PROTOKÓŁ. kontroli kompleksowej przeprowadzonej w dniu 02 lipca 2009 r. w Ośrodku Adopcyjno-Opiekuńczym w Koszalinie

Transkrypt

1 PS. 1. IJ- B. 0931/6/09 PROTOKÓŁ kontroli kompleksowej przeprowadzonej w dniu 02 lipca 2009 r. w Ośrodku Adopcyjno-Opiekuńczym w Koszalinie Adres Ośrodka: Ośrodek Adopcyjno - Opiekuńczy ul. Morska Koszalin Kontrolę przeprowadził zespół inspektorów w składzie: Ilona Jackiewicz - Bara inspektor wojewódzki - osoba kierująca zespołem, oraz Renata Karwowska starszy inspektor wojewódzki, na podstawie UpowaŜnienia Nr 79/2009 z dnia 30 czerwca 2009 r. wydanego przez dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Przedmiot kontroli: Zagadnienia dotyczące działalności Ośrodka, a w szczególności: 1) kwalifikacje osób zatrudnionych w Ośrodku i warunki lokalowe, jakimi dysponuje Ośrodek - ich zgodność z kwalifikacjami i warunkami lokalowymi określonymi w rozporządzeniu Ministra Polityki Społecznej z dnia 6 października 2004 r. w sprawie podmiotów uprawnionych do zakładania i prowadzenia niepublicznych ośrodków adopcyjno -opiekuńczych oraz staŝu pracy i kwalifikacji wymaganych od osób zatrudnionych w publicznych i niepublicznych ośrodkach adopcyjno -opiekuńczych, a takŝe warunków lokalowych, jakimi powinny dysponować te ośrodki (Dz. U. Nr 226, poz. 2293), 2) aktualizowanie danych przekazywanych do wojewódzkiego banku danych o dzieciach oczekujących na przysposobienie i kandydatach zakwalifikowanych do pełnienia funkcji rodziny zastępczej oraz o rodzinach zgłaszających gotowość przysposobienia dziecka, a takŝe przestrzeganie zasady poufności w sprawach rodzinnych prowadzonych przez Ośrodek, 3) gromadzenie informacji o dzieciach, które mogą być przysposobione lub umieszczone w rodzinie zastępczej, 4) przeprowadzanie badań pedagogicznych i psychologicznych oraz rodzinnych wywiadów środowiskowych, dotyczących osób 1

2 zgłaszających gotowość przysposobienia dziecka, kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej albo kandydatów do prowadzenia placówki rodzinnej, 5) prowadzenie szkoleń dla kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej albo kandydatów do prowadzenia placówek rodzinnych na podstawie programów szkolenia rodzin zastępczych, o których mowa w art. 77 ust. 3 i 4 ustawy o pomocy społecznej, 6) wydawanie zaświadczeń kwalifikacyjnych stwierdzających ukończenie szkolenia dla rodzin zastępczych, 7) wydawanie kandydatom do prowadzenia placówek rodzinnych opinii o posiadaniu odpowiedniego przygotowania, 8) dobór rodziny przysposabiającej właściwej ze względu na potrzeby dziecka, 9) prowadzenie pomocy psychologicznej, poradnictwa pedagogicznego i prawnego dla rodziców dzieci umieszczonych w placówkach opiekuńczo-wychowawczych, 10) współpraca z sądem opiekuńczym, 11) udzielanie pomocy w przygotowywaniu wniosków o przysposobienie lub ustanowienie rodziny zastępczej, 12) prowadzenie działalności edukacyjnej i upowszechniającej tworzenie rodzin przysposabiających, zastępczych oraz placówek rodzinnych, 13) wspieranie dyrektora placówki rodzinnej w sporządzaniu indywidualnego planu pracy z dzieckiem oraz dokonywanie oceny zasadności dalszego pobytu dziecka w placówce rodzinnej, 14) współpraca z dyrektorem placówki rodzinnej w sporządzaniu okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w danej placówce, 15) realizowanie innych zadań przewidzianych w przepisach dotyczących opieki nad dzieckiem i rodziną, a w szczególności: - współpraca z rodziną naturalną, zastępczą oraz przysposabiającą w zakresie opieki nad dzieckiem i jego wychowaniem oraz wspieranie tych rodzin w wykonywaniu przez nie funkcji opiekuńczo-wychowawczych, - kwalifikowanie dzieci do przysposobienia i sporządzanie dla nich diagnozy psychologicznej i pedagogicznej, - sporządzanie rocznych planów pracy i prowadzenie dokumentacji, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Polityki Społecznej z dnia 30 września 2005 r. w sprawie ośrodków adopcyjno-opiekuńczych (Dz. U. Nr 205, poz. 1701z późn. zm.) oraz rejestru wydawanych zaświadczeń kwalifikacyjnych, - sprawowanie nadzoru przez dyrektora Ośrodka nad jego pracownikami, - godziny i czas pracy Ośrodka, - regulamin organizacyjny Ośrodka. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2008 r. do 2 lipca 2009 r. 2

3 Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych zapoznano Dyrektora Ośrodka z programem kontroli, w którym określono temat, cel i rodzaj oraz zakres kontroli. Następnie dokonano lustracji kontrolowanego obiektu. Wyjaśnień udzielali: - Pan Leszek Jęczkowski- Dyrektor Ośrodka, - Pani Dominika Tłuszczak- Binaś - pedagog w Ośrodku. Ustalenia kontroli: Ośrodek funkcjonuje od stycznia 2000 r. Uchwała Nr 160/1001/2000 Zarządu Miasta Koszalina z dnia 18 grudnia 2000r., na podstawie Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego Zarządzeniem Nr 490/2856/2006 r. Prezydenta miasta Koszalin z dnia 28 września 2006 r.- (zał. nr 1), oraz zaświadczenia o wpisie do Krajowego Rejestru Urzędowego i Podmiotów Gospodarki Narodowej: z dnia r. Dyrektorem Ośrodka jest Pan Leszek Jęczkowski, który ukończył studia magisterskie na kierunku pedagogika pracy socjalnej, studia podyplomowe z zakresu organizacji pomocy społecznej oraz studia podyplomowe pomocy psychologicznej (zał. nr 2). Pan Jęczkowski posiada 5 letni staŝ pracy w Ośrodku Adopcyjno - Opiekuńczym. Zatrudniony jest na cały etat w oparciu o umowę o pracę. Ośrodek Adopcyjno- Opiekuńczy w Koszalinie jest jednostką budŝetową Miasta Koszalina, celem realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej. Warunki lokalowe Zgodnie z zapisami 4 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 6 października 2004 r. w sprawie podmiotów uprawnionych do zakładania i prowadzenia niepublicznych ośrodków adopcyjno-opiekuńczych oraz staŝu pracy i kwalifikacji wymaganych od osób zatrudnionych w publicznych i niepublicznych ośrodkach adopcyjno-opiekuńczych, a takŝe warunków lokalowych, jakimi powinny dysponować te ośrodki ( Dz. U. Nr 226, poz. 2293) podmiot prowadzący publiczny lub niepubliczny ośrodek adopcyjno -opiekuńczy zapewnia do realizacji zadań co najmniej dwa pomieszczenia, osobno do prowadzenia terapii rodzinnej, oraz do spotkań z osobami zgłaszającymi gotowość przysposobienia dziecka, gwarantujące osobom korzystającym z usług ośrodka dyskrecję w prowadzonych sprawach. Ośrodek Adopcyjno - Opiekuńczy w Koszalinie połoŝony jest w mieście na drodze wyjazdowej do Mielna. Otoczony jest małym malowniczym parkiem zieleni, wykorzystywanym do organizowania imprez rekreacyjnych dla dzieci. Ośrodek Adopcyjno-Opiekuńczy w Koszalinie na dzień kontroli dysponował następującymi pomieszczeniami: pokojem przystosowanym do spotkań 3

4 z rodzinami adopcyjnymi, biologicznymi i dziećmi, pokojem pedagogów do pracy indywidualnej, pokojem psychologów i logopedów do pracy indywidualnej, pokojem do pracy grupowej i prowadzenia szkoleń, sekretariatem, pokojem księgowego i pokojem dyrektora. W ramach współpracy z Miejską Poradnią Psychologiczno Pedagogiczną w Koszalinie Ośrodek ma moŝliwość korzystania z pokoju gościnnego oraz pomieszczeń z lustrem weneckim (które wyposaŝył w meble). Zatrudniona kadra i kwalifikacje pracowników Zgodnie z zapisami 3 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 6 października 2004 r. w sprawie podmiotów uprawnionych do zakładania i prowadzenia niepublicznych ośrodków adopcyjno-opiekuńczych oraz staŝu pracy i kwalifikacji wymaganych od osób zatrudnionych w publicznych i niepublicznych ośrodkach adopcyjno-opiekuńczych, a takŝe warunków lokalowych, jakimi powinny dysponować te ośrodki ( Dz. U. Nr 226, poz ) osoby zatrudnione w publicznych i niepublicznych ośrodkach adopcyjno-opiekuńczych powinny posiadać ukończone studia magisterskie na kierunkach: psychologia, pedagogika, prawo lub tytuł zawodowy lekarza albo ukończone studia magisterskie o specjalności praca socjalna na kierunkach socjologia lub politologia i co najmniej roczny staŝ pracy z dziećmi w instytucjach, których zakres działania obejmuje opiekę nad dzieckiem lub pracę z rodziną, z wyjątkiem osób posiadających ukończone studia magisterskie na kierunku prawo lub tytuł zawodowy lekarza. W Ośrodku na dzień kontroli na umowę o pracę było zatrudnionych 7 osób w tym: 5 pedagogów: Pan X.Y. (ukończone studia magisterskie na kierunku pedagogika), Pani X.Y. (ukończone studia magisterskie na kierunku pedagogika), Pani X.Y. - (ukończone studia magisterskie na kierunku pedagogika), Pani X.Y. (ukończone studia magisterskie na kierunku pedagogika) - obecnie urlop macierzyński, Pani X.Y. (ukończone studia magisterskie na kierunku pedagogika) - w zastępstwie za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim; 2 psychologów: Pani X.Y. (ukończone studia magisterskie na kierunku psychologia), Pani X.Y.- (ukończone studia magisterskie na kierunku psychologia). W Ośrodku pracują 3 osoby na stanowiskach administracyjnych i obsługowych. Ponadto w Ośrodku zatrudniane były 2 osoby na umowę - zlecenie (raz w miesiącu konsultacje i diagnoza medyczna): lekarz medycyny specjalista neurologii dziecięcej pediatra Pani X.Y. (ukończyła studia magisterskie medyczne) oraz lekarz medycyny specjalista rehabilitant Pani X.Y. (ukończyła studia magisterskie medyczne). Większość pracowników posiada dodatkowe studia podyplomowe oraz szereg szkoleń doskonalących pracę z dzieckiem i rodziną. Kwalifikacje tych osób i ich tygodniowy wymiar godzin pracy w Ośrodku przedstawia- (zał. nr 2). 4

5 Przestrzeganie zasady poufności w sprawach rodzinnych prowadzonych przez ośrodek: Dokumenty przechowywane były w zamkniętych szafach. Ośrodek posiadał odpowiednią ilość pomieszczeń, która pozwalała na zachowanie zasady poufności przy udzielaniu pomocy zgłaszającym się rodzinom. Ponadto w Ośrodku wdroŝona jest polityka bezpieczeństwa danych osobowych wprowadzona zarządzeniem dyrektora Nr 2/2008- (zał. nr 3). Przekazywanie danych do wojewódzkiego banku danych: Z informacji przekazanych przez Ośrodek (zał. nr 4) wynika, Ŝe do WBD przekazano informacje o dzieciach zakwalifikowanych do przysposobienia. W jednym przypadku zgłoszenie nastąpiło po upływie 3,5 miesięcy od zakwalifikowania dziecka (numer sprawy 44). W jednym przypadku nie zgłoszono dziecka do WBD (numer sprawy 45), poniewaŝ Ośrodek poszukiwał odpowiednich kandydatów przez okres 1,5 miesiąca. W konsekwencji znaleziono dla dziecka rodzinę adopcyjną. W okresie objętym kontrolą, Ośrodek umieścił w WBD informacje o rodzinach zgłaszających gotowość przysposobienia dziecka w przypadku 7 rodzin zakwalifikowanych do adopcji. Rodziny te wyraziły zgodę na piśmie- (zał. nr 4). Kandydatów zakwalifikowanych do pełnienia funkcji rodziny zastępczej nie zgłaszano. Spowodowane to było brakiem wyraŝenia zgody przez te osoby na umieszczenie informacji o nich w WBD - (zał. nr 5). Zgodnie z wyjaśnieniami przekazanymi przez dyrektora Ośrodka ustalono, Ŝe w trakcie szkoleń i rozmów indywidualnych pracownicy ustnie informowali kandydatów adopcyjnych o moŝliwości umieszczenia danych w WBD. Wszystkim kandydatom przekazywano druki zgłoszenia danych do WBD. W kilku przypadkach kandydaci nie oddali wypełnionego druku, co jest odnotowane w dokumentacji rodziny. Gromadzenie informacji o dzieciach, które mogą być przysposobione lub umieszczone w rodzinie zastępczej. W okresie od 01 stycznia 2008 r. do 02 lipca 2009 r. zostało przez Ośrodek zakwalifikowanych 58 dzieci do rodziny adopcyjnej w Polsce. W tym okresie w rodzinach zostało umieszczonych 51 dzieci, w tym w rodzinach adopcyjnych na terenie kraju 46 dzieci, w zagranicznych rodzinach adopcyjnych 5 dzieci. Wszystkie dzieci przebywały wcześniej w rodzinach zastępczych lub rodzinnych domach dziecka wobec czego Ośrodek podjął działania zmierzające do uregulowania ich sytuacji prawnej. Na umieszczenie w rodzinie adopcyjnej oczekiwało 7 dzieci. 5

6 Ustaleń dokonano w oparciu o analizę dokumentacji X.Y.- (zał. nr 6), X.Y. - (zał. nr 7), X.Y..- (zał. nr 8) oraz X.Y.- (zał. nr 9). W dokumentacji znajdowały się: dane dotyczące imienia i nazwiska dziecka, daty urodzenia dziecka, adresu zamieszkania, imienia i nazwiska matki, daty urodzenia matki, dane o stanie zdrowia dziecka, o rozwoju psychofizycznym, o dotychczasowym przebiegu rozwoju. W dokumentacji były równieŝ diagnozy potrzeb dzieci. W przypadkach kiedy ojciec był nieznany nie podawano danych dotyczących ojca. JeŜeli dzieci posiadały rodzeństwo podano informacje na jego temat. Przeprowadzanie badań pedagogicznych i psychologicznych oraz rodzinnych wywiadów środowiskowych, dotyczących osób zgłaszających gotowość przysposobienia dziecka, kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej albo kandydatów do prowadzenia placówki rodzinnej: W kontrolowanym okresie zostało przygotowanych 92 rodziny zgłaszające gotowość przysposobienia dziecka, a kwalifikację do tej formy opieki otrzymało 58 rodzin. Oceny realizacji tego zadania dokonano na podstawie analizy dokumentacji Państwa X.X.Y- (zał. nr 10)- kandydatów zgłaszających gotowość przysposobienia dziecka. Państwo Y. zgłosili się do Ośrodka 14 maja 2008 r. U kandydatów przeprowadzono badania pedagogiczne w okresie od 14 maja 2008 r. do 07 listopada 2008 r., badania psychologiczne w dniu 07 lutego 2008 r. i przeprowadzono wywiad środowiskowy w dniu 29 września 2008 r. Brakowało jednak diagnozy pedagogicznej i pedagogicznej. Kandydaci, zostali przeszkoleni przez Ośrodek i zakwalifikowani do przysposobienia dziecka w Koszalinie w dniu 18 lutego 2008 r. Ośrodek zgromadził dokumentację zawierającą: imiona i nazwiska kandydatów, adres zamieszkania, stan cywilny, wykształcenie, zawód, miejsce pracy, opis warunków lokalowych, stałe źródła dochodu, dane o stanie zdrowia umoŝliwiającym właściwą opiekę nad dziećmi, stałe miejsce zameldowania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zapytanie o niekaralności do Krajowego Rejestru Karnego, oświadczenie potwierdzające, Ŝe kandydaci korzystają w pełni z praw cywilnych i obywatelskich, Ŝe nie są lub nie byli pozbawieni władzy rodzicielskiej, ani teŝ władza nie została im zawieszona oraz, Ŝe nie dotyczy ich zapis dotyczący wywiązywania się z obowiązku łoŝenia na utrzymanie osoby najbliŝszej lub inne osoby, gdyŝ nie ciąŝy na nich taki obowiązek ani z mocy prawa ani z orzeczenia sądu. Wydawanie zaświadczeń kwalifikacyjnych stwierdzających ukończenie szkolenia dla rodzin zastępczych: Zgodnie z art. 82 ust. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późn. zm.) jednym z podstawowych zadań 6

7 Ośrodka jest szkolenie i kwalifikowanie osób zgłaszających gotowość przysposobienia dziecka, pełnienia funkcji rodzin zastępczych i prowadzenia placówek rodzinnych. Zgodnie z art. 83 ust. 1 oraz art. 77 ust. 3 i 5 tej ustawy, szkolenia dla kandydatów do pełnienia funkcji rodzin zastępczych niespokrewnionych z dzieckiem i zawodowych niespokrewnionych z dzieckiem, oraz dla kandydatów do prowadzenia placówek rodzinnych, ośrodek prowadzi na podstawie programów szkolenia rodzin zastępczych zatwierdzonych w drodze decyzji administracyjnej przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z art. 83 ust. 2 w/w ustawy ośrodek adopcyjno - opiekuńczy wydaje kandydatowi do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zaświadczenie kwalifikacyjne, potwierdzające ukończenie szkolenia dla rodzin zastępczych oraz opinię o spełnianiu przez tę rodzinę warunków, o których mowa w art. 73 ust. 1 i 3 pkt 2 do 6 ustawy o pomocy społecznej, a kandydatowi do prowadzenia placówki rodzinnej wydaje opinię o posiadaniu odpowiedniego przygotowania. W kontrolowanym okresie Ośrodek realizował zadanie szkolenia kandydatów na rodziny zastępcze w oparciu o zatwierdzony decyzją Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 października 2004 r., znak: DPS-VI WB/04 program Pt. Rodzina stworzony przez Stowarzyszenie Rodzin Adopcyjnych i Zastępczych PPO Familia w Krakowie, oraz Szkoła dla Rodzin Zastępczych stworzony przez Panią Urszulę Burtowicz, zatwierdzony przez Ministra decyzją z 19 lutego 2007 r. DPS-II /TU/07. Uprawnienia do prowadzenia szkoleń dla kandydatów na rodziny adopcyjne i zastępcze na podstawie tych programów w okresie kontrolowanym posiadało 6 pracowników Ośrodka. W 2008 roku przeprowadzono 2 szkolenia dla rodzin zastępczych spokrewnionych z dzieckiem w których uczestniczyło 18 osób z 16 rodzin, oraz 2 szkolenia dla kandydatów na rodziny niespokrewnione z dzieckiem (w tym zawodowe) w których uczestniczyło 21 osób z 13 rodzin, w tym 4 rodziny dostały kwalifikację na zawodowe rodziny wielodzietne niespokrewnione z dzieckiem. W pierwszej połowie 2009 r. przeprowadzono 1 szkolenie dla kandydatów na rodziny zastępcze niespokrewnione z dzieckiem w którym uczestniczyły 4 rodziny (7 osób), oraz 1 szkolenie dla rodzin spokrewnionych z dzieckiem w którym uczestniczyło 8 rodzin (11 osób). Wydano zaświadczenia kwalifikacyjne zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami - (zał. nr 11). Wydawanie kandydatom do prowadzenia placówek rodzinnych opinii o posiadaniu odpowiedniego przygotowania: W kontrolowanym okresie Ośrodek nie wydawał opinii o posiadaniu odpowiedniego przygotowania do prowadzenia placówki rodzinnej. 7

8 Dobór rodziny przysposabiającej właściwej ze względu na potrzeby dziecka: Pracownicy Ośrodka kwalifikując dziecko do przysposobienia przygotowywali jego diagnozę psychologiczną i pedagogiczną, rozpoznawane były szczególne potrzeby dziecka. Dobierana była rodzina zgodnie z jego potrzebami. Ostateczna decyzja dotycząca właściwego wyboru, była podejmowana po kontakcie dziecka z kandydatami na rodziców. Prowadzenie pomocy psychologicznej, poradnictwa pedagogicznego i prawnego dla rodziców dzieci umieszczonych w placówkach opiekuńczo - wychowawczych: W kontrolowanym okresie pracownicy Ośrodka prowadzili grupę socjoterapeutyczną w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 3 w Koszalinie. Udzielono wsparcia 3 rodzinom dzieci umieszczonych w placówce opiekuńczo -wychowawczej. Współpraca z sądem opiekuńczym: Ośrodek w trakcie swojej działalności współpracował z Sądami Rodzinnymi na terenie Koszalina i województwa. W 2008 r. zorganizowano spotkania robocze sędziów rodzinnych ze Szczecinka. W miesiącu wrześniu zaproszono na konferencję przewodniczącą Sądu Rejonowego w Koszalinie. Konferencja dotyczyła adopcji zagranicznej. W 2008 r. sporządzono 25 opinii na potrzeby sądu w sprawach dotyczących przysposobień 31 dzieci, ( w większości były to opinie sporządzane podwójnie: wstępne z wnioskiem o przysposobienie, a następnie końcowe wraz z opinią ze styczności kandydatów z dzieckiem), 15 opinii dotyczących adopcji wewnątrzrodzinnych dla 15 dzieci. Ośrodek powiadamiał sąd o okolicznościach uzasadniających wszczęcie postępowania opiekuńczego w 9 przypadkach. W 2009 r. sporządzono 14 opinii na potrzeby sądu w sprawach dotyczących przysposobień dotyczących 20 dzieci, na potrzeby sądu sporządzono 3 opinie dotyczące adopcji wewnątrzrodzinnych. Ośrodek powiadamiał sąd o okolicznościach uzasadniających wszczęcie postępowania opiekuńczego w 3 przypadkach. Udzielanie pomocy w przygotowaniu wniosków o przysposobienie lub ustanowienie rodziny zastępczej: W kontrolowanym okresie udzielano pomocy w tym zakresie wszystkim rodzinom wyraŝającym gotowość przysposobienia dziecka i zastępczym. 8

9 Prowadzenie działalności edukacyjnej i upowszechniającej tworzenie rodzinnych form opieki zastępczej W kontrolowanym okresie Ośrodek wywiązywał się z tego zadania poprzez rozpowszechnianie informacji ma łamach prasy, radia, telewizji i ulotek informacyjnych. Ośrodek współpracował w/w zakresie z instytucjami tj. Urząd Miasta Koszalin, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, ośrodkami adopcyjno - opiekuńczymi z terenu całego kraju. Ponadto Ośrodek posiadał własną stronę internetową. W 2008 roku Ośrodek zorganizował 2 edycje Forum Zawodowych Rodzin Zastępczych, w skład których wchodziło: Przygotowanie dzieci do adopcji oraz spotkanie z Przewodniczącą Sądu Rodzinnego, bal karnawałowy dla około 30 dzieci z rodzin zastępczych, impreza zorganizowana z rodzinami zastępczymi miasta Koszalina oraz Stowarzyszeniem Studentów i Absolwentów Politechniki Koszalińskiej Millennium w klubie Kreślarnia, piknik rodzin zastępczych, spotkanie dla dzieci z rodzin zastępczych z policją pt.: Bezpieczny powrót do szkoły ; udział w akcji Stop przemocy. PomóŜmy Jakubowi ; udział w konferencjach dotyczących opieki zastępczej. Przeprowadzono warsztaty dla pracowników PCPR, GOPS i kuratorów w Drawsku Pomorskim na temat: Praca nad emocjami dziecka odbieranego i Powrót dziecka do rodziny biologicznej. W 2009 roku Ośrodek zorganizował forum zawodowych rodzin zastępczych, spotkanie z psychiatrą na temat problemów z dziećmi w opiece zastępczej, piknik z okazji Dnia Dziecka z rodzin zastępczych i rodzinnych domów dziecka, Ośrodek brał udział w Rodzinaliach zorganizowanych przez PCPR upowszechniający opiekę zastępczą nad dzieckiem. Ponadto dyrektor Ośrodka brał udział w posiedzeniu Komisji Spraw Społecznych i Rodziny w Senacie RP jako reprezentant ośrodków adopcyjnych uproszczenie procedur adopcyjnych, Ośrodek świadczył pomoc prawną i zorganizował przygotowanie materiałów informacyjnych dla Carias w otwarciu Okna Ŝycia. Przedstawiciele Ośrodka brali takŝe czynny udział w konferencji: Rodzina zastępcza dla dzieci bez przyszłości. Wspieranie dyrektora placówki rodzinnej w sporządzaniu indywidualnego planu pracy z dzieckiem oraz dokonywanie oceny zasadności dalszego pobytu dziecka w placówce rodzinnej. Współpraca z dyrektorem placówki rodzinnej w sporządzaniu okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w placówce. Pracownicy Ośrodka wspierali dyrektorów Rodzinnych Domów Dziecka w sporządzaniu indywidualnych planów pracy z dzieckiem, w dokonywaniu okresowej oceny sytuacji dzieci i oceny zasadności ich pobytu w placówce. Uczestniczyli równieŝ w 7 posiedzeniach zespołu do spraw okresowej oceny 9

10 sytuacji dziecka. Ponadto Ośrodek wspierał dyrektorów placówek poprzez sporządzanie diagnoz pedagogicznych lub psychologicznych dzieci na prośbę sądu lub dyrektora RDDz Udzieli równieŝ pomocy w rozwiązywaniu problemów wychowawczych i opiekuńczych (4 dzieci), oraz udzieli pomocy pedagogicznej (4 dzieci). Realizowanie innych zadań przewidzianych w przepisach dotyczących opieki nad dzieckiem i rodziną, a w szczególności: - współpraca z rodziną naturalną, zastępczą oraz przysposabiającą w zakresie opieki nad dzieckiem i jego wychowaniem oraz wspieranie tych rodzin w wykonywaniu przez nie funkcji opiekuńczo - wychowawczej: W kontrolowanym okresie Ośrodek udzielił wsparcia ogółem 194 rodzinom, w tym: 37 rodzinom naturalnym wychowującym swoje dzieci, 36 rodzinom dzieci umieszczonych w rodzinie zastępczej, 28 rodzinom adopcyjnym, 90 rodzinom zastępczym. Działaniami Ośrodka objęto ogółem 335 dzieci, w tym 22 dzieci umieszczonych w rodzinach naturalnych wychowujących swoje dzieci, 36 dzieci umieszczonych w placówkach rodzinnych, 3 dzieci umieszczonych w rodzinach adopcyjnych i 274 dzieci umieszczonych w rodzinach zastępczych. Ośrodek sporządzał diagnozy pedagogiczne i psychologiczne dzieci i rodzin, prowadził terapie dla rodzin, udzielał pomocy psychologicznej i pedagogicznej, oraz pomagał w rozwiązywaniu problemów wychowawczych, rozwojowych i opiekuńczych, a takŝe w zakresie prawa rodzinnego. Realizował szereg programów dotyczących rodzicielstwa zastępczego, oraz pracy na rzecz dziecka i rodziny. - kwalifikowanie dzieci do przysposobienia i sporządzanie dla nich diagnozy psychologicznej i pedagogicznej: W kontrolowanym okresie zakwalifikowano do przysposobienia 58 dzieci. Ustaleń dokonano w oparciu o analizę dokumentacji X.Y.- (zał. nr 6), X.Y. - (zał. nr 7), X.Y.- (zał. nr 8) oraz X.Y.- (zał. nr 9). X.Y- (zał. nr 6) Dziecko zostało zgłoszone do Ośrodka przez szpital 25 października 2007 r. Zakwalifikowane zostało do przysposobienia przez komisję Ośrodka Adopcyjno- Opiekuńczego w Koszalinie w dniu 08 lutego 2008 r. Kwalifikacja obejmowała: - ustalenie sytuacji prawnej dziecka, - psychologiczną ocenę stopnia moŝliwości nawiązania przez dziecko więzi emocjonalnej w rodzinie, 10

11 - określenie specyfiki potrzeb dziecka w kontekście prawidłowego doboru rodziny. Diagnozy pedagogiczna i psychologiczna zostały dokonane 08 lutego 2008 r. W celu zakwalifikowania dziecka do przysposobienia Ośrodek współpracował m.in. z Rodzinnym Domem Dziecka Nr 3 w Koszalinie. W dniu 08 lutego 2008 r. zaproponowano dziecko kandydatom zakwalifikowanym przez Ośrodek Adopcyjno - Opiekuńczy w Koszalinie w dniu 06 czerwca 2007 r. W dniu 11 lutego 2008 r. odbyło się pierwsze spotkanie dziecka z kandydatami na terenie Rodzinnego Domu Dziecka Nr 3 w Koszalinie w obecności pracowników Ośrodka. Kolejne spotkanie odbyło się w dniu 12 lutego 2008 r. na terenie Rodzinnego Domu Dziecka Nr 3 w Koszalinie w obecności dyrektora i wychowawcy Rodzinnego Domu Dziecka. W dniu 11 lutego 2008 r. kandydaci złoŝyli wniosek do sądu o przysposobienie dziecka. Przy doborze rodziny kierowano się potrzebami dziecka i moŝliwościami rodziny w celu ich zabezpieczenia. Ośrodek sporządził opinię wstępną na potrzeby sądu. X.Y.- (zał. nr 7) Dziecko zostało zgłoszone do Ośrodka przez Sąd Rejonowy w Koszalinie 04 lipca 2008 r. Zakwalifikowane zostało do przysposobienia przez komisję Ośrodka Adopcyjno- Opiekuńczego w Koszalinie w dniu 04 lipca 2008 r. Kwalifikacja obejmowała: - ustalenie sytuacji prawnej dziecka, - psychologiczną ocenę stopnia moŝliwości nawiązania przez dziecko więzi emocjonalnej w rodzinie, - określenie specyfiki potrzeb dziecka w kontekście prawidłowego doboru rodziny. Diagnozy pedagogiczna i psychologiczna zostały dokonane 04 lipca 2008 r. W celu zakwalifikowania dziecka do przysposobienia Ośrodek współpracował z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Koszalinie, oraz Sądem Rodzinnym w Koszalinie. W dniu 07 lipca 2008 r. zaproponowano dziecko kandydatom zakwalifikowanym przez Ośrodek Adopcyjno - Opiekuńczy w Koszalinie w dniu 30 kwietnia 2008 r. Kandydaci jednak odmówili ze względu na wiek dziecka. W dniu 07 lipca 2008 r. zaproponowano dziecko kandydatom zakwalifikowanym przez Komisje Kwalifikacyjną OAO w Koszalinie w dniu 30 kwietnia 2008 r. W dniu 30 kwietnia 2008 r. odbyło się pierwsze spotkanie dziecka z kandydatami na terenie Ośrodka Adopcyjno - Opiekuńczego w Koszalinie w obecności pracowników Ośrodka. Kolejne spotkania odbywały się na bieŝąco na terenie domu Rodziny Zastępczej w której przebywało dziecko w obecności opiekunów zastępczych. Kandydaci złoŝyli wniosek do sądu o przysposobienie dziecka. Przy doborze rodziny kierowano się potrzebami dziecka i moŝliwościami rodziny w celu ich zabezpieczenia. Ośrodek sporządził opinię wstępną w dniu 15 lipca 2008 r. 11

12 X.Y.- (zał. nr 8) Dziecko zostało zgłoszone do Ośrodka przez szpital 12 września 2008 r. Zakwalifikowane zostało do przysposobienia przez komisję Ośrodka Adopcyjno - Opiekuńczego w Koszalinie w dniu 27 października 2008 r. Kwalifikacja obejmowała: - ustalenie sytuacji prawnej dziecka, - psychologiczną ocenę stopnia moŝliwości nawiązania przez dziecko więzi emocjonalnej w rodzinie, - określenie specyfiki potrzeb dziecka w kontekście prawidłowego doboru rodziny. Diagnozy pedagogiczna i psychologiczna zostały dokonane 27 października 2008 r. Dziecko posiadało brata przyrodniego umieszczonego w rodzinie zastępczej. Ojciec brata chłopca miał ograniczoną władzę rodzicielską. Dzieci nigdy nie miały ze sobą kontaktu. W dniu 27 października 2008 r. Zaproponowano dziecko kandydatom zakwalifikowanym przez Ośrodek Adopcyjno - Opiekuńczy w Koszalinie w dniu 03 stycznia 2008 r. W dniu 29 października 2008 r. odbyło się pierwsze spotkanie dziecka z kandydatami na terenie domu opiekunów zastępczych w obecności pracowników Ośrodka. Kolejne spotkanie odbyło się w dniu 05 listopada 2008 r. na terenie domu opiekunów zastępczych u których przebywało dziecko w obecności opiekunów zastępczych. Kandydaci złoŝyli wniosek do sądu o przysposobienie dziecka. Przy doborze rodziny kierowano się potrzebami dziecka i moŝliwościami rodziny w celu ich zabezpieczenia. Ośrodek sporządził opinię wstępną na potrzeby sądu. X.Y.- (zał. nr 9) Dziecko zostało zgłoszone do Ośrodka przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Szczecinku 22 września 2008 r. Zakwalifikowane zostało do przysposobienia przez komisję Ośrodka Adopcyjno - Opiekuńczego w Koszalinie w dniu 22 września 2008 r. Kwalifikacja obejmowała: - ustalenie sytuacji prawnej dziecka, - psychologiczną ocenę stopnia moŝliwości nawiązania przez dziecko więzi emocjonalnej w rodzinie, - określenie specyfiki potrzeb dziecka w kontekście prawidłowego doboru rodziny. Diagnozy pedagogiczna i psychologiczna zostały dokonane 22 sierpnia 2008 r. W celu zakwalifikowania dziecka do przysposobienia Ośrodek współpracował z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Szczecinku. W dniu 22 sierpnia 2008 r. zaproponowano dziecko kandydatom zakwalifikowanym przez Ośrodek Adopcyjno - Opiekuńczy w Koszalinie w dniu 01 lipca 2008 r. W dniu 23 sierpnia 2008 r. odbyło się pierwsze spotkanie dziecka z kandydatami na terenie Pogotowia Rodzinnego gdzie przebywało dziecko w obecności pracownika Ośrodka. Kolejne spotkanie odbyło się 24 sierpnia 2008 r. na terenie Pogotowia 12

13 Rodzinnego w obecności opiekunki zastępczej. Kandydaci złoŝyli wniosek do sądu o przysposobienie dziecka. Przy doborze rodziny kierowano się potrzebami dziecka i moŝliwościami rodziny w celu ich zabezpieczenia. Ośrodek sporządził opinię wstępną w dniu 25 września 2008 r. - sporządzanie rocznych planów pracy i prowadzenie dokumentacji, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Polityki Społecznej z dnia 30 września 2005 r. w sprawie ośrodków adopcyjno- opiekuńczych (Dz. U. Nr 205, poz. 1701), oraz rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej zmieniającym rozporządzenie w sprawie ośrodków adopcyjno- opiekuńczych (Dz. U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1457) i rejestru wydawanych zaświadczeń kwalifikacyjnych: Ośrodek prowadził indywidualną i grupową dokumentację pomocy pedagogicznej, psychologicznej i z zakresu prawa rodzinnego udzielonej rodzinom przysposabiającym, rodzinom zastępczym i rodzinom naturalnym. Dokumentacja przechowywana była w osobnych teczkach zawierających rejestry poszczególnych porad. Były to: rejestr pomocy udzielonej rodzinom naturalnym, w tym kobietom w ciąŝy, rejestr pomocy udzielonej rodzinom zastępczym, rejestr pomocy udzielonej rodzinom adopcyjnym. KaŜdy rejestr prowadzony jest osobno. Karty indywidualnej pomocy zawierały: imię i nazwisko (lub informację anonim ), typ rodziny, adres zamieszkania, datę wpisu, kto skierował, rodzaj udzielonego wsparcia, oraz notatki pracowników merytorycznych. Ponadto psycholog i terapeuta prowadzili własną dokumentację udzielonej pomocy psychologicznej i terapeutycznej. Ośrodek prowadził teŝ dokumentację: szkoleń dla rodzin zastępczych i kandydatów na rodziny zastępcze (materiały z kaŝdego szkolenia były umieszczane w osobnej teczce lub segregatorze), rejestr zaświadczeń kwalifikacyjnych. W przypadku kandydatów na rodziców zastępczych Ośrodek gromadził opinie wystawione przez OPS i wywiady środowiskowe przeprowadzone przez PCPR oraz kserokopie zaświadczeń przedkładanych do MOPS i PCPR o zarobkach, zaświadczeń lekarskich, innych. Dokumenty te przesyłane były wraz ze skierowaniem rodziny na szkolenie. Dodatkowo gromadzono oświadczenia o niekaralności, oraz posiadania pełni władzy rodzicielskiej, ankiety wypełniane przez uczestników szkolenia. W kontrolowanym okresie nie prowadzono szkoleń i kwalifikacji kandydatów do prowadzenia placówki rodzinnej. Ponadto Ośrodek prowadził dokumentację z realizowanych w kontrolowanym okresie programów: Klub Rodzin Zastępczych, Forum Zawodowych Rodzin Zastępczych, Szkoły dla Rodziców, Rozwój niespokrewnionych z dzieckiem zawodowych rodzin zastępczych. Ośrodek w zakresie dokumentacji pomocy pedagogicznej i psychologicznej udzielonej dzieciom umieszczonym w rodzinach zastępczych 13

14 i placówkach rodzinnych prowadził dokumentację indywidualną zawierającą rejestr udzielonych porad. Dokumentacja zawierała kartę indywidualnej pomocy oraz następujące informacje: imię i nazwisko dziecka, w jakiego rodzaju rodzinie przebywało, adres i dane opiekunów, informacje o rodzaju udzielonej pomocy. Dokumentacja poszerzana była często o notatki pracowników merytorycznych diagnozę, badania psychologiczne itp. Arkusze badań psychologicznych przechowywał osobno psycholog (zarówno dorosłych, jak i dzieci). Ośrodek prowadził osobną dokumentację dla placówek rodzinnych, która obejmowała dokumenty związane z funkcjonowaniem placówek rodzinnych pozostających pod merytoryczną opieką OAO. Dokumentacja zawarta była w segregatorach odrębnie dla kaŝdej placówki, w których zamieszczane były: protokoły ze spotkań w sprawie okresowej oceny sytuacji dzieci, modyfikacje indywidualnych planów pracy, zasadności dalszego pobytu dzieci w placówce, karty pobytu dzieci, metryczki, opinie wychowawców, indywidualne plany pracy dla poszczególnych dzieci, postanowienia dotyczące władzy rodzicielskiej i umieszczenia w placówce, wnioski o pozbawienie władzy rodzicielskiej, notatki słuŝbowe dotyczące współpracy z rodzinami biologicznymi wychowanków, dokumentację działań wobec dziecka i rodziny z innych instytucji, w tym wywiady środowiskowe, kopie dokumentów sporządzanych przez RDDz do Sądów i innych instytucji w sprawie dzieci i ich rodzin. Ośrodek prowadził indywidualną dokumentację dzieci zakwalifikowanych do przysposobienia, w tym dzieci zakwalifikowanych do przysposobienia związanego ze zmianą miejsca zamieszkania dziecka na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na miejsce zamieszkania w innym państwie oraz rejestr tych dzieci. Dokumentacja ta zawierała: kartę dziecka, akt urodzenia, dokumenty potwierdzające sytuację prawną dziecka, zaświadczenia o stanie zdrowia dziecka, opinię psychologiczną opracowaną przez psychologa Ośrodka lub opinię RODK, opinię pedagogiczną, wywiady z opiekunem lub wywiady środowiskowe. Dla kaŝdego dziecka prowadzona była osobna teczka, którą w momencie zakwalifikowania konkretnej rodziny łączono z dokumentacją rodziny adopcyjnej. Ponadto Ośrodek prowadził odrębną dokumentację dzieci oraz kandydatów adopcyjnych zgłoszonych przez WBD, która zawierała: liczbę porządkową, datę zgłoszenia dziecka, datę urodzenia dziecka, miejsce urodzenia dziecka, jego sytuację prawną, datę powierzenia dziecka, termin rozprawy Sądowej, wynik końcowy sprawy, numer teczki indywidualnej rodziców, którym powierzono dziecko. Ośrodek prowadził równieŝ dokumentację osób zgłaszających gotowość przysposobienia dziecka. Zbiory danych rodzin podzielone były na kandydatów w trakcie kwalifikacji, kandydatów oczekujących na przysposobienie, sprawy w toku. Dokumentacja była prowadzona 14

15 indywidualnie dla kaŝdej rodziny. W przypadku osób zgłaszających gotowość przysposobienia dziecka Ośrodek zwykle gromadził następujące dokumenty: wywiad środowiskowy, diagnozę psychologiczną, zaświadczenie kwalifikacyjne (wydawane na prośbę kandydatów), zaświadczenia lekarskie o stanie zdrowia najczęściej wydawane przez lekarza rodzinnego (w razie potrzeby przez psychologa, terapeutę, lekarza psychiatrę lub innego specjalistę), zaświadczenia o zarobkach, ksero dowodu osobistego, oświadczenie o niekaralności i o posiadaniu władzy rodzicielskiej, zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego (w wypadku osób oczekujących na propozycję dziecka Ośrodek występował sam o takie zaświadczenia), akt małŝeństwa. Ośrodek posiadał roczne plany pracy. Plan pracy na 2009 r. zawierał zagadnienia związane z pozyskiwaniem rodzin do sprawowania zastępczych form opieki nad dzieckiem, diagnozą i kwalifikacją na rodziców adopcyjnych i zastępczych, szkoleń kandydatów, pozyskiwaniem i gromadzeniem informacji o dzieciach oczekujących na objęcie zastępczą formą opieki rodzinnej, kwalifikowaniem dzieci do przysposobienia, wspieraniem rodzin adopcyjnych i zastępczych (w tym nadzór nad funkcjonowaniem pogotowi rodzinnych i placówek rodzinnych), wspieraniem rodzin naturalnych (w tym opieką nad kobietą w ciąŝy społecznie problemowej), prowadzeniem poradnictwa specjalistycznego oraz terapii indywidualnej i rodzinnej dla rodzin adopcyjnych, zastępczych i naturalnych, współpracą z instytucjami działającymi na rzecz dzieci i rodzin, doskonaleniem pracy Ośrodka i wydawaniem opracowań własnych. KaŜde z zadań Ośrodka mało przydzielonych pracowników odpowiedzialnych za jego realizację, oraz pracowników współpracujących - zał. nr 13. W Ośrodku prowadzony był rejestr wydawanych zaświadczeń kwalifikacyjnych, zawierający imię i nazwiska kandydatów, numer i datę wydania zaświadczenia. - sprawowanie nadzoru przez dyrektora Ośrodka nad jego pracownikami i przestrzeganie zasady poufności w sprawach rodzinnych: Kontroli podlegały równieŝ zagadnienia związane ze sprawowaniem przez Dyrektora nadzoru nad jakością działań pracowników Ośrodka, zwłaszcza w zakresie podnoszenia przez nich kwalifikacji, dokonywania ocen pracy, opracowanych i wdroŝonych programów z zakresu opieki nad dzieckiem i rodziną, zapewnienia dostępu do obowiązujących przepisów prawa, przestrzegania zasady poufności w sprawach rodzinnych prowadzonych przez Ośrodek- zał. nr 14. Informacje uzyskano od dyrektora Ośrodka i w oparciu o analizę pisemnych odpowiedzi udzielonych przez pracowników na pytania ankietowe- (zał. nr 15). W kontrolowanym okresie zostały dokonane przez dyrektora Ośrodka oceny pracy wszystkich zatrudnionych pracowników merytorycznych- (zał. nr 16). 15

16 Pan Dyrektor uczestniczył w codziennych zawodowych czynnościach pracowników (np. w rozmowach z kandydatami i w prowadzonych warsztatach). Miał wgląd w prowadzoną dokumentację. Z wyjaśnień dyrektora wynika, Ŝe większość pracy prowadzona jest w zespołach dwuosobowych, a kwalifikacje rodzin i dzieci w minimum trzyosobowych komisjach, dzięki czemu zapewniona jest jakość i kontrola pracy merytorycznej. Zasada poufności i ochrony danych osobowych jest ściśle uregulowana poprzez wdroŝoną politykę bezpieczeństwa danych osobowych. Zbiory danych osobowych są zgłoszone do Biura Generalnego Inspektora Danych Osobowych z opisem zabezpieczeń powyŝszych danych. Dyrektor dbał o dobór kadry, posiadającej kwalifikacje określone w obowiązujących w tym zakresie przepisach. Pracownicy powiedzieli, Ŝe w trudnych sytuacjach otrzymywali pomoc i wsparcie wewnątrz Ośrodka. W przypadku dokształcania wskazali, Ŝe mogli liczyć na pomoc finansową i urlop szkoleniowy. Dyrektor na bieŝąco zapewniał pracownikom dostęp do obowiązujących przepisów. Pracownicy posiadali zakresy obowiązków uwzględniające realizacje zadań określonych w obowiązujących przepisach dot. funkcjonowania ośrodków adopcyjno - opiekuńczych. - godziny pracy Ośrodka Zgodnie z zapisami 3 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 30 września 2005 r. w sprawie ośrodków adopcyjno -opiekuńczych (Dz. U. Nr 205, poz. 1701) Ośrodek jest czynny przez cały rok i godziny pracy Ośrodka ustala dyrektor Ośrodka uwzględniając potrzeby osób korzystających z Ośrodka. Ośrodek działał 5 dni w tygodniu. Pracownicy merytoryczni byli dostępni dla klientów od poniedziałku do piątku w wymiarze 53,5 godzin: poniedziałek , wtorek , środa , czwartek , piątek Czas pracy dostosowany był do potrzeb klientów Ośrodka, którzy przyjeŝdŝali z terenu całej Polski- zał. nr 1. - regulamin organizacyjny Ośrodka Funkcjonowanie Ośrodka określa regulamin, przyjęty Zarządzeniem Nr 490/2856/2006 Prezydenta Miasta Koszalin- (zał. nr 6 a). Określa on szczegółową organizację i zasady funkcjonowania Ośrodka a takŝe zakres zadań ustawowych realizowanych przez Ośrodek. Regulamin określa równieŝ zakres działania i kompetencje kierownictwa Ośrodka, podział zadań poszczególnych stanowisk pracy, określa równieŝ rodzaj gromadzonej dokumentacji w Ośrodku. 16

17 Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki, po zapoznaniu się z treścią protokołu, przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany moŝe zgłosić umotywowane zastrzeŝenia na piśmie co do jego treści w ciągu 7 dni od dnia otrzymania do podpisu. 2. Prawo odmowy podpisania protokołu powinno być poprzedzone złoŝeniem pisemnych przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Dokonano wpisu w ksiąŝce kontroli pod pozycją 14. Protokół sporządzono 10 lipca 2009 r. w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które otrzymują: - Ośrodek Adopcyjno - Opiekuńczy w Koszalinie - egzemplarz nr 1 - a/a - egzemplarz nr 2 kierownik jednostki kontrolowanej: kontrolujący: Szczecin, dnia lipca 2009 r. 17