Instrukcja EOD dla osoby wypełniającej wniosek projektowy

Transkrypt

1 Instrukcja EOD dla osoby wypełniającej wniosek projektowy Szanowni Państwo, Zgodnie z Zarządzeniem nr 29/2016 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu, wszystkie operacje administracyjne powinny być wykonywane w ramach systemów wchodzących w skład Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI). Do tych systemów należą Elektroniczny Obieg Dokumentów oraz system finansowoksięgowy - TETA. Dział Rozwoju i Projektów Inwestycyjnych zajmuje się weryfikacją i nadzorem wniosków projektowych, które są rejestrowane w systemie EOD, a po akceptacji trafiają do systemu TETA. Instrukcja ta została przygotowana z myślą o osobach, które wprowadzają projekty do systemu EOD. Mamy nadzieję, że rozwieje ona wszelkie wątpliwości związane z obsługą wniosków projektowych. Jeżeli jednak, po przeczytaniu instrukcji nadal pojawiają się jakieś pytania, prosimy o kontakt telefoniczny lub mailowy. Dane kontaktowe podane są na ostatniej stronie instrukcji. Z wyrazami szacunku, Prof. dr hab. inż. Adam Szewczuk Prorektor ds. rozwoju uczelni

2 SPIS TREŚCI: 1. WSTĘP 2. WPROWADZANIE WNIOSKU DO SYSTEMU 3. KONSULTACJE Z WNIOSKODAWCĄ 4. KOREKTA WNIOSKU 5. FAQ 6. DANE KONTAKTOWE WSTĘP Projekt - jest to miejsce powstawania kosztów. W systemie EOD rejestrowane są projekty organizowane przez Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu. Ułatwia to zarządzanie kosztami generowanymi przez Uczelnię. Do projektów jakie powinny zostać wprowadzone do systemu EOD należą: Projekty NCBiR, Projekty NCN, Licencje, Projekty dotyczące hali wielofunkcyjnej oraz pływalni, Projekty w których biorą udział jednostki międzywydziałowe (np. kursy językowe, kursy fitness dla pracowników Uniwersytetu), Projekty z podmiotami gospodarczymi, Kursy, szkolenia, Konferencje, sympozja, Studia podyplomowe, Studia specjalizacyjne, Fundusze Europejskie (działalność badawcza i dydaktyczna), Promocja Uczelni, Projekty w ramach programów europejskich takich jak ERASMUS, LEONARDO, CEEPUS, Umowy zagraniczne, Projekty badawcze. UWAGA!! Projekty finansowane ze statutowej dotacji nie powinny być rejestrowane w systemie EOD. Działalność Statutowa zakładana jest przez Biuro Analiz Ekonomicznych. Projekt zarejestrowany w systemie EOD to wniosek projektowy. Dopiero kiedy trafia on do systemu TETA może być nazywany projektem. Termin składania wniosku projektowego do systemu EOD to 2 tygodnie od wysłania wniosku do Instytucji finansującej albo od podpisania umowy z podmiotem gospodarczym. Symbol projektu - numer projektu. Symbol potrzebny do rozliczeń finansowych w projekcie. 1

3 WPROWADZANIE WNIOSKU DO SYSTEMU 1. Proszę wejść na witrynę wniosku projektowego i wybrać odpowiedni typ projektu, a następnie wcisnąć Dalej. UWAGA!! W czasie obsługi systemu EOD zalecane jest używanie przeglądarki internetowej Internet Explorer, jeżeli używa się innej przeglądarki mogą pojawić się błędy systemowe. 2. Kolejnym krokiem jest wciśnięcie przycisku Dodaj załączniki obowiązkowe na samym dole ekranu. Dzięki temu będziemy w stanie zapisać nasz wniosek podczas rejestracji. Zapisujemy wniosek klikając na dyskietkę znajdującą się na szarym pasku u góry ekranu. Dla pewności, proszę zapisywać swój wniosek kilka razy podczas rejestracji. 3. Następnie wypełniamy kolejne pola wniosku. UWAGA!! Wszystkie pola z gwiazdką są polami obowiązkowymi do wypełnienia. Jeżeli projekt nie ma wyznaczonego Terminu składania aplikacji o projekt, wpisujemy datę wypełniania wniosku w systemie EOD. W części dotyczącej Kalkulacji wstępnej - Kosztorysu, wpisujemy wszystkie koszty projektu. Jeżeli jest to projekt partnerski należy wpisać tylko koszty ponoszone przez Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu. Aby wpisać procent kosztów pośrednich zaznaczamy kwadracik w kolumnie Koszty pośrednie i wpisujemy wartość procentową w kolumnie obok. System sam wylicza wartość kosztów pośrednich i wyświetla ją w ostatniej kolumnie. Jeżeli wartość kosztów pośrednich w naszym kosztorysie projektu różni się o wartości groszowe od tych wyliczonych przez system, to nie próbujemy na siłę uzyskać takich samych kwot, tylko zostawiamy takie kalkulacje, jakie wyliczył system. W takim przypadku należy obowiązkowo dołączyć skan kosztorysu projektu. 4. Wypełniamy dalsze części wniosku. Żółte pola są wypełniane automatycznie. Jeżeli w projekcie nie ma wyznaczonego Koordynatora, to w to pole wpisujemy jeszcze raz osobę będącą Kierownikiem projektu. Status firmy w projekcie to pole wyboru. UWAGA!! Przy wyborze statusu firmy w projekcie jako LIDER lub PARTNER obowiązkowo należy dołączyć skan umowy konsorcjum do wniosku. Jeżeli w naszym kosztorysie pojawił się zysk i podatek 2

4 VAT, te dwie kwoty także należy wpisać w naszym wniosku w polach Procent zysku oraz Podatek VAT. 5. Następnie uzupełniamy dalsze pozycje wniosku. Pola Wnioskujący i Jednostka organizacyjna wypełniają się automatycznie. 6. W kolejnym kroku wpisujemy nazwę projektu oraz jego krótki opis. Aby dodać załączniki wciskamy ikonkę zaznaczoną czerwoną strzałką na obrazku pod spodem. Wymagane załączniki to: podpisana umowa z podmiotem gospodarczym lub wniosek projektowy, ewentualna zgoda na obniżenie kosztów pośrednich, umowa konsorcjum w przypadku projektów partnerskich oraz załącznik dot. zamówień publicznych, jeśli materiały zakupione do projektu przekraczają wartość Euro. 3

5 7. Kiedy już utworzymy wniosek, należy go jeszcze raz zapisać klikając na dyskietkę na szarym pasku u góry ekranu (patrz krok 2). Aby wysłać wniosek klikamy przycisk Do Akceptacji, który znajduje się u dołu wniosku. 8. Wniosek przejdzie teraz całą ścieżkę weryfikacyjną. Na początku zostanie on przesłany do przełożonego osoby będącej Autorem wniosku, następnie do Działu Rozwoju i Projektów Inwestycyjnych, gdzie dokonywana jest wstępna weryfikacja. Następny krok to Kwestor UPWr i ewentualnie Dział Nauki i Biuro Zamówień Publicznych (w zależności od rodzaju wniosku). Na koniec wniosek trafia do Rektora / jednego z Prorektorów lub Dziekanów (w zależności od rodzaju wniosku). Po zatwierdzeniu przez wszystkie wyżej wymienione osoby wniosek trafia ponownie do Działu Rozwoju i Projektów Inwestycyjnych do ponownej weryfikacji. W każdym momencie można sprawdzić na jakim etapie znajduje się wniosek projektowy. Imię i nazwisko osoby do której właśnie przypisane jest zadanie pojawia się z lewej strony Ekranu (Przypisane do: ). 4

6 9. Po powtórnej weryfikacji Działu Rozwoju i Projektów Inwestycyjnych wniosek trafia ponownie do Autora, który musi wykonać kolejne trzy kroki: a. Autor wciska przycisk Wniosek złożony. Dokument przechodzi wtedy do następnego kroku. b. Kiedy wniosek zostanie już zweryfikowany przez Instytucję Finansującą, Autor wniosku klika Wniosek zaakceptowany lub Wniosek odrzucony w zależności od decyzji Instytucji Finansującej. c. Kolejnym krokiem jest przekazanie tego wniosku do Archiwum lub Założenie konta bankowego. UWAGA!! Konto bankowe zakładamy tylko wtedy, gdy w wytycznych projektu jest wyraźnie napisane, że projekt musi mieć oddzielny numer konta. Jeżeli tak nie jest, to wniosek powinien trafić do Archiwum. Przekazanie projektu do Archiwum oznacza, że projekt dostał dofinansowanie i jest automatycznie przenoszony do systemu TETA, gdzie nadawany jest symbol projektu. Od tego momentu symbol ten należy wskazywać przy rozliczaniu finansowym projektu. W polu Symbol projektu pojawia się wtedy numer projektu w systemie TETA. Jest to symbol potrzebny do rozliczeń finansowych w projekcie. Aby rozpocząć finansową realizację projektu, Dział Rozwoju i Projektów Inwestycyjnych wprowadza do systemu TETA aktualny, zgodny z umową budżet projektu, który mógł ulec zmianie na etapie negocjacji z Instytucją Finansującą. W związku z tym należy ten aktualny budżet przekazać osobom odpowiedzialnym za wprowadzanie danych do systemu TETA (tylko w przypadku gdy budżet uległ zmianie na etapie negocjacji - jest inny niż we wniosku projektowym). Wprowadzenie nieaktualnego budżetu może skutkować problemami na etapie rozliczania projektu. 5

7 KONSULTACJE Z WNIOSKODAWCĄ 1. W trakcie weryfikacji wniosek projektowy może trafić do kroku Konsultacje z wnioskodawcą. Wtedy zobaczymy go pod innym numerem niż ten, który wcześniej widzieliśmy w górnym lewym rogu wniosku. Numer ten nazywa się obiegiem zależnym. 2. Klikamy na ten wniosek projektowy. Jeśli osoba weryfikująca prosi o dołączenie jakiegoś dokumentu, to dołączamy go klikając na ikonę załącznika. Osoba weryfikująca może też prosić o odpowiedź na pytanie zadane w komentarzu, wtedy wpisujemy odpowiedź w polu Komentarz. 3. Następnie wciskamy Odpowiedz. Przycisk ten znajduje się w lewym dolnym rogu wniosku. 6

8 4. Kroki te są powtarzane dopóki osoba weryfikująca nie uzna, że wszystkie informacje na temat projektu zostały dostarczone. Po zatwierdzeniu wniosek trafia do Akceptacji Władz, czyli do Rektora lub odpowiedniego Prorektora albo Dziekana (w zależności rodzaju od wniosku). KOREKTA WNIOSKU 1. Jeżeli wniosek trafił do kroku Korekta, to znaczy, że musi przejść całą ścieżkę weryfikacji od nowa (od Rejestracji, przez Akceptację Przełożonego, weryfikację DRiPI oraz weryfikację Przydzielonych Działów). Należy wprowadzić odpowiednie zmiany w formularzu projektowym i kliknąć ZAPISZ (szary pasek u góry ekranu). 2. Następnie wysyłamy wniosek klikając przycisk Do Akceptacji, który znajduje się u dołu wniosku. FAQ Co to jest wzorzec? Wzorzec oznacza typ dokumentu np.: D120 - Konferencje sympozja, D080 - Studia podyplomowe. 7

9 Czym różni się numer wniosku projektowego od symbolu projektu? Numer wniosku projektowego to inaczej Sygnatura i posługujemy się nim w EOD, w celu wyszukania danego dokumentu w systemie. Symbol projektu to numer projektu - pojawia się dopiero po tym jak wniosek trafi do Archiwum w systemie TETA - symbol jest potrzebny do rozliczeń finansowych w projekcie. 8

10 Co to jest ID i gdzie się znajduje? ID to numer identyfikacyjny dokumentu, którym posługujemy się w EOD - daje możliwość wyszukania danego dokumentu w systemie. Co oznaczają Usługi kooperacyjne? Usługi świadczone wspólnie przez kilku przedsiębiorców/kilka firm. Co kryje się pod pojęciem Instytucji Finansującej? Instytucja (organizacja, firma, podmiot gospodarczy), która finansuje dane przedsięwzięcie. Kiedy wypełniamy załącznik dotyczący Zamówień Publicznych? Zgodnie z art. 4 pkt 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych: ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty Euro tj zł. Jeżeli wartość danej pozycji w kosztorysie - np. materiały, sprzęt, urządzenie - nie przekroczy ustawowej kwoty, to pozostawiamy pusty załącznik. 9

11 Co oznaczają ikonki obok wniosku projektowego? DANE KONTAKTOWE W przypadku konieczności wsparcia Państwa przy składaniu wniosku projektowego w systemie EOD, prosimy o skontaktowanie się z Działem Rozwoju i Projektów Inwestycyjnych. Dział Rozwoju i Projektów Inwestycyjnych Dorota Tedys Maria Pikor Telefon: