Business Process Outsourcing (BPO) Kancelaria Prawna FGGK ul. Dolna 10 lok. 2, Warszawa,

Transkrypt

1 Business Process Outsourcing (BPO) adw. Edyta Gosk-Grodzka adw. Krzysztof Freliszka Kancelaria Prawna FGGK ul. Dolna 10 lok. 2, Warszawa,

2 Co to jest BPO (Business Process Outsourcing) Business Process Outsourcing jako jeden z elementów BPM, jest typem outsourcingu obejmującym powierzanie określonego zakresu działań firmy podmiotom zewnętrznym, przy jednoczesnym przejęciu odpowiedzialności przez te podmioty w zakresie powierzonych działań. Dla przykładu BPO to zlecenie usług księgowych zewnętrznej firmie księgowej, czy też zlecenie firmie zewnętrznej usług IT lub usług prawnych.

3 Dlaczego outsourcing? DOSTĘP DO WIEDZY EKSPERCKIEJ; BRAK KONIECZNOŚCI UTRZYMYWANIA SYSTEMÓW NIEZBĘDNYCH DO WYKONYWANIA USŁUG, NP. ZLECANIE USŁUG PRAWNYCH NA ZEWNĄTRZ POWODUJE BRAK KONIECZNOŚCI ZAKUPU I UTRZYMYWANIA OPROGRAMOWANIA UMOŻLIWIAJĄCEGO DOSTĘP DO AKTÓW PRAWNYCH I ORZECZNICTWA; ZMIANA ORGANIZACJI NIESPRAWNYCH PROCESÓW; MOŻLIWOŚĆ KONCENTRACJI NA DZIAŁANIACH ISTOTNYCH Z PUNKTU WIDZENIA BIZNESU; ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRZY UMOWIE O PRACĘ ODPOWIEDZIALNOŚĆ OGRANICZONA JEST DO 3 PENSJI, PRZY OUTSOURCINGU ZALEŻY OD USTALEŃ STRON;

4 Na co zwracać szczególnie uwagę przy outsourcingu? Poufność danych zabezpieczenie danych przekazywanych podmiotom trzecim, np. dane osobowe - ograniczenia przy przesyłaniu za granicę itp. Dostęp do danych jaki zakres informacji chcemy przekazywać podmiotom zewnętrznym. Zapewnienie kontroli nad prawidłowością działań wykonywanych przez podmioty zewnętrzne dotyczy w szczególności usług specjalistycznych. Jaki jest zakres odpowiedzialności firmy outsourcingowej za popełnione błędy. Jaki jest zakres naszej odpowiedzialności za błędy firm outsourcingowych.

5 Rodzaje outsourcingu KAPITAŁOWY KONTRAKTOWY ONSHORING NEARSHORING OFFSHORE

6 Rodzaje outsourcingu Outsourcing kapitałowy Polega na zlecaniu procesów podmiotowi powiązanemu ekonomicznie, korporacyjnie lub w inny sposób np. spółka otwiera spółkę córkę w celu wykonywania zadań z określonego zakresu. Outsourcing kontraktowy Polega na powierzeniu procesów do realizacji podmiotowi zewnętrznemu, niezależnemu, bez powiązań korporacyjnych ze zlecającym.

7 Rodzaje outsourcingu Onshoring Kiedy powierzamy realizację procesów w kraju pochodzenia przedsiębiorstwa np. zlecamy obsługę księgową polskiej firmie księgowej. Nearshoring Kiedy powierzamy realizację procesów w kraju blisko położonym (we własnym regionie). Pojęcie względne, np. niektórzy uważają kraje bliskie za kraje Europy środkowo-wschodniej, inni po prostu za kraje UE. Zasadniczo celem jest powierzenie zadań w kraju, który ma zbliżony system prawny, finansowy, ekonomiczny itp. W polskiej rzeczywistości za kraje regionu uznaje się najczęściej kraje UE. Offshore Kiedy powierzamy realizację procesów w kraju oddalonym, wybieranym najczęściej z uwagi na niższe koszty np. firma z USA zleca obsługę informatyczną w Indiach.

8 Istotne elementy przy tworzeniu umów onshoring, nearshoring i offshore. Onshoring umowy z polskim prawem właściwym, chyba że w wyjątkowych przypadkach strony postanowią inaczej. Trzeba zwrócić uwagę, że firmy przyjmujące zadania czasem muszą mieć specjalne uprawnienia np. usługi księgowe tylko księgowy.

9 Istotne elementy przy tworzeniu umów onshoring, nearshoring i offshore. Nearshoring - konieczne jest określenie przede wszystkim prawa właściwego oraz właściwego sądu. Czasem zdarza się, że jest to punkt sprzeczny w stanowiskach stron, wówczas można zaproponować prawo państwa trzeciego i sąd w państwie trzecim, np. sąd arbitrażowy w Szwajcarii. Przy nearshoringu zazwyczaj główne elementy i pojęcia prawne są zbliżone w krajach, w których znajdują się strony, stąd nie zawsze niezbędne jest precyzyjne definiowanie wszystkich elementów umowy.

10 Istotne elementy przy tworzeniu umów onshoring, nearshoring i offshore. Offshore outsourcing pełna dowolność. Systemy prawne w kraju, do którego zlecamy czynności mogą być bardzo różne. Różnice mogą być duże. Poza systemem prawnym ryzyko może być związane z systemem politycznym i faktycznym wykonywaniem prawa, np. co z tego, że wygramy sprawę i dostaniemy wyrok, jeśli będzie on niemożliwy do wyegzekwowania. W tego rodzaju umowach należy zdefiniować precyzyjnie wszystkie elementy stosunku prawnego.

11 Co powinna zawierać umowa outsourcingowa? 1. Dokładne zdefiniowanie przedmiotu umowy, tj. usług czy czynności, które ma wykonywać firma outsourcingowa. 2. Określenie elementów usług w pakiecie oraz uzupełniających płatnych dodatkowo. 3. Sposób komunikacji, sposób potwierdzania przyjęcia zadań do wykonania, sposób raportowania itp. 4. Szczegóły wykonania umowy, np. informacja o warunkach, które mają spełniać osoby wykonujące usługi. 5. Czas trwania, sposób i procedury zakończenia umowy. 6. Ewentualna procedura odbioru rezultatu prac i procedura usuwania błędów. 7. Określenie ochrony danych i wydajności systemów bezpieczeństwa. 8. Zakres odpowiedzialności firmy outsourcingowej, ewentualne kary umowne. 9. Kwestie reklamacji 10. Obowiązkowe ubezpieczenia. 11. Prawo właściwe i sąd właściwy.

12 Rodzaje umów wykorzystywanych przy outsourcingu (wg prawa polskiego) Umowa zlecenie umowa dotycząca dokonania czynności prawnej w imieniu zlecającego; Umowa o świadczenie usług umowa dotycząca świadczenia usług przez jedną ze stron na rzecz drugiej; Umowa o współpracy obie strony nawzajem świadczą sobie usługi (umowa nienazwana); Umowa o dzieło umowa o wykonanie określonego dzieła; Umowa agencyjna - przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie; Umowy mieszane zawierające np. cechy umowy o świadczenie usług i umowy o dzieło; W praktyce istotna jest treść umowy, a nie jej nazwa!

13 Odpowiedzialność związana z outsourcingiem 1. Odpowiedzialność firmy outsourcingowej za szkody wyrządzone firmie powierzającej np. odpowiedzialność firmy księgowej za błędnie obliczoną wysokość podatku. 2. Odpowiedzialność za podmioty trzecie np. firma outsourcingowa, której powierzono określone zadanie popełnia błąd, który skutkuje odpowiedzialnością powierzającego wobec własnych kontrahentów. Przykład: Firma IT, której powierzyliśmy określone zadania upubliczniła dane naszego klienta.

14 Odpowiedzialność firmy outsourcingowej wobec powierzającego Zakres odpowiedzialności jest najczęściej regulowany w umowie. Przy braku określenia przyjmuje się, że odpowiedzialność jest na zasadzie winy, tzn. firma outsourcingowa jest odpowiedzialna za szkodę w pełnej wysokości, jeśli można mu przypisać winę. Uregulowanie odpowiedzialności może nastąpić w umowie, np.: - wyłączenie odpowiedzialności firma outsourcingowa nie odpowiada za wyrządzone szkody, lub jej odpowiedzialność jest ograniczona, np. co do wysokości. Jest to dość częsty element umów, w szczególności należy sprawdzać OWU (Ogólne Warunki Umów); - rozszerzenie odpowiedzialności kontrahent może przyjąć odpowiedzialność szerszą niż to wynika z przepisów, np. odpowiedzialność na zasadzie ryzyka, albo odpowiedzialność za działania innych osób jak za swoje własne.

15 Odpowiedzialność firmy outsourcingowej i powierzającego wobec podmiotów trzecich Art kodeksu cywilnego: Kto powierza wykonanie czynności drugiemu, ten jest odpowiedzialny za szkodę wyrządzoną przez sprawcę przy wykonywaniu powierzonej mu czynności, chyba że nie ponosi winy w wyborze albo że wykonanie czynności powierzył osobie, przedsiębiorstwu lub zakładowi, które w zakresie swej działalności zawodowej trudnią się wykonywaniem takich czynności. Kto może wykonać czynność osobiście, lecz posługuje się w tym zakresie inną osobą, powinien dokonać wyboru w sposób maksymalnie staranny, aby nie narazić na szwank interesu osób trzecich występujących w obrocie; Możliwa jest zmiana zasad odpowiedzialności w umowie, np.: 1. odpowiedzialność za podmioty trzecie tak jak za działania własne; 2. odpowiedzialność na zasadach ryzyka.

16 Odpowiedzialność firmy outsourcingowej wobec powierzającego Nie zawsze wyłączenie odpowiedzialności jest możliwe, np.: Błąd księgowości w obliczeniu wysokości podatków może skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową członków zarządu spółki. Przy outsourcingu pracowników mogą być różne interpretacje urzędów skarbowych oraz ZUS odnośnie do charakteru prawnego tych osób.

17 KANCELARIA PRAWNA Dziękujemy za uwagę! Kancelaria Prawna FGGK ul. Dolna 10 lok. 2, Warszawa,