KSIĄŻKA PROCEDUR Program Rozwoju Obszarów Wiejskich

Transkrypt

1 Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Al. Jana Pawła II nr 70; Warszawa KSIĄŻKA PROCEDUR Program Rozwoju Obszarów Wiejskich OBSŁUGA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ DLA DZIAŁANIA 4.1/413 WDRAŻANIE LOKALNYCH STRATEGII ROZWOJU DLA MAŁYCH PROJEKTÓW TJ. OPERACJI, KTÓRE NIE ODPOWIADAJĄ WARUNKOM PRZYZNANIA POMOCY W RAMACH DZIAŁAŃ OSI 3, ALE PRZYCZYNIAJĄ SIĘ DO OSIĄGNIĘCIA CELÓW TEJ OSI W RAMACH PROW WERSJA ZATWIERDZONA 1 Data wejścia w życie:..200 r.

2 Opracowanie: Data: Podpis i pieczęć: r. Monika Cichosz Osoby przygotowujące dokument r r. Joanna Zaremba Marzena Cieślak r. Krzysztof Kołodziejak Dyrektor Departamentu Działań Delegowanych r. T. Beata Jekiełek Zatwierdzenie: Data: Podpis i pieczęć: Zastępca Prezesa ARiMR r. Zofia Szalczyk Zmiany dokumentu: Lp. Data Imię i nazwisko Wersja Opis i referencja do poprzedniej wersji Marzena Cieślak, Joanna Zaremba, Monika Cichosz 1.1 r Utworzenie pierwszej wersji roboczej Marzena Cieślak, Joanna Zaremba, Monika Cichosz Marzena Cieślak, Joanna Zaremba, Monika Cichosz Marzena Cieślak, Joanna Zaremba, Monika Cichosz 1.2 r Wprowadzenie uwag zgłoszonych przez Departamenty ARiMR 1.3 r Wprowadzenie uwag zgłoszonych przez Departamenty ARiMR 1 z Zatwierdzenie Książki Procedur

3 Spis treści: 1. PROCEDURY Procedura rozpatrywania wniosku o płatność (WoP) dla działania 4.1/413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju dla operacji, które nie odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działań osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej osi i będą realizowane na obszarze objętym LSR małe projekty w ramach PROW Przedmiot procedury Obszar Funkcja Przebieg procesu Sporządzenie, wysłanie pisma Weryfikacja wstępna wniosku Weryfikacja kompletności i poprawności wniosku, zgodności z umową, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Wizytacja w miejscu/ Kontrola na miejscu Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji Odmowa wypłaty pomocy Wydłużenie terminu rozpatrywania wniosku Przywrócenie terminu wykonania czynności Wystawienie zlecenia płatności (zaliczka) Załączniki CZYNNOŚCI WYKONYWANE NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH PRACY ZAŁĄCZNIKI Spis treści Strona 3 z 43

4

5 1. PROCEDURY

6

7 1. PROCEDURY 1.1. Procedura rozpatrywania wniosku o płatność (WoP) dla działania 4.1/413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju dla operacji, które nie odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działań osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej osi i będą realizowane na obszarze objętym LSR małe projekty w ramach PROW Przedmiot procedury Procedura rozpatrywania wniosku o płatność dla działania 4.1/413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju dla operacji, które nie odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działań osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej osi i będą realizowane na obszarze objętym LSR małe projekty Obszar Procedura rozpatrywania wniosku o płatność dotyczy działania 4.1/413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju dla operacji, które nie odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działań osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej osi i będą realizowane na obszarze objętym LSR małe projekty Funkcja Procedura przedstawia przebieg procesu rozpatrywania wniosku o płatność dla działania 4.1/413 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju dla operacji, które nie odpowiadają warunkom przyznania pomocy w ramach działań osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej osi i będą realizowane na obszarze objętym LSR małe projekty w ramach PROW , pracowników zaangażowanych w proces oraz wykorzystywane wzory dokumentów. 1. Strona 7 z 43

8 Przebieg procesu Sporządzenie, wysłanie pisma Decyzja o konieczności sporządzenia pisma Sporządzenie i parafowanie pisma P-2/210 kancelaryjny/ Sporządzenie i parafowanie pisma Osoba upoważniona do podpisania pisma Podpisanie pisma P-3/210 Osoba upoważniona do podpisania pisma Podpisanie pisma P-1/210 kancelaryjny Rejestracja i wysłanie/ przekazanie pisma P-4/210 kancelaryjny Rejestracja i wyslanie pisma P-5/210 Pismo zostało wysłane/ przekazane Pismo zostało wysłane P-6/210 P-7/210 P-8/210 P-9/210 P-10/210 P-11/210 P-12/210 P-13/210 P-14/210 P-15/ Strona 8 z 43

9 Weryfikacja wstępna wniosku Złożono WoP kancelaryjny Przyjęcie WoP WoP kancelaryjny/ Potwierdzenie przyjęcia wniosku na kopii jego pierwszej strony Kopia WoP kancelaryjny/ Nadanie znaku sprawy WoP kancelaryjny/ Ostemplowanie oraz sporządzenie kopii faktur/ dokumentów Faktury / Dokumenty Kopie Faktur / Dokumentów kancelaryjny/ Wydanie potwierdzenia przyjęcia WoP Kopia pierwszej strony WoP Sprawdzenie w Rejestrze Podmiotów Wyklucz. przy użyciu wsparcia informatycz. Jest możliwe Nie jest możliwe Sporządzenie i wysłanie pisma P-1/210 Pismo w sprawie Rejestru Podmiotów Wykluczonych zostało wysłane Przyjęcie pisma z ARiMR w sprawie Rejestru Podmiotów Wykluczonych Pismo z ARiMR w sprawie Rejestru Podmiotów Wykluczonych Sprawdzenie czy Beneficjent podlega wykluczeniu z otrzymania pomocy WoP Wynik wstępnej wniosku Część A Pismo z ARiMR w sprawie Rejestru Podmiotów Wykluczonych 1. Strona 9 z 43

10 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego WoP kwalifikuje sie do dalszej oceny WoP nie kwalifikuje sie do dalszej oceny Weryfikacja wniosku o płatność Część B Odmowa wypłaty pomocy Część F 1. Strona 10 z 43

11 Weryfikacja kompletności i poprawności wniosku, zgodności z umową, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Weryfikacja wtępna wniosku Cześć A Cześć B Weryfikacja wniosku Część B1- B Sporządzenie i wysłanie pisma P-14/210 Sprawdzenie czy WoP jest wnioskiem o płaność ostateczną WoP nie jest wnioskiem o płatność ostateczną WoP jest wnioskiem o płaność ostateczną Weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Część B5 Wstępny wynik Część B6 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjecie decyzji przez zatwierdzającego WoP kwalifikuje się do dalszej oceny WoP wymaga uzupełnienia/ wyjaśnienia WoP kwalifikuje się do odmowy wypłaty pomocy Określenie zakresu I uzupełnień/ wyjaśnień Część C I Sporządzenie i wysłanie pisma P-12/ Sporządzenie i wysłanie pisma P-2/ Odmowa wypłaty pomocy Część F Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu Część D Otrzymanie zwrotnego potwierdzenia odbioru pisma P-2/210 Weryfikacja otrzymanych I uzupełnień/ wyjaśnień P-2/210 Wynik po I uzupełnieniach/ wyjaśnieniach Część C II 1. Strona 11 z 43

12 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego WoP jest kompletny i kwalifikuje się do dalszej oceny WoP wymaga II uzupełnień/ wyjaśnień WoP kwalifikuje sie do odmowy wypłaty pomocy Określenie zakresu II uzupełnień/ wyjaśnień Część C III Odmowa wypłaty pomocy Część F Sporządzenie i wysłanie pisma P-2/210 Otrzymanie zwrotnego potwierdzenia odbioru pisma P-2/210 P-2/210 Weryfikacja wyniku II uzupełnień/ wyjaśnień Praocownik Wynik wniosku Część C V Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego WoP kwalifikuje sie do dalszej oceny i nie wymaga korekty k.k. WoP kwalifikuje sie do dalszej oceny i wymaga korekty k.k. WoP kwalifikuje się do odmowy wypłaty pomocy Sporządzenie i wysłanie pisma P-12/ Odmowa wypłaty pomocy Część F Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu Część D 1. Strona 12 z 43

13 Wizytacja w miejscu/ Kontrola na miejscu Weryfikacja wniosku o płatność Część B, C Operacja o charakterze nieinwestycyjnym Operacja o charakterze inwestycyjnym Weryfikacja w przypadku operacji nieinwestycyjnych Weryfikacja w przypadku operacji inwestycyjnych Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Decyzja o kontroli została podjęta Decyzja o kontroli/ wizytacji została podjęta Kontrola/ wizytacja jest wymagana Kontrola/ wizytacja nie jest wymagana Określenie elementów kontroli/ wizytacji Korekta rachunkowa Część E Sporządzenie i wysłanie pisma P-8/210 Przeprowadzenie kontroli/ wizytacji zgodnie z Procedurą KP ARiMR Analiza raportu z kontroli/ wizytacji Sprawdzenie czy wyjaśnienia są niezbędne Część D III Raport z czynności kontrolnych RK-01/ Strona 13 z 43

14 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Decyzja w sprawie wyjaśnień podjęta WoP wymaga wyjaśnień WoP nie wymaga wyjaśnień Określenie zakresu wyjaśnień Część D IV Weryfikacja wyniku kontroli/ wizytacji Część D V Sporządzenie i wysłanie pisma P-9/210 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych Otrzymanie zwrotnego potwierdzenia odbioru pisma P-9/210 P-9/210 zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Wyjaśnienie od Beneficjenta wpłynęło Wyjaśnienie od Beneficjenta nie wpłynęło kancelaryjny/ Przyjęcie wyjaśnień Wynik wizytacji w miejscu Weryfikacja wyjaśnień Weryfikacja wyniku kontroli/ wizytacji Część DV WoP nie wymaga korekty k.k. - Wniosek kwalifikuje się dalszej oceny Korekta rachunkowa Część E2 WoP wymaga korekty k.k - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny Korekta rachunkowa Cześć E1, E2 WoP nie kwalifikuje się do dalszej oceny Odmowa wypłaty pomocy Część F Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego 1. Strona 14 z 43

15 Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji Ocena wniosku Część B i C Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu Część D WoP kwalifikuje się do dalszej oceny -wymaga/ nie wymaga korekty k.k Korekta kwoty k.k. i kwoty wnioskowanej do refun. wymagana Korekta kwoty k.k. i kwoty wnioskowanej do refun. nie wymagana Wypełnienie tabeli Części E1 karty Część E1 karty wypełniona Wypełnienie tabeli Części E2 karty zatwierdzający Sprawdzenie czy dokonano całkowitej korekty kwoty pomocy Dokonano całkowitej korekty kwoty pomocy Nie dokonano całkowitej korekty kwoty pomocy Sporządzenie i wysłanie pisma P-7/210 Sporządzenie zlecenia płatności Pismo inf. o całkowitej korekcie kwoty pomocy wysłano Sprawdzenie zlecenia płatności Zlecenie płatności wraz z załącznikiem wzór KP ARiMR zatwierdzający Zatwierdzenie zlecenia płatności Sporządzenie i wysłanie pisma P-6/210 P-10/ Strona 15 z 43

16 Pismo oraz zlecenie płatności zostało wysłane do DK ARiMR Dane ze zlecenia płatności zostały wysłane w formie elektronicznej do DK Procedury księgowe ARiMR Procedura dokonywania płatności ARiMR Przyjęto inf. o realizacji zlecenia płatności przez Dep. Finansowy ARiMR Beneficjent korzystał z wyprzedzającego finansowania Beneficjent nie korzystał z wyprzedzającego finansowania Sprawdzenie czy kwota wyprzedz.finansowania była nadmiernie wypłacona Część E3 Kwota wyprzedzającego finansowania była nadmiernie wypłacona Kwota wyprzedzającego finansowania nie była nadmiernie wypłacona Sporządzenie dok. inicjującego dochodzenie należności (wzór w KP ARiMR) Zakończenie Wysłanie dokumentów do DZN ARiMR Dokumenty zostały wysłane 1. Strona 16 z 43

17 Odmowa wypłaty pomocy Weryfikacja wstępna wniosku Cześć A Ocena wniosku o płatność Część B i C Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu Część D WoP nie kwalifikuje sie do dalszej oceny WoP nie kwalifikuje się do dalszej oceny WoP nie kwalifikuje się do dalszej oceny Podanie przyczyny Odmowy wypłaty pomocy zatwierdzający Sporządzenie i wysłanie pisma P-11/210 Pismo o niefinasowaniu projektu wysłano KP rozpatrywania prośby Benef. o ponowne rozpatrzenie sprawy KP ARiMR 1. Strona 17 z 43

18 Wydłużenie terminu rozpatrywania wniosku Wystąpiła konieczność uzyskania dodatkowych wyjaśnień Sporządzenie i wysłanie pisma P-4/210 Wysłano pismo do innego podmiotu/ departamentu/komórki organizacyjnej UM Sporządzenie i wysłanie pisma P-3/210 Otrzymano dodatkowe opinie/inf.od innego podmiotu/ departam./komórki organiz.um Sporządzenie i wysłanie pisma P-5/210 Pisma zostały wysłane 1. Strona 18 z 43

19 Przywrócenie terminu wykonania czynności Odmowa wypłaty pomocy część F Wpłynał wniosek o przywrócenie terminu Rozpatrywanie wniosku o przywrócenie terminu Pozytywna decyzja o przywróceniu terminu Negatywna decyzja o przywróceniu terminu Sporządzenie, wysłanie pisma P-13/ Sporządzenie, wysłanie pisma P-13/210 PIsmo zostało wysłane Weryfikacja wstępna wniosku Cześć A Weryfikacja wniosku o płatność Część B, C Wizytacja w miejscu/ kontrola na miejscu Część D 1. Strona 19 z 43

20 Wystawienie zlecenia płatności (zaliczka) KP Podpisanie umowy Sporządzenie zlecenia płatności (zaliczka) Sprawdzenie zlecenia płatności (zaliczka) Zlecenie płatności (zaliczka) wraz z załącznikiem Wzór z KP ARiMR zatwierdzający Zatwierdzenie zlecenia płatności (zaliczka) P-6/ Sporządzenie i wysłanie pisma P-10/210 Pismo oraz zlecenie płatności zostało wysłane do DK ARiMR Dane ze zlecenia płatności zostały wysłane w formie elektronicznej do DK Procedury księgowe ARiMR Procedura dokonywania płatności ARiMR Przyjęto informację o realizacji zlecenia płatności przez DF ARiMR 1. Strona 20 z 43

21 Załączniki Symbol dokumentu Nazwa Opis dokumentu P-1/210 P-2/210 P-3/210 P-4/210 P-5/210 P-6/210 P-7/210 P-8/210 Zał. do P-8/210 Pismo do ARiMR w sprawie przekazania informacji czy Beneficjent nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych Pismo do Beneficjenta z prośbą o uzupełnienie/ponowne uzupełnienie/ złożenie wyjaśnień Pismo do Beneficjenta w sprawie wydłużenia terminu rozpatrywania wniosku o płatność Pismo w sprawie wydłużenia terminu rozpatrywania wniosku o płatność (wystąpienie do innego podmiotu) Pismo do Beneficjenta informujące, że w wyniku dodatkowych opinii/informacji rozpatrywanie Wniosku oraz bieg terminu na dokonanie wypłaty pomocy został wznowiony Pismo do Beneficjenta informujące o przekazaniu do ARiMR zlecenia wypłaty środków finansowych Pismo do Beneficjenta o dokonaniu korekty całkowitej kwoty płatności pośredniej/ostatecznej Pismo do Biura Kontroli o przeprowadzenie wizytacji w miejscu Lista elementów do sprawdzenia podczas wizytacji w miejscu Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy P-9/210 Pismo w sprawie wyjaśnień po wizytacji w miejscu Dokument wyjściowy P-10/210 Pismo do Departamentu Księgowości ARiMR o dokonaniu Wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności Dokument wyjściowy P-11/210 Pismo do Beneficjenta o odmowie wypłaty pomocy Dokument wyjściowy P-12/210 P-13/210 Pismo do Biura Kontroli o możliwości rozpoczęcia kontroli na miejscu Pismo do Beneficjenta w sprawie przywrócenia terminu czynności Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy 1. Strona 21 z 43

22 P-14/210 Pismo do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego informujące o wystąpieniu potencjalnego konfliktu krzyżowego Dokument wyjściowy P-15/210 Pismo do Departamentu Finansowego ARiMR Dokument wyjściowy POZOSTAŁE ZAŁĄCZNIKI ZWIĄZANE Z OBSŁUGĄ PROCESU O PŁATNOŚĆ: Wniosku o płatność Dokument wyjściowy I Instrukcja do Karty Wniosku o płatność Dokument wyjściowy 1. Strona 22 z 43

23 2. CZYNNOŚCI WYKONYWANE NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH PRACY

24

25 2. CZYNNOŚCI WYKONYWANE NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH PRACY Stanowisko Proces Zakres czynności Stosowane wzory dokumentów kancelaryjny Weryfikacja wstępna wniosku (A) Przyjęcie wniosku wraz z załącznikami, odatowanie opieczętowanie i podpisanie. Oznaczenie oryginałów faktur, dokumentów z adnotacją Przedstawiono do refundacji w ramach PROW , sporządzenie kopii oraz poświadczenie za zgodność z oryginałem. Wniosek o płatność Potwierdzenie przyjęcia wniosku na kopii jego pierwszej strony. Kopia WOP Nadanie znaku sprawy, ostemplowanie oraz sporządzenie kopii faktur/ dokumentów WoP Faktury/ dokumenty Wydanie potwierdzenia przyjęcia wniosku o płatność Kopia WOP Sporządzenie, parafowanie, rejestracja i wysłanie pisma do ARiMR w sprawie przekazania informacji czy Beneficjent nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych. P-1/210 Rejestracja odpowiedzi z Centrali ARiMR z informacją czy Beneficjent nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych Weryfikacja kompletności i poprawności wniosku, zgodności z umową, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta z prośbą o uzupełnienie/ponowne uzupełnienie/ złożenie wyjaśnień. Rejestracja otrzymanych uzupełnień od Beneficjenta. P-2/ Strona 25 z 43

26 realizacji operacji (B i C) Rejestracja i wysłanie pisma do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego informującego o wystąpieniu potencjalnego konfliktu krzyżowego. Rejestracja i wysłanie pisma do Biura Kontroli o przeprowadzenie kontroli na miejscu P-14/210 P-12/ Wizytacja w miejscu/kontrola na miejscu (D) Korekta rachunkowa (E) Odmowa wypłaty pomocy (F) Wydłużenie terminu rozpatrywania wniosku Rejestracja i wysłanie pisma do Biura Kontroli o przeprowadzenie wizytacji w miejscu. Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta w sprawie wyjaśnień po wizytacji w miejscu. Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta o dokonaniu korekty całkowitej kwoty płatności pośredniej/ ostatecznej. Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta informującego o przekazaniu do ARiMR zlecenia wypłaty środków finansowych Rejestracja i wysłanie pisma do Departamentu Księgowości ARiMR o dokonaniu Wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności. Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta informującego o odmowie wypłaty pomocy. Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta w sprawie wydłużenia terminu rozpatrywania wniosku o płatność. Rejestracja i wysłanie pisma do innego podmiotu/departamentu/komórki organizacyjnej urzędu marszałkowskiego albo wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej w sprawie wydłużenia terminu rozpatrywania wniosku o płatność. Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta informującego o wznowieniu rozpatrywania wniosku w wyniku dodatkowych opinii/informacji P-8/210 P-9/210 P-7/210 P-6/210 P-10/210 P-11/210 P-3/210 P-4/210 P-5/ Strona 26 z 43

27 Przywrócenie terminu wykonania czynności Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta w sprawie przywrócenia terminu wykonania czynności. Rejestracja i wysłanie pisma do Departamentu Finansowego ARiMR P-13/210 P-15/ Wystawienie zlecenia płatności (zaliczka) Rejestracja i wysłanie pisma do Beneficjenta informującego o przekazaniu do ARiMR zlecenia wypłaty środków finansowych P-6/210 Rejestracja i wysłanie pisma do Dep. Księgowości ARiMR o dokonaniu wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności P-10/ Weryfikacja wstępna wniosku (A) Potwierdzenie przyjęcia wniosku na kopii jego pierwszej strony. Nadanie znaku sprawy, ostemplowanie oraz sporządzenie kopii faktur/ dokumentów Kopia WoP WoP Faktury/ dokumenty Wydanie potwierdzenia przyjęcia wniosku o płatność Kopia WoP Sprawdzenie Rejestru Podmiotów Wykluczonych przy użyciu wsparcia informatycznego Sporządzenie i parafowanie pisma do AriMR w sprawie przekazania informacji czy Beneficjent nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych. P-1/210 Sprawdzenie czy Beneficjent podlega wykluczeniu z otrzymania pomocy Ocena Wniosku w części A Karty : - Wniosek o płatność złożono zgodnie z terminem określonym w umowie, - Wniosek złożono bezpośrednio w miejscu wskazanym przez właściwy organ Samorządu Województwa -Beneficjent nie podlega wykluczeniu z otrzymania pomocy finansowej. Podpisanie Karty w 2. Strona 27 z 43

28 Oznaczenie wyniku wstępnej: - Wniosek o płatność kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek o płatność nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Podpisanie Karty w Weryfikacja kompletności i poprawności wniosku, zgodności z umową, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji (B i C) Dokonanie oceny w zakresie: - kompletności i poprawności wniosku, - zgodności z umową i kwalifikowalności wydatków, - wniosku pod względem rachunkowym, - krzyżowej, - w przypadku płatności ostatecznej sprawozdania z realizacji operacji. Sporządzenie i parafowanie pisma do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego informującego o wystąpieniu potencjalnego konfliktu krzyżowego Sporządzenie i parafowanie pisma do Biura Kontroli o przeprowadzenie kontroli na miejscu Podanie wstępnego wyniku : - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek wymaga uzupełnienia/ wyjaśnienia, albo - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. P-14/210 P-12/ Strona 28 z 43

29 W przypadku, jeśli wystąpiła konieczność uzupełnień: - określenie zakresu uzupełnień/ wyjaśnień, - sporządzenie i parafowanie pisma do Beneficjenta z prośbą o uzupełnienie/ponowne uzupełnienie/ złożenie wyjaśnień. Weryfikacja otrzymanego I uzupełnienia Wpisanie wyniku po I uzupełnieniu: - Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek wymaga uzupełnienia/ wyjaśnienia, albo, - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Weryfikacja otrzymanego II uzupełnienia. Wpisanie wyniku wniosku: - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny i nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowanych, albo - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny i wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowanych, albo - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny Wizytacja w miejscu/kontrola na miejscu (D) Sprawdzenie czy operacja ma charakter inwestycyjny oraz czy jest przewidziana do kontroli w ramach planu kontroli lub była wizytowana na etapie obsługi wniosku o przyznanie pomocy/ wniosku o płatność pośrednią. 2. Strona 29 z 43

30 Sprawdzenie czy wizytacja w miejscu jest wymagana: - przeprowadzenie wizytacji w miejscu jest wymagane, albo - przeprowadzenie wizytacji w miejscu nie jest wymagane Określenie elementów kontroli/ wizytacji w miejscu Sporządzenie i parafowanie pisma do Biura Kontroli o przeprowadzenie wizytacji w miejscu. P-8/210 Wizytacja w miejscu została przeprowadzona, przyjęcie raportu z wizytacji. Analiza raportu z czynności kontrolnych: - niezbędne jest złożenie dodatkowych wyjaśnień, albo - nie jest wymagane złożenie dodatkowych wyjaśnień. RK-01/167 Określenie zakresu wyjaśnień. Sporządzenie i parafowanie pisma w sprawie wyjaśnień po wizytacji w miejscu. Weryfikacja wyniku kontroli/ wizytacji i wpisanie wyniku ewentualnych wyjaśnień: - Wniosek nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny albo - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. P-9/ Strona 30 z 43

31 Korekta rachunkowa (E) Odmowa wypłaty pomocy (F) Sprawdzenie czy wniosek o płatność kwalifikuje się do dalszej oceny oraz czy wymagana jest korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji. Wypełnienie tabeli w Części E1 karty. Wypełnienie tabeli w Części E2 karty Sprawdzenie czy dokonano korekty całkowitej kwoty pomocy Sporządzenie i parafowanie pisma do Beneficjenta o dokonaniu całkowitej korekty kwoty płatności pośredniej/ ostatecznej. Sporządzenie zlecenia płatności. Sporządzenie i parafowanie pisma do Departamentu Księgowości ARiMR o dokonaniu Wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności Sporządzenie i parafowanie pisma do Beneficjenta informującego o przekazaniu do ARiMR zlecenia wypłaty środków finansowych Sprawdzenie czy kwota wyprzedzającego finansowania była nadmiernie wypłacona Sporządzenie dokumentu inicjującego dochodzenie należności (wzór z KP ARiMR) Wysłanie dokumentów do DW ARiMR Podanie etapu oraz przyczyn odmowy przyznania pomocy. Sporządzenie i parafowanie pisma do Beneficjenta informującego o odmowie wypłaty pomocy. P-7/210 Zlecenie płatności wraz z załącznikiem (wzór z KP ARiMR) P-10/210 P-6/210 P-11/ Strona 31 z 43

32 Wydłużenie terminu rozpatrywania wniosku Przywrócenie terminu wykonania czynności Wystawienie zlecenia płatności (zaliczka) Sporządzenie i parafowanie pisma do Beneficjenta w sprawie wydłużenia terminu rozpatrywania wniosku o płatność. Sporządzenie i parafowanie pisma do innego podmiotu/departamentu/komórki organizacyjnej urzędu marszałkowskiego albo wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej w sprawie wydłużenia terminu rozpatrywania wniosku o płatność. Sporządzenie i parafowanie pisma do Beneficjenta informującego o wznowieniu rozpatrywania wniosku w wyniku dodatkowych opinii/informacji Sporządzenie i parafowanie pisma do Beneficjenta w sprawie przywrócenia terminu wykonania czynności Rozpatrywanie wniosku o przywrócenie terminu Uaktualnienie istniejącego wykazu dokumentów o dokumentację występującą w ramach przedmiotowej procedury. Uzupełnienie istniejącej teczki aktowej sprawy o dokumentację powstałą w ramach przedmiotowej procedury. Sporządzenie i parafowanie pisma do Departamentu Finansowego ARiMR Sporządzenie zlecenia płatności (zaliczka) Sporządzenie i parafowanie pisma do Beneficjenta informującego o przekazaniu do ARiMR zlecenia wypłaty środków finansowych Sporządzenie i parafowanie pisma do Dep. Księgowości ARiMR o dokonaniu wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności P-3/210 P-4/210 P-5/210 P-13/210 Wniosek o przywrócenie terminu Wd-1/017 P-15/210 Zlecenie płatności (zaliczka) wraz z załącznikiem (wzór z KP ARiMR) P-6/210 P-10/ Strona 32 z 43

33 Weryfikacja wstępna wniosku (A) Sprawdzenie czy Beneficjent podlega wykluczeniu z otrzymania pomocy. Ocena Wniosku w części A Karty : - Wniosek o płatność złożono zgodnie z terminem określonym w umowie, - Wniosek złożono bezpośrednio w miejscu wskazanym przez właściwy organ Samorządu Województwa, -Beneficjent nie podlega wykluczeniu z otrzymania pomocy finansowej. Oznaczenie wyniku wstępnej: - Wniosek o płatność kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek o płatność nie kwalifikuje się do dalszej oceny Weryfikacja kompletności i poprawności wniosku, zgodności z umową, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji (B i C) Dokonanie oceny w zakresie: - kompletności i poprawności wniosku, - zgodności z umową i kwalifikowalności wydatków, - wniosku pod względem rachunkowym, - krzyżowej, - w przypadku płatności ostatecznej sprawozdania z realizacji operacji. Podanie wstępnego wyniku : - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek wymaga uzupełnienia/ wyjaśnienia, albo - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. 2. Strona 33 z 43

34 Weryfikacja otrzymanego I uzupełnienia Wpisanie wyniku po I uzupełnieniu: - Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek wymaga uzupełnienia/ wyjaśnienia, albo, - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Weryfikacja otrzymanego II uzupełnienia. Wpisanie wyniku wniosku: - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny i nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowanych, albo - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny i wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowanych, albo - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny Wizytacja w miejscu/kontrola na miejscu (D) Sprawdzenie czy operacja ma charakter inwestycyjny oraz czy jest przewidziana do kontroli w ramach planu kontroli lub była wizytowana na etapie obsługi wniosku o przyznanie pomocy/ wniosku o płatność pośrednią. Sprawdzenie czy wizytacja w miejscu jest wymagana: - przeprowadzenie wizytacji w miejscu jest wymagane, albo - przeprowadzenie wizytacji w miejscu nie jest wymagane. Określenie elementów kontroli/ wizytacji w miejscu 2. Strona 34 z 43

35 Wizytacja w miejscu została przeprowadzona, przyjęcie raportu z wizytacji. Analiza raportu z czynności kontrolnych: - niezbędne jest złożenie dodatkowych wyjaśnień, albo - nie jest wymagane złożenie dodatkowych wyjaśnień. RK-01/167 Weryfikacja wyniku wizytacji i wpisanie wyniku ewentualnych wyjaśnień: - Wniosek nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny albo - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny Korekta rachunkowa (E) Odmowa wypłaty pomocy (F) Wystawienie zlecenia płatności (zaliczka) Określenie zakresu wyjaśnień. Weryfikacja wyjaśnień. Podpisanie wypełnionej tabeli w Części E2 karty. Sprawdzenie czy dokonano korekty całkowitej kwoty pomocy Sprawdzenie zlecenia płatności. Sprawdzenie etapu oraz przyczyn odmowy przyznania pomocy. Sprawdzenie zlecenia płatności (zaliczka) Zlecenie płatności wraz z załącznikiem (wzór z KP ARiMR) Zlecenie płatności (zaliczka) wraz z załącznikiem (wzór z KP ARiMR) 2. Strona 35 z 43

36 zatwierdzający Weryfikacja wstępna wniosku (A) Podjęcie decyzji w przypadku braku zgodności stanowisk: - Wniosek o płatność kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek o płatność nie kwalifikuje się do dalszej oceny Weryfikacja kompletności i poprawności wniosku, zgodności z umową, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji (B i C) W przypadku braku zgodności pracowników: podjęcie decyzji - podanie wstępnego wyniku : - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek wymaga uzupełnienia/ wyjaśnienia, albo - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. W przypadku braku zgodności pracowników: podjęcie decyzji po I uzupełnieniu - wpisanie wyniku po I uzupełnieniu: - Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek wymaga uzupełnienia/ wyjaśnienia, albo, - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. W przypadku braku zgodności pracowników: podjęcie decyzji po II uzupełnieniu: Wpisanie wyniku wniosku: - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny i nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowanych, albo - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny i wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowanych, albo - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. 2. Strona 36 z 43

37 Wizytacja w miejscu/kontrola na miejscu (D) Korekta rachunkowa (E) W przypadku braku zgodności pracowników podjecie decyzji - Sprawdzenie czy operacja jest przewidziana do kontroli w ramach planu kontroli lub była wizytowana na etapie obsługi wniosku o przyznanie pomocy/ wniosku o płatność pośrednią. W przypadku braku zgodności pracowników podjęcie decyzji: - przeprowadzenie wizytacji w miejscu jest wymagane, albo - przeprowadzenie wizytacji w miejscu nie jest wymagane W przypadku braku zgodności pracowników podjęcie decyzji: - niezbędne jest złożenie dodatkowych wyjaśnień lub poprawionych dokumentów, albo - nie jest wymagane złożenie dodatkowych wyjaśnień lub poprawionych dokumentów dokonanie wyjaśnień. W przypadku braku zgodności pracowników podjęcie decyzji: - Wniosek nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny albo - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Zatwierdzenie Części E2 karty. Zatwierdzenie zlecenia płatności Zlecenie płatności wraz z załącznikiem (wzór z KP ARiMR) 2. Strona 37 z 43

38 Odmowa wypłaty pomocy (F) Zatwierdzenie etapu oraz przyczyn odmowy przyznania pomocy Wydłużenie terminu rozpatrywania wniosku Podjęcie decyzji w sprawie wydłużenia terminu rozpatrywania wniosku o płatność Wystawienie zlecenia płatności (zaliczka) Zatwierdzenie zlecenia płatności (zaliczka) Zlecenie płatności (zaliczka) wraz z załącznikiem (wzór z KP ARiMR) Osoba upoważniona do podpisania pisma Weryfikacja wstępna wniosku (A) Podpisanie pisma do ARiMR w sprawie przekazania informacji czy Beneficjent nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych. P-1/ Weryfikacja kompletności i poprawności wniosku, zgodności z umową, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji (B i C) Podpisanie pisma do Beneficjenta z prośbą o uzupełnienie/ponowne uzupełnienie/ złożenie wyjaśnień. Podpisanie pisma do Biura Kontroli o przeprowadzenie kontroli na miejscu Podpisanie pisma do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego informującego o wystąpieniu potencjalnego konfliktu krzyżowego P-2/210 P-12/210 P-14/ Wizytacja w miejscu/kontrola na miejscu (D) Podpisanie pisma do Biura Kontroli o przeprowadzenie wizytacji w miejscu. Podpisanie pisma do Beneficjenta w sprawie wyjaśnień po wizytacji w miejscu P-8/210 P-9/ Korekta rachunkowa (E) Podpisanie pisma do Beneficjenta o dokonaniu korekty całkowitej kwoty płatności pośredniej/ostatecznej. P-7/210 Podpisanie pisma do Beneficjenta informującego o przekazaniu do ARiMR zlecenia wypłaty środków finansowych P-6/ Strona 38 z 43

39 Odmowa wypłaty pomocy (F) Wydłużenie terminu rozpatrywania wniosku Przywrócenie terminu wykonania czynności Wystawienie zlecenia płatności (zaliczka) Podpisanie pisma do Departamentu Księgowości ARiMR o dokonaniu Wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności Podpisanie pisma do Beneficjenta informującego o odmowie wypłaty pomocy Podpisanie pisma do Beneficjenta w sprawie wydłużenia terminu rozpatrywania wniosku o płatność. Podpisanie pisma do innego podmiotu/ departamentu/komórki organizacyjnej urzędu marszałkowskiego albo wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej w sprawie wydłużenia terminu rozpatrywania wniosku o płatność. Podpisanie pisma do Beneficjenta informującego o wznowieniu rozpatrywania wniosku w wyniku dodatkowych opinii/informacji Podpisanie pisma do Beneficjenta w sprawie przywrócenia terminu wykonania czynności. Podpisanie pisma do Departamentu Finansowego ARiMR Podpisanie pisma do Beneficjenta informującego o przekazaniu do ARiMR zlecenia wypłaty środków finansowych Podpisanie pisma do Dep. Księgowości ARiMR o dokonaniu wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności P-10/210 P-11/210 P-3/210 P-4/210 P-5/210 P-13/210 P-15/210 P-6/210 P-10/ Strona 39 z 43

40

41 3.ZAŁĄCZNIKI

42

43 3. ZAŁĄCZNIKI