Wytyczne w sprawie audytu projektów. realizowanych w ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Wersja 1.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do uchwały nr... Zarządu Województwa Lubuskiego Z dnia r. Wytyczne w sprawie audytu projektów realizowanych w ramach Lubuskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Wersja 1.00 Instytucja Zarządzająca Lubuskim Regionalnym Programem Operacyjnym Zielona Góra, lipiec 2008

2 Spis treści: 1. Podstawa prawna Definicja Audytu Cele Audytu Obowiązek przeprowadzenia audytu Termin przeprowadzenia audytu Wymagania wobec audytora Zakres merytoryczny raportu Rezultaty audytu...7 2

3 1. Podstawa prawna Artykuł 70 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Umowa o dofinansowanie projektu 12. Artykuł 26 ust. 1 ppkt. 8 i artykuł 25 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227 poz ze zm.). 2. Definicja Audytu Audyt projektu jest potwierdzeniem prawidłowej realizacji projektu zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym i umową o dofinansowanie. Polega na przeprowadzeniu badań, które pozwolą na jednoznaczne stwierdzenie prawidłowości realizacji projektu. Audyt sprawdza czy wydatki zostały rzeczywiście poniesione, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie, czy są poparte odpowiednimi dowodami księgowymi, czy księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi oraz wnioski o płatność są sporządzane na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, czy sprawozdania z realizacji projektu są prawidłowe oraz czy jasno i rzetelnie opisują sytuację projektu. Audyt ma zweryfikować zarówno liczbowe jak i opisowe informacje zawarte w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach. 3. Cele Audytu Celem audytu jest zwiększenie pewności Beneficjenta oraz Instytucji Zarządzającej LRPO/Instytucji Pośredniczące II stopnia, Ŝe projekt jest realizowany prawidłowo. W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, a wydatki są kwalifikowalne, w szczególności sprawdza się: - czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu zostały rzeczywiście podjęte, - sposób przechowywania dokumentów, który pozwala prześledzić ścieŝkę wydatku od rozpoczęcia realizacji projektu do przedłoŝenia poprawnego wniosku o płatność, - czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, tj. potwierdzone wyciągiem bankowym/dowodem zapłaty oraz weryfikacją faktycznego stanu rzeczowego. - kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta; zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, 3

4 - wiarygodność sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez Beneficjenta, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektu, - zasady dotyczące promocji projektu, - sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdraŝania projektu oraz realizacji zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym, - poprawność stosowanych procedur przetargowych, w przypadku, gdy dla projektu istnieje obowiązek wyłonienie wykonawców zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych, - wdroŝenie zaleceń pokontrolnych i ewentualne usunięcie wykrytych nieprawidłowości. 4. Obowiązek przeprowadzenia audytu Beneficjent, zgodnie z umową o dofinansowanie, zobowiązany jest do przeprowadzenia audytu projektu w przypadku, gdy całkowita wartość projektu realizowanego przez Beneficjenta w ramach LRPO wynosi co najmniej PLN. Wydatek związany z przeprowadzeniem audytu jest kwalifikowalny, jeŝeli Beneficjent, na podstawie podpisanej umowy o dofinansowanie jest zobowiązany do jego przeprowadzenia. Koszty audyt poniesione dla projektów niewymagających jego przeprowadzeni nie są kwalifikowalne. Obowiązek przeprowadzenia audytu nie dotyczy projektów własnych Samorządu Województwa Lubuskiego i projektów realizowanych w ramach Priorytetu VI pomoc techniczna realizowanych przez Instytucję Zarządzającą LRPO i Instytucję Pośredniczącą II stopnia. 5. Termin przeprowadzenia audytu Beneficjent zleca przeprowadzenie audyt tak, aby raport z audytu powstał przed zakończeniem realizacji projektu. Audyt powinien się rozpocząć nie wcześniej niŝ po poniesieniu przez Beneficjenta 50 % kosztów kwalifikowalnych projektu. Dopuszcza się moŝliwość przeprowadzenia audytu po zakończeniu finansowej realizacji projektu w przypadku: - projektów polegających na dostawie realizowanych jednym zamówieniem, lub kilkoma dokonywanymi w tym samym czasie lub w krótkich odstępach czasu, - projektów, dla których dofinansowanie zostało przyznane po ich ukończeniu. 4

5 6. Wymagania wobec audytora Audytorem projektu współfinansowanego w ramach LRPO moŝe zostać osoba spełniająca wymogi audytora wewnętrznego zgodnie z ustawą o finansach publicznych oraz posiadająca doświadczenie w audycie projektów, przynajmniej 1 projektu, finansowanego ze środków publicznych. Audytorem, zgodnie z art. 58 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z. zm.) moŝe być osoba, która: 1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, chyba Ŝe przepisy odrębne uzaleŝniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego; 2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; 3) nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; 4) posiada wyŝsze wykształcenie; 5) posiada następujące kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego: a) certyfikaty: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self- Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub b) ukończyła aplikację kontrolerską i złoŝyła egzamin kontrolerski z wynikiem pozytywnym przed komisją egzaminacyjną powołaną przez Prezesa NajwyŜszej Izby Kontroli, lub c) złoŝyła z wynikiem pozytywnym egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli skarbowej, lub d) uprawnienia biegłego rewidenta. Dla zachowania niezaleŝności i bezstronności audytu osoba lub podmiot prowadzący audyt nie moŝe: - posiadać udziałów, akcji Beneficjenta lub innych tytułów własności lub w jednostce z nim stowarzyszonej, dominującej lub współzaleŝnej; - być w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zaleŝnej lub współzaleŝnej; - w ostatnich 3 latach uczestniczyć w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; - osiągać chociaŝby w jednym roku, w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Beneficjenta, jednostki wobec niego dominującej lub jednostek z nim stowarzyszonych, jednostek od niego zaleŝnych lub współzaleŝnych; - być małŝonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub być związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takie osoby; - być zaangaŝowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, 5

6 - pozostawać w stosunku pracy z wyŝej wymienionymi instytucjami w ciągu ostatnich trzech latach. Bezstronność audytora powinna być potwierdzona stosownym oświadczeniem złoŝonym w ofercie audytu, w ramach zamówienia publicznego. Audyt projektu realizowanego w ramach LRPO powinien przeprowadzić zespół składający się z co najmniej 2 audytorów. Instytucja Zarządzająca LRPO zaleca, by w skład zespołu przeprowadzającego audyt wchodziła osoba posiadające uprawnienia audytora wewnętrznego oraz biegły rewident. 7. Zakres merytoryczny raportu Raport z audytu powinien składać się z następujące części: 1. Opisu stanu faktycznego w zakresie: - przekazywania dokumentów, informacji zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, - stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, - stosowania się Beneficjenta do zapisów umowy o dofinansowanie w związku z zamówieniami nie objętymi ustawą Prawo Zamówień Publicznych, - zarządzania finansowego projektem, w tym: prowadzenie odrębnego systemu księgowego, zgodność operacji księgowych z zakładowym planem kont, identyfikacja operacji, terminowość składania wniosków o płatność, prawidłowość opisywania dokumentów księgowych, poniesienie wydatków w związku z posiadanymi dowodami księgowymi, zgodność dokumentów księgowych z zawartymi umowami, zleceniami, zgodność przedstawionych dokumentów księgowych z dokumentami poświadczającymi odbiór dostaw, prac budowlanych, usług, zgodność stanu faktycznego z deklaracją Beneficjenta o kwalifikowalności VAT, generowanie dochodów niewskazanych we wniosku o dofinansowanie, - realizacji rzeczowej projektu, w tym: zgodność zrealizowanego projektu z wnioskiem o dofinansowanie, harmonogramem rzeczowo-finansowym, dochowanie obowiązków wynikających z ustawy Prawo Budowlane, Prawo ochrony środowiska, Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko dla przedsięwzięć realizowanych z krajowych lub regionalnych programów operacyjnych w sprawie oceny oddziaływania na środowisko, - promocji projektu, w tym zgodności z wytycznymi Instytucji Zarządzającej LRPO w tej sprawie, - sprawozdawczości, w tym: zgodność danych przedstawionych we wniosku o płatność ze stanem faktycznym, pozyskiwanie informacji o wskaźnikach produktu, rezultatu, zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie. 2. Wykazu dokumentów, na podstawie których stwierdzono stan faktyczny w wymienionych wyŝej obszarach, lub zaznaczenie braków w dokumentacji, którą winny jest przechowywać Beneficjent. 6

7 3. Wykazu osób, które udzielały wyjaśnień w związku z audytowanymi obszarami, wraz z opisem udzielonych wyjaśnień. 8. Rezultaty audytu Efektem prac audytora jest raport z audytu. Beneficjent poddany audytowi ma prawo odnieść się do zapisów raportu, jego uwagi i wyjaśnienia naleŝy przekazać do Instytucji Zarządzającej LRPO/Instytucji Pośredniczące II stopnia w ciągu 14 dni od przedstawienia przez audytora raportu z audytu. Beneficjent przechowuje egzemplarz raportu z audytu wraz ze swoimi uwagami i wyjaśnieniami. Jest zobowiązany do udostępnienia dokumentu upowaŝnionym organom kontrolnym. Instytucja Zarządzająca LRPO/Instytucja Pośrednicząca II stopnia weryfikuje raport z audytu. W przypadku, gdy nie spełnieni ono wymogów niniejszych wytycznych Beneficjent jest wzywany do wyjaśnień i, o ile to moŝliwe, poprawienia raportu. Wydatek nie spełniający wszystkich wymogów niniejszych wytycznych nie moŝe być uznany za kwalifikowalny. Instytucja właściwa do przeprowadzenia kontroli na zakończenie realizacji projektu, w planowaniu czynności kontrolnych i rozliczaniu projektów, bierze pod uwagę rezultaty przeprowadzonego audytu. 7