Przesyłki listowe w obrocie zagranicznym to przesyłki kierowane przez Zmawiającego na teren Europy.

Transkrypt

1 OP Specyfikacja zamówienia na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Środzie Wielkopolskiej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w 2017 roku 1. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na terytorium całej Polski i za granicą na rzecz Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp., ul. Daszyńskiego 5, Środa Wlkp. w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów. Usługi winny być świadczone z uwzględnieniem zasad doręczeń wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U ze zm.) Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: A. przesyłki listowe w obrocie krajowym i zagranicznym: 1) nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (ekonomiczne), 2) nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii (priorytetowe), 3) rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (polecone), 4) rejestrowane najszybszej kategorii (polecone priorytetowe), 5) rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru (polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO), 6) rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru (polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO). B. paczki pocztowe w obrocie krajowym: 1) nie będące paczkami najszybszej kategorii (paczki ekonomiczne), 2) najszybszej kategorii (paczki priorytetowe), 3) nie będące paczkami najszybszej kategorii za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (paczki ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO). Rodzaje i ilość przesyłek będących przedmiotem zamówienia określa zał. nr 1 do Specyfikacji zamówienia. Przesyłki listowe w obrocie zagranicznym to przesyłki kierowane przez Zmawiającego na teren Europy. Określone w zał. nr 1 do Specyfikacji zamówienia ilości przesyłek w okresie od 2 stycznia do 31 grudnia 2017 r. są szacunkowe i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w zał. nr 1 do Specyfikacji zamówienia podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług wykonawcy obowiązującego w dniu nadania przesyłki, z zastrzeżeniem, że wartość wszystkich usług nie może przekroczyć całkowitej wartości umowy. 1

2 1.2. Przesyłki rejestrowane, po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy będą zwracane na adres nadawcy przesyłki (usługa zwrot do nadawcy) Rozmiary przesyłek pocztowych (rozmiary zostały określone na podstawie przesyłek nadawanych w 2015 r.): Gabaryt A to przesyłki o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B to przesyłki o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm. Gabaryt A paczki pocztowe - to paczki, dla których żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm Wykonawca zapewni możliwość przyjmowania przesyłek pocztowych w dni robocze od poniedziałku do piątku, w lokalu wykonawcy mieszczącym się w Środzie Wlkp. w godzinach od 8.00 do Zamawiający wymaga aby siedziba placówki pocztowej znajdowała się w odległości maksymalnie do 1 km od siedziby Zamawiającego. Jeżeli odległość od placówki pocztowej wykonawcy do siedziby Zamawiającego będzie większa niż 1 km, Wykonawca zobowiązany będzie odebrać przesyłki pocztowe samodzielnie z siedziby Zamawiającego między godziną a codziennie od poniedziałku do piątku bez dodatkowych kosztów. Odbiór przesyłek przyjętych do doręczania będzie każdorazowo dokumentowany przez wykonawcę w prowadzonych rejestrach pieczęcią, podpisem i datą Przesyłki pocztowe przychodzące, tj. adresowane do Zamawiającego będą codziennie, tj. od poniedziałku do piątku za wyjątkiem dni świątecznych, dostarczane przez wykonawcę do Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp. ul. Daszyńskiego 5 w godz. od 8.00 do do pok. nr Zamawiający będzie korzystał ze swojego opakowania przesyłek Zamawiający będzie korzystał z własnych formularzy potwierdzenia odbioru (zgodnego z zał. nr 5 do Specyfikacji zamówienia) w przypadku przesyłek nadawanych w trybie postępowania administracyjnego, w pozostałych przesyłkach Zamawiający będzie korzystał z formularzy potwierdzenia odbioru dostarczanych, bez dodatkowych kosztów, przez Wykonawcę Po doręczeniu przesyłki za potwierdzeniem odbioru wykonawca przekazuje Zamawiającemu formularz potwierdzenia odbioru przesyłki z wpisaną datą jej otrzymania przez adresata oraz czytelnym podpisem zawierającym jego imię i nazwisko. Jeżeli do doręczenia przesyłki nie doszło pomimo dwukrotnego awizowania, wykonawca zwraca przesyłkę do Zamawiającego podając przyczynę niedoręczenia Zamawiający wymaga, by przesyłki w trybie postępowania administracyjnego rejestrowane za zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO - były nadane w placówce pocztowej operatora wyznaczonego, co jest niezbędne dla zachowania terminów określonych w Kpa, w związku z art pkt. 2 Kpa, który stanowi, że termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. Zamawiający informuje, że szacunkowa ilość przesyłek realizowanych w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego wynosi rocznie szt. 2

3 1.10. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego Wykonawcy Przedmiot zamówienia wykonywany będzie zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z: 1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (j.t. Dz.U ze zm.), 2) ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U ze zm.) Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom na formularzu zgodnym z zał. nr 4 do Specyfikacji zamówienia. 2. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania działalności w zakresie niniejszego przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga, by wykonawca posiadał aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. 2) posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia. Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 2 usługi, z których każda: - polegała na świadczeniu usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek o wartości minimum zł brutto rocznie i była świadczona dla jednego odbiorcy. Zamawiający dokona oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na zasadzie spełnia/nie spełnia, na podstawie oświadczeń i dokumentów złożonych wraz z ofertą, wymienionych i opisanych w pkt. 3 Specyfikacji zamówienia. 3. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu wykazania spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt. 2 Specyfikacji zamówienia Zamawiający wymaga dostarczenia następujących dokumentów: 1) zaświadczenia o wpisie do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, z numerem wpisu do rejestru. 2) Wykazu wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, usług wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Wykaz należy sporządzić na formularzu zgodnym z treścią zał. nr 3 do SIWZ. Dowodami o którym mowa w niniejszym punkcie, potwierdzającymi należyte wykonanie usług, są: - referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane 3

4 - oświadczenie wykonawcy jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa powyżej. Dokumenty należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. 4. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują drogą elektroniczną. Adres Zamawiającego: a.ambrozy@powiatsredzki.pl Wybrany sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nie może ograniczać konkurencji; zawsze dopuszczalna jest forma pisemna. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Specyfikacji zamówienia. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Specyfikacji zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego w BIP: punkt menu: Zamówienia publiczne o wartości poniżej euro. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z wykonawcami są: Maria Bochyńska, Anna Ambroży - a.ambrozy@srodawlkp-powiat.pl 5. Opis sposobu przygotowania ofert. 1) Oferta musi być sporządzona pisemnie w języku polskim oraz podpisana przez osobę uprawnioną do podpisania oferty. W przypadku wykonawców działających przez pełnomocnika do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo należy dołączyć w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 2) Każda poprawka w ofercie musi być parafowana przez osobę uprawnioną do jej podpisania. 3) Ofertę stanowić będzie formularz Oferta sporządzony zgodnie z wzorem stanowiącym zał. nr 2 do Specyfikacji zamówienia. 4) Do oferty należy dołączyć dokumenty określone w pkt. 3 Specyfikacji zamówienia, potwierdzające spełnienie przez wykonawców warunków udziału w 5) Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę. 6) Zamawiający zaleca, aby każda zapisana strona oferty była kolejno ponumerowana i zaparafowana. 7) Zamawiający zaleca, aby oferta wraz z załącznikami była zestawiona w sposób uniemożliwiający jej dekompletację. 8) Opakowanie i oznakowanie ofert. Ofertę należy złożyć Zamawiającemu w trwale zamkniętym nienaruszonym opakowaniu. Opakowanie winno zawierać nazwę i dokładny adres Wykonawcy oraz opis: Oferta na świadczenie usług pocztowych na rzecz Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp. Nie otwierać przed dniem 1 grudnia 2016 r. godz Zamawiający informuje, że złożone oferty są jawne od chwili ich otwarcia. 4

5 6. Opis sposobu obliczenia ceny. 1) Wypełnienie wszystkich wierszy w kolumnach nr 5, 6 i 7 w zał. nr 1 do Specyfikacji zamówienia Rodzaje i szacunkowa ilość przesyłek będących przedmiotem zamówienia, stanowi podstawę do określenia ceny ofertowej każdego rodzaju przesyłek będących przedmiotem zamówienia. Cena oferty, podlegająca ocenie, określona jest w wierszu Razem wartość zamówienia brutto. Cenę tę należy wpisać do formularza oferty zgodnie z zał. nr 2 do Specyfikacji zamówienia. 2) Cena, podana przez Wykonawcę w formularzu oferty musi być wyrażona w pieniądzu w złotych polskich. 3) Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 7. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wykonawców, którzy złożyli oferty. Wykonawcom tym, wraz z informacją o wyborze oferty zostaną przesłane informacje o wykonawcach którzy złożyli oferty wraz z cenami ofert. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści powyższe informacje na swojej stronie internetowej w BIP - punkt menu Zamówienia publiczne o wartości poniżej euro Umowa zawarta zostanie w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. Przed zawarciem umowy wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do: - wskazania osób upoważnionych do bezpośredniego kontaktu z Zamawiającym podczas realizacji zamówienia. - podania adresu placówki pocztowej wyznaczonej do przyjmowania przesyłek pocztowych od Zamawiającego. 8. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy: 1) Przedmiotem umowy jest świadczenie przez wykonawcę usług pocztowych na terytorium całej Polski i za granicą na rzecz Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp. w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w tym doręczeń wynikających z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz ich ewentualnych zwrotów. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wykaz szacunkowych ilości poszczególnych przesyłek określa zał. nr 1 do umowy. 2) Integralną część umowy stanowi Specyfikacja zamówienia i oferta Wykonawcy. 3) Umowa obowiązuje od 2 stycznia do 31 grudnia 2017 r. 4) Wynagrodzenie brutto wykonawcy przysługujące z tytułu należytego wykonania umowy nie może przekroczyć kwoty... brutto, zgodnie z ofertą wykonawcy z dnia... 5) Określone w zał. nr 1 do umowy rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę, tym samym oświadcza, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji niniejszej umowy. 6) Ceny jednostkowe usług wynikające z zał. nr 1 do umowy są stałe w całym okresie obowiązywania umowy. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w zał. nr 1 do umowy podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług wykonawcy obowiązującego w dniu nadania przesyłki, z zastrzeżeniem, że wartość wszystkich usług nie może przekroczyć całkowitej wartości umowy. 7) W przypadku nie wykorzystania wartości umowy w pełnej wysokości Wykonawcy nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia dotyczące kwoty stanowiącej różnicę 5

6 pomiędzy maksymalną wartością umowy a kwotą faktycznie wykorzystaną w okresie obowiązywania umowy, a także roszczenia odszkodowawcze. 8) Całkowite rozliczenie wykorzystania wartości umowy nastąpi do 15 lutego 2018 r. 9) Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający będzie uiszczał opłatę w formie opłaty z dołu. 10) Strony ustalają, że okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. 11) Faktury z tytułu należności wynikających z realizacji niniejszej umowy, wystawiane będą w terminie do 14 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. 12) Należności wynikające z faktur Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 14 dni od daty jej dostarczenia. 13) Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy. 14) Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian do umowy w zakresie:: - cen jednostkowych poszczególnych pozycji określonych w zał. nr 1 do umowy - całkowitej wartości umowy w przypadku ustawowej zmiany przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. 15) Zmiana określona w pkt. 14 może zostać dokonana na pisemny wniosek Wykonawcy w drodze aneksu do umowy. 16) Wykonawca oświadcza, iż posiada kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonania usługi oraz zobowiązuje się do realizacji umowy z należytą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 17) Wykonawca zobowiązany jest do czytelnego i rzetelnego wypełniania formularzy potwierdzenia odbioru. 18) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wcześniejszego wypowiedzenia umowy, z miesięcznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca w przypadku istotnego naruszenia przez Wykonawcę obowiązków wynikających z umowy, po wcześniejszym pisemnym wezwaniu Wykonawcy do przywrócenia stanu zgodnego z umową. 19) Wykonawcy przysługuje prawo do wcześniejszego wypowiedzenia umowy, z miesięcznym okresem wypowiedzenia, w przypadku istotnego naruszenia przez Zamawiającego obowiązków wynikających z umowy, po wcześniejszym pisemnym wezwaniu Wykonawcy do przywrócenia stanu zgodnego z umową. 20) Wypowiedzenie umowy może nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 21) Zamawiający może odstąpić od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili jej zawarcia zawiadamiając o tym Wykonawcę na piśmie w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 22) Ewentualne spory mogące wyniknąć z realizacji umowy rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 9. Wykaz załączników do Specyfikacji zamówienia: 1) Rodzaje i szacunkowa ilość przesyłek będących przedmiotem zamówienia zał. nr 1 2) wzór formularza Oferta zał. nr 2, 3) wzór formularza Wykaz wykonanych usług - zał. nr 3, 4) oświadczenie o podwykonawcach zał. nr 4, 5) druk potwierdzenia odbioru stosowany przez Zamawiającego zał. nr 5. STAROSTA /-/ Marcin Bednarz Środa Wielkopolska, dnia 17 listopada 2016 r. 6