INSTRUKCJA dotycząca zakupów Faktura Krajowa i Zagraniczna

Transkrypt

1 załącznik nr 1 do zarządzenia nr 49 Rektora UŁ z dnia r. INSTRUKCJA dotycząca zakupów Faktura Krajowa i Zagraniczna Obieg Faktury Krajowej ma na celu przekazanie informacji o płatności faktury oraz jej wykonaniu. Proces zaczyna się przy rejestracji jej w systemie DocuSafe. Użytkownik, aby zarejestrować fakturę w systemie, wchodzi do zakładki Kancelaria, wybiera Przyjmij pismo, a następnie wybiera rodzaj dokumentu Faktura, oraz rodzaj faktury Faktura krajowa. Należy wypełnić następujące pola: 1. Numer faktury przepisany z dokumentu 2. Kod kreskowy za pomocą czytnika przenoszony jest z naklejki umieszczonej na fakturze 3. Data wpływu ustawiona automatycznie na datę wprowadzenia dokumentu do systemu 4. Data wystawienia faktury 5. Termin płatności jeśli podany ilością dni to należy wyliczyć i wskazać datę 6. Wystawca faktury wyszukiwanie następuje po nazwie lub NIP. Jeśli dostawca znajduje się w bazie w ERP, wszystkie dane przenoszą się do odpowiednich pól. Jeżeli brakuje go w bazie kontrahenta, skan faktury przesyłamy mailowo do Działu Finansowego lub Biura ds Rozliczeń wg klucza : Dział Rachunkowości Zarządczej: Wydział BiOŚ Wydział Filologiczny Wydział Chemii Wydział Fizyki i Informatyki stosowanej Wydział Prawa Wydział Matematyki i Informatyki Pozostałe jednostki przesyłają skany faktur z danymi brakujących kontrahentów do Działu Finansowego. 1

2 7. Nr konta bankowego wystawcy faktury (jeśli w bazie jest inny nr informujemy Dział Finansowy lub Biuro ds. Rozliczeń o konieczności dopisania rachunku w bazie w ERP) Jeżeli dokument jest korektą faktury już wprowadzonej do EOD, zaznaczamy pole: korekta i wyszukujemy fakturę korygowaną. Kliknięcie powoduje przeniesienie danych do odpowiedniego pola. 2

3 Jeśli faktura jest powiązana z dokumentem wewnętrznym wprowadzonym do EOD możemy go podłączyć do faktury wybierając go z listy, która rozwija się po kliknięciu w zaznaczony prostokąt. 3

4 Klikamy w zaznaczony dokument i w ten sposób przenosimy go do odpowiedniego pola w opisie faktury w EOD. 8. Jednostka - wybieramy z listy jednostkę, która będzie opisywać fakturę z poziomu sekretariatu 9. Waluta 10. Kurs ( w przypadku PLN 1,00) 11. Kwota w walucie (wartość netto) 12. Kwota VAT (PLN) Kwota brutto faktury wynika z automatycznego zsumowania kwoty netto i kwoty VAT 13. Nazwa towaru/usługi - opis zakupu np. książki, tonery, naprawa kserokopiarki 14. Dodatkowe Informacje są edytowalne na każdym poziomie akceptacji faktury. Pola oznaczone gwiazdką są polami obowiązkowymi, jednak wskazane jest wypełnianie wszystkich pól. Po wypełnieniu danych w formularzu, należy dodać zeskanowaną fakturę jako załącznik poprzez kliknięcie Wybierz plik i wybranie pliku, a następnie kliknąć przycisk "Zapisz". Faktura po zapisaniu trafia bezpośrednio do sekretariatu jednostki wybranej w polu 8. 4

5 Sekretariat W przypadku, gdy do danej faktury wprowadzono błędny sekretariat, należy po określeniu błędu w polu :Uwagi, przekazać dokument do poprawy wybierając odpowiednią osobę z listy oraz kliknąć przycisk "Przekaż do poprawy. Dokument zostanie przesłany do wybranej osoby. W przypadku, gdy wybrano prawidłowy sekretariat, należy zweryfikować wcześniej wprowadzone dane oraz opisać fakturę wypełniając dodatkowe pola: 1. Sposób płatności zgodnie z danymi na fakturze -przelew -w przypadku wyboru gotówka zaznaczamy sposób zwrotu za zapłaconą fakturę. Jeśli jest to pracownik wybieramy: -- zaliczka (dla pracownika )- w przypadku pobrania wcześniej zaliczki na zakupy -- przelew (dla pracownika) -- kasa ( dla pracownika) Jeśli dokonujemy zwrotu pracownikowi na rachunek bankowy, pole : nr rachunku nie musi być wypełnione, gdyż dane pobierane są z bazy systemu płacowego. Z bazy wybieramy dane pracownika: o Nazwisko o Imię o Dział 5

6 W przypadku zapłaty za fakturę przez studenta\doktoranta zaznaczamy sposób zwrotu: -- zaliczka -- przelew : dodatkowo trzeba uzupełnić pole: o Nr. rach. bankowego -- kasa Pola do wypełnienia 2. Zlecenie 3. Dodatkowe Informacje : -w przypadku zakupu bezprzetargowego obowiązkowo umieszczamy tu nr obowiązującego zarządzenia dotyczącego zamówień publicznych, rozdział, pkt, ppkt. -opisujemy cel zakupu książek niewprowadzonych do rejestru księgozbiorów -opisujemy cel zakupu środków spożywczych i usług gastronomicznych -inne istotne informacje 4. Typ faktury I. ZAKUPY/ NIE PRACOWNIK/: A. Rozliczenie przedpłat na zakup towarów lub usług 6

7 1.ZDP-zaliczki ( przedpłaty) z towarów i usług działalności dydaktycznej dokumentpln -zakup 2.ZBP-zaliczki ( przedpłaty) z działalności badawczej dokument w pln -zakup towarów i usług 3.ZPP-zaliczki ( przedpłaty) towarów i usług z pozostałej działalności dokument w pln -zakup B.zakup towarów lub usług 1. FZP-dostawcy krajowi- zakup towarów i usług pln 2. FIP-zakupy inwestycyjne ( środki trwałe ) -dokument pln 3. FIW-zakupy inwestycyjne ( środki trwałe ) - dokument w walucie obcej 4.FŚS- zakupy towarów i usług dotyczących ZFŚS-pln 5.FZM-zakup materiałów do magazynu-pln 6.FZPm-zakup usług MEDIA -pln opisywane jako ROZLICZENIE ZAKUPU x 7.FZPM-zakup towarów i usług programy międzynarodowe pln 8.FZPS-zakup towarów i usług fundusze strukturalne pln III.ZAKUPY ROZLICZENIA Z PRACOWNIKIEM A. Zaliczki na zakup towarów lub usług 1.PZP pracownik -zaliczki na zakup towarów i usług dokument w pln 2. ZFP-pracownik-zaliczki na zakup towarów i usług z działalności funduszy strukturalnych faktura pln B. Zwrot za zakup towarów i usług 1.FPP-pracownik zakup towarów i usług dokument w pln 2.FMP pracownik zakup materiału do magazynu 5. Tryb zamówienia 6. Nr postępowania 7. Data umowy 7

8 W przypadku wyboru Wyłączenia art. 4 dodatkowo uzupełniamy pole: 8. Szczegóły zamówienia zgodnie ze wskazaniem Centrum Gospodarczego lub wynikające z obowiązującego zarządzenia Rektora dotyczącego PZP(poniżej ) 8

9 9. Kwota pozostała do rozpisania pole automatycznie pokazuje kwotę, w przypadku rozdysponowania całej kwoty znika. Pozycję budżetowe o Słownik przyjmuje różne wartości w zależności od wyboru użytkownika Uwaga : pola w tabeli pozycji budżetowych należy wypełniać po kolei, gdyż każde wypełniane pole ma wpływ na pokazywane w słowniku opcje, mogą występować tylko wybrane, odpowiednie dla danego układu. 1. Rodzaj zakupu-decyduje o kolejności akceptacji przez działy administracji centralnej - nie dotyczy, t.zn. dokument nie musi być zaewidencjonowany przez Dział Inwentaryzacji i Ewidencji Majątku -środek trwały -w rozumieniu obowiązującego prawa i polityki rachunkowości UŁ -wartości niematerialne i prawne licencje, programy zgodnie z polityką rachunkowości UŁ 9

10 -niskocenne- zakupy do PLN z odwrotnym obciążeniem VAT, Środki trwałe do 3,5 tys. z działalności naukowo-badawczej -aparatura -inwestycja w toku ( rozpoczęta ) -księgozbiór- zakup książek wpisywanych do rejestru -reglamentowane -faktura magazynowa : zakup materiałów do magazynu centralnego 2. Rodzaj ścieżki -zwykła -zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych-działalnośc 851 -osiedli studenckich (DS.)-Fundusz osiedla- działalność 852 -Funduszu Socjalno-wychowawczego kół naukowych- w przypadku dofinansowania kół przez Rektora dokument trafia do Centrum Obsługi Studentów -Funduszu Socjalno-Wychowawaczego organizacji naukowych- w przypadku dofinansowania przez Rektora organizacji (Kujon, Chór, Rady Studentow,Doktorantów itp. ) dokument trafia do Centrum Obsługi Studentów. 10

11 3. Grupa działalności x:faktury za media i usługi, które rozliczane są na jednostki na podstawie tabel w Excelu przesyłanych do Działu Księgowości. -3xx : zakupy materiałów do magazynu, materiały reglamentowane -50x : koszty procesu kształcenia wg projektów i 509 działalności stricte dydaktycznej bez projektów -51x : koszty procesu badawczego wg projektów -52x : koszty pośrednie procesu infrastruktury wspierającej proces kształcenia i badan naukowych ( BUŁ, Studium Języków Obcych, Języka Angielskiegoi Francuskiego, Studium i Centrum Wychowania Fizycznego, ITP.) -53x : koszty bezpośrednie procesu infrastruktury technicznej (koszty zleceń realizowanych przez Wydawnictwo, działy techniczne, Centrum Informatyki ) -54x :Koszty bezpośrednie procesu logistyki rekrutacji monitorowania karier absolwentów -55x :koszty procesu zarządzania uczelnią (551, 552, 553 ) -56x :koszty procesu marketingu i sprzedaży -751 : odsetki handlowe naliczone przez kontrahentów -761 : wymiana biblioteczna -851-x : Fundusz Świadzceń Socjalnych -852-x : Fundusz Pomcy materialnej studentów ( koszty utrzymania DS-ów ) 11

12 4. Rodzaj działalności wybierany z listy rozwijanej 5. W przypadku zaznaczenia rodzaju działalności 51x czyli naukowo-badawczej pojawia się pole :typ działalności, która pokazuje kierunek wydatkowania środkówzgodnie z Ustawą o finansowaniu nauki 12

13 6. Jednostka (MPK) : która poniosła koszt. W przypadku działalności projektowej wskazujemy tylko i wyłącznie MPK projektu ( z metryki projektu, modułu Zarządzania Projektami ) W przypadku projektów należy wybrać dane, które zostały wprowadzone do budżetu projektu w ERP, czyli : 7.Projekt : kod wybierany z listy 8.Budżet : nazwę budżetu 9. Etap : zgodnie z wprowadzonymi danymi do ERP 10.Pozycja budżetowa : zgodnie z wprowadzonymi danymi do ERP 11.W przypadku działalności bezprojektowej wskazujemy Kierownika / Osobę upoważnioną Następnie wypełniamy pola, które dotyczą wszystkich działalności : 12. Rodzaj kosztu : wybierany ze słownika uaktualnianego z bazy w ERP 13. Kwota brutto (PLN) : kwota wydatkowana z działalności opisanej w powyższej tabeli Gdy mamy kilka rodzajów kosztów, kilka rodzajów działalności, kilka projektów lub kilka ścieżek- należy tabelę wypełnić ponownie. Po kliknięciu na pasek z napisem : Dodaj następny element, pojawi się nowa tabela z powyższymi polami do 13

14 wypełnienia. Pozostałe dane Numer OT/OTA (w przypadku rodzaj zakupu: środek trwały, niskocenne) Załącznik/zeskanowana faktura : po prawej stronie klikamy na pole: pobierz załącznik i dołączamy zeskanowaną fakturę ( z kodem kreskowym oraz niezbędnymi opisami ). Jeśli jest miejsce na pierwszej stronie faktury, należy na niej umieścić krótki opis zakupu zgodnie z komunikatem Kwestora i dopiero wtedy ją zeskanować. 14

15 Dodatkowa akceptacja Dziekana w przypadku zaznaczenia pojawia nam się lista dziekanów do których możemy przesłać fakturę. Przekaż do dalszego rozpisania do jednostki (w przypadku, gdy nie zostanie rozpisana całkowita kwota brutto) Protokół odbioru jeżeli taki istnieje W przypadku wyłączeń art.4 dodatkowo załączyć trzeba kopię pisma lub a określającego tryb udzielenia zamówienia przez CG Po wprowadzeniu niezbędnych danych, należy kliknąć przycisk "Przekaż dalej". Etap kierownika projektu lub osoby upoważnionej Dokument zostanie przekazany do odpowiedniego kierownika projektu bądź osoby odpowiedzialnej związanej z wybranym budżetem (w przypadku większej ilości wybranych budżetów faktura trafia do wszystkich kierowników lub osób odpowiedzialnych). W przypadku, gdy do danej faktury wprowadzono błędny kierownik projektu/osoba upoważniona, przekazuje dokument do poprawy wybierając odpowiednia osobę z listy oraz kliknąć przycisk "Przekaż do poprawy", pojawi się informacja o dodaniu uwagi. Po dodaniu odpowiedniej uwagi należy ponownie kliknąć "Przekaż do poprawy". dokument zostanie przesłany do wybranej osoby. Akceptacje faktury Kierownik projektu/osoba upoważniona po otrzymaniu i otworzeniu faktury sprawdzają jej poprawność, w przypadku poprawności danych, należy kliknąć przycisk "Akceptuję pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym". Faktura Krajowa Weryfikacja pod względem merytorycznym 15

16 Akceptacja Centrum Obsługi Studenta RiTS. (opcjonalna tylko w przypadku wyboru rodzaj ścieżki: funduszu Socjalno Wychowywawczego kół naukowych ) Centrum Obsługi Studenta RiTS po otworzeniu faktury sprawdzają jej poprawność, w przypadku poprawności danych, należy kliknąć przycisk "Akceptuj", w przypadku danych nie prawidłowych Przekaż do poprawy. Akceptacja Centrum Obsługi Studenta. (opcjonalna tylko w przypadku wyboru rodzaj ścieżki: osiedli studenckich (DS) Fundusz osiedla ) Faktura trafia do Centrum Obsługi Studenta sprawdzana jest jej poprawność, w przypadku poprawności danych, należy kliknąć przycisk "Akceptuj", w przypadku danych nie prawidłowych Przekaż do poprawy. Akceptacja dziekana (w przypadku wyboru dziekana w polu Dodatkowa akceptacja dziekana) Dziekan po otrzymaniu i otworzeniu faktury sprawdzają jej poprawność, w przypadku poprawności danych, należy kliknąć przycisk "Akceptuję pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym", w przypadku danych nie prawidłowych Przekaż do poprawy. Akceptacje na etapie obszaru inwentaryzacji Faktura trafia do Działu inwentaryzacji i ewidencji majątku(w przypadku wybrania rodzaju zakupu inny niż nie dotyczy ), gdzie uzupełniane jest pole : Akceptacje jednostki administracji centralnej Faktura trafia do pracowników jednostek administracji centralnej, gdzie użytkownik sprawdza jej poprawność, oraz określa stawki VAT dla każdej wprowadzonej pozycji budżetowej, aby dodać kolejne stawki należy kliknąć Dodaj następny element. Konto księgowe 16

17 Działy administracji centralnej wypełniają również pola : Wydatek zakwalifikowany do wydatku strukturalnego, w przypadku wybrania opcji tak dodatkowo uzupełniamy pola: o Kod wydatku strukturalnego o Wydatek w wysokości (kwota ) o Obszar tematyczny wydatku strukturalnego o Jednostki Osoba upoważniona przez Kwestora, w przypadku kwot brutto do zł. Akceptacja osoby upoważnionej przez kwestora, kwestora, kanclerza. System weryfikuje kwotę, w zależności od kwoty wybiera jedną z trzech ścieżek akceptacji : Ścieżka pierwsza kwota zł: W zależności od wyboru na etapie Jednostki Administracji Centralnej. dokument trafia do akceptacji osoby upoważnionej przez Kwestora. Ścieżka druga kwota zł Dokument trafia do akceptacja Kwestora. Ścieżka trzecia kwota powyżej zł. Dokument trafia do akceptacja Kwestora, następnie Kanclerza. W procesie Faktury Krajowej, pracownicy mają możliwość przekazania dokumentu do poprawy do wybranego uczestnika procesu (osoby, która wcześniej pracowała z daną fakturą). Aby przekazać fakturę do poprawy, należy wybrać z listy uczestnika procesu, a następnie kliknąć Przekaż do poprawy (Do wybranego pracownika). 17

18 W przypadku braku akceptacji, osoby decyzyjne mają możliwość odrzucenia faktury, co spowoduje zakończenie przebieg, aby odrzucić fakturę należy kliknąć przycisk Anuluj dokument. Faktura Zagraniczna Różnice w obiegu między fakturą krajową i zagraniczną. Użytkownik, aby zarejestrować fakturę zagraniczną w systemie, wchodzi do zakładki Kancelaria, wybiera Przyjmij pismo, a następnie wybiera rodzaj dokumentu Faktura, oraz rodzaj faktury Faktura zagraniczna. Należy wypełnić wszystkie pola po kolei tak jak w przypadku faktury krajowej. W Kancelarii w polu :waluta wybieramy ze słownika walutę, w której jest wystawiona faktura. Na poziomie Sekretariatu w polu : Data obowiązywania - należy wpisać datę dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Wtedy ze słownika automatycznie pobierze się średni kurs waluty z tabeli zaimportowanej z NBP do ERP. Spowoduje to przeliczenie wartości faktury po zaimportowanym kursie 18

19 Typy faktury zagranicznej Rozliczenie przedpłat 1.ZDW-zaliczki ( przedpłaty) z działalności dydaktycznej dokument w walucie obcej-zakup towarów i usług 2.ZBW-zaliczki ( przedpłaty) z działalności badawczej dokument w walucie obcej -zakup towarów i usług 3.ZPW-zaliczki ( przedpłaty) z pozostałej działalności dokument w walucie obcej-zakup towarów i usług Zaliczki 1.PZW pracownik-zaliczki na zakup towarów i usług dokument w walucie obcej 2.ZFW-pracownik -zaliczki na zakup towarów i usługz działalności funduszy strukturalnych faktura w walucie obcej Zakup towarów i usług w walucie obcej 1.WNT-dostawcy zagraniczni -wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów 2.IU-dostawcy zagraniczni - import usług 3.PNZ-dostawcy zagraniczni -pozostałe nabycia towarów i usług Zakup towarów i usług przez pracownika 1.IUP-pracownik dostawcy zagraniczni- Import usług 19

20 2.PNZP- pracownik dostawcy zagraniczni - pozostałe nabycia zagraniczne 3.WNTP-pracownik- dostawcy zagraniczni- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów Po akceptacji Kierownika/osoby upoważnionej do akceptacji faktura przekazana jest do Centrum Gospodarczego w celu wystawienia faktury wewnętrznej naliczajacej VAT. Wszystkie pozostałe pola są wypełniane w taki sam sposób jak w przypadku faktury krajowej. 20