ZARZĄDZENIE NR 22a/2011/2012. Dyrektora Zespołu Szkół Ekonomiczno-Gastronomicznych im. Józefa Piłsudskiego w Tarnowie z dnia r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 22a/2011/2012 Tarnów, 23 kwietnia 2012r. Dyrektora Zespołu Szkół Ekonomiczno-Gastronomicznych im. Józefa Piłsudskiego w Tarnowie z dnia r. w sprawie INSTRUKCJI OBIEGU DOKUMENTÓW w ZESPOLE SZKÓŁ EKONOMICZNO-GASTRONOMICZNYCH IM. JÓZEFA PIŁSUDSKIEGO W TARNOWIE Na podstawie art. 4 ustawy z dnia r. o rachunkowości /Dz.U. 121, poz. 59 z późniejszymi zmianami/ zarządzam co następuje: 1. Wprowadza się w Zespole Szkól Ekonomiczno Gastronomicznych im. Józefa Piłsudskiego w Tarnowie Instrukcję kontroli i obiegu dokumentów księgowych w brzmieniu jak w załączniku do niniejszego zarządzenia. 2. Nadzór nad przestrzeganiem zapisów instrukcji powierza się głównemu księgowemu Zespołu Szkół Ekonomiczno-Gastronomicznych w Tarnowie 3. Zarządzenie wchodzi w życie od 2 maja 2012r. 1

2 Załącznik do Zarządzenia Dyrektora INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW ZESPOŁU SZKÓŁ EKONOMICZNO GASTRONOMICZNYCH im. J. Piłsudskiego w TARNOWIE I. WSTĘP 1 1. Instrukcja ustala zasady tworzenia, kontroli i obiegu dokumentów księgowych w celu prawidłowej realizacji zasad kontroli wewnętrznej i sprawności przebiegu operacji finansowych w Zespole Szkół Ekonomiczno Gastronomicznych w Tarnowie zwanym dalej Zespołem Szkół. 2. Kontrola wewnętrzna sprawowana jest w postaci: a) kontroli wstępnej obejmuje badanie projektów umów i dokumentów powodujących powstanie zobowiązań, b) kontroli bieżącej obejmuje badanie czynności i operacji w toku wykonywania, w celu stwierdzenia, czy przebiegają prawidłowo, c) kontroli merytorycznej inaczej kontrola rzeczowa, odzwierciedlająca stan faktyczny operacji gospodarczych, zgodność treści dowodu z obowiązującymi przepisami, zamówieniem, warunkami umowy, d) kontroli formalno rachunkowej polegającej na sprawdzeniu czy dany dokument został wystawiony zgodnie z przepisami prawa oraz czy dane liczbowe wolne są od błędów rachunkowych. II. DOWODY KSIĘGOWE 2 1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych czynnościach, przedsięwzięciach albo stwierdzający pewien stan rzeczy. 2. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu, dowodem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 3. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: Określenie rodzaju dowodu, Określenie stron ( nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych Opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu, Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe (chyba, że przepisy szczególne dotyczące danego dowodu nie wymagają tych podpisów), 2

3 Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, Numer identyfikacyjny dowodu, Podpisy sprawdzających pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, Podpisy zatwierdzających dowód do realizacji. 4. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. 2. Błędy w dowodach księgowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. 3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, pisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr Dokumenty wg spełnianej funkcji dzielą się na: dokumenty dyspozycyjne zarządzenia wewnętrzne, polecenia podjęcia lub wydania materiałów, pozostałych środków trwałych, polecenia przelewu, dokumenty wykonawcze faktury, rachunki, potwierdzenia odbioru gotówki, wyciągi z konta bankowego. 2. Dokumenty wg rodzajów operacji gospodarczych i wystawców dzielą się na: dokumenty zewnętrzne obce faktury VAT, rachunki, noty księgowe, faktury i rachunki korygujące dokumenty zewnętrzne własne - wystawiane przez pracowników Zespołu Szkół dokumenty przekazywane w oryginale kontrahentom dokumenty wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 3. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez szkołę dowody księgowe: Zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, Korygujące poprzednie zapisy, Zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu księgowego, Rozliczeniowe ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów księgowych, zezwala się na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące 3

4 tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności Wykaz dokumentów księgowych obcych z podaniem pracowników odpowiedzialnych do sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz osób zatwierdzających dowody do wypłaty określa załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 2. Wykaz dokumentów księgowych własnych z podaniem ich wystawców oraz osób uprawnionych do ich zatwierdzania określa załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. III. DOWODY BANKOWE ORAZ FORMY ROZLICZEŃ Z KONTRAHENTAMI 6 1. Bankowe dokumenty, na podstawie których Bank obsługujący Zespół Szkół realizuje obroty na rachunku bieżącym i rachunkach pomocniczych to: Bankowy dowód wpłaty, czek gotówkowy, polecenie przelewu, wyciąg z rachunku bankowego. 2. Podstawowe zasady wystawiania dokumentów bankowych: Dokumenty te należy wypełniać zgodnie z treścią rubryk właściwych formularzy w sposób staranny, czytelny, trwały, Treść zapisów nie może być przerabiana, wycierana lub zmieniana w jakikolwiek inny sposób, Poszczególne odcinki wystawione przebitkowo muszą brzmieć jednakowo, Podpisy na dokumentach należy składać zgodnie z wzorami podpisów złożonymi w banku, Odbitka stempla firmowego powinna być zgodna ze wzorem stempla zamieszczonego na karcie wzorów podpisów. 3. Dowód wpłaty służy do dokonywania wpłat na rachunek własny lub obcy do banku. Dowód wpłaty wypełnia kasjer. Jeden egzemplarz dowodu ujmowany jest w raporcie kasowym. 4. Czek gotówkowy stanowi polecenie wystawcy czeku skierowane do banku, aby ten wypłacił oznaczoną na czeku kwotę określonej osobie. Czek powinien być wystawiony przez kasjera w jednym egzemplarzu i podpisany przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu porównawczemu z kwotą ujętą w raporcie kasowym. Szczegółowe zasady gospodarki czekami określa Instrukcja kasowa. 5. Zespół Szkół otrzymuje blankiety czeków z banku, które są dokumentami ścisłego zarachowania i winny być zabezpieczone na równi z gotówką. 6. Dokumenty bankowe podpisują pracownicy Zespołu Szkół, którzy posiadają pełnomocnictwa i upoważnienia zgodnie z Kartą wzorów podpisów. 7. Polecenie przelewu polega na udzieleniu przez Zespół Szkół dyspozycji obciążenia jego rachunku określoną kwotą oraz uznania nią rachunku wierzyciela. Służy do 4

5 regulowania zobowiązań z tytułu wszelkich rozliczeń, bez względu na wysokość zobowiązania. 8. Podstawą do wystawienia polecenia przelewu powinien być oryginał dowodu podlegający zapłacie lub polecenie zapłaty. Polecenie przelewu wystawia główny księgowy lub księgowy w elektronicznym systemie bankowości, a zatwierdzane są przez Dyrektora lub osobę przez niego upoważnioną zgodnie z kartą wzorów podpisów złożoną w banku. 9. Dokumenty dostarczane są i odbierane z banku przez upoważnionych pracowników. Wyciągi bankowe stanowią wydruk z systemu bankowości elektronicznej. Po wydruku wyciągu bankowego poddaje się go pełnej kontroli i po sprawdzeniu przygotowuje do księgowania. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je pisemnie uzgodnić z bankiem. W oparciu o dokumenty źródłowe banku Zespół Szkół dokonuje rozliczeń pieniężnych z tytułu osiąganych dochodów budżetowych, realizowanych wydatków budżetowych, sum depozytowych i sum na zlecenie. 10. Graficzny opis obiegu dokumentów bankowych przedstawia załącznik nr 4 i 5. IV. GOSPODARKA KASOWA, RODZAJE DOKUMENTÓW GOTÓWKOWO- KASOWYCH Do przechowywania wartości pieniężnych i druków ścisłego zarachowania służy kasa - szafa metalowa, którą po zakończeniu pracy kasjer zamyka na klucze. Kasa powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo obrotu, a także umożliwiającym sprawne jej funkcjonowanie. Okna, drzwi powinny być wzmocnione, od zewnątrz okratowane. 2. Funkcję kasjera pełni pracownik wyznaczony przez Dyrektora Zespołu Szkół. Kasjer jest odpowiedzialny za właściwe przechowywanie i zabezpieczenie wartości pieniężnych. Kasjer składa deklarację o odpowiedzialności materialnej. Przekazanie kasy innej osobie winno być dokonane protokolarnie. Gospodarka kasowa 3. Dyrektor Zespołu Szkół ustala wysokość pogotowia kasowego na wniosek głównego księgowego. 4. Zapas gotówki przechowywany w kasie tzw. pogotowie kasowe przeznaczony jest na bieżące wydatki. Dokumenty kasowe 5. Wszelkie obroty gotówkowe muszą być udokumentowane odpowiednimi dowodami kasowymi. Dowody kasowe należy sporządzić czytelnie bez poprawek. 6. Ustala się następujące formy udokumentowania obrotów: wpłaty gotówki dowody wpłaty KP lub inne formularze powszechnie stosowane wypłaty gotówki z kasy to dokumenty: a) dowody zakupu ( faktury, rachunki ) b) listy wypłat wynagrodzeń, zasiłków, świadczeń jednorazowych, 5

6 c) własne źródłowe dokumenty ( wnioski o wypłatę zaliczki, rozliczenie zaliczki, rozliczenie kosztów podróży służbowej, rachunki umów zlecenia, rachunki umów o dzieło) d) zastępcze dowody wypłat dowód wypłaty KW e) dowody wpłat gotówki na rachunek bankowy potwierdzony przez bank 7. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer obowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłaty. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. 8. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłaty gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają w dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty główny księgowy i Dyrektor lub osoby przez nich upoważnione składając podpisy pod klauzulą o treści zatwierdzone do wypłaty. 9. Odbiorca gotówki kwituje odbiór na dowodzie kasowym w sposób trwały podając kwotę słownie i datę jej otrzymania oraz swój podpis. Jeżeli rozchodowy dowód kasowy dotyczy więcej niż jednej osoby, to każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki. 10. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym, kasjer obowiązany jest żądać dowodu osobistego lub innego dokumentu oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu. 11. Wszystkie zrealizowane dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki dokonanej w danym dniu winny być wpisane do raportu kasowego, oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego. Raporty kasowe mogą obejmować okresy kilkudniowe, z tym że należy sporządzić raport kasowy na koniec każdego miesiąca. Wypełniony i zamknięty raport kasowy podpisuje kasjer i przekazuje oryginał wraz z załączonymi dowodami kasowymi głównemu księgowemu za potwierdzeniem. 12. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Tak stwierdzona nadwyżka w kasie stanowi pozostałe przychody operacyjne Kasjer może przechowywać w formie depozytu pieniądze, druki ścisłego zarachowania, pieczątki. Depozyty muszą być w sposób właściwy oznaczone i wpisane do ewidencji. Objaśnienia dotyczące sposobu i zasad wypełniania druków kasowych. 14. Dowód wpłaty - KP Dowód KP jest drukiem ścisłego zarachowania. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych winny być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za potwierdzeniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych należy ponumerować w okresie każdego roku sprawozdawczego. Liczba formularzy w każdym bloku powinna być poświadczona przez głównego księgowego lub osobę upoważnioną. Na okładce bloku formularzy należy odnotować: numer kolejny bloku formularzy, 6

7 numery kart bloku formularzy ( od nr...do nr...) okres, w którym korzystano z bloku formularzy Dowód wpłaty wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach, z których oryginał zostaje wręczony wpłacającemu, 1 sza kopia zostaje jako załącznik do raportu kasowego 2 ga kopia pozostaje w bloku formularzy. Kasjer wystawia dowód KP i określa w nim : datę wpłaty, nazwisko i imię (nazwę) osoby dokonującej wpłaty, dokładne określenie tytułu wpłaty, kwotę wpłaty cyfrowo i słownie. W dowodzie wpłaty KP nie można dokonywać żadnych poprawek. Błędy popełnione poprawia się poprzez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego, prawidłowego dowodu. Anulowane formularze dowodu KP nie mogą być zniszczone, podlegają przechowywaniu w bloku formularzy w celu ewidencyjnego rozliczenia. Dowody wpłaty KP podpisuje kasjer w pozycji wystawił i pozycji otrzymałem. 15. Dowody wypłaty KW Dowód KW jest również drukiem ścisłego zarachowania. W zakresie wydawania, oznakowania i rozliczania wykorzystywanych formularzy obowiązują te same zasady jakie dotyczą dowodów KP. Dowód wypłaty KW stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy, w sytuacji gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi. 16. Raport kasowy RK Raport kasowy służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie. Wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym tzn. w kolejności dokonywanych wpłat i wypłat. Raport kasowy sporządza się w sposób następujący: a) w górnym rogu raportu odbija się pieczęć firmową, w rubryce kasa wpisuje się oznaczenia kasy, dla której raport jest sporządzany, b) w górnej rubryce wpisuje się nr. raportu kasowego, numer ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku sprawozdawczego. c) w części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje się dowody kasowe na bieżąco w układzie chronologicznym w kolejności ich realizacji, w rubryce treść określa się rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce dowód symbol dokumentu wraz z jego numerem. Raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach, oryginał wraz ze wszystkimi załącznikami odpowiednio ułożonymi przekazuje głównemu księgowemu lub upoważnionej osobie. Kopia raportu kasowego pozostaje w bloku raportów. d) Dokumenty kasowe tj. KP, KW, i raport kasowy sporządza się na dostępnych w sprzedaży formularzach. Kontrola Kasy 17. Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej. Kontrola bieżąca kasy może ograniczyć się do sprawdzenia wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Przeprowadzenie kontroli potwierdza kontrolujący swoim podpisem. Raport kasowy wraz z załącznikami podlega kontroli merytorycznej przez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez Dyrektora Zespołu Szkół. Kontrola okresowa ( doraźna ) dokonywana jest na polecenie Dyrektora. Fakt dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokołem. 7

8 Do przeprowadzania kontroli kasy upoważniona jest główna księgowa. W przypadku braku zaleceń pokontrolnych czynność kontroli wystarczy odnotować w raporcie kasowym bez konieczności sporządzania protokołu. 18. Graficzny opis obiegu dokumentów kasowych przedstawia załącznik nr Szczegółowe zasady funkcjonowania kasy w Zespole Szkół określa dodatkowo odrębna Instrukcja kasowa. V. LISTY PŁAC ORAZ WYPŁATA WYNAGRODZEŃ 8 1. Pracownik księgowości sporządza: listy płac pracowników, listy wynagrodzeń za czas niezdolności pracownika do pracy, dodatkowe listy wynagrodzeń, listy wypłat świadczeń socjalnych, kartoteki wynagrodzeń pracowników. 2. Dokumentami źródłowymi do sporządzenia listy płac są: Umowa o pracę, Umowa zlecenia, Umowa o dzieło, Karty ewidencji czasu pracy, Miesięczne rozliczenie godzin ponadwymiarowych zatwierdzone przez dyrektora, Pisma dyrektora o zmianie składników wynagrodzenia, przyznaniu premii, nagród, dodatków itp. 3. Umowę o pracę sporządza się w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem dla pracownika, akt osobowych i dla pracownika księgowości. 4. Na pracę doraźną, nieprzewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary, zawiera się umowę na pracę zleconą (umowa zlecenia) lub umowę na wykonanie dzieła ( umowę o dzieło). Umowę zlecenia i umowę o dzieło sporządza się w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem: Oryginał dla zleceniobiorcy/dziełobiorcy, Kopia dla zleceniodawcy/dziełodawcy. 5. Umowę zlecenia i umowę o dzieło podpisują zleceniobiorca/dziełobiorca i Dyrektor szkoły jako przedstawiciel zleceniodawcy/dziełodawcy. 6. Po wykonaniu pracy zleceniobiorca /dziełobiorca przedstawia zleceniodawcy rachunek, który powinien odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie. 1. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane: Nazwisko i imię pracownika, Okres, za jaki obliczono wynagrodzenie, Kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, Kwoty potrąceń z tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, 9 8

9 Kwotę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, Kwotę ewentualnych dodatków, Kwotę wynagrodzenia brutto oraz wynagrodzenia netto, Łączną kwotę do wypłaty, Pokwitowanie odbioru wynagrodzenia (podpis), w przypadku kiedy wynagrodzenie jest wypłacane gotówką. 2. W listach płac dopuszczalne są potrącenia należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych oraz dokonywanie innych potrąceń na podstawie Kodeksu pracy. Pozostałe potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. 3. Listy płac powinny być podpisane przez osobę sporządzającą, głównego księgowego lub księgowego jako osobę sprawdzającą listę płac i dyrektora szkoły jako zatwierdzającego. 4. Potwierdzenie merytoryczne dokumentów płacowych to potwierdzenie ich treści zgodnie ze stanem zatrudnienia, z obowiązującymi stawkami i kategoriami zaszeregowań dokonuje kadrowa 5. Dodatkowe czynności przy sporządzaniu list płac to: prowadzenie ewidencji analitycznej i statystycznej w komórce księgowości szkoły. 6. Dla dokonania jednorazowych wypłat innych wynagrodzeń Dyrektor Zespołu Szkół lub upoważniona osoba wydaje pisemną decyzję z określeniem tytułu wypłaty. 7. Graficzny opis obiegu dokumentów płacowych przedstawia załącznik nr 7,8, Wypłaty wynagrodzeń względnie innych należności dokonuje się przelewem na osobiste konta pracowników po wyrażeniu przez nich pisemnej zgody na taki sposób wypłaty wynagrodzenia. W pozostałych przypadkach wynagrodzenia wypłacane są przez kasjera z kasy szkoły. 2. Poszczególni pracownicy odpowiadają materialnie i służbowo za prawidłowe i terminowe przeprowadzenie wypłat. VI. DOKUMENTY SPRZEDAŻY Zespół Szkół jest podatnikiem podatku od towarów i usług zwolnionym podmiotowo od dnia r. na podstawie art. 113 ust 1 ustawy z dnia r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.) 2. Do dokumentów księgowych potwierdzających dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, należą: a) Rachunek, b) Faktura VAT, faktura VAT korygująca w przypadku utraty prawa do zwolnienia z podatku 3. Treść i forma faktur i rachunków musi być zgodna z ustawą o rachunkowości, ustawą o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. 4. Dokumenty sprzedaży wystawiane są w dwóch egzemplarzach oryginał dla nabywcy, kopia dla księgowości celem sporządzenia ewidencji sprzedaży. Kopie rachunków i faktur VAT należy przechowywać przez 5 lat kalendarzowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę. 9

10 5. Faktury VAT należy wystawiać ściśle wg. obowiązujących przepisów tj. ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym oraz Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym. 6. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej wystawia się rachunek lub fakturę VAT tylko na żądanie nabywcy. 7. Do wystawiania dokumentów sprzedaży w Zespole Szkół upoważnieni są pracownicy księgowości. 8. W Zespole Szkół sprzedaż usług oraz inne wpływy są dochodami budżetowymi podlegającymi wpłacie w pełnej wysokości do dysponenta wyższego stopnia 9. Za terminowość wpływu należności z tytułu dochodów budżetowych odpowiedzialna jest gł. księgowa. 10. W przypadku nieterminowego regulowania należności naliczane będą odsetki ( zgodnie z odrębnymi przepisami ). 11. Graficzny opis obiegu dokumentów sprzedaży przedstawia załącznik nr 10. VII. DOKUMENTY ZAKUPU Dokumentami potwierdzającymi zakup towarów, materiałów i usług oraz rozrachunków z dostawcami są rachunki, faktury, umowy. 2. Zamówienia na zakup sprzętu, materiałów i usług sporządza sekretariat Szkoły na polecenie Dyrektora Szkoły w oparciu o zapotrzebowania składane przez nauczycieli oraz innych pracowników. Zamówienia podpisuje dyrektor i główny księgowy. Wstępna kontrola dokonywana przez głównego księgowego polega na stwierdzeniu celowości i zgodności zamówienia z zatwierdzonym planem finansowym. Zakupów dokonują upoważnieni pracownicy na podstawie ww. zamówień. 3. Odbiór ilościowy i jakościowy zakupionych materiałów i sprzętu następuje w zależności od sposobu dostawy: a) przy odbiorze własnym przez upoważnionego pracownika, b) przy przesyłce pocztowej lub kurierskiej w odbioru dokonuje upoważniony pracownik. c) przy zaliczeniu pocztowym przez sekretariat lub osobę materialnie odpowiedzialną. Za każdym razem fakt odbioru jest potwierdzony na dokumencie towarzyszącym przesyłce. 4. Faktury i rachunki przesyłane pocztą przechodzą przez dziennik podawczy w sekretariacie szkoły i przekazywane są do księgowości. 5. Na zakup materiałów można pobrać zaliczkę z pogotowia kasowego lub założyć własną gotówkę po uprzednio wyrażonej zgodzie na zakup. 6. Wszystkie dokumenty finansowe sprawdza upoważniony pracownik księgowości wzgl. główny księgowy pod względem formalnym i rachunkowym. Zatwierdzenie do wypłaty w odpowiednim układzie klasyfikacyjnym podpisuje główny księgowy i Dyrektor. Osoby przyjmujące do użytku zakupione materiały potwierdzają ich odbiór na rachunku. Przedmioty podlegające wpisowi w książce inwentarzowej lub kartach materiałowych są ewidencjowanie w księgach i kartach materiałowych, a numery inwentarzowe lub kart materiałowych wpisywane są na dowodach źródłowych. 10

11 7. Kasjer sporządza raporty kasowe co najmniej raz na miesiąc. Łączna ilość wpłat i wypłat objętych raportem kasowym nie powinna przekraczać 2 stron raportu kasowego. 8. Za terminowość zapłaty rachunków odpowiada główny księgowy 9. Dyspozycje płatnicze podpisuje główny księgowy i dyrektor względnie osoby przez nich upoważnione. 10. Dekretacji dokumentów dokonuje główny księgowy. 11. Graficzny opis obiegu dokumentów zakupu przedstawia załącznik nr 11 i 12. VIII. DOKUMENTY W MAGAZYNIE Materiały przyjmowane są do magazynu na podstawie faktur lub rachunków. 2. Po sprawdzeniu i przeliczeniu materiałów następuje wpisanie ich do kartotek ilościowych i ilościowo wartościowych prowadzonych przez magazyniera w programie komputerowym 3. Przy wydawaniu materiałów z magazynu wypisuje się druk Magazyn wyda, który podpisuje osoba odbierająca, magazynier w rubryce wydał oraz kierownik administracyjno gospodarczy w rubryce zatwierdził w przypadku magazynu gospodarczego, natomiast wicedyrektor pionu gastronomicznego w przypadku magazynu żywnościowego. 4. Na podstawie druków Magazyn wyda magazynier sporządza miesięczne zestawienie zużycia materiałów, które zostaje przekazane do księgowości. 5. Dokumenty rozchodu materiałów wystawia magazynier, akceptuje kierownik gospodarczy lub wicedyrektor pionu gastronomicznego, wydaje magazynier, potwierdza odbiór osoba odbierająca 6. Okresowe zestawienia zużytych materiałów są księgowane miesięcznie 7. Gł. księgowy przeprowadza wyrywkowe kontrole magazynu polegające na porównaniu stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym. 8. Szczegółowe postępowanie w zakresie gospodarki magazynowej stanowi odrębna Instrukcja magazynowa. I. DOKUMENTY W SEKRETARIACIE Obieg dokumentów w sekretariacie Przyjmowanie pism i przesyłek Przekazywanie poczty dyrektorowi każde pismo musi być zaparafowane przez dyrektora i oznaczone skierowaniem do załatwienia Sekretariat rejestruje pisma w dziennikach podawczych odciska pieczęć wpływu na każdym piśmie. Sprawy terminowe wpisuje do terminarza. Kieruje pisma wg. oznaczenia za potwierdzeniem odbioru poszczególnych osób Sporządzony maszynopis podaje się dyrektorowi do podpisu. Załatwione pisma odnotowuje się w dziennikach podawczych. Zakopertowanie wysłanie. Odłożone kopie załatwionych pism wkłada się do odpowiednich segregatorów. 11

12 2. Szczegółowy wykaz dokumentów i sposób ich obiegu w sekretariacie szkolnym przedstawiają załączniki od nr 13 do nr 17 I. GOSPODARKA DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA Ścisłej ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu podlegają druki ścisłego zarachowania. 2. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze druków powszechnego użytku: dowody wpłaty KP dowody wypłaty KW czeki gotówkowe czeki rozrachunkowe arkusze spisu z natury ponumerowane karty obiadowe karty drogowe 3. Osobą odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania jest pracownik księgowości. Odpowiedzialność rozpoczyna się z chwilą protokolarnego przejęcia druków, a kończy z chwilą protokolarnego przekazania i rozliczenia. Do obowiązków osoby odpowiedzialnej należy: 1) dbałość o właściwe zabezpieczenie druków przed samowolnym pobraniem 2) oznaczenie numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię 3) bieżące wpisywanie przychodu, rozchodu i zapasów druków w książce druków ścisłego zarachowania. 4. Druki ścisłego zarachowania powinny być przechowywane w zamkniętym pomieszczeniu, w odpowiednio zabezpieczonych szafach. Szafy lub pomieszczenie powinny być tak zabezpieczone, aby uniemożliwiały samowolne pobranie druków bez wiedzy osoby odpowiedzialnej. Oznakowanie druków Formularze druków ścisłego zarachowania powinny być w miarę możliwości kupowane z nadrukowanymi seriami i numerami. Jeżeli zakupiono druki nie oznakowane należy: ponumerować druki każdego rodzaju, nadając im numer bieżący kolejno od początku roku, jeżeli druk wypełnia się w 2-ch lub więcej egzemplarzach, tym samym numerem oznacza się oryginał i wszystkie kopie ostemplować każdy egzemplarz druku pieczątką stosowaną wyłącznie do celów znakowania druków i dostępną tylko dla osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami. 2. W przypadku druków w formie bloków należy dodatkowo na okładce każdego bloku wpisać: - numer kolejny bloku, - numer kart bloku od nr...do nr... - liczbę kart w bloku, która powinna być potwierdzona przez osobę upoważnioną. 12

13 17 Ewidencja obrotu 1. Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić w książce druków ścisłego zarachowania. 2. Strony w książce druków ścisłego zarachowania powinny być zbroszurowane ponumerowane, a ich ilość powinna być wpisana na ostatniej stronie i poświadczona przez osobę upoważnioną. 3. Zapisy w książce druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane starannie i czytelnie. 4. Błędne zapisy poprawia się przez skreślenie omyłkowego zapisu, data poprawki i zaparafowanie przez osobę dokonującą skreślenia oraz wpisanie nowego poprawnego zapisu. 5. Wydawanie druków ścisłego zarachowania następuje po uprzednim zdaniu kopii wcześniej pobranych i wykorzystanych druków.. OBIEG I DEKRETACJA DOKUMENTÓW Rachunkowość Zespołu Szkół prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych. 2. Rachunkowość ma przedstawiać w sposób prawidłowy, rzetelny i jasny sytuację majątkową i finansową, wynik finansowy oraz rentowności jednostki. 3. Zadaniem rachunkowości jest bieżąca rejestracja operacji gospodarczych przy zachowaniu zasad rachunkowości: 1) Zasada memoriału 2) Zasada współmierności 3) Zasada kontynuacji działalności 4) Zasada ciągłości 5) Zasada ostrożnej wyceny 6) Zasada istotności 4. Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie szkoły, w języku polskim i walucie polskiej, 5. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. 6. Księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności i na początek każdego następnego roku obrotowego i zamyka na koniec każdego roku obrotowego, jednak nie później niż 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy W sprawdzaniu dokumentów bierze udział szereg właściwych komórek lub stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi komórkami lub stanowiskami pracy. 2. Powstaje więc obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. 13

14 3. Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady: przekazywać dokumenty tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia, przestrzegać równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się pracy ewidencyjnej, dążyć do skrócenia czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne komórki Obieg dokumentów księgowych w Zespole Szkół Ekonomiczno Gastronomicznych w Tarnowie jest ściśle związany ze strukturą organizacyjną przedstawioną w schemacie organizacyjnym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 2. Obieg dokumentów księgowych odbywa się kolejno przez następujące komórki organizacyjne szkoły: sekretariat gdzie podlega kontroli merytorycznej oraz wpisowi do rejestru zakupów, jeżeli dotyczy zakupu składników majątku lub usług, dyrektor szkoły który poddaje weryfikacji kontrolę merytoryczną oraz zatwierdza dokument do dalszej realizacji, księgowość gdzie dokument podlega kontroli formalnej i rachunkowej, dekretacji i ewidencji księgowej. 3. Wraz z kontrolą formalną i rachunkową główny księgowy dokonuje też kontroli kompletności zgodności operacji gospodarczej wynikającej z danego dowodu księgowego z planem finansowym jednostki oraz kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących danej operacji gospodarczej. Kontroli tej główny księgowy jest obowiązany dokonać również w przypadku dokumentów dotyczących operacji skutkujących finansowo (np. umów). 4. Dokonanie kontroli opisanej w 20 pkt 3 główny księgowy potwierdza składając podpis w rubryce Zatwierdził. Podpis ten oznacza, że: główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalnorachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji, zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. 5. W razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie, o którym mowa w 20 pkt 4, główny księgowy zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania i jej przyczynach powiadamia pisemnie kierownika jednostki, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. 6. Kontrola dowodów musi być przeprowadzona przed ich ujęciem w ewidencji księgowej. 7. Sprawdzenie dowodów księgowych pod względem merytorycznym polega na zbadaniu zgodności z planem, umową, zleceniem lub zamówieniem, zgodności cen z obowiązującymi cennikami, taryfami lub przepisami, zgodności danych cyfrowych dotyczących ilości jednostek względnie zakresów rzeczowych zleconych robót, usług. 14

15 8. Kontrolę pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym potwierdzają dokonujące jej osoby własnoręcznymi podpisami wraz z datą dokonania kontroli na pieczęci umieszczanej na dokumencie, której wzór przedstawiono w załączniku nr Kontrola merytoryczna dowodu księgowego musi być przeprowadzona niezwłocznie po otrzymaniu dowodu. 10. Pracownik sekretariatu umieszcza również pieczęć informującą o rodzaju zakupu zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. Wzór tej pieczęci zawiera załącznik nr Kontrola formalno-rachunkowa tych dowodów polega na zbadaniu: czy poszczególne dowody odpowiadają przepisom finansowym, czy dowody są kompletne, czy dowody są zupełne, tzn. czy zawierają wszystkie dane niezbędne do zobrazowania czynności, dla których udowodnienia mają służyć, czy na podstawie podanych w dowodach cen i stawek jednostkowych obliczono prawidłowo kwoty i sumy ogólne, czy tytuł wydatku i konta kosztów zostały podane prawidłowo. 12. W przypadku stwierdzenia, że dowody księgowe nie były skontrolowane, należy je zwrócić do właściwej komórki w celu uzupełnienia. 13. Dowody księgowe przed ich zapłatą (przelewy) i zaksięgowaniem muszą być zatwierdzone przez dyrektora szkoły. 14. Podstawą do księgowania są oryginały dowodów księgowych. 15. Na podstawie zatwierdzonych dowodów księgowych główny księgowy dokonuje zapłaty zobowiązań, względnie ściągnięcia należności. O sposobie zapłaty należy na dowodach księgowych umieszczać odpowiednią adnotację Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy: segregacja dokumentów, sprawdzenie prawidłowości dokumentów, właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania). 2. Segregacja dokumentów polega na: wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do sekretariatu tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu, podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy objęte poszczególnymi rejestrami, kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres. 3. Właściwa dekretacja dowodów księgowych polega na: nadaniu dowodom numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane, umieszczeniu na dowodach adnotacji, na jakich kontach ma być dowód zaksięgowany, określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, podpisaniu przez głównego księgowego Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dokumenty księgowe zwane dokumentami źródłowymi. Na dokumentach stanowiących podstawę wypłaty za 15

16 wykonane roboty i usługi oraz dostarczone materiały należy umieścić potwierdzenie wykonania, przyjęcia robót i usług przez zamieszczenie adnotacji umowa nr... z dnia... oraz informację, w jakim trybie dokonano zakupu w zakresie ustawy o zamówieniach publicznych. 2. Po dokonaniu wypłaty zamieszcza się na dokumentach źródłowych klauzulę: wypłacono gotówką, czekiem, poleceniem przelewu z dnia Szczególnym rodzajem dokumentu własnego jest polecenie księgowania PK. Polecenie księgowania jest wystawiane dla udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie mogą być udokumentowane ani dokumentem wewnętrznym, ani zewnętrznym albo gdy chodzi o zebranie danych z różnych dokumentów dla sporządzenia zapisu zbiorczego. W Zespole Szkół wystawia się dowody PK w następujących sytuacjach: Do list płac, Do raportów kasowych, Do wyciągów bankowych, W celu udokumentowania operacji, które ze swej istoty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi (np. zaksięgowanie różnic kursowych, odchyleń, księgowań pozabilansowych), W przypadku gdy zachodzi potrzeba poprawy błędu księgowego za pomocą storna, W celu udokumentowania księgowań okresowych lub rocznych. 4. Na podstawie dokumentów dokonuje się zapisów w urządzeniach syntetycznych i analitycznych w porządku chronologicznym, a dokumenty księgowe oznacza numerem. 5. Zapisów dokonuje się w sposób trwały, w programie komputerowym Finanse optimum firmy Vulcan. I. DOKUMENTOWANIE ZMIAN W STANIE ŚRODKÓW TRWAŁYCH Księgowania dotyczące obrotu środkami trwałymi są dokonywane na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych, takich jak: przyjęcie środka trwałego OT, przyjęcie/przekazanie środka trwałego PT, likwidacja środka trwałego LT. 2. Likwidacja, czyli wycofanie środka trwałego z użytkowania, może wynikać ze sprzedaży, zniszczenia, kradzieży, zużycia lub jego nieprzydatności do dalszej eksploatacji. Tryb likwidacji środków trwałych jest regulowany przez Instrukcję przeprowadzenia kasacyji. 3. Udokumentowaniem likwidacji środka trwałego jest dowód LT lub PK, do którego należy dołączyć w razie kradzieży zawiadomienie o kradzieży pokwitowane przez policję, a w przypadku zniszczenia, zużycia lub nieopłacalności jego dalszej eksploatacji sporządzony komisyjnie protokół. Protokół powinien zawierać: wyszczególnienie likwidowanych środków trwałych z uwzględnieniem numeru inwentarzowego, wartość początkową likwidowanych środków trwałych, rok nabycia środka trwałego, przyczynę i sposób likwidacji, podpisy komisji likwidacyjnej i zatwierdzenie przez dyrektora szkoły. KOMENTARZ 16

17 II. PRZECHOWYWANIE, ARCHIWIZACJA I POSTANOWIENIA KOŃCOWE Dokumenty finansowo księgowe po dokonaniu zapisów w księgowych rachunkowych są na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach, w kolejności chronologicznej z zabezpieczeniem możliwości ich odszukania i sprawdzenia. 2. Dokumenty muszą być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. 3. Za przechowywanie dokumentów finansowych i księgowych w danym roku kalendarzowym odpowiedzialna jest księgowość i pracownicy Zespołu Szkół. Dokumenty przekazane do archiwum, są przechowywane w sposób zabezpieczający je przed uszkodzeniem, zagubieniem, zniszczeniem. 4. Terminy przechowywania dokumentów zgodne są z Art. 74 Ustawy o rachunkowości ( Dz..U. nr 152 z 2009 r. poz r. ). 5. Zasady przechowywania dokumentów księgowych oraz zasady ochrony danych księgowych zawarte zostały w dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości oraz instrukcji archiwizacyjnej. 6. Wzory pieczęci umieszczanych na dokumentach związanych z ich dekretacją i ewidencją zawiera załącznik nr Wykaz pracowników upoważnionych do podpisywania dokumentów finansowych zawiera załącznik nr 2 i 3 8. Wszelkie zmiany niniejszej instrukcji wymagają formy pisemnej. III. PRZEPISY PRAWNE Instrukcję opracowano na podstawie: 1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z późn. zmianami) 2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. O rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 52 poz z późn. zmianami) 3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861, z 2012 r. poz

18 Załącznik nr 1 Do instrukcji obiegu dokumentów STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ EKONOMICZNO GASTRONOMICZNYCH IM. J. PIŁSUDSKIEGO W TARNOWIE RADA RODZICÓW DYREKTOR SZKOŁY WICEDYREKTOR WICEDYREKTOR WICEDYREKTOR KIEROWNIK SZKOLENIA PRAKTYCZNEGO RADA PEDAGOGICZNA GŁÓWNY KSIĘGOWY KIEROWNIK ADMINISTRACYJNO GOSPODARCZY NAUCZYCIELE KOMISJE PRZEDMIOTOWE KSIĘGOWY SPECJALISTA SAMODZIELNY REFERENT TECHNIK BHP KOMISJA SOCJALNA STARSZY REFERENT ZWIĄZKI ZAWODOWE KOMISJA DO SPRAW NAGRÓD REFERENT STARSZY WOŹNY SPRZĄTACZKA SZATNIARZ DOZORCA KONSERWATOR KONSERWATOR ELEKTRYK 18

19 Załącznik nr 2 do instrukcji obiegu dokumentów Wykaz dokumentów księgowych obcych Rodzaj dokumentu Sprawdza pod względem merytorycznym Sprawdza pod względem formalnorachunkowym Zatwierdza do realizacji. Faktury VAT, faktury VAT korygujące, noty księgowe Kierownik gospodarczy lub upoważniona osoba Pracownik księgowości Główny księgowy, Dyrektor jednostki lub upoważniony pracownik Protokoły przekazania (inne dowody) składników majątkowych Dyrektor jednostki, kierownik gospodarczy, lub upoważniona osoba Pracownik księgowości Główny księgowy, Dyrektor jednostki lub upoważniony pracownik 19

20 Załącznik nr3 do instrukcji obiegu dokumentów Wykaz dokumentów księgowych własnych Nazwa dowodu księgowego Wystawia Sprawdza merytorycznie Zatwierdza Termin wystawienia dowodu Listy płac Księgowy Specjalista ds. kadr Raport kasowy Samodzielny Referent - Kasjer Główny księgowy Gł.Księgowy, Dyrektor Główny księgowy 2 dni przed końcem miesiąca Raz na 10 dni, zawsze na koniec m-ca Rozliczenie do 7 dni Wg potrzeb Delegacje Referent w sekretariacie Dyrektor Gł.Księgowy, Dyrektor Wniosek o Referent lub pracownik Dyrektor lub Gł.Księgowy, zaliczkę upoważniony Dyrektor pracownik Rozliczenie Referent, Księgowy, osoba Dyrektor Gł.Księgowy, W terminie do zaliczki pobierająca Dyrektor 7 dni Polecenie Główny księgowy Gł. Księgowy Gł. Księgowy Wg. Potrzeb księgowania Polecenie Główny księgowy, Gł. Księgowy, Dyrektor W terminach przelewu Księgowy Księgowy płatności Protokół Pracownik biblioteki, Gł. Księgowy Dyrektor Zawsze po darowizny kierownik gospodarczy przyjęciu darowizny do 7 dni Faktury VAT, Rachunki Noty obciązeniowe Główny księgowy lub upoważniony pracownik księgowości Osoba upoważniona, kierownik gospodarczy Gł.Księgowy, Dyrektor, osoba upoważniona Wg. obowiąz. Przepisów Załącznik nr 4 20

21 DOKUMENTY OBROTU PIENIĘŻNEGO GOTÓWKOWEGO do instrukcji obiegu dokumentów z dn r. - CZEKI ROZRACHUNKOWE I GOTÓWKOWE Kol. Ope r. Opis czynności Dyrektor Wicedyre ktor upoważni ony wg karty wzorów podpisów Główny Księgowy Księgowy Osoba upoważni ona wg karty wzorów podpisów Kasjer 1. Wystawienie dokumentu. 2. Akceptacja do realizacji pierwszy podpis 3. Akceptacja drugi podpis 4. Zwrot po podpisaniu 5. Przekazanie do realizacji w banku 6. Przekazanie grzbietu czeku Załącznik nr 5 21

22 do instrukcji obiegu dokumentów z dnia r. DOKUMENTY OBROTU PIENIĘŻNEGO BEZGOTÓWKOWEGO - POLECENIE PRZELEWU Kol. Oper. Opis czynności Dyrektor Wicedyrektor upoważniony wg karty wzorów podpisów Główny księgowy Księgowy Osoba upoważnio na wg karty wzorów podpisów 1. Wystawienie dokumentu 2. Akceptacja do realizacji podpis elektroniczny 3. Przekazanie do realizacji do banku wysłanie przelewu elektronicznie 4. Księgowanie po wpływie wyciągu bankowego Załącznik nr 6 22

23 do instrukcji obiegu dokumentów z dnia r. DOKUMENTY KASOWE KP- KASA PRZYJMIE, KW KASA WYPŁACI Kol. Oper. Opis czynności Referent Dyrektor Główny Księg. Księgowy Kasjer 1. Wystawienie dokumentu 2. Sprawdzenie i zatwierdzenie pod. wzgl. - Merytorycznym - Formalnym - rachunkowym 3. Zatwierdzenie KW do wypłaty 4. Realizacja operacji 5. Przekazanie dokumentu do księgowania Załącznik nr 7 23

24 do instrukcji obiegu dokumentów z dn r. LISTA PŁAC Kol. Oper. Opis czynności Specjali sta ds. kadr Dyrektor Główny Księg. Księgowy Kasjer 1. Wystawienie dokumentu 2. Sprawdzenie i zatwierdzenie pod. wzgl. - merytorycznym - formalnym - rachunkowym 3. Zatwierdzenie do wypłaty 4. Realizacja wypłaty - czekiem - przelewem 5. Przekazanie dokumentu do księgowania Załącznik nr 8 24

25 do instrukcji obiegu dokumentów z dnia r. DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE STANOWIĄCE PODSTAWĘ SPORZĄDZENIA LISTY PŁAC KARTA GODZIN PONADWYMIROWYCH DLA ROZLICZEŃ INDYWIDUALNYCH NAUCZYCIELI L.p. Opis czynności KADRY NAUCZYCIELE DYREKCJA KSIĘGOWOŚĆ 1. Przygotowanie kart za dany okres rozliczeniowy 2. Przekazanie nauczycielom do wypełnienia 3. Zwrot wypełnionych kart 4. Sprawdzenie kart pod względem merytorycznym i formalnym 5. Sprawdzenie kart pod względem rachunkowym 6. Zatwierdzenie do wypłaty Opracowanie na podstawie kart listy płac Ponumerowanie kart i umieszczenie w odpowiedniej teczce akt rzeczowych Załącznik nr 9 25

26 Do instrukcji obiegu dokumentów Z dnia r. DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE STANOWIĄCE PODSTAWĘ SPORZĄDZANIA LISTY PŁAC KARTA GODZIN PONADWYMIAROWYCH DLA ROZLICZEŃ NAUCZYCIELI WG ŚREDNIEJ GODZIN L.P. OPIS CZYNNOŚCI DYREKCJA NAUCZYCIELE SPECJALISTA KSIĘGOWY Sporządzenie średniej godzin nauczycieli na dany rok szkolny Przygotowanie wydruku zastępstw za dany okres rozliczeniowy 3. Przekazanie wydruku nauczycielom do potwierdzenia 4. Akceptacja danych przez sporządzającego wydruk Sporządzenie zbiorczego zestawienia godzin Sprawdzenie zestawienia pod wzgl. Merytorycznym i formalnym 7. Sprawdzenie zestawienia pod względem rachunkowym 8. Zatwierdzenie do wypłaty Opracowanie na podstawie zestawienia godzin listy płac Umieszczenie zestawienia w odpowiedniej teczce akt rzeczowych Załącznik nr 10 26

27 do instrukcji obiegu dokumentów z dnia r. DOKUMENTY SPRZEDAŻY - RACHUNEK, FAKTURA VAT, NOTA OBCIĄŻENIOWA Kol. Oper. Opis czynności Kierownik admin. gospodar. Dyrektor Główny Księgowy Księgowy 1. Wystawienie dokumentu 2. Sprawdzenie i zatwierdzenie pod. wzgl. - Merytorycznym - Formalnym - rachunkowym 4. Realizacja operacji 5. Przekazanie dokumentu do nabywcy 6. Przekazanie kopii do księgowania Załącznik nr 11 27

28 DOKUMENTY ZAKUPU PRZY ROZLICZENIACH GOTÓWKOWYCH do instrukcji obiegu dokumentów z dn r. Kol. oper. Opis czynności Referent Kier.adm inistr.gos pod. Dyrektor Główny Księg. Księgowy Kasjer 1. Wpływ rachunku Faktury 2. Sprawdzenie pod względem - merytorycznym - formalnym - rachunkowym 3. Poddanie kontroli wstępnej 4. Zatwierdzenie do zapłaty 5. Realizacja zobowiązania w gotówce 6. Przekazanie dokumentu do księgowania Załącznik nr12 28

29 do instrukcji obiegu dokumentów z dn r. DOKUMENTY ZAKUPU PRZY ROZLICZENIACH BEZGOTÓWKOWYCH Kol. oper. Opis czynności Referent Kier.admin.gospod. Dyrektor Główny Księgowy Księgowy 1. Wpływ rachunku Faktury vat 2. Sprawdzenie pod względem - merytorycznym - formalnym - rachunkowym 3. Poddanie kontroli wstępnej 4. Zatwierdzenie do wypłaty 5. Realizacja zobowiązania w formie bezgotówkowej 6. Przekazanie dokumentu do księgowania Załącznik nr 13 29

30 do instrukcji obiegu dokumentów z dn r. DELEGACJE SŁUŻBOWE Księgowy Kasjer Lp. Treść-opis czynności Referent Dyrektor Gł. księgowy Pracownicy 1. Wystawienie dokumentu 2. Zatwierdzenie wyjazdu 3. Przekazanie osobie delegowanej 4. Sprawdzenie dokumentu pod względem: - Merytorycznym - Formalnym - Rachunkowym 5. Poddanie kontroli wstępnej 6. Zatwierdzenie do wypłaty 7. Realizacja zobowiązania Wypłata gotówką Wypłata przelewem 8. Przekazanie dokumentu po zrealizowaniu operacji do księgowania 30

31 Załącznik nr 14 Do Instrukcji Obiegu dokumentów Z dnia r. OBIEG DOKUMENTÓW W SEKRETARIACIE SZKOLNYM - PISMA WYSYŁANE L.p. Opis czynności Sekretariat młodzieżowy Sekretariat główny Dyrektor Wicedyrektorzy Kierownik praktyk Pedagog Nauczyciele Księgowość 1. Przygotowanie pisma i przekazanie go wysłania 2. Oznakowanie nr sprawy 3. Sprawdzenie, akceptacja wysłania, zasadność pisma 4. Przekazanie oryginału pisma do wysłania 5. Wysłanie pisma, potwierdzenie wysłania Pocztą Pocztą elektroniczną 6. Umieszczenie kopii pisma w teczce akt rzeczowych 31

32 OBIEG DOKUMENTÓW W SEKRETARIACIE SZKOLNYM - PISMA PRZYCHODZĄCE Załącznik nr 15 Do instrukcji obiegu dokumentów Z dnia r. L.p. Opis czynności Sekretariat młodzieżowy Sekretariat główny Dyrektor Wicedyrektorzy Kierownik praktyk Pedagog Nauczyciele Księgowość 1. Przyjęcie poczty 2. Rejestracja pism w dzienniku podawczym 3. Przyjęcie i wskazanie osób odpowiedzialnych za realizację pism 4. Przekazanie pism do adresata zgodnie z zaleceniem dyrektora 5. Potwierdzenie odbioru i umieszczenie w odpowiednich aktach 6. Sprawdzenie wykonania 32

33 Załącznik nr 16 Do instrukcji obiegu dokumentów Z dnia r. OBIEG DOKUMENTÓW W ZAKRESIE ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH - WNIOSKI O ŚWIADCZENIA L.p. Opis czynności Starszy referent Pracownicy Komisja świadczeń socjalnych Związki zawodowe Księgowość Dyrektor Kasjer 1. Sporządzenie wniosku o świadczenie socjalne 2. Gromadzenie wniosków 3. Propozycje załatwienia złożonych wniosków 4. Uzgodnienie rozdysponowania posiadanych środków pieniężnych ZFSS 5. Sporządzenie protokołu i załączników z posiedzenia ZFŚS 6. Zatwierdzenie wypłaty świadczeń 7. Przekazanie dokumentów do realizacji wypłaty: - Gotówką - Przelewem na ROR-y 33

34 Załącznik nr 17 Do instrukcji obiegu dokumentów Z dnia r. KARTA WNIOSKU O POŻYCZKĘ Z PRACOWNICZEJ KASY ZAPOMOGOWO POŻYCZKOWEJ L.p. Opis czynności Pracownicy Zarząd PKZP Księgowy PKZP Kasjer PKZP Księgowość szkoły 1. Pobranie wniosku o pożyczkę 2. Wypełnienie wniosku 3. Potwierdzenie autentyczności podpisów 4. Złożenie przez pracownika wniosku do akceptacji 5. Sprawdzenie wniosku pod względem merytorycznym i formalnym 6. Przyznanie pożyczki 7. Sporządzenie protokołu zbiorczego 8. Sprawdzenie protokołu pod względem rachunkowym i przygotowanie czeku lub przelewu na ROR 9. Akceptacja i zatwierdzenie do wypłaty Sprawdzenie kompletności i zaksięgowanie operacji gospodarczej Złożenie dokumentów w teczce akt rzeczowych 34

35 Załącznik nr 18 Do instrukcji obiegu dokumentów Z dnia r. WZORY PIECZĘCI I. Sprawdzenie dokumentu Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia..20.r. II. Zamówienia publiczne Zamówienie zrealizowane w oparciu o art. 67 ust. 1 pkt 3 Ustawy z dn r. Prawo Zamówień Publicznych Dz. U. z 2004 r. nr 19, poz. 177 lub Zamówienie zrealizowane w oparciu o art. 14 pkt 8 Ustawy z dnia r. Prawo Zamówień Publicznych Dz. U. z 2004 r. nr 19, poz. 177 III. Kontrola Wstępna Poddano kontroli wstępnej IV. Konto Wn Zatwierdzenie dokumentu Zatwierdzono do wypłaty ze środków Symbol podziałki Kwota klasyfikacji Konto Ma Razem Potrącenia (nazwa) Do wypłaty (zwrotu) Słownie zł Tarnów, dnia V. Potwierdzenie dokonania zapłaty Zapłacono czekiem poleceniem przelewu Nr.. dnia.. 35