Sprawozdanie z kontroli na miejscu

Transkrypt

1 Wspblha metodoldgia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zaiqcznik nr 7 mm EVROPSKAUNIE/UNIA EUROPEJSKA D'13/Cel3 EVROPSKV FOND PRO REGIONALNI ROZVOJ / EUROPEJSKIFUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Z0D7.Z013 PfiEKRACUJEME HRANICE / PRZEKRACZAMY GRANICE Opolski Urzc d Wojewddzki Wydzial Infrastruktury i NieruchomoSci Opole, ul. Piastowska 14 Skrytka pocztowa 3 Sprawozdanie z kontroli na miejscu RPli/88249/2015 P Oatii I. IDENTYFIKACYJNE I POPSTAWOWE DANE O PROJEKCIE: Numer rejestracyjny CZ.3.22/2.2.00/ projektu: TytuJ projektu: Rozwdj wspolpracy transgranicznejprzy odnowie Katedry w Ostavie i w Opolu** Partner Wiodqcy (PW): Rzymskokatolicka Parafia Ostrava -Moravska Partner poddany kontroli / Parafia Katedralna pw. Podwyzszenia Swi^tego Krzyza Adres partnera poddanego ul. Katedralna 2, Opole kontroli: Data / miejsce kontroli: listopada 2015 r. / ul. Katedralna 2, Opole Osoby przeprowadzaj^ce kontrol^ / Upowaznienie do przeprowadzenia kontroli: Pani Katarzyna Juszczak - starszy inspektor wojewodzki w Oddziale ds. Wspolpracy Transgranicznej - kierownik Zespohi IControluj^cego / Upowaznienie nr IN.VI z r. Osoby udzielaj^ce odpowiedzi podczas kontroli: Pani Iwona Turko - inspektor wojewodzki w Oddziale ds. Wspolpracy Transgranicznej - czlonek Zespotu Kontrolujqcego / Upowaznienie nr rn.vii z03.1i.2015r. Pani Agnieszka W^siora - Wicedyrektor Biura Koordynacji Projektow Diecezji Opolskiej Ks. Ginter Zmuda - Dyrektor Wydziaiu Finansowo Gospodarczy Podstawa prawna: Kontrola zostala przeprowadzona na podstawie art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rz^dowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), a takze w oparciu o zapisy Programu Operacyjnego Wspolpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska oraz zapisy 4 pkt. 1 Porozumienia.z dnia 22 sierpnia'2008 r. w sprawie ustanowienia Wojewody Opolskiego Kontrolerem, o ktorym mowa w art. 16 Rozporz^dzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylaj^cego rozporz^dzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z r.). Krotki opis projektu: W ramach projektu Beneficjent wykonal remont i konserwacj^ kaplicy sw. Jana Nepomucena znajduj^cej si? w katedrze w Opolu (wyremonlowanie chrzcielnicy, rewitalizacja posadzek, wymiana tynkow, wykonanie instalacji elektrycznej, grzewczej, montaz szklanych drzwi i konserwacja konfesjonalu).

2 Wsp6lna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Za+qcznik nr 7 Dziatania projektu maia doprowadzic do realizacji celow projektu: Glownym celem projektu jest rozwoj transgranicznej czesko-poiskiej wspolpracy na zasadzie partnerskiej przez powstanie trwaiej wi^zi transgranicznej, ktora b^dzie rhozliwa.dzi^ki powstaniu transgranicznego ruchu turystycznego z wykorzystaniem potencjalu odnowienia dobr dziedzictwa kulturalnego (zabytkow sakralnych). Cele szczegolowe projektu: Celem szczegotowym projektu jest rozszerzenie propozycji transgranicznego ruchu turystycznego w czesko-polskim regionie przygranicznym polegaj^cym na: uatrakcyjnieniu obiektow zabytkow sakralnych, powstaniu nowej jakosci transgranicznego ruchu turystycznego i informacji turystycznej po polsku i po czesku po obu stronach granicy. Projekt bedzie skierowany do nastepuiacych grup docelowych: - turystow zainteresowanych historycznymi i architektonicznymi zabylkami; - pielgrzymow odwiedzaj^cych koscioly po obu stronach granicy, przy okazji uroczystosci i innych szczegolnych swi^t (tzw. turystyka koscielna); - mieszkancow regionu; - wiemych czynnie zaangazowanych w praktyki religijne oraz inne koscielne akcje kulturalne. Krotki opis cz^sci projektu obj^tej kontrol^: (Control^ przeprowadzono zgodnie z analizq ryzyka i ostatecznym wykazem projektow wybranych najej podstawie do kontroli oraz zgodnie z zapisami cz^sci 7 Wspolnej Metodologii Procesu Kontroli dla Programu Operacyjnego Wspolpracy Transgranicznej Republika Czeska- Rzeczpospolita Polska wersja nr 5 z I listopada 2012 r. w oparciu o list? sprawdzaj^c^ do kontroli na miejscu (zat^cznik nr 3d Wspolnej metodologii procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5). Kontrola dotyczy okresu realizacji projektu , i obejmuje nast^puj^ce dokumenty: 1. Wniosek o dofmansowanie projektu nr; CZ.3.22/2.2.00/ , 2. Decyzja w sprawie udzielenie dofmansowania nr CZ.3.22/2.2.00/ /1 z r., 3. Decyzja nr 1 z dnia , w sprawie zmiany Decyzji w sprawie udzielenia dofmansowania nr CZ.3.22/2.2.00/ /1 z r., 4. Decyzja nr 2 z dnia , w sprawie zmiany Decyzji w sprawie udzielenia dofinansowania nr CZ.3.22/2.2.00/ /1 z r., 5. Raporty z biezqcej realizacji cz^sci projektu m: - 01/P zaokres , - 02/P zaokres , - 03/P za okres Oswiadczenia o zrealizowanych wydatkach nr: - 01/P za okres , - 02/P za okres , wraz z zal^cznikami: oryginaty dowodow i dokumentow ksi^gowych potwierdzajqcych poniesienie wydatkow, oryginaiy wyci^gow bankowych, poleceh przelewow potwierdzaj^cych dokonanie platnosci, 7. Zestawienie dokumentow ksi^gowych rozliczanych w projekcie, 8. Pozostale dokumenty, np.: korespondencja w ramach realizowanego projektu, dokumentacja dot. rozeznania rynku przy wyborze firmy konserwatorskiej.

3 Wsp6lna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zal^cznlk nr 7 Zakres kontroli obejmowal w szczegolnosci weryfikacje: - wykonania.dziaiah zaplanowanych w projekcie, - stopnia osi^gni^cia zaplanowanych w projekcie wskaznikow, - prowadzenia wypdr^bnionej ewidencji ksi^gowej dla projektu, - wydatkow poniesionych na realizacj? projektu, - przestrzegania obowi^zkow w zakresie informacji i promocji, - przestrzegania zasad ochrony srodowiska, - prawidjowosci nabywania dostaw i uslug nie podlegaj^cych przepisom ustawy Prawo zamowien publicznych. II. POENA CZESCl PROJEKTU OBJETEJ KONTROLA: Ocena zgodnosci stanu kontrolowanej cz^sci projektu z Decyzj^/Umow^ i harm one gram em realizacji na dzien wizyty kontrolnej: W ramach projektu Beneficjent zaplanowal realizacji nastepuiacych dzialah (kamieni milowych): 7. Zakonczenie prac we wnqtrzu katedry Planowana data realizacji , w raportach cz^sciowych w okresie do beneficjent wykazal realizacji dzialania do W ramach proiektu beneficjent zaplanowal realizacie nastepuiacych wskaznikow produkm: /. Liczha stworzonych stron internetowych. baz danych poswifconych kulturze i turystyce " Planowana wartosc wskaznika 1 w okresie do "zrealizowano 1 (100 %); 2. Liczha odremontowanych zabytkow kultury " Planowana wartosc wskaznika 1 w okresie do zrealizowano 1 (100 %). Podsumowanie realizacii dzialah (kamieni milov/ych) oraz wskaznikow. W okresie obj^tym kontrolq, tj. od do , na podstawie ztozonych przez beneficjenta raportow z biez^cej realizacji cz^sci projektu, Zespol kontroluj^cy stwierdzil realizacji wszystkich zaplanowanych, zgodnie z harmonogramem, kamieni miiowych oraz realizacji wskaznikow produktu. Ocena przestrzegania zasad wizualnego oznakowania produktow projektu w kontrolowanej cz^sci projektu. Podczas kontroli na miejscu stwierdzono, ze w ramach projektu przestrzegane zasady wizualnego oznakowania produktow-projektu. Dokumentacja projektu oraz tablice: pami^tkowa i informacyjne zawieraj^ informacje o zrodlach finansowania ze srodkow Unii Europejskiej w postaci logotypu Programu Operacyjnego Wspolpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska oraz godla Unii Europejskiej. Ocena kontroli dokumentow ksi^gowych na miejscu wraz z zal^cznikami: W okresie objit>^fn kontrol^, tj , beneficjent wnioskowal o wartosc wydatkow kwalifikowalnych na l^czn^ kwot? ,09, co stanowi zaangazowanie finansowe na poziomie 97,13 %. Kontroler I-go slopnia do dnia kontroli na miejscu zatwierdzil kwot? wydatkow kwalifikowanych (Oswiadczenie nr 1) w wysokosci 8 769,36. Na czas kontroli na miejscu w trakcie kontroli administracyjnej jest Oswiadczenie o zrealizowanych wydatkach nr 2

4 Wspblna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zal^cznik nr 7 (kontroler w dniu r. przekazal beneficjentowi pismo z uwagami do Oswiadczenia nr 2 sygn. nr IN.VI KJU). Oswiadczenia o zrealizowanych wydatkach: Oswiadczenie o zrealizowanych wydatkach nr: Ol/P za okres Calkowite wydatki kwaiifikowane zatwierdzone przez kontrolera wyniosly 8 769,36, w tym EFRR 7 453,95. Oswiadczenie o zrealizowanych wydatkach nr: 02/P za okres Calkowite wydatki kwalifikowalne wnioskowane przez beneficjenta wynosz^ ,67, w tym EFRR ,17. Oswiadczenie nr 2 jest w trakcie kontroli administracyjnej (kontroler wdniu r. przekazal beneficjentowi pismo sygn. nr IN.VII KJU zawieraj^ce uwagi do Oswiadczenia). W ramach powyzszych Oswiadczen sfinansowano nastepuiace grupy wydatkow: 1. Wydatki na roboty budowlano - konserwatorskie, 2. Plyt? pami^tkow^ i tablice informacyjne o historii kaplicy. Na wykonanie prac remontowych (budowlano-konserwatorskich) w kaplicy Sw. Jana Nepomucena w Katedrze Opolskiej, beneficjent odst^pil od udzielenia zamowienia w rozurnieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamowieh publicznych, ze wzgl^du na wyl^czenie podmiotowe (art. 3 ust. 1 pkt 5 ww. ustawy). Jednakze wj'boru wykonawcy prac konserwacyjnych dokonal w ramach zapytania ofertowego, przy zastosowaniu Icryterium najnizszej ceny. Zapytanie zostalo przeprowadzone zgodnie z wytycznymi zawartymi w Podr^czniku Beneficjenta Dofmansowania Programu Operacyjnego Wspolpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska (wersja 6 obowi^zuj^ca od r.). W wyniku zapytania ofertowego, do beneficjenta wplyn^ly dwie oferty cenowe od zaproszonych do ich ztozenia firm tj.: 1. Mi^dzyuczelniany Instytut Konserwacji i Restauracji Dziel Sztuki w ICrakowie (data otrzymania zaproszenia do ztozenia oferty r.), Krakow, ul. J. Lea 27-29, na kwot? zl. 2. Galeria Sztuki Autof' (data otrzymania zaproszenia do zlozenia oferty r.), Opole, Rynek 10, na kwot? zl. W wyniku analizy zlozonych ofert cenowych, beneficjent podpisai w dniu r. umow? na wykonanie prac remontowych z Galeri^ Sztuki Autor z siedzib^ w Opolu. Podsumowanie kontroli poniesionych wydatkow. Podczas kontroli na miejscu Zespol kontroluj^cy stwierdzil, ze dokumenty ksi^gowe dotyczg dzialan przewidzianych w projekcie, wszystkie wydatki zostaly poparte dokumentami ksi^gowymi potwierdzaj^cymi ich dokonanie, dokumenty ksi^gowe zostaly prawidlowo opisane, a wydatki zostaly poniesione zgodnie z przepisami prawa wspolnotowego i krajowego. Poniesione wydatki S4 zgodne z zasadami kwalifikowalnosci obowi^zujqcymi w Programie. (Kontroler w dniu r. przekazal beneficjentowi pismo sygn. nr IN.VII KJU zawieraj^ce uwagi do Oswiadczenia nr 2, ktore jest w trakcie kontroli administracyjnej).

5 Wspdina metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zalqcznik nr 7 Ewidencja ksi^gowa Dla operacji gospodarczych dotycz^cych projektu prowadzono odr^bn^ ewidencj? ksi^gowq w formie zestawienia zbiorczego wszystkich dokumentow ksi^gowych dotycz^cych realizowanego projektu, na ktorych uwzgl^dnione s^ wydatki poniesione w okresach obj^tym kontrol^. Przestrzegania zasad ochrony srodowiska Projekt ma neutralny wplyw na srodowisko. Przechowywanie dokumentow i archiwizacja Beneficjent przechowuje dokumenty zwi^zane z projektem w oznakowanych segregatorach w siedzibie Parafii Katedralnej pw. Podwyzszenia Swi^tego Krzyza przy ul. Katedrainej 2, Opole. III. ZALECENIA, PROPOZYCJE DZIALAN NAPRAWCZYCH': Sposob omowienia wynikow kontroli z partnerem poddanym kontroli: Zgodnie z zapisami cz^sci 7 Wspolnej Metodologii Procesu Kontroli dla Programu Operacyjnego Wspolpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska oraz jej zalgcznika nr 1 pn. Wytyczne w zakresie kontroli pierwszego stopnia w Programie Republika Czeska-Rzeczpospolita Polska , okreslajqce szczegolowe rozwiqzania dolyczqce Kontrolera po stronie polskiej (wersja 5). Partner Projektu moze wniesc zastrzezenia do Sprawozdania z kontroli na miejscu w ciqgu 14 dni roboczych. Konkretne zaieccnia, propozycje, dzialania naprawcze: Podczas przeprowadzonych dzialan kontrolnych nie stwierdzono nieprawidlowosci w przedmiocie obj^tym kontrol^. Pouczenie: Informuj^, iz Beneficjent w nieprzekraczalnym terminie 14 dni roboczych od daty otrzymania Sprawozdania z kontroli na miejscu ma mozliwosc: - wniesicnia zastrzezen do sprawozdania; - podpisania sprawozdania; - odmowienia podpisania z podaniem przyczyn/przyczyny odmowy Sprawozdanie sporz^dzi): zatwierdzit: Imi^ i nazwisko, data Katarzyna Juszczak Opole, r. Iwona Turko Opole, r. Radoslaw Mi^zek Opole, r. ' Kontroler opracuje prosty protokiw dotycz^cy' sposobu przeprowadzenia dziatart naprawczych przez kontrolowanego partnera o usuni^ciu ujawnionych nieprawidlowosci, jezeli nie zostal mozliwo^ci udokumentowania tego w fonnie innego adekwatnego dokumentu.

6 Wsp6lna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zat^cznik nr 7 Fiecz^tka i podpis: Starszy Ins pektor Wofewodzki yaa-juszczak Inspeklp Wo( ew6d^i Zast^pca D) xektora Wydzialu mgr Ra< fos/aw Mi^zek mar IV fona Turko Tel./fax.: Wynik kontroli Imi^ i nazwisko, data, podpis: Akceptuj^ Ks. Edmund Podzie/ny proboszcz Nie akceptuj^ (uzasadnienie pisemne)

7 Odrestaurowana Kaplica pw. Sw. Jana Nepomucena - Gotycka Katedra pw. Krzyza Swi^tego (w tym renowacja scian, posadzki, wykonanie ogrzewania podlogowego, renowacja konfesjonalu)

8 hw..

9 Wykonane drzwi szklane wejsciowe do Kaplicy pw. Sw. Jana Nepomucena

10 p s «* ^ «,1 s u 3 E o Q. n s 03 o o *- «^ i «a..a. e.«a o CZJ a. >> a. n :^ o a a. 0^ s

11 Odrestaurowana chrzcielnica, znajduj^ca si^ przy bocznym ottarzu Katedry ^; ' 'i^'v ' ^ ', '{.''^ ^v^