Warszawa, dnia 12 lutego 2013 r. URZĄD PATENTOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ DYREKTOR GENERALNY

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 12 lutego 2013 r. URZĄD PATENTOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ DYREKTOR GENERALNY Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na Usługi w zakresie i konsekutywnego oraz wynajmu sprzętu do wraz z obsługą trzech konferencji. Sygnatura BG-II/211/3/2013. Zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postępowaniu nr BG-II/211/3/2013 prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na Usługi w zakresie i konsekutywnego oraz wynajmu sprzętu do wraz z obsługą trzech konferencji. i wynikające z dokonanych zmian przedłużenie terminu składania ofert na dzień 19 lutego 2013 r. godz. 13:00 Działając na podstawie art. 38 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą Zamawiający udziela odpowiedzi na zapytania dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz informuje, że dokonał następujących zmian treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w przedmiotowym postępowaniu: Pytanie nr 1: W SIWZ pojawia się informacja o uwzględnieniu w wycenie mikrofonów stacjonarnych krótkich. Co rozumiecie Państwo pod tym pojęciem? W jakim celu ma być zastosowany mikrofon stacjonarny, skoro podczas konferencji nie jest przewidziany stół prezydialny? Odpowiedź na pytanie nr 1: Mikrofony stacjonarne krótkie będą wykorzystane na stołach prezydialnych. Zamawiający nie wymaga zapewnienia stołów prezydialnych przez Wykonawcę. Stanowią one wyposażenie sal, w których odbywały się będą poszczególne wydarzenia. Pytanie nr 2: Ponieważ zamawiający przewiduje zrealizowanie transmisji on-line, a SIWZ brak jest dokładnych informacji na temat miejsca realizacji konferencji, a co się z tym wiąże informacji dotyczących infrastruktury teleinformatycznej nie jesteśmy w stanie określić czy możemy zapewnić przyłącza do transmisji on-line. Aby przygotować rzetelną i wiarygodną

2 kalkulację prosimy o wskazanie miejsca realizacji konferencji co pozwoli na zweryfikowanie możliwości technicznych. Odpowiedź na pytanie nr 2: Z uwagi na kwestie organizacyjne, Zamawiający może jedynie wskazać miejsce konferencji, mającej się odbyć w terminie marca 2013 r.: sala notowań, Giełda Papierów Wartościowych, ul. Książęca 4, Warszawa. Odnośnie pozostałych konferencji ich miejsce będzie odpowiadało standardom przyjętym na organizację konferencji międzynarodowych. Pytanie nr 3: W przypadku konferencji odbywającej się w terminie zarówno w Formularzu Cenowym Załącznik nr 7 do SIWZ jak i w Opisie Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 1 do SIWZ Zamawiajacy nie przewiduje zapewnienia nagło9śnienia oraz mikrofonów. Dostarczenie dobrej jakości sygnału audio jest warunkiem niezbędnym do prawidłowego działania aparatury symultanicznej oraz prawidłowego wykonania zapisu CD. Prosimy o doprecyzowanie kto zapewni niezbędny sprzęt lub o zmianę zapisów w Formularzu Cenowym oraz OPZ o rozszerzenie o dodatkowy asortyment sprzętowy, w celu przedstawienia wiarygodnej wyceny usługi. Odpowiedź na pytanie nr 3: Nagłośnienie oraz mikrofony zapewnia partner konferencji Giełda Papierów Wartościowych, w którego budynku odbywała się będzie konferencja. Pytanie nr 4: Jaka będzie szacunkowa powierzchnia Sali w obiekcie przewidzianym na realizację konferencji odbywającej się w terminie ? Odpowiedź na pytanie nr 4: Zamawiający, w celu oszacowania wielkości zamówienia podał przybliżoną liczbę uczestników dla każdego z wydarzeń osobno. Wielkość sali zostanie podana w terminie określonym w 5 ust. 2 istotnych postanowień umowy (str. 11 SIWZ). Pytanie nr 5: a) W celu wyrównania szans oraz otrzymania wiarygodnych ofert od wszystkich potencjalnych Wykonawców prosimy o doprecyzowanie, czy cena podana w Formularzu Cenowym w pkt. 2 i pkt. 3 (stawka podstawowa) ma uwzględniać wycenę realizacji przy użyciu 1 kabiny dwuosobowej aparaturą symultaniczną oraz jednego zespołu dwóch tłumaczy? Czy w przypadku konieczności realizacji zamówienia powiększonego zapotrzebowania o kolejne kabiny oraz aparaturę symultaniczną i zespoły tłumaczy stawka podstawowa liczona będzie jako wielokrotność zgłoszonego zapotrzebowania? b) Z uwagi na zapisy SIWZ, które jasno wskazują, ze nie można podawać opcji wariantowych oferty wnosimy o Formularza Cenowego Załącznika nr 7 do SIWZ.

3 Dla poz. 2 rozbicie na dwa odrębne punkty kalkulacji, przy założeniu realizacji z wykorzystaniem 1 kabiny i 2 tłumaczy, aparatury symultanicznej 1 szt. Oraz punkty kalkulacji, przy założeniu realizacji z wykorzystaniem 2 kabin, 4 tłumaczy oraz 2 szt. aparatury symultanicznej. Dla poz. 3 rozbicie na dwa odrębne punkty kalkulacji, przy założeniu re3alizacji z wykorzystaniem 2 kabin, 4 tłumaczy oraz 2 szt. aparatury symultanicznej. Oraz punkty kalkulacji, przy założeniu realizacji z wykorzystaniem 3 kabin, 6 tłumaczy oraz 3 szt. aparatury symultanicznej. c) [Proszę o uściślenie kwestii]: Najprawdopodobniej błędnego zapisu w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia: mowa o szczegółach technicznych organizacji imprezy pod nazwą: "Międzynarodowe sympozjum Własność przemysłowa w innowacyjnej gospodarce 5 6 września 2013 r. Kraków" Jak się ma wymóg zapewnienia: "czterech tłumaczy każdego dnia" do zapewnienia 3 kabin (tj. miejsca pracy dla SZEŚCIU tłumaczy): "kabina dwuosobowa do tłumaczeń wraz z wyposażeniem od 2 do 3 szt." d) W opisie przedmiotu zamówienia dla poszczególnych konferencji wskazują Państwo ilości od do (np. 4-6 bloków, 1-2 szt. aparatura symultaniczna). Są to istotne kryteria ilościowe warunkujące cenę. Natomiast w formularzu ofertowym (zał. nr 2) z jednej strony wymagane jest podanie łącznej ceny za realizację przedmiotu zamówienia, a z drugiej znajduje się informacja, że za realizację zamówienia nastąpi w oparciu o faktyczny czas trwania i zostanie zapłacone za każdy rozpoczęty blok, według cen jednostkowych określonych w formularzu cenowym. Pytanie : Jak należy zatem obliczyć łączną cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia dla wskazywanych przez Państwa w OPZ wartości minimalnych czy maksymalnych? Czy np. można przyjąć wycenę dla wartości minimalnych (np. 4 bloki tlumaczenia, 1 szt. aparatury symultanicznej) i ewentualne dodatkowe rozliczenie nastąpi za faktycznie zamówione usługi według cen jednostkowych określonych w formularzu cenowym? Odpowiedź na pytanie 5 Zmawiający doprecyzowuje OPZ i dokonuje zmiany w treści Załącznika nr 1 do SIWZ ( Opis Przedmiotu Zamówienia ) oraz w treści Załącznika nr 7 do SIWZ (:Formularz cenowy ) zgodnie z załącznikiem pod nazwą nowy OPZ i nowy formularz cenowy. Treść Załącznika nr 1 i Załącznika nr 7 do SIWZ po zmianach: OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 1 do SIWZ

4 Usługa świadczenia zleceń w zakresie i konsekutywnego oraz wynajmu sprzętu do i nagłośnienia sal wraz z obsługą podczas 3 wydarzeń, organizowanych przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej. 1. Międzynarodowa konferencja Innowacyjność i kreatywność kobiet miejsce: Warszawa, Giełda Papierów Wartościowych, ul. Książęca 4 termin: marca 2013 r. tematyka konferencji: ochrona własności intelektualnej, w tym przemysłowej, przedsiębiorczość, innowacyjność, design, wzornictwo, zagadnienia związane z sektorem małych i średnich przedsiębiorstw planowana liczba uczestników: ok. 200 osób rodzaj symultaniczne języki : polsko-angielski, angielsko-polski liczba dni 2 termin płatności 30 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury Zamawiający nie przewiduje przedpłaty za usługę Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych Zamawiający, w miarę możliwości przekaże materiały, pomagające przygotować się do Zamawiający przekaże program konferencji Zamawiający planuje transmisję on-line konferencji w tym przypadku Wykonawca musi udostępnić możliwość przyłączy bloki, łącznie pierwszego i drugiego dnia 5 dwóch tłumaczy każdego dnia kabina dwuosobowa do tłumaczeń wraz z wyposażeniem 1 szt. odbiorniki do wraz ze słuchawkami od 150 do 160 szt. rejestracja konferencji na płytach CD (w wersji polskiej, w formacie AVI lub MP3) obsługa techniczna; w tym zapewnienie obsługi i stanowiska do wydawania słuchawek. Obsługa powinna znać język angielski w stopniu podstawowym. 2. Seminarium specjalistyczne Informacja patentowa dla nauki i przemysłu miejsce: Warszawa termin: maja 2013 r. tematyka konferencji: problematyka ochrony własności intelektualnej, w tym w szczególności własności przemysłowej, wynalazczości, transferu technologii i egzekucji praw na dobrach niematerialnych, uwarunkowań formalnoprawnych oraz zagadnień związanych z sektorem małych i średnich przedsiębiorstw.

5 planowana liczba uczestników: ok. 120 osób rodzaj symultaniczne języki : polsko-angielski, angielsko-polski liczba dni 2 termin płatności 30 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury Zamawiający nie przewiduje przedpłaty za usługę Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych Zamawiający, w miarę możliwości przekaże materiały, pomagające przygotować się do Zamawiający przekaże program konferencji Zamawiający planuje transmisję on-line konferencji w tym przypadku Wykonawca musi udostępnić możliwość przyłączy bloki, łącznie pierwszego i drugiego dnia 6 liczba tłumaczy pierwszego dnia 2 liczba tłumaczy drugiego dnia 4 kabina dwuosobowa do tłumaczeń wraz z wyposażeniem: o pierwszy dzień 1 szt. aparatura symultaniczna sala do 200 m 2 każda: o pierwszy dzień 1 szt. mikroport od 2 do 3 szt. odbiorniki do wraz ze słuchawkami od 70 do 80 szt. rejestracja seminarium na płytach CD (w wersji polskiej, w formacie AVI lub MP3) mikrofony bezprzewodowe do ręki 3 szt. nagłośnienie 2 sale (do 200 m 2 każda) obsługa techniczna; w tym zapewnienie obsługi i stanowiska do wydawania słuchawek. Obsługa powinna znać język angielski w stopniu podstawowym. 3. Międzynarodowe sympozjum Własność przemysłowa w innowacyjnej gospodarce miejsce: Kraków termin: 5 6 września 2013 r. tematyka konferencji: problematyka ochrony własności intelektualnej, w tym w szczególności własności przemysłowej, wynalazczości, transferu technologii i egzekucji praw na dobrach niematerialnych, uwarunkowań formalno-prawnych, jak również wzornictwa przemysłowego oraz zagadnień związanych z sektorem małych i średnich przedsiębiorstw planowana liczba uczestników: ok. 200 osób rodzaj symultaniczne i konsekutywne

6 języki : polsko-angielski, angielsko-polski liczba dni 2 termin płatności 30 dni od daty prawidłowo wystawionej faktury Zamawiający nie przewiduje przedpłaty za usługę Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych Zamawiający, w miarę możliwości przekaże materiały, pomagające przygotować się do Zamawiający przekaże program konferencji Zamawiający planuje transmisję on-line konferencji w tym przypadku Wykonawca musi udostępnić możliwość przyłączy bloki, łącznie pierwszego i drugiego dnia 7 bloki konsekutywnego 1: o pierwszy dzień 2 godziny; drugi dzień 2 godziny o tłumaczenie podczas uroczystości towarzyszących w porze popołudniowej, po zakończeniu konferencji danego dnia aparatura symultaniczna: o o pierwszy dzień 2 szt. drugi dzień 2 szt. czterech tłumaczy każdego dnia: o 2 tłumaczy przez cały czas trwania konferencji pierwszego i drugiego dnia o 2 tłumaczy gotowość od ok. godz pierwszego i drugiego dnia kabina dwuosobowa do tłumaczeń wraz z wyposażeniem: o pierwszy dzień 2 szt. odbiorniki do wraz ze słuchawkami od 170 do 180 szt. rejestracja sympozjum na płytach CD (w wersji polskiej, w formacie AVI lub MP3) mikrofony bezprzewodowe do ręki 6 szt. mikrofony stacjonarne (krótkie) 3 szt. nagłośnienie 3 sale; w tym 1 sala na ok. 180 osób; 2 sale dla ok. 60 osób każda obsługa techniczna; w tym zapewnienie obsługi i stanowiska do wydawania słuchawek. Obsługa powinna znać język angielski w stopniu podstawowym Jeden blok składa się z 4 godzin zegarowych (60 minut).

7 Wynagrodzenie za realizację zamówienia nastąpi w oparciu o faktyczny czas trwania i zostanie zapłacone za każdy rozpoczęty blok, według cen jednostkowych określonych w formularzu cenowym. 1. Zamawiający nie przewiduje zapewnienie noclegów dla tłumaczy i ekipy technicznej. Koszt noclegów i podróży tłumaczy i ekipy technicznej leżą w całości po stronie Wykonawcy. 2. Zamawiający nie przewiduje zapewnienia stołu/-ów prezydialnych podczas wydarzeń.. Pieczęć Wykonawcy Załącznik nr 7 do SIWZ FORMULARZ CENOWY LP a WYDARZENIE* Specyfikacja techniczna b CENA NETTO** c CENA BRUTTO** d CENA BRUTTO** e 1 Międzynarodowa konferencja Innowacyjność i kreatywność kobiet marca 2013 r., Warszawa Giełda Papierów Wartościowych, ul. Książęca 4 5 bloków, łącznie pierwszego i drugiego dnia: dwóch tłumaczy każdego dnia kabina dwuosobowa do tłumaczeń wraz z wyposażeniem 1 szt. odbiorniki do wraz ze słuchawkami ok. 160 szt. rejestracja konferencji na płytach CD (w wersji polskiej, w formacie AVI lub MP3) obsługa techniczna; w tym zapewnienie obsługi i stanowiska do wydawania słuchawek. Obsługa Za 1 blok*** Za 1 blok Za 6 bloków

8 powinna znać język angielski w stopniu podstawowym zł zł zł 2 Seminarium specjalistyczne Informacja patentowa dla nauki i przemysłu maja 2013 r. Warszawa 6 bloków, łącznie pierwszego i drugiego dnia: liczba tłumaczy pierwszego dnia 2 liczba tłumaczy drugiego dnia 4 kabina dwuosobowa do tłumaczeń wraz z wyposażeniem: o pierwszy dzień 1 szt. aparatura symultaniczna sala do 200 m 2 każda: o pierwszy dzień 1 szt. mikroport od 2 do 3 szt. odbiorniki do wraz ze słuchawkami ok. 80 szt. rejestracja seminarium na płytach CD (w wersji polskiej, w formacie AVI lub MP3) mikrofony bezprzewodowe do ręki 3 szt. nagłośnienie 2 sale (do 200 m 2 każda) obsługa techniczna; w tym zapewnienie obsługi i stanowiska do wydawania słuchawek. Obsługa powinna znać język angielski w stopniu podstawowym Za 1 blok Za 1 blok Za 6 bloków

9 3 Międzynarodowe sympozjum Własność przemysłowa w innowacyjnej gospodarce 5 6 września 2013 r. Kraków 1 blok konsekutywnego: o pierwszy dzień 2 godziny; drugi dzień 2 godziny o tłumaczenie podczas uroczystości towarzyszących w porze popołudniowej, po zakończeniu konferencji danego dnia 6 bloków, łącznie pierwszego i drugiego dnia: czterech tłumaczy każdego dnia czterech tłumaczy każdego dnia: o 2 tłumaczy przez cały czas trwania konferencji pierwszego i drugiego dnia o 2 tłumaczy gotowość od ok. godz pierwszego i drugiego dnia aparatura symultaniczna: o pierwszy dzień 2 szt. odbiorniki do wraz ze słuchawkami ok. 180 szt. rejestracja sympozjum na płytach CD (w wersji polskiej, w formacie AVI lub MP3) mikrofony bezprzewodowe do ręki 6 szt. zł zł zł Cena za 1 blok Cena za 1 blok Cena za 6 bloków zł zł zł Cena za 1 blok konsekutywnego Cena za 1 blok konsekutywnego Cena za 3 bloki konsekutywnego

10 mikrofony stacjonarne (krótkie) 3 szt. nagłośnienie 3 sale; w tym 1 sala na ok. 180 osób; 2 sale dla ok. 60 osób każda obsługa techniczna; w tym zapewnienie obsługi i stanowiska do wydawania słuchawek. Obsługa powinna znać język angielski w stopniu podstawowym zł zł zł RAZEM zł zł zł **** * Wynagrodzenie za realizację danego wydarzenia zostanie obliczone w oparciu za faktyczny czas trwania i zostanie zapłacone za każdy rozpoczęty blok ** Podana oferowana cena odnosi się do wszystkich elementów, uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia (specyfikacji technicznej) danego wydarzenia. Należy ją podać dla każdego wydarzenia osobno, skalkulowaną dla jednego bloku oraz dla konkretnej liczby bloków. *** Jeden blok składa się z 4 godzin zegarowych (240 minut). **** Wartość z pozycji RAZEM cena brutto w kolumnie e (stanowiąca maksymalną wartość zamówienia) powinna być dokładnie taka sama jak w pkt. 1 cena brutto formularza ofertowego. (miejscowość, data) (imię i nazwisko oraz podpis upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy) Pytanie nr 6: Skoro w umowie oraz w SIWZ brak informacji o przekroczeniu przez Zamawiającego czasu konferencji czyli konieczności wykonania dodatkowej pracy przez tłumaczy (rozpoczęcie dodatkowych bloków ) proszę o potwierdzenie, że zawarcie informacji o cenie takich (ewentualnych) przekroczeń w ofercie - jeśli ta zostanie wybrana przez Zamawiającego - będzie dla Stron wiążące. Odpowiedź na pytanie 6

11 Zamawiający przewiduje jedynie taką liczbę bloków, jaka została określona w OPZ, dla każdego z wydarzeń osobno. Zgodnie z kalkulacją cenową Wykonawcy oraz zapisem w 7, ust. 3: "Wynagrodzenie za realizację danego wydarzenia zostanie obliczone w oparciu o faktyczny czas trwania i zostanie zapłacone za każdy rozpoczęty blok.". Pytanie nr 7: Jak Państwo, jako Urząd Patentowy RP, planujecie uregulować kwestię praw autorskich tłumaczy do zawartości nagrania. Gdy nagrywana jest sala (tzw. floor), tłumaczy na nagraniach nie ma. Gdy nagrywa się wersję polską - są. Natomiast nigdzie w dokumentach nie ma informacji o kosztach przekazania praw do wykorzystania ich dzieła (autorskich przekładów). Odpowiedź na pytanie nr 7 Zgodnie z 6 ust. 1 wzoru umowy: (istotnych postanowień umowy, str. 10 SIWZ): W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 7, ust. 1 Wykonawca przeniesie na rzecz Skarbu Państwa, reprezentowanego przez Zamawiającego, autorskie prawa majątkowe wraz z prawami zależnymi do wykonanych w ramach niniejszej Umowy utworów podlegających prawu autorskiemu na polach eksploatacji, określonych w ust. 4. Jednocześnie Zamawiający poprawia oczywistą omyłkę pisarską w 6 ust. 1 in fine istotnych postanowień umowy: zamiast określonych w ust. 5 powinno być określonych w ust. 4. Jednocześnie Zamawiający doprecyzowuje zapis umowy w 7 ust. 2, który przyjmuje brzmienie: Kwota, o której mowa w ustępie poprzedzającym, obejmuje także wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich, o których mowa w 6 oraz wszelkie koszty związane z wykonaniem niniejszej umowy, o których mowa w załączniku nr.. do umowy (tj. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia SIWZ). W związku z powyższym, działając na podstawie art. 38 ust. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą Zamawiający informuje iż przedłużył termin składania ofert do dnia 19 lutego 2013 r. do godz. 13:00. Miejsce składania ofert nie uległo zmianie. Termin otwarcia ofert: 19 lutego 2013 r. godz. 13:30, sala 557 w siedzibie Zamawiającego. DYREKTOR GENERALNY URZĘDU PATENTOWEGO RP /Cezary Pyl/