Sporządzanie raportów okresowych. Program INNOLOT. Armen Jaworski, DZP

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Sporządzanie raportów okresowych. Program INNOLOT. Armen Jaworski, DZP"

Bronisław Marek
8 lat temu
Przeglądów:

1 Sporządzanie raportów okresowych Program INNOLOT Armen Jaworski, DZP

2 Program INNOLOT - sprawozdawczość Lista raportów zgodnie z 8 pkt 1 umowy: L.p. Rodzaj raportu Okres Termin złożenia 1. Półroczny raport postępu Raport roczny Raport końcowy Cały projekt 60 dni od zak. 4. Raport z realizacji zadań (deliverable) opis projektu opis projektu 5. Z wykorzystania wyników Projektu 3 lat po zak. 3 lata + 30 dni 6. Raport ex-post 5 lat po zak. 5 lat + 30 dni

Raport końcowy Cały projekt 60 dni od zak. 4.

3 Program INNOLOT - sprawozdawczość Wzór raportu rocznego

4 Należy podać odpowiedni rok Ogólne informację Nr raportu wg wzoru XX-YR-20YY, gdzie: XX jest unikalnym nr raportu w ramach projektu, YY to rok, którego dotyczy raport Informacje o projekcie, jego wykonawcach i osobie koordynującej projekt

ramach projektu, YY to rok, którego dotyczy raport

5 Należy wstawić spis treści

6 Raport roczny zawiera limit 28 stron Podsumowanie/streszczenie celów projektu w danym roku na podstawie Opisu Projektu oraz ich osiągania. Uwaga: Raporty okresowe mają zawierać opis postępów projektu z punktu widzenia zarządzania i osiągania jego celów. Sprawozdania z działalności merytorycznej powinny się znaleźć w raportach z realizacji zadań. Raporty okresowe nie powinny powielać informacji merytorycznych zawartych w raportach z realizacji zadań, a jedynie odnosić się do ich odpowiednich fragmentów.

Uwaga: Raporty okresowe mają zawierać opis postępów projektu z punktu widzenia zarządzania i osiągania jego celów.

7 Podsumowanie/streszczenie postępów w realizacji projektu w danym roku z podziałem na zadania. Do 1/2 strony na zadanie.

8 Rozdział dotyczący raportów z realizacji zadań oraz kamieni milowych. Zawiera 4 tabele i jeden wykres.

9 Tabela 1 z listą kamieni milowych Kopia tabeli z opisu projektu zawierająca dwie dodatkowe kolumny. Tabela powinna zawierać kamienie milowe dla całego okresu realizacji projektu. Termin osiągnięcia kamienia milowego deklarowany w opisie projektu (na początku projektu) Przewidywany / aktualny termin osiągnięcia kamienia milowego Czy został osiągnięty: YES/NO, jeżeli YES to trzeba podać datę osiągnięcia

Termin osiągnięcia kamienia milowego deklarowany w opisie projektu (na początku projektu)

10 Wykres pokazujący ewolucję terminów osiągania kamieni milowych. Wykres sporządza się za pomocą wzorca wykresu w pliku excel.

11 Plik excel, zakładka Milestones -> pierwszy raport Należy wpisać datę początku i końca projektu. Należy wpisać miesiące osiągania kamieni milowych licząc od początku projektu.

12 Plik excel, zakładka Milestones -> pierwszy raport I raport półroczny Jeżeli daty osiągania kamieni milowych nie zmieniły się to należy przekopiować wartości z kolumny Q do kolumny R.

13 Plik excel, zakładka Milestones -> pierwszy raport Jeżeli termin osiągania danego kamienia zmienił się, należy wpisać nowy termin w odpowiednią komórkę. Przykład: Termin osiągania Mileston 1 został przesunięty na październik 2015

wpisać nowy termin w odpowiednią komórkę.

14 Plik excel, zakładka Milestones -> kolejne raporty Przy kolejnych raportach wystarczy jedynie uzupełnić plik excela o kolumnę dotyczącą danego okresu sprawozdawczego.

15 Tabela 2 zawiera listę raportów z realizacji zadań (deliverable). Tabela powinna być kopią podobnej tabeli z Opisu Projektu uzupełnioną o dwie dodatkowe kolumny Przewidywany / aktualny termin złożenia raportu Czy został osiągnięty: Submitted / Not submitted, jeżeli Submitted to trzeba podać datę złożenia

dodatkowe kolumny Przewidywany / aktualny termin złożenia raportu Czy został

Tabela 3 zawiera wizualizację stanu dostarczania raportów z realizacji zadań. Tabelę trzeba przygotować w całości tylko przy pierwszym raporcie.

16 Tabela 3 zawiera wizualizację stanu dostarczania raportów z realizacji zadań. Tabelę trzeba przygotować w całości tylko przy pierwszym raporcie. Przy kolejnych raportach wystarczy ją tylko uaktualniać Folietowy kolor pokazuje czas przeszły, natomiast czerowna linia przedstawia moment przygotowania tabeli. Każdy raport należy oznaczyć odpowiednim kolorem stosownie do legendy

Przy kolejnych raportach wystarczy ją tylko uaktualniać Folietowy kolor pokazuje czas

17 Zwięzły opis osiągniętych kamieni milowych i złożonych raportów z realizacji zadań w okresie sprawozdawczym. Zwięzły opis opóźnień w osiąganiu kamieni milowych i dostarczeniu raportów, jeżeli wystąpiły w okresie sprawozdawczym. Uwaga: Zgodnie z 8 pkt 7 umowy, w przypadku wystąpienia opóźnień, raport roczny powinien zawierać zmodyfikowany plan realizacji projektu (diagram Gantta) zawarty w Opisie projektu. Tabela 4. Lista zmian w projekcie dla całego okresu realizacji. Powinny się tu znaleźć wszystkie zmiany, które zostały wysłane do NCBR poprzez wnioski o zmianę (również aneksy do umowy). Każda zmiana powinna zawierać zwięzły opis, czego dotyczy.

Uwaga: Zgodnie z 8 pkt 7 umowy, w przypadku wystąpienia opóźnień, raport roczny powinien zawierać zmodyfikowany plan realizacji projektu (diagram Gantta) zawarty w

18 Wykorzystanie zasobów tabele 5 i 6.

19 Plik excel, zakładka Person months -> pierwszy raport Tabela 5. Wykorzystanie zasobów osobowych (w liczbach osobomiesięcy MM ) Tabela wymaga trochę pracy przy pierwszym raporcie, jednak dla kolejnych raportów wymaga jedynie uzupełnienia kilku wartości

Tabela wymaga trochę pracy przy pierwszym raporcie, jednak dla

20 Plik excel, zakładka Person months -> pierwszy raport Czerwona linia oznacza koniec okresu sprawozdawczego, którego dotyczy raport. Na początku: 1. Uzupełnić arkusz o odpowiednią liczbę zadań występującą w projekcie. 2. Podać odpowiednią liczbę osobomiesięcy dla każdego zadania. 3. Należy wypełnić. cały wiersz tą samą wartością Należy się upewnić, że wartości w wierszu Total [MM] i Raporting period [MM] zawierają sumę wszystkich zadań.

2. Podać odpowiednią liczbę osobomiesięcy dla każdego zadania. 3. Należy wypełnić.

21 Plik excel, zakładka Person months -> kolejne raporty Przy sporządzaniu kolejnych raportów wystarczy uzupełnić po jedną wartość liczby wykorzystanych osobomiesięcy dla każdego zadania. Poniżej przykład dla II połowy 203 roku. Należy sprawdzić, czy suma dla całego projektu jest obliczona poprawnie.

22 Plik excel, zakładka Person months -> kolejne raporty Dodatkowo jeżeli wystąpiły zmiany w liczbie osobomiesięcy przypisanych do zadania, należy poprawić wartości w wierszach Planned. Należy sprawdzić, czy suma dla całego projektu jest obliczona poprawnie.

23 Plik excel, zakładka Ressources -> pierwszy raport Tabela 6. Wykorzystanie zasobów finansowych. Tabela wymaga trochę pracy przy pierwszym raporcie, jednak dla kolejnych raportów wymaga jedynie uzupełnienia kilku wartości

24 Plik excel, zakładka Ressources -> pierwszy raport Czerwona linia oznacza koniec okresu sprawozdawczego, którego dotyczy raport. Na początku: 1. Uzupełnić arkusz o odpowiednią liczbę zadań występującą w projekcie. 2. Wpisać całkowite koszty przypisane do każdego zadania. 3. Należy wypełnić. cały wiersz tą samą wartością Należy się upewnić, że wartości w wierszu Total costs i Raporting period zawierają sumę wszystkich zadań.

25 Plik excel, zakładka Ressources -> kolejne raporty Przy sporządzaniu kolejnych raportów wystarczy uzupełnić po jedną wartość wykorzystanych środków dla każdego zadania. Poniżej przykład dla II połowy 2013 roku.

26 Plik excel, zakładka Ressources -> kolejne raporty Dodatkowo jeżeli wystąpiły zmiany w kosztach przypisanych do zadania, należy poprawić wartości w wierszach Planned. Należy sprawdzić, czy suma dla całego projektu jest obliczona poprawnie.

27 Tabela 7. Należy określić listę technologii rozwijanych w trakcie realizacji projektu oraz aktualny oraz planowany Poziom Gotowości Technologicznej.

28 Tabela 8. Tabela zawiera wskaźniki realizacji projektu wymienione w Opisie Projektu. Należy wskazać wartość początkową, wartość docelową, stopień poprawy w okresie sprawozdawczym oraz jego aktualną wartość

29 Analiza ryzyka osiągania celów projektu. W przypadku wystąpienia opóźnień należy przeanalizować ryzyko wpływu na cały projekt. Należy wskazać sposoby upowszechniania wyników projektu narastająco w całym okresie realizacji projektu. Jeżeli dana publikacja została wykonana w wyniku prac sfinansowanych przez projekt, powinna zawierać odpowiednią informację o dofinansowaniu.

30 Część raportu sporządzana w języku polskim. Tabela 1. Zwięzły opis czynności wykonanych w ramach zadań (do 300 wyrazów)

31 Tabele 4 i 5 powinny zawierać kopie informacji z tabeli sporządzanych w języku angielskim.

32 Tabela 6 powinna zawierać kopię informacji z tabeli 7 sporządzonej w języku angielskim. Tabela 7 powinna zawierać kopię informację z tabeli 8 sporządzonej w języku angielskim.

33 Informacja o wskaźnikach programu Informacja o upowszechnianiu wyników projektu narastająco od początku realizacji projektu. Informacje powinny być zgodne z wersją angielską raportu.

34 Forma dostarczania raportów Raporty powinny być przesłane w formie papierowej i elektronicznej Do każdego raportu powinno być dołączone oświadczenie o zgodności wersji elektronicznej z papierową

35 Ocena śródokresowa i końcowa

36 Ocena śródokresowa Zgodnie z 9 umowy w połowie realizacji projektu przewidywana jest ocena śródokresowa z udziałem co najmniej dwóch ekspertów wyznaczonych przez NCBR: Ocenie podlega zasadność dalszego finansowania realizacji projektu Postęp techniczny projektu Wartości ilościowych wskaźników Zgodność z umową (opis projektu) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji spotkania z udziałem ekspertów, na którym zostaną zaprezentowane wyniki projektu Ocena dokonywana jest na podstawie raportów oraz prezentacji na spotkaniu

37 Ocena końcowa Ocena końcowa ma podobną formę jak ocena śródokresowa, przeprowadzana jest z udziałem z udziałem co najmniej dwóch ekspertów wyznaczonych przez NCBR: Wykonawca zobowiązany jest do organizacji spotkania z udziałem ekspertów, na którym zostaną zaprezentowane wyniki projektu Ocena dokonywana jest na podstawie raportów oraz prezentacji na spotkaniu

38 Dziękuje za uwagę

Podobne dokumenty

Wniosek o dofinansowanie Program INNOLOT.

Wniosek o dofinansowanie Program INNOLOT Armen.Jaworski@ncbr.gov.pl Wniosek część A 1. Wniosek część A należy sporządzić za pomocą generatora wniosków 2. Poprawnie wypełniony wniosek część A należy wydrukować,