KREATYWNA EUROPA. Komponent Kultura WSPIERANIE EUROPEJSKICH PLATFORM PRZEWODNIK DLA WNIOSKODAWCÓW

Transkrypt

1 Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (EACEA) KREATYWNA EUROPA: DZIAŁ DS. PROGRAMU KULTURA KREATYWNA EUROPA Komponent Kultura WSPIERANIE EUROPEJSKICH PLATFORM PRZEWODNIK DLA WNIOSKODAWCÓW Oświadczenie: Niniejszy przewodnik ma na celu przekazanie wnioskodawcom użytecznych informacji. Nie stanowi on zamiennika oficjalnych wytycznych ani nie uchyla zawartych w nich postanowień. WERSJA: Styczeń 2017 r.

2 Spis treści WPROWADZENIE... 3 ROZDZIAŁ 1. TWORZENIE I WYPEŁNIANIE FORMULARZA eform... 5 A. Rejestracja w Portalu Uczestnika... 5 B. Generacja elektronicznego formularza wniosku (eform)... 6 C. Wypełnianie formularza eform... 7 Karta przewodnia... 7 Część A. Identyfikacja wnioskodawcy... 7 Część B. Organizacja i działania... 8 Część C. Podsumowanie projektu lub działań... 8 Część D. Statystyki... 9 D. Załączniki do formularza eform Szczegółowy opis projektu Oświadczenie o wiarygodności Formularz budżetowy Przykładowa umowa pisemna między podmiotem koordynującym a członkami platformy Listy intencyjne... 9 E. Składanie formularza eform ROZDZIAŁ 2. POZOSTAŁE DOKUMENTY ROZDZIAŁ 3. FORMULARZ BUDŻETOWY A. Uwagi ogólne B. Jak wypełnić formularz budżetowy Szczegółowe wydatki Szczegółowe dochody ROZDZIAŁ 4. KOMUNIKACJA Z AGENCJĄ

3 WPROWADZENIE Niniejszy Przewodnik dla wnioskodawców zawiera praktyczne wskazówki dotyczące składania wniosków w odpowiedzi na Zaproszenie do składania wniosków EACEA 06/2017 Wspieranie europejskich platform, uruchomione w ramach komponentu Kultura programu Kreatywna Europa. Wnioski o przyznanie dotacji w ramach komponentu Kultura można składać wyłącznie za pośrednictwem zaprojektowanego w tym celu elektronicznego formularza wniosku ( eform ). Przed złożeniem wniosku upewnij się, że dokładnie przeczytałeś niniejszy Przewodnik oraz następujące dokumenty: wytyczne dla niniejszego Zaproszenia, zawierające najważniejsze informacje oraz oficjalne kryteria dla zakładania projektów i składania wniosków w kontekście schematu platform: instrukcja wypełniania formularza eform, wspierająca wnioskodawcę krok po kroku przy procesie tworzenia i korzystania z elektronicznego formularza wniosku: przewodnik dla zaawansowanych, opisujący sposób dostępu do wniosków: Przed złożeniem elektronicznego wniosku wnioskodawcy (podmiot koordynujący) muszą zarejestrować swoje organizacje w Portalu Uczestnika Programów Edukacyjnych, Audiowizualnych, Kulturowych, Obywatelskich i Wolontariackich (Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal) oraz otrzymać kod identyfikacyjny uczestnika (Participant Identification Code PIC). Bez kodu PIC utworzenie formularza eform nie jest możliwe. Zaleca się, aby wnioskodawcy upewnili się, że proponowane przez nich organizacje członkowskie są zarejestrowane w Portalu Uczestnika. pierwszy rozdział niniejszego dokumentu opisuje procedurę tworzenia i wypełniania formularza eform oraz jego załączników. w drugim rozdziale znajdują się informacje o określonych dokumentach, które wnioskodawcy muszą przechowywać na potrzeby Agencji od chwili złożenia wniosku. trzeci rozdział zawiera wskazówki dotyczące wypełniania formularza budżetowego. w czwartym rozdziale umieściliśmy porady dotyczące komunikacji z Agencją. 3

4 WAŻNE UWAGI: Należy pamiętać, że formularz eform musi zostać zweryfikowany i złożony przed terminem składania wniosków. Wnioski złożone po czasie lub złożone w sposób inny niż przez internet za pośrednictwem formularza eform będą automatycznie odrzucane. Nie będzie żadnych wyjątków od tej reguły. W przypadku problemów technicznych (np. błędu w trakcie tworzenia formularza, awarii lub zawieszenia się formularza eform, innych problemów w trakcie wysyłania wniosku itd.) zapoznaj się najpierw z sekcją Znane problemy (Known issues) pod następującym adresem: Jeżeli na stronie nie ma rozwiązania problemu, skontaktuj się z wsparciem technicznym EACEA (eacea-helpdesk@ec.europa.eu lub pod numerem telefonu ). Zadbaj o to, aby poprosić o pomoc przed upływem terminu. Jeżeli problemu nie da się rozwiązać niezwłocznie, wsparcie techniczne EACEA (EACEA Technical HelpDesk) może w wyjątkowych sytuacjach i tylko, jeśli problem został zgłoszony przed terminem, jest on związany z problemami technicznymi w systemie eform oraz dotyczy formularza eform, który jest poprawny pod wszystkimi pozostałymi względami złożyć formularz eform w Twoim imieniu. Jeżeli zgłoszenie do wsparcia technicznego EACEA wpłynie po 12:00 w południe czasu brukselskiego w dniu terminu składania wniosków, Twój wniosek zostanie bezwzględnie odrzucony ze względu na zasadę równego traktowania wszystkich wnioskodawców. Jeżeli wystąpi problem o charakterze nietechnicznym (np. problemy przy wypełnianiu formularza budżetowego, pytania dotyczące zawartości formularza eform lub zasady dotyczące schematu itp.), prosimy o terminowy kontakt z biurem programu Kreatywna Europa (Creative Europe Desk) ( dla Twojego kraju. Jeżeli problem wykracza poza kompetencje biura lub jest ono niedostępne, możesz wysłać wiadomość pod adres EACEA-CREATIVE-EUROPE-PLATFORMS@ec.europa.eu Proszę pamiętać, że zgodnie z zasadą równego traktowania wszystkich wnioskodawców urzędy Komisji i pracownicy EACEA nie są upoważnieni do odpowiedzi na pytania związane z tworzeniem wniosku. 4

5 ROZDZIAŁ 1. TWORZENIE I WYPEŁNIANIE FORMULARZA eform A. Rejestracja w Portalu Uczestnika Przed możliwością utworzenia wniosku o dotację za pośrednictwem formularza eform, organizacje wnioskujące, w tym organizacje członkowskie platformy, muszą zarejestrować swoją organizację w Portalu Uczestnika Programów Edukacyjnych, Audiowizualnych, Kulturowych, Obywatelskich i Wolontariackich (Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal).Portal Uczestnika jest narzędziem służącym do zarządzania wszelkimi informacjami prawnymi i finansowymi danej organizacji. Informacje o rejestracji w Portalu Uczestnika można znaleźć pod adresem: Dodatkowe informacje dotyczące Portalu Uczestnika znajdują się dokumencie zawierającym listę najczęściej zadawanych pytań (FAQ) pod adresem: Formularz dla osób prawnych oraz wymagane załączniki należy umieścić w portalu. Formularz dla osób prawnych znajduje się pod adresem: Po zarejestrowaniu się w portalu, utworzony zostanie kod identyfikacyjny uczestnika (Participant Identification Code PIC). Zaleca się, aby organizacje wnioskujące zachęcały organizacje członkowskie platformy do rejestracji swojej organizacji w Portalu Uczestnika Kody PIC są wymagane do generacji formularza eform. WAŻNE UWAGI: Podczas rejestracji w Portalu Uczestnika proszę pamiętać o wprowadzeniu prawidłowej Daty rejestracji w portalu. NIE jest to data czynności rejestracji w portalu, ale data prawnej rejestracji organizacji przez organy państwowe jako podmiot prawny. Data rejestracji będzie brana pod uwagę podczas sprawdzania czy kierownik projektu oraz partnerzy posiadali formę prawną przez przynajmniej 2 lata przed terminem składania wniosków. Kod PIC należy wygenerować tylko raz. Jeżeli Państwa organizacja generowała już kod PIC w ramach odpowiedzi na wcześniejsze zaproszenie do składania wniosków, należy korzystać z istniejącego kodu PIC. Prosimy o podanie adresu do osoby kontaktowej pracującej w Państwa organizacji na stałe lub do skrzynki przypisanej do konkretnego stanowiska. 5

6 B. Generacja elektronicznego formularza wniosku (eform) Po otrzymaniu kodu PIC przez wnioskodawcę, formularz eform można wygenerować za pośrednictwem narzędzia uczestnika do zarządzania partnerami (Participant Partnership Management Tool) pod adresem: Utwórz nowy wniosek klikając przycisk Utwórz nowy wniosek o dotację (Create new application for funding) po lewej stronie ekranu. Wybierz program Kreatywna Europa (Creative Europe Programme) Możesz filtrować różne zaproszenia w ramach komponentu Kultura klikając w strzałki przy nazwie komponentu. Dwukrotnie kliknij w linię typu wybranego przez Ciebie wniosku. Sprawdź, czy wybrałeś prawidłowo pozycję Wspieranie europejskich platform (Support to European Platforms). Wybierz wersję językową formularza eform (angielską, niemiecką lub francuską) oraz kliknij przycisk Następny krok (Next step). 6

7 Następnie należy podać kody PIC organizacji członkowskich platformy oraz określić, która organizacja będzie działać w roli organizacji wnioskującej (podmiotu koordynującego). Kliknij przycisk Następny krok, a następnie kliknij przycisk Utwórz formularz wniosku eform (Create application eform). Formularz eform zostanie wygenerowany. Pamiętaj, żeby zapisać go na swoim komputerze. C. Wypełnianie formularza eform Karta przewodnia Język, w jakim należy sporządzić wniosek Proszę pamiętać, że formularz eform należy wypełnić w jednym z oficjalnych języków Unii Europejskiej. Nie wolno stosować wielu języków w formularzu eform. Ponadto zaleca się korzystanie z języka, w którym sporządzono szczegółowy opis projektu, który zostanie dołączony do formularza eform. Część A. Identyfikacja wnioskodawcy Część tej sekcji zostanie automatycznie wypełniona przy użyciu informacji z Portalu Uczestnika. Resztę należy wypełnić ręcznie. WAŻNE UWAGI: Należy pamiętać, że przedstawiciel prawny określony w formularzu eform musi być tą samą osobą, która podpisuje dokumenty składane wraz z formularzem eform. Formularz eform został ustawiony tak, aby przyjmował organizacje ze wszystkich krajów potencjalnie kwalifikujących się do złożenia wniosku w ramach komponentu Kultura. Do odpowiedzialności wnioskodawcy należy sprawdzenie, które kraje faktycznie kwalifikują się do uczestnictwa przez zapoznanie się z dokumentem pod adresem: Jeżeli dane organizacji uległy zmianie i/lub chcesz usunąć lub dodać organizacje członkowskie platformy po wygenerowaniu formularza eform, konieczne będzie wgranie formularza eform do narzędzia uczestnika do zarządzania partnerami (Participant Partnership Management Tool) ( oraz rewizja danych organizacji i zestawienia organizacji członkowskich. Wszelkie inne informacje zapisane w formularzu eform pozostaną niezmienione. Dodatkowe informacje znajdują się w instrukcji wypełniania wniosków eform (eform User Guide) pod adresem: Jeżeli dane kontaktowe wnioskodawcy ulegną zmianie w trakcie procedury wyboru, należy niezwłocznie poinformować o tych zmianach wysyłając wiadomość na adres: EACEA-CREATIVE-EUROPE-PLATFORMS@ec.europa.eu. W nagłówku wiadomości podaj wyraźnie numer nadania wniosku. 7

8 Kliknij przycisk Przeglądaj (Browse) i wybierz formularz eform, nad którym pracowałeś. Kliknij przycisk Wgraj (Upload) oraz Następny krok (Next step), po czym zobaczysz listę organizacji pierwotnie zaangażowanych w proces składania wniosku. Możesz teraz usunąć wybrane organizacje członkowskie lub dodać nowe podając ich kod PIC. Ostatnim krokiem jest ponowna generacja formularza eform. Część B. Organizacja i działania Część tej sekcji zostanie automatycznie wypełniona przy użyciu informacji z Portalu Uczestnika. Resztę należy wypełnić ręcznie. B.2 Cele i działania organizacji W pierwszym polu wprowadź informacje o swojej organizacji (kluczowe działania, jednostki stowarzyszone itd.) związane z sektorem kultury lub sektorem kreatywnym, którego dotyczy platforma. W drugim polu wprowadź informacje dotyczące roli Twojej organizacji w platformie oraz tego, jak została umocowana, aby działać w imieniu organizacji członkowskich platformy. Część tej sekcji zostanie automatycznie wypełniona przy użyciu informacji z Portalu Uczestnika. Resztę należy wypełnić ręcznie. B.3 Inne dotacje z UE 3.1 Proszę podać tylko informacje o funduszach unijnych otrzymanych w ciągu ostatnich trzech lat. Należy podać program UE, numer umowy o udzielenie dotacji (znak kontraktu), organizację, z którą zawarto umowę oraz nazwę projektu. 3.2 Jeżeli złożyłeś wniosek o fundusze z innego programu UE dla tego samego projektu, dla którego obecnie wypełniasz formularz wniosku, należy w niniejszych polach podać nazwę tamtego programu oraz wnioskowaną kwotę. Jeżeli dla Twojego wniosku zostanie przyznana dotacja w ramach drugiego programu, należy niezwłocznie nas o tym powiadomić pod adresem EACEA-CREATIVE-EUROPE-PLATFORMS@ec.europa.eu Część C. Podsumowanie projektu lub działań C.1 Podsumowanie projektu Wybierz język, w którym zamierzasz napisać podsumowanie projektu. W przypadku wyboru języka innego niż angielski, podsumowanie projektu należy złożyć również w języku angielskim. Uwaga: podsumowanie w języku angielskim może być wykorzystane do celów publicznego upowszechniania. Tym samym podsumowanie powinno przekazywać czytelnikowi jasne objaśnienie założeń i treści projektu oraz jego znaczenia dla komponentu Kultura. C.2 Podsumowanie budżetu Najpierw należy wypełnić formularz budżetowy (instrukcja znajduje się w rozdziale 3). Przekopiuj kwotę wnioskowanej dotacji unijnej z formularza budżetowego do formularza eform. W przypadku rozbieżności między kwotą wnioskowanej dotacji unijnej w formularzu eform a kwotą dotacji unijnej wymienioną w formularzu budżetowym załączonym do formularza eform, do analizy wykorzystana zostanie kwota podana w formularzu budżetowym załączonym do formularza eform. C.3 Kalendarz projektu Data rozpoczęcia projektu powinna przypadać między kwietniem a grudniem 2017 r. Tym niemniej 8

9 dotacja ze środków unijnych możne być przyznana projektowi już rozpoczętemu, o ile wnioskodawca może uzasadnić potrzebę rozpoczęcia projektu przed podpisaniem porozumienia. W przypadku wcześniejszego rozpoczęcia projektu należy podać odpowiednie uzasadnienie (we właściwym polu szczegółowego formularza wniosku). Należy pamiętać, że uzasadnienie to podlega ocenie Agencji i nie jest akceptowane automatycznie. Proszę pamiętać, że w żadnym wypadku projekt nie może się rozpocząć przed terminem składania wniosków (6 kwietnia 2017 r.). Część D. Statystyki D.1 Znaczenie dla priorytetów programowych Prosimy o wybór stosownie do sytuacji. Możliwy jest wybór do trzech priorytetów. Jeżeli zaznaczony jest więcej niż jeden priorytet, należy ustalić ich ranking. D.2 Znaczenie dla poszczególnych założeń programu Proszę wyjaśnić, w jaki sposób działania platformy oraz proponowany program prac odpowiadają poszczególnym założeniom i priorytetom platform europejskich. D.5 Dziedziny Proszę wybrać przynajmniej jedną poddziedzinę. Uwaga: jeżeli zaznaczona jest więcej niż jedna poddziedzina, projekt zostanie zaliczony do projektów interdyscyplinarnych i konieczne będzie określenie trzech najważniejszych dziedzin. D.10 Wsparcie finansowe na rzecz organizacji członkowskich Jeżeli dotyczy, proszę podać kwotę wsparcia finansowego przeznaczonego na udzielenie oranizacjom członkowskim platformy. D. Załączniki do formularza eform WAŻNA UWAGA: Istnieje górny limit łącznego rozmiaru wszystkich załączników. Wynosi on 10 MB. Jeżeli otrzymasz wiadomość informującą o przekroczeniu dopuszczalnego limitu dla dokumentów, prosimy o zmniejszenie ich rozmiaru. 1. Szczegółowy opis projektu Szablon dokumentu znajduje się na stronie Agencji pod adresem: 2. Oświadczenie o wiarygodności Szablon dokumentu znajduje się na stronie Agencji pod adresem: Dokument ten powinien zostać prawidłowo wypełniony i podpisany przez prawnego przedstawiciela Twojej organizacji. 3. Formularz budżetowy Szablon dokumentu znajduje się na stronie Agencji pod adresem: Prosimy o wypełnienie formularza budżetowego i załączenie go bezpośrednio do formularza eform (w formacie xls, xlsx lub ods). Jeżeli Twój projekt zostanie wybrany, szacunkowy budżet zostanie załączony do umowy o udzielenie dotacji jako jej integralna część. Instrukcja wypełniania formularza budżetowego znajduje się w rozdziale 3 niniejszego przewodnika. 4. Przykładowa umowa pisemna między podmiotem koordynującym a członkami platformy Prosimy o załączenie przykładowej umowy pisemnej. Jeżeli Twój projekt zostanie wybrany, zostanie ona załączona do umowy o udzielenie dotacji jako jej integralna część. 5. Listy intencyjne Szablon dokumentu znajduje się na stronie Agencji pod adresem: Dokument ten powinien zostać prawidłowo wypełniony i podpisany przez prawnego przedstawiciela każdej organizacji członkowskiej. Należy złożyć po jednym liście intencyjnym od każdej organizacji członkowskiej platformy. Przez podpisanie listu każdy członek upoważnia podmiot koordynujący do działania w jego imieniu i na jego rzecz w trakcie realizacji działania. 9

10 E. Składanie formularza eform (termin: 6 kwietnia 2017 r., przed 12:00 w południe czasu brukselskiego) Po wypełnieniu formularza eform i załączeniu wszystkich obowiązkowych dokumentów, należy go złożyć. Otrzymasz wiadomość od Agencji potwierdzającą otrzymanie elektronicznego wniosku. WAŻNE UWAGI: Należy pamiętać, że formularz eform musi zostać zweryfikowany i złożony przed terminem składania wniosków. Wnioski złożone po czasie lub złożone w sposób inny niż przez internet za pośrednictwem formularza eform będą automatycznie odrzucane. Nie będzie żadnych wyjątków od tej reguły. Upewnij się, że złożyłeś formularz eform przez internet, otrzymałeś numer złożenia oraz wiadomość e- mail z potwierdzeniem otrzymania wniosku. Dodatkowe informacje znajdują się w instrukcji wypełniania wniosków eform (eform User Guide). W przypadku problemów technicznych (np. błędu w trakcie tworzenia formularza, awarii lub zawieszenia się formularza eform, innych problemów w trakcie wysyłania wniosku itd.) zapoznaj się najpierw z sekcją Znane problemy (Known issues) pod następującym adresem: Jeżeli na stronie nie ma rozwiązania problemu, skontaktuj się z wsparciem technicznym EACEA (eacea-helpdesk@ec.europa.eu lub pod numerem telefonu ). Jeżeli zbliża się termin składania wniosków, zadbaj o to, aby poprosić o pomoc przed upływem terminu. Jeżeli problemu nie da się rozwiązać niezwłocznie, wsparcie techniczne EACEA (EACEA Technical HelpDesk) może w wyjątkowych sytuacjach i tylko, jeśli problem został zgłoszony przed terminem, jest on związany z problemami technicznymi w systemie eform oraz dotyczy formularza eform, który jest poprawny pod wszystkimi pozostałymi względami złożyć formularz eform w Twoim imieniu. Jeżeli zgłoszenie do wsparcia technicznego EACEA wpłynie po 12:00 w południe czasu brukselskiego w dniu terminu składania wniosków, Państwa wniosek zostanie bezwzględnie odrzucony ze względu na zasadę równego traktowania wszystkich wnioskodawców. Podczas kontaktu ze wsparciem technicznym przez należy jasno opisać problem techniczny. Zaleca się załączenie dokumentu zawierającego zrzuty ekranu przedstawiające problem oraz załączenie formularza eform. Jeżeli wystąpi problem o charakterze nietechnicznym (np. problemy przy wypełnianiu formularza budżetowego, pytania dotyczące zawartości formularza eform lub zasady dotyczące schematu itp.), prosimy o terminowy kontakt z biurem programu Kreatywna Europa (Creative Europe Desk) ( dla Twojego kraju. Jeżeli problem wykracza poza kompetencje biura lub jest ono niedostępne, możesz wysłać wiadomość pod adres EACEA-CREATIVE-EUROPE-PLATFORMS@ec.europa.eu Proszę pamiętać, że zgodnie z zasadą równego traktowania wszystkich wnioskodawców urzędy Komisji i pracownicy EACEA nie są upoważnieni do odpowiedzi na pytania związane z tworzeniem wniosku. Składając wniosek za pomocą formularza eform wnioskodawca zaświadcza o poprawności zawartych w nim informacji, w tym we wszystkich załącznikach. Złożenie wniosku należy interpretować jako równoznaczne z podpisem elektronicznym obejmującym wszystkie złożone dokumenty. Tym samym, za wyjątkiem oświadczenia o wiarygodności, żaden z dokumentów nie powinien być podpisany ręcznie. 10

11 ROZDZIAŁ 2. POZOSTAŁE DOKUMENTY Dokumenty, które kierownik projektu musi mieć przygotowane w celu niezwłocznego udostępnienia Agencji na jej żądanie Agencja może zażądać od wnioskodawcy udostępnienia każdego z poniższych dokumentów w trakcie procesu wyboru. Wnioskodawca jest odpowiedzialny za zagwarantowanie dostępności tych dokumentów w trakcie składania elektronicznego wniosku, dzięki czemu możliwe będzie ich niezwłoczne udostępnienie na żądanie. Nieudostępnienie dokumentów na żądanie w trybie natychmiastowym może skutkować dyskwalifikacją wniosku. Statuty/akty założycielskie podmiotu koordynującego i każdej organizacji członkowskiej. Sporządzone przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego sprawozdanie z audytu potwierdzające stan ksiąg podmiotu koordynującego dla dwóch ostatnich dostępnych lat obrotowych. Kopie raportów z działalności podmiotu koordynującego z ostatnich dwóch lat (tylko dla dotacji > euro). Podpisany dokument z informacją o rachunku bankowym* oraz wymagane aneksy (dotyczy wyłącznie podmiotu koordynującego). Formularz zdolności finansowej* (tylko dla dotacji > euro) (dotyczy wyłącznie podmiotu koordynującego). Sprawozdania finansowe z ostatnich dwóch lat obrotowych, dla których zamknięto księgi (tylko dla dotacji > euro) (dotyczy wyłącznie podmiotu koordynującego). Wnioskodawca może zostać poproszony o okazanie powyższych dokumentów na etapie składania wniosku, aby pomóc Agencji w podjęciu decyzji dotyczącej zdolności finansowej i operacyjnej do prowadzenia projektu, jeżeli informacje zawarte w dokumentacji wniosku są niewystarczające lub niespójne. Niezależnie od powyższego dokumenty te należy przedstawić przed zawarciem umowy, o ile dotacja dla wnioskodawcy zostanie zaakceptowana. 11

12 ROZDZIAŁ 3. FORMULARZ BUDŻETOWY A. Uwagi ogólne Obowiązkowy szablon dokumentu znajduje się pod adresem: Wypełniony dokument (w formacie xls, xlsx lub ods) należy załączyć bezpośrednio do formularza eform. Jeżeli Państwa projekt zostanie wybrany, szacunkowy budżet zostanie załączony do umowy o udzielenie dotacji jako jej integralna część. Prosimy o dokładne wypełnienie formularza budżetowego. Należy upewnić się, że jest on zgodny z informacjami podanymi w formularzu eform oraz we wszelkich innych dokumentach stanowiących część wniosku. Wszystkie kwoty należy podać w walucie euro. Wnioskodawcy, których siedziba nie znajduje się w strefie euro muszą korzystać z kursu wymiany euro publikowanego na stronie Infor-euro pod adresem w miesiącu, w którym opublikowano zaproszenie do składania wniosków. Prosimy upewnić się, że budżet przestrzega górnych limitów kosztów podróży i diet ( WAŻNE UWAGI: Przed wypełnieniem formularza budżetowego upewnij się, że dokładnie przeczytałeś wytyczne dla wybranego przez Ciebie schematu finansowania. Rozdział 11 o przepisach finansowych zawiera informacje istotne dla wypełnienia formularza budżetowego, takie jak informacja o tym, co stanowi wydatki kwalifikowalne. Przydatne może być obejrzenie elektronicznego instruktażu (E-tutorial) dotyczącego finansowego zarządzania projektem ( Niniejszy elektroniczny instruktaż jest przeznaczony dla zaakceptowanych wnioskodawców, ale zawiera również pomocne informacje o wydatkach kwalifikowalnych i innych zasadach związanych z finansowym zarządzaniem projektem. Formularz budżetowy został utworzony przy użyciu programu Microsoft Excel Zaleca się wypełnienie go przy użyciu tej samej wersji. Dostępna jest również wersja open source formularza budżetowego. WAŻNA UWAGA: W skoroszycie znajdują się formuły zapewniające jego prawidłowe działanie. Jeżeli potrzebne są dodatkowe wiersze w danym rozdziale budżetowym, należy przekopiować istniejący wiersz z tego samego rozdziału budżetowego i wkleić pomiędzy dwa istniejące wiersze w danym rozdziale budżetowym. Następnie można ręcznie zmienić numerację wierszy. NIE należy wklejać skopiowanego wiersza pod ostatnim istniejącym wierszem w danym rozdziale budżetowym, ponieważ wynik przestanie się zgadzać. 12

13 B. Jak wypełnić formularz budżetowy Zacznij od wprowadzenia nazwy podmiotu koordynującego, nazwy projektu oraz dat jego rozpoczęcia i zakończenia (okres kwalifikowalności) w żółtych polach arkusza Szczegółowe wydatki (Detailed expenditure). Szczegółowe wydatki Wydatki podmiotu koordynującego i organizacji członkowskich należy wprowadzić w arkuszu Szczegółowe wydatki (Detailed expenditure). Jeżeli wydatki są ponoszone w walucie innej niż euro, w żółtych polach arkusza (C10 i C11) należy podać właściwy kurs wymiany (tj. opublikowany w Dzienniku Urzędowym UE za miesiąc, w którym opublikowano zaproszenie do składania wniosków) oraz podać walutę. Dla poniesionego kosztu należy: przedstawić opis kosztu oraz nazwę organizacji członkowskiej, do której koszt ten jest alokowany; podać numer referencyjny działania w programie prac formularza eform, do którego odnosi się koszt; podać liczbę jednostek; podać czas trwania w dniach; podać koszt jednostkowy lub stopę (łączna kwota jest wyliczana automatycznie) podać czy koszt dotyczy państwa trzeciego 1 czy nie podać czy koszt dotyczy podwykonawstwa 2 czy nie. Po wprowadzeniu wszystkich wydatków należy sprawdzić w danym arkuszu czy przestrzegany jest limit maks. 30% kosztów państwa trzeciego oraz 7% kosztów pośrednich. Jeżeli tak nie jest, należy wprowadzić korekty na poziomie szczegółowych wydatków per partner. Prosimy o przewidzenie w kosztach podróży/diet podróży dwóch osób do Brukseli w celu uczestnictwa w spotkaniu organizacyjnym dla wybranych projektów. Szczegółowe dochody W części dotyczącej dochodów należy podać informacje o dotacji unijnej (poddotacjach dla organizacji członkowskich), wkładzie na rzecz projektu pochodzącym ze źródeł prywatnych i publicznych oraz o przychodzie generowanym przez projekt. Sprawdź czy łączna kwota wnioskowanej dotacji unijnej nie przekracza maksymalnej kwoty ( euro) oraz maksymalnej wartości współfinansowania (80%). 1 Koszt państwa trzeciego to koszt dotyczący osób fizycznych będących obywatelami kraju niebędącego uczestnikiem komponentu Kultura, organizacji z siedzibą w takim kraju lub działań mających miejsce w takim kraju. 2 Definicje i zasady podwykonawstwa znajdują się w Rozdziale 11 wytycznych. 13

14 Wszelkie przychody, które mają być wypracowane w ramach projektu (ze sprzedaży biletów, publikacji, z opłat rejestracyjnych itd.) należy uwzględnić w szacunkowym budżecie. Należy uwzględnić wkłady ze źródeł prywatnych i publicznych, niezależnie od ich zabezpieczenia. Jeżeli organizacja zamierza otrzymać wiele wkładów z np. różnych źródeł publicznych, nazwy tych źródeł należy podać w jednej linii. WAŻNA UWAGA: Prosimy upewnić się, że budżet jest zbilansowany (tj. wydatki = dochody). 14

15 ROZDZIAŁ 4. KOMUNIKACJA Z AGENCJĄ Kandydaci mogą znaleźć wszelkie informacje związane z niniejszym Zaproszeniem na stronie Agencji pod adresem: Na powyższej stronie znajdują się również informacje o najnowszych wydarzeniach (FAQ często zadawane pytania). Zalecamy jej regularne sprawdzanie. Wszelkie zapytania związane z przygotowaniem wniosku należy kierować do biura programu Kreatywna Europa (Creative Europe Desk) dla Twojego kraju. Lista danych kontaktowych znajduje się pod adresem: Jeżeli problem wykracza poza kompetencje biura lub jest ono niedostępne, możesz wysłać wiadomość pod adres EACEA-CREATIVE-EUROPE-PLATFORMS@ec.europa.eu Informacje o problemach technicznych związanych z formularzem eform znajdują się w instrukcji wypełniania formularza eform (eform User Guide): Zajrzyj również do działu Znane problemy (Known issues) na stronie: Jeżeli po zapoznaniu się z powyższymi dokumentami nadal masz wątpliwości lub problem techniczny nie został rozwiązany, prosimy o kontakt z wsparciem technicznym EACEA (EACEA Technical HelpDesk), najlepiej za pośrednictwem wiadomości (helpdesk@ec.europa.eu), dzięki czemu pytanie zostanie udokumentowane na piśmie. W powyższej sytuacji prosimy o przejrzyste opisanie problemu technicznego. Zaleca się załączenie dokumentu zawierającego zrzuty ekranu przedstawiające problem oraz załączenie formularza eform. Do wsparcia technicznego można również zadzwonić ( ), ale po zakończeniu rozmowy zalecamy wysłanie wiadomości odnoszącej się do przeprowadzonej rozmowy. Wsparcie techniczne pracuje od poniedziałku do czwartku w godzinach od 8:30 do 17:30 oraz w piątki od 8:30 do 17:00 (czasu brukselskiego), za wyjątkiem dnia, w którym upływa termin składania wniosków, w którym wsparcie techniczne kończy pracę o godzinie 12:00 w południe czasu brukselskiego. Jeżeli zbliża się termin składania wniosków, zadbaj o to, aby poprosić o pomoc przed upływem terminu. Jeżeli problemu nie da się rozwiązać niezwłocznie, wsparcie techniczne EACEA (EACEA Technical HelpDesk) może w wyjątkowych sytuacjach i tylko, jeśli problem został zgłoszony przed terminem, jest on związany z problemami technicznymi w systemie eform oraz dotyczy formularza eform, który jest poprawny pod wszystkimi pozostałymi względami złożyć formularz eform w Twoim imieniu. Jeżeli zgłoszenie do wsparcia technicznego EACEA wpłynie po 12:00 w południe czasu brukselskiego w dniu terminu składania wniosków, Państwa wniosek zostanie bezwzględnie odrzucony ze względu na zasadę równego traktowania wszystkich wnioskodawców. 15