KSIĄŻKA PROCEDUR KONTROLI W MIEJSCU REALIZACJI OPERACJI

Transkrypt

1 KSIĄŻKA PROCEDUR PO Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich KONTROLI W MIEJSCU REALIZACJI OPERACJI PRZEPROWADZANIE KONTROLI NA ETAPIE WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE / WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ/ REALIZACJI UMOWY O DOFINASOWANIE/ NIEPRAWIDŁOWOŚCI/ NARUSZENIA PRAWA/ZWIĄZANIA Z CELEM W RAMACH PO ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ SEKTORA RYBOŁÓWSTWA I NADBRZEŻNYCH OBSZARÓW RYBACKICH KP-010-SW/1/z

2 Zatwierdzenie KP Opracowali: Data złożenia podpisu: Podpis i pieczęć Wydzia ł Obszarów Zależnych Departament Rybołówstwa Zatwierdzi ł: Data złożenia podpisu: Podpis i pieczęć MRiRW Strona 2z 26 KP-010-SW/1z

3 Spis treści: 1. Wykaz używanych pojęć i skrótów Słownik Zakres czynności i odpowiedzialności na stanowiskach związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań Instrukcja postępowania na poszczególnych stanowiskach pracy Przebieg procesu kontroli w miejscu realizacji operacji wniosków o dofinansowanie realizacji operacji na etapie wniosków o dofinansowanie /wniosków o płatność/ realizacji umowy o dofinansowanie/ nieprawidłowości/ naruszenia prawa/związania z celem Podstawowy przebieg procesu kontroli w miejscu realizacji operacji Przebieg alternatywny procesu kontroli w miejscu realizacji operacji Reguły związane z przebiegiem procedury Schemat blokowy procesu kontroli w miejscu realizacji operacji (kontrole na zlecenie na etapie wniosku o dofinansowanie, wniosku o płatność, realizacji umowy o dofinansowanie, naruszenie prawa, nieprawidłowości) Schemat blokowy procesu wyboru operacji do kontroli w miejscu metoda analizy ryzyka (kontrola związania z celem) Dokumenty...26 KP-010-SW/1z Strona 3 z 26

4 WYKAZ UŻYWANYCH POJĘĆ I SKRÓTÓW

5 1. Wykaz używanych pojęć i skrótów 1.1. Słownik Beneficjent osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z publicznych środków wspólnotowych i publicznych środków krajowych na podstawie umowy o dofinansowanie. Informacja pokontrolna jest to dokument sporządzany podczas kontroli w miejscu realizacji operacji przez minimum dwóch kontrolujących (samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli). Kontrolujący - stanowisko ds. kontroli w ramach samodzielnego stanowisko pracy ds. kontroli - osoba upoważniona do wykonywania czynności kontroli w miejscu realizacji operacji u wnioskodawców/beneficjentów Programu Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich (PO RYBY ). Instrukcja jest to dokument przeznaczony dla pracowników SW, wspomagający realizację procesu kontroli działań wdrażanych w ramach PO RYBY Kontrola w miejscu realizacji operacji - czynności sprawdzające i kontrolne przeprowadzane przez kontrolujących u wnioskodawcy/beneficjenta w miejscu realizacji operacji lub w siedzibie wnioskodawcy/beneficjenta. Okres związania celem należy rozumieć okres 5 lat od dnia dokonania ostatniej płatności przez ARiMR na rzecz beneficjenta, w którym jest zobowiązany do realizacji warunków zapisanych w umowie o dofinansowanie operacji zawartej z SW. Osoba obecna przy kontroli wnioskodawca/beneficjent/pełnomocnik/osoba reprezentująca/osoba posiadająca pisemne pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy/beneficjenta w trakcie kontroli w miejscu realizacji operacji. Osoba reprezentująca osoba reprezentująca ubiegającego się o dofinansowanie, zgodnie z wpisem do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Pełnomocnik w sprawach związanych z uzyskaniem pomocy finansowej, realizacją operacji oraz jego rozliczeniem może działać ustanowiony przez Wnioskodawcę pełnomocnik. Pełnomocnictwo musi być sporządzone w formie pisemnej oraz musi określać w swojej treści w sposób niebudzący wątpliwości rodzaj czynności, do których pełnomocnik jest uprawniony. Oryginał lub potwierdzoną notarialnie kopię pełnomocnictwa należy załączyć do Wniosku. Dane dotyczące pełnomocnika powinny być zgodne z załączonym do Wniosku pełnomocnictwem. Polecenie Kontroli polecenie przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji wydawane kontrolującym dyrektora komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażanie PO RYBY /osobę upoważniona. Operacja przedsięwzięcie realizowane w ramach środka 4.1, 4.2, będące przedmiotem umowy o dofinansowanie operacji między beneficjentem a instytucją pośredniczącą.

6 Wnioskodawca - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej ubiegającą się o przyznanie pomocy finansowej na realizację operacji. Wniosek o dofinansowanie - dokument wnoszony do Instytucji Pośredniczącej przez osobę ubiegającą się o przyznanie pomocy finansowej na realizację operacji - wnioskodawcę. Zlecenie Kontroli skierowanie do kontroli w miejscu realizacji operacji wniosków o dofinansowanie/wniosków o płatność na każdym etapie ich rozpatrywania, realizacji umowy o dofinansowanie/ stwierdzonych nieprawidłowości/ naruszenia prawa/ w okresie związania z celem przez komórkę wdrożeniową, Dyrektora komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażanie PO RYBY lub osoby upoważnione, komórkę autoryzacji, Dyrektora komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za autoryzację PO RYBY lub osobę upoważnioną, Instytucję Zarządzającą, ARiMR (w przypadku uzasadnionych wątpliwości płatności). Strona 6z 26 KP-010-SW/1z

7 ZAKRES CZYNNOŚCI I ODPOWIEDZIALNOŚ CI NA STANOWISKACH ZWIĄZANYCH Z WYKONYWANIEM POSZCZEGÓLNYCH ZADAŃ

8 2. Zakres czynności i odpowiedzialności na stanowiskach związanych z wykonywaniem poszczególnych zadań. Stanowisko Czynność Zakres czynności Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli Osoba wyznaczona na kierownika zespołu kontrolującego Pracownik ds. kontroli Osoba wyznaczona na kierownika zespołu kontrolującego Pracownik ds. kontroli Osoba wyznaczona na kierownika zespołu kontrolującego Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Nadzór nad realizacją procesu kontroli w miejscu realizacji operacji Zaplanowanie kontroli w miejscu realizacji operacji Przygotowanie do przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji Obsługa Informacji pokontrolnej po przeprowadzeniu kontroli w miejscu realizacji operacji Przeprowadzenie kontroli w miejscu realizacji operacji Zatwierdzenie Informacji pokontrolnej - Przyjęcie zleceń kontroli w miejscu realizacji operacji, - Przekazanie zleceń kontroli w miejscu realizacji operacji wyznaczonemu kierownikowi zespołu kontrolującego, - Zatwierdzanie dokumentów przygotowanych przez kierownika zespołu kontrolującego, pracownika ds. kontroli oraz pracownika upoważnionego do zatwierdzania Informacji pokontrolnych, - Wyjaśnianie niejasności dotyczą cych zlecenia przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji. - Zaplanowanie terminów kontroli w miejscu realizacji operacji, - Wskazanie pracownika do danej kontroli w miejscu realizacji operacji, - Nadzór nad terminowością przeprowadzania kontroli w miejscu realizacji operacji. - Wybór operacji, wprowadzenie parametrów analizy ryzyka, zgodnie z Rocznym Planem Kontroli IP. - Powiadomienie wnioskodawcy/pełnomocnika/beneficjenta o terminie i zakresie kontroli, - Rejestracja sprawy (nadanie znaku sprawy) oraz skompletowanie dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli w teczce aktowej, a następnie przekazanie jej osobie wyznaczonej na kierownika zespołu kontrolującego. - Ponowne wprowadzenie parametrów analizy ryzyka, sprawdzenie zgodności wprowadzonych parametrów analizy ryzyka - Przekazuje wnioskodawcy/pełnomocnikowi/ beneficjentowi Informacji pokontrolnej listem poleconym (w przypadku nie odebrania Informacji pokontrolnej bezpośrednio po zakoń czeniu kontroli w miejscu realizacji operacji lub w zwią zku z brakiem możliwoś ci przeprowadzenia takiej kontroli), - Wysłanie zatwierdzonej Informacji pokontrolnej do komórki zlecającej kontrolę, Instytucji Zarządzającej. - Zapoznanie się ze sprawą, - Przeprowadzenie kontroli w miejscu realizacji operacji, - Sporządzenie Informacji pokontrolnej, - Przekazanie Informacji pokontrolnej osobie obecnej przy kontroli, - Wyjaśnienie uwag do Informacji pokontrolnej. - Sprawdzenie poprawności wypełniania papierowej wersji Informacji pokontrolnej poprzez, - sprawdzenie jej kompletności, w tym czy wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione, - sprawdzenie czy wszystkie elementy ze zlecenia KP-010-SW/1z Strona 8 z 26

9 Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli kontroli w miejscu realizacji operacji zostały skontrolowane, - sprawdzenie poprawności numeracji załączników, - sprawdzenie występowania i rodzaju uwag zgłoszonych przez osobę obecną przy kontroli, - Wezwanie kontrolujących do złożenia wyjaśnień; - Skierowanie wniosku do ponownej kontroli w miejscu realizacji operacji, - Zatwierdzenie wersji papierowej Informacji pokontrolnej, - Sporządzenie pisma informującego wnioskodawcę lub pełnomocnika o nieuwzględnieniu w całości lub w części jego zastrzeżeń zgłoszonych do Informacji pokontrolnej. KP-010-SW/1z Strona 9 z 26

10 2.1. Instrukcja postępowania na poszczególnych stanowiskach pracy Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli Przyjęcie zleceń kontroli w miejscu realizacji operacji od komórki wdrożeniowej, komórkę autoryzacji, Dyrektora komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za autoryzację PO RYBY lub osobę upoważnioną, Instytucję Zarządzającą, ARiMR (w przypadku uzasadnionych wątpliwości płatności). Przekazanie zleceń kontroli w miejscu realizacji operacji osobie wyznaczonej na kierownika zespołu kontrolującego. Zatwierdzanie dokumentów przygotowanych przez osobę wyznaczoną na kierownika zespołu kontrolującego/ pracownika upoważnionego do zatwierdzania Informacji pokontrolnych: pism informujących wnioskodawcę/beneficjenta lub pełnomocnika o terminie i zakresie kontroli w miejscu realizacji operacji (P-2b), pism przekazujących Informacje pokontrolne do wnioskodawcy lub pełnomocnika (P-4bI lub P-4bII), pism informujących wnioskodawcę lub pełnomocnika o uwzględnieniu/nieuwzględnieniu w całości lub w części zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej lub ich przekazaniu do jednostki rozpatrującej wniosek (P-6b). Zatwierdzenie wyjaśnienie niezgodności dotyczących zlecenia przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji. Osoba wyznaczona na kierownika zespołu kontrolującego Zaplanowanie terminów realizacji kontroli w miejscu realizacji operacji, Przyporządkowanie kontrolujących do kontroli w miejscu realizacji operacji, Przygotowanie druków poleceń przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji, Nadzór nad terminowością przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji, Kierownik zespołu kontrolującego zapewnia, że kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli, na wniosek lub z urzędu, jeżeli wyniki kontroli w miejscu realizacji operacji mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolującego trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli. Kontrolujący podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli w miejscu realizacji operacji okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości, co do jego bezstronności. W przypadku konieczności powtórzenia kontroli w miejscu realizacji operacji, Kierownik zapewnia, że będzie ona realizowana przez inny zespół kontrolny, Zatwierdzanie pisma przekazującego Informacje pokontrolne do IZ i komórek zlecających kontrolę (P-3b). KP-010-SW/1z Strona 10 z 26

11 Pracownik ds. kontroli Skompletowanie teczki dokumentów potrzebnych do przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji i jej przekazanie zespołowi kontrolnemu realizującym daną kontrolę w miejscu realizacji operacji. Kontrolującym przekazywane są następujące dokumenty: Polecenie kontroli w miejscu realizacji operacji, Upoważnienie do wykonywania czynności kontrolnych, Dokumenty niezbędne do przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji, Informacja pokontrolna (dwa egzemplarze), Załącznik do zlecenia kontroli w miejscu realizacji operacji zawierający elementy podlegające sprawdzeniu (dwa egzemplarze). Załącznik dołączany jest do Informacji pokontrolnej, Sporządzanie pisma (P-3b). Zawiadomienie wnioskodawcy/pełnomocnika o terminie i zakresie kontroli w miejscu realizacji operacji. Po otrzymaniu Informacji pokontrolnej: Przekazanie papierowej wersji Informacji pokontrolnej pracownikowi upoważnionemu do zatwierdzania Informacji pokontrolnych. Po zatwierdzeniu Informacji pokontrolnej Przekazanie Informacji pokontrolnej wraz z załącznikami, do IZ. Archiwizacja dokumentacji Po zakończeniu sprawy kontroli przygotowanie dokumentacji w formie papierowej i elektronicznej do archiwizacji, przekazanie teczki aktowej do Archiwum, zgodnie z obowiązującymi w SW przepisami kancelaryjno-archiwalnymi. Kontrolujący (szczegółowe informacje zostaną przekazane osobom upoważnionym do wykonywania czynności kontrolnych w Instrukcji ). Odebranie teczki dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji, Zapoznanie się ze sprawą na podstawie dostępnych materiałów lub teczki wniosku udostępnioną przez komórkę wdrożeniową lub komórkę autoryzacji, Przeprowadzenie kontroli w miejscu realizacji operacji, Sporządzenie Informacji pokontrolnej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach - jeden zabierany jest przez kontrolującego, jeden przekazywany osobie obecnej przy kontroli w miejscu realizacji operacji. Wszystkie egzemplarze Informacji pokontrolnej są podpisywane oraz parafowane na każdej stronie przez kontrolerów oraz przez osobę obecną przy kontroli w miejscu realizacji operacji. Osoba obecna przy kontroli ma prawo odmówić podpisania i/lub przyjęcia Informacji pokontrolnej. W przypadku przekazania jednego egzemplarza Informacji pokontrolnej osobie obecnej przy kontroli, potwierdza ona jego przyjęcie w odpowiednim polu formularza Informacji pokontrolnej. Kontrolujący mogą przekazać informacje pokontrolną drogą pocztową, którą podmiot kontrolowany w terminie 21 dni od jej otrzymania podpisuje i odsyła jeden podpisany KP-010-SW/1z Strona 11 z 26

12 egzemplarz kontrolującym. Podmiot kontrolowany może zgłosić pisemne uwagi do informacji pokontrolnej oraz odesłać egzemplarze w terminie 14 dni od jej otrzymania. Uwagi mogą zostać uwzględnione i sporządzona nowa informacja pokontrolna przekazana ponownie do podpisu podmiotowi kontrolowanemu. Po przeprowadzeniu kontroli w miejscu realizacji operacji: Przekazanie Informacji pokontrolnej w wersji papierowej wraz z załącznikami do akt sprawy pracownikowi komórki organizacyjnej SW zlecającej kontrolę. Wyjaśnianie ewentualnych uwag do Informacji pokontrolnej. Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona, nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli upoważniona do zatwierdzania Informacji pokontrolnych/osoba wyznaczona na kierownika zespołu kontrolującego Weryfikacja poprawności wypełnienia Informacji pokontrolnej poprzez: sprawdzenie jej kompletności, czy wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione, sprawdzenie czy wszystkie elementy ze zlecenia kontroli w miejscu realizacji operacji zostały skontrolowane, sprawdzenie poprawności numeracji załączników, sprawdzenie występowania i rodzaju zastrzeżeń zgłoszonych przez osoba obecną przy kontroli. Uwaga: Po podpisaniu Informacji pokontrolnej przez osobę obecną przy kontroli w miejscu realizacji operacji nie można w niej dokonywać żadnych zmian (również w przypadku odmowy podpisania/przyjęcia Informacji pokontrolnej przez osobę obecną przy kontroli). Jedynie podczas procesu zatwierdzania Informacji pokontrolnej możliwa jest korekta techniczna nierodząca skutków w zakresie przyznania pomocy finansowej wnioskodawcy. Zatwierdzenie Informacji pokontrolnej (parafowanie każdej strony oraz jej podpisanie). W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w Informacji pokontrolnej: Sporządzenie uwagi i wydanie dyspozycji pracownikom ds. kontroli (zespołowi kontrolnemu) do ich wyjaśnienia, Zatwierdzenie Informacji pokontrolnej, jeżeli wyjaśnienia pracowników ds. kontroli okażą się wystarczające. W przeciwnym wypadku skierowanie sprawy do ponownej kontroli w miejscu w miejscu realizacji operacji. Rozpatrzenie zastrzeżeń zgłoszonych przez osobę obecną przy kontroli w miejscu realizacji operacji. W przypadku zgłoszenia przez wnioskodawcę/pełnomocnika zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej, rozpatrzenie ich nastąpi w terminie 14 dni od daty wpłynięcia zgłoszenia do właściwego SW. W przypadku uwzględnienia/nie uwzględnienia zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej w całości lub części lub w przypadku przekazania ich do jednostki rozpatrującej wniosek należy przekazać na piśmie stanowisko zgłaszającemu te zastrzeżenia (P-6b). KP-010-SW/1z Strona 12 z 26

13 OPIS PROCEDURY OKREŚLAJĄCY NIEZBĘDNE CZYNNOŚCI, KOMÓRKI I STANOWISKA ODPOWIEDZIALNE ZA ICH WYKONANIE ORAZ OPIS PROCEDURY OKREŚLAJĄCY NIEZBĘDNE CZYNNOŚCI, KOMÓRKI I STANOWISKA ODPOWIEDZIALNE ZA ICH WYKONANIE ORAZ TERMINY KP-010-SW/1z Strona 13 z 26

14 3.2.Przebieg procesu kontroli w miejscu realizacji operacji wniosków o dofinansowanie realizacji operacji na etapie wniosków o dofinansowanie /wniosków o płatność/ realizacji umowy o dofinansowanie/ nieprawidłowości/ naruszenia prawa/związania z celem Podstawowy przebieg procesu kontroli w miejscu realizacji operacji 1. Wskazanie wniosków/ operacji do kontroli w miejscu realizacji operacji W komórce odpowiedzialnej za wdrożenie PO RYBY albo w komórce organizacyjnej odpowiedzialnej za autoryzację PO RYBY dochodzi do wskazania wniosków/ operacji do kontroli w miejscu realizacji operacji. 1.1 Wybór operacji przez pracownika ds. kontroli poprzez wprowadzenie, operacji realizowanych w ramach środka do parametrów analizy ryzyka zgodnych z zatwierdzonym Rocznym Planem Kontroli IP. 1.2 Sprawdzenie przez pracownika ds. kontroli wyznaczonego na kierownika zespołu kontrolnego wytypowanych przez pracownika ds. kontroli operacji zgodnie z analizą ryzyka. W przypadku wykrytego błędu w doborze operacji podlegających kontroli, pracownika ds. kontroli wyznaczonego na kierownika zespołu kontrolnego przekazuje ponowne wprowadzenie parametrów do analizy ryzyka przez pracownika ds. kontroli. 2. Otrzymanie zlecenia kontroli i niezbędnych dokumentów z komórki odpowiedzialnej za wdrożenie lub autoryzację Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona, nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli zlecenia kontroli w miejscu realizacji operacji wraz z dokumentacją niezbędną do jej przeprowadzenia. 3. Przekazanie zleceń kontroli osobie wyznaczonej na kierownika zespołu kontrolnego Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona, nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli przekazuje zlecenia kontroli wniosków w miejscu realizacji operacji wraz z dokumentacją osobie wyznaczonej na kierownika zespołu kontrolnego w celu zaplanowania terminów realizacji kontroli w miejscu realizacji operacji i przypisania pracownika ds. kontroli, który będzie ją realizował wraz z kierownikiem zespołu. KP-010-SW/1z Strona 14 z 26

15 4. Zaplanowanie kontroli i przekazanie harmonogramu pracownikowi ds. kontroli Wyznaczony kierownik zespołu kontrolnego dokonuje rozplanowania kontroli w miejscu realizacji operacji planując termin kontroli i realizującego pracownika ds. kontroli. Przygotowanie upoważnienia do wykonywania czynności kontrolnych. 5. Powiadomienie wnioskodawcy/pełnomocnika o terminie i zakresie kontroli w miejscu realizacji operacji Pracownik ds. kontroli/ osoba wyznaczona na kierownika zespołu kontrolującego powiadamia wnioskodawcę/pełnomocnika o terminie i zakresie kontroli w miejscu realizacji operacji nie później niż na 5 dni przed jej przeprowadzeniem poprzez wysłanie listu poleconego, faxu lub skorzystanie z innego kanału komunikacyjnego umożliwiającego kontakt z beneficjentem (proponowane jest potwierdzenie czy dotarło do beneficjenta zawiadomienia o kontroli drogą telefoniczną). Dodatkowo wnioskodawcę/pełnomocnika należy powiadomić telefonicznie o planowanym terminie kontroli, lecz nie później niż na 5 dni przed jej przeprowadzeniem z wyłączeniem operacji, w których doszło do naruszenia prawa lub o których SW powziął wątpliwość odnośnie realizowanej przez beneficjenta operacji (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 04 września 2009 r. w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania przez instytucję zarządzającą kontroli w odniesieniu do instytucji pośredniczących oraz operacji realizowanych w ramach programu operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich (Dz. U. Nr 147, poz. 1191). 6. Skompletowanie dokumentów. Pracownik ds. kontroli kompletuje teczkę dokumentów potrzebnych do przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji tj. sprawdza czy komórka wdrożeniowa i komórka autoryzacji przekazała kompletną dla danej operacji dokumentację. W przypadku kontroli doraźnych lub kontroli wykonywanych przy zastosowaniu metody analizy ryzyka pracownik ds. kontroli kompletuje dokumentację samodzielnie od komórki wdrożeniowej lub autoryzacji. 7. Zapoznanie się ze sprawą, wyjazd w teren. Zespół kontrolny po dokładnym zapoznaniu się ze sprawą wyjeżdżają w teren w celu przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji. 8. Przeprowadzenie kontroli w miejscu realizacji operacji. Zespół kontrolny w obecności wnioskodawcy lub pełnomocnika lub osoby posiadającej pisemne pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy lub osoby reprezentującej, przeprowadza kontrolę w miejscu realizacji operacji. Obecność ww. osoby podczas kontroli w miejscu realizacji operacji jest obligatoryjna. Zakres wykonywanej kontroli w miejscu realizacji operacji obejmuje elementy zlecone przez komórkę organizacyjną odpowiedzialną za wdrażania PO RYBY lub komórkę organizacyjną odpowiedzialną za autoryzację PO RYBY lub przez IZ. Wraz ze zleceniem kontroli w miejscu realizacji operacji ww. komórek /organizacyjnych przekazuje elementy podlegające takiej weryfikacji dla każdego wskazanego wniosku lub etapu operacji. KP-010-SW/1z Strona 15 z 26

16 W przypadku, gdy przy kontroli w miejscu realizacji operacji obecna jest osoba posiadająca pisemne pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy podczas kontroli, należy pełnomocnictwo dołączyć do Informacji pokontrolnej. 9. Sporządzenie Informacji pokontrolnej Z przeprowadzonej kontroli w miejscu realizacji operacji pracownicy ds. kontroli sporządzają Informację pokontrolną w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w wersji papierowej na formularzu, jaki otrzymali wraz z poleceniem przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji (oraz w miarę możliwości w formie elektronicznej). Osoba obecna przy kontroli w miejscu realizacji operacji oraz zespół kontrolny realizujący kontrolę w miejscu realizacji operacji parafują wszystkie strony i podpisują wszystkie egzemplarze Informacji pokontrolnej. Osoba obecna przy kontroli w miejscu realizacji operacji może wnieść swoje uwagi dotyczące przeprowadzonej kontroli w miejscu realizacji operacji w odpowiednim polu w Informacji pokontrolnej lub zgłosić zastrzeżenia na piśmie. Osoba obecna przy kontroli w miejscu realizacji operacji ma prawo odmówić podpisania i/lub przyjęcia Informacji pokontrolnej. W przypadku odmowy potwierdzenia odbioru Informacji pokontrolnej, wszystkie jej egzemplarze przekazywane są przez kontrolujących do komórki organizacyjnej zlecającej kontrolę z odpowiednią notatką służbową. 10. Przekazanie osobie obecnej przy kontroli w miejscu realizacji operacji Informacji pokontrolnej Po podpisaniu i parafowaniu Informacji pokontrolnej kontrolujący jeden egzemplarz przekazują osobie obecnej przy kontroli w miejscu realizacji operacji, jeden zabierają ze sobą. W przypadku, gdy osoba obecna przy kontroli odbierze jeden egzemplarz Informacji pokontrolnej, zobowiązana jest potwierdzić jej odbiór na egzemplarzu przekazywanym przez kierownika zespołu kontrolnego. W przypadku odmowy potwierdzenia odbioru Informacji pokontrolnej oba egzemplarze przekazywane są przez kontrolujących do komórki organizacyjnej zlecającej kontrolę z odpowiednią notatką służbową. 11. Przekazanie Informacji pokontrolnej do komórki organizacyjnej zlecającej kontrolę lub złożenia w aktach Informacji pokontrolnej w przypadku kontroli operacji w okresie związania z celem Po przeprowadzeniu kontroli w miejscu realizacji operacji pracownicy ds. kontroli przekazują Informację pokontrolną w wersji papierowej do komórce organizacyjnej zlecającej kontrolę. Przekazanie Informacji pokontrolnej następuje niezwłocznie po zakończeniu kontroli w miejscu realizacji operacji. Termin ten może być przesunięty w sytuacji, kiedy kontrolujący nie wraca do SW z powodu przeprowadzania kilku kontroli w miejscu realizacji operacji w danym regionie. W takim przypadku przekazanie Informacji pokontrolnych nastąpi niezwłocznie po powrocie do SW. 12. Przekazanie papierowej wersji Informacji pokontrolnej do zatwierdzenia Kierownik zespołu kontrolnego przekazuje papierową wersję Informacji pokontrolnej Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli do jej zatwierdzenia. KP-010-SW/1z Strona 16 z 26

17 13. Sprawdzenie poprawności sporządzenia papierowej wersji Informacji pokontrolnej oraz weryfikacja zastrzeżeń wnioskodawcy do Informacji pokontrolnej Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli sprawdza, czy Informacja pokontrolna w wersji papierowej sporządzona jest poprawnie, tzn.: sprawdza jej kompletność, czy wszystkie obowiązkowe pola są wypełnione, sprawdza czy wszystkie elementy ze zlecenia zostały skontrolowane, sprawdza poprawność numeracji załączników, sprawdza występowanie i rodzaj zastrzeżeń zgłoszonych przez osobę obecną przy kontroli w miejscu realizacji operacji do Informacji pokontrolnej. Sprawdzenie poprawności Informacji pokontrolnej odbywa się niezwłocznie po otrzymaniu jej od Kierownik zespołu kontrolnego. 14. Zatwierdzenie papierowej wersji Informacji pokontrolnej Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli zatwierdza papierową wersję Informacji pokontrolnej. Zatwierdzenie Informacji pokontrolnej odbywa się niezwłocznie po otrzymaniu jej od Kierownik zespołu kontrolnego. 15. Przygotowanie i przesłanie dokumentów do komórki zlecającej kontrolę Zatwierdzoną Informację pokontrolną kierownik zespołu kontrolnego przesyła Informację pokontrolną wraz z załącznikami, upoważnieniem do wykonywania czynności kontrolnych, kopią pisma informującego o kontroli w miejscu realizacji operacji (wraz z potwierdzeniem nadania) do komórki SW zlecającej kontrolę. Przekazanie odbywać się będzie zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Przebieg alternatywny procesu kontroli w miejscu realizacji operacji A. Kontrola w miejscu realizacji operacji nie doszła do skutku Kroki od 1 do 7 przebiegu podstawowego A1. Sporządzenie Informacji pokontrolnej z zaznaczeniem nie przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji. Pracownik ds. kontroli wypełnia Informację pokontrolną, w której zaznacza, że kontrola w miejscu realizacji operacja nie doszła do skutku i podaje powód jej nie przeprowadzenia. Po powrocie z terenu wszystkie egzemplarze Informacji pokontrolnej wyznaczony kierownik zespołu kontrolnego przekazuje komórce zlecającej kontrolę. Pracownik ds. kontroli/ kierownik zespołu kontrolnego przesyła wnioskodawcy/pełnomocnikowi jeden egzemplarz Informacji pokontrolnej listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (pismo P-4bII). Potwierdzenie doręczenia lub Informacja pokontrolna (w przypadku odmowy odbioru przesyłki) przekazywane jest do komórki zlecającej. Przejście do kroku 11 przebiegu podstawowego B. Osoba obecna przy kontroli w miejscu realizacji operacji odmówiła podpisania i odebrania Informacji pokontrolnej KP-010-SW/1z Strona 17 z 26

18 Kroki od 1 do 9 przebiegu podstawowego B1. Przesłanie wnioskodawcy/beneficjentowi Informacji pokontrolnej W sytuacji, kiedy osoba obecna przy kontroli w miejscu realizacji operacji odmówiła przyjęcia Informacji pokontrolnej, osoba upoważniona do wykonywania czynności kontrolnych umieszcza informacje o przyczynach odmowy przyjęcia Informacji pokontrolnej. Po powrocie z terenu przekazuje wszystkie egzemplarze Informacji pokontrolnej komórce zlecającej kontrolę. Pracownik ds. kontroli przesyła osobie obecnej przy kontroli w miejscu realizacji operacji jeden egzemplarz Informacji pokontrolnej listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (pismo 4bI/04/A). Potwierdzenie doręczenia lub Informacja pokontrolna (w przypadku odmowy odbioru przesyłki) przekazywane jest do komórki zlecającej kontrolę. Powrót do kroku 11 przebiegu podstawowego C. Informacja pokontrolna została sporządzona niepoprawnie Kroki od 1 do 14 przebiegu podstawowego C1. Sporządzenie uwag do Informacji pokontrolnej Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli upoważniony do zatwierdzania Informacji pokontrolnych sporządza uwagi do Informacji pokontrolnej, po czym wydaje dyspozycje zespołowi kontrolnemu do ich wyjaśnienia. C2. Wyjaśnienie uwag do Informacji pokontrolnej Zespół kontrolny zapoznają się ze sporządzonymi uwagami i przygotowują wyjaśnienie. Przejście do kroku 14 przebiegu podstawowego D. Informacja pokontrolna z błędami, wniosek skierowany do ponownej kontroli. Kroki od 1 do 15 przebiegu podstawowego D1. Podjęcie decyzji o ponownej kontroli w miejscu realizacji operacji. Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli upoważniony do zatwierdzania Informacji pokontrolnych po zapoznaniu się z Informacją pokontrolną i stwierdzeniu uchybień podejmuje decyzję o konieczności przeprowadzenia ponownej wizytacji w terenie. Powrót do kroku 4 przebiegu podstawowego E. Osoba obecna przy kontroli zgłasza uwagi do Informacji pokontrolnej Kroki od 1 do 14 przebiegu podstawowego W formularzu Informacji pokontrolnej wyznaczone są miejsca na uwagi osoby obecnej przy kontroli. W polach tych osoba obecna przy kontroli może wpisać wszystkie swoje uwagi nt. nieprawidłowości w realizacji kontroli. KP-010-SW/1z Strona 18 z 26

19 E1. Rozpatrzenie uwag i w uzasadnionych wypadkach wezwanie kontrolujących do złożenia wyjaśnień Kontrolujący zapoznają się ze sporządzonymi uwagami i przygotowują pisemne wyjaśnienie. Przejście do kroku 15 przebiegu podstawowego F. Wnioskodawca/pełnomocnik zgłasza pisemne zastrzeżenia do informacji zawartych w Informacji pokontrolnej. F1. W przypadku uznania zastrzeżeń bez potrzeby powtórzenia kontroli, Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli upoważniony do zatwierdzania Informacji pokontrolnych, wprowadza i zatwierdza zmiany w elektronicznej wersji Informacji pokontrolnej. Zastrzeżenia wnioskodawcy wraz z informacją o ich uwzględnieniu, zostają przesłane do komórki organizacyjnej zlecającej kontrolę zgodnie z instrukcją kancelaryjną, w celu ich dołączenia do teczki wniosku. Do wnioskodawcy/pełnomocnika wysyłane jest pismo o wynikach rozpatrzenia zgłoszonych zastrzeżeń P-6b. F2. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń - wysłanie pisma do wnioskodawcy o ich nieuwzględnieniu. Zastrzeżenia wnioskodawcy wraz z informacją o ich nie uwzględnieniu, zostają przesłane do komórki organizacyjnej zlecającej kontrolę w celu ich dołączenia do teczki wniosku. F3. W przypadku uznania zastrzeżeń i potrzeby powtórzenia kontroli w terenie, następuje skierowanie wniosku do ponownej kontroli, w trakcie której weryfikacji podlegają jedynie elementy, do których zastrzeżenia wniósł wnioskodawca/pełnomocnik (w takich przypadkach w trakcie kontroli powstaje Informacja pokontrolna, do którego załącznikiem jest dokument Rozpatrzenie zastrzeżeń zgłoszonych przez wnioskodawcę/beneficjenta/pełnomocnika (Zał. R-1/04/a/RZ). Zastrzeżenia zostają przesłane do komórki organizacyjnej zlecającej kontrolę w celu dołączenia do teczki wniosku wraz z informacją o uznaniu zastrzeżenia i skierowaniu wniosku do powtórnej kontroli. F4. W przypadku zgłoszenia przez wnioskodawcę/pełnomocnika zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej po jego zatwierdzeniu przez osobę upoważnioną do zatwierdzenia protokołów w Samodzielnym stanowisku prac ds. kontroli, zostają one przesłane do komórki organizacyjnej zlecającej kontrolę. Wysłanie do wnioskodawcy/pełnomocnika pisma informującego o przekazaniu zastrzeżeń do jednostki rozpatrującej wniosek (pismo P-6b). G. Zlecenie przeprowadzenia kontroli wymaga wyjaśnienia. G1. W przypadku, gdy zlecenie przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji jest nieprecyzyjne Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli zwraca się do jednostki przekazującej zlecenie z prośbą o wyjaśnienie niejasności i ewentualne uzupełnienie zlecenia. KP-010-SW/1z Strona 19 z 26

20 3.2.2.Reguły związane z przebiegiem procedury R1.W Informacji pokontrolnej podpisanej przez kontrolujących (i jednostkę kontrolowaną) nie można dokonywać żadnych zmian (również w przypadku nieprzyjęcia lub niepodpisania Informacji pokontrolnej przez osobę obecną przy kontroli w miejscu realizacji operacji). Jedynie podczas procesu zatwierdzania Informacji pokontrolnej możliwa jest korekta techniczna nierodząca skutków w zakresie przyznania pomocy finansowej beneficjentowi. R2.Pracownik zlecający kontrolę udostępnia teczkę wniosku pracownikom z Samodzielnego stanowisko pracy ds. kontroli w celu zapoznania się ze sprawą. R3. Kontrole w miejscu realizacji operacji przeprowadzane są przez pracowników z Samodzielnego stanowisko pracy ds. kontroli. R4.Informacja pokontrolna sporządzana jest w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. R5.Proces kontroli w miejscu realizacji operacji na zlecenie jest realizowany w terminie 14 dni roboczych od daty otrzymania zlecenia kontroli w miejscu realizacji operacji. R6.W przypadku, gdy przy kontroli w miejscu realizacji operacji obecna jest osoba posiadająca pisemne pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy podczas kontroli, należy to pełnomocnictwo dołączyć do Informacji pokontrolnej. R7.Całość dokumentacji związanej z procesem kontroli w miejscu realizacji operacji przekazywana jest do komórki zlecającej kontrolę po zatwierdzeniu Informacji pokontrolnej. R8.Uwagi wnoszone są przez osobę obecną przy kontroli w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych (przed wypełnieniem Informacji pokontrolnej Podpisanie Informacji pokontrolnej ). Kontrolujący weryfikuje uwagi i ustosunkowuje się do nich przed zakończeniem czynności kontrolnych. Zastrzeżenia zgłaszane są przez wnioskodawcę/pełnomocnika po zakoń czeniu czynności kontrolnych (po wypełnieniu Informacji pokontrolnej Podpisanie Informacji pokontrolnej ) przed podpisaniem Informacji pokontrolnej przez osobę obecną przy kontroli. Zastrzeżenia zgłaszane są w formie pisemnej w terminie 14 dni od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej. R9.W uzasadnionych przypadkach proces kontroli w miejscu realizacji operacji może ulec wydłużeniu poza 14 dni. R10.W przypadku, gdy podczas realizacji kontroli na miejscu stwierdzona zostanie nieprawidłowość nieopisana kodami pokontrolnymi/zakresem kontroli, ale spełniająca definicję nieprawidłowości, która zgodnie z brzmieniem art. 1a Rozporządzenia Komisji (WE) 1681/94 z dnia r. dotyczącym nieprawidłowości oraz odzyskiwania kwot wypłaconych nieprawidłowo w związku z finansowaniem polityki strukturalnej i organizacją systemu informacji w tej dziedzinie oznacza jakiekolwiek naruszenie przepisów prawa wspólnotowego wynikającego z działania lub zaniedbania ze strony podmiotu gospodarczego, które spowodowało lub mogło spowodować szkodę w ogólnym budżecie Wspólnot Europejskich z związku z finansowaniem nieuzasadnionego wydatku z budżetu Wspólnoty, należy w Protokole z czynności kontrolnych w Formularzu ustaleń końcowych w polu Uwagi Inspektorów Terenowych ująć odpowiednie zapisy. Można załączyć do protokołu odpowiednią notatkę. R11.Każdy pracownik SW po powzięciu informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości (np. donos, podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości przez KP-010-SW/1z Strona 20 z 26

21 pracownika SW), jeżeli nie jest pracownikiem jednostki/komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za autoryzację wniosku ma obowiązek przekazać niezwłocznie taką informację do właściwej jednostki/komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za weryfikację/autoryzację wniosku celem przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i podjęcia rozstrzygnięcia czy nieprawidłowość wystąpiła. KP-010-SW/1z Strona 21 z 26

22 3.2.3.Schemat blokowy procesu kontroli w miejscu realizacji operacji (kontrole na zlecenie na etapie wniosku o dofinansowanie, wniosku o płatność, realizacji umowy o dofinansowanie, naruszenie prawa, nieprawidłowości). Etap Czynność Komórka/ jednostka organizacyjna oraz maksymalna liczba dni potrzebnych na realizację etapu Stanowisko/Komórka Organizacyjna Stosowane wzory dokumentów 1. Wskazanie wniosków do kontroli w miejscu realizacji operacji komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za autoryzację PO RYBY Pracownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za autoryzację PO RYBY Strona 22 z 26 KP-010-SW/1z

23 2. Otrzymanie zlecenia kontroli w miejscu realizacji operacji i niezbędnych dokumentów z komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za autoryzację PO RYBY Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli Przekazanie zleceń kontroli w miejscu realizacji operacji osobie wyznaczonej na kierownika zespołu kontrolnego Zaplanowanie kontroli w miejscu realizacji operacji. Przygotowanie upoważnienia do wykonywania czynności kontrolnych. Powiadomienie wnioskodawcy o terminie i zakresie kontroli w miejscu realizacji operacji (z wyłączeniem kontroli zw. z naruszeniem prawa lub w przypadku uzasadnionego podejrzenia nieprawidłowościami wystąpienia nieprawidłowości zgodnie z 21 ust. 3 rozporządzenia Ministra RiRW z dnia 04 września 2009 r. Dz. U. Nr 147, poz. 1191)). 6. Skompletowanie i przekazanie dokumentów pracownikowi ds. kontroli 7, 8. Zapoznanie się ze sprawą, wyjazd w teren, przeprowadzenie kontroli w miejscu realizacji operacji Przeprowadzenie kontroli w miejscu realizacji operacji 9, Sporządzenie i podpisanie Informacji pokontrolnej Podpisanie Informacji pokontrolnej przez osobę obecną przy kontroli Kontrola w miejscu realizacji operacji nie doszła do skutku Odmowa podpisania Informacji pokontrolnej przez osobę obecną przy kontroli 10 Przekazanie Informacji pokontrolnej osobie obecnej przy kontroli. 11. Przyjęcie Informacji pokontrolnej przez osobę obecną przy kontroli Odmowa przyjęcia Informacji pokontrolnej przez osobę obecną przy kontroli Przekazanie Informacji pokontrolnej beneficjentowi w przypadku nie odebrania informacji pokontrolnej Przesłanie wnioskodawcy jednego egzemplarza Informacji pokontrolnej listem poleconym Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli 14 dni roboczych 12. Przekazanie papierowej wersji Informacji pokontrolnej do zatwierdzenia KP-010-SW/1z Strona 23 z 26 Kierownik zespołu kontrolnego - Kierownik zespołu kontrolnego Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli lub inna osoba upoważniona w SW upoważnienie Pracownik ds. kontroli / Kierownik zespołu kontrolnego Dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wdrażania PO RYBY lub osoba upoważniona nadzorująca Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli Kierownik zespołu kontrolnego Pracownik ds. kontroli / Kierownik zespołu kontrolnego P 1b P 2b Upoważnienie, R 1b Zespół kontrolny - - Zespół kontrolny - R 1b Zespół kontrolny - - Zespół kontrolny R 1b Zespół kontrolny - - Kierownik zespołu kontrolnego Pracownik ds. kontroli Kierownik zespołu kontrolnego R 1b P 4bI

24 3.2.4.Schemat blokowy procesu wyboru operacji do kontroli w miejscu metoda analizy ryzyka (kontrola związania z celem) Etap Czynność Komórka/ jednostka organizacyjna oraz maksymalna liczba dni potrzebnych na realizację etapu Stanowisko/Komórka Organizacyjna Stosowane wzory dokumentów 1.1. Wybór operacji, wprowadzenie parametrów analizy ryzyka, zgodnie z zamieszczonymi w Rocznym Planie Kontroli zatwierdzonym przez IZ. Pracownik ds. kontroli Parametry zgodne z zatwierdzonym RPK IP 1.2. Ponowne wprowadzenie parametrów analizy ryzyka, sprawdzenie zgodności wprowadzonych parametrów analizy ryzyka. Zatwierdzenie wprowadzonych parametrów Niezgodność wprowadzonych parametrów Samodzielne stanowisko pracy ds. kontroli Pracownik ds. kontroli wyznaczony na Kierownik zespołu kontrolnego Parametry zgodne z zatwierdzonym RPK IP Powrót do kroku 1. Dalej jak w schemacie od pkt 4 KP-010-SW/1z Strona 24 z 26

25 4. DOKUMENTY

26 4. Dokumenty Symbol dokumentu Nazwa Opis dokumentu U-01 P-1b P-2b Upoważnienie do wykonywania czynności kontrolnych Harmonogram przeprowadzania kontroli w miejscu realizacji operacji Pismo informujące wnioskodawcę/beneficjenta o terminie i zakresie kontroli w miejscu realizacji projektu Wzór upoważnienia do wykonywania czynności kontrolnych dla kontrolującego, którym posługiwał będzie się w terenie podczas kontroli w miejscu realizacji operacji. Jest to upoważnienie imienne, sporządzane indywidualnie dla każdej osoby do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Upoważnienie wydawane jest jednorazowo do przeprowadzenia danej kontroli w miejscu realizacji operacji. Harmonogram realizacji kontroli w miejscu realizacji operacji przygotowywany przez osobę wyznaczoną na kierownika zespołu kontrolnego. Zawiera terminy realizacji kontroli w miejscu realizacji operacji u poszczególnych wnioskodawców/beneficjentów oraz nazwiska pracowników ds. kontroli realizujących te kontrole. Pismo informujące wnioskodawcę/beneficjenta o terminie i zakresie kontroli w miejscu realizacji projektu. Pismo przekazywane jest listem poleconym. R-1b Informacja pokontrolna Dokument sporządzany przez kontrolerów podczas kontroli w miejscu realizacji operacji. P-3b P-4bI P-4bII P-6b Pismo przekazujące Informację pokontrolną do komórki zlecającej kontrolę oraz do IZ Pismo przekazujące Informację pokontrolną wnioskodawcy/beneficjento wi/pełnomocnikowi Pismo przekazujące Informację pokontrolną wnioskodawcy/beneficjento wi/pełnomocnikowi Pismo informujące wnioskodawcę/beneficjenta/ pełnomocnika o uwzględnieniu/nieuwzględn ieniu zastrzeżeń Pismo przekazujące do komórki zlecającej kontrolę oraz do IŻ Informację pokontrolną wraz z załącznikami. Pismo przekazujące wnioskodawcy, beneficjentowi lub pełnomocnikowi Informację pokontrolną listem poleconym w przypadku, kiedy niemożliwe było przekazanie jej bezpośrednio po zakończeniu kontroli. Pismo przekazujące wnioskodawcy lub pełnomocnikowi egzemplarz Informacji pokontrolnej listem poleconym w przypadku nie przeprowadzenia kontroli w miejscu realizacji operacji. Pismo informujące wnioskodawcę/beneficjenta/ pełnomocnika o uwzględnieniu / nieuwzględnieniu w całości lub w części jego zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej lub ich przekazaniu do jednostki rozpatrującej wniosek. Zał. R-1 lit. a- e i pkt 2 Załącznik do Informacji pokontrolnej Załącznik do Informacji pokontrolnej, sporządzany w trakcie kontroli przeprowadzanej w celu weryfikacji zastrzeżeń zgłoszonych przez wnioskodawcę/ beneficjenta/pełnomocnika. KP-010-SW/1z Strona 26 z 26