaminów, procedur, metodyk itp. Proces jest powiązany z procesami zarządzania wyniki tego procesu stanowią podstawę decyzji, które mogą dotyczyć zarówno bieżącej działalności (zarządzanie operacyjne) jak i ustaleń długoterminowych (zarządzanie strategiczne). 3 - PROCESY ZARZĄDZANIA zarządzania strategicznego i operacyjnego zarządzania inkubatorem; 3.1. PROCES ZARZĄDZANIA STRATEGICZNEGO jest realizowany przez Kierownika Inkubatora [KI], przy wsparciu organu nadzorującego, (utworzonego odpowiednio do formy organizacyjno prawnej, zgodnie ze statutem organizacji i z uwzględnieniem uregulowań umownych, dotyczących finansowania działalności inkubatora np. wymagań nadzorowania działalności przez sponsora). Zarządzanie strategiczne inkubatorem to wszystkie decyzje i działania dotyczące misji i celów, ustalenia planów realizacji tych celów, organizowanie i nadzorowanie realizacji przyjętych planów.

25 Cel procesu to modyfikowanie misji i celów oraz ustalanie zakresu dot. organizacji, metodyki i procedur działania inkubatora CouveusePL, odpowiednio do stwierdzonych potrzeb doskonalenia i dostosowania do warunków rynkowych, społecznych i prawnych, a w przypadku, gdy inkubator jest jednostką wewnętrzną organizacji również uwarunkowań wewnątrz organizacyjnych. Proces obejmuje następujące, powiązane ze sobą działania: monitorowanie uwarunkowań zewnętrznych (prawnych, ekonomicznych, społecznych, rynkowych); analizę istniejących uwarunkowań i ich prognozowanych zmian w aspekcie realizacji misji i wizji inkubatora; planowanie realizacji celów strategicznych CoueveusePL (w aspekcie rzeczowym, finansowym, personelu, infrastruktury, marketingowym oraz w aspekcie jakości); pozyskiwanie środków finansowych na działalność inkubatora; organizowanie działalności inkubatora modyfikowanie struktury, pozyskiwanie zasobów; modyfikowanie strategii i celów; doskonalenia metodyki i procedur działania inkubatora CouveusePL ; budowanie sieci współpracy z jednostkami zewnętrznymi PROCES OPERACYJNEGO ZARZĄDZANIA INKUBATOREM obejmuje planowanie i organizowanie działalności inkubatora w kolejnych okresach, nadzór na bieżącą działalnością i zasobami inkubatora, ich stanem i wykorzystaniem oraz nad realizacją usług zewnętrznych, decydowanie o alokacji zasobów, kierowanie zespołem. W procesie zarządzania operacyjnego stosowane jest podejście projektowe realizacja każdej, zawartej umowy o wsparcie traktowana jest jako odrębne przedsięwzięcie (projekt). Rolę managera projektu obejmuje wyznaczony Trener/Doradca [T/D], a Kierownik Inkubatora [KI] nadzoruje przebieg wszystkich aktualnie realizowanych projektów, koordynuje działania, wykorzystanie zasobów, infrastruktury, środków finansowych. Celem procesu jest: wyznaczanie i realizacja celów okresowych zapewniających osiągnięcie celów strategicznych CouveusePL przy możliwie najwyższej sprawności (skuteczności i efektywności) działania organizacji. Proces obejmuje następujące, powiązane ze sobą działania: wyznaczanie celów i planowanie działalności w kolejnych okresach (planowanie zakresu, zasobów, finansów, ryzyka, jakości, bezpieczeństwa i pozostałych aspektów zarządzania); zarządzanie projektami realizowanymi przez CouveusePL na podstawie umów o finansowanie działalności (w szczególności tworzenie podstruktur projektowych i koordynowanie realizacji projektów); podział zadań i odpowiedzialności, koordynowanie współdziałania pracowników inkubatora i wykorzystania zasobów; zawieranie i nadzorowanie realizacji umów z jednostkami zewnętrznymi dot. usług w zakresie rachunkowości, doradztwa prawnego, zarządzania, marketingu itp. (Uwaga w przypadku, gdy inkubator nie jest samodzielnym podmiotem, opisane działania będą realizowane odpowiednio do zasad obowiązujących w organizacji, w ramach której prowadzony będzie inkubator); kierowanie zespołem, motywowanie, ocena wyników i efektywności pracy, nadzorowanie przestrzegania standardów, inicjowanie i organizowanie działań ukierunkowanych na doskonalenie i rozwój członków organizacji. 25