Procedura aktualizacji mapy aktywności organizacji pozarządowych

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK do Zarządzenia nr 168 Burmistrza Miasta Halinów z dnia 21 grudnia 2005 roku Procedura aktualizacji mapy aktywności organizacji pozarządowych

2 2 z 5 SPIS TREŚCI 1. CEL 3 2. PRZEDMIOT I ZAKRES STOSOWANIA 3 3. DEFINICJE I TERMINOLOGIA ORAZ UŻYWANE SKRÓTY 3 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY 4 5. WYKAZ ODPOWIEDZIALNOŚCI I KOMPETENCJI SEKRETARZ GŁÓWNY SPECJALISTA DS. POLITYKI SPOŁECZNEJ ADMINISTRATOR STRONY INTERNETOWEJ 4 7. TRYB POSTĘPOWANIA AKTUALIZACJA DANYCH UMIESZCZONYCH W MAPIE ZBIERANIE DANYCH O NOWYCH ORGANIZACJACH CZĘSTOTLIWOŚĆ AKTUALIZACJI 5 8. SPIS FORMULARZY, SZABLONÓW I WZORCÓW 5

3 3 z 5 1. Cel Celem niniejszej procedury jest posiadanie i systematyczne przedstawianie wszystkim zainteresowanym aktualnych danych dotyczących organizacji pozarządowych działających na terenie gminy Halinów. 2. Przedmiot i zakres stosowania Przedmiotem procedury jest zbieranie i gromadzenie aktualnych danych do mapy aktywności organizacji pozarządowych. Mapa aktywności prowadzona jest w wersji elektronicznej zamieszczonej na stronie internetowej ww.halinow.pl oraz papierowej dostępnej w Urzędzie Miejskim w Halinowie w pok. 19, w Biurze Podawczym oraz w Gminnym Centrum Informacji w Halinowie. Procedura obejmuje wszystkie organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art.3 ust.3 pkt.1 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003r., nr 96, poz. 873, z późn. zm.) działające na terenie gminy Halinów. 3. Definicje i terminologia oraz używane skróty MAPA AKTYWNOŚCI wykaz organizacji pozarządowych działających na terenie gminy Halinów zamieszczony na stronie internetowej oraz wydrukowany w formie papierowej. Wykaz zawiera: nazwę organizacji, adres siedziby i korespondencyjny, kontakt telefoniczny, imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentowania Organizacji, przedmiot działalności, zrealizowane przedsięwzięcia w ciągu ostatniego roku, inne informacje, datę aktualizacji danych. ORGANIZACJE POZARZĄDOWE - organizacje nie będące jednostkami sektora finansów publicznych, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, osoby prawne lub jednostki nie posiadające osobowości prawnej utworzone na podstawie przepisów ustaw, w tym fundacje i stowarzyszenia, z zastrzeżeniem art. 3 ust 4. Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003r., nr 96, poz. 873, z późn. zm.) Ilekroć mowa jest o: Gminie - rozumie się przez to gminę Halinów, Organizacji - rozumie się przez to organizacje pozarządowe działające na terenie Gminy, Sekretarzu - rozumie się przez to Sekretarza miasta Halinów,

4 4 z 5 Głównym Specjaliście rozumie się przez to Głównego Specjalistę ds. Polityki Społecznej Urzędu Miejskiego w Halinowie, Pracowniku - rozumie się przez to pracownika Urzędu Miejskiego w Halinowie, Radzie, Komisji - rozumie się przez to odpowiednio Radę Miejską w Halinowie i Komisje Rady Miejskiej w Halinowie, Urzędzie - rozumie się przez to, Mapie - rozumie się przez to mapę aktywności organizacji pozarządowych, stronie internetowej rozumie się przez to stronę internetową 4. Właściciel procedury Właścicielem procedury jest Sekretarz. 5. Wykaz odpowiedzialności i kompetencji 6.1. Sekretarz prowadzenie nadzoru nad prawidłowym przebiegiem procedury Główny Specjalista rozesłanie w grudniu każdego roku ankiety do wszystkich Organizacji umieszczonych w Mapie, zbieranie i gromadzenie danych do Mapy, przekazanie danych administratorowi strony internetowej, wydruk Mapy w formie pisemnej, udostępnianie formy pisemnej wszystkim osobom zainteresowanym, zbieranie danych na temat nowopowstałych Organizacji, zatwierdzanie danych do umieszczenia w Mapie Administrator strony internetowej umieszczanie przekazanych zmian na stronie internetowej zgodnie z procesem aktualizacji strony internetowej.

5 5 z 5 7. Tryb postępowania 7.1. Aktualizacja danych umieszczonych w Mapie W grudniu każdego roku do wszystkich Organizacji umieszczonych w Mapie Urząd przesyła ankietę dotyczącą aktualizacji danych. Informacje z ankiet są umieszczane na stronie internetowej. W trakcie roku Organizacje same zgłaszają zmiany w danych, umieszczonych w Mapie Głównemu Specjaliście. Informacje można przekazywać: listownie, telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Po opracowaniu i zatwierdzeniu dane przekazywane są administratorowi strony internetowej Zbieranie danych o nowych Organizacjach Źródłem informacji o nowopowstałych Organizacjach jest: prasa, wykaz organizacji Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim, Internet, osobiste kontakty z Organizacjami. Dane do Mapy o nowopowstałych organizacjach zbierane i gromadzone są przez Głównego Specjalistę Częstotliwość aktualizacji Aktualizacja wykazu na podstawie rozsyłanych ankiet będzie wykonywana raz w roku. Informacje o powstaniu nowych organizacji oraz o istotnych zmianach dotyczących danej organizacji aktualizowane będą wg zaistniałych potrzeb. 8. Spis formularzy, szablonów i wzorców L.p. Nr zał. do procedury Tytuł 1 Załącznik nr 1 Ankieta aktualizacyjna 2 Załącznik nr 2 Karta zgłoszenia telefonicznego