ORGANIZACJA WYDARZENIA PROMOCYJNEGO ZWIĄZANEGO ZE WSTĄPIENIEM MAŁO(POLSKI) DO UE

Transkrypt

1 Zał. nr 1 ORGANIZACJA WYDARZENIA PROMOCYJNEGO ZWIĄZANEGO ZE WSTĄPIENIEM MAŁO(POLSKI) DO UE I. Zapewnienie uziemionej i zabezpieczonej przed zalaniem sceny o wymiarach minimum 12x10m (montaż, demontaż, transport) z zadaszeniem stałym wyposażonej w: a) zadaszenie, b) siatkę ochronną z trzech stron sceny-boki sceny i tył powinny zostać wysłonięte czarnym nie prześwitującym tzw. horyzontem, c) schody przegubowe co najmniej 2 sztuki, d) ekrany diodowe wraz z konstrukcją wielkość ekranu 6x4 m o rozdzielczości minimum 768 x sztuki, e) płotki ochronne (barierki),w ilości zapewniającej odgrodzenie sceny od publiczności. Między sceną a publicznością powinien znajdować się prześwit (umożliwiający swobodne przejście o szerokości około 2m), f) nagłośnienie, oświetlenie, technika sceniczna zgodne z załącznikiem nr 2 do umowy (Raider), g) agregat prądotwórczy minimum 200 kw z paliwem i zabezpieczenie dodatkowego agregatu prądotwórczego minimum 120 kw. Wykonawca powinien zapewnić paliwo do agregatu do obsługi całej imprezy oraz przygotowań do niej. 1. Scena musi posiadać certyfikat bezpieczeństwa oraz spełniać wymogi przeciwpożarowe. Kopie atestów potwierdzone za zgodność z oryginałem Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej do Okno sceny powinno wynosić co najmniej 7 m 3. Wszystkie kable powinny być tak ułożone, aby jak najmniej przeszkadzały artystom na scenie; powinny być zakryte najazdami lub przynajmniej przyklejone do sceny. Niedopuszczalne jest kładzenie kabli po środku sceny, należy to zrobić krawędziami. Kable powinny zostać umieszczone w specjalnych nakładkach. 4. Okablowanie powinno być odpowiedniej jakości, spełniające przepisane im normy bezpieczne dla użytkowników, okablowanie konieczne do połączenia wszystkich urządzeń zgodnie ze sztuką. 5. Scena powinna zostać zamontowana na wysokości około 1-1,2 m od podłoża. 6. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odbioru sceny przez konstruktora z aktualnymi uprawnieniami, który potwierdzi stabilność sceny, co zostanie potwierdzone pisemnym protokołem odbioru podpisanym przez obie strony (Wykonawca i konstruktor). Odbiór sceny musi nastąpić najpóźniej w dniu r. do godziny Wykonawca powinien posiadać aktualne ubezpieczenie sceny. Polisę ubezpieczeniową przekaże Zamawiającemu najpóźniej do dnia r. 8. Scena wraz z wyposażeniem i zapleczem technicznym musi zostać zmontowana najpóźniej do dnia r. do godz (montaż w dniach r.) i zdemontowana po zakończeniu wydarzenia, nie później niż do r. do godziny 22.00, 9. Zabezpieczenie, uzgodnionego z Zamawiającym miejsca na Rynku Głównym na ustawienie dostarczonej przez Wykonawcę sceny wraz z nagłośnieniem i oświetleniem, 1

2 10. Spełnienie wymagań technicznych zgodnie z wymaganiami artystów scenicznych (nagłośnienie, oświetlenie, technika sceniczna) zapewniające techniczną realizację występów, zgodnie z raiderem technicznym, 11. Zabezpieczenie sceny i jej zaplecza (backstage u) barierkami ochronnymi (płotkami zaporowymi) w celu zapewnienia bezpieczeństwa artystom i publiczności, zabezpieczenie najazdów kablowych, 12. Zabezpieczenie płotkami w postaci tunelu od sceny do F.O.H. oraz ogrodzenie F.O.H. Odległość FOH od sceny zostanie uzgodniona z osobą odpowiedzialną po stronie gwiazd. 13. Gotowość urządzeń, oświetlenia i nagłośnienia sceny wraz z obsługą w dniu r. od godziny do zakończenia realizacji programu artystycznego tj. nie krócej niż do godz Próba techniczna przewidziana jest na dzień w godzinach wieczornych lub dnia r. w godzinach porannych. Wykonawca zobowiązany jest do umożliwienia przeprowadzenia ww. próby. 14. Zapewnienie 2 zewnętrznych ekranów diodowych (telebimów) wraz z konstrukcją o wymiarach 6x4 m i umieszczenie ich przy scenie, emitujących obraz na żywo z miejsca wydarzenia, jak i ze sceny oraz filmy promocyjne dostarczone przez Zamawiającego, 15. Zapewnienie odpowiedniego sprzętu umożliwiającego emisję spotów promocyjnych stanowiących własność Zamawiającego wraz z dźwiękiem, 16. Zapewnienie systemu transmisji bezprzewodowej dla dwóch operatorów kamer, 17. Zorganizowanie i przeprowadzenie programu artystycznego na scenie w dniu r. w godzinach , 18. Zapewnienie technicznej obsługi i koordynacja występów scenicznych wskazanych przez Zamawiającego oraz zapewnienie kierownika sceny, 19. Zapewnienie realizacji na żywo (wyświetlanej na ekranach diodowych przy scenie), 20. Wykonawca przyjmuje na siebie odpowiedzialność za wszelkie ewentualne zobowiązania wobec osób autorsko uprawnionych za pośrednictwem ZAIKS-u i SAWP-u, 21. Wykonawca zobowiązany jest do doprecyzowania z wystawiającymi się beneficjentami warunków technicznych udziału w imprezie (doprecyzowanie zapotrzebowania na pobór energii, rodzaj sprzętu, który zostanie umieszczony na płycie Rynku, w namiocie lub na estradzie ilość przywiezionych materiałów itd.), 22. Zapewnienie zaplecza realizatorskiego, 23. Zapewnienie prób na scenie, 24. Zapewnienie stanowiska realizatora frontowego na podeście, zadaszonego i osłoniętego z 3 stron wraz z monitorem realizatora monitorowego ok. 2 m x 3 m na wysokości sceny oraz zapewnienie obsługi technicznej w postaci realizatora frontowego i realizatora monitorowego wszystkie wymiary powinny zapewniać prawidłową pracę, 25. Realizator musi mieć swobodny dostęp do sceny oraz dobry kontakt wzrokowy ze wszystkimi muzykami, 26. Wykonawca musi zapewnić system nagłaśniający odpowiedni dla danej widowni, opisany w rderze, zapewniający równomierne pokrycie całej widowni dźwiękiem tej samej, wysokiej jakości, 27. Zapewnienie garderoby dla gwiazd w postaci dwóch połączonych ze sobą namiotów typu Turek o wymiarach 5x5 m wraz z podłogą, zamykanych, wyposażonej w: a) we wszystkie ścianki z jednym wejściem, b) oświetlenie, c) lustro-2 szt., d) co najmniej jedno gniazdko 230 V, 2

3 e) 15 krzeseł, f) 4 stoliki, g) 15 szklanek, h) 15 filiżanek, i) czajnik elektryczny, j) ogrzewanie zapewniające temperaturę min 18 o C a max 23 o C, k) podział na dwie strefy oddzielone za pomocą nieprzezroczystej przesłony. 28. Zapewnienie zamykanej na klucz toalety typu TOI TOI VIP lub równoważnej, wyposażonej w papier toaletowy, ręczniki papierowe, kosz oraz mydło. II. Zapewnienie namiotów, w tym: 1. Zapewnienie 5 sztuk namiotów typu Turek o wymiarach 5x5 m oraz 15 namiotów o wymiarach 3x3m każdy, 2. zapewnienie ww. namiotów w dniu r. w godz , 3. montaż namiotów w dniach r., w tym sprawdzenie ich funkcjonowania odpowiednio wcześniej przed rozpoczęciem imprezy, 4. zapewnienie sprawnego funkcjonowania namiotów w trakcie trwania imprezy, 5. demontaż namiotów w dniu r. lub r. po zakończeniu imprezy przed godziną 22.00, 6. każdy namiot jednolitego koloru - dopuszczalne kolory biały (kremowy) lub granatowy z co najmniej 3 plandekami (ścianami), z możliwością całkowitego otwarcia namiotu, materiał plandekowy o gramaturze co najmniej 650 g/m2, 7. podłoga drewniana sosnowa na całej powierzchni namiotów o wymiarach 5x5m oraz na całej powierzchni namiotów 3x3 m, 8. wszystkie namioty powinny być jednolite kolorystycznie i gładkie (tj. posiadać ten sam odcień i rodzaj poszycia), 9. wszystkie namioty powinny posiadać oświetlenie wewnątrz, źródło prądu do namiotów zapewnia Wykonawca, 10. zapewnienie jednolitego wyposażenia każdego z 20 namiotów (15 namiotów 3x3 m, 5 namiotów 5x5 m), składającego się z: lada - wymiary ok. 155 cm x 110 cm x 45 cm z możliwością przechowywania materiałów 20 sztuk, krzesła barowe o regulowanej wysokości 60 sztuk, stojaki na ulotki 20 sztuk, stół blat drewniany o średnicy ok. 80 cm, wysokość: ok. 71 cm 40 sztuk, szafka zamykana na klucz - 20 sztuk, krzesło - wysokość: ok. 85,5 cm, szerokość: ok. 50 cm, głębokość: ok. 46 cm sztuk, sofa trzyosobowa o wymiarach ok. 186 cm x 82 cm x 68 cm, kolor: biały, wykończenie: ekoskóra 5 sztuk, stolik kawowy kwadratowy o wymiarach ok. 45 cm x 45 cm, kolor: biały, wykonanie: płyta 5 sztuk, ogrzewanie zapewniające temperaturę min 18 o C a max 23 o C - 20 sztuk, pufa o wymiarach ok. 40 x 40 x 40 cm, kolor: biały, wykonanie: ekoskóra 10 sztuk. Wyposażenie powinno być jednolite kolorystycznie i materiałowo. 3

4 III. 11. Jeden z namiotów o wymiarach 5x5 m zostanie przeznaczony na potrzeby Zamawiającego. Namiot ten powinien być zamykany na klucz, Wykonawca powinien zapewnić ochronę tego namiotu w ilości 1 ochroniarza podczas całej imprezy w dniu r. 12. Doprowadzenia prądu do wszystkich namiotów, dostarczenie kabli i przedłużaczy doprowadzających prąd, 13. Nadzór techniczny nad funkcjonowaniem namiotów podczas imprezy obsługa techniczna i nadzór nad instalacjami i urządzeniami, 14. Zamontowanie na namiotach i wykonanie estetycznych oznaczeń (tabliczek informacyjnych), według projektu zatwierdzonego przez Zamawiającego. Materiał pleksa, wymiar ok. 70 cm x 40 cm, nadruk pełen kolor, ilość 23 sztuk, 15. Wykonanie według wskazań Zamawiającego oraz umieszczenie w uzgodnionych z Zamawiającym miejscach, na estradzie elementów identyfikacji wizualnej w postaci: dwóch banerów o wymiarach 3m x 1m oraz jednego baneru o wymiarach 8m x 1m, Zapewnienie niezbędnej obsługi (dodatkowo oprócz wymienionej powyżej), w tym: 1. Zapewnienie realizatora frontowego, realizatora światła, realizatora monitorowego, którzy będą współpracować z gwiazdami oraz koordynatorem występów scenicznych, 2. Zapewnienie producenta programu artystycznego technicznego koordynatora występów scenicznych, odpowiedzialnego za niezakłócony techniczny przebieg scenicznego programu artystycznego, który stale konsultuje przebieg imprezy z Zamawiającym oraz osobami odpowiedzialnymi ze strony gwiazd, 3. Zapewnienie co najmniej dwóch operatorów kamery, do zadań których będzie należało kręcenie materiału z płyty Rynku oraz ze sceny, wyświetlanego na żywo na ekranach diodowych (telebimach) przy scenie, 4. Operatorzy kamer będą zobowiązani do nagrywania materiału z wydarzenia wraz z dźwiękiem i przekazania tych materiałów Zamawiającemu, 5. Zapewnienie dwóch konferansjerów (mężczyzna i kobieta) z minimum 10 letnim doświadczeniem w prowadzeniu dwujęzycznych imprez, w tym jednego biegle władającego językiem angielskim na poziomie co najmniej zaawansowanym do akceptacji Zamawiającego. Konferansjerzy zobowiązani będą do opracowania tekstów, 6. Zapewnienie obsługi technicznej sceny oraz namiotów znajdujących się na Rynku, 7. Zapewnienie dwóch osób do pomocy przy załadunku, rozładunku i wnoszeniu elementów sceny, 8. Bieżący serwis do dyspozycji Zamawiającego w dniu r. w godzinach (bieżące usuwanie ewentualnych usterek), 9. Zapewnienie dyżuru elektryka w dniu r. w godzinach , 10. Zapewnienie ochrony podczas montażu, demontażu w dniach oraz r. w ilości co najmniej 10 osób. 11. Zapewnienie wymaganej w riderze obsługi. IV. Przeprowadzenie wydarzenia promocyjnego w dniu wg. scenariusza Zamawiającego, w tym: 4

5 1. Techniczna obsługa i koordynacja występów scenicznych wskazanych przez Zamawiającego, 2. Zorganizowanie i przeprowadzenie programu artystycznego na scenie w dniu r. w godzinach , 3. Opracowanie szczegółowego scenariusza scenicznego programu artystycznego (kolejność i godziny występów, informacje przekazywane przez konferansjera ze sceny), który Wykonawca uzgodni z Zamawiającym najpóźniej na 5 dni przed imprezą. Ostateczny kształt scenariusza scenicznego programu artystycznego akceptuje Zamawiający. 4. Rejestracja dźwięku z całego koncertu z podziałem na ślady. V. Pozostałe zobowiązania Wykonawcy: 1. Ustawienie koszy na śmieci w ilości umożliwiającej zachowanie czystości na płycie Rynku, wyposażenie ich w worki na śmieci w trakcie trwania imprezy, bieżący nadzór nad czystością na płycie Rynku podczas trwania imprezy, uporządkowanie miejsca odbywania się imprezy po jej zakończeniu, 2. W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uszkodzeń czy zniszczeń Wykonawca zobowiązany jest do doprowadzenia terenu do stanu pierwotnego na własny koszt w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, 3. Doprowadzenie zasilania energetycznego na płytę Rynku, do namiotów, do estrady oraz opłata za zużytą energię. Energia elektryczna powinna być dostępna na Rynku przez dwa dni, od chwili rozpoczęcia imprezy do momentu jej zakończenia, 4. Zapewnienie krótkofalówek umożliwiających porozumiewanie się w dniu r. dla Zamawiającego oraz osób odpowiedzialnych za poszczególne działania, w ilości co najmniej 15 sztuk, 5. Wniesienie opłat należnych ZAIKS z według szacunków w kwocie około zł. 6. Wykonawca powinien zapewnić identyfikatory dla całej obsługi wydarzenia. Wykonanie czynności w zakresie promocji Zamawiającego, w tym: 1. Odbioru wszelkich materiałów promocyjnych i systemu wystawienniczego z siedziby Zamawiającego, zwrotu do siedziby Zamawiającego materiałów i systemu wystawienniczego. 2. Transport materiałów (o wadze do 2 ton) na terenie Krakowa (z miejsca wskazanego na Rynek Główny i z powrotem) w okresie r., maksymalnie 5 razy. 3. Zamontowania i ustawienia na 6 masztów o wysokości 6m każdy wraz z flagami, stanowiących własność Zamawiającego oraz transport tych masztów z i do siedziby Zamawiającego. UWAGA! 5

6 - Jeżeli w opisach występują: nazwy znaków towarowych, patentów lub pochodzenia należy to traktować jedynie jako pomoc w opisie przedmiotu zamówienia. - W każdym przypadku dopuszczalne są produkty równoważne pod względem konstrukcji, kolorystyki, materiałów itp. - Wszystkie przedstawione produkty wymagają akceptacji Zamawiającego. 6

7 zał. nr 2 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13