Sprawozdanie z kontroli na miejscu

Transkrypt

1 Wspolna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zaiqcznik nr 7 D'l3/Cel EVROPSKAUNIE/UNIAEUROPEJSKA EVROPSKY FOND PRO REGIONALNF ROZVOJ / EUROPEJSKIFUNDUSZ ROZWOJU PFIEKRACUJEME HRANICE / PRZEKRACAMY GRANICE Opolski Urz^d Wojewddzki Wydziat Infrastruktury i Nieruchomosci Opole, ul. Piastowska 14 Skrytka pocztowa 3 Sprawozdanie z kontroli na miejscu I. IDENTYFIKACYJNE I PODSTAWOWE DANE O PROJEKCIE: Numer rejestracyjny projektu: TytuI projektu: Partner Wiod^cy (PW): Partner poddany kontroli / Ad res partnera poddanego kontroli: Data / miejsce kontroli: CZ.3.22/2.1.00/ RPU/42643/2015 P Data; Opolski Wsparcie rozwoju regionalnego firm na pograniczu czesko-polskim Powiatowa Izba Gospodarcza w Jablonci nad Nisou izba Gospodarcza ^Slqsk" / Ozimska 184, 45-3 i 0 Opole czerwca 2015 r. / ul. Ozimska 184, Opole REGIONALNEGO Urzad Wojeuiodzki Osoby przeprowadzajqce kontrol^ / Upowaznienie do przeprowadzenia kontroli: Osoby udzielaj^ce odpowiedzi podczas kontroli: Katarzyna Juszczak- starszy inspektor wojewodzki w Oddziale ds. Wspotpracy Transgranicznej - kierownik Zespotu Kontroluj^cego / Upowaznienie nr ln.vii l5.kjuz r. Aleksander Noga - starszy inspektor wojewodzki w Oddziale ds. Wspotpracy Transgranicznej - czionek Zespotu Kontrolujqcego / Upowaznienie nr IN.VI KJU z r. ' 7 Aneta Rzepinska- Dyrektor Izby Gospodarczej,.Sl^sk" Podstawa prawna: Konlrola zostala przeprowadzona na podstawie art. 16 ust. 1 i 2 usiawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rzqdowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), a takze w oparciu o zapisy Programu Operacyjnego Wspotpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska oraz zapisy 4 pkt. 1 Porozumienia z dnia 22 sierpnia 2008 r. w sprawie ustanowienia Wojewody Opolskiego Kontrolerem, o klorym mowa w art. 16 Rozporz^dzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. W sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylaj^cego rozporz^dzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z r.). Krotki opis projektu: Celem projektu jest wyszukiwanie i aktualizowanie mozliwosci inwestycyjnych, udzieianie informacji o warunkach inwestowania, przepisach i procedurach zwi^zanych z prowadzeniem dzialalnosci gospodarczej, udzieianie informacji nt. wspolpracy transgranicznej Polski i RCz. srodowiska biznesowego w PL i RCz, instrumentow wsparcia eksportu. wymiana informacji mi^dzy przedsi^biorstwami, Ministerstwem Gospodarki w tym Wydziatami Promocji i Handlu i inwestycji Ambasad, wydzialami MSZ, konsulatami, instytucjami okolobiznesowymi w PL i RCz. Zadania b^dg realizowane w ramach dziatari: organizacji forum gospodarczego (3x), organizacji wyjazdow studyjnych w tym wyjazdu na targi do RCz - Praga/Brno (2x), organizacji wyjazdow na Mi^dzynarodowe Targi Poznariskie (3x), Wspolorganizacji Festiwalu Land Art. (2x), odbycia kursu j^zyka czeskiego dia pracownikow IGS.

2 Wspolna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zalqcznik nr 7 Dziaiania projektu majg doprowadzic do realizacji celu projektu i.n.: Gtownym celem projektu jest wspoipraca partnerow i innych instytucji na rzecz wsparcia przedsi^biorcow i zwi^kszania wymiany handlowej ini^dzy pahstwami. Jest to zgodne z polityk^ gospodarcz^ obu krajow. KLoIejnym obszarem wsparcia jest pomoc regionalnym firmom i przedsi^biorcom i zaprezentowanie ich za granic^. Cel szczegotowy projektu: Celem szczegotowym projektu jest rozwoj dzialalnosci przedsi^biorstw w regionie przygranicznym, z wykorzystaniem placowek izb gospodarczych i agencji rozwoju regionalnego jako partnerow. Grupami docelowymi projektu s^: 1) srodowisko biznesowe z siedzib^ na terenie pogranicza RCz i RP, 2) organizacje/instytucje, urz^dy, gminy, 3) mieszkahcy. Krotki ppis cz^sci projektu obj^tej kontrolq: Kontrol? przeprowadzono zgodnie z analizq ryzyka i ostatecznym wykazem projektow wybranych najej podstawie do kontroli oraz zgodnie z zapisami cz^sci 7 Wspolnej Metodologii Procesu Kontroli dla Programu Operacyjnego Wspolpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska wersja nr 5 z 1 listopada 2012 r. w oparciu o list^ sprawdzaj^cq do kontroli na miejscu (zal^cznik nr 3d Wspolnej metodologii procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5). Kontrola dotyczy okresu realizacji projektu r r., i obejmuje nast^pujqce dokumenty: 1. Wniosek o dofmansowanie projektu nr: CZ.3.22/2.1.00/ , 2. Decyzja w sprawie udzielenie dofmansowania nr CZ.3.22/2.1.00/ /1 z r., 3. Raporty z biezqcej realizacji cz^sci projektu nr: 01/ za okres , 02/ za okres , 03/ za okres , 04/ za okres ~ Oswiadczenia o zrealizowanych wydatkach nr: 01/ za okres ,2013, 02/ za okres , 03/ za okres , 04/ za okres wraz z zalacznikami: oryginaty dowodow i dokumentow ksi^gowych potwierdzaj^cych poniesienie wydatkow, oryginaly wyciqgow bankowych, plecen przelewow potwierdzaj^cych dokonanie ptatnosci, 5. Zestawienie dokumentow ksi^gowych rozliczanych w projekcie, 6. Pozostate dokumenty (korespondencja dot. realizowanego projektu, protoko^y odbioru, oferty zwi^ane z zapytaniami ofertowymi itp., umowy cywilnoprawne). Zakres kontroli obejmowal w szczegolnosci weryfikacie: wykonania dzialari zaplanowanych w projekcie, - stopnia osi^gni^cia zaplanowanych w projekcie wskaznikow, prowadzenia ewidencji ksi^gowej dla projektu, wydatkow poniesionych na realizacji projektu, odbytych wyjazdow sluzbowych, kosztow zatrudnienia pracownikow, poniesionych kosztow administracyjnych, przestrzegania obowi^kow w zakresie intbrmacji i promocji, - prawidtowosci nabywania dostaw i ustug nie podlegaj^cych przepisom Prawa zamowieh publicznych.

3 Wspolna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Za+^cznik nr OCENA CZESCI PROJEKTU OBJETEJ KONTROLA: Ocena zgodnosci stanu kontrolowanej cz^sci projektu z DecyzjyUmowq i harmonogramem realizacji na dzieii wizyty kontrolnej: W ramach projektu Beneficjent zaplanowal realizacie nastepuiacych kamieni milowych: 1. Forum gospodarcze Pianowana data realizacji , w raportach cz^sciowych w okresie do r.. beneficjent wskazat dat^ realizacji W ramach dziaiania beneficjent zaplanowal realizacji 3 Forum gospodarczych: i Polsko- Czeskie FG odbylo si? r.. II Polsko-Czeskie FG odbylo si? , natomiast 111 Polsko-Czeskie FG planowane jest na r. W ramach projektu beneficient zaplanowal realizacie wskaznika produktu: 1. Liczba elementow rozwoju transgranicznej wspolpracy przedsi^biorcow Pianowana wartosc wskaznika 11, w raportach cz^sciowych w okresie do r., beneficjent wykazat realizacj? wskaznika na poziomie 9, 2. Liczba osob uczestniczqcych w procesie ksztatcenia lub seminariach Pianowana wartosc wskaznika 480, w raportach cz?sciowych w okresie do r.. beneficjent wykazaf realizacj? wskaznika na poziomie 431, Podsumowanie realizacii dziaiati (kamieni milowych) oraz wskaznikow. W okresie obj?tym kontrol^, tj r r., na podstawie zlozonych przez beneficjenta raportow z biez^cej realizacji cz?sci projektu, Zespof kontroluj^cy nie stwierdzif zakonczenia realizacji kamienia milowego. Zgodnie z informacj^ zawart^ w raporcie nr 04/ niezrealizowane dzialanie zostanie speinione po zakonczeniu 111 Polsko - Czeskiego Forum Gospodarczego, czyli w marcu 2015 r. Realizacja wskaznikow przebiega zgodnie z harmonogramem. Zgodnie z wyjasnieniami beneficjenta wskazniki projektu zostanq osi^gni^te na zakonczenie realizacji projektu, Ocena przestrzegania zasad wizualnego oznakowania produktow projektu w kontrolowanej cz^sci projektu. Podczas kontroli na miejscu stwierdzono, ze w ramach projektu przestrzegane sq zasady wizualnego oznakowania produktow projektu. Wszystkie produkty projektu oraz dokumentacja projektu zawierajq informacj? o zrodfach finansowania ze srodkow Unii Europejskiej w postaci logotypu Programu Operacyjnego Wspolpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska oraz godfa Unii Europejskiej. Ocena kontroli dokumentow ksi^gowych na miejscu wraz z zat^cznikami: W okresie obj?tym kontrol^, tj r r., beneficjent zrealizowaf wydatki kwalifikowalne na fqcznq kwot? ,10, w stosunku do cafkowitych wydatkow kwalifikowalnych ,79, co stanowi zaangazowanie finansowe na poziomie 62.65%.

4 Wspolna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zal^cznik nr 7 Oswiadczenia o zrealizowanych wydatkach: Oswiadczenie o zrealizowanych wydatkach nr: 01/ za okres Catkowite wydatki kwalifikowalne zatwierdzone przez kontrolera wyniosty ,30, wtym EFRR21 530,75. Oswiadczenie o zrealizowanych wydatkach nr: 02/ za okres Catkowite wydatki kwalifikowalne zatwierdzone przez kontrolera wyniosty ,13, wtym EFRR ,40. Oswiadczenie o zrealizowanych wydatkach nr: 03/ za okres Catkowite wydatki kwalifikowalne zatwierdzone przez kontrolera wyniosty ,17, wtym EFRR ,69. Oswiadczenie o zrealizowanych wydatkach nr: 04/ za okres Catkowite wydatki kwalifikowalne zatwierdzone przez kontrolera wyniosty ,11, wtym EFRR ,79 6. W ramach powyzszych Oswiadczen sfinansowano podstawowe grupy wydatkow: 1) wynagrodzenie koordynatora projektu i asystenta koordynaiora projektu. Funkcj? koordynatora projektu powierzono Pani Anecie Rzepiriskiej, ktora na mocy Porozumienia zmieniaj^cego umowy o prac? zawartego w dniu r. zoslata oddelegowana do pracy zw. z realizacjq projektu, w wymiarze 2/3 etatu na okres od do Funkcj^ asystenta koordynatora projektu powierzono Panu Jarostawowi Wotczyk, ktory na mocy Porozumienia zmieniajqcego umowy o prac^ zawartego w dniu r. zostat oddelegowany do pracy zw. z realizacj^ projektu, w wymiarze 3/4 etatu na okres od do ) delegacje krajowe oraz zagraniczne. W okresie obj^tym kontrol^ beneficjent odbywat krajowe i zagraniczne podroze stuzbowe dot. spotkari z przedstawicielami partnerow projektu. W zwi^zku z podrozami stuzbowymi benetlcjent poniost koszty zwi^zane z dietami, noclegami i kosztami przejazdow. 3) wydatki operacyjne W ramach wydatkow operacyjnych poniesiono koszty zwi^zane z wynajmem biura (w tym opiaty eksploatacyjne, sprz^tanie pomieszczeii biurowych, optaty za telefon i internet, zakup materiatow biurowych oraz optaty pocztowe). 4) Zakup wyposazenia (nieinwestycyjnego) W wyniku zapytania ofertowego, sposrod 3 ztozonych ofert, wytoniono dostawc^ sprz^tu firm? Mirostaw Marzec Neomedia", ktora ztozyla ofert? z najnizszq cen^. W dniu r. zawarto umow? na kwot? zt brutto, na dostaw? nast^puj^cego sprz^tu: 2x laptop z oprogramowaniem, Ixurzqdzenie wielofunkcyjne, tx telefon przenosny, Ix aparat telefoniczny z faksem, 2x pakiet Office, Ix program antywirusowy, Ix aparat fotograflczny.

5 Wspolna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zat^cznik nr 7 5) Wydatki na ustugi ttumaczeniowe W wyniku zapytania ofertowego, sposrod 2 ztozonych ofert, wytoniono ustugodawc? firm?..czechkontract" Sebastian Faron, ktory ztozyt ofert? z najnizsz^ cenq. W dniu r. zawarto umow? na kwot? zt brutto na ustug? ttumaczeniow^ podczas wyjazdu na targi..for arch 2014" w Pradze. Pozostate ustugi ttumaczeniowe (ustne i pisemne) zlecano zgodnie z zapotrzebowaniem, w wyniku rozeznania rynku, po ustaleniach telefonicznych lub mailowych. 6) Obstuga ksi?gowa W wyniku rozeznania rynku, sposrod 3 ztozonych ofert, dokonano wyboru ustugodawcy - biuro rachunkowe EURO", ktory przediozyt ofert? z najnizsz^ cen^. W dniu r. zawarto umow? na kwot? 700,01 zt / m-c. 7) Wydatki na ekspertow i doradcow zewn?trznych Ekspertow wewn?trznych na konsuuacje prawne dot. prawa mi?dzynarodowego czeskiego i polskiego, wybrano w oparciu o rozeznania rynku. 8) Ksztatcenia i szkolenia W wyniku zapytania ofertowego, sposrod 3 ztozonych ofert, wybrano ustugodawc? Centrum J?zyk6w Obcych i Edukacji,.Poliglotus" Tomasz Gorski, ktory ztozyt ofert? z najnizsz^ cen^. W dniu r. podpisano umow? na kwot? zt brutto dot. przeprowadzenia kursu z j?zyka czeskiego biznesowego. 9) Wydatki na ustugi zewn?trzne przy organizacji konferencji, seminariow i spolkan. W wyniku zapytania ofertowego, sposrod 3 ztozonych ofert, wybrano ustugodawc? firm? TOMECHNA Matgorzata Tomechna, Michat Tomechna, ktora ztozyta najkorzystniejsz^ ofert?. W dniu r. podpisano umow? na kwot? zt brutto dot. kompleksowej ustugi gastronomicznej. W dniu r. podpisano umow? na kwot? zt brutto dot. ustugi zapewnienia noclegow. W dniu r. podpisano umow? na kwot? zt brutto dot. ustugi wynajmu sali konferencyjnej. Catosc ustug byta zwiqzana z organizacji Polsko - Czeskiego Forum Gospodarczych, ktore odbyto si? wproszkowie. W wyniku zapytania ofertowego, sposrod 3 ztozonych ofert, wybrano ustugodawc? firm? Ft^U Martyna Sekler-Sokotowska, ktora ztozyta najkorzystniejsz^ ofert?. W dniu r. podpisano umow? na kwot? zt brutto dot. kompleksowej ustugi gastronomicznej. W dniu r. podpisano umow? na kwot? zt brutto dot. ustugi zapewnienia nocleg6w. W dniu r. podpisano umow? na kwot? zt brutto dot. ustugi wynajmu sali konferencyjnej. Catosc ustug byta zwi^ana z organizacji Polsko - Czeskiego Forum Gospodarczych, ktore odbyto si? w Komomie. W ramach kategorii ustug zewn?trznych realizowano rowniez wydatki zwi^zane z organizacji wyjazdow na targi w Brnie, Pradze oraz Poznaniu oraz zwi^zane z wspotorganizacji dwoch Festiwali Land Art. w Opolu.

6 Wspolna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zat^cznik nr 7 10) Koszty przewozow Wydatki zwiqzane z usfug^ transportow^ kazdorazowo zostaiy poniesione w oparciu 0 zapytanie ofertowe. 1 1) Materialy promocyjne W wyniku zapytania ofertowego, sposrod 3 ztozonych ofert, wybrano firm? Miroslaw Marzec,,Neomedia", ktory zfozyt ofert? z najnizszq cen^. W dniu r. podpisano umow? na kwot? zt brutto dot. zakupu materiatow reklamowych drukowanych, dfugopisow, notatnikow i teczek. Podsumowanie kontroli poniesionych wydatkow. 1) Podczas kontroli na miejscu realizacji projektu, Zespof Kontroluj^cy stwierdzif brak uzasadnieh do obywania podrozy sluzbowych samochodem prywatnym. Uzasadnienie zbiorcze dot. wszystkich podrozy sluzbowych odbywanych samochodem prywatnym przedfozono Zespolowi- KLontrolujjjcemu podczas kontroli na miejscu dnia r. (dokument stanowi akta sprawy). 2) Zespoi IControlujqcy poprosil o wyjasnienia dot. sposobu oceny ofert na realizacj? uslugi wyriaj?cia sal, przj'gotowania uslugi cateringowej oraz zapewnienia noclegow na potrzeby realizacji Polsko-Czeskiego Forum Gospodarczego w dniu r. Zgodnie zzapytaniem ofertowym. ocena ofert uwzgl?dnia nast. kryteria: cena - 80%, ilosc miejsc parkingowych - 20%. Natomiast zgodnie z protokotem z dnia r., wyboru oferty dokonano w oparciu o kryterium cena - 100%. Bl?dna ocena ofert nie wplyn?la na wybor Wykonawcy zadania. Beneficjent dnia r. dokonat odpowiednich koreki w pkt V- Vlll protokolu wyboru ofert (dokument stanowi akta sprawy). 3) Zespoi Kontrolujqcy poprosil o wyjasnienia dotyczqce celowosci nast. wyjazdow sluzbowych: - nr 01/11/2013 z dnia na Polsko-Niemiecko-Czeskie Forum Kooperacji Firm, - nr 04/01 /2014 na konferencj?,.transgraniczna siec wspofpracy na rzecz rozwoju przedsi?biorczosci i rynku pracy", - nr 03/06/2014 Rzemioslo tradycyjne na czesko-polskim pograniczu", - nr 05/01/2014 konferencja, -nr 03/ wyjazd do Technicznego i Badawczego Instytutu Budowlanego. Przedstawione podczas kontroli na miejscu wyjasnienia zostaiy uznane przez Zespoi Kontroluj^cy (dokumenty stanowi^ akta sprawy). 4) Podczas kontroli na miejscu Zespoi kontroluj^cy slwierdzil, ze dokumenty ksi?gowe dotyczy dzialari przewidzianych w projekcie. Wszystkie wydatki zostaiy poparte dokumentami ksi?gowymi potwierdzaj^cymi ich dokonanie. Dokumenty ksi?gowe zostaiy prawidiowo opisane. Wydatki zostaiy poniesione zgodnie z przepisami prawa wspolnotowego i krajowego. Poniesione wydatki zgodne z zasadami kwaliflkowalnosci obowiqzuj^cymi w Programie. Ewidencja ksi?gowa Zgodnie z wydrukami z ewidencji ksi?gowej, przedfozonymi przez beneficjenta, prowadzona jest wyodr?bniona ewidencja ksi?gowa dla projektu. Wszystkie wydatki poniesione w okresie obj?tym kontrol^ zostaiy uj?te w ewidencji ksi?gowej projektu. Koszty zwi^ane z realizowanym projektem zostaiy zaksi?gowane na vvyodr?bnionym koncie 410 (rok 2013) oraz 410 i 651 (rok 2014 i 2015).

7 Wspolna metodologia procesu kontroli w ramach POWT, wersja 5 Zat^cznik nr 7 Przechowywanie dokumentow i archiwizacja Beneficjent przechowuje dokumenly zwi^zane z projektem w oznakowanych segregatorach w siedzibie Izby Gospodarczej..Slisk", zlokalizowanej przy ul. Ozimskiej Opole. III. ZALECENIA, PROPOZVCJE DZIALAN NAPRAWCZYCH': Sposob omowienia wynikow kontroli z partnerem poddanym kontroli: Zgodnie z zapisami cz?sci 7 Wspolnej Melodologii Procesu Kontroli dla Programu Operacyjnego Wspolpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska oraz jej zat^cznika nr 1 pn. Wytyczne w zakresie kontroli pierwszego siopnia w Programic Republika Czeska-Rzeczpospolila Polska okreslajqce szczegdhwe rozwiqzania dotyczqce Komrolera po sironie polskiej (wersja 5), Partner Projektu moze wniesc zastrzezenia do Sprawozdania z kontroli na miejscu w ci^gu 14 dni roboczych. Konkretne zaiecenia, propozycje, dziatania naprawcze: Z uwagi na brak stwierdzonych nieprawidtowosci / uchybien Zespoi kontrolujqcy nie formutuje zalecen. ani nie wskazuje koniecznosci podj?cia dziatah naprawczych. Pouczenie: Informuj^, iz Beneficjent w nieprzekraczalnym terminie 14 dni roboczych od daty otrzymania Sprawozdania z kontroli na miejscu ma mozliwosc: - wniesienia zastrzezen do sprawozdania; - podpisania sprawozdania; - odmowienia podpisania z podaniem przycz>'n/przyczyny odmowy Sprawozdanie sporzidzil: zatwierdzit: Imi^ i nazwisko, data Pieczqtka i podpis: Katarzyna Juszczak Opole, r. Aleksander Noga Opole, r. Starszy Insp^ or Wojew6dzki Katarzyna Juszczak Starszy Inspekt. >r Wojew6dzkl Aleksanc Radoslaw Miqzek Opole, r. Zast^pca Dy reiki era Wydzlatu Radosiaw Tel./fax.: Wynik kontroli Imi? i nazwisko, data, ^ podpis: //V/ST/^' az fi/r^^^ /X vir9kfor Akceptuj? > Nie akceptuj? \ (uzasadnienie pisemne)j ^^ta Rzepmska Zat^czniki: JZBA GOSPODARCZA ) Dokumentacja zdj?ciowa 45-3 fo Opole"! uirozimska 184 (cl./fax (077) 453 S4 84, NIP: ' Kontroler opracuje prosty protok6t dotyczqcy sposobu przeprowadzenia dziatart naprawczych przez kontrolowanego partnera o usuni^ciu ujawnionych nieprawidtowosci, jeieli nie zostat mozliwosci udokumentowania tego w formie innego adekwalnego dokumentu.

8

9 Zal. Nr 1 Dokumentacja zdj?ciowa Zdj. 1: oprogramowanie do laptopow (Office + program antywirusowy) Zdj. 2 i 3: laptopy marki DELL

10 Zdj. 4: aparat telefoniczny z faxem Zdj. 5: przenosny aparat telefoniczny Zdj. 7: aparat fotograficzny

11 Zdj. 8: urzqdzenie wielofunkcyjne Zdj. 9: oznaczenie biura projektu

12 Zdj. 10: stojak na ulotki NIE ROZWOJU mm Zdj. 11 plakat informuj^cy o projekcie