sierpieo 2011 Do naszych Szanownych Dostawców:

Transkrypt

1 sierpieo 2011 Do naszych Szanownych Dostawców: W ramach dążeo do poprawy relacji z dostawcami i zmniejszenia negatywnego wpływu na środowisko firma Air Products uruchamia projekt, który umożliwi przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Nasza strategia na rok 2011 przewiduje ułatwienie dostawcom przejście na system fakturowania elektronicznego. Po zakooczeniu tego procesu firma Air Products i spółki z nią powiązane nie będą przyjmowad papierowych faktur, dzięki czemu razem z naszymi dostawcami przyczynimy się do znacznego zmniejszenia negatywnego wpływu na środowisko. Omawiana zmiana jest zgodna ze strategią firmy Air Products polegającą na optymalizacji procedur finansowych przy jednoczesnym zapewnianiu dostawcom wartościowych rozwiązao. Fakturowanie elektroniczne niesie wiele korzyści, pozwoli m.in. zmniejszyd koszty związane z gromadzeniem dokumentacji i administracją, ułatwi dokonywanie terminowych i przewidywalnych płatności oraz wyeliminuje obsługę papierowych faktur. Aby ułatwid przejście na system fakturowania elektronicznego i zapewnid obsługę procesu wdrażania, firma Air Products skorzystała z usług firmy OB10, globalnego dostawcy rozwiązao elektronicznych. OB10 oferuje elastyczne opcje przesyłania faktur, które uwzględniają szeroki zakres dostawców (skala działalności), systemów i potrzeb związanych z przetwarzaniem. W ciągu kilku najbliższych dni skontaktuje się z Paostwem przedstawiciel firmy OB10 w celu omówienia dostępnych opcji i udzielenia wsparcia w procesie przechodzenia na system fakturowania elektronicznego. W międzyczasie dalsze informacje można uzyskad, zapoznając się z poniższymi materiałami i z informacjami dostępnymi na stronie Kontakt z firmą OB10: Jeśli chcieliby Paostwo skontaktowad się bezpośrednio z firmą Air Products, prosimy o kontakt pod adresem OB10atAP@airproducts.com. Z góry dziękujemy za wsparcie koncepcji elektronicznego fakturowania. Oczekujemy, że już wkrótce będziemy mogli odbierad Paostwa faktury za pośrednictwem Z poważaniem Laurie Stewart Vice President, Energy and Materials Wayne Mitchell Vice President Global Business Support Services

2 Najczęściej zadawane pytania dotyczące usługi OB10 Dlaczego powinienem przesyład faktury za pośrednictwem usługi OB10? Naszą globalną strategią na rok 2011 jest przejście na proces elektronicznego fakturowania we współpracy z naszymi dostawcami. Przejście na e-fakturowanie oznacza, iż firma Air Products nie będzie więcej przyjmowała faktur papierowych. Czy fakturowanie za pośrednictwem OB10 stanowi wymóg współpracy biznesowej z Air Products? Wyznaczyliśmy okres przejściowy na zarejestrowanie naszych dostawców w sieci Dla dostawców, którzy otrzymali informację o przejściu na fakturowanie elektronicze w sierpniu 2011, okres ten upływa 30 listopada Kiedy Paostwo przejdą na e-fakturowanie, dział płatności firmy Air Products nie będzie już przyjmował faktur papierowych od Paostwa firmy. Zastąpią je faktury elektroniczne, które staną się jedynym sposobem skutecznego zainicjowania procesu płatności. Jakie korzyści odniosę z korzystania z usługi OB10? Bezpieczna i gwarantowana dostawa faktur - nigdy więcej faktury nie zostaną zagubione przez pocztę Przetworzenie faktury elektronicznej zajmie nam mniej czasu i dzięki temu należne Paostwu płatności będą dokonywane na czas Żadnych opóźnieo z powodu brakujących danych, trafienia faktury na niewłaściwe biurko lub ręcznie dokonanych zmian Technologia ANY-TO-ANY DATA FORMATTING - dodatkowe oprogramowanie ani sprzęt komputerowy nie są potrzebne Większa przejrzystośd procesu przetwarzania danych i lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi dzięki dostępowi do systemu i sprawozdawczości przez całą dobę siedem dni w tygodniu Zgodnośd podatku VAT, niezależne od tego skąd faktury są wysyłane i dokąd trafiają Łatwe i oszczędne przesyłanie faktur w dowolnym czasie Czy fakturowanie elektroniczne będzie wymagane w ramach nowych procesów ofertowych i od nowych dostawców? Tak. Fakturowanie elektroniczne za pośrednictwem usługi OB10 będzie elementem oceny nowych dostawców i ofert. W przypadku nowych kontraktów firma Air Products dołączy warunki przyszłej współpracy, które będą wymagały od dostawców korzystania z sieci Czy będę musiał korzystad z tej usługi, jeśli aktualnie otrzymuję płatności w terminie? Tak. Korzystanie przez Paostwa z usługi OB10 zapewni dalsze otrzymywanie płatności na czas. Co się stanie, jeśli będę nadal przesyłał faktury papierowe? W okresie, kiedy Paostwo będziecie współpracowali z firmą OB10 w celu przeprowadzenia procesu rejestracji, będziemy nadal przyjmowad faktury papierowe. Po rozpoczęciu przesyłania faktur za pośrednictwem sieci OB10 prosimy upewnid się, że zaprzestaliście Paostwo przesyłania faktur papierowych. Uwaga: faktury papierowe nadesłane po rozpoczęciu korzystania z usługi OB10 zostaną odrzucone. Czy są jakieś opłaty za korzystanie z usługi? Tak, będą pobierane opłaty, których wysokośd różni się w zależności od wybranej opcji. Jeśli zdecydujecie się Paostwo na usługę zintegrowaną, wymagana będzie roczna opłata członkowska oraz opłata transakcyjna. Natomiast, jeżeli zostanie wybrana opcja formularz internetowy lub zamiana zamówienia pobierana będzie opłata transakcyjna. Załączony dokument zawiera aktualny cennik dostępnych opcji. Co obejmuje opłata członkowska za usługę zintegrowaną? Opłata członkowska pokrywa koszt usługodawcy OB10 konfiguracji Paostwa firmy w sieci oraz koszty ogólne utrzymania sieci. Jest to jednorazowy koszt roczny niezależny od liczby Paostwa klientów obsługiwanych za pośrednictwem sieci

3 Dlaczego te opłaty nie pokrywa firma Air Products? Zarówno dostawca, jak i Air Products uiszczają opłatę za usługę OB10, ponieważ wszyscy odnosimy z niej korzyści. Obecnie firma Air Products nie pokrywa kosztów przygotowania Paostwa faktur papierowych. Proszę wziąd pod uwagę, że po przejściu na e-fakturowanie uzyskają Paostwo oszczędności kosztów papieru, druku i przesyłek pocztowych. Nasza analiza wykazuje, że przejście na fakturowanie elektroniczne zapewnia dostawcom oszczędności w wyniku usprawnienia procesów oraz znacząco zmniejsza czas potrzebny na dokonanie zapłaty faktury. Czy firma Air Products będzie korzystała z usługi OB10 w celu dokonywania płatności? OB10 nie jest platformą obsługującą płatności. Firma Air Products będzie nadal korzystała ze swojego aktualnego systemu płatności. Czy będę musiał podpisad umowę z firmą OB10? Tak. Jeśli zdecydują się Paostwo na korzystanie z usługi zintegrowanej, podpiszą Paostwo określoną umowę z firmą Jeśli zdecydują się Paostwo korzystad z formularza na stronie internetowej, konieczne będzie zaakceptowanie przedstawionych tam warunków standardowych. W jaki sposób zmieni się aktualny proces realizacji zleceo? Proces nie zmieni się. Będą Paostwo nadal otrzymywali zlecenia bezpośrednio od firmy Air Products, jednak w przyszłości będą one również dostępne w portalu Bedzie można skorzystad z zamówienia do wykreowania faktury lub wysład fakturę za pośrednictwem usługi zintegrowanej. Czy konieczna będzie instalacja dodatkowego oprogramowania? Nie. Żadne oprogramowanie nie jest wymagane. OB10 zapewnia łatwe w użyciu rozwiązanie. Zamiast wprowadzad obowiązkowy standard danych, dzięki funkcji ANY-TO-ANY DATA FORMATTING usługa OB10 umożliwia obsługę faktur w dowolnym formacie i układzie plików. Już teraz wysyłam niektóre dane fakturowe bezpośrednio do innych klientów. Czy mogę wysyład faktury w formacie EDI/XML bezpośrednio do firmy Air Products? Z punktu widzenia usługi OB10 EDI i XML to tylko formaty danych. W związku z tym można używad tych preferowanych formatów i przesyład dane do sieci OB10 - pod warunkiem korzystania z usługi zintegrowanej. Firma Air Products nie będzie przyjmowała danych elektronicznych bezpośrednio od dostawców, ponieważ wykorzystujemy jeden skonsolidowany plik faktur pochodzący z systemu OB10 i zawierający faktury od wszystkich naszych dostawców. Posiadam już aplikację do przesyłania faktur do klientów za pośrednictwem internetu, która umożliwia im wyświetlenie obrazu faktury w sieci. Czy mogę korzystad z tego systemu zamiast sieci OB10? Nie. Za pomocą sieci OB10 firma Air Products odbiera wysyłane przez Paostwa dane w formacie umożliwiającym ich wgranie do naszego programu księgowego i, tam gdzie to możliwe, do systemu rejestracji odbioru towarów. Możliwośd wyświetlenia obrazu faktury lub pobrania danych w ustalonym formacie nie spełnia warunków procesów biznesowych firmy Air Products. Co mam zrobid, jeśli nie posiadam aplikacji umożliwiającej tworzenie faktur elektronicznych? Można korzystad z bezpiecznej witryny firmy OB10 i tworzyd faktury w internecie, używając formularza na stronie internetowej. Instalacja dodatkowego oprogramowania nie jest wymagana. Potrzebne są tylko połączenie z internetem i standardowa przeglądarka. Czy mogę przesyład faktury elektroniczne za pomocą usługi OB10 do wszystkich moich klientów? Tak. Po zarejestrowaniu w sieci OB10 firma OB10 umożliwi Paostwu wysyłanie faktur elektronicznych do wszystkich klientów będących członkami usługi.

4 Planuję w najbliższym czasie wymienid oprogramowanie do fakturowania. Czy mogę poczekad do tego czasu? Zgodnie z przedstawionym przez nas celem wszyscy dostawcy powinni zarejestrowad się w sieci i przesyład faktury elektroniczne. System OB10 akceptuje dane wejściowe w dowolnym formacie, w związku z tym możecie Paostwo dołączyd do sieci i przesyład faktury. Po wdrożeniu nowego oprogramowania do fakturowania w Paostwa firmie wystarczy powiadomid firmę OB10 o zmianach formatu danych wyjściowych, a następnie w systemie zostaną wprowadzone konieczne zmiany w celu zapewnienia łagodnego przejścia i nieprzerwanej dostawy faktur. Czy firma OB10 oferuje obsługę w wielu językach? Tak. Firma OB10 oferuje usługi w zakresie sprzedaży, wdrożenia i pomocy technicznej w językach angielskim, francuskim, niemieckim, hiszpaoskim, portugalskim, polskim i włoskim. Firma OB10 udostępnia również lokalne numery telefonów obsługi klienta w następujących krajach: Australia +61 (0) Belgia +32 (0) Dania +45 (0) Finlandia +358 (0) Francja +33 (0) Niemcy +49 (0) Irlandia +353 (0) Włochy Malezja +60 (0) Holandia +31 (0) Nowa Zelandia +64 (0) Polska Singapur +65 (0) Hiszpania +34 (0) Szwecja +46 (0) Wielka Brytania +44 (0) USA +1 (770) wew. 2 Czy można uzyskad dodatkowe informacje na temat usługi OB10? Tak. Zapraszamy do odwiedzenia witryny Gdzie mogę dowiedzied się, jak zostad Kupującym korzystającym z usługi OB10? Zapraszamy do odwiedzenia witryny

5 1 / 4 Jak to działa Przegląd oferowanych rozwiązań Dołącz do sieci OB10 i uzyskaj następujące korzyści: Bezpieczna i gwarantowana dostawa faktur, koniec problemu z ginącymi fakturami wysyłanymi drogą pocztową. Klient będzie mógł szybciej przetworzyć faktury, dzięki czemu wzrasta prawdopodobieństwo terminowej zapłaty. Nigdy więcej opóźnień związanych z brakiem wymaganych na fakturze informacji, dostarczeniem faktury do niewłaściwej osoby bądź ręcznych korekt. OBconnect umożliwia łatwe wysyłanie faktur, bez potrzeby korzystania z dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Większa przejrzystość przy przetwarzaniu oraz lepsze zarządzanie przepływem środków pieniężnych dzięki dostępowi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu oraz możliwości generowania raportów. Zgodność z przepisami podatku VAT, bez względu na to dokąd faktury są wysyłane lub skąd są otrzymywane. Łatwy i niedrogi sposób wysyłania faktur w dowolnym czasie. Istnieją 2 główne metody wysyłania faktur i transakcji kredytowych za pośrednictwem systemu Można wysłać plik danych bezpośrednio do systemu OB10 za pomocą rozwiązania zintegrowanego lub utworzyć faktury w trybie on-line za pomocą formularza internetowego. Opłaty pobierane są bezpośrednio przez system OB10, a ich wysokość zależy od używanej usługi. Przed podjęciem decyzji odnośnie tego, które rozwiązanie jest najlepsze dla firmy, należy w całości przeczytać niniejszy dokument. OptionsOverviewEUR, PL, 10/10 Copyright 2010 OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy

6 2 / 4 Jak to działa Dostawca Nabywca Faktury są sprawdzane pod kątem duplikatów i weryfikowane w celu upewnienia się, że każda z nich zawiera informacje wymagane przez nabywcę, co zapewnia automatyczne, proste przetwarzanie i terminowe otrzymywanie płatności. Korzystając z portalu OBportal, użytkownik ma dostęp do archiwum OBarchive i wielu funkcji raportowania. System OB10 oferuje dwa rozwiązania umożliwiające wysyłanie elektronicznych faktur: rozwiązanie zintegrowane i formularz internetowy. Poniżej zamieszczono bardziej szczegółowe informacje. 1. Wysyłanie wyeksportowanego pliku z danymi za pomocą rozwiązania zintegrowanego Korzyść z użycia w pełni zautomatyzowanego procesu wynika z tego, że dane faktur są eksportowane bezpośrednio z systemu księgowego użytkownika w wybranym formacie, układzie i z wybraną zawartością. Firma OB10 tworzy konto użytkownika w sieci, zapewniając integrację z używanym przez niego systemem. Moduł OBexchange przyjmuje faktury i dane użytkownika i przekształca je bezpośrednio na format wymagany przez dowolnego z klientów należących do sieci. Pliki danych mogą być wysyłane poprzez sieć za pomocą usług OBportal, EDI lub FTP. O ile podczas tworzenia plików danych będą przestrzegane wytyczne systemu OB10, nie będą wymagane dalsze zmiany, gdy kolejni klienci będą chcieli otrzymywać faktury za pośrednictwem systemu OptionsOverviewEUR, PL, 10/10 Copyright 2010 OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy

7 3 / 4 Koszty rozwiązania zintegrowanego Abonament roczny 1100 EUR* Opłaty transakcyjne za fakturę 1 20 faktur w miesiącu 1,00 EUR faktur w miesiącu 0,80 EUR faktur w miesiącu 0,60 EUR faktur w miesiącu 0,44 EUR 2001 i więcej faktur w miesiącu 0,32 EUR * Obowiązują opłaty z tytułu włączenia nowych nabywców. Abonament roczny obejmuje utworzenie i utrzymywanie konta dla jednego podmiotu opodatkowania. W przypadku posiadania wielu podmiotów opodatkowania mogą wystąpić dodatkowe opłaty. Dodatkowe opłaty będą się wahać w zależności od liczby różnych formatów, liczby włączonych nabywców itp. Należy to omówić bezpośrednio z przedstawicielem Uwaga: Opłaty transakcyjne są pobierane co miesiąc, a ich wysokość zależy od liczby dokonanych transakcji. 2. Wysyłanie faktur elektronicznych za pomocą formularza internetowego Formularz internetowy OB10 został opracowany z myślą o firmach, które przesyłają rocznie niewielką liczbę faktur w przeliczeniu na nabywcę. OB10 zapewnia najnowocześniejszą usługę internetową umożliwiającą użytkownikom przesyłanie faktur w czasie rzeczywistym przy użyciu bezpiecznego połączenia. OB10 gwarantuje dostarczenie faktury do nabywcy w ciągu kilku godzin, pozwalając mu na jej przetworzenie i dokonanie szybkiej płatności. Koszty korzystania z formularza internetowego Cena korzystania z formularza internetowego odzwierciedla elastyczność usługi. Po ukończeniu rejestracji użytkownik zostanie poproszony o zakup pierwszej partii transakcji. Opłata za pierwszą partię transakcji obejmuje opłatę za założenie konta oraz dostęp do formularza internetowego Stawki zryczałtowane Poziom transakcji Liczba transakcji EUR , ,00 3* ,00 * Minimalna liczba transakcji, którą można wykupić, wynosi 25. W przypadku zgłoszenia żądania wystawienia faktury należy wykupić co najmniej 125 transakcji i pokryć opłatę manipulacyjną w wysokości 15% kwoty należnej z tytułu wykupienia 125 transakcji. ** Pierwsza partia transakcji jest ważna przez 12 miesięcy od daty zakupu. OptionsOverviewEUR, PL, 10/10 Copyright 2010 OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy

8 4 / 4 Jak korzystać z formularza internetowego Aby umożliwić rozpoczęcie korzystania z formularza internetowego OB10, przedstawiciel OB10 przesyła pocztą łącze rejestracyjne. Po ukończeniu rejestracji użytkownik zostanie poproszony o zakup pierwszej partii faktur. Po wysłaniu szczegółowych informacji użytkownik otrzymuje pocztą poświadczenia logowania, co stanowi potwierdzenie, że może rozpocząć wysyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem systemu OptionsOverviewEUR, PL, 10/10 Copyright 2010 OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy