PCFE Załącznik nr 1

Transkrypt

1 PCFE Załącznik nr 1 PRZYGOTOWANIE I REALIZACJA PLENEROWEJ IMPREZY ARTYSTYCZNO-ROZRYWKOWEJ PN. ÓSMY SĄDECKI JARMARK REGIONALNY W TARNOWIE PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest organizacja plenerowej imprezy artystyczno rozrywkowej pn. VIII Sądecki Jarmark Regionalny, który odbędzie się w Tarnowie w ramach projektu pn. Lokalne inicjatywy na rzecz rozwoju regionalnego powiatu gorlickiego i nowosądeckiego, współfinansowanego przez Szwajcarię z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej, Umowa w sprawie Realizacji Projektu nr URP/SPPW/1.1/KIK/06. I. Miejsce i termin imprezy: Miejsce: ul. Wałowa, Tarnów Termin realizacji: 26 czerwca od godziny do 19.00, 27 czerwca od godz do godz Planowana ilość uczestników: 900 osób Wstęp: wolny II. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1) Zapewnienia nagłośnienia wraz z jego obsługą Wykonawca zapewni nagłośnienie odpowiednie dla występów w plenerze zespołów regionalnych. Utwory wykonywane przez zespoły to taniec, śpiew, gra na instrumentach nie podłączanych do syntezatora Obowiązkiem Wykonawcy jest zapewnienie funkcjonowania nagłośnienia wraz z jego obsługą przez cały czas trwania imprezy tj. w dniu 26 czerwca od godziny do 19.00, oraz w dniu 27 czerwca od godz do godz Nagłośnienie zainstalowane będzie przy ul. Wałowej w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Nagłośnienie używane będzie pod gołym niebem, bez zadaszenia Wykonawca zapewni mikrofony dla artystów w ilości minimum 5 szt Głośniki muszą rozprowadzać głos od 40 m do 100 m Montaż nagłośnienia należy wykonać każdorazowo przed rozpoczęciem imprezy tak, aby było gotowe do użytku na godzinę w dniu r. i na godzinę w dniu r 1.7. Dostęp do energii elektrycznej (z agregatu prądotwórczego) podczas eksploatacji, montażu i demontażu nagłośnienia odbywa się na zasadach opisanych w pkt. 6.

2 2) Transportu, rozłożenia i złożenia straganów wystawienniczych, namiotów oraz ław i stołów, będących własnością Zamawiającego. Usługa obejmuje w szczególności: 2.1. załadunek, rozładunek oraz rozłożenie do 30 sztuk straganów wystawienniczych, 3 sztuk namiotów, 8 sztuk ław i 4 sztuk stołów, w miejscu odbywania się imprezy (Zamawiający wskaże dokładne miejsce usytuowania ww. sprzętu) wraz z ich przewozem z Nowego Sącza (możliwych jest kilka różnych miejsc składowania na terenie Nowego Sącza) do Tarnowa przed rozpoczęciem Jarmarku. Załadunek straganów odbywać się może w dni robocze w godzinach od 7.00 do Wykonawca poinformuje Zamawiającego o dokładnym terminie odbioru straganów i namiotów minimum 2 dni przed planowanym terminem załadunku złożenie i załadunek straganów wystawienniczych, namiotów, ław i stołów po zakończeniu Jarmarku wraz z ich przewozem z Tarnowa do Nowego Sącza i rozładunkiem w Nowym Sączu (możliwych jest kilka różnych miejsc składowania na terenie Nowego Sącza). Rozładunek straganów i namiotów możliwy będzie w dniu w godzinach od 7.00 do Opis straganów: liczba sztuk: do 30 każdy ze straganów składa się z poniższych elementów: a) stelaż składany (konstrukcja aluminiowa): wymiary złożonego stelaża: 120 cm x 40 cm x 40 cm; waga stelaża: około 38kg b) pokrycie dachu i przedniej ściany wykonane z poliestrowej tkaniny waga: dach około 5kg, osłona lady około 1,5kg c) blat wystawienniczy: rozwijany, wykonany z drewnianych szczebli, wymiary zwiniętego blatu: 80cm x 25cm waga blatu: około 14kg Opis namiotów, ław i stołów: a) trzy namioty o wymiarach 170cm x 40cm x 40cm waga: około 50 kg każdy, b) cztery stoły drewniane o wymiarach 200cm x 50cm x 15cm waga: około 30 kg każdy, c) osiem ław drewnianych do siedzenia o wymiarach 200cm x 30cm x 15cm waga: około 20 kg każda Stragany, namioty, stoły i ławy mogą być rozkładane przed Jarmarkiem w czwartek 25 czerwca 2015r. od godziny Wymieniony wyżej sprzęt musi być gotowy do użytku najpóźniej do godz w pierwszym dniu imprezy tj. 26 czerwca 2015r. Składanie straganów, namiotów, ław i stołów może się rozpocząć po zakończeniu imprezy w dniu 27 czerwca jednak nie wcześniej niż o godzinie Zapewnienie krzeseł przy straganach Zamawiający wymaga aby Wykonawca zapewnił we własnym zakresie maksymalnie 35 sztuk rozkładanych krzeseł. Krzesła muszą zostać rozłożone przy straganach wystawienniczych najpóźniej do godziny dnia 26 czerwca 2015r. i do godz dnia 27 czerwca 2015r.

3 2.7. Zapewnienie dostępu do energii elektrycznej z agregatu prądotwórczego do maksymalnie 15 straganów wskazanych przez przedstawiciela Zamawiającego podczas imprezy należy do obowiązków Wykonawcy. Na straganach wykorzystywane będą urządzenia do podgrzewania potraw m.in.: kuchenki mikrofalowe, frytkownice, piekarniki, kuchenki elektryczne, warnik do wody, czajniki elektryczne, kasa fiskalna, waga itp. Szczegółowe wymagania dotyczące agregatu opisane są w ust Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za stragany, namioty, ławy i stoły (w przypadku kradzieży, dewastacji, uszkodzenia w wyniku nieprawidłowego rozkładania i składania itp.) od momentu załadunku w celu ich przewiezienia z Nowego Sącza do miejsca odbywania się Jarmarku do momentu ich odwiezienia i rozładunku w Nowym Sączu. W przypadku kradzieży, uszkodzenia lub zniszczenia straganów Wykonawca zobowiązany jest do odkupienia identycznego sprzętu. 3) Organizacji placu zabaw dla dzieci: 3.1 Wymagane wyposażenie: a) dmuchana zjeżdżalnia o wymiarach minimalnych: 5 m szerokości, 5 m długości, 5 m wysokości i wymiarach maksymalnych: 6 m szerokości, 7 m długości, 9 m wysokości; b) suchy basen z piłeczkami o wymiarach minimalnych: 5 m szerokości, 4 m długości i wymiarach maksymalnych: 5 m szerokości, 7 m długości; 3.2 Usługa będzie realizowana w dniu w godzinach od do oraz w dniu w godzinach od do Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego udostępnienia dzieciom wszystkich atrakcji wymienionych w pkt. 3.1 w trakcie trwania imprezy zgodnie z pkt Zamawiający zakłada, że przeciętny czas udostępnienia atrakcji (wskazanych w pkt 3.1.) dla 1 grupy dzieci wyniesie 5 minut. 3.5 Wykonawca do dnia 12 czerwca 2015r. złoży pisemne oświadczenie, że wszystkie urządzenia posiadają odpowiednie certyfikaty i atesty. 3.6 Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przy zjeżdżalni oraz basenie osób czuwających nad bezpieczeństwem bawiących się dzieci (min. 1 osoba przy każdej atrakcji). 3.7 Wszystkie osoby czuwające nad bezpieczeństwem dzieci powinny posiadać doświadczenie w obsłudze placu zabaw. 3.8 Plac zabaw musi być rozłożony przed Jarmarkiem i gotowy do użytku najpóźniej 0,5 godziny przed rozpoczęciem imprezy tj. od godz dnia 26 czerwca 2015 r. i od godz dnia 27 czerwca 2015 r. 3.9 Składanie placu zabaw może się rozpocząć po zakończeniu imprezy, nie wcześniej jednak niż o godz dnia 26 czerwca 2015r. oraz o godz dnia 27 czerwca 2015r Dostęp do energii elektrycznej (z agregatu prądotwórczego) podczas eksploatacji, montażu i demontażu placu zabaw odbywa się na zasadach opisanych w pkt Zamawiający wskaże miejsce usytuowania placu zabaw. 4) Zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i wszystkich obiektów wykorzystywanych do organizacji Jarmarku (tj. m.in. straganów, namiotów, nagłośnienia, placu zabaw) przez licencjonowaną Agencję Ochrony. Usługa obejmuje w szczególności:

4 4.1. ochronę uczestników Jarmarku (ilość uczestników: 900 osób) w trakcie trwania Jarmarku, tj. dnia w godzinach od do oraz dnia w godzinach od do ochronę przed kradzieżą i dewastacją wszystkich obiektów wykorzystywanych do organizacji Jarmarku (w tym m.in. nagłośnienia, straganów wystawienniczych, namiotów, placu zabaw dla dzieci) w trakcie trwania Jarmarku, tj. dnia w godzinach od do oraz dnia w godzinach od do Do zadań Ochrony należy także koordynacja działań związanych z wjazdem i wyjazdem samochodów wystawców. Liczba pracowników ochrony wymagana przez Zamawiającego: minimum 15 osób Usługa ochrony przed kradzieżą i dewastacją wszystkich obiektów wykorzystywanych do organizacji Jarmarku, w szczególności straganów oraz namiotów poza godzinami odbywania się imprezy tj.: a) od momentu rozłożenia obiektów dnia 25 czerwca od godziny do dnia 26 czerwca do godziny 10.00, b) oraz od godziny dnia 26 czerwca do godziny dnia 27 czerwca. Liczba pracowników ochrony wymagana przez Zamawiającego: minimum 4 osoby Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w siedzibie Zamawiającego do dnia 12 czerwca 2015r. potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii umowy z Agencją Ochrony na usługę ochrony w wyżej wymienionym zakresie. 5) Ubezpieczenia imprezy Wykonawca musi być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej na kwotę minimalną zł. 5.1 Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w siedzibie Zamawiającego do dnia 12 czerwca 2015r. potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii polisy ubezpieczeniowej. 6) Zapewnienia agregatu prądotwórczego na imprezę, usługa obejmuje w szczególności: 6.1 Zapewnienie agregatu prądotwórczego o mocy minimum 100 kw wraz z paliwem, przystosowanego do obsługi nagłośnienia o którym mowa w pkt. 1) niniejszego dokumentu. Wykonawca zapewni także obsługę agregatu przez cały czas trwania imprezy. Zamawiający wymaga, aby agregat gotowy był do użycia przez cały czas trwania imprezy tj. w dniu r. w godzinach od do i w dniu r. w godzinach od do Pozostałe obiekty wymagające dostępu do prądu: a) Stragany wystawiennicze, na których obsługiwane będą urządzenia opisane w punkcie 2.7. Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia prądu do wskazanych straganów wystawienniczych oraz prawidłowego podpięcia wszystkich urządzeń elektrycznych wykorzystywanych na straganach. Doprowadzanie okablowania do straganów odbywać się może w piątek 26 czerwca 2015 roku w godzinach od 8:00 do 10:00 oraz w sobotę 27 czerwca 2015 w godzinach od 8:00 do 10:00. Wykonawca zapewnia ciągły dostęp do energii przy każdym z ww. straganów tj. w dniu r. w godzinach od do i w dniu r. w godzinach od do

5 b) plac zabaw o którym mowa w 3 niniejszego dokumentu. Zamawiający wymaga, aby plac zabaw funkcjonował nieprzerwanie w godzinach opisanych w pkt. 3.2 niniejszego dokumentu. 6.3 Wykonawca zobowiązany jest obliczyć zapotrzebowanie na moc energii elektrycznej oraz zapewnić taką ilość agregatów aby uniemożliwić występowanie ewentualnych różnic prądowych. 6.4 Wykonawca zobowiązany jest zapewnić na własny koszt taką ilość paliwa do agregatów, która jest niezbędna do funkcjonowania wszystkich urządzeń, wymienionych w pkt i 6.2. niniejszego dokumentu. 6.5 Okablowanie: Zamawiający wymaga aby przewody energetyczne były prowadzone zgodnie z zasadami bezpieczeństwa, zabezpieczone przed dostępem osób postronnych, ruchem pojazdów (przy pomocy najazdów kablowych) i wpływem czynników atmosferycznych. 7) Zapewnienia toalet przenośnych. Usługa obejmuje w szczególności: wypożyczenie, przywóz, montaż, opróżnianie oraz wywóz minimum 2 szt. toalet na terenie objętym organizacją imprezy. Miejsce montażu toalet wskazane będzie przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni toalety w dniu r. w godzinach od do i w dniu r. w godzinach od do Wymagania dotyczące toalet: toalety zamykane na klucz, stały dostęp do bieżącej wody ciepłej i zimnej ze zbiornika, którego dostarczenie i uzupełnianie należy do obowiązków Wykonawcy. Wykonawca zapewnia w toaletach papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło i będzie na bieżąco uzupełniał brakujące środki czystości. Toalety będą wykorzystywane wyłącznie przez wystawców, organizatorów i obsługę imprezy. 8) Zapewnienie transportu wyposażenia stoisk (np. elementy dekoracyjne, produkty spożywcze miody, naczynia do serwowania potraw) z hotelu, w którym będą zakwaterowani wystawcy na miejsce organizacji Jarmarku. Wymagania Zamawiającego dotyczące pojazdu: samochód dostawczy o pojemności od 8 do 13 m3 + kierowca. Transport odbywał się będzie zgodnie następującymi wymogami: 8.1. Harmonogram realizowanej usługi: a) wyjazd z: Tarnów (miejsce organizacji Jarmarków przy ul. Wałowej) dnia godz do: Tarnów (Hotel Bristol, ul. Krakowska 9), b) wyjazd z: Tarnów (Hotel), dnia godz do: Tarnów (miejsce organizacji Jarmarków), c) wyjazd z: Tarnów (miejsce organizacji Jarmarków) dnia godz do: Tarnów (Hotel), 8.2. Podane godziny odjazdów są godzinami orientacyjnymi mi mogą ulec zmianie w trakcie trwania imprezy. Dokładne godziny transportu ustalane będą każdorazowo z Wykonawcą Zamawiający nie zapewnia bezpłatnego parkingu Pojazd musi być dopuszczony do ruchu i odpowiadający wymaganiom ustawy Prawo o ruchu drogowym (tj. Dz. U. z 2005, nr 108, poz. 908 z późn. zm.) i innych przepisach

6 związanych z przewozem osób ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tj. Dz. U. z 2007 r., nr 125, poz. 874 z późn. zm.). Pojazd musi posiadać aktualny przegląd i ubezpieczenie, 8.5. Kierowca musi posiadać odpowiednie uprawnienia do świadczenia tychże usług Pojazd musi spełniać wszystkie wymogi bezpieczeństwa i kodeksu drogowego Wykonawca zobowiązany jest pokryć we własnym zakresie wszelkie koszty związane z opłatami (np. za wynagrodzenie kierowcy, za paliwo i parkingi) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli trzeźwości kierowcy pojazdu podczas całego okresu trwania usługi 9) Zabezpieczenia medycznego zgodne z zaleceniami Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w siedzibie Zamawiającego do dnia 12 czerwca 2015r. poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentu potwierdzającego przez Służby Medyczne obecność na imprezie. 10) Zabezpieczenia przeciwpożarowego zgodne z zaleceniami Państwowej Straży Pożarnej. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w siedzibie Zamawiającego do dnia 12 czerwca 2015r. poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentu potwierdzającego zgłoszenie o planowanej imprezie. 11) Zabezpieczenia przez Policję zgodne z przepisami. Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w siedzibie Zamawiającego do dnia 12 czerwca 2015r. poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentu potwierdzającego zgłoszenie o planowanej imprezie. 12) Powiadomienia wszelkich innych służb, niewymienionych w specyfikacji, o organizacji imprezy. III. Pozostałe obowiązki Wykonawcy: a) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia identyfikatorów dla wszystkich osób zatrudnionych przez Wykonawcę (w tym także dla pracowników ochrony) do organizacji imprezy oraz do dopilnowania, aby wszystkie w/w osoby w czasie trwania imprezy nosiły identyfikatory w widocznym miejscu. b) Przedmiot zamówienia realizować należy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie. IV. Zamawiający zapewnia utrzymanie czystości na terenie Jarmarku, uporządkowanie terenu po imprezie oraz wywóz nieczystości. V. Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotowego zamówienia przy posłużeniu się podwykonawcami. Zamawiający nie zastrzega, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom. Zamawiający zastrzega, że: a) podwykonawstwo nie zmienia zobowiązań Wykonawcy, b) Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania pracy podwykonawcy, jego przedstawicieli lub pracowników w takim zakresie, jak gdyby były one działaniami, uchybieniami lub zaniedbaniami jego lub jego przedstawicieli lub jego

7 pracowników, c) Wykonawca pozostaje w pełni odpowiedzialny w stosunku do Zamawiającego za zlecone do podwykonania części zamówienia. d) Zamawiający nie jest związany stosunkami zobowiązaniowymi z podwykonawcami, ale może skorzystać z wszelkich praw nabytych przez wykonawcę w stosunku do nich. VI. Wykonanie przedmiotu zamówienia przebiegać będzie zgodnie z postanowieniami zawartymi we wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. VII. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że integralną częścią imprezy jest program artystyczny, którego realizację Zamawiający powierzył innym podmiotom na podstawie odrębnych umów. Wykonawca jest zobowiązany do współpracy z ww. podmiotami, niezbędnej dla prawidłowej realizacji przedmiotu umowy. VIII. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za teren i osoby zgromadzone w trakcie trwania imprezy. IX. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia X. Powierzone obowiązki Wykonawca zobowiązany jest wypełnić z należytą starannością, w sposób zgodny z warunkami ustalonymi w ramach przeprowadzonej procedury wyboru wykonawcy. XI. W przypadku wystąpienia zdarzeń losowych (siła wyższa, w tym m.in.: kataklizmy, klęska żywiołowa, nagłe wypadki lokalne lub międzynarodowe paraliżujące życie kraju lub regionu, w którym ma się odbywać impreza, decyzje władz administracji państwowej uniemożliwiające odbycie planowanej imprezy), którym nie można było przy zachowaniu należytej staranności zapobiec, Zamawiający i Wykonawca wspólnie ustalą inny, dogodny termin realizacji Imprezy.