UMOWA nr ZP/PN/22/2012/WIN

Transkrypt

1 UMOWA nr ZP/PN/22/2012/WIN Zawarta dnia.. we Wrocławiu pomiędzy: ZAŁĄCZNIK nr 6 do SIWZ Gminą Wrocław z siedzibą we Wrocławiu, Pl. Nowy Targ 1/8, będącą podatnikiem podatku VAT o numerze NIP: zwaną dalej Zamawiającym", reprezentowaną przez: Pana Dariusza Jędryczka Dyrektora Wydziału Informatyki Urzędu Miejskiego Wrocławia działającego na podstawie pełnomocnictwa nr 438/II/07 Prezydenta Wrocławia z dnia r. przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta Wrocławia a Niniejsza umowa została zawarta zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010r., Nr 113, poz.759 z późn. zm.) w trybie przetargu nieograniczonego (znak: ZP/PN/22/2012/WIN) i finansowana jest ze środków budŝetowych. 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiot umowy obejmuje wdroŝenie systemu do obsługi obiegu kancelaryjnego w Wydziale Podatków i Opłat i jego zintegrowanie z systemem KSAT2000i oraz ogólnym systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentami (EZD) Zamawiającego wraz z dostawą licencji dla 200 uŝytkowników nazwanych oraz dostawą licencji dodatkowego oprogramowania niezbędnego do realizacji wdroŝenia i serwisowaniem wdroŝonego rozwiązania. 2. Przedmiot umowy określony w ust. 1, obejmuje w szczególności: 1) Przeprowadzenie analizy przedwdroŝeniowej w referencji do analizy przedwdroŝeniowej przeprowadzanej przez COIG S.A. w związku z realizacją umowy ZP/PO/158/2009/WIN, 2) WdroŜenie systemu zawierające: a) Dostawę 200 licencji systemu dla uŝytkowników nazwanych lub nielimitowanej licencji na produkt w przypadku licencjonowania na podmiot uŝywający wraz z odpowiednimi licencjami motoru bazy danych w wersji minimalnie wymaganej przez system, b) Dostawę uzupełniających licencji oprogramowania obsługującego wymianę danych z systemem KSAT2000i oraz ogólnym systemem EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami) Zamawiającego z wykorzystaniem interfejsów WebService, c) Instalację i konfigurację dostarczonego oprogramowania z uwzględnieniem aspektów integracji z systemem KSAT2000i,

2 d) Uzupełnienie instalacji i konfiguracji dostarczonego oprogramowania o aspekty integracji z systemem EZD, e) Przygotowanie środowiska dla testów integracyjnych z systemem EZD wraz usługami wsparcia technicznego i nadzorem w okresie testowania. f) Udostępnienie rozwiązania e-learning w zakresie szkolenia z obsługi zainstalowanego oprogramowania, g) Przeszkolenie 20 grup 10-cio osobowych (w wymiarze 4 godziny kaŝda grupa) oraz przeszkolenie stanowiskowe uŝytkowników końcowych (w ilości 1 godzina kaŝdy uŝytkownik) z obsługi systemu, h) Start produktywny wraz z wsparciem dostarczonego rozwiązania, i) Opracowanie i przekazanie Zamawiającemu dokumentacji uŝytkowej i technicznej dla dostarczonego rozwiązania obejmującego system oraz aspekty jego integracji. 3) Serwis wdroŝonego systemu przez okres 12 miesięcy od odbioru wdroŝenia. 2 Warunki licencyjne - postanowienia ogólne 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej, nieprzekazywalnej licencji na czas nieokreślony na uŝywanie dostarczonego oprogramowania. 2. Zamawiający będzie odpowiedzialny za uŝywanie oprogramowania, zgodnie z postanowieniami umowy oraz warunkami licencyjnymi określonymi przez Wykonawcę, w dokumencie Licencja", który stanowić będzie załącznik nr 2 do niniejszej Umowy. Zapisy dotyczące udzielanej Zamawiającemu licencji na oprogramowanie muszą być zgodne z przepisami prawa obowiązującymi w Polsce oraz precyzyjnie określać wszystkie obowiązki i ewentualne zobowiązania jakie z niej wynikają. 3. Licencja na uŝywanie oprogramowania rozpoczyna się z momentem podpisania przez Strony protokołu odbioru jego instalacji. 4. Niedotrzymanie przez Zamawiającego postanowień umowy oraz warunków określonych w dokumencie Licencja" powoduje utratę licencji. 5. Zamawiający moŝe uŝywać licencjonowanego programu wyłącznie dla własnych potrzeb. 6. Zamawiający nie jest upowaŝniony do sporządzania roboczych kopii licencjonowanego oprogramowania z wyjątkiem jednej kopii zapasowej. Zamawiający ma prawo sporządzania kopii archiwalnych zainstalowanego oprogramowania jedynie w celu zabezpieczenia i archiwizacji danych. Kopie archiwalne i zapasowa nie mogą być w Ŝadnym wypadku wykorzystywane w celach normalnej eksploatacji programu ani w celach reklamowych. 7. Zamawiający zobowiązuje się nie wprowadzać zmian, nie usuwać informacji o prawach autorskich, identyfikatorów uŝytkowników pojawiających się w czasie pracy programu w odniesieniu do jakiejkolwiek kopii licencjonowanego programu, do której ma on dostęp. 8. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu następstw niewykonania lub nienaleŝytego wykonania zobowiązań przez Zamawiającego, względnie z nienaleŝytego wykorzystywania licencjonowanego programu. 3 Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć oprogramowanie spełniające minimalne wymogi funkcjonalne określone w załączniku nr 1 do umowy.

3 2. Wykonawca zobowiązuje się realizować umowę terminowo, fachowo i zgodnie z obowiązującymi wymaganiami technicznymi. 3. W ramach wdroŝenia systemu określonego w 1 ust. 2 pkt 2, Wykonawca zobowiązuje się do instalacji i konfiguracji oprogramowania na serwerze udostępnionym przez Zamawiającego. 4. W przypadku wystąpienia potrzeby wykonania dodatkowych prac dostosowawczych nieujętych w analizie przedwdroŝeniowej ich zakres i warunki finansowe będą przedmiotem odrębnego porozumienia stron. 5. W ramach wdroŝenia oprogramowania będącego przedmiotem umowy, Wykonawca zobowiązuje się do współudziału wraz z Zamawiającym w wykonaniu następujących czynności: instalacja i konfiguracja oprogramowania na serwerze Zamawiającego oraz przygotowanie środowiska dla testów integracyjnych z systemem EZD wraz z usługami wsparcia technicznego i nadzorem w okresie testowania. 6. Czynności wdroŝeniowe, o których mowa w ust. 3 będą częściowo realizowane przy pomocy zdalnego połączenia VPN. 7. Proces wdroŝeniowy oparty będzie o przyjętą - w ramach wdroŝenia normy ISO 9001 w przedsiębiorstwie Wykonawcy - metodykę prowadzenia prac wdroŝeniowych. 8. Wykonawca wyznacza swojego pełnomocnika odpowiedzialnego za realizację Umowy i upowaŝnionego do podejmowania decyzji, którym jest: Wykonawca zobowiązany jest spełnić wymagania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, a w szczególności spełnić wymagania zwarte w art i art. 39a ww. ustawy. 10. Wykonawca zobowiązuje się do bezterminowego zachowania poufności wszelkich informacji, z którymi zapoznał się w trakcie wykonywania usługi. 11. Wykonawca zobowiązuje się do niewykorzystywania informacji, z którymi zapoznał się w trakcie wykonywania usługi do celów innych niŝ realizacja niniejszej umowy. 12. W przypadku wykrycia przez Zamawiającego, Ŝe Wykonawca postępuje niezgodnie z treścią niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego przywrócenia stanu zgodności. 13. Wykonawca zobowiązany jest zgłosić Zamawiającemu gotowość do odbioru prac stanowiących przedmiot zamówienia w terminach nie późniejszych niŝ określone w Wykonawca zobowiązany jest usunąć usterki i nieprawidłowości stwierdzone w trybie odbioru w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania od Zamawiającego informacji o nich. 4 Obowiązki Zamawiającego 1. Zamawiający zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Wykonawcą w trakcie wykonywania Umowy w szczególności poprzez: 1) udostępnienie dokumentu analizy przedwdroŝeniowej przeprowadzanej przez COIG S.A. w związku z realizacją umowy ZP/PO/158/2009/WIN, 2) udostępnienie serwera o parametrach nie gorszych niŝ określone w Załączniku nr 3 do umowy,

4 3) współdziałanie z Wykonawcą przy wykonaniu czynności, o których mowa w 3 ust. 3, 4) rzetelne respektowanie wzajemnych ustaleń Stron Umowy, 5) udostępnianie Wykonawcy wszelkich posiadanych informacji mających znaczenie dla prawidłowej i kompletnej realizacji Umowy, 6) przygotowanie miejsc wdroŝenia tak, by sprzęt i oprogramowanie było uŝytkowane w środowisku technicznym odpowiadającym wymogom określonym przez Wykonawcę. 7) wyznaczenie pełnomocnika odpowiedzialnego za realizację Umowy i upowaŝnionego do podejmowania merytorycznych decyzji z tym związanych, którym jest:... 8) zapewnienie i utrzymanie zdalnego dostępu do niezbędnych zasobów i usług związanych z realizacją umowy co najmniej w dniach i godzinach pracy Zamawiającego, a w sytuacjach awaryjnych takŝe w dni wolne i poza godzinami pracy uzgodnionych przez Strony, 9) poinformowanie Wykonawcy o terminie produkcyjnego uruchomienia systemu EZD i przekazanie Wykonawcy jego dokumentacji technicznej w zakresie niezbędnym do jego zintegrowania z wdraŝanym oprogramowaniem, 10) przygotowanie stanowisk w sali szkoleniowej w celu umoŝliwienia Wykonawcy przeprowadzenia szkoleń, o których mowa w 1 ust. 2 pkt 2g. 2. Zamawiający zobowiązany jest dokonać odbioru zgłoszonych przez Wykonawcę prac w terminie nie dłuŝszym niŝ 10 dni roboczych od dnia zgłoszenia przez Wykonawcę. 3. Za datę odbioru wykonania przez Wykonawcę przedmiotu umowy przyjmuje się datę odbioru końcowego prac, którego potwierdzeniem są dokumenty wymienione w 6 ust W przypadku nie zgłoszenia uwag przez Zamawiającego w terminie wskazanym w ust. 2, za datę wykonania przedmiotu umowy przyjmuje się datę zgłoszenia przedmiotu umowy do odbioru, zgodnie z 5. 5 Terminy realizacji 1. Przeprowadzenie analizy przedwdroŝeniowej, o której mowa w 1 ust.2 pkt 1 w ciągu 3 miesięcy od podpisania umowy. 2. WdroŜenie systemu: a) Realizacja przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2a - w ciągu 1 miesiąca od daty ostatecznego odbioru analizy przedwdroŝeniowej, b) Realizacja przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2b wraz realizacją przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2a. c) Realizacja przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2c - w ciągu 1 miesiąca od daty ostatecznego odbioru analizy przedwdroŝeniowej d) Realizacja przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2d - w ciągu 5 miesięcy od daty ostatecznego odbioru analizy przedwdroŝeniowej

5 e) Realizacja przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2e w ciągu 5 dni roboczych od wykonania przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2d. f) Realizacja przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2f nie później niŝ w ciągu 10 dni roboczych od wykonania przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2c g) Realizacja przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2g sukcesywnie; nie później niŝ w ciągu 6 miesięcy od daty ostatecznego odbioru analizy przedwdroŝeniowej, h) Realizacja przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2h - nie później niŝ w ciągu 6 miesięcy od daty ostatecznego odbioru analizy przedwdroŝeniowej, i) Realizacja przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2i dla dokumentacji uŝytkowej - nie później niŝ w dniu szkolenia danej grupy, dla dokumentacji technicznej nie później niŝ do dnia startu produktywnego. 3. Serwis wdroŝonego systemu, o którym mowa w 1 ust.2 pkt 3 - przez okres 12 miesięcy od daty ostatecznego odbioru wdroŝenia. 6 Warunki płatności 1. Wynagrodzenie łączne z tytułu realizacji przedmiotu umowy zostało określone na kwotę brutto w wysokości...zł (słownie:... w tym podatek VAT w wysokości...zł (słownie:...); z czego: 1) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 1 - kwota brutto w wysokości... zł (słownie:... 2) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2a - kwota brutto w wysokości... zł (słownie... 3) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2b - kwota brutto w wysokości... zł (słownie... 4) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2c - kwota brutto w wysokości... zł (słownie... 5) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2d - kwota brutto w wysokości... zł (słownie... 6) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2e - kwota brutto w wysokości... zł (słownie...

6 7) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2f - kwota brutto w wysokości... zł (słownie... 8) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2g - kwota brutto w wysokości... zł (słownie... 9) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2h - kwota brutto w wysokości... zł (słownie... 10) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 2i - kwota brutto w wysokości... zł (słownie... 11) za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt 3 - kwota brutto w wysokości... zł (słownie:...)...); to jest za jeden miesiąc kwota brutto w wysokości... zł (słownie:... w tym podatek VAT w wysokości...zł (słownie:...). 2. Kwoty podane w ust.1 są kwotami umownymi i mogą ulec zmianie tylko i wyłącznie w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT. Zmiana, o której mowa moŝe obejmować wyłącznie zakres prac określony w 1, a jeszcze niewykonanych do momentu wejścia w Ŝycie ustawowych zmian podatku VAT. 3. NaleŜności Wykonawcy regulowane będą fakturami częściowymi płatnymi przelewem na konto Wykonawcy w terminie 30 dni od daty ich otrzymania przez Zamawiającego. 4. Za datę zapłaty uwaŝa się dzień obciąŝenia rachunku bankowego Zamawiającego. 5. Fakturę VAT naleŝy wystawić na: Gmina Wrocław, Pl. Nowy Targ 1/8, Wrocław. 6. Podstawą wystawienia faktury jest: 1) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 1-2) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2a - 3) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2b - 4) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2c - 5) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2d - 6) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2e - 7) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2f - 8) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2g - 9) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2h -

7 10) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt 2i - 11) dla przedmiotu umowy określonego w 1 ust.2 pkt Zamawiający upowaŝnia Wykonawcę do wystawiania faktur VAT za wszystkie usługi będące przedmiotem niniejszej Umowy bez jego podpisu. 8. Zamawiający oświadcza, Ŝe jest podatnikiem podatku od towarów i usług i posiada nr identyfikacji podatkowej NIP Wykonawca oświadcza, Ŝe jest podatnikiem podatku od towarów i usług i posiada nr identyfikacji podatkowej NIP Gwarancja 1. Gwarancja na oprogramowanie rozpoczyna się od momentu podpisania odpowiedniego dokumentu instalacji tj. instalacji bazy danych lub instalacji modułu uŝytkowego i obejmuje okres dwunastu miesięcy licząc go od tej daty. 2. Gwarancja obejmuje usuwanie błędów z powodu wad tkwiących w oprogramowaniu uniemoŝliwiających jego działanie zgodne z zakresem funkcjonalnym. 3. Gwarancją nie są objęte: 1) usuwanie błędów wynikających z praktyk nie mieszczących się w ogólnie przyjętej konwencji normalnej eksploatacji oprogramowania, 2) usuwanie błędów wynikających z ingerencji przez Zamawiającego w strukturę i zawartość bazy danych, 3) usuwanie skutków zdarzeń losowych. 4. Utrata uprawnień z tytułu gwarancji następuje w przypadku przeprowadzania przez Zamawiającego we własnym zakresie lub przez osoby trzecie zmian lub modyfikacji oprogramowania. 8 Warunki świadczenia usług serwisowych 1. W ramach serwisu Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług konsultacyjnych typu Help-Desk poprzez system Zamawiającego i telefonicznie w zakresie obejmującym usuwanie i naprawę błędów wynikających z wad tkwiących w oprogramowaniu. 2. Po otrzymaniu zgłoszenia Wykonawca bezzwłocznie, w czasie nie dłuŝszym niŝ 2 godziny potwierdza jego przyjęcie i przystępuje do wykonania naprawy. 3. Gwarantowany czas reakcji Wykonawcy na zgłoszoną awarię oraz czas naprawy liczone są od momentu przyjęcia zgłoszenia wystąpienia awarii. Czas naprawy zaleŝy od kategorii zgłaszanego przez Zamawiającego błędu i wynosi odpowiednio: 1) dla błędów uniemoŝliwiających dalsze działanie oprogramowaniem czas naprawy 6 godzin roboczych Zamawiającego 2) dla błędów znacznie utrudniających posługiwanie się oprogramowaniem czas reakcji wynosi 2 dni robocze Zamawiającego 4. W ramach niniejszej umowy Wykonawca zobowiązuje się do sprawowania usług serwisowych nad uruchomionym oprogramowaniem.

8 9 Kary 1. Zamawiający ma prawo obciąŝyć Wykonawcę następującymi karami umownymi a) za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 w wysokości zł. (słownie: jeden tysiąc złotych, 00/100) za kaŝdy dzień zwłoki, w stosunku do terminów, o których mowa w 5, b) za odstąpienie od umowy z winy leŝącej po stronie Wykonawcy w wysokości zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych, 00/100). c) za opóźnienie w usunięciu błędów w ramach gwarancji, o których mowa w 8 ust. 3 pkt 1, w wysokości 750 zł. (słownie: siedemset pięćdziesiąt złotych, 00/100) za kaŝdy dzień zwłoki liczony od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Wykonawcę d) za opóźnienie w usunięciu błędów w ramach gwarancji, o których mowa w 8 ust. 3 pkt 2, w wysokości 500 zł. (słownie: pięćset złotych, 00/100) za kaŝdy dzień zwłoki liczony od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Wykonawcę, 2. Wykonawca ma prawo obciąŝyć Zamawiającego następującymi karami umownymi : a) za zwłokę w wykonywaniu obowiązków określonych w 4 ust.1 pkt 1, 2, 6, 9, 10 umowy wysokości 500 zł. (słownie: pięćset złotych, 00/100) za kaŝdy dzień zwłoki w stosunku do ustalonych w toku realizacji przedmiotu umowy terminów na ich wykonanie, b) za odstąpienie od umowy z winy leŝącej po stronie Zamawiającego w wysokości zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych, 00/100). 10 Postanowienia końcowe 1. Niniejsza umowa zawarta z Zamawiającym moŝe słuŝyć Wykonawcy, jako tzw. referencje i Wykonawca moŝe ujawnić fakt jej zawarcia w celach reklamowych. 2. Strony zobowiązują się do bezwzględnego przestrzegania tajemnicy państwowej, słuŝbowej i handlowej, w której posiadanie weszły w związku z realizacją umowy. 3. Wszelkie zmiany Umowy wymagają aneksu w formie pisemnej pod rygorem niewaŝności. 4. Wszelkie istotne informacje niezbędne do wykonania niniejszej Umowy, Strony zobowiązują się przekazywać w formie pisemnej, telefonicznej oraz pocztą elektroniczną (za późniejszym potwierdzeniem pisemnym). 5. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o Prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz innych aktów prawnych. 6. W przypadku powstania sporu pomiędzy stronami Umowy sądem właściwym będzie sąd miejscowo właściwy dla Zamawiającego. 7. Umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzech dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy. 8. Baza danych wraz z zawartymi w niej danymi stanowi własność Zamawiającego. 9. Załączniki nr 1-3 stanowią integralną część niniejszej umowy. Zamawiający: Wykonawca:

9 Załącznik nr 1 do umowy ZP/PN/22/2012/WIN Specyfikacja minimalnych wymogów funkcjonalnych Wymogi ustawowe Zapewnienie obiegu dokumentów i spraw zgodnie z wymogami Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011r. nr 14 poz. 67) Zgodność z ustawą z dnia z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. nr 98 poz z późn. zm.) Zgodność z ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005r. nr 64 poz. 565 z późn. zm.) Zgodność z ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001r. nr 130 poz z późn. zm.) Zgodność z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101 poz. 926 z późn. zm.) Zgodność z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. (Dz. U. z 2010 r. nr 182 poz. 1228) Wymogi techniczne Wykorzystanie motoru bazy danych: Oracle lub MSSQL lub DB2 Serwer pracujący w środowisku zwirtualizowanym (Linux lub MS Windows) Trójwarstwowa architektura systemu (baza danych serwer - klient) MoŜliwość odseparowania serwera bazy danych od serwera aplikacji Logowanie do systemu poprzez dowolną przeglądarkę internetową obsługującą JavaScript oraz aplety Java ze stacji roboczych z systemem Windows XP i wyŝszymi Dostępna opcja SSO Wykorzystanie protokołu SSL do transmisji danych pomiędzy klientem i serwerem Współpraca z pakietem MS Office 2000 i wyŝszymi Źródła dokumentów Ręczna rejestracja dokumentu w systemie Automatyczna rejestracja dokumentu elektronicznego z systemów zewnętrznych obsługa integracji co najmniej z systemem KSAT2000i oraz ogólnym systemem EZD Zamawiającego (obsługującym m.in. wymianę korespondencji z Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, zeskanowane dokumenty papierowe, faksy przychodzące, pocztę elektroniczną , itd.) Minimalny zestaw danych opisowych dokumentu (metadane) Rodzaj dokumentu (np. przychodzący, wewnętrzny, wychodzący, itd.) Klasyfikacja dokumentu wg JRWA

10 Data wpływu (ręczna, automatyczna) Data zarejestrowania (ręczna, automatyczna) Nadawca lub Adresat dokumentu (ręcznie, automatycznie) Adres nadania lub adres odbiorcy (ręcznie, automatycznie) Informacja o tym czego dotyczy dokument (ręcznie, automatycznie) Dodatkowy opis (uwagi) Numer/znak na piśmie Data na piśmie (ręcznie, automatycznie) Data stempla pocztowego Numer nadawczy korespondencji poleconej ( R ) Miejsce przechowywania oryginału MoŜliwość definiowania dodatkowych metadanych Lista podstawowych funkcjonalności Prowadzenie ewidencji dokumentów własnych oraz dowolnych innych typów; zapewniona współpraca w oprogramowaniem do edycji i obróbki dokumentów z pakietu MS Office Klasyfikowanie dokumentów niezaleŝne od JRWA (np. pisma przychodzące, wychodzące, karty obiegowe, umowy, decyzje, itd.) Prowadzenie ewidencji spraw: zakładanie, anulowanie, rejestracja zakończenia prowadzonych spraw Dostępny mechanizm etapowego załatwiania spraw z moŝliwością niezaleŝnej, równoległej pracy wielu osób na róŝnych szczeblach obsługi sprawy Wersjonowanie dokumentów (zapamiętywanie wszystkich zmian dokumentu i uŝytkowników dokonujących tych zmian); wgląd w historię zmian z moŝliwością przywrócenia stanu dokumentu na wybraną datę z zapewnieniem pracy z domyślnie najnowszą, aktualną wersją dokumentu Obsługa szablonów dokumentów (wzory najczęściej wykorzystywanych pism, formularzy, standardowych treści odpowiedzi, itd.) Mechanizmy przeszukiwania pełnej bazy korespondencji Śledzenie sposobu obsługi dokumentów i przebiegu spraw (wyszukiwanie spraw, w których przekroczony został zakładany czas realizacji poszczególnych etapów; graficzna prezentacja postępu załatwiania spraw) MoŜliwość wydruku seryjnego kopert oraz zwrotek (z kodem kreskowym) Wykorzystanie kodów kreskowych do znakowania i wyszukiwania korespondencji Obsługa podpisu elektronicznego moŝliwość importowania i wykorzystania w systemie obiegu, certyfikatów wydanych przez wystawców zewnętrznych Generowanie, edycja, obieg dokumentów elektronicznych przekazanych przez systemy zewnętrzne (min. KSAT2000i, EZD) Przekazywanie dokumentów do systemów zewnętrznych (min. KSAT2000i, EZD) z wykorzystaniem odpowiednich funkcji i formatów dodatkowego oprogramowania obsługującego wymianę danych pomiędzy systemami. MoŜliwość definiowania i zdolność obsługi róŝnych formatów komunikatów interfejsu WebService Archiwizacja spraw Tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych dla kategorii archiwalnej i niearchiwalnej Dodawanie teczek aktowych do utworzonych spisów zdawczo-odbiorczych Dodawanie zakończonych spraw do utworzonych teczek aktowych Określanie statusu spisu zdawczo-odbiorczego (otwarty, przekazany do archiwum, zatwierdzony, odrzucony) Dołączanie adnotacji do spisów zdawczo-odbiorczych lub teczek aktowych Wyszukiwanie spisów i teczek według zawartości lub kategorii archiwalnej Wydruk spisów zdawczo-odbiorczych oraz opisów teczek aktowych

11 Funkcje komunikacyjne i informacyjne MoŜliwość określenia zastępstw na czas nieobecności uŝytkownika Uwzględnianie nieobecności podczas przesyłania spraw lub dokumentów (sygnalizowanie nieobecności z opcją przekazania sprawy lub dokumentu osobie zastępującej) Raportowanie Zestawienia ilościowe spraw i dokumentów przechowywanych w systemie obiegu, prezentowane w ujęciach: globalnym, rocznym, miesięcznym Zestawienie ilości dokumentów wpływających i wychodzących z instytucji, z moŝliwością określenia przedziału czasowego Raport terminowości obsługi spraw zarejestrowanych w systemie obiegu Podgląd uŝytkowników aktualnie zalogowanych do aplikacji MoŜliwość definiowania przez Administratora dodatkowych, własnych raportów, wykorzystujących bezpośrednie zapytania do bazy danych Administracja Uwierzytelnianie uŝytkowników w trybie z wykorzystaniem identyfikatora (login) i poufnego hasła lub przy uŝyciu certyfikatu (z moŝliwością zmiany z poziomu aplikacji trybu uwierzytelniania przez Administratora) zintegrowane z systemem KSAT2000i MoŜliwość zdefiniowania uprawionych adresów IP komputerów, z których uŝytkownicy mogą logować się do systemu (jeden lub więcej uprawnionych adresów IP na uŝytkownika) Definiowanie profili uŝytkowników, określających role (uprawnienia), przypisane poszczególnym uŝytkownikom MoŜliwość definiowania grup uŝytkowników z określeniem uŝytkownika zarządzającego daną grupą Przechowywanie w systemie następujących słowników danych Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, zawierający symbole i nazwy klasyfikacji RWA oraz ich kategorie archiwalne Klasyfikacje spraw Klasyfikacje dokumentów, z moŝliwością przydzielenia uprawnień indywidualnych lub grupowych do danej klasyfikacji Miejsca przechowywania papierowych oryginałów pism (wydziały, kancelarie, archiwum, regały, itd.) Słownik miejscowości i ulic zintegrowany z systemem KSAT2000i Słownik rejonów Słownik cen przesyłek pocztowych, z uwzględnieniem wymogów Poczty Polskiej (rodzaje oraz waga przesyłek) MoŜliwość przechowywania w systemie kilku niezaleŝnych drzew klasyfikacji RWA, z moŝliwością określenia okresów ich waŝności oraz ich aktywowania i blokowania przez Administratora z poziomu aplikacji Dostęp do kartoteki kontrahentów, z rozbiciem na kontrahentów prawnych i fizycznych, obejmującą dane adresowe (adres stały, czasowy, korespondencyjny) oraz kontaktowe (numer telefonu, faksu, adres ) zintegrowane z systemem KSAT2000i z moŝliwością obsługi podmiotów zbiorowych (np. małŝeństw, wspólnot) obejmujących kilku lub więcej istniejących kontrahentów Kartoteka gońców dostarczających korespondencję, z opcją przypisania ich do jednego lub większej liczby rejonów Przechowywanie w systemie kartoteki pracowników instytucji, z moŝliwością określenia numeru pracowniczego, numeru telefonu, faksu oraz adresu pracownika

12 Nadawanie indywidualnych lub grupowych uprawnień do klasyfikacji RWA oraz jednostek organizacyjnych Wbudowany w system obiegu graficzny edytor modeli workflow, wykorzystujący technikę przeciągnij i upuść MoŜliwość przypisania modeli workflow do określonych klasyfikacji dokumentów lub klasyfikacji RWA Definiowanie szablonów dokumentów i formularzy na bazie plików, utworzonych w zewnętrznych aplikacjach (np. edytorach tekstu lub arkuszach kalkulacyjnych) Mechanizm indywidualnych powiadomień owych o zdarzeniach dotyczących uŝytkowników systemu (np. otrzymanie sprawy lub dokumentu, przekroczenie terminu załatwienia sprawy, przydzielenie zadania) na adres Lotus Notes Zamawiającego przypisany uŝytkownikowi w systemie

13 Załącznik nr 2 do umowy ZP/PN/22/2012/WIN LICENCJA <zgodnie z dokumentem Wykonawcy przekazanym wraz z ofertą> Użytkownik Licencjodawca

14 Załącznik nr 3 do umowy ZP/PN/22/2012/WIN Minimalne parametry udostępnionego serwera <zgodnie z dokumentem Wykonawcy przekazanym wraz z ofertą>