SOFTECH Sp. z o. o. ul. Palisadowa 20/22, Warszawa Infolinia handlowa: Wydanie drugie

Transkrypt

1 SOFTECH Sp. z o. o. ul. Palisadowa 20/22, Warszawa Wydanie drugie

2 Spis treści 1. Wymagania systemowe Co otrzymujemy? Konfiguracja oprogramowania Gastro Punktowane towarów Uruchomienie LMS Towary gratisowe Karty rabatowe Gastro Konfiguracja panelu LMS Logowanie do systemu Start Użytkownicy Rodzaje kart Karty Edycja karty Punkty Klienci Kod klienta Określenie preferencji klienta Promocje Listy Raporty Raport miejscowości Raport wieku Raport zapisanych klientów Raport preferencji klientów Raport aktywności Raport sprzedaży Raport kart Dodatek 1: Integracja z własną stroną 18 Dodatek 2: System RCC Zmiany w konfiguracji POS... 19

3 1.1. Karty magnetyczne LMS Dodatek 3: Obsługa Panelu LMS w systemie RCC Użytkownicy Listy Dodawanie nowej listy Dodawanie sposobu rabatowania produktów Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)

4 1. Wymagania systemowe System LMS wymaga do działania serwera aplikacji Internetowych obsługujących skrypty aspx (na przykład IIS firmy Microsoft),.NET w wersji 4.0 oraz Microsoft SQL Server 2008 lub wyższej. Serwer ten musi być dostępny z zewnętrznej sieci Internet. W tym celu zaleca się skorzystanie z usług hostingowych firm trzecich lub serwerów internetowych firmy Softech Sp. z o. o. (usługi objęte odrębną umową). Dodatkowym wymogiem jest, aby wszystkie stanowiska podłączone do systemu miały stały dostęp do sieci Internet. System LMS współpracuje z oprogramowaniem Gastro POS w wersji lub wyższej. Ze względu na dynamikę rozwoju oprogramowania Gastro oraz systemu LMS zaleca się korzystanie z najnowszych wersji oprogramowania. 1.1.Co otrzymujemy? Po zakupie modułu aplikacji LMS otrzymujemy dostęp do WebService u służącego do obsługi systemu wraz ze wstępną konfiguracją systemu. Poniższa instrukcja zawiera szczegółowe sposoby konfiguracji kart rabatowych oraz kart punktowych. Dodatkowo możliwa jest integracja systemu LMS z własną stroną internetową (np. w celu rejestracji użytkowników bądź umożliwienia im podglądu zawartości swojej karty). W poniższej instrukcji znajdą Państwo informacje wymagane do poprawnej integracji systemu ze stroną WWW (patrz.: Dodatek 1). 4

5 2. Konfiguracja oprogramowania Gastro 2.1.Punktowane towarów Przy standardowym systemie lojalnościowym zaimplementowanym w oprogramowaniu Gastro użytkownik definiował punkty za produkt korzystając z karty produktu. System LMS posiada niezależny system punktowania zarządzany z poziomu aplikacji WWW. W momencie uruchomienia połączenia z systemem LMS Gastro POS automatycznie będzie zaczytywał punkty z głównego serwera. Punkty zdefiniowane w karcie produktu zostaną pominięte. Sposób definicji produktów oraz punktów na produktach zostanie opisany w późniejszym rozdziale niniejszej instrukcji. 2.2.Uruchomienie LMS Aby uruchomić system LMS na Państwa stanowiskach sprzedaży należy skonfigurować połączenie do głównego serwera. Po opłaceniu licencji otrzymują Państwo kod autoryzacji wymagany do wprowadzenia w karcie konfiguracji LMS dla Gastro POS. 5 W celu uruchomienia systemu należy w konfiguracji Gastro POSa przejść do zakładki Inne dokumenty oraz wybrać opcję Czy system lojalnościowy LMS? Uruchomi to kolejną zakładkę LMS Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)

6 W dodatkowo uruchomionej zakładce definiujemy zmienne potrzebne do połączenia z serwerem naszym serwerem LMS. Kod autoryzacyjny kod podany przez Softech po zakupie licencji na system LMS. Użytkownik użytkownik zdefiniowany w systemie LMS o uprawnieniach Operator wykorzystywany do połączenia Gastro POS z serwerem LMS. Hasło hasło powyższego użytkownika URL adres UR L WebService u LMS Nazwa listy towarów Nazwa listy towarów zdefiniowana w systemie LMS Nazwa listy gratisów Nazwa listy towarów gratisowych zdefiniowanych w systemie LMS Czy kody kreskowe na kartach LMS? Możliwość odczytywania kodów kreskowych z kart LMS Towary gratisowe Podobnie jak w przypadku standardowo wydawanych produktów GRATISowych tak i w tym wypadku należy zdefiniować grupę towarową dla gratisów (Karty magnetyczne>grupa towarowa dla gratisów). Towary gratisowe muszą być zdefiniowane w Gastro, być sprzedawane oraz posiadać cenę sprzedaży 0. Po wybraniu gratisu podczas zamykania rachunku zostanie on dodany do rachunku a jego sprzedaż (zmiana stanu magazynowego) odnotowana. Takie rozwiązanie pozwala na proste i przejrzyste raportowanie ilości wydanych produktów. 2.4.Karty rabatowe Gastro System LMS nie ma wpływu na działanie zdefiniowanych w programie Gastro POS kart punktowych / rabatowych. Wymogiem jest jedynie zapewnienie, aby numeracja tych kart nie powtarzała się. System z uruchomionym modułem LMS podczas otwarcia rachunku na kartę odczytuje informacje z serwera LMS, jeżeli karta nie zostanie znaleziona system przeszukuje bazę danych programu POS.

7 Jedynym wymaganiem przy konfiguracji oprogramowania POS jest ustawienie zakładki Karty magnetyczne wg poniższej grafiki. 7 Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)

8 3. Konfiguracja panelu LMS 3.1.Logowanie do systemu Konfiguracja systemu rozpoczyna się od zalogowania się do Panelu Administracyjnego LMS. Podczas pierwszego uruchomienia systemu należy skonfigurować użytkownika z uprawnieniami Administratora. Po wykonaniu tego naciskamy przycisk Utwórz. 8 Po zalogowaniu się mamy możliwość sterowania systemem LMS. Z dowolnego ekranu Panelu mamy możliwość zmiany hasła oraz wylogowania się. Aby zmienić hasło obecnie zalogowanego użytkownika należy nacisnąć odnośnik ukryty pod napisem Witaj [użytkownik]!. Aby wylogować się z systemu należy kliknąć odnośnik Wyloguj na górze ekranu. Panel został podzielony na 9 podstawowych sekcji. 3.2.Start W sekcji tej istnieje możliwość wyszukiwania Karty bądź Klienta. Służy do tego jeden z dwóch formularzy. Jeżeli znany jest numer karty klienta, należy za pomocą formularza Szukaj karty wprowadzić ten numer (np. odczytując go

9 za pomocą czytnika kart magnetycznych). Jeżeli karta zostanie znaleziona system automatycznie przejdzie do sekcji edycji karty (funkcjonalność opisana zostanie w dalszej części niniejszej instrukcji). W przypadku wyszukania klienta po nazwie (Nickname) lub adresie system przejdzie do karty edycji danych klienta. 3.3.Użytkownicy W sekcji Użytkownicy znajdziemy informacje na temat użytkowników Panelu Administracyjnego (zarówno fizycznych jak i POSowych). Po pierwszym zalogowaniu się do systemu należy stworzyć nowych użytkowników z odpowiednimi dla nich uprawnieniami. Do tego celu zostało utworzonych 7 poziomów uprawnień: Administrator użytkowników, Operator, Administrator kart, Administrator klientów, Administrator list, Administrator parametrów oraz Administrator promocji. Uprawnienia poszczególnych użytkowników można odczytać z ich nazw natomiast użytkownik związany z przesyłaniem danych z systemu GastroPOS powinien mieć uprawienia Operator. 9 System LMS pozwala na usunięcie wszystkich użytkowników poza użytkownikiem założonym podczas instalacji systemu. Po wejściu do edycji użytkownika, poza jego uprawnieniami, możliwością zmiany adresu mamy dwa dodatkowe pola Zatwierdzony oraz Zablokowany. Parametr Zatwierdzony odpowiada za możliwość, bądź brak możliwości, zalogowania użytkownika w systemie. Parametru tego możemy użyć, gdy np. chcemy odebrać użytkownikowi prawo korzystania z Panelu LMS. Parametr Zablokowany ustawiany jest przez system automatycznie na określony czas przez system, jeżeli użytkownik kilkukrotnie wprowadzi źle hasło logowania do systemu. Korzystając z powyższego panelu mamy również możliwość zmiany hasła danego użytkownika. Po zapisaniu jego danych widoczny staje się przycisk Zmień hasło. 3.4.Rodzaje kart System LMS ma możliwość dodania kilku rodzajów kart. Rozumieć je należy jako grupy kart, które pamiętamy z systemu GASTRO. Dodanie nowego rodzaju kart wymaga wypełnienia formularza. Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)

10 Należy podać nazwę rodzaju karty, przypisać jej funkcje (czy uprawnia do transakcji pieniężnych, punktowych czy jedno i drugie), domyślną minimalną ilość punktów (czyli jaką wartość punktową minimalnie może posiadać klient na karcie). Można to wykorzystać do promocji polegającej na Punktach na Start. Wpisując w powyższe pole np przyjmujemy, że klient na start dostaje od nas w prezencie 1000 pkt w systemie lojalnościowym. 10 W systemie LMS zaimplementowana została obsługa tzw. Gift cards. Aby to uruchomić należy zaznaczyć parametr Płatności. Pole Domyślny minimalny stan konta karty płatniczej daje nam możliwość wprowadzenia kwoty Giftu dla klienta (czyli wartości, z jakiej klient może korzystać na podstawie kredytu). Usuwanie Rodzaju karty możliwe jest tylko w wypadku nieprzypisania do niego żadnej karty 3.5.Karty Wygląd sekcji Karty przedstawiony został na zdjęciu poniżej.

11 Mamy tutaj dwie możliwości ręczne dodanie karty za pomocą formularza opisanego poniżej; bądź za pomocą funkcji importu kart. Procedura importu kart wymaga określenia rodzaju importowanych kart, statusu, jaki mają posiadać zaimportowane karty po utworzeniu. Plik importu to plik zapisany w formacie CSV (tekstowym), gdzie jedna linia pliku odpowiada jednej karcie. Plik ten zawiera 3 kolumny: Numer karty;kod karty;pin karty (czyli np.: ; ;fk7k34). Poszczególne pola zostaną opisane poniżej. Numer Pole unikatowe zawierające numer danej karty (np. numer nadrukowany na karcie) Kod Unikatowy kod karty (odczytany przez czytnik z paska magnetycznego bądź z kodu paskowego) PIN Pole obowiązkowe używane w celu aktywacji karty przez użytkownika. Rodzaj karty rodzaj karty. Lista rozwijana zdefiniowana w poprzednim rozdziale. Status: Zablokowana: nie można dodawać ani odejmować punktów; Nieaktywna: nie można odejmować punktów; Aktywna: można dodawać i odejmować punkty. Karta musi mieć status Aktywna, aby klient mógł się zalogować Edycja karty Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)

12 Po wejściu do okna Edycji karty mamy możliwość Utworzenia klienta do karty, zmiany PINu karty oraz Edycji parametrów karty. Po wybraniu opcji Edytuj oprócz zmiany parametrów dostępny jest przycisk Domyślnie, który przywraca parametry karty do domyślnych wartości zdefiniowanych w rodzaju karty. Z poziomu okna Szczegółów karty mamy możliwość nie tylko edycji parametrów karty (limitów bądź zmiany typu karty), ale także mamy możliwość podglądu operacji wykonanych na karcie (zarówno administracyjnych jak i punktowych) Punkty 12 W zakładce punkty znajdziemy informacje o punktach zebranych na danej karcie rabatowej oraz o historii operacji wykonanych za pomocą tej karty. Korzystając z połączenia z oprogramowaniem GastroPOS w historii operacji pojawią się takie dane jak data dodania/odjęcia punktów, ilość dodanych/odjętych punktów, użytkownika dokonującego wpisu (użytkownik z uprawnieniami Operator), status operacji oraz w polu Powód 1 znajdziemy informację na podstawie jakiej operacji zostało to dokonane. Przykładowy wygląd okna informacji o punktach na karcie

13 Po kliknięciu przycisku Utwórz klienta na górze okna pojawi się zakładka Klient, która pozwoli nam na dopisanie do bazy nowego klienta. Wymaganymi danymi klienta są Imię i Nazwisko. Jeżeli ą wypełnione pola nickname oraz muszą być one unikalne, aby jednoznacznie wskazywać na danego klienta. Jeżeli wprowadzony klient ma być widoczny na liście klientów konieczne jest zaznaczenie pola Zgoda na przetwarzanie 3.6.Klienci 13 Sekcja klienci zawiera opcje związane z edycją i utrzymaniem danych klienta. Listę tą możemy eksportować do pliku *.csv. Po wybraniu klienta użytkownik otrzymuje możliwość edycji jego danych szczegółowych bądź adresowych, podgląd kart Kod klienta W momencie utworzenia klienta, przypisywany jest do niego ukryty kod. Kod ten może zostać wykorzystany do dodatkowej weryfikacji klient, np. w momencie, gdy klient zgubił swoją kartę i chce otrzymać jej duplikat Określenie preferencji klienta Do każdego klienta można przypisać dodatkowe definiowalne cechy, np. zainteresowania, preferowaną kuchnię itp. Aby włączyć tę funkcjonalność konieczne jest zdefiniowanie na stronie Parametry parametru o nazwie CLIENT_PREFERENCES_GROUP_NAME. Wartość tego parametru jest dowolna (np. Preferencje). Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)

14 Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie cech, które mogą być przypisane do klienta. Odbywa się to na stronie listy. Należy dodać listę o nazwie oznaczającej daną cechę (np. Zainteresowania) i w grupie zgodnej z wartością wprowadzonego wcześniej parametru (Preferencje). Następnie do tej listy należy dodać elementy, które będą oznaczały wartość cechy (np. Sport, Muzyka ) Gdy w systemie zdefiniowany jest parametr CLIENT_PREFERENCES_GROUP_NAME wówczas w szczegółach karty, do której jest przypisany klient oraz w szczegółach klienta pojawia się zakładka Preferencje. Można w niej edytować i dodawać cechy skojarzone z klientem. Dodanie nowej cechy polega na wybraniu z rozwijalnego pole jednej ze zdefiniowanych w systemie list (grup), a następnie wybraniu pola wartości (czyli elementu listy). W trybie edycji można zmienić jedynie wybrany element, ale nie listę. Wybranie innej listy wymaga skasowania błędnie zdefiniowanej preferencji i dodania nowej. System pozwala na przypisanie wielu wartości z tej samej listy Promocje Dodanie promocji wymaga podania unikalnej nazwy i czasu obowiązywania. Jeśli parametr do godziny jest mniejszy niż od godziny wówczas należy traktować to jako godzinę dnia następnego. W ten sposób można zdefiniować promocje, która będzie obowiązywać np. od godziny 23ciej w poniedziałek do 1 w nocy we wtorek (jeśli dodatkowo będzie wybrany dzień poniedziałek z listy dni tygodnia. W warunkach promocji można dodać warunek na rodzaj kart, dla której promocja obowiązuje. W zakładce korzyści należy zdefiniować korzyści wynikające z promocji. Można wybrać typ rabat procentowy, wówczas wpisana wartość będzie wartością procentową tego rabatu. Kod korzyści określa algorytm (obecnie GPOS1), wg. którego rabat zostanie naliczony w GastroPOS. Dodatkowo pod korzyść można podpiąć listę, której znaczenie będzie zależne od użytego algorytmu (może to być np. lista towarów objętych promocją). Aby zdefiniować listę należy w Parametrach dodać parametr o nazwie PROFIT_LIST_GROUP_NAME. Wartość tego parametru podobnie jak w przypadku preferencji klienta określa nazwę grupy list, które w tym przypadku można będzie łączyć z promocją. Następnie należy dodać listę o dowolnej nazwie należącą do grupy PROFIT_LIST_GROUP_NAME. Jeżeli lista zawiera towary, to jej indeksy powinny być zgodne z numerami PLU towarów zdefiniowanych w systemie GastroPOS

15 3.8.Listy Poza opisanymi powyżej parametrami w systemie LMS wymagane jest istnienie dodatkowych dwóch list określających towary, za które punkty zostaną przyznane bądź odebrane. W celu utworzenia listy towarów punktowanych należy dodać nową listę np. TOWARY z grupy TOWARY oraz listę towarów promocyjnych, np. GRATISY. Do danej listy należy dodać towary, które będą odpowiednio punktowane bądź wydawane gratisowo. Aby to zrobić w sekcji Element listy dodawanie należy wpisać Indeks towaru (PLU z Gastro) oraz wartość punktową danego towaru. Pole Indeks powinno być polem unikatowym w ramach danej listy. Listę taką można zaimportować z pliku *.csv o budowie: PLU;nazwa elementu;wartość punktowa;typ 15 np.: 20601;Coca Cola;1600;0 W przypadku listy GRATISY wszystkie produkty muszą posiadać wartość dodatnią. Za odejmowanie punktów z karty odpowiedzialny jest system GastroPOS. 4. Raporty 4.1.Raport miejscowości Prosty raport pokazujący ilość klientów w zależności od danej miejscowości. Miejscowość Utworzył Ilość klientów Opole Restauracja Opole Raport wieku Raport pokazujący przedziały wiekowe klientów (raport tworzony dla osób powyżej 16tego roku życia) Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)

16 4.3.Raport zapisanych klientów 4.4.Raport preferencji klientów Raport korzystający z zapisanych preferencji klienckich tworzony na podstawie definicji karty klienta. 4.5.Raport aktywności Raport pokazujący ilość wykonanych operacji w danym przedziale czasowym. 4.6.Raport sprzedaży Raport sprzedaży poszczególnych użytkowników (uprawnienie Operator) tworzony w 3godzinnych okresach czasowych w zadanym przedziale dat. Raport pokazuje sprzedaż POSów zarówno z użyciem jak i bez użycia karty rabatowej. Wykonał Godziny Z kartą Bez karty Suma POS 9-12 Ilość: 0 Ilość: 16 Ilość: 16 Wartość (bez rabatu): 0,00 Wartość (bez rabatu): 362,46 Wartość (bez rabatu): 362,46 Rabat: 0,00 Rabat: 4,15 Rabat: 4,15 16 POS Ilość: 2 Wartość (bez rabatu): 0,00 Rabat: 0,00 Ilość: 57 Wartość (bez rabatu): 1045,77 Rabat: 27,30 Ilość: 59 Wartość (bez rabatu): 1045,77 Rabat: 27,30 POS Ilość: 4 Ilość: 90 Ilość: 94 Wartość (bez rabatu): 30,73 Wartość (bez rabatu): 1972,31 Wartość (bez rabatu): 2003,04 Rabat: 0,00 Rabat: 50,70 Rabat: 50,70

17 4.7.Raport kart Raport podsumowujący ilość kart zapisaną w systemie LMS. Sumowanie Wszystkie 6312 Przypisane 1488 Używane w ciągu 30 dni 314 Nieużywane w ciągu 30 dni 1174 Używane w poniedziałki 78 Używane w wtorki 81 Używane w środy 98 Używane w czwartki 112 Używane w piątki 78 Używane w soboty 81 Używane w niedziele 67 Ilość kart 17 Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)

18 Dodatek 1: Integracja z własną stroną WWW Poza możliwością pełnej integracji systemu LMS z Państwa stroną firmową (autoryzacja kart przez klientów, podgląd statusu karty przez klienta ) istnieje możliwość pełnej modyfikacji wyglądu samego panelu LMS oraz dopasowanie go do naszych wymagań. W razie dodatkowych pytań dotyczących współpracy systemu LMS z Państwa witryną WWW prosimy o kontakt z Działem Serwisu firmy Softech Sp. z o. o. od poniedziałku do piątku w godzinach 8 16 pod numerem telefonu bądź pod numerem infolinii firmy Softech Sp. z o. o. 18

19 Dodatek 2: System RCC 1. Zmiany w konfiguracji POS W związku z wprowadzeniem systemu RCC, dla użytkowników systemu wprowadzono zmiany w konfiguracji oprogramowania Gastro POS Karty magnetyczne System RCC nie wymaga zmiany ustawień w zakładce Karty magnetyczne opisanej w punkcie 2.4 niniejszej instrukcji LMS W zakładce LMS należy ustawić kod lokalu (pole Nazwa listy rabatów). Kod lokalu uzyskają Państwo, od Państwa dostawcy usług RCC. 19 Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)

20 Dodatek 3: Obsługa Panelu LMS w systemie RCC System RCC nie przewiduje zbierania punktów. Opisany poniżej sposób obsługi systemu dla RCC opisuje tylko i wyłącznie różnice pomiędzy standardową obsługą systemu a obsługą managerską RCC 1. Użytkownicy Każdy z lokali powinien posiadać możliwość dostępu do systemu za pomocą loginu i hasła. Sekcję Użytkownicy ustawiamy wg opisu w rozdziale 3.3 niniejszej instrukcji. 2. Listy Podstawową zmianą dla systemu jest moduł Listy systemu LMS. Wymogiem działania systemu LMS jest obecność dwóch list: TOWARY oraz GRATISY. Listy te, mimo że nie używane, ustawiane są w konfiguracji oprogramowania Gastro POS. Obsługa managerska systemu polega na tworzeniu nowych list dla każdego nowego lokalu przystępującego do współpracy w ramach RCC. Każda nowa lista do swoisty kod lokalu, który konfigurując oprogramowanie POS podajemy jako Nazwę listy rabatów. To tutaj wpisane będą wszystkie rabaty ogólne i szczególne dla danego lokalu. Dla przykładu w poniższym opisie posługiwać się będziemy restauracją u Jacka, której nadamy kod jack Dodawanie nowej listy Aby zdefiniować nową listę (nowy lokal) należy w panelu systemu LMS przejść do sekcji Listy, a następnie wybrać Dodaj. Pole Nazwa zawierać powinno kod lokalu przekazywany do konfiguracji systemu POS (jack). Pole Grupa pozostaje do dowolnego wykorzystania (np. w celu wpisania prawidłowej nazwy lokalu (u Jacka)). Pola Wartość oraz Typ pozostawiamy z domyślnymi wartościami. Prawidłowo założona lista: 2.2. Dodawanie sposobu rabatowania produktów Po dodaniu nowej Listy, aby przejść do konfiguracji rabatowania produktów należy przejść do tej listy (kliknąć na liście list wybierając ją), oraz w otwartym formularzu wybrać jeden z przycisków (Dodaj bądź Importuj 1 ). Po wybraniu przycisku dodaj uzupełniamy otwarty formularz: Indeks Pole przyjmuje jedną z 3 wartości: 1 Import listy opisany został szerzej w rozdziale 3.8

21 * jako domyślną wartość rabatu PLU numer PLU towaru w POS, jeżeli towar ma być rabatowany wg innego rabatu niż domyślny GRUPA numer GRUPY towarowej w POS, jeżeli produkty z danej grupy mają być rabatowane wg innego rabatu niż domyślny Nazwa Pole przyjmuje dowolną wartość (liczbową bądź cyfrową) Opis Pole przyjmuje dowolną wartość (liczbową bądź cyfrową) Wartość Pole, określające procent rabatu, jaki zostanie nadany dla danej pozycji Typ Pole przyjmuje jedną z 3 wartości: 0 jeżeli pole Indeks przyjęło wartość * 1 jeżeli rabat dotyczy wpisanego w polu Indeks towaru 2 jeżeli rabat dotyczy wpisanej w polu Indeks grupy towarowej Prawidłowo ustawiona lista (dla lokalu u Jacka ) powinna wyglądać wg przykładu poniżej. 21 Tel.: Infolinia handlowa: 0800 GASTRO (427876)