Usprawnianie procesów dzięki e-fakturowaniu OB10

Transkrypt

1 Usprawnianie procesów dzięki e-fakturowaniu OB10 Dnia 15 styczeń 2013 r. Szanowni Państwo, W ramach strategii odejścia od dokumentacji papierowej oraz poprawy efektywności, jaką chcemy osiągnąć dzięki programowi BioPharma, Bristol-Myers Squibb obecnie wdraża program elektronicznego fakturowania dla wszystkich faktur, jakie otrzymuje od swoich dostawców towarów i usług. E-fakturowanie gwarantuje Państwu bezpieczny przesył i szybkie dostarczenie faktur, a nam umożliwia ich sprawne i dokładne przetwarzanie. Ponadto, dzięki kontu internetowemu będą Państwo mogli sprawdzać status faktur na stronie Analiza fakturowania w Państwa firmie w ostatnim roku wskazała, że powinni Państwo zostać włączeni do programu Bristol-Myers Squibb, stąd też konieczność Państwa uczestnictwa. Dlatego poczynając od 1 maj 2013 r. Dział Zobowiązań Bristol-Myers Squibb nie będzie już przyjmować od Państwa faktur papierowych: jedyną metodą dostarczania faktur do Bristol-Myers Squibb będzie elektroniczna wysyłka faktur. Aby ułatwić Państwu wprowadzenie e-fakturowania i zarządzanie tym procesem w przyszłości, Bristol-Myers Squibb nawiązał współpracę z firmą OB10, zewnętrznym dostawcą usługi e- fakturowania. OB10 proponuje elastyczne opcje przesyłania e-faktur odpowiednie dla przedsiębiorstw o różnych rozmiarach, systemach i wymogach w dziedzinie przetwarzania dokumentów. Poprosiliśmy OB10 o skontaktowanie się z Państwem w ciągu najbliższych 10 dni w celu przybliżenia dostępnych opcji i pomocy we wprowadzeniu fakturowania elektronicznego. Ponadto, gdy już przyłączą się Państwo do sieci OB10, będą Państwo mogli wysyłać faktury elektroniczne do innych klientów w sieci OB10, co umożliwi dalszą optymalizację Państwa procesów wewnętrznych. Aby udało się osiągnąć ten cel, powinni Państwo dotrzymać harmonogramu przedstawionego poniżej. Harmonogram Termin Wydarzenie Działanie, jakie należy wykonać wspólnie z partnerem Bristol-Myers Squibb, firmą OB10 Nie później niż do 15 luty 2013 r. Uzgodnienie opcji Zawarcie i podpisanie umowy o świadczenie usług. Nie później niż do 1 marzec 2013 r. Przekazanie testowego pliku Wypełnienie arkusza wdrożenia, przekazanie plików testowych oraz stała współpraca ze specjalistą ds. wdrożenia ze strony OB10 w celu analizy i zatwierdzenia pliku konwersji danych. Nie później niż do 1 kwiecień 2013 r. Wysłanie pierwszej faktury /rozpoczęcie fakturowania elektronicznego Wysłanie Państwa pierwszej faktury do Bristol-Myers Squibb za pośrednictwem OB10

2 Korzyści płynące z fakturowania elektronicznego? Bezpieczna i gwarantowana szybka wysyłka faktury, w tym potwierdzenie jej dostarczenia Sprawne przetwarzanie faktury przetwarzanie zajmie mniej czasu, dzięki czemu faktury będą regulowane w terminie WYMIANA DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE bez potrzeby dodatkowego oprogramowania i sprzętu Większa przejrzystość przetwarzania i lepsze zarządzanie przepływem środków dzięki dostępowi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu oraz funkcji raportowania Całkowita eliminacja wielu przyczyn opóźnień w płatnościach Zgodność z przepisami dotyczącymi VAT, niezależnie od miejsca wystawienia i otrzymania faktury Portal Dostawcy z informacjami o fakturach i stanie płatności Rozwiązanie przyjazne dla środowiska mniej wyciętych drzew i zaoszczędzone koszty transportu E-fakturowanie za pośrednictwem OB10 jest płatne. Jednak zakładamy, że korzyści z systemu zrównoważą Państwu ten koszt. Załączony arkusz informacyjny przedstawia dostępne opcje i koszty usług OB10. Dalsze informacje na temat sieci i korzyści, jakie może odnieść Państwa firma, są dostępne pod adresem Zostaną one także omówione przez przedstawiciela OB10, który skontaktuje się z Państwem. Z góry dziękujemy za wsparcie tej istotnej inicjatywy. Mamy nadzieję, że już wkrótce będziemy otrzymywać Państwa faktury za pośrednictwem OB10. Aby skontaktować się z OB10, wystarczy wysłać na adres clientservices@ob10.com. Z poważaniem, George Matsagas Director Global Expenditures Bristol-Myers Squibb Alan Goring Director Indirect Sourcing EMEA Bristol-Myers Squibb

3 Opłaty pobierane przez OB10 od dostawców OB10 oferuje dwie metody przesyłania faktur przez dostawców: rozwiązanie zintegrowane oraz wysyłkę ręczną. Obie metody mają odmienne struktury kosztów, które przedstawiamy poniżej. Dostawca Zintegrowany Opłata roczna: 1100 (750 Ł) daje dostęp do wszystkich klientów będących członkami sieci Dostawca korzystający z Formularza Internetowego Brak opłaty rocznej Koszt jednej faktury: 1 0,32 (0,67 Ł 0,22 Ł) Transakcje z przedpłatą: Pierwsze 12 transakcji = bezpłatne 25 faktur = 35 (25 Ł) 50 faktur = 65 (45 Ł) 125 faktur = 150 (100 Ł)

4 Często zadawane pytania dotyczące sieci OB10 Czy muszę podpisać umowę z firmą OB10? Tak. W przypadku wybrania rozwiązania zintegrowanego, należy podpisać stosowną umowę z firmą OB10. W przypadku wyboru Formularza Internetowego, konieczne będzie zaakceptowanie standardowych warunków świadczenia usług. Dlaczego to nie Bristol-Myers Squibb uiszcza opłaty? Opłatę za korzystanie z usługi OB10 ponoszą zarówno Państwo, jak i Bristol-Myers Squibb, gdyż obie strony będą czerpać korzyści z usługi. Z naszych analiz wynika, że gdy uwzględni się koszt drukowania i wysyłki, przesyłanie faktur elektronicznie za pośrednictwem OB10 jest tańsze. Czy fakturowanie za pośrednictwem OB10 to wymóg współpracy z Bristol- Myers Squibb? Tak. Ze skutkiem od 1 kwiecień 2013, Dział Zobowiązań Bristol-Myers Squibb zaprzestanie przyjmowania od Państwa faktur papierowych. Jedyną metodą uzyskania płatności będzie nadsyłanie faktur elektronicznych. Czy korzystanie z usługi jest konieczne, jeśli należności wobec mojej firmy są regulowane terminowo? Tak. Korzystając z usługi OB10, umożliwią nam Państwo dalsze terminowe regulowanie płatności względem Państwa firmy. Co się stanie, jeśli wciąż będę wysyłać faktury papierowe? W czasie, gdy współpracują Państwo z OB10 nad ukończeniem rejestracji, nadal będziemy akceptować otrzymywane od Państwa faktury papierowe. Ustaliliśmy termin 1 kwiecień 2013, do którego dostawcy powinni przyłączyć się do sieci. Gdy tylko rozpoczną Państwo wysyłanie faktur przez serwis OB10, proszę pamiętać o zaprzestaniu wysyłania faktur papierowych. Uwaga: faktury papierowe otrzymane po rozpoczęciu wysyłania przez Państwa faktur za pośrednictwem sieci OB10 nie będą akceptowane. Czy Bristol-Myers Squibb będzie dokonywać płatności za pośrednictwem sieci OB10? OB10 nie jest platformą służącą do regulowania płatności. Bristol-Myers Squibb będzie nadal stosować obecną metodę dokonywania płatności. Czy muszę zainstalować jakieś oprogramowanie? Nie. Nie jest wymagane dodatkowe oprogramowanie. OB10 oferuje łatwe w użyciu rozwiązanie. Zamiast narzucać standardy danych, firma OB10 oferuje technologię umożliwiającą WYMIANĘ DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE, pozwalającą na przyjmowanie faktur w dowolnym formacie i plików o dowolnej strukturze. Już teraz wysyłam dane faktur bezpośrednio do innych klientów. Czy mogę wysyłać faktury w formacie EDI/XML bezpośrednio do Bristol-Myers Squibb? EDI i XML to z punktu widzenia OB10 jedynie formaty danych, dlatego jeśli wybiorą Państwo Rozwiązanie Zintegrowane, będą Państwo mogli nadal przesyłać dane w wybranym przez siebie formacie. Bristol-Myers Squibb nie będzie otrzymywać żadnych danych elektronicznych bezpośrednio od dostawców, gdyż pobieramy z sieci OB10 jeden skonsolidowany plik zawierający faktury od wszystkich naszych dostawców. Posiadam już dostępne dla moich klientów narzędzie do tworzenia faktur przez internet umożliwia ono podgląd faktury w sieci. Czy mogę skorzystać z tego rozwiązania zamiast OB10? Nie, sieć OB10 gwarantuje, że Bristol-Myers Squibb otrzyma wysłane przez Państwa dane w formacie, który zostanie przesłany do naszego oprogramowania księgowego oraz, w stosownych przypadkach, będzie odpowiadać rejestrowi otrzymanych towarów. Ani obraz faktury, ani możliwość pobrania danych w stałym formacie nie spełniają wymogów procesów biznesowych Bristol-Myers Squibb.

5 A jeśli nie dysponuję systemem generującym faktury elektroniczne? Należy omówić z przedstawicielem OB10 inne dostępne rozwiązania. Czy za pomocą OB10 mogę wysyłać faktury elektroniczne do wszystkich swoich klientów? Tak. Po zarejestrowaniu się w sieci OB10, możliwe będzie przesyłanie faktur elektronicznych wszystkim klientom będącym członkami sieci. Wkrótce planuję zmianę oprogramowania do fakturowania; czy mogę się wstrzymać? Naszym celem jest, aby wszyscy dostawcy dokonali rejestracji i rozpoczęli przesyłanie faktur do 1 kwiecień Sieć OB10 akceptuje wszystkie przychodzące formaty danych, więc można zarejestrować się w sieci i przesyłać faktury. Kiedy nowe oprogramowanie będzie gotowe do użytku, wystarczy poinformować OB10 o zmianach w generowaniu danych, a firma ta zajmie się dokonaniem stosownych zmian w sieci, aby zapewnić płynne i niezakłócone przesyłanie faktur. Czy OB10 oferuje wsparcie w różnych językach? Tak, OB10 oferuje usługi sprzedaży, wdrożenia i wsparcia w języku angielskim, francuskim, niemieckim, holenderskim, hiszpańskim i włoskim. Firma OB10 dysponuje również lokalnymi numerami biur obsługi klienta w następujących krajach: Australia +61 (0) Belgia +32 (0) Dania +45 (0) Finlandia +358 (0) Francja +33 (0) Niemcy +49 (0) Irlandia +353 (0) Włochy Malezja+60 (0) Holandia +31 (0) Nowa Zelandia +64 (0) Singapur +65 (0) Hiszpania +34 (0) Szwecja +46 (0) Wielka Brytania +44 (0) Czy mogę dowiedzieć się więcej na temat usług OB10? Tak, prosimy odwiedzić Gdzie mogę dowiedzieć się więcej o tym, jak stać się Nabywcą za pomocą serwisu OB10? Prosimy odwiedzić stronę

6 1 / 4 e-fakturowanie i przegląd oferowanych rozwiązań Dołącz do sieci OB10 i uzyskaj następujące korzyści: Bezpieczna i gwarantowana dostawa faktur: koniec problemu z ginącymi fakturami wysyłanymi drogą pocztową. Terminowe płatności: Państwa klienci mogą szybciej przetwarzać Państwa faktury. Koniec opóźnień: faktury z brakującymi informacjami nie mogą zostać przesłane, nie trafiają do niewłaściwej osoby i nie wymagają ręcznej interwencji. Bezpieczne połączenie online: łatwe przesyłanie faktur bez konieczności posiadania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Dostęp całodobowy przez 7 dni w tygodniu oraz raportowanie: korzystaj z większej przejrzystości przetwarzania informacji i lepszego zarządzania przepływem środków pieniężnych. Zgodność z systemem podatkowym: gwarantowana zgodność z systemem prawno-podatkowym. Łatwe i oszczędne fakturowanie w dowolnym czasie. OB10 oferuje dwie podstawowe metody przesyłania faktur i transakcji kredytowych. Można albo przesłać plik danych bezpośrednio do OB10, korzystając z naszego Rozwiązania zintegrowanego, albo tworzyć faktury w trybie online, korzystając z Formularza internetowego za pośrednictwem portalu OB10. Ten dokument wyjaśnia sposób działania e-fakturowania oraz dostępne opcje. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.

7 2 / 4 Jak to działa Dostawc a Nabyw ca Dzięki sprawdzaniu czy faktury nie dublują się oraz czy zawierają informacje wymagane przez Państwa klienta, zapewniamy zautomatyzowane, w pełni elektroniczne ich przetwarzanie, umożliwiając tym samym terminowe regulowanie płatności. Poprzez portal OB10 mają Państwo dostęp do archiwum OB10 oraz szeregu funkcji związanych z raportowaniem. Prosimy uważnie przeczytać ten dokument przed podjęciem decyzji, czy najlepszą opcją dla Państwa firmy jest Rozwiązanie zintegrowane czy też składanie Formularza internetowego poprzez portal OB Rozwiązanie zintegrowane: przesyłanie skonsolidowanego pliku danych Ta opcja jest odpowiednia dla organizacji, które przesyłają duże ilości faktur. Rozwiązanie zintegrowane oferuje w pełni zautomatyzowany proces, w którym dane do faktury zostają pobrane bezpośrednio z Państwa systemu fakturowania i przekazane bezpośrednio do systemów rozliczeń finansowych Państwa nabywców. Co to oznacza: Przetwarzamy dane praktycznie w każdym formacie i przekształcamy je w oparciu o wymagania Państwa klienta. Nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Mogą Państwo przesłać jeden skonsolidowany plik danych dla wszystkich swoich faktur. Będąc w sieci, mogą Państwo w łatwy sposób połączyć się i wysłać faktury do innych klientów. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.

8 3 / 4 Koszty rozwiązania zintegrowanego Abonament roczny 1100 EUR* Opłaty transakcyjne za fakturę 1 20 faktur w miesiącu 1,00 EUR faktur w miesiącu 0,80 EUR faktur w miesiącu 0,60 EUR faktur w miesiącu 0,44 EUR 2001 i więcej faktur w miesiącu 0,32 EUR * Obowiązują opłaty z tytułu włączenia nowych nabywców. Abonament roczny obejmuje utworzenie i utrzymanie konta dla jednego podmiotu podatkowego. W przypadku posiadania kilku podmiotów podatkowych mogą mieć zastosowanie dodatkowe opłaty. Opłaty te będą się różnić w zależności od liczby formatów oraz oddzielnych połączeń z nabywcami itp. Więcej informacji można uzyskać kontaktując się z przedstawicielem firmy OB10. Uwaga: opłaty transakcyjne są pobierane co miesiąc, a ich wysokość zależy od liczby dokonanych transakcji. Rozpoczęcie pracy z Rozwiązaniem zintegrowanym Po uzyskaniu zaproszenia od Państwa klienta do portalu OB10 jeden z naszych specjalistów przeprowadzi Państwa przez proces rejestracji. 2. Formularz internetowy: przesyłanie faktur elektronicznych poprzez portal OB10 Formularz internetowy OB10 został opracowany z myślą o firmach, które w skali roku przesyłają swoim klientom niewielką liczbę faktur. Portal oferuje Państwu bezpieczne połączenie i gwarantuje dostarczenie faktur do klientów w ciągu kilku godzin, co pozwala Państwa klientom na przetworzenie faktur i szybkie ich uregulowanie. Koszty korzystania z formularza internetowego W przypadku wysyłania faktur za pośrednictwem formularza internetowego dostępnych jest kilka opcji cenowych. Po zarejestrowaniu się wszyscy nowi dostawcy korzystający z tej opcji automatycznie otrzymują 12 transakcji gratis. Jeżeli nie wykorzystają Państwo wszystkich bezpłatnych transakcji, pod koniec pierwszego roku korzystania z tej opcji uzupełnimy stan Państwa konta do 12 faktur, które będą Państwo mogli wykorzystać w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W przypadku gdy wykorzystają Państwo wszystkie 12 bezpłatnych faktur i będą potrzebować więcej transakcji w ciągu tego 12-miesięcznego okresu, będą Państwo musieli wykupić pierwszą partię transakcji (minimum 25 faktur). Z chwilą zakupu pierwszej partii transakcji tracą Państwo dostęp do bezpłatnej opcji fakturowania. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.

9 4 / 4 Opłaty za korzystanie z formularza internetowego** Poziom transakcji Liczba transakcji EUR 1 12 Bezpłatnie* , , ,00 * Pierwsze 12 bezpłatnych transakcji zostaje udostępnionych automatycznie i można je wykorzystać w ciągu 12 miesięcy. Stan transakcji na koncie zostanie uzupełniony z końcem rocznego okresu korzystania z tej opcji. Jeżeli potrzebują Państwo więcej niż 12 transakcji w ciągu jednego roku, należy wykupić co najmniej 25 transakcji. Po dokonaniu pierwszego zakupu utracą Państwo dostęp do bezpłatnej opcji fakturowania. ** Opcje płatności: opłaty można dokonać z konta PayPal lub kartą kredytową. Akceptujemy karty Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo oraz American Express. Możemy również wystawić Państwu fakturę, jednak będą Państwo musieli wykupić co najmniej 125 transakcji i wnieść opłatę administracyjną w wysokości 15%. Rozpoczęcie pracy z Formularzem internetowym poprzez portal OB10 Wraz z zaproszeniem do sieci OB10 otrzymają Państwo z instrukcją dotyczącą rejestracji. Po zakończeniu rejestracji prześlemy Państwu em dane logowania do systemu, po czym będą Państwo mogli rozpocząć przesyłanie faktur elektronicznych poprzez portal OB10. Więcej informacji na temat OB10, e-fakturowania oraz dostępnych opcji można uzyskać odwiedzając stronę lub pisząc do nas na adres: info@ob10.com. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.