ZARZĄDZENIE Nrl3/2014 DYREKTORA REGIONALNEGO CENTRUM KRWIODAWSTWA I KRWIOLECZNICTWA w RACIBORZU z dnia 11 grudnia 2014 r.

Transkrypt

1 Racibórz dn r ZARZĄDZENIE Nrl3/2014 DYREKTORA REGIONALNEGO CENTRUM KRWIODAWSTWA I KRWIOLECZNICTWA w RACIBORZU z dnia 11 grudnia 2014 r. w sprawie zasad przyjmowania klientów zewnętrznych w Regionalnym Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu oraz wprowadzenia rejestru kontaktów z klientami zewnętrznymi Na podstawie 13 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 21 listopada 2008 r. w sprawie reklamy produktów leczniczych (Dz. U. Nr 210,poz. 1327) oraz Zalecenia Ministra Zdrowia z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie stosowania wytycznych dotyczących zasad przyjmowania klientów zewnętrznych, w niektórych jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Zdrowia zarządza się, co następuje: Rozdział I l.zarządzenie określa zasady: 1) przyjmowania klientów zewnętrznych przez Dyrektora oraz pracowników, w celu zapewnienia przejrzystości podejmowanych kontaktów, 2) właściwego dokumentowania podejmowanych kontaktów. 2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu mowa o: 1) Kliencie zewnętrznym - należy przez to rozmieć osobę fizyczną lub osobę prawną prowadzącą działalność gospodarczą w przedmiocie wytwarzania lub obrotu produktami leczniczymi lub wyrobami medycznymi, stowarzyszenie, fundację lub inną organizację podejmującą, w zakresie dotyczącym wytwarzania lub obrotu produktami leczniczymi lub wyrobami medycznymi. 2) Kontakcie podejmowanym przez klienta zewnętrznego - należy przez to rozumieć rozmowę telefoniczną., spotkanie, przesyłkę oraz kontakt drogą elektroniczną w przedmiocie działalności klienta zewnętrznego.

2 Rozdział II 3. Podjęcie kontaktów przez klientów zewnętrznych wobec dyrekcji oraz pracowników RCKiK w Raciborzu Pracownicy Centrum rejestruj ą każdą próbę kontaktu: telefoniczną, osobistą, mailową, pocztową w swoim dziale. Kierownicy działów, oddziałów lub pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy przekazują poprzez sekretariat w najbliższym możliwym czasie Dyrektorowi Centrum pisemną informację o ww. próbie kontaktu ze strony klientów zewnętrznych. Jeśli kontakt jest telefoniczny lub osobisty, pracownicy powinni uzyskać poniższe informacje: cel spotkania, punktowe określenie tematyki, której spotkanie ma dotyczyć, powinna zawierać liczbę osób mających wziąć udział w spotkaniu, a także imiona, nazwiska i stanowiska służbowe osób reprezentujących klienta zewnętrznego. Jeśli kontakt jest mailowy lub w formie przesyłki pocztowej, przekazują ją do wiadomości Dyrektora RCKiK. Pracownik sekretariatu rejestruje ww. informację w rejestrze kontaktów z klientami zewnętrznymi, a następnie przekazuje je Dyrektorowi RCKiK, który wyznacza termin spotkania, a także osoby, które wezmą w nim udział. Dyrektor RCK i K powinien określić zakres uczestnictwa w spotkaniu poszczególnych osób. Pracownik sekretariatu przekazuje informacje o spotkaniu pracownikom RCK i K wskazanym przez Dyrektora a także klientowi zewnętrznemu. W przypadku przekazania niepełnych informacji o spotkaniu przez klienta zewnętrznego, tj.: cel spotkania i/lub punktowe określenie tematyki, prośba o spotkanie nie jest rozpatrywana przez Dyrektora do czasu uzupełnienia niezbędnych informacji przez klienta zewnętrznego. Klient zewnętrzny powinien w przeciągu l O dni roboczych od przekazania prośby o spotkanie uzupełnić niezbędne informacje. Nieuzupełnienie w wyznaczonym czasie niezbędnych informacji przez klienta zewnętrznego jest traktowane jako rezygnacja z prośby o spotkanie, a fakt jest rejestrowany przez pracownika sekretariatu RCK i K w rejestrze spotkań z klientami zewnętrznymi. Klient zewnętrzny zwracając się do RCK i K z prośbą o spotkanie powinien uzupełnić dodatkowe informacje, tj. liczba osób mających wziąć udział w spotkaniu, a także imiona, nazwiska i stanowiska służbowe osób mających reprezentować klienta zewnętrznego, w czasie co najmniej 3 dni roboczych od wyznaczonego terminu spotkania. W przypadku nie dostarczenia dodatkowych informacji przez klienta zewnętrznego, spotkanie zostaje odwołane i oznacza rezygnację klienta zewnętrznego ze spotkania.

3 4. Przygotowanie i obsługa spotkania W sekretariacie RCK i K prowadzony jest rejestr spotkań z klientami zewnętrznymi. Pracownik sekretariatu rejestruje, koordynuje, kontroluje i przechowuje informacje dotyczące spotkań z klientami zewnętrznymi. Pracownik sekretariatu lub inny pracownik RCK i K wskazany przez Dyrektora RCK i K lub Zastępcę Dyrektora RCK i K organizuje spotkanie zgodnie z wewnętrznymi zasadami RCK i K dotyczącymi organizowania spotkań. W rejestrze spotkań pracownik sekretariatu notuje co najmniej: 1). termin i miejsce spotkania, 2). wskazanie klienta zewnętrznego wraz z formąjego działalności oraz sposobem podjętego kontaktu, 3). wskazanie w przypadku stowarzyszeń, fundacji lub innych organizacji, źródeł finansowania ich działalności, 4). imiona i nazwiska osób uczestniczących w spotkaniu będących przedstawicielami RCK i K, wraz z określeniem stanowisk służbowych, 5). imiona i nazwiska osób uczestniczących w spotkaniu będących przedstawicielami klienta zewnętrznego, wraz z określeniem stanowisk służbowych, 6). określenie spraw, których dotyczył kontakt podjęty przez klienta zewnętrznego, w tym określenie produktu leczniczego lub wyrobu medycznego 7). opis przebiegu spotkania, 8). ustalenia wynikające ze spotkania, 9). zakres realizacji tematyki przesłanej w prośbie o spotkanie, 10). określenie wpływu, jaki wywarł kontakt podjęty przez klienta zewnętrznego, w szczególności dane dotyczące zakupu lub wykorzystania produktu leczniczego lub wyrobu medycznego dokonanego na skutek kontaktu, 5.Opracowywanie informacji o kontaktach podejmowanych przez klienta zewnętrznego. 1). raz na 6 miesięcy należy opracować informację i po podpisaniu jej przez Dyrektora RCK i K przekazać ją do wiadomości Ministra właściwego ds. zdrowia, 2) odpowiedzialnym za wykonanie przedsięwzięć określonych w 5 pkt l i 2 ustanawiani asystenta Dyrektora RCK i K. 6. Wizyta serwisowa lub mająca na calu usunięcie awarii sprzętu nabytego w ramach przetargów nie wymaga uzyskiwania zgody dyrekcji placówki. Nie jest również rejestrowana w rejestrze spotkań z klientami zewnętrznymi. 7. Za nieprzestrzeganie ww. zarządzenia grozi odpowiedzialność służbowa wynikająca z przepisów Kodeksu Pracy. 7. Zarządzenie wchodzi w życie w dniu podpisania.

4 Załączniki: Zał. Nr l- Wzór rejestru spotkań z klientami zewnętrznymi Rozdzielnik: Kierownicy Działów Kierownicy Oddziałów Samodzielne stanowiska pracy Zatwierdził: p.o. DYREKTORA Regionalnego Centrum Kn/viodawstwa/T&wiobcłnictwa w Raciborzu lek. mecrflgnieśżka Wiklińska specjalista transfuzjologii klinicznej

5 Załącznik do zarządzenia Dyrektora nr 13/2014 Rejestr kontaktów z klientami zewnętrznymi Informacje dotyczące kontaktów podejmowanych przez klientów zewnętrznych wobec Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Raciborzu za okres od do. Lp. Data kontaktu Nazwa klienta zewnętrznego Forma działalności klienta zewnętrznego 1 Imię, nazwisko i funkcja osoby występującego Sposób podejmowania kontaktów (np. Określenie spawy, której dotyczył Określenie wpływu (rezultatu), jaki w imiesniu telefonicznie, kontakt 2 wywarł klienta zew. wizyta, kontakt osobista itd.) W przypadku stowarzyszeń, fundacji lub innych organizacji należy podać źródło finansowania ich działalności 2 W szczególności w zakresie produktów leczniczych lub wyrobów medycznych 3 W szczególności z zakresie zakupów produktów leczniczych lub wyrobów medycznych