KSIĄŻKA PROCEDUR Program Rozwoju Obszarów Wiejskich

Transkrypt

1 Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Al. Jana Pawła II nr 70; Warszawa KSIĄŻKA PROCEDUR Program Rozwoju Obszarów Wiejskich OBSŁUGA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ DLA DZIAŁANIA 125 POPRAWIANIE I ROZWIJANIE INFRASTRUKTURY ZWIĄZANEJ Z ROZWOJEM I DOSTOSOWYWANIEM ROLNICTWA I LEŚNICTWA SCHEMAT I PRZEZ SCALANIE GRUNTÓW I SCHEMAT II PRZEZ GOSPODAROWANIE ROLNICZYMI ZASOBAMI WODNYMI W RAMACH PROW KP ARiMR/3z Wersja zatwierdzona 3

2 Opracowali: Data: Podpis i pieczęć: Osoby przygotowujące dokument Bogusław Uściński Grzegorz Nowak Ewa Bracz Krzysztof Kołodziejak Dyrektor Departamentu Działań Delegowanych Teresa Jekiełek Zatwierdził: Data: Podpis i pieczęć: p.o. Prezesa ARiMR Zbigniew Banaszkiewicz Wprowadzenie KP w życie Zakres obowiązywania Data wprowadzenia KP w życie Wprowadzenie KP w życie Data złożenia podpisu Podpis i pieczęć KP obowiązuję w pełnym zakresie p.o. Prezesa ARiMR Zbigniew Banaszkiewicz Metryczka zmian: Lp. Data Imię i nazwisko Wersja Opis zmian do poprzedniej wersji Krzysztof Słoma Krzysztof Chełmiński Magdalena Kalkosińska 1.1/r Utworzenie pierwszej wersji roboczej Krzysztof Słoma Krzysztof Chełmiński Magdalena Kalkosińska 1.2/r Uwzględnienie uwag zgłoszonych przez Departamenty/Biura ARiMR Krzysztof Słoma Krzysztof Chełmiński Magdalena Kalkosińska 1/z Zatwierdzenie KP Krzysztof Słoma 2.0/r Utworzenie drugiej wersji roboczej Krzysztof Słoma 2.1/r Uwzględnienie uwag zgłoszonych przez Departamenty/Biura ARiMR oraz wprowadzenie autopoprawek DDD /r Uwzględnienie uwag zgłoszonych przez SW oraz Krzysztof Słoma wprowadzenie autopoprawek DDD Krzysztof Słoma 2.0/z Zatwierdzenie KP Ewa Maranowska Grzegorz Nowak 3.1/r Aktualizacja Książki Procedur zgodnie z Kartą

3 Bogusław Usciński Grzegorz Nowak Bogusław Usciński Grzegorz Nowak Bogusław Usciński Grzegorz Nowak Bogusław Uściński 3.2/r 3.3/r aktualizacji do wersji 3.1/r Aktualizacja Książki Procedur zgodnie z Kartą aktualizacji do wersji 3.2/r Aktualizacja Książki Procedur zgodnie z Kartą aktualizacji do wersji 3.3/r 3/z Zatwierdzenie KP

4

5 Spis treści: 1. PROCEDURY Procedura rozpatrywania wniosku o płatność dla działania 125 Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa Schemat I przez scalanie gruntów i Schemat II przez gospodarowanie rolniczymi zasobami wodnymi w ramach PROW Procedura rozpatrywania wniosku o płatność dla działania125 Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa w ramach PROW Obszar Funkcja Przebieg procesu Sporządzenie, wysłanie pisma Weryfikacja wstępna wniosku o płatność Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku Poprawność wniosku pod względem zgodności z decyzją, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, kontrola krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania CZYNNOŚCI WYKONYWANE NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH PRACY ZAŁĄCZNIKI KP ARiMR/3z Spis treści Strona 5 z 41

6

7 1. PROCEDURY

8

9 1. PROCEDURY 1.1. Procedura rozpatrywania wniosku o płatność dla działania 125 Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa Schemat I przez scalanie gruntów i Schemat II przez gospodarowanie rolniczymi zasobami wodnymi w ramach PROW Procedura rozpatrywania wniosku o płatność dla działania125 Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa w ramach PROW Obszar Procedura rozpatrywania wniosku o płatność dotyczy działań: Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa Schemat I przez scalanie gruntów i Schemat II przez gospodarowanie rolniczymi zasobami wodnymi Funkcja Procedura przedstawia przebieg procesu rozpatrywania wniosku o płatność dla działania Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowywaniem rolnictwa i leśnictwa Schemat I przez scalanie gruntów i Schemat II przez gospodarowanie rolniczymi zasobami wodnymi w ramach PROW , pracowników zaangażowanych w proces oraz wykorzystywane wzory dokumentów. KP ARiMR/3z 1. Strona 9 z 41

10 Przebieg procesu Sporządzenie, wysłanie pisma Decyzja o konieczności sporządzenia pisma P-2/220 P-3/220 P-4/220 weryfikujący Sporządzenie i parafowanie pisma P-5/220 kancelaryjny Sporządzenie i parafowanie pisma Wezwanie do usunięcia braków Osoba upoważniona do podpisania pisma Podpisanie pisma Osoba upoważniona do podpisania pisma Podpisanie pisma P-1/220 Pismo o wydanie opinii, informacji kancelaryjny Rejestracja i wysłanie pisma Pismo w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania kancelaryjny Rejestracja i wysłanie pisma Wezwanie do złożenia wyjaśnień Pismo zostało wysłane Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Pismo zostało wysłane Decyzja odmawiająca wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy Decyzja o umorzeniu postępowania KP ARiMR/3z 1. Strona 10 z 41

11 Weryfikacja wstępna wniosku o płatność Złożono Wniosek o płatność kancelaryjny Przyjęcie i rejestracja Wniosku o płatność złożonego przez Beneficjenta Wniosek o płatność W-2_125-I; W-2_125-II kancelaryjny Ostemplowanie oraz sporządzenie kopii faktur/ dokumentów Kopie faktur/ dokumentów zostały wykonane Faktury / Dokumenty Kopie Faktur / Dokumentów kancelaryjny Potwierdzenie przyjęcia Wniosku Kopia pierwszej strony wniosku o płatność weryfikujący sprawdzający Sprawdzenie terminowości wpłynięcia Wniosku Wniosek o płatność W-2_125-I; W-2_125-II Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający weryfikujący Sprawdzenie czy Wniosek złożono we właściwym miejscu Sprawdz. Rejestru Podmiotów Wyklucz. przy użyciu wsparcia informatycznego Wniosek o płatność W-2_125-I; W-2_125-II Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Jest możliwe Nie jest możliwe Sporządzenie, wysłanie pisma P-1/220 Pismo w sprawie Rejestru Podmiotów Wykluczonych zostało wysłane Przyjęcie pisma z ARiMR w sprawie Rejestru Podmiotów Wykluczonych Pismo z ARiMR w sprawie Rejestru Podmiotów Wykluczonych KP ARiMR/3z 1. Strona 11 z 41

12 weryfikujący sprawdzający Sprawdzenie czy beneficjent podlega wykluczeniu z otrzymania pomocy Wniosek o płatność W-2_125-I; W-2_125-II Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Wynik sprawdzenia czy wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Wniosek kwalifikuje sie do dalszej oceny Wniosek nie kwalifikuje sie do dalszej oceny weryfikujący Przek.dokumentacji z przepr.post. o udziel.zam.publ. komórce do weryf.zam.publ Dokumentacja z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego KP Weryfikacja zamówień publicznych KP ARiMR Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku część B Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Część F KP ARiMR/3z 1. Strona 12 z 41

13 Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku Weryfikacja wstępna wniosku o płatność Część A weryfikujący sprawdzający Weryfikacja kompletności i poprawności Wniosku - Cześć B1 Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Podanie wstępnego wyniku weryfikacji - Część B2 Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 KP Weryfikacja zamówień publicznych KP ARiMR Wniosek jest kompletny i poprawnie wypełniony - podlega dalszej ocenie Wniosek wymaga uzupełnienia Dokumentacja przetargowa wymaga uzupełnienia weryfikujący Określenie zakresu uzupełnień Karta weryfikacji K-1/220; K-2/ Sporządzenie, wysłanie pisma Wezwanie do usunięcia braków weryfikujący Przekazanie uzupełnień dotyczących zamówień publicznych Otrzymano uzupełnienie Uzupełnienie od Beneficjenta nie wpłynęło/ wpłynęło po terminie KP Weryfikacja zamówień publicznych KP ARiMR weryfikujący sprawdzający Weryfikacja otrzymanego uzupełnienia Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Rozpatrzenie wniosku w zakresie w jakim został złożony/uzupełniony Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Wynik weryfikacji kompletności i poprawności wniosku Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 KP ARiMR/3z 1. Strona 13 z 41

14 Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie kancelaryjny weryfikujący Wniosek kwal.się do pozos.bez rozpoznania i nie podl dalszej ocenie Sporządzenie, wysłanie pisma Pismo w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania Osoba upoważniona do podpisania pisma Beneficjent złożył prośbę o przywrócenie terminu na złożenie wyjaśnień Beneficjent nie złożył prośby o przywrócenie terminu na złożenie wyjaśnień weryfikujący sprawdzający Sprawdzenie czy uchybienie terminu nastąpiło bez winy beneficjenta Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Spraw.czy wraz z prośbą złożono dokum.stanow. załącz.do wn.lub usunięto niepr Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Wynik weryfikacji kompletności i poprawności wniosku KP Weryfikacja zamówień publicznych KP ARiMR Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie Poprawność wniosku pod wzgl.zgodności z decyzją,zasadami... część C kancelaryjny weryfikujący Osoba upoważniona do podpisania pisma Wniosek kwal.się do pozos.bez rozpoznania i nie podl dalszej ocenie Sporządzenie, wysłanie pisma Pismo zostało wysłane Pismo w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania KP ARiMR/3z 1. Strona 14 z 41

15 Poprawność wniosku pod względem zgodności z decyzją, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, kontrola krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku część B weryfikujący sprawdzający Weryfikacja zgodności z Decyzją i kwalifikowalności wydatków - Część C1 Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Weryfikacja pod względem rachunkowym - Część C2 Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Weryfikacja krzyżowa - Część C3 Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący Sprawdzenie czy Wniosek o płatność jest Wnioskiem o płatność ostateczną Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Wniosek nie dotyczy płatności ostatecznej Wniosek dotyczy płatości ostatecznej weryfikujący sprawdzający Weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Część C4 Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Ustalenie wstępnego wyniku weryfikacji - Część C5 Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie Wniosek wymaga złożenia wyjaśnień KP Weryfikacja zamówień publicznych KP ARiMR Wniosek kwalifikuje się do odmowy wypłaty pomocy weryfikujący Określenie zakresu wyjaśnień Karta weryfikacji K-1/220; K-2/ Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Część F Sporządzenie, wysłanie pisma Wezwanie do złożenia wyjaśnień weryfikujący Sprawdzenie czy wyjaśnienia wpłynęły w terminie Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 KP ARiMR/3z 1. Strona 15 z 41

16 Przekazanie wyjaśnień dotyczących zamówień publicznych weryfikujący Nie otrzymano wyjaśnień lub wpłynęły po terminie Otrzymano wyjaśnienia weryfikujący sprawdzający Rozpatrzenie wniosku w zakresie w jakim został wyjaśniony weryfikujący sprawdzający Weryfikacja otrzymanego wyjaśnienia Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 KP Weryfikacja zamówień publicznych KP ARiMR Beneficjent złożył prośbę o przywrócenie terminu na złożenie wyjaśnień Beneficjent nie złożył prośby o przywrócenie terminu na złożenie wyjaśnień weryfikujący sprawdzający Sprawdzenie czy uchybienie terminu nastąpiło bez winy beneficjenta Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Sprawdzenie czy wraz z prośbą złożono wyjaśnienia Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 KP Weryfikacja zamówień publicznych KP ARiMR weryfikujący sprawdzający Wynik weryf.popraw. wniosku pod wzgl.zgod. z dec,zasadami dot.udziel. pomoc... Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Wniosek jest popr. i nie wymaga korektykwalifikuje się do dalszej oceny Wniosek jest popr. i wymaga korektykwalifikuje się do dalszej oceny Wniosek kwalif. się do odmowy wypłaty pomocynie kwalif.się do dalszej oceny Kontrola na miejscu /wizytacja w miejscu część D Kontrola na miejscu /wizytacja w miejscu część D Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Część F KP ARiMR/3z 1. Strona 16 z 41

17 Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu Poprawność wniosku pod wzgl.zgodności z decyzją,zasadami... część C weryfikujący sprawdzający Sprawdzenie czy wizytacja w miejscu jest wymagana na podstawie dotych.oceny Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Decyzja o wizytacji została podjęta Wizytacja w miejscu jest wymagana Wizytacja w miejscu nie jest wymagana weryfikujący sprawdzający Spraw.czy oper. została wytypowana do kontroli na miejscu lub była kontrolow. Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Spraw.czy oper. została wytypowana do kontroli na miejscu lub była kontrolow. Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Sprawdzenie zostało dokonane Sprawdzenie zostało dokonane Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Operacja została wytypowana do kontroli Operacja nie została wytypowana do kontroli Operacja została wytypowana do kontroli Operacja nie została wytypowana do kontroli Sporządzenie, wysłanie pisma P-2/ Sporządzenie, wysłanie pisma P-2/ Korekta kwoty kosztów kwalif.i kwoty wnioskowanej do refund.część E Przeprowadzenie czynności kontrolnych zgodnie z Procedurą KP ARiMR KP ARiMR/3z 1. Strona 17 z 41

18 Przekazano raport z czynności kontrolnych weryfikujący sprawdzający weryfikujący sprawdzający Analiza raportu z czynności kontrolnych Określenie wyniku kontroli Raport z czynności kontrolnych RK-01/167 Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący sprawdzający Sprawdzenie czy wyjaśnienia po wizytacji są niezbędne Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Decyzja w sprawie konieczności złożenia wyjaśnień podjęta Wniosek wymaga wyjaśnień Wniosek nie wymaga wyjaśnień weryfikujący Określenie zakresu wyjaśnień Karta weryfikacji K-1/220; K-2/ Sporządzenie, wysłanie pisma Wezwanie do złożenia wyjaśnień Wyjaśnienie od Beneficjenta wpłynęło Wyjaśnienie od Beneficjenta nie wpłynęło/ wpłynęło po terminie weryfikujący Przyjęcie wyjaśnień KP ARiMR/3z 1. Strona 18 z 41

19 weryfikujący sprawdzający Kwalifikacja wniosku do dalszej oceny Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Zgodne decyzje pracowników merytorycznych Brak zgodności decyzji pracowników merytorycznych zatwierdzający Podjęcie decyzji przez zatwierdzającego Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Wniosek nie wymaga korekty kosz.kwal. Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny Wniosek wymaga korekty kosz.kwal. -Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny Korekta kwoty kosztów kwalif.i kwoty wnioskowanej do refund.część E Korekta kwoty kosztów kwalif.i kwoty wnioskowanej do refund.część E Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Część F KP ARiMR/3z 1. Strona 19 z 41

20 Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku część B Poprawność wniosku pod wzgl.zgodności z decyzją,zasadami... część C Kontrola na miejscu /wizytacja w miejscu część D weryfikujący Sprawdz. czy wymagana jest korekta kosztów kwalif. i kwoty wniosk. do refund. Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 Korekta kwoty koszt. kwalif. i kwoty wnioskowanej do refun. jest wymagana Korekta kwoty koszt. kwalif. i kwoty wnioskowanej do refun. nie jest wymagana weryfikujący Wypełnienie tabeli Części E1 Karty weryfikacji Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący Część E1 Karty weryfikacji wypełniona sprawdzający Wyliczenie kwoty do refundacji Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 zatwierdzający weryfikujący sprawdzający Osoba upoważniona do podpisanie decyzji Wydanie decyzji o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Wyliczenie kwoty do refundacji weryfikujący Sporządzenie zlecenia płatności sprawdzający Sprawdzenie zlecenia płatności Zlecenie płatności (wzór z KP ARiMR) zatwierdzający Zatwierdzenie zlecenia płatności P-3/ Sporządzenie, wysłanie pisma P-4/220 Pismo i zlec.płatn. wraz z załącznikiem do tabeli X zostało wysł do DKs ARiMR Dane ze zlecenia płatności zostały wysłane w formie elektronicznej do DKs Procedury księgowe ARiMR KP ARiMR/3z 1. Strona 20 z 41

21 Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Weryfikacja wstępna wniosku o płatność Część A Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku część B Poprawność wniosku pod wzgl.zgodności z decyzją,zasadami... część C Kontrola na miejscu /wizytacja w miejscu część D Wystąpiły przesłanki do umorzenia postępowania Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny Wniosek nie kwalifkuje się do dalszej oceny weryfikujący Podanie przyczyny Odmowy wypłaty pomocy w części F Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący Podanie przyczyny umorzenia postępowania Karta weryfikacji K-1/220; K-2/220 weryfikujący kancelaryjny sprawdzający Wydanie decyzji odmawiającej wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy Decyzja odmawiająca wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy weryfikujący Sporządzenie i wysłanie decyzjio o umorzeniu postępowania Decyzja o umorzeniu postępowania Osoba upoważniona do podpisanie decyzji Osoba upoważniona do podpisania pisma Sporządzenie, wysłanie pisma P-4/ Sporządzenie, wysłanie pisma P-4/220 Pismo zostało wysłane Pismo zostało wysłane KP ARiMR/3z 1. Strona 21 z 41

22 2. CZYNNOŚCI WYKONYWANE NA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISKACH PRACY KP ARiMR/3z 1. Strona 22 z 41

23 2. Czynności wykonywane na poszczególnych stanowiskach pracy Stanowisko Proces Zakres czynności kancelaryjny Weryfikacja wstępna wniosku o płatność Przyjęcie i rejestracja wniosku z załącznikami, (opieczętowanie, odatowanie i złożenie podpisu potwierdzającego przyjęcie wniosku). Ostemplowanie oryginałów faktur, dokumentów pieczątką Przedstawiono do refundacji w ramach PROW , sporządzenie kopii oraz poświadczenie za zgodność z oryginałem. Poświadczenie zgodności danych zawartych w Zestawieniu danych z aktów notarialnych w ramach sprawy nr z przedłożonymi przez Beneficjenta oryginałami aktów prawnych (wyłącznie w ramach Schematu II) Wykonanie i przekazanie Beneficjentowi kopii pierwszej strony przyjętego wniosku. W przypadku, gdy nie ma możliwości sprawdzenia poprzez bramke internetową czy Beneficjent nie podlega wykluczeniu, sporządzenie pisma do ARiMR w sprawie przekazania informacji czy Beneficjent nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych. Stosowane wzory dokumentów Wniosek o płatność W-2_125-I; W II Załącznik nr 2 do IK2 P-1/ Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku Rejestracja i wysłanie pisma do ARiMR w sprawie przekazania informacji czy Beneficjent nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych wysyłanego do Centrali ARiMR. Rejestracja odpowiedzi z Centrali ARiMR z informacją czy Beneficjent nie podlega wykluczeniu z otrzymania pomocy finansowej. Rejestracja i wysłanie wezwania do usunięcia braków we wniosku o płatność Wezwanie do usunięcia braków we wniosku o płatność KP ARiMR/3z 2. Strona 23 z 41

24 Poprawność wniosku pod względem zgodności z decyzją, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, kontrola krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Rejestracja i wysłanie pisma w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania Rejestracja prośby o przywrócenie terminu na złożenie uzupełnień Rejestracja i wysłanie wezwania do złożenia wyjaśnień do wniosku o płatność Rejestracja otrzymanych wyjaśnień Pismo w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania Wezwanie do złożenia wyjaśnień do wniosku o płatność Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty Rejestracja prośby o przywrócenie terminu na złożenie wyjaśnień Rejestracja i wysłanie pisma do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego informującego o wystąpieniu potencjalnego konfliktu krzyżowego. Rejestracja i wysłanie pisma do Wydziału Kontroli o przeprowadzenie wizytacji w miejscu. Rejestracja i wysłanie pisma do jednostki odpowiedzialnej za realizację czynności kontrolnych o zakończeniu weryfikacji Wniosku o płatność Rejestracja i wysłanie wezwania do złożenia wyjaśnień do wniosku o płatność Rejestracja pisma od Beneficjenta z wyjaśnieniami po wizytacji w miejscu. Rejestracja i wysłanie pisma do Departamentu Księgowości ARiMR o dokonaniu weryfikacji Wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności P-5/220 P-2/220 P-2/220 P-3/ Strona 24 z 41 KP ARiMR/3z

25 do refundacji weryfikujący Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Weryfikacja wstępna wniosku o płatność Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku Rejestracja i wysłanie pisma do Departamentu Finansowego ARiMR Rejestracja i wysłanie decyzji o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Rejestracja i wysłanie decyzji o umorzeniu postępowania Rejestracja i wysłanie decyzji odmawiającej wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy Rejestracja i wysłanie pisma do Departamentu Finansowego ARiMR Ocena Wniosku w części A Karty weryfikacji: - Wniosek o płatność złożono zgodnie z terminem określonym w decyzji o przyznaniu pomocy, - Wniosek złożono bezpośrednio w miejscu wskazanym przez właściwy organ samorządu województwa, -Beneficjent nie podlega wykluczeniu z otrzymania pomocy finansowej (gdy istnieje taka możliwość - przy użyciu wsparcia informatycznego, w przeciwnym razie - na podstawie otrzymanej odpowiedzi z ARiMR). Oznaczenie wyniku sprawdzenia: - Wniosek o płatność kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek o płatność nie kwalifikuje się do dalszej oceny. W przypadku, gdy wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny należy przekazać dokumentację z przeprowadzonych postępowań o udzielnie zamówienia publicznego komórce do weryfikacji zamówień publicznych. P-4/220 Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Decyzja o umorzeniu postępowania Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy P-4/220 K-1/220, K-2/220 P-1/220 K-1/220, K-2/220 Dokumentacja z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego Dokonanie oceny w zakresie kompletności i poprawności formalnej. K-1/220, K-2/220 KP ARiMR/3z 2. Strona 25 z 41

26 Poprawność wniosku pod względem zgodności z Podanie wstępnego wyniku oceny: - Wniosek jest kompletny i poprawnie wypełniony - podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek wymaga uzupełnienia. W przypadku, jeśli wystąpiła konieczność uzupełnień: - określenie zakresu uzupełnień, - sporządzenie i parafowanie wezwania do usunięcia braków we wniosku o płatność. Weryfikacja otrzymanego uzupełnienia. W przypadku, gdy uzupełnienie nie wpłynęło/wpłynęło po terminie, rozpatrzenie wniosku w takim zakresie jakim został złożony/uzupełniony. Wpisanie wyniku weryfikacji kompletności i poprawności wniosku: - Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek kwalifikuje się do pozostawienia bez rozpoznania i nie podlega dalszej ocenie (należy wówczas sporządzić i parafować pismo w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania ). W przypadku złożenia przez Beneficjenta prośby o przywrócenie terminu na złożenie uzupełnień: - sprawdzenie czy uchybienie terminu nastąpiło bez winy Beneficjenta, - sprawdzenie czy wraz z prośbą złożono dokumenty stanowiące załączniki do wniosku lub usunięto nieprawidłowości w wypełnianiu wniosku. Wpisanie wyniku weryfikacji kompletności i poprawności wniosku: - Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek kwalifikuje się do pozostawienia bez rozpoznania i nie podlega dalszej ocenie (należy wówczas sporządzić i parafować pismo w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania w całości). Dokonanie oceny w zakresie: - zgodności z decyzją i kwalifikowalności wydatków, - weryfikacji wniosku pod względem K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 Pismo w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 Pismo w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania K-1/220, K-2/ Strona 26 z 41 KP ARiMR/3z

27 decyzją, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, kontrola krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji KP ARiMR/3z rachunkowym, - weryfikacji krzyżowej, - w przypadku płatności ostatecznej weryfikacji sprawozdania z realizacji operacji. Ustalenie wstępnego wyniku weryfikacji: - wniosek jest poprawny podlega dalszej ocenie, albo - wniosek wymaga złożenia wyjaśnień, albo - wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny kwalifikuje się do odmowy wypłaty pomocy. W przypadku, jeśli wystąpiła konieczność wyjaśnień: - określenie zakresu wyjaśnień, - sporządzenie i parafowanie wezwania do złożenia wyjaśnień do wniosku o płatność. Weryfikacja otrzymanego wyjaśnienia. W przypadku, gdy wyjaśnienia nie wpłynęły/wpłynęły po terminie, rozpatrzenie wniosku w takim zakresie, w jakim został wyjaśniony. W przypadku złożenia przez Beneficjenta prośby o przywrócenie terminu na złożenie wyjaśnień: - sprawdzenie czy uchybienie terminu nastąpiło bez winy Beneficjenta, - sprawdzenie czy wraz z prośbą złożono wyjaśnienia. Wpisanie wyniku weryfikacji poprawności wniosku pod względem zgodności z decyzją, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, kontroli krzyżowej oraz weryfikacji sprawozdania z realizacji operacji: - Wniosek jest poprawny i nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek jest poprawny i wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji - Wniosek K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/ Strona 27 z 41

28 Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek kwalifikuje się do odmowy wypłaty pomocy - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Sporządzenie i wysłanie pisma do MRR informującego o wystąpieniu potencjalnego konfliktu krzyżowego Sprawdzenie czy na podstawie dotychczasowej oceny wniosku wymagane jest przeprowadzenie wizytacji w miejscu Sprawdzenie czy operacja jest przewidziana do kontroli na miejscu lub była kontrolowana na etapie realizacji objętym aktualnie złożonym wnioskiem o płatność Określenie elementów wizytacji w miejscu Sporządzenie i parafowanie pisma do Wydziału Kontroli o przeprowadzenie wizytacji w miejscu. Sporządzenie i wysłanie pisma do jednostki odpowiedzialnej za realizację czynności kontrolnych o zakończeniu weryfikacji Wniosku o płatność Wizytacja/kontrola w miejscu została przeprowadzona, przyjęcie raportu z czynności kontrolnych. Analiza raportu z czynności kontrolnych, określenie wyniku kontroli, sprawdzenie czy wyjaśnienia po wizytacji/kontroli są niezbędne: - niezbędne jest złożenie dodatkowych wyjaśnień, albo - nie jest wymagane złożenie dodatkowych wyjaśnień. Określenie zakresu wyjaśnień. Przygotowanie i parafowanie wezwania do złożenia wyjaśnień do wniosku o płatność. Przyjęcie wyjaśnień. Kwalifikacja wniosku do dalszej oceny: - Wynik kontroli na miejscu/wizytacji w miejscu pozytywny - Wniosek nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, - Wynik kontroli na miejscu/wizytacji P-5/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 P-2/220 P-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/ Strona 28 z 41 KP ARiMR/3z

29 Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania) w miejscu pozytywny - Wniosek wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, - Wynik kontroli na miejscu/wizytacji w miejscu negatywny Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Sprawdzenie czy wymagana jest korekta kwoty kosztów kwalifikowanych i kwoty wnioskowanej do refundacji. Wypełnienie tabeli w Części E1 Karty weryfikacji. Wyliczenie kwoty do refundacji Sporządzenie i parafowanie decyzji o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Sporządzenie zlecenia płatności wraz załącznikami (wzory dokumentów znajdują się w procedurze KP ARiMR). Zlecenie płatności oraz dane do tabeli X wysyłane są w wersji papierowej. W wersji elektronicznej (płyta CD) wysyłane są wyłącznie dane ze zlecenia płatności. Sporządzenie i parafowanie pisma do Departamentu Księgowości ARiMR o dokonaniu weryfikacji Wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności Sporządzenie i parafowanie pisma do Departamentu Finansowego ARiMR Podanie etapu i przyczyn odmowy wypłaty pomocy lub umorzenia postępowania. Sporządzenie i parafowanie decyzji o umorzeniu postępowania. Sporządzenie i parafowanie decyzji odmawiającej wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy. K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Zlecenie płatności wraz załącznikami P-3/220 P-4/220 K-1/220, K-2/220 Decyzja o umorzeniu postępowania Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu KP ARiMR/3z 2. Strona 29 z 41

30 pomocy Sporządzenie i parafowanie pisma do Departamentu Finansowego ARiMR Podpisanie Karty weryfikacji w wyznaczonych miejscach P-4/220 K-1/220, K-2/220 sprawdzający Weryfikacja wstępna wniosku o płatność Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku Sporządzenie i parafowanie pisma o wydanie opinii informacji. Uzupełnienie istniejącej teczki aktowej Wniosku o przyznanie pomocy o dokumentację powstałą w ramach niniejszej procedury - obsługi Wniosku o płatność". Ocena Wniosku w części A Karty weryfikacji: - Wniosek o płatność złożono zgodnie z terminem określonym w decyzji o przyznaniu pomocy, - Wniosek złożono bezpośrednio w miejscu wskazanym przez właściwy organ samorządu województwa, -Beneficjent nie podlega wykluczeniu z otrzymania pomocy finansowej (gdy istnieje taka możliwość - przy użyciu wsparcia informatycznego, w przeciwnym razie - na podstawie otrzymanej odpowiedzi z ARiMR). Oznaczenie wyniku sprawdzenia: - Wniosek o płatność kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek o płatność nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Pism o wydanie opinii, informacji K-1/220, K-2/220 P-1/220 K-1/220, K-2/220 Dokonanie oceny w zakresie kompletności i poprawności formalnej. K-1/220, K-2/220 Podanie wstępnego wyniku oceny: - Wniosek jest kompletny i poprawnie wypełniony - podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek wymaga uzupełnienia. Weryfikacja otrzymanego uzupełnienia. W przypadku, gdy uzupełnienie nie wpłynęło/wpłynęło po terminie, rozpatrzenie wniosku w takim zakresie jakim został złożony/uzupełniony. K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/ Strona 30 z 41 KP ARiMR/3z

31 Poprawność wniosku pod względem zgodności z decyzją, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, kontrola krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Wpisanie wyniku weryfikacji kompletności i poprawności wniosku: - Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek kwalifikuje się do pozostawienia bez rozpoznania i nie podlega dalszej ocenie. W przypadku złożenia przez Beneficjenta prośby o przywrócenie terminu na złożenie uzupełnień: - sprawdzenie czy uchybienie terminu nastąpiło bez winy Beneficjenta, - sprawdzenie czy wraz z prośbą złożono dokumenty stanowiące załączniki do wniosku lub usunięto nieprawidłowości w wypełnianiu wniosku. Wpisanie wyniku weryfikacji kompletności i poprawności wniosku: - Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek kwalifikuje się do pozostawienia bez rozpoznania i nie podlega dalszej ocenie. Dokonanie oceny w zakresie: - zgodności z decyzją i kwalifikowalności wydatków, - weryfikacji wniosku pod względem rachunkowym, - weryfikacji krzyżowej, - w przypadku płatności ostatecznej weryfikacji sprawozdania z realizacji operacji. Ustalenie wstępnego wyniku weryfikacji: - wniosek jest poprawny podlega dalszej ocenie, albo - wniosek wymaga złożenia wyjaśnień, albo - wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny kwalifikuje się do odmowy wypłaty pomocy. Weryfikacja otrzymanego wyjaśnienia. W przypadku, gdy wyjaśnienia nie wpłynęły/wpłynęły po terminie, rozpatrzenie wniosku w takim zakresie, w jakim został wyjaśniony. K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 KP ARiMR/3z 2. Strona 31 z 41

32 Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu W przypadku złożenia przez Beneficjenta prośby o przywrócenie terminu na złożenie wyjaśnień: - sprawdzenie czy uchybienie terminu nastąpiło bez winy Beneficjenta, - sprawdzenie czy wraz z prośbą złożono wyjaśnienia. Wpisanie wyniku weryfikacji poprawności wniosku pod względem zgodności z decyzją, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, kontroli krzyżowej oraz weryfikacji sprawozdania z realizacji operacji: - Wniosek jest poprawny i nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek jest poprawny i wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek kwalifikuje się do odmowy wypłaty pomocy - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Sprawdzenie czy na podstawie dotychczasowej oceny wniosku wymagane jest przeprowadzenie wizytacji w miejscu Sprawdzenie czy operacja jest przewidziana do kontroli na miejscu lub była kontrolowana na etapie realizacji objętym aktualnie złożonym wnioskiem o płatność Wizytacja w miejscu została przeprowadzona, przyjęcie raportu z czynności kontrolnych. Analiza raportu z czynności kontrolnych, określenie wyniku kontroli, sprawdzenie czy wyjaśnienia po wizytacji są niezbędne: - niezbędne jest złożenie dodatkowych wyjaśnień, albo - nie jest wymagane złożenie dodatkowych wyjaśnień. Kwalifikacja wniosku do dalszej oceny: - Wynik kontroli na miejscu/wizytacji w miejscu pozytywny - Wniosek nie wymaga korekty kwoty kosztów K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/ Strona 32 z 41 KP ARiMR/3z

33 zatwierdzający Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Weryfikacja wstępna wniosku o płatność Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, - Wynik kontroli na miejscu/wizytacji w miejscu pozytywny - Wniosek wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, - Wynik kontroli na miejscu/wizytacji w miejscu negatywny Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Sprawdzenie kwoty do refundacji Sprawdzenie decyzji o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Sprawdzenie zlecenia płatności Sprawdzenie etapu i przyczyn odmowy wypłaty pomocy lub umorzenia postępowania. Sprawdzenie decyzji odmawiającej wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy Podpisanie Karty weryfikacji w wyznaczonych miejscach Podjęcie decyzji w przypadku braku zgodności stanowisk: Wniosek o płatność kwalifikuje się do dalszej oceny, albo Wniosek o płatność nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Podjęcie decyzji w przypadku braku zgodności stanowisk podanie wstępnego wyniku weryfikacji: - Wniosek jest kompletny i poprawnie wypełniony - podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek wymaga uzupełnienia. K-1/220, K-2/220 Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Zlecenie płatności wraz z załącznikami K-1/220, K-2/220 Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 KP ARiMR/3z 2. Strona 33 z 41

34 Poprawność wniosku pod względem zgodności z decyzją, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, kontrola krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu W przypadku braku zgodności pracowników podjęcie decyzji po złożeniu uzupełnień: - Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek kwalifikuje się do pozostawienia bez rozpoznania i nie podlega dalszej ocenie. Podjęcie decyzji w przypadku braku zgodności stanowisk: - Wniosek jest kompletny i podlega dalszej ocenie, albo - Wniosek kwalifikuje się do pozostawienia bez rozpoznania i nie podlega dalszej ocenie. Podjęcie decyzji w przypadku braku zgodności stanowisk: - wniosek jest poprawny podlega dalszej ocenie, albo - wniosek wymaga złożenia wyjaśnień, albo - wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny kwalifikuje się do odmowy wypłaty pomocy. Podjęcie decyzji w przypadku braku zgodności stanowisk: - Wniosek jest poprawny i nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek jest poprawny i wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji - Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, albo - Wniosek kwalifikuje się do odmowy wypłaty pomocy - Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. W przypadku braku zgodności pracowników podjęcie decyzji czy na podstawie dotychczasowej oceny wniosku wymagane jest przeprowadzenie wizytacji w miejscu. W przypadku braku zgodności pracowników podjęcie decyzji czy operacja jest przewidziana do kontroli na miejscu lub była kontrolowana na K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/ Strona 34 z 41 KP ARiMR/3z

35 Osoba upoważniona do podpisania pisma Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Weryfikacja wstępna wniosku o płatność Kompletność i poprawność wypełnienia wniosku etapie realizacji objętym aktualnie złożonym wnioskiem o płatność. W przypadku braku zgodności pracowników podjecie decyzji: - niezbędne jest złożenie dodatkowych wyjaśnień, albo - nie jest wymagane złożenie dodatkowych wyjaśnień. W przypadku braku zgodności pracowników podjęcie decyzji: - Wynik kontroli na miejscu/wizytacji w miejscu pozytywny - Wniosek nie wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, - Wynik kontroli na miejscu/wizytacji w miejscu pozytywny - Wniosek wymaga korekty kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji Wniosek kwalifikuje się do dalszej oceny, - Wynik kontroli na miejscu/wizytacji w miejscu negatywny Wniosek nie kwalifikuje się do dalszej oceny. Zatwierdzenie kwoty wyliczonej do refundacji Zatwierdzenie zlecenia płatności Zatwierdzenie etapu i przyczyn odmowy wypłaty pomocy. Podpisanie pisma do ARiMR w sprawie przekazania informacji czy Beneficjent nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych. Podpisanie wezwania do usunięcia braków we wniosku o płatność K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 K-1/220, K-2/220 Zlecenie płatności wraz z załącznikami K-1/220, K-2/220 P-1/220 Wezwanie do usunięcia braków we wniosku o płatność KP ARiMR/3z 2. Strona 35 z 41

36 Poprawność wniosku pod względem zgodności z decyzją, zasadami dotyczącymi udzielania pomocy, pod względem rachunkowym, kontrola krzyżowa oraz weryfikacja sprawozdania z realizacji operacji Kontrola na miejscu/wizytacja w miejscu Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Podpisanie pisma w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania Podpisanie wezwania do złożenia wyjaśnień do wniosku o płatność Podpisanie pisma do Wydziału Kontroli o przeprowadzenie wizytacji w miejscu. Podpisanie pisma do jednostki odpowiedzialnej za realizację czynności kontrolnych o zakończeniu weryfikacji Wniosku o płatność Podpisanie wezwania do złożenia wyjaśnień do wniosku o płatność Podpisanie pisma do Departamentu Księgowości ARiMR o dokonaniu weryfikacji Wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności Podpisanie pisma do Departamentu Finansowego ARiMR Podpisanie decyzji o umorzeniu postępowania Podpisanie pisma do Departamentu Finansowego ARiMR Podpisanie pisma o wydanie opinii lub uzyskanie informacji o okolicznościach mających wpływ na wypłatę pomocy. Pismo w sprawie pozostawienia wniosku o płatność bez rozpoznania Wezwanie do złożenia wyjaśnień wniosku o płatność P-2/220 P-2/220 Wezwanie do złożenia wyjaśnień wniosku o płatność P-3/220 P-4/220 Decyzja o umorzeniu postępowania P-4/220 Pismo o wydanie opinii, informacji 2. Strona 36 z 41 KP ARiMR/3z

37 Osoba upoważniona do podpisania decyzji Korekta kwoty kosztów kwalifikowalnych i kwoty wnioskowanej do refundacji oraz zestawienie wyliczonej kwoty do refundacji Odmowa wypłaty pomocy/umorzenie postępowania Podpisanie decyzji o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Podpisanie decyzji odmawiającej wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy w części Decyzja o odmowie wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy KP ARiMR/3z 2. Strona 37 z 41

38

39 3. ZAŁĄCZNIKI

40

41 3. Załączniki Symbol dokumentu Nazwa Opis dokumentu P-1/220 Pismo do ARiMR w sprawie Dokument wyjściowy przekazania informacji czy Beneficjent nie figuruje w Rejestrze Podmiotów Wykluczonych P-2/220 Pismo do Wydziału Kontroli o Dokument wyjściowy przeprowadzenie wizytacji w miejscu P-3/220 Pismo do Departamentu Księgowości Dokument wyjściowy ARiMR o dokonaniu weryfikacji Wniosków o płatność i przekazaniu wymaganych dokumentów celem dokonania płatności P-4/220 Pismo do jednostki odpowiedzialnej Dokument wyjściowy za realizację czynności kontrolnych o zakończeniu weryfikacji Wniosku o płatność P-4/220 Pismo do Departamentu Finansowego Dokument wyjściowy ARiMR P-5/220 Pismo z prośbą o informację w przypadku wystąpienia potencjalnego konfliktu krzyżowego oraz informujące o potencjalnym konflikcie krzyżowym. Dokument wyjściowy POZOSTAŁE ZAŁĄCZNIKI ZWIĄZANE Z OBSŁUGĄ PROCESU O PRZYZNANIE PŁATNOŚCI: K-1/220 K-2/220 IK-1/220 IK-2/220 Karta weryfikacji Wniosku o płatność dla działania 125 Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowaniem rolnictwa i leśnictwa przez scalanie gruntów Karta weryfikacji Wniosku o płatność dla działania 125 Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowaniem rolnictwa i leśnictwa przez gospodarowanie rolniczymi zasobami wodnymi Instrukcja do Karty weryfikacji Wniosku o płatność dla działania 125 Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowaniem rolnictwa i leśnictwa przez scalanie gruntów Instrukcja do Karty weryfikacji Wniosku o płatność dla działania 125 Poprawianie i rozwijanie infrastruktury związanej z rozwojem i dostosowaniem rolnictwa i leśnictwa przez gospodarowanie rolniczymi zasobami wodnymi Załącznik do karty weryfikacji Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy Dokument wyjściowy KP ARiMR/3z. 3. Strona 41 z 41

42 KARTA AKTUALIZACJI KP ARiMR/2z Znak sprawy: DDD /WPiK-GN,BU/12 1. Opis zmian: Lp. Przyczyna zmiany 1 1. Dostosowanie do nowego sposobu rozliczania robót budowlanych 2. Dostosowanie do nowego sposobu rozliczania robót budowlanych 3. Dostosowanie do nowego sposobu rozliczania robót budowlanych Miejsce wprowadzenia zmiany 2 Opis wprowadzonej zmiany 3 INSTRUKCJA KARTY WERYFIKACJI IK-1, CZĘŚĆ B: KOMPLETNOŚĆ I POPRAWNOŚĆ WYPEŁNIENIA WNIOSKU INSTRUKCJA KARTY WERYFIKACJI IK-1, KARTA WERYFIKACJI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ K-1. CZĘŚĆ B: KOMPLETNOŚĆ I POPRAWNOŚĆ WYPEŁNIENIA WNIOSKU INSTRUKCJA KARTY WERYFIKACJI IK-1, CZĘŚĆ B: KOMPLETNOŚĆ I POPRAWNOŚĆ WYPEŁNIENIA WNIOSKU CZĘŚĆ B1: WERYFIKACJA KOMPLETNOŚCI I POPRAWNOŚCI WNIOSKU. Dopisano punkt nr 6 W akapicie 5 wyraz powykonawczy został zastąpiony wyrazem różnicowy CZĘŚĆ B1: WERYFIKACJA KOMPLETNOŚCI I POPRAWNOŚCI WNIOSKU. W punkcie nr 10 zmieniono zapis z istniejącego Kosztorys powykonawczy na Kosztorys różnicowy. W instrukcji dodano objaśnienie do tego punktu CZĘŚĆ B1: WERYFIKACJA KOMPLETNOŚCI I POPRAWNOŚCI WNIOSKU. Punkt 17 dodano objaśnienie: Uwaga: W przypadku kiedy operacja jest realizowana w oparciu o umowę na wynagrodzenie ryczałtowe, należy żądać od Beneficjenta dostarczenia projektu budowlanego. Wszelkie zmiany wprowadzone do projektu budowlanego (np. zmiany wynikające z zapytań oferentów/wykonawców) są integralną częścią projektu. Beneficjent zobowiązany jest poinformować SW o tych zmianach. Numer oraz propozycja zmiany do KP, na którą ma wpływ proponowana zmiana 4 Zmiana nie ma wpływu na inne KP Zmiana nie ma wpływu na inne KP Zmiana nie ma wpływu na inne KP 4. Dostosowanie INSTRUKCJA KARTY CZĘŚĆ C1 - WERYFIKACJA ZGODNOŚCI Z DECYZJĄ I KWALIFIKOWALNOŚCI Zmiana nie ma wpływu 1 Należy podać przyczynę zmiany, np. rekomendacja KPMG (raport z dnia..., str...., treść uwagi); uwaga DPB (pismo znak:..., z dnia..., treść uwagi); w przypadku, gdy zmiana KP wynika ze zmiany systemu informatycznego należy podać numer konkretnego Zgłoszenia Zmiany, na podstawie którego został zmieniony system; w przypadku, gdy zmiana KP wynika ze zmiany legislacji należy podać pełną nazwę ustawy, rozporządzenia, itp. 2 Należy podać na przykład rozdz., str., pkt, rodzaj dokumentu, itp. 3 Należy scharakteryzować rodzaj wprowadzonej zmiany. 4 Należy podać numer i tytuł KP, na którą ma wpływ proponowana zmiana. Jeżeli proponowana zmiana nie ma wpływu na inne KP w niniejszej rubryce należy wpisać słowa zmiana nie ma wpływu na inne KP. KP ARiMR/3z Spis treści Strona 1 z 5

43 do nowego sposobu rozliczania robót budowlanych 5. Zmiana porządkowa 6. Dostosowanie do wymogów realizacji operacji w trybie Zaprojektuj i wybuduj 7. Dostosowanie do nowego sposobu rozliczania robót budowlanych 8. Dostosowanie do nowego sposobu rozliczania robót budowlanych 9. Dostosowanie KP do przepisów krajowych i UE 10. Dostosowanie do nowego sposobu KP ARiMR/3z WERYFIKACJI IK-2 CZĘŚĆ C1 INSTRUKCJA KARTY WERYFIKACJI IK-2, KARTA WERYFIKACJI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ K-2. CZĘŚĆ B: KOMPLETNOŚĆ I POPRAWNOŚĆ WYPEŁNIENIA WNIOSKU INSTRUKCJA KARTY WERYFIKACJI IK-2, KARTA WERYFIKACJI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ K-2. CZĘŚĆ B: KOMPLETNOŚĆ I POPRAWNOŚĆ WYPEŁNIENIA WNIOSKU INSTRUKCJA KARTY WERYFIKACJI IK-2, CZĘŚĆ B: KOMPLETNOŚĆ I POPRAWNOŚĆ WYPEŁNIENIA WNIOSKU INSTRUKCJA KARTY WERYFIKACJI IK-2, KARTA WERYFIKACJI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ K-2. CZĘŚĆ B: KOMPLETNOŚĆ I POPRAWNOŚĆ WYPEŁNIENIA WNIOSKU INSTRUKCJA KARTY WERYFIKACJI IK-2, KARTA WERYFIKACJI WNIOSKU O PŁATNOŚĆ K-2. CZĘŚĆ B: KOMPLETNOŚĆ I POPRAWNOŚĆ WYPEŁNIENIA WNIOSKU INSTRUKCJA KARTY WERYFIKACJI IK-2 CZĘŚĆ B: KOMPLETNOŚĆ I WYDATKÓW Punkt 1 po zdaniu Należy sprawdzić, czy wykonano zakres rzeczowy przewidziany decyzją o przyznaniu pomocy dla operacji/danego etapu. Otrzymuje nowe brzmienie CZĘŚĆ B1: WERYFIKACJA KOMPLETNOŚCI I POPRAWNOŚCI WNIOSKU. zmiana numeracji załączników CZĘŚĆ B1: WERYFIKACJA KOMPLETNOŚCI I POPRAWNOŚCI WNIOSKU. Dopisano punkt nr 5 Pozwolenie Wodnoprawne W instrukcji dodano objaśnienie do tego punktu CZĘŚĆ B1: WERYFIKACJA KOMPLETNOŚCI I POPRAWNOŚCI WNIOSKU. Dopisano punkt nr 6 W akapicie 5 wyraz powykonawczy został zastąpiony wyrazem różnicowy CZĘŚĆ B1: WERYFIKACJA KOMPLETNOŚCI I POPRAWNOŚCI WNIOSKU. W punkcie nr 7 zmieniono zapis z istniejącego Kosztorys powykonawczy na Kosztorys różnicowy. W instrukcji dodano objaśnienie do tego punktu CZĘŚĆ B1: WERYFIKACJA KOMPLETNOŚCI I POPRAWNOŚCI WNIOSKU. Dopisano punkt nr 15 Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach - kopia. W instrukcji dodano objaśnienie tego punktu CZĘŚĆ B1: WERYFIKACJA KOMPLETNOŚCI I POPRAWNOŚCI WNIOSKU. W punkcie 14 dodano dodatkowe wyjaśnienie Uwaga: W przypadku kiedy operacja jest realizowana w oparciu o umowę na na inne KP Zmiana nie ma wpływu na inne KP Zmiana nie ma wpływu na inne KP Zmiana nie ma wpływu na inne KP Zmiana nie ma wpływu na inne KP Zmiana nie ma wpływu na inne KP Zmiana nie ma wpływu na inne KP Spis treści Strona 2 z 5