Komisja Jakości Usług Szkoleniowych PREAMBUŁA

Transkrypt

1 PREAMBUŁA Polski rynek szkoleń jest bardzo zróŝnicowany jeśli chodzi o poziom oferowanych usług. Promując ideę uczenia się przez całe Ŝycie chcemy teŝ dbać o ciągłe podnoszenie jakości oferowanych usług szkoleniowych. W konsekwencji celem naszych działań jest podnoszenie prestiŝu Firm, członków PIFS, oraz kreowanie standardów rynkowych. Staną się punktem odniesienia dla przedsiębiorców, organów administracji oraz innych instytucji a takŝe osób indywidualnych, które będą potrzebowały wsparcia w zakresie doboru firmy szkoleniowej lub jej weryfikacji. Działania zmierzające w tym kierunku rozpoczęliśmy od stworzenia Kodeksu Dobrych Praktyk, który ma charakter deklaratywny. Teraz chcemy pójść krok dalej i dostarczyć rynkowi nie tylko deklaracji ale równieŝ gwarancji, Ŝe firmy zrzeszone w PIFS zapewniają klientom określony poziom usług szkoleniowych. W tym celu Komisja Jakości opracowała Usługi Szkoleniowej. Dokument ten jest zbiorem zaleceń promowanych przez PIFS, dotyczących wykonywania usługi szkoleniowej, niezaleŝnie od rodzaju i natury szkoleń. Deklaracja dotycząca stosowania się do tych zaleceń jest dobrowolna i podlegać będzie okresowej walidacji. Członkowie, którzy podpiszą deklarację oraz poddadzą się walidacji otrzymają Certyfikat stosowania SUS, którym będą mogli posługiwać się w kontaktach z otoczeniem zewnętrznym takim jak klienci czy media a takŝe umieszczać informacje o nim na wszystkich materiałach promocyjnych oraz stronie www. Jesteśmy przekonani, Ŝe taki krok podniesie konkurencyjność rynkową i prestiŝ Firm członkowskich PIFS oraz wpłynie na postrzeganie środowiska skupionego wokół Izby jako profesjonalnego i opiniotwórczego. Magdalena Guillet Szef Komisji Jakości Usług Szkoleniowych

2 STANDARD USŁUGI SZKOLENIOWEJ CEL: Promocja profesjonalnych działań firm Szkoleniowych opartych o najlepsze praktyki, dostarczenie rynkowi praktycznego narzędzia wyboru dostawców szkoleń Korzyści dla członków PIFS: podniesienie wiarygodności oraz wzmocnienie pozycji i prestiŝu rynkowego firm zrzeszonych. Wyjaśnienie znaczeń minimum i rekomendacje: przez standard minimum rozumiemy zespół wymagań do spełnienia niezaleŝnie od rodzaju, rekomendujemy zaś fakultatywne działania dodatkowe, które podnoszą profesjonalizm usługi. 1. Przygotowanie a) Szkolenia otwarte (miękkie, treningi psychologiczne, kursy zawodowe, językowe, prawne definicja PP) Definicja: o ustalonych z góry dacie, miejscu, programie lub ramach merytorycznych, grupie docelowej, celach szkoleniowych, cenie Minimum Program - cel ogólny (odpowiadający na pytanie, co moŝe osiągnąć uczestnik po skorzystaniu z niego) - zagadnienia merytoryczne - ramy czasowe Grupa docelowa - precyzyjna informacja, do kogo skierowany jest program - oczekiwane przygotowanie uczestnika (brak kryteriów, poziom lub zaawansowanie w danym zakresie, doświadczenie, ) Poinformowanie, w jakiej formie pracy realizowane są zajęcia Ogólna informacja na temat prowadzącego Rekomendowane działania ponad standard Szczegółowy Program: - cele (ogólny, szczegółowe odnoszące się do celów uczenia się) - potencjalne korzyści dla uczestników - harmonogram - źródło wiedzy lub doświadczenia na bazie, którego powstał program. Grupa docelowa: Dokładne zdefiniowanie grupy docelowej(np. doświadczenie, funkcja, zakres zadań, wiedza i umiejętności niezbędne do udziału oraz jeśli to moŝliwe kryteria naboru Podanie opisu metod, narzędzi i pomocy dydaktycznych zastosowanych podczas Prowadzący: - informacje o prowadzących - ew. referencje firmy lub prowadzących

3 Logistyka /warunki umowy - miejsce - data - cena wraz z informacją, co zawiera - warunki przyjęcia zgłoszenia i rezygnacji - Informacja o zamierzonym sposobie ewaluacji adekwatnie do załoŝonych celów pozwalające stwierdzić przygotowanie prowadzącego do danego (umiejętności w zakresie prowadzenia szkoleń, doświadczenie w prowadzeniu szkoleń w danej dziedzinie, wiedza i umiejętności w dziedzinie, ew. doświadczenie zawodowe w dziedzinie - podanie kontaktu do osoby odpowiedzialnej za szkolenie b) Szkolenia zamknięte (dla jednego przedsiębiorcy, uczestników z jednej firmy, dedykowane) Na etapie tworzenia szkolenie jest dostosowywane do klienta lub tworzone od nowa szyte na miarę Badanie potrzeb Zleceniodawcy polegające na szczegółowym określeniu celów uczenia się uczestników Badanie potrzeb pośrednich i bezpośrednich odbiorców na przykład -uczestników - przełoŝonych, - działów partycypujących w organizacji - osób odpowiedzialnych za cele, standardy firmowe, - klientów Z wykorzystaniem rekomendowanych (poniŝej) przez PIFS metod, narzędzi oraz zaleceń głębokości i zasięgu diagnozy (kafeteria) Wykorzystanie przynajmniej jednej metody badawczej z listy rekomendowanej przez PIFS lub oparcie się na gotowej ewaluacji klienta Zalecane metody: 1. Rozmowa z osobą / osobami zamawiającymi 2. Rozmowa / wywiad ze zleceniodawcą / pomysłodawcą realizacji tego wybranego 3. Przygotowanie ankiety skierowanej do uczestników i opracowanie jej wyników. Ankieta badająca potrzeby i oczekiwania uczestników wypełniana w wersji elektronicznej bądź tradycyjnej

4 4. Wywiad/rozmowa z wybranymi reprezentatywnymi przedstawicielami uczestników lub wszystkimi uczestnikami 5. Wywiad/rozmowa z wybranymi przełoŝonymi uczestników, oraz ewentualnie z podwładnymi lub współpracownikami. ( moŝna równieŝ zrobić wywiady z klientami, zarówno z zewnętrznymi jak i wewnętrznymi) 6. Analiza / zapoznanie się z materiałami, narzędziami itp. Wykorzystywanymi przez uczestników w ich codziennej pracy 7. Obserwacja uczestnicząca ( obserwacja przyszłych uczestników w trakcie ich normalnej pracy, analiza ich zachowań, metod pracy, procedur, zasad postępowania itp.) moŝe być realizowane w wersji jawnej bądź ukrytej 8. Ocena obecnego stanu wiedzy uczestników ( np. w formie testu, egzaminu, rozmowy) i / lub ich umiejętności, postaw i zachowań 9. Analiza dokumentów firmy (opisy stanowisk pracy, wyniki badań, wyniki ocen, wskaźniki)10. Warsztaty diagnostyczne z udziałem osób reprezentujących organizację 11. W przypadku braku moŝliwości kontaktu przed szkoleniem: rozmowa z uczestnikami bezpośrednio na początku - doprecyzowanie oczekiwań Jasne zakomunikowanie wyników badań potrzeb szkoleniowych nawet, jeśli nie są zgodne ze wstępnymi załoŝeniami Zaproponowanie projektu zgodnego z wynikiem badania potrzeb (pod kątem zawartości merytorycznej i metod pracy) Przedstawienie oferty zawierającej: - opisanie programu merytorycznego - celów (ogólnego i szczegółowych) - form i metod pracy - dedykowanych osób prowadzących - ram czasowych - zaproponowana metoda ewaluacji Proponowanie innych niŝ szkoleniowe sposobów wsparcia w rozwiązaniu problemów, które wyniknęły z analizy (np. Consulting, Coaching, Terapia, WdroŜenia etc.) Referencje firmy i ewentualnie prowadzącego ew. referencje firmy lub prowadzących pozwalające stwierdzić przygotowanie prowadzącego do danego (umiejętności w zakresie prowadzenia szkoleń, doświadczenie w prowadzeniu szkoleń w danej dziedzinie, wiedza i umiejętności w dziedzinie, ew. doświadczenie zawodowe w dziedzinie Zaplanowanie badania efektów: - metody pomiaru efektów działań szkoleniowych (poziomy: I - reakcji, II - uczenia się

5 wiedzy i umiejętności, III - zmiany zachowania i lub postawy, IV - wskaźników zmiany organizacyjnej) 2. Realizacja: przed szkoleniem Zbiór zaleceń minimalnych dotyczących zarówno szkoleń otwartych i zamkniętych dotyczących przygotowania do i spełnienia ustaleń zawartych w umowie Informacja do uczestników zawierająca minimum: miejsce, czas, temat i ramy lub program, jeśli zgodnie z umową jest to obowiązkiem firmy szkoleniowej Logistyka zgodna z umową z klientem umoŝliwiająca zrealizowanie celów Szkoleniowych. a) Przygotowanie sali dostosowanej do potrzeb i tematu, jeśli leŝy to po stronie firmy szkoleniowej: np wyposaŝenie, wielkość, ustawienie itp. Prawidłowe oznaczenie sali. b) Jeśli miejsce wybiera klientuzgodnienie wymogów. c) Dobór i przygotowanie materiałów oraz środków dydaktycznych. 3. Realizacja: prowadzenie, Rozpoczęcie: -rozpoczęcie przedstawienie prowadzącego - zawarcie kontraktu z uczestnikami i przedstawienie ram merytorycznych oraz logistycznych, Przebieg: - realizacja działań pozwalających na zrealizowanie celów/ programu - dobieranie i stosowanie adekwatnych do zakresu, poziomu i Tworzenie sytuacji edukacyjnych umoŝliwiających uczestnikowi aktywne angaŝowanie się w proces uczenia się i przejmowanie odpowiedzialności za własne uczenie się

6 zaangaŝowania grupy, metod, form i narzędzi - Prowadzenie w sposób adekwatny do rodzaju, programu i odbiorcy z zachowaniem elementarnych zasad nauczania dorosłych. -przestrzeganie uzgodnionych ram czasowych. Dokonywanie na bieŝąco oceny postępu i realizacji celów oraz adekwatne modyfikowanie działań Prowadzenie superwizji prowadzącego 4. Realizacja: działania po zakończeniu Przeprowadzenie oceny usługi : - ankieta lub inny udokumentowany sposób pozyskania informacji zwrotnej od Uczestników bezpośrednio po zakończeniu -jeŝeli specyfika usługi szkoleniowej daje taką moŝliwość rekomendujemy weryfikację osiągniętych celów. nabytej wiedzy lub umiejętności i wydanie certyfikatu ją potwierdzającego - po wykonaniu usługi szkoleniowej rekomendujemy analizę poziomu jej wykonania i podjęcie działań mających na celu jej udoskonalenie - ocena przez prowadzącego czy udało się zrealizować program i cele Wydanie zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu na zasadach ustalonych z klientem Komunikacja ze zleceniodawcą: -na Ŝyczenie klienta przekazuje informacje dotyczące realizacji programu, osiągniętych celów oraz rekomendacje dalszych działań zgodnie z zasadą poufności danych dotyczących poszczególnych uczestników Raport zawierający: 1. Wprowadzenie cele sporządzenia raportu, autorzy, data i miejsce, skład i liczebność grupy. 2. Podstawy do tworzenia koncepcji (m.in. czynności w ramach identyfikacji potrzeb) 3. Cele 4. Program i plan 5. Komentarz do organizacji, warunków zakwaterowania, itp. 6. Opis przebiegu poszczególnych sesji 7. Opis zastosowanych metod ewaluacji i analiza wyników 8. Osiągnięcie celów 9. Obraz poznawczy grupy 10. Rekomendacje wdroŝeniowe 11. Rekomendacje szkoleniowe rozpoznane dalsze potrzeby szkoleniowe 12. Rekomendacje organizacyjne