Wydarzenie Data Co oznacza ten termin?

Transkrypt

1 Szanowni Państwo! GSK przechodzi na elektroniczny system fakturowania GSK dąży do ciągłej poprawy skuteczności i poziomu usług zarówno na rzecz klientów jak i dostawców, i w związku z tym przechodzi na elektroniczny system fakturowania. W Wielkiej Brytanii i USA już teraz otrzymujemy ponad 90% naszych faktur w formie elektronicznej, a niedawno GSK zakończyła skuteczne kampanie w Europie i Azji. Obecnie jesteśmy w trakcie przenoszenia wszystkich pozostałych faktur papierowych i przesyłanych em do systemu e-fakturowania Tungsten Network. Jako dostawca GSK zostali Państwo włączeni do naszego programu wdrożenia elektronicznego systemu fakturowania. Aby ułatwić Państwu wprowadzenie e-fakturowania, GSK nawiązała współpracę z firmą Tungsten Network (dawniej OB10). Do dnia 22 lipiec 2015 r., wszystkie Państwa faktury dla GSK trzeba będzie wysyłać elektronicznie za pośrednictwem Tungsten Network. Te zmiany dotyczą wszystkich dostawców spółek GSK wymienionych tutaj. Dostawcy mają do wyboru dwie opcje: Rozwiązanie Zintegrowane, które pozwala dostawcom szybko zautomatyzować swoje istniejące systemy księgowe. Formularz Internetowy to bezpieczny portal internetowy, w którym można szybko i w prosty sposób wprowadzać faktury. Więcej informacji na temat tych dwóch opcji można znaleźć w najczęściej zadawanych pytaniach (FAQ) w niniejszym pakiecie. W celu dotrzymania terminu 22 lipiec br. prosimy zwrócić uwagę na kluczowe etapy procesu i oczekiwania: Wydarzenie Data Co oznacza ten termin? Termin wyboru opcji Termin wdrożenia systemu Termin zakończenia kampanii Środa, 10 czerwiec 2015 r. Jak najszybciej Środa, 22 lipiec 2015 r. Do tego dnia dostawcy, którzy chcą wybrać Rozwiązanie Zintegrowane powinni podpisać Warunki i zasady firmy Tungsten Network, aby zakończyć proces konfiguracji przed terminem zakończenia kampanii. Do tego dnia dostawcy, którzy chcą wybrać Formularz Internetowy powinni zarejestrować się w portalu internetowym. GSK z przyjemnością potwierdza, że system e-fakturowania oraz usługa status faktury firmy Tungsten Network są już aktywne, więc prosimy zarejestrować się i zacząć korzystać z usługi jak najszybciej, aby móc od razu odnosić korzyści. Zachęcamy Państwa do rejestrowania się w systemie i korzystania z usług w jak najszybszym terminie. Do tego dnia wszyscy dostawcy muszą zostać wdrożeni w ramach tego nowego procesu. Przedstawiamy kilka z wielu korzyści wynikających z korzystania z usług Tungsten Network: Szybkie i gwarantowane przesyłanie faktur do GSK w ciągu 24 godzin co oznacza szybszą zapłatę faktury. Proces uwzględnia standardowe warunki płatności GSK, które mają zastosowanie z chwilą otrzymania faktury, ponieważ opóźnienia związane z obsługą faktur papierowych zostają wyeliminowane. Większa przejrzystość informacji można się w każdej chwili zalogować w systemie i sprawdzić status swojej faktury oraz śledzić jej przetwarzanie do momentu zapłaty. Mniej błędów system Tungsten Network weryfikuje poprawność faktur, wykrywając błędy w obliczeniach i inne często popełniane pomyłki. Korzystanie z Tungsten Network wiąże się z drobnym wydatkiem, lecz jesteśmy przekonani, że w większości przypadków zwróci się on z nawiązką w postaci korzyści wynikających z e-fakturowania, szybszych płatności oraz oszczędności czasu, papieru i kosztów wysyłki, a także monitorowania faktur w Internecie do chwili ich zapłaty. Poprosiliśmy firmę Tungsten, aby w ciągu kilku najbliższych dni skontaktowała się z Państwem w celu udzielania Państwu pomocy w realizacji kolejnych etapów procesu. Jeśli chcą Państwo skontaktować się z firmą Tungsten bezpośrednio, prosimy wysłać wiadomość na adres: GSKregistration@tungsten-network.com lub odwiedzić stronę: Jeśli mają Państwo pytania do GSK, prosimy o wysłanie wiadomości na powyższy adres i wpisanie w temacie e- maila FAO GSK Procurement Team, aby Państwa pytanie mogło zostać przekierowane do odpowiednich osób. Dziękujemy z góry za Państwa wsparcie dla tej ważnej inicjatywy. Mam nadzieję, że już wkrótce będziemy otrzymywać od Państwa faktury za pośrednictwem Tungsten Network. Z poważaniem, Nick Cooper Vice President CBS Finance Services Richard Hollingsworth Head of Procurement, Europe CBS Procurement Services

2 E-fakturowanie najczęściej zadawane pytania (FAQ) Dlaczego w celu przesyłania faktur powinienem korzystać z usług firmy Tungsten Network? Wkrótce będzie to jedyny sposób przyjmowania przez GSK dostarczanych przez dostawców faktur. Czy fakturowanie za pośrednictwem Tungsten Network to wymóg prowadzenia współpracy biznesowej z GSK? Tak. GSK aktywnie wycofuje się z procesów opartych na fakturach papierowych w celu realizacji korzyści, jakie fakturowanie elektroniczne daje nam i naszym dostawcom. Jakie odniosę korzyści w związku z korzystaniem z Tungsten Network? Bezpieczne i gwarantowane dostarczanie faktur; nigdy więcej faktur zagubionych na poczcie. Przetwarzanie Państwa faktur będzie zajmowało nam mniej czasu, umożliwiając regulowanie płatności na czas. Nigdy więcej opóźnień z powodu brakujących informacji, dlatego że coś wylądowało na złym biurku albo ze względu na czynności wykonywane ręcznie. Technologia umożliwiająca WYMIANĘ DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE nie ma potrzeby używania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu komputerowego. Większa przejrzystość przetwarzania i lepsze zarządzanie przepływem środków, dzięki dostępowi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu oraz funkcji raportowania. Zgodność z przepisami dot. podatku VAT, bez względu na to, skąd faktury są wysyłane i gdzie są odbierane. Nieskomplikowana i opłacalna usługa wysyłania faktur w dowolnym czasie. Co to jest usługa status faktury? Status faktury to fantastyczna usługa Tungsten Network, z której wszyscy dostawcy GSK mogą korzystać bezpłatnie. Po rejestracji można szybko i w prosty sposób sprawdzić status swoich faktur w portalu, m.in. takie statusy jak Otrzymana, Zatwierdzona i Opłacona. Wyświetlane są także najważniejsze informacje takie jak termin płatności i rzeczywista data zapłaty faktury. Już nie będą Państwo musieli trwonić czasu i pieniędzy na bezpośrednie telefony do pracowników lub centrum obsługi GSK. Czy e-fakturowanie będzie wymogiem dla nowych przetargów i nowych dostawców? Tak. Elektroniczne fakturowanie w ramach Tungsten Network zostanie uwzględnione w procesie oceny nowych dostawców i ofert przetargowych. W nowych umowach dotyczących przyszłych zamówień GSK uwzględni postanowienia, zgodnie z którymi dostawcy będą zobowiązani do korzystania z Tungsten Network. Czy korzystanie z usługi jest konieczne, jeśli należności wobec mojej firmy są regulowane terminowo? Tak. Korzystając z usługi Tungsten, umożliwią nam Państwo dalsze terminowe regulowanie płatności względem Państwa firmy. Co się stanie, jeśli wciąż będę wysyłać faktury papierowe? W czasie, gdy współpracują Państwo z Tungsten nad ukończeniem rejestracji, nadal będziemy akceptować otrzymywane od Państwa faktury papierowe. Ustaliliśmy termin przejścia dostawców do sieci na dzień 22 lipiec 2015 r. Gdy tylko rozpoczną Państwo wysyłanie faktur przez serwis Tungsten, prosimy pamiętać o zaprzestaniu wysyłania faktur papierowych. Jakie opłaty związane są z tą usługą? Jeśli wybiorą Państwo Rozwiązanie Zintegrowane, pobierana jest roczna opłata członkowska oraz opłata transakcyjna. Aktualne wysokości opłat zostały przedstawione w załączonym dokumencie Opcje. Jeśli wybiorą Państwo Formularz Internetowy, nie muszą Państwo płacić żadnych opłat z tytułu konfiguracji lub korzystania z usługi, aby móc z niej korzystać. Wymagana jest tylko opłata transakcyjna od każdej faktury. Ponadto po rejestracji 52 pierwszych transakcji jest bezpłatnych. Co obejmuje opłata członkowska z tytułu Rozwiązania Zintegrowanego? Opłata ta jest naliczana w celu pokrycia kosztów, jakie Tungsten ponosi w związku z wprowadzeniem Państwa do swojej sieci, a także ogólnych kosztów związanych z obsługą Państwa konta. Jest to opłata roczna, której wysokość jest niezależna od liczby Państwa klientów obsługiwanych w ramach sieci. Dlaczego GSK nie uiszcza opłat? Opłatę za korzystanie z usługi Tungsten ponoszą zarówno Państwo jak i GSK, gdyż obie strony będą czerpać korzyści z usługi. Obecnie GSK nie pokrywa kosztów wystawiania faktur papierowych przez dostawców. Prosimy pamiętać, że po przejściu na system e-fakturowania, będą Państwo oszczędzać koszty papieru, druku i opłat za wysyłkę faktur. Nasze analizy pokazują, że przejście na system faktur elektronicznych przyniesie dostawcom oszczędności, dzięki usprawnieniu ich procesów i znacznemu ograniczeniu czasu potrzebnego na zapłatę ich faktur. Ponadto GSK pragnie płacić swoim dostawcom zgodnie ze swoimi warunkami i zasadami oraz Kodeksem lepszych praktyk płatniczych ( Better Payment Practice Code ). Czy GSK będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Tungsten Network? Tungsten nie jest platformą służącą do regulowania płatności. Firma GSK będzie nadal korzystać z dotychczasowej metody dokonywania płatności.

3 Czy muszę podpisać umowę z firmą Tungsten Network? Tak. W przypadku wybrania Rozwiązania Zintegrowanego, należy podpisać stosowną umowę z firmą Tungsten. W przypadku wyboru Formularza Internetowego, konieczne będzie zaakceptowanie standardowych warunków i zasad świadczenia usług. Czy muszę zainstalować jakieś oprogramowanie? Nie. Nie jest wymagane dodatkowe oprogramowanie. Tungsten oferuje łatwe w użyciu rozwiązanie. Zamiast narzucać standardy danych, firma Tungsten oferuje technologię umożliwiającą WYMIANĘ DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE, pozwalającą na przyjmowanie faktur w dowolnym formacie i plików o dowolnej strukturze. Już teraz wysyłam niektóre dane faktur bezpośrednio do innych klientów. Czy mogę wysyłać faktury w formacie EDI/XML bezpośrednio do GSK? EDI i XML to z punktu widzenia Tungsten jedynie formaty danych, dlatego jeśli wybiorą Państwo Rozwiązanie Zintegrowane, będą Państwo mogli przesyłać dane do Tungsten w wybranym przez siebie formacie. GSK nie pobiera żadnych danych elektronicznych bezpośrednio od dostawców, ponieważ otrzymujemy pojedynczy skonsolidowany plik fakturowy z Tungsten, który zawiera faktury od wszystkich naszych dostawców. Posiadam już dostępne dla moich klientów narzędzie do tworzenia faktur przez internet umożliwia ono podgląd faktury w sieci. Czy mogę korzystać z tego rozwiązania zamiast z Tungsten Network? Nie. Tungsten Network gwarantuje firmie GSK odbieranie danych wysyłanych przez Państwa w formacie, który jest obsługiwany przez nasze oprogramowanie księgowe oraz, w stosownych przypadkach, w formacie, który jest zgodny z rejestrem odebranych towarów. Udostępnienie firmie GSK obrazu faktury albo opcji pobrania danych w ustalonym formacie nie spełnia wymogów procesów biznesowych obowiązujących w GSK. A jeśli nie dysponuję systemem generującym faktury elektroniczne? Można wejść na bezpieczną stronę internetową Tungsten i generować faktury online za pomocą usługi Formularz Internetowy. Instalowanie oprogramowania nie jest wymagane. Konieczne jest tylko połączenie z internetem oraz standardowa przeglądarka. Czy za pośrednictwem Tungsten Network mogę wysyłać faktury elektroniczne do wszystkich swoich klientów? Tak. Po zarejestrowaniu się w sieci Tungsten Network, możliwe jest przesyłanie faktur elektronicznych do wszystkich innych klientów będących członkami sieci, w tym także innych podmiotów GSK. Jeśli już teraz korzystają Państwo z sieci Tungsten, prosimy dodać poniższe konta do swojej listy Klientów. Wkrótce planuję zmianę oprogramowania do fakturowania. Czy mogę się wstrzymać? Naszym celem jest, aby wszyscy dostawcy dokonali rejestracji i rozpoczęli przesyłanie faktur do dnia 22 lipiec 2015 r. Tungsten Network akceptuje wszystkie formaty przychodzących danych, wystarczy więc zarejestrować się w sieci i rozpocząć przesyłanie faktur. Kiedy nowe oprogramowanie będzie gotowe do użytku, wystarczy poinformować Tungsten o zmianach danych, a firma ta zajmie się dokonaniem stosownych zmian w sieci, aby zapewnić płynne i niezakłócone przesyłanie faktur. Czy Tungsten może współpracować z pracownikami działu technicznego, którzy nie władają językiem angielskim? W razie konieczności skorzystania z pomocy językowej przy zakładaniu konta, prosimy zadzwonić pod numer +44 (0) i zwrócić się z prośbą o pomoc w jednym z następujących języków: holenderski, francuski, niemiecki, włoski, polski, portugalski i hiszpański. Firma Tungsten udostępnia również numery lokalnych biur obsługi klienta w następujących krajach: Australia +61 (0) Belgia +32 (0) Dania +45 (0) Finlandia +358 (0) Francja +33 (0) Niemcy +49 (0) Irlandia +353 (0) Włochy Malezja +60 (0) Holandia +31 (0) Nowa Zelandia +64 (0) Singapur +65 (0) Hiszpania +34 (0) Szwecja +46 (0) Wielka Brytania +44 (0) Czy mogę dowiedzieć się więcej na temat usług Tungsten? Tak. Zapraszamy na stronę: Gdzie mogę dowiedzieć się więcej o tym, jak stać się Nabywcą za pośrednictwem serwisu Tungsten? Zapraszamy na stronę:

4 E-fakturowanie i przegląd dostępnych opcji Dołącz do Tungsten Network i uzyskaj następujące korzyści: Bezpieczne i gwarantowane dostarczanie faktur: nigdy więcej faktur zagubionych na poczcie. Terminowe płatności: klienci mogą szybciej przetwarzać Państwa faktury. Koniec opóźnień: faktury z brakującymi informacjami nie mogą zostać przesłane, nie trafiają do niewłaściwej osoby i nie wymagają obsługi ręcznej. Bezpieczne połączenie online: łatwe przesyłanie faktur bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Całodobowy dostęp przez 7 dni w tygodniu i funkcja raportowania: większa przejrzystość przetwarzania i lepsze zarządzanie przepływem środków. Spełnienie wymogów podatkowych: gwarantowana zgodność z systemem prawno-podatkowym. Nieskomplikowana i opłacalna usługa wysyłania faktur w dowolnym czasie. Tungsten oferuje dwie podstawowe metody przesyłania faktur i not kredytowych. Można albo przesłać plik danych bezpośrednio do Tungsten Network, korzystając z naszego Rozwiązania Zintegrowanego, albo tworzyć faktury w trybie online przy użyciu Formularza Internetowego za pośrednictwem portalu. Ten dokument wyjaśnia sposób działania e-fakturowania oraz dostępne opcje. Jak to działa Tungsten Network sprawdza czy faktury nie dublują się oraz czy zawierają informacje wymagane przez Państwa klienta, zapewniając tym samym zautomatyzowane, w pełni elektroniczne ich przetwarzanie i umożliwiając terminowe regulowanie płatności. Poprzez portal mają Państwo dostęp do archiwum Tungsten Network oraz szeregu funkcji związanych z raportowaniem. Prosimy uważnie przeczytać ten dokument przed podjęciem decyzji, czy najlepszą opcją dla Państwa firmy jest Rozwiązanie Zintegrowane czy też korzystanie z Formularza Internetowego za pośrednictwem portalu. KOMUNIKAT: Informacje zawarte w niniejszym dokumencie stanowią własność firmy Tungsten i są przeznaczone dla pracowników, partnerów handlowych i klientów. Nie wolno ich kopiować, powielać, wykorzystywać w jakikolwiek sposób ani przekazywać osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody firmy Tungsten. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten to chroniony prawem znak towarowy Tungsten Corporation plc. Logo Tungsten.

5 1. Rozwiązanie Zintegrowane: przesyłanie skonsolidowanego pliku danych Rozwiązanie Zintegrowane oferuje w pełni zautomatyzowany proces, w którym dane do faktury zostają pobrane bezpośrednio z Państwa systemu fakturowania i przekazane do systemów rozliczeń finansowych Państwa nabywców. Co to oznacza: Przetwarzamy faktury praktycznie w każdym formacie i przekształcamy je w oparciu o wymagania Państwa klienta. Nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Mogą Państwo przesłać jeden skonsolidowany plik danych dla wszystkich swoich faktur. Jako członkowie sieci Tungsten, mogą Państwo w łatwy sposób połączyć się i wysłać faktury do innych klientów. Koszty Rozwiązania Zintegrowanego Każdy klient korzystający z Rozwiązania Zintegrowanego otrzymuje 520 bezpłatnych transakcji fakturowania w roku obowiązywania umowy. Po wykorzystaniu tej puli transakcji obowiązują ceny podane poniżej. W dniu przedłużenia Państwa umowy uzupełnimy pulę bezpłatnych faktur do 520. Członkostwo roczne 1.250* Bezpłatnie Koszty pojedynczej transakcji w przypadku dodatkowych faktur Od 1 do 20 faktur miesięcznie 1 Od 21 do 250 faktur miesięcznie 0,80 Od 251 do 1000 faktur miesięcznie 0,60 Od 1001 do 5000 faktur miesięcznie 0,44 Powyżej 5000 faktur miesięcznie 0,32 * Obowiązują opłaty z tytułu włączenia nowych nabywców. Abonament roczny obejmuje utworzenie i utrzymanie konta dla jednego podmiotu podatkowego. Uwaga: opłaty transakcyjne są pobierane co miesiąc, a ich wysokość zależy od liczby dokonanych transakcji. Wybór Rozwiązania Zintegrowanego Aby rozpocząć e-fakturowanie za pomocą Rozwiązania Zintegrowanego, muszą Państwo otrzymać zaproszenie od Państwa klienta do portalu Tungsten Network. Następnie jeden z naszych specjalistów przeprowadzi Państwa przez proces rejestracji. KOMUNIKAT: Informacje zawarte w niniejszym dokumencie stanowią własność firmy Tungsten i są przeznaczone dla pracowników, partnerów handlowych i klientów. Nie wolno ich kopiować, powielać, wykorzystywać w jakikolwiek sposób ani przekazywać osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody firmy Tungsten. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten to chroniony prawem znak towarowy Tungsten Corporation plc. Logo Tungsten.

6 2. Formularz Internetowy: przesyłanie faktur elektronicznych poprzez portal Formularz Internetowy został opracowany z myślą o firmach, które w skali roku przesyłają swoim klientom niewielką liczbę faktur. Portal oferuje Państwu bezpieczne połączenie i gwarantuje dostarczenie faktur do klientów w ciągu kilku godzin, co pozwala Państwa klientom na przetworzenie faktur i szybkie ich uregulowanie. Koszty korzystania z Formularza Internetowego Po zarejestrowaniu się wszyscy dostawcy korzystający z tej opcji otrzymują automatycznie 52 bezpłatne transakcje. Po roku obowiązywania umowy (w rocznicę rejestracji) bez żadnych opłat uzupełnimy Państwa konto, udostępniając Państwu 52 bezpłatne faktury do wykorzystania w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Jeśli w ciągu tych 12 miesięcy wykorzystają Państwo wszystkie 52 bezpłatne faktury i będą potrzebować kolejnych, będą Państwo musieli kupić dodatkowe transakcje (po zakupie minimum 25 faktur można dokupić ich dowolną liczbę) w cenie 2 za jedną fakturę. Transakcje można kupować w dowolnym momencie w miarę potrzeb. Wszystkie niewykorzystane płatne transakcje fakturowania tracą ważność po 12 miesiącach od daty ich zakupu. 52 bezpłatne faktury otrzymają Państwo w każdą rocznicę także wtedy, gdy na Państwa koncie znajdują się wolne środki pieniężne (nadwyżka). Roczne koszty transakcji w przeliczeniu na fakturę Od 1 do 52 faktur rocznie Bezpłatnie Każda faktura (zakup minimalny: 25) 2 * Opcje płatności: PayPal lub karta kredytowa. Akceptujemy karty Visa, MasterCard i Visa Debit. Wybór Formularza Internetowego Wraz z zaproszeniem do sieci Tungsten Network otrzymają Państwo z instrukcją dotyczącą rejestracji. Po zakończeniu rejestracji prześlemy Państwu em dane logowania do systemu, po czym będą Państwo mogli rozpocząć przesyłanie faktur elektronicznych poprzez portal Tungsten Network. Więcej informacji na temat Tungsten, e-fakturowania oraz dostępnych opcji można znaleźć na stronie lub pisząc do nas na adres: info@tungsten-network.com. KOMUNIKAT: Informacje zawarte w niniejszym dokumencie stanowią własność firmy Tungsten i są przeznaczone dla pracowników, partnerów handlowych i klientów. Nie wolno ich kopiować, powielać, wykorzystywać w jakikolwiek sposób ani przekazywać osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody firmy Tungsten. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten to chroniony prawem znak towarowy Tungsten Corporation plc. Logo Tungsten.