Excel w zadaniach. Tworzenie i modyfikacja

Transkrypt

1 1 (Pobrane z slow7.pl) Excel w zadaniach. Tworzenie i modyfikacja wykresów. Zanim zaczniemy dobrze jest uzmysłowić sobie i odpowiedzieć na pytanie - Po co w ogóle wykresy stosować? Aby udzielić odpowiedzi na to pytanie przeprowadźmy prosty eksperyment. Spójrz na dane przedstawione poniżej i odpowiedz na pytanie - W którym miesiącu temperatura była najwyższa? A teraz zadanie podobne pytanie z wykorzystaniem tego samego zestawu danych - W którym miesiącu temperatura była najniższa?

2 2 (Pobrane z slow7.pl) Jeśli Czytelniku odpowiedziałeś na te dwa proste pytania, zastanów się - W którym przypadku odpowiedź padła szybciej? Nie będzie tajemnicą, że pewnie w pytaniu w którym został użyty wykres. Dzieje się tak ponieważ o wiele łatwiej jest Nam pracować na danych, które zostały zobrazowane. Patrząc na wykres automatycznie udzielamy odpowiedzi pomijając etap zapoznawania się z danymi i ich analizowania jak to miało miejsce w przypadku surowych danych liczbowych. I fakt ten jest odpowiedzią na pytanie - Po co stosować wykresy? Aby Nam było wygodniej. Dodatkowo przedstawiając dane w postaci wykresu łatwiej dostrzeżemy zależności pomiędzy nimi a także prawidłowości, nimi rządzące. Wszystkie wykresy jakie zostały zaprezentowane w artykule można pobrać: tutaj Mając już świadomość celowości stosowania wykresów zanim przejdziemy do ich tworzenia omówmy elementy z których wykres jest zbudowany. Poniższy wykres przedstawia dwie serie danych: sprzedaż oraz marża i jest wykresem złożonym ponieważ do wizualizacji danych na nim zaprezentowanych użyto dwóch typów wykresów: marża jest przedstawiona w postaci wykresu liniowego zaś sprzedaż to wykres kolumnowy. Wartość

3 3 (Pobrane z slow7.pl) sprzedaży została przedstawiona w postaci kolumn zaś wartości marży to linia z dodatkowo zdefiniowanymi znacznikami w kształcie trójkątów, które reprezentują wartości marży w danym miesiącu. Dane, które posłużyły do zbudowania wykresu znajdują się w komórkach od B1 do D14 (wartość TOTAL na wykresie została pominięta). Dodatkowo poniżej wykresu została umieszczona tabela danych oraz dla wartości sprzedaży została wyrysowana linia trendu. Każdy wykres (no może prawie każdy) posiada oś poziomą nazywaną osią kategorii oraz oś pionową tzw. oś wartości. W przypadku powyższego wykresu na osi kategorii zostały umieszczone nazwy miesięcy. A co w przypadku osi wartości? Przedstawiony wykres posiada dwie osie pionowe. Powodem takiego stanu rzeczy jest użycie dwóch serii danych o różnych jednostkach (sprzedaż jest reprezentowana przez ilość sztuk zaś jednostką marży jest procent). Oś po lewej stronie przypisana jest wykresowi kolumnowemu (sprzedaż), natomiast oś prawa to wykres liniowy (marża). Każda z osi została podpisana, skalowanie osi prawej obejmuje wartości od 0 do 1400, zaś osi lewej od 0% do 50% Aby łatwiej było wykres odczytywać na wykresie umieszczono linie podziału (są to tzw. główne linie podziału, ale także wyrysowano linie podziału pomocnicze). Linie podziału zostały

4 4 (Pobrane z slow7.pl) włączone zarówno dla osi pionowej jak i poziomej. Obszar wykresu został wyróżniony kolorem szarym. Na dole wykresu została umieszczona legenda. Tworząc bądź modyfikując wykres bardzo często Czytelniku będziesz musiał opisane elementy wykresu zaznaczać więc warto wiedzieć jak tą operację wykonać. Excel oferuje nam trzy sposoby zaznaczenia: za pomocą myszy, z wykorzystaniem klawiatury, przy użyciu kontrolki Elementy wykresu. Najprostszym sposobem zaznaczenia elementu wykresu jest użycie myszki gdyż aby zaznaczyć dany element należy go po prostu kliknąć (najechanie na dany element spowoduje wyświetlenie jego nazwy). Drugi sposób polega na użyciu klawiatury. Rozpoczynamy od kliknięcie na dowolny element a zmiana elementu następuje poprzez użycie strzałek góra dół w połączeniu z klawiszem Ctrl (choć zależy to od wersji pakietu gdyż w niektórych odsłonach narzędzia wystarcza użycie samych strzałek). W przypadku wybrania serii danych, etykiet bądź legendy można dodatkowo wykorzystać strzałkę prawo lub lewo tak aby wybrać pojedynczy element. Ostatni sposób wykorzystuje tzw. kontrolkę elementów wykresu bądź będąc bardziej precyzyjnym listę wszystkich elementów z których dany wykres został zbudowany. Listę tą znajdziemy w grupie Narzędzia wykresów na zakładce Formatowanie w sekcji Bieżące zaznaczenie (oczywiście w pierwszej kolejności musimy zaznaczyć wykres). Za jej pomocą po uaktywnieniu wykresu możemy wybrać pożądany jego element.

5 5 (Pobrane z slow7.pl) Jak już wiemy z jakich elementów wykres się składa i jak te elementy zaznaczyć omówmy dostępne typy wykresów. Wykresy kolumnowe Najczęściej stosowanym typem wykresu jest wykres kolumnowy. Dane w tym wykresie reprezentowane są poprzez kolumny a wysokość danej kolumny zależna jest od wartości danych. Na wykresie tym może być umiejcowionych wiele kolumn, różniących się pomiędzy sobą np. kolorem. Kolor kolumn odzwierciedla użycie wielu serii danych. Wykres tego typu stosuje się do ukazania różnic między wartościami w ramach jednej serii a także do porównywania różnych serii danych. Excel pozwala nam na zdefiniowanie siedmiu podtypów wykresów kolumnowych przy czym trzy podtypy zostały zarezerwowane dla widoku 2-W a pozostałe cztery dla widoku 3-W.

6 6 (Pobrane z slow7.pl) Na rysunku poniżej zaprezentowano przykład wykresu kolumnowego. Wykres przedstawia miesięczną sprzedaż trzech produktów (komputery stacjonarne, laptopy, tablety) - każdy produkt to pojedyncza seria danych. Dodatkowo zostały włączone etykiety danych (wartości nad kolumnami). Oczywiście do zagadnienia można podejść trochę z innej strony i sprzedaż poszczególnych produktów przedstawić w postaci trzech grup w ramach, których każda kolumna będzie reprezentować dany miesiąc, tak jak to zostało zobrazowane na wykresie poniżej.

7 7 (Pobrane z slow7.pl) Wykresy słupkowe Ten typ wykresu jest bardzo podobny do wykresu kolumnowego gdyż pokazuje serie danych (serii może być oczywiście kilka), która zamiast być przedstawiona w postaci pionowych kolumn jest ukazana jako poziome słupki (to tak jakbyśmy wykres kolumnowy obrócili o 90 stopni w prawo). Przykład takiego wykresu przedstawiono na rysunku poniżej. Wykres przedstawia powierzchnię kontynentów, dodatkowo dla obszaru wykresu zostało zdefiniowane wypełnienie gradientowe a dla każdego z słupków został ustalony odrębny kolor.

8 8 (Pobrane z slow7.pl) W Excelu dostępnych jest sześć podtypów wykresów słupkowych obejmujących widok 2-W, 3-W oraz dane skumulowane. Wykres tego typu najczęściej stosowany jest przy analizie ankiet do zobrazowania ilości udzielonych odpowiedzi na dane pytanie. Wykresy liniowe Wykresy tego typu używa się podczas prezentacji wartości, które mają charakter danych ciągłych np. ilość sprzedanego towaru czy uzyskanego przychodu. W wykresie liniowym poszczególne serie danych różnią się od siebie kolorem użytych linii oraz typem zdefiniowanych znaczników zaś wykres ten może obejmować dowolną liczbę serii. Wykres liniowy z dwiema seriami danych został zaprezentowany poniżej. Na wykresie zostały umieszczone dane przedstawiające dzienną liczbę odwiedzin fikcyjnej strony internetowej (okres odwiedzin obejmuje część roku 2015 oraz 2016). Zastosowane linie różnią się między sobą kolorem ale również typem użytych znaczników (kwadrat oraz romb).

9 9 (Pobrane z slow7.pl) Wykresy kołowe Wykresy kołowe obejmują tylko jedną serię danych gdyż w głównej mierze są one wykorzystywane do tego by ukazać proporcje pomiędzy przedstawianymi danymi. Na rysunku poniżej został zaprezentowany przykładowy wykres kołowy (a nawet dwa), ten po lewej w widoku dwuwymiarowym zaś po prawej w widoku trójwymiarowym. Wykres przedstawia ilości komputerów w zależności od zainstalowanego na nich systemu operacyjnego.

10 10 (Pobrane z slow7.pl) Wykres kołowy w połączeniu z wykresem słupkowym (tzw. wykres słupkowy kołowego) pozwala Nam na przedstawienie wybranego wycinka koła w postaci wykresu słupkowego - tak jak to zostało pokazane poniżej. Do danych z poprzedniego przykładu zostały dodane maszyny pracujące pod kontrolą systemu Linux w rozbiciu na poszczególne dystrybucje (ich liczba została wyświetlona na wykresie słupkowym). Dodatkowo obszar wykresu został wypełniony deseniem. Pewną odmianą wykresu kołowego jest wykres pierścieniowy, który podobnie jak wykres kołowy pokazuje zachodzące relacje między elementami stanowiącymi całość, lecz w odróżnieniu od niego wykres pierścieniowy może zawierać więcej niż jedną serię danych. Na wykresie poniżej zostały ukazane dwie serie danych - pierwsza z nich ukazuje liczbę ludności na poszczególnych kontynentach (pierścień zewnętrzny) zaś seria druga to powierzchnia kontynentów (pierścień wewnętrzny).

11 11 (Pobrane z slow7.pl) Wykresy XY (punktowe) Ten typ wykresu różni się od pozostałych tym, że brakuje w nim osi kategorii oznacza to, że obie osie reprezentują wartości danych. Dlatego też świetnie nadaje się on do reprezentacji danych pomiędzy, którymi zachodzi zależność np. wykresy funkcji. Tak jak to zostało ukazane na poniższym wykresie na którym to została wyrysowana funkcja: y=2sin(x)

12 12 (Pobrane z slow7.pl) Wykresy warstwowe Wykres warstwowy można porównać do wykresu liniowego lecz w odróżnieniu od niego obszar, który znajduje się poniżej linii danych jest wypełniony kolorem. Poniżej przykład wykresu warstwowego przedstawiający sprzedaż elektroniki w poszczególnych kwartałach.

13 13 (Pobrane z slow7.pl) W przypadku wykresów warstwowych do dyspozycji mamy wykresy dwu oraz trzy wymiarowe wraz z opcją skumulowania wartości. Przykład wykresu warstwowego trójwymiarowego (te same wartości co w wykresie powyżej) został ukazany niżej.

14 14 (Pobrane z slow7.pl) Wykresy radarowe Wykres tego rodzaju charakteryzuje się tym, że dla każdej kategorii została zarezerwowana oddzielna oś. Osie te mają punkt wspólny w środku wykresu z którego rozchodzą się na zewnątrz. Przykładem wykresu radarowego może być ten zaprezentowany poniżej - wykres przedstawia średnią miesięczną temperatur w okresie jednego roku.

15 15 (Pobrane z slow7.pl) Wykresy powierzchniowe Do zbudowania tego typu wykresu należy posłużyć się co najmniej dwiema seriami. W wykresach opisanych powyżej użyte kolory służyły do odróżnienia poszczególnych serii danych zaś w tym wykresie użyty kolor reprezentują wartości. Liczba kolorów, która jest prezentowana na wykresie zależy od definicji jednostki osi wartości (użyty kolor przypisany jest do jednostki).

16 16 (Pobrane z slow7.pl) Wykresy bąbelkowe Wykresy bąbelkowe są ciekawą odmianą wykresu gdyż za pomocą ich na pojedynczym wykresie można przedstawić dane, które obejmują trzy serie - dwie serie dotyczą usytuowania bąbelka względem osi XY zaś trzecia seria przypisana jest do wielkości bąbelka. W przypadku tego typu wykresu brak jest osi kategorii - osie XY są osiami wartości. Poniżej na rysunku został pokazany przykładowy wykres bąbelkowy. Usytuowanie bąbla względem osi daje nam informację o powierzchni danego kraju (oś x) oraz zaludnieniu (oś y) zaś wielkość bąbla to gęstość zaludnienia.

17 17 (Pobrane z slow7.pl) Wykresy giełdowe Wykresy tego typu najczęściej służą do zobrazowania danych dotyczących informacji giełdowych. Wykres giełdowy wymaga od 3 do 5 serii danych (liczba serii zależna od wybranego typu wykresu giełdowego). Na rysunku poniżej zaprezentowano przykład takiego wykresu do ukazania danych nie związanych z giełdą ale do bardziej przyziemnej rzeczy jaką jest dzienna temperatura w miesiącu lipcu. Z wykresu możemy odczytać najniższą, najwyższą temperaturę zanotowaną w ciągu dnia oraz wyliczoną średnią.

18 18 (Pobrane z slow7.pl) W przypadku wykresów w programie MS Excel do czynienia będziemy mieli z wykresami osadzonymi oraz arkuszem wykresów. Podział ten uwzględnia lokalizację wykresu. Wykres osadzony znajduje się razem z danymi w arkuszu natomiast arkusz wykresu jest osobnym arkuszem w którym znajduje się tylko wykres. Znamy już podstawowe typy wykresów czas zatem przejść do utworzenia pierwszego wykresu (w końcu). Nie jest tajemnicą, że aby wykres utworzyć potrzebujemy danych liczbowych dlatego też skorzystamy z tych jakie posłużyły Nam do ukazania wykresu kolumnowego (dla przypomnienia dane te dotyczą sprzedaży sprzętu elektronicznego). Dobrą praktyką podczas budowania wykresu jest wyrobienie w sobie nawyku opisywania danych. Czynność ta sprowadza się do umieszczenia stosownych informacji w wierszu bądź kolumnie nad (bądź obok) serią gromadzonych danych. Wykonanie tej prostej czynności spowoduje umieszczenie tych informacji na tworzonym wykresie. Aby to zobrazować prześledźmy dwie sytuacje. W pierwszej użytkownik zapomniał o opisaniu danych (rysunek po lewej) w drugiej zaś dane zostały opisane

19 19 (Pobrane z slow7.pl) (rysunek po prawej). Na podstawie tych informacji zostały utworzone dwa wykresy kolumnowe. Jak widać powyżej w przypadku opisania danych informacje te są zawarte na wykresie. Oczywiście wykres po lewej można poprawić ale zmusza to Nas do ręcznego wprowadzenia tych informacji. Czynność ta jednak wymaga wykonania większej liczby operacji (czytaj: trzeba się więcej naklikać) niż opisanie danych. Przechodzimy zatem do utworzenia wykresu. Dane do arkusza zostały wprowadzone, kolejną czynnością jest ich zaznaczenie (punkt 1). Po zaznaczeniu danych, które na wykresie mają być umieszczone należy na wstążce wybrać kartę Wstawianie (punkt 2). Na karcie tej odszukujemy sekcję Wykresy z której to wybieramy interesujący Nas typ wykresu (punkt 3). Wybór typu wykresu spowoduje osadzanie go w arkuszu (punkt 4). Gratulacje!!! Właśnie wstawiłeś swój pierwszy wykres.

20 20 (Pobrane z slow7.pl) Jeśli Czytelniku masz problem z określeniem typu wykresu zainteresuj się ikoną: Polecane wykresy Wybór ikony spowoduje wyświetlenie nowego okna w którym to program przedstawi Ci kilka wariantów wizualizacji zaznaczonych danych. Te najpopularniejsze znajdziesz na zakładce Polecane wykresy, gdy te zaproponowane Cię nie zadowalają lub gdy zależy Ci na wykresie nietypowym wybierz zakładkę Wszystkie wykresy.

21 21 (Pobrane z slow7.pl) Wykres do arkusza został wstawiony. Efekt naszych dotychczasowych prac może wydać się Nam nie do końca satysfakcjonujący dlatego też by uzyskać wykres, który spełnia nasze oczekiwania możemy posłużyć się szeregiem opcji, których wybranie pozwoli Nam na dostosowanie wyglądu oraz układu wykresu. Na szybką zmianę układu pozwoli nam opcja Szybki układ, która dostępna jest na karcie Projektowanie. Wybranie ikony spowoduje zaproponowanie przez program szeregu układów tworzonego wykresu. Zmianie podlegają takie opcje jak tytuły osi, legenda, etykieta danych czy tytuł wykresu. Podobnie jak inne obiekty umiejscowione w arkuszu takie jak np. kształt czy zdjęcie tak i w przypadku wykresów możliwa jest zmiana jego położenia czy rozmiarów. Aby zmienić parametry wykresu należy go uaktywnić, po zaznaczeniu wykresu na wstążce pojawią się nowe karty na których zostały zgrupowane opcje dotyczące formatowania wykresów. W przypadku pakietu MSOffice będą to dwie karty: Projektowanie i Formatowanie

22 22 (Pobrane z slow7.pl) zaś w przypadku MSOffice 2010 trzy: Projektowanie, Układ oraz Formatowanie

23 23 (Pobrane z slow7.pl) Powodem tej różnicy jest zmiana podejścia producenta oprogramowania w MSOffice 2016 do edycji elementów (obrazy, wykresy, kształty, SmartArt, WordArt itd.) w programach tworzących całych pakiet. W nowych odsłonach Office zostały dodane dodatkowe przyciski dostępne po uaktywnieniu danego obiektu. Ilość dostępnych opcji zależna jest od typu obiektu. Poniżej przedstawiono przykład edycji wykresu. Kliknięcie wykresu spowoduje wyświetlenie trzech dodatkowych ikon: znaczek plus odpowiedzialny za dodanie/usunięcie elementów wykresu (np. tytuły osi, legenda itd.); pędzel definicja stylu wykresu oraz określenie kolorów; lejek - filtrowanie danych.

24 24 (Pobrane z slow7.pl) Dlatego też w Office 2016 brak jest karty Układ gdyż opcje definiujące wykres zmieniły swoją lokalizację - są dostępne po wybraniu ikony ze znakiem plus. Aby zmienić rozmiar wykresu należy go uaktywnić i po wybraniu jednej z kontrolek dostępnych na rogach obiektu ale również na jego bokach ustalić pożądany rozmiar. Dokładne ustalenie rozmiaru dostępne jest również na karcie Formatowanie w sekcji Rozmiar

25 25 (Pobrane z slow7.pl) Aby przenieś wykres w obrębie arkusza należy kliknąć na niego w obszarze obszaru wykresu i przeciągnąć go w docelowe miejsce (chwytamy za ramkę). Można również użyć kombinacji klawiszy Ctrl+X (wytnij) a następnie Ctrl+V (wklej). Aby wykres osadzony przenieś do arkusza wykresów (ale również odwrotnie) należy dany wykres uaktywnić a następnie wybrać ikonę Przenieś wykres, która dostępna jest na karcie Projektowanie w sekcji Lokalizacja W nowo otwartym oknie określamy docelowe miejsce wykresu. Opcja ta jest dostępna również w menu kontekstowym wykresu. Wybranie opcji Nowy arkusz spowoduje umieszczenie wykresu w nowym arkuszu natomiast opcja Obiekt w pozwala na ręczne zdefiniowania arkusza w którym przenoszony wykres ma być umiejscowiony.

26 26 (Pobrane z slow7.pl) Aby wykres skopiować możemy posłużyć się kombinacją klawiszy Ctrl+C (kopiuj) a następnie Ctrl+V (wklej). Opcjonalnie kopiowanie wykresu dokonamy poprzez zaznaczenie wykresu a następnie wybraniu i przytrzymaniu klawisza Ctrl i ponownym kliknięciu na ramkę wykresu (kursor zmieni swój kształt) i przeciągnięciu wykresu przy użyciu PPM. W otwartym menu kontekstowym możemy wybrać rodzaj przeprowadzanej operacji (kopiowanie bądź przenoszenie).

27 27 (Pobrane z slow7.pl) Aby przenieś bądź skopiować arkusz wykresu należy kliknąć na dany arkusz PPM i z menu kontekstowego wybrać opcję Przenieś lub kopiuj. Aby usunąć wykres należy kliknąć na niego z przytrzymanym klawiszem Ctrl (użycie Ctrl spowoduje zaznaczenie całego wykresu niezależnie w którym miejscu wykresu klikniemy) i naciśnięciu klawisza Delete. Aby zaś usunąć arkusz wykresu z menu kontekstowego wybieramy opcję Usuń. Jak już wiemy cały wykres składa się z wielu elementów takich jak np. etykiety, legenda czy opisy osi. Aby dany element przenieś bądź usunąć należy go zaznaczyć. Aby dokonać zmiany położenia klikamy na ramkę elementu i przesuwamy go w docelowe miejsce. Zaś by element usunąć korzystamy z klawisza Delete. I tu należy się mała uwaga gdyż zdarza się że dany element składa się z wielu obiektów. Przykładem takiego elementu są np. etykiety. Jeśli zdecydujemy się na umieszczenie w tworzonym wykresie etykiet wartości danych to okaże się że do każdej reprezentowanej wartości zostanie przypisana jedna etykieta. Aby zamienić położenie pojedynczej etykiety (bądź ją usunąć) należy na nią kliknąć dwukrotnie - pojedyncze kliknięcie zaznacza cały element czyli wszystkie etykiety a ponowne użycie LPM uaktywnia tylko żądaną etykietę. Jak już zaznaczyłem od wersji MSOffice 2013 zmieniło się podejście dotyczące formatowania

28 28 (Pobrane z slow7.pl) obiektów w programach wchodzących w skład pakietu. Do tej pory (Office 2007 oraz Office 2010) wszystkie opcje były zgrupowane na wstążce programu. W nowszych odsłonach oprogramowania opcje te zostały przeniesione na dodatkowy boczny pasek, który wyświetla się po zaznaczeniu danego elementu obiektu. Poniżej na rysunku zostało pokazane okno formatowania odnoszące się do elementu: osi wykresu. Dostępne opcje w oknie zadań zależne są od formatowanego elementu. Położenie okna możemy ustalić sami. W górnej części okna zostały umieszczone dwie zakładki: Opcje osi oraz Opcje tekstu. W tym przykładowym oknie zadań po wybraniu zakładki Opcje osi zostaną wyświetlone cztery ikony (w kolejności): Wypełnienie i linia, Efekty Rozmiar i właściwości oraz Opcje osi. Kliknięcie na daną

29 29 (Pobrane z slow7.pl) ikonę da Nam dostęp do kolejnych ustawień. Ustawień tych wszystkich nie sposób opisać gdyż jest ich naprawdę wiele (by nie powiedzieć, że ogrom) dlatego zachęcam cię Czytelniku abyś opcje te przetestował Sam. W większości przypadków zaproponowane ustawienia przez program są wystarczające jeśli zaś potrzebujemy coś więcej to do tych ustawień należy sięgnąć. Najważniejszymi opcjami i tymi z których chyba najczęściej się korzysta są te związane z formatowaniem osi. Podczas tworzenia wykresu Excel tak dobiera skalę wykresu by wszystkie wartości na podstawie, których wykres jest budowany na nim się znalazły. Lecz często dochodzi do sytuacji w której musimy wprowadzić pewne poprawki. Przyjrzyjmy się wykresowi przedstawionemu na poniższym rysunku (wykres liniowy przedstawia sprzedaż komputerów stacjonarnych i laptopów). Jak widać powyżej część obszaru wykresu jest zmarnowana gdyż wartości osi Y zostały ustalone na przedział od 0 do 900. Tak naprawdę oś ta by mogła zaczynać się od 500 ponieważ żadna zmienna nie przyjmuje wartości poniżej tej liczby. Spróbujmy zatem dokonać korekty. W pierwszym kroku klikamy na oś Y wykresu (punkt 1) a następnie z menu Formatowania osi wybieramy ikonę Opcje osi (punkt 2) i z dostępnych gałęzi rozwijamy tę nazwaną jako Opcje osi

30 30 (Pobrane z slow7.pl) (punkt 3). Rozwinięcie gałęzi spowoduje wyświetlenie opcji związanych z granicami osi. Aby skorygować wykres w polu Minimum wpisujemy 500. Zmiana wartości spowodowała, że oś Y rozpoczyna się nie od 0 ale od 500

31 31 (Pobrane z slow7.pl) Niezbyt satysfakcjonujące może być dla Nas ustawienie związane z jednostkami. Teraz gdy nasz obszar wykresu uległ powiększeniu możemy pokusić się o zmianę dokładności wykresu. Oś Y skalowana jest co 50 aby uzyskać trochę większą dokładność zmieńmy tę wartość na 20. Zmiany dokonujemy poprzez wpisanie wartości w pole jednostki głównej. Definicja jednostki pomocniczej oraz wyświetlenie linii osi pomocniczej dodatkowo zwiększy dokładność całego wykresu. Aby włączyć wyświetlanie linii pomocniczych należy kliknąć na wykres i po wyświetleniu ikon związanych z opcjami wykresu wybrać tę ze znaczkiem plus. Ikona ta odpowiedzialna jest za dodawanie/usuwanie elementów wykresu (w przypadku starszych odsłon pakietu Office stosowne opcje znajdziesz na wstążce - karta Układ). Po wyborze ikony z menu wybieramy Linie siatki a następnie Podstawowe pomocnicze poziome. Efekt finalny został przedstawiony poniżej (dodatkowo zostały włączone linie siatki: podstawowe główne pionowe a wartość jednostki pomocniczej dla osi Y została ustalona na 5).

32 32 (Pobrane z slow7.pl) Gdy w szczególności zależy Nam na przedstawieniu wartości prezentowanych danych oraz by odciążyć czytających wykres od samodzielnego ich określania możemy zdecydować się na włączenie etykiet danych. Etykiety te umieścimy na wykresie po wyborze ikony plus i wybraniu opcji Etykiety danych (opcjonalnie możemy określić ich umiejscowienie oraz format).

33 33 (Pobrane z slow7.pl) Inną opcją (którą ja najczęściej stosuję, zamiast etykiet danych) jest włączenie Tabeli danych (opcja dostępna również pod ikoną plus). Włączenie tabeli spowoduje umieszczenie stosownych informacji w dolnej części wykresu.

34 34 (Pobrane z slow7.pl) A co w przypadku gdy do tworzonego wykresu chcemy dodać nową serię danych? Wyjścia z tej sytuacji mamy dwa albo tworzymy nowy wykres lub do już istniejącego dodajemy nowe informacje. Aby dodać serię danych należy w obszarze wykresu kliknąć PPM i z menu wybrać opcję Zaznacz dane (opcja również dostępna jest pod ikoną lejka tzw. filtry wykresu po jej wybraniu należy kliknąć na Wybierz dane).

35 35 (Pobrane z slow7.pl) Do naszego testowego wykresu dodamy serię danych obrazującą roczną sprzedaż tabletów. Aby tego dokonać w oknie Wybieranie źródła danych klikamy na przycisk Dodaj. W nowo otwartym oknie Edytowanie serii określamy Nazwę serii - możemy wpisać ją sami bądź wybrać adres komórki w której to nazwa ta jest umieszczona (punkt 1) oraz w polu Wartości serii wprowadzamy wartości, które zostaną naniesione na wykres (wartości wybieramy poprzez wybranie stosownych komórek bądź określamy je ręcznie wpisując stosowne liczby, które od siebie oddzielamy średnikiem) - punkt 2. Całość dwukrotnie zatwierdzamy przyciskiem OK.

36 36 (Pobrane z slow7.pl) Innym sposobem dodania nowych danych do wykresu jest przeciągnięcie ramki zakresu. Metoda ta świetnie sprawdza się wtedy gdy dodawane dane przylegają do tych już znajdujących się na wykresie. Aby skorzystać z tej metody zaczynamy od kliknięcia na wykres do którego chcemy dodać nową serię danych. Po wybraniu wykresu, Excel zaznaczy wszystkie dane, które już na wykresie się znajdują, nasza praca sprowadza się do rozszerzenia ramki, którą te dane są otoczone. Ramkę rozciągamy tak aby swym zasięgiem objęła dane, które do wykresu mają być dołączone. Myk ten nie uda się w przypadku wykresów umieszczonych w osobnym arkuszu. Dodanie nowej serii możemy również zrealizować poprzez wykorzystanie kopiowania i wklejania. Wystarczy tylko skopiować dane, które na wykresie mają być umieszczone a następnie wybrać wykres i je wkleić.

37 37 (Pobrane z slow7.pl) Podczas tworzenia wykresów możemy natknąć się na problem związany z zbyt długimi opisami serii. Excel będzie sam starał się ten problem rozwiązać poprzez odpowiedni dobór wielkości czcionki czy obrót tekstu ale może okazać się to niewystarczające (wszystko zależy od wielkości wykresu). W naszym wykresie można by było pokusić się o skrócenie nazw miesięcy umieszczonych na osi X do np. trzech znaków. Aby takową zmianę dokonać ponownie wywołujemy okno Wybieranie źródła danych i w sekcji Etykiety osi poziomej (kategorii) klikamy na przycisk Edytuj (punkt 1). W nowo otwartym oknie Etykiety osi zaznaczamy komórki w której zawarte są etykiety (opcjonalnie możemy zdefiniować je ręcznie tak jak w przypadku dodawania nowej serii danych) - punkt 2 i całość zatwierdzamy dwukrotnie przyciskiem OK. Nowe etykiety powinny zostać umieszczone na wykresie.

38 38 (Pobrane z slow7.pl) W niektórych sytuacjach dobrym wyjściem jest zaprezentowanie danych za pomocą odrębnych typów wykresów (tzw. wykres słożony). Oznacza to, że do danej serii danych możemy przypisać określony typ wykresu. Zmodyfikujmy nasz wykres i dodaną przed chwilą serię danych dotyczącą sprzedaży tabletów przedstawmy w postaci kolumn. Aby zmienić typ wykresu dla określonej serii danych w pierwszym kroku należy wybrać ją i z menu kontekstowego bądź wstążki wskazać opcję Zmień typ wykresu (w poprzednich wersjach Excela postępujemy analogicznie z wyjątkiem wersji 2003 gdzie ten typ wykresu - kolumnowo-liniowy znajdziemy w typach wykresu; nie zaznaczenie serii spowoduje zmianę wyglądu dla wszystkich serii danych).

39 39 (Pobrane z slow7.pl) Po wybraniu opcji w oknie Zmienianie typu wykresu w sekcji Wybierz typ wykresu i oś dla serii danych przypisujemy typ wykresu do serii danych (w naszym przypadku do serii tablety został przypisany wykres kolumnowy).

40 40 (Pobrane z slow7.pl) Nasze serie danych opisuje ta sama jednostka dlatego też opcjonalna opcja Oś pomocnicza nie została uaktywniona. Całość oczywiście zatwierdzamy przyciskiem OK. Gdy Czytelniku będziesz na wspólnym wykresie przedstawiał dane, które opisują odrębne jednostki wykorzystaj możliwość dodania dodatkowej osi wartości tak jak to zostało pokazane na rysunku poniżej. Kolumny ukazują średnią miesięczną temperaturę (w stopniach Celsjusza) natomiast linia - średnią miesięczną opadów (w mm). Ponieważ obie serie danych są opisywane poprzez różne jednostki oś pomocnicza do wykresu została dodana - lewa zarezerwowana jest dla temperatury, prawa zaś dla opadów.

41 41 (Pobrane z slow7.pl) Bezpośrednie tworzenie tego typów wykresów z serii danych możliwe jest po wybraniu typu wykresu Kombi. Niewiele osób wie, że wykres możemy również edytować bezpośrednio z paska formuły. Dzieje się tak ponieważ do każdej serii danych jest przypisywana funkcja: SERIE. Ogólna składnia tej funkcji przedstawia się następująco: =SERIE(nazwa_serii; etykiety_kategorii; wartości; kolejność; rozmiary) Użyte argumenty oznaczają: nazwa_serii - argument ten przechowuje informację o nazwie serii, nazwa ta znajduje się w legendzie wykresu. W przypadku wykresu zbudowanego tylko z jednej serii, nazwa ta jest jednocześnie tytułem wykresu. W przypadku braku jego zdefiniowania Excel zastosuje nazwę domyślną Seria 1 (w przypadku większej liczby serii - Seria 2, Seria 3 itd.). etykiety_kategorii - zakres zawierający informację o etykietach (w przypadku wykresów typu XY argument ten definiuje miejsce przechowywania wartości X). Brak argumentu spowoduje

42 42 (Pobrane z slow7.pl) przypisanie kolejnych liczb całkowitych, zaczynających się od 1 do każdej z wartości składających się na serię danych. wartości - argument określający położenie wartości serii (w przypadku wykresów typu XY argument ten definiuje miejsce przechowywania wartości Y). kolejność - kolejność wyświetlenia serii danych (zastosowanie tylko w przypadku wykresów zawierających więcej niż jedną serię danych). rozmiary - argument definiujący wielkość bąbelków (zastosowanie tylko w przypadku wykresów bąbelkowych). Użyte argumenty zawierają odwołanie do arkusza oraz zawsze są typu bezwzględnego (użycie znaku $). Modyfikując te argumenty możemy wpływać na wygląd naszego wykresu. Przedstawiając dane na wykresie czasem spotykamy się z sytuacją w której musimy zaznaczyć pewne odchylenie od wartości reprezentowanej na wykresie. Odchylenie te np. może wynikać z tzw. niepewności pomiarowej. Odczytując daną wielkość przy użyciu narzędzia pomiarowego nigdy odczytywana wartość nie jest w 100% wartością rzeczywistą. Niedokładność ta najczęściej związana jest z klasą dokładności przyrządów pomiarowych (lecz nie tylko bo np. sam sposób wykonywania pomiarów może już być obarczony błędem). Przyjrzyj się wykresowi przedstawionemu poniżej na którym to zaprezentowano wyniki pomiarów temperatury. Wyniki te obrazują średnią miesięczną temperatury. W każdym miesiącu dokonano pomiarów lecz przy użyciu termometru o innej dokładności. Jeśli samo użyte narzędzie nie jest Nam w stanie zapewnić dokładności pomiaru tak więc my nie możemy być pewni, że wartość odczytana jest tą wartością faktyczną. Dlatego też by zaznaczyć wartość niepewności możemy w tym celu użyć słupków błędu.

43 43 (Pobrane z slow7.pl) Na wykresie słupki błędów dodajemy po wybraniu ikony Elementy wykresu (to ta z plusem) a następnie opcji Słupki błędów. Excel zapewnia nam użycie następujących typów słupków błędu: Stała wartość - użytkownik sam określa stałą wartość błędu, Wartość procentowa - słupek błędów jest zdefiniowanym przez użytkownika procentem danej wartości, Odchylenie standardowe - błąd jest wyliczoną przez program wartością odchylenia standardowego obejmującego całą serię danych, Błąd standardowy - wartości słupków błędu są wyliczane na podstawie serii danych, Niestandardowa - sami określamy wartości definiujące dolny i górny zakres błędu.

44 44 (Pobrane z slow7.pl) Słupki błędów dostępne są w wykresach typu: punktowy (XY), kolumnowy, słupkowy, liniowy oraz warstwowy. Przy czym w wykresach typu XY słupki błędów mogą zostać zdefiniowane zarówno dla wartości X jak i Y. Do prognozowania przyszłych wartości może Nam posłużyć linia trendu, której zadaniem jest pokazanie jak kształtuje się kierunek zmian w ramach badanej serii. Aby na wykresie umieścić linię trendu należy wybrać ikonę Elementy wykresu z dostępnych opcji zaznaczyć Linia trendu.

45 45 (Pobrane z slow7.pl) W ramach serii danych możemy umieścić wiele różnych linii trendu a wybierać możemy pomiędzy następującymi jej typami: wykładnicza, liniowa, logarytmiczna, wielomianowa, potęgowa oraz średnia ruchoma. Na rysunku powyżej zaprezentowano wykres przedstawiający liczbę złożonych ofert od liczby przeprowadzonych sprzedaży jak widać ogólny trend wyznaczony za pomocą linii trendu wskazuje, że mamy do czynienia z tendencją wzrostową. Jeśli często tworzymy dany typ wykresu stratą czasu jest każdorazowe formatowanie wykresu dlatego też wykres można zapisać jako szablon, który zostanie wykorzystany do utworzenia kolejnych wykresów. Aby utworzyć szablon należy zaznaczyć wykres i po kliknięciu na niego PPM z dostępnych opcji wybrać Zapisz jako szablon. W oknie Zapisywanie szablonu wykresu określamy nazwę szablonu oraz jego lokalizację. Szablony są zapisywane do pliku z rozszerzeniem *.CRTX Aby użyć zapisany w poprzednim kroku szablon należy zaznaczyć dane, które powinny znaleźć się na wykresie i z wstążki wybrać polecenie Polecane wykresy. Po otwarciu okna Wstawianie wykresu przechodzimy do zakładki Wszystkie wykresy i z dostępnych opcji wybieramy Szablony.

46 46 (Pobrane z slow7.pl) Zastosowanie szablonu jest jedną z metod zachowania formatowania wykresu ale nie jedyną. Do dyspozycji mamy jeszcze: Skopiowanie wykresu źródłowego i zmiana jego danych źródłowych - metoda polega na skopiowaniu wykresu, którego formatowanie chcemy wykorzystać i dokonanie zmiany danych, które na wykresie zostały zamieszczone. Skopiowanie formatowania - po kliknięciu na wykres, którego formatowanie chcemy skopiować wybieramy Kopiuj (bądź używamy skrótu Ctrl+C) wybieramy wykres, który ma odziedziczyć dany styl a następnie przechodzimy na kartę Narzędzia główne gdzie po kliknięciu na strzałkę pod ikoną Wklej (w wcześniejszych wersjach Schowek) wybieramy Wklej specjalnie. W nowo otwartym oknie Wklejanie specjalne wybieramy opcję Formanty.

47 47 (Pobrane z slow7.pl) Aby wydrukować wykres osadzony należy objąć go zaznaczeniem tak jak to robi się w przypadku danych. Przed wykonaniem operacji drukowania jeśli Czytelniku nie jesteś pewny efektów wykorzystaj Podgląd wydruku. W przypadku wykresów umieszczonych w osobnym arkuszu są one zawsze drukowane na osobnej stronie. Wykres osadzony również można wydrukować oddzielnie, wystarczy go uaktywnić a następnie wybrać polecenie Plik/Drukuj. Aby zaś wyłączyć drukowanie wykresu należy kliknąć na niego a następnie w oknie zadań Formatowanie obszaru wykresu wybrać ikonę Rozmiar i właściwości a następnie rozwinąć gałąź Właściwości i odhaczyć opcję Drukuj obiekt. Po wykonaniu tych operacji wykresu nie będzie można wydrukować.

48 48 (Pobrane z slow7.pl) Jak już wyżej wspominałem aby tworzone wykresy spełniały nasze oczekiwania trzeba usiąść i opcjami tymi się pobawić. Eksperymentując na zasadzie prób i błędów sami dojdziemy do czego dana opcjami służy i jak jej użycie wpływa na tworzony wykres. Mnogość opcji na początku pracy z wykresami może przytłoczyć ale nie ma co się zrażać gdyż jak mówi pewne przysłowie Nie od razu Rzym zbudowano Poświęcając chwilę czasu na zabawę (tzn. naukę) prędzej czy później osiągniemy mistrzostwo w tworzeniu wykresów. Oczywiście życzę aby to nastąpiło prędzej. W tematyce wykresów nie wszystko zostało omówione gdyż istnieją jeszcze tzw. wykresy przebiegu w czasie oraz wykresy przestawne ale tymi zagadnieniami zajmiemy się w oddzielnych wpisach. W ramach nowego działu Wujek dobra rada co jakiś czas na pewno pokażę jak krok po kroku wykonać nietypowy wykres.