Regulamin kontroli wewnętrznej

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 02/10/2014 Dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych im. Jana Pawła II w Grajewie z dnia r. Regulamin kontroli wewnętrznej obowiązujący w Zespole Szkół Specjalnych im. Jana Pawła II w Grajewie Postanowienia wstępne Regulamin kontroli wewnętrznej, zwany dalej Regulaminem określa rodzaj, cel, funkcje i sposoby przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Zespole Szkół Specjalnych im. Jana Pawła II w Grajewie. Stosowanie Regulaminu zapobiega nieprawidłowościom w funkcjonowaniu jednostki. 2. Kontrola wewnętrzna w odbywa się w Zespole Szkół Specjalnych im. Jana Pawła II w Grajewie poprzez: 1) badanie zamierzonych dyspozycji przed ich dokonaniem i badanie dokumentów powodujących powstanie zobowiązań; 2) bieżące sprawdzenie, czy wykonanie zadań przebiega prawidłowo zgodnie z zatwierdzonymi planami finansowymi i przepisami; 3) bieżącą kontrolę stanu zabezpieczenia budynków, magazynów itp., jak również rzeczowych składników majątkowych; 4) badanie dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonanych Kontrola wewnętrzna, zwana dalej kontrolą, jest jednym z elementów kontroli zarządczej i obejmuje czynności, które polegają na wykrywaniu nieprawidłowości w funkcjonowaniu placówki, przez eliminację w przyszłości ujawnionych uchybień, ujawnienie przyczyn oraz źródeł ich powstawania. 2. W szczególności kontrola ma na celu: 1) badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi, ze szczególnym uwzględnieniem prawa finansowego (budżetowego); 2) badanie gospodarności i efektywności działań oraz ocena stopnia realizacji zadań przydzielonych poszczególnym pracownikom; 3) badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań; 4) ujawnienie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ewentualnych nadużyć; 5) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie; 6) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości; 7) podejmowanie działań korygujących system zarządzania szkołą; 8) dostarczanie innych informacji przydatnych przy podejmowaniu decyzji w sprawach organizacyjnych, finansowo gospodarczych, dydaktycznych i opiekuńczych szkoły.

2 Kryteria, podstawowe zasady i funkcje kontroli wewnętrznej Przeprowadzane badania i analizy kontrolne powinny oceniać kontrolowaną działalność Szkoły z punktu widzenia następujących kryteriów: 1) sprawności organizacji pracy sprawność, prawidłowość, efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań; 2) celowości zapewnia eliminację niekorzystnych działań zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się przez to sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z ustalonym przeznaczeniem, określonym w planie finansowym; 3) gospodarności ocena kontrolowanych procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, uzyskiwania najlepszych efektów przy możliwie najmniejszych nakładach; 4) rzetelności zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym, realizowanie zadań terminowo i z należytą starannością; 5) legalności zgodność działania z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, przepisami prawa wewnętrznego, umowami, decyzjami oraz przyjętą praktyką Przy uwzględnianiu kryteriów, o których mowa w pkt. 1, kontrola winna umożliwić realizację następujących funkcji: 1) profilaktyczna polega za zapobieganiu powstawania niekorzystnych zjawisk; 2) instruktażowa dostarczanie kontrolowanemu informacji o obowiązujących normach, ich interpretacji i zasad stosowania i pobudzanie do działań mających na celu unikanie w przyszłości błędów i nieprawidłowości; 3) kreatywna działania w kierunku unikania w przyszłości błędów i nieprawidłowości. 2. Dla zapewnienia obiektywizmu funkcjonowania kontroli wewnętrznej należy: 1) powierzać obowiązki wykonywania kontroli (poza samokontrolą) pracownikom odpowiedzialnym za wykonanie kontrolowanych przez nich procesów i zadań; 2) powierzać bezpośrednią odpowiedzialność za składniki majątkowe (magazynowanie, przyjmowanie, wydawanie) osobom uprawnionym do wydawania dyspozycji w zakresie gospodarowania nimi. 3. Dla zapewnienia skuteczności funkcjonowania kontroli wewnętrznej należy: 1) w zakresach czynności pracowników, wykonujących czynności kontrolne jednoznacznie i dokładnie ustalić uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność w tym zakresie; 2) zapoznać pracowników, wykonujących czynności kontrolne z obowiązującymi przepisami, instrukcjami i regulaminami wewnętrznymi; 3) stosować zasadę powierzania pieczy nad składnikami majątkowymi ściśle określonym pracownikom, za odebraniem oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone składki majątkowe, przy równoczesnym zapewnieniu zabezpieczenia tych składników przed włamaniem czy kradzieżą oraz optymalnych warunków właściwego przechowywania i dozoru; 4) ściśle przestrzegać zasad dokumentowania wszystkich operacji i zdarzeń, ewidencji aktywów i dokumentów, obiegu i kontroli dokumentów.

3 Organizacja i formy kontroli wewnętrznej Czynności kontroli wewnętrznej należy przeprowadzać w formie: 1) kontroli wstępnej, która ma na celu zapobiec niepożądanym lub nielegalnym działaniom. Obejmuje badanie projektów umów, porozumień, zakupów czy innych dokumentów pod względem wstępnej oceny ich celowości, legalności i zgodności z planem finansowym szkoły. W razie ujawnienia nieprawidłowości nierzetelnie przygotowany dokument jest zwracany osobie prowadzącej sprawę w celu dokonania zmian lub uzupełnień; 2) kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia czy przebiegają one prawidłowo, bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem. 3) kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. W jej wyniku podejmowane są czynności mające na celu usunięcie skutków nieprawidłowości oraz ich przyczyn. 2. W zależności od rodzaju zadań i pełnionych funkcji pracowniczych, kontrolę wewnętrzną prowadzi się w formach: 1) samokontroli bieżące kontrolowanie prawidłowości wykonywania własnej pracy zgodnie z zakresem czynności oraz obowiązującymi procedurami; 2) kontroli funkcjonalnej prowadzona przez pracowników pełniących funkcje kierownicze; 3) działań Zespołu kontrolującego powoływanego zarządzeniem Dyrektora Szkoły, które określają: rodzaj kontroli, do jakiej Zespół został powołany, skład osobowy wraz ze wskazaniem przewodniczącego, sposób procedowania oraz okres, na który został powołany. 3. Zespół kontrolujący może przeprowadzać następujące rodzaje kontroli: 1) kompleksową obejmuje całokształt działalności danej komórki organizacyjnej Szkoły, w tym zagadnień finansowych; 2) problemową obejmuje tylko wybrane zagadnienia; 3) doraźną ma charakter interwencyjny, wynikający z potrzeby pilnego zbadania wybranych operacji lub czynności Dyrektor Szkoły jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, określonych w ustawie o finansach publicznych. 2. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest Dyrektor Szkoły. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów z wewnętrznej i zewnętrznej kontroli. Odpowiedzialny jest również za należyte wykorzystanie wyników kontroli. 3. Dyrektor Szkoły tworzy i wprowadza w życie Regulamin kontroli wewnętrznej, który określa zasady i zakres działalności kontrolnej realizowanej przez osoby pełniące funkcje kierownicze. 3. Dyrektor Szkoły może powierzyć pracownikom Szkoły określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej. Przyjęcie przez te osoby obowiązków powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia Dyrektor Szkoły wykorzystuje wyniki kontroli wewnętrznej do oceny:

4 1) stopnia realizacji statutowych zadań szkoły i poszczególnych jej ogniw; 2) prawidłowości realizacji zadań przez poszczególne komórki organizacyjne szkoły; 3) prawidłowości realizacji zadań przez poszczególnych pracowników. 2. Wyniki kontroli wewnętrznej stanowią podstawę podejmowania decyzji w sprawach: 1) stosowania systemu wyróżnień i kar; 2) ustalania wysokości premii i dodatków motywacyjnych; 3) przyznawania nagród za szczególne osiągnięcia w pracy; 4) ustalania wysokości nagród z zakładowego funduszu nagród; 5) typowania pracowników do odznaczeń; 6) przeszeregowania pracowników. 3. Działalność kontrolna w zakresie spraw pedagogicznych prowadzona jest niezależnie od działalności hospitacyjnej. 4. Prowadzenie kontroli dokumentów potwierdza się datą i podpisem osoby kontrolującej. 5. Osoby pełniące funkcje kierownicze obowiązane są: 1) opracować plan kontroli wewnętrznej; 2) przedstawić Radzie Pedagogicznej wnioski i uwagi prowadzonej działalności kontrolnej; 3) opracować wnioski dotyczące nagradzania, wyróżniania i karania podległych pracowników w oparciu o udokumentowane wyniki przeprowadzonych kontroli; 4) uwagi z przeprowadzonych kontroli powinny być opracowane na piśmie i kierowane do teczek akt osobowych Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych zobowiązane są w ramach powierzonych obowiązków do sprawowania nadzoru i kontroli w stosunku do podległych pracowników. 2. Obowiązkiem każdego pracownika wykonującego czynności w ramach gospodarki finansowej jest informowanie przełożonych o stwierdzonych nieprawidłowościach i zagrożeniach wystąpienia nieprawidłowości Obowiązkiem kontrolującego jest: 1) sporządzenie rocznego planu kontroli i przedstawienie go do zatwierdzenia Dyrektorowi Szkoły; 2) przygotowanie się do kontroli w celu wykonania jej zgodnie z procedura i tematyką; 3) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego i w razie stwierdzenie nieprawidłowości i uchybień ustalenie ich przyczyn i skutków finansowych oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych; 4) przygotowanie dokumentacji po odbytej kontroli. 2. Sposób dokonywania czynności kontrolnych: 1) kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół z przeprowadzanych kontroli bądź odnotować przeprowadzoną kontrolę w książce kontroli wewnętrznych. W protokole winien przedstawić ustalenia kontrolne w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym; 2) protokół bądź sporządzona adnotacja w książce kontroli jest dowodem dokumentującym wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu, w tym nieprawidłowości i uchybienia w działaniu, ich

5 przyczyny i skutki, będące podstawą do oceny kontrolowanej działalności. Ponadto protokół kontroli powinien zawierać: a) imię i nazwisko kontrolującego, b) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, c) zakres kontroli, d) wyniki kontroli, e) podpisy kontrolującego i osoby kontrolowanej, a w przypadku odmowy podpisu wzmiankę o odmowie podpisania protokołu, 3) protokół kontroli należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. 3. Jeżeli kontrola przebiegła sprawnie i nie stwierdzono żadnych zaniedbań lub nadużyć, opis przebiegu kontroli może być sporządzony w krótkiej formie. 4. Dokumentacja kontroli protokoły, notatki jak również Księga protokołów pokontrolnych są przechowywane w sekretariacie szkoły Osoby zobowiązane do prowadzenia kontroli wewnętrznej: 1) Dyrektor Szkoły, 2) Wicedyrektor Szkoły, 3) Główny księgowy, 4) Samodzielny referent, 5) Sekretarz szkoły, 6) Inspektor BHP, 7) inni pracownicy lub komisje kontrolne powołane przez Dyrektora Szkoły do przeprowadzenia doraźnych kontroli. 2. Zadania kontrolne wykonywane przez poszczególnych pracowników są określone w przydziałach czynności. 11. Dyrektor szkoły przeprowadza kontrolę w zakresie: 1) prawidłowej realizacji zadań dydaktycznych, opiekuńczych i wychowawczych zgodnie z przyjętym projektem organizacji szkoły, kierunkami pracy dydaktyczno wychowawczej i Statutem Szkoły. 2) prawidłowej realizacji wszystkich zadań przez pracowników szkoły zgodnie z ich zakresami czynności; 3) przestrzegania dyscypliny pracy przez wszystkich pracowników Szkoły; 4) realizacji uchwał Rady Pedagogicznej; 5) realizacji nałożonych na pracowników dodatkowych zadań; 6) prawidłowej gospodarki finansowej zgodnie z zatwierdzonym planem budżetowym jednostki; 7) ustalenia kierunków wydatkowania i pozyskiwania środków finansowych budżetowych i pozabudżetowych; 8) prowadzenia dokumentacji księgowej; 9) prawidłowego prowadzenia polityki kadrowej i spraw pracowniczych, w tym: a) nawiązywania i rozwiązania stosunku pracy zgodnie z postanowieniami KN i KP, b) terminowego składania sprawozdań, c) prawidłowego prowadzenia akt osobowych pracowników szkoły,

6 d) wykorzystywania urlopów wypoczynkowych i innych przez wszystkich pracowników szkoły. 10) Całokształtu zagadnień związanych z zatrudnieniem i płacami, a szczególnie: a) zgodności wypłat wynagrodzeń z dokumentacją źródłową (kadrową), b) przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych, c) zabezpieczenia informatyki kadrowej (dostęp do sprzętu, archiwizacja danych, zabezpieczenie nośników), d) formalnej i technicznej ochrony dokumentacji kadrowej i płacowej, e) prawidłowości przeprowadzanych w szkole zamówień publicznych. 6) badania jakości pracy szkoły w odniesieniu do egzaminów zewnętrznych; 7) zapewnienia prawidłowości procesu dydaktyczno wychowawczego w stosunku do wszystkich uczniów; 8) doskonalenia jakości pracy kadry pedagogicznej; 9) zapewnienia prawidłowości przebiegu procedur egzaminacyjnych oraz pracy zespołów nadzorujących określony egzamin lub sprawdzian; 10) pełnienia nadzoru nad prawidłowym i efektywnym prowadzeniem zajęć dydaktycznych i pozalekcyjnych; 11) zapewniania bezpieczeństwa uczniom w trakcie zajęć lekcyjnych i przerw, zorganizowanych wyjść poza budynek oraz wycieczek szkolnych; 12) zapewnienia prawidłowości prowadzenia dokumentacji szkolnej i druków urzędowych; 13) realizowania prac remontowych, modernizacyjnych i konserwatorskich; 14) zapewnienia sprawności urządzeń technicznych, sportowych, sprzętu ppoż., instalacji elektrycznych, odgromowych, wodno-kanalizacyjnych, wentylacyjnych itp.; 15) realizowania zadań zleconych przez organ nadzoru pedagogicznego i organ prowadzący. 12. Wicedyrektor przeprowadza kontrolę w zakresie: 1) prawidłowej realizacji zadań dydaktycznych, opiekuńczych i wychowawczych zgodnie z przyjętym projektem organizacji szkoły, kierunkami pracy dydaktyczno-wychowawczej i Statutem Szkoły; 2) prawidłowego prowadzenia dokumentacji przez wychowawców klas i nauczycieli poszczególnych przedmiotów i rodzajów zajęć; 3) prawidłowej organizacji pracy wszystkich zajęć pozalekcyjnych; 4) rzetelnego wypełniania obowiązków przez nauczycieli dyżurujących na korytarzach szkolnych; 5) przestrzegania zasad bhp i ppoż. oraz dyscypliny pracy przez wszystkich pracowników szkoły; 6) realizacji uchwał Rady Pedagogicznej i zarządzeń Dyrektora Szkoły; 7) systematyczności oceniania uczniów i realizacji podstawy programowej kształcenia ogólnego; 8) przestrzegania prawa szkolnego oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy przez uczniów; 9) prawidłowej działalności organizacyjnej i finansowej Samorządu Szkolnego; 10) spełniania warunków bezpieczeństwa i sanitarno-epidemiologicznych we wszystkich obiektach szkolnych; 11) zabezpieczenia budynków przed kradzieżą, prowadzenia dozoru szkoły przez firmę ochroniarską;

7 12) przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych, w tym zabezpieczenia nośników danych, archiwizacji i przechowywania dokumentów; 13) prawidłowego rozliczania czasu pracy kierowców autobusów szkolnych Główny Księgowy przeprowadza kontrolę w zakresie: 1) rzetelności i terminowości wykonywania wszystkich operacji księgowych; 2) prawidłowego sklasyfikowania pozyskiwanych i wydatkowania środków pozabudżetowych; 3) prawidłowego rozliczania podatku wobec urzędu skarbowego i składek na ubezpieczenie społeczne; 4) prawidłowej gospodarki środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a szczególnie: a) zgodności regulaminu z ustawą i aktualnymi wymogami, b) rozliczania i obsługi finansowej Funduszu (w tym zgodności wydatków z preliminarzem i Regulaminem Funduszu Socjalnego), c) ochrony danych osobowych; 5) prawidłowego i terminowego regulowania należnych pracownikom świadczeń pracowniczych; 6) rzetelnego wykonywania analiz ekonomicznych potrzebnych do sporządzania planów finansowych; 7) prawidłowego prowadzenia dokumentacji finansowo księgowej; 8) terminowego odprowadzania należności podatkowych i składek ZUS; 9) oszczędności i gospodarności w wydatkowaniu środków publicznych; 10) poprawności ewidencji majątkowej; 11) prawidłowego inwentaryzowania składników majątkowych; 12) prawidłowej gospodarki magazynowej; 13) wydatkowania środków zgodnie z planem budżetowym; 14) poprawności wystawianych faktur. 2. Wyrazem dokonania przez Głównego Księgowego kontroli dokumentu jest złożenie własnoręcznego podpisu wraz z datą. 3. Złożenie podpisu oznacza, że Główny Księgowy: 1) sprawdził, iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników szkoły (wskazanych przez Dyrektora Szkoły): a) za prawidłową pod względem merytorycznym; 2) za zgodną z ustawą o zamówieniach publicznych, w przypadku, gdy dana operacja podlega przepisom tej ustawy; 3) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja ta została ujęta; 4) sprawdził, iż dowód stanowiący podstawę wypłaty ze środków publicznych został zatwierdzony do wypłaty przez Dyrektora Szkoły lub osobę przez niego upoważnioną (pierwszy do wypłaty zatwierdza Dyrektor Szkoły, a Główny Księgowy stwierdza jedynie, że Dyrektor Szkoły "nakazał" dokonać wypłaty); 5) stwierdził formalną prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji. 4. W związku z wykonywaniem kontroli Główny Księgowy ma prawo do:

8 1) wstępnej kontroli projektów umów, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych; 2) kontroli operacji gospodarczych z punktu widzenia gospodarności; 3) wnioskowania o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne osoby prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz księgowości, kalkulacji i sprawozdawczości; 4) żądania od innych osób udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień; 5) żądania od innych osób usunięcia w określonym terminie nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza: a) przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów; b) funkcjonowania systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej; 6) występowania do Dyrektora Szkoły z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień Samodzielny referent przeprowadza kontrolę w zakresie: 1) prawidłowości przeprowadzania operacji gospodarczych stanowiących przedmiot zakupu i ich właściwego ewidencjonowania; 2) prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji przez komisje spisowe oraz ewidencji, sposobu przechowywania i zabezpieczenia składników majątku szkolnego; 3) właściwego gospodarowania drukami ścisłego zarachowania Sekretarz szkoły przeprowadza kontrolę w zakresie: 1) prawidłowego zaopatrzenia pracowników w odzież roboczą i ochronną; 2) systematycznej ewidencji obecności w pracy pracowników administracyjnych i obsługowych Szkoły; 3) prawidłowego rejestru pieczęci szkolnych i ich właściwego zabezpieczenia; 4) prawidłowego prowadzenia teczek akt osobowych pracowników; 5) prawidłowego archiwizowania dokumentów szkolnych; 6) prawidłowego gospodarowania środkami czystości artykułami biurowymi; 7) systematycznego przeprowadzania badań okresowych i kontrolnych przez wszystkich pracowników Szkoły Inspektor BHP przeprowadza kontrolę w zakresie: 1) przestrzegania przez uczniów, nauczycieli i innych pracowników szkoły przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz nauki; 2) stanu BHP obiektów, pomieszczeń i ich wyposażenia; 3) stanu ochrony ppoż.; 4) aktualności szkoleń pracowniczych (wstępnych, stanowiskowych, okresowych itp.); 5) realizacji planów poprawy warunków BHP.

9 Kontrolę zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków przeprowadzają Dyrektor Szkoły i Główny Księgowy przez zatwierdzenie operacji gospodarczych do realizacji. 2. Kontrola celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków jest przeprowadzana przez Dyrektora Szkoły na etapie sporządzania planu finansowego. 3. W ciągu roku Dyrektor Szkoły przeprowadza kontrolę planu finansowego. W razie wystąpienia zagrożenia w wykonaniu planu, koryguję go zaczynając od wstępnej oceny celowości Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem Szkoły obejmuje: kontrolę merytoryczną, celowości oraz legalności pozyskiwania i zbywania przez Szkołę składników majątkowych. 2. Przyjęcie na stan ewidencyjny środków trwałych następuje na podstawie dokumentacji, którą sprawdza Samodzielny Referent. Sprawdzanie obejmuje kontrolę zgodności dostawy z warunkami umowy zakupu oraz stanu technicznego środka trwałego przyjętego od dostawcy. 3. Pracownicy, którym powierzono składniki majątkowe, są odpowiedzialni za utrzymanie ich w należytym stanie technicznym. Pracownicy są zobowiązani zgłaszać bezpośrednio przełożonemu wszystkie dostrzeżone uszkodzenia i braki składników mienia. 4. Każda zmiana sposobu i miejsca użytkowania składników majątkowych jest dokumentowana w ewidencji środków trwałych i wymaga akceptacji pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę mieniem Zaciąganie zobowiązań w drodze umów powinno zostać poprzedzone procedurą przewidzianą w Ustawie z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zmianami). 2. Bezpośredni nadzór nad realizacją dochodów i przychodów innych środków publicznych sprawuje Główny Księgowy i Samodzielny Referent Po zakończeniu roku budżetowego Dyrektor Szkoły przeprowadza ocenę wykonania planu finansowego na podstawie dokumentacji przygotowanej przez Głównego Księgowego. 2. Dokumentacja, o której mowa w ust.1, obejmuje wskaźniki wykonania planu dochodów i wydatków, ustalenie ewentualnych przyczyn niewykonania planu finansowego i osoby, które są za to odpowiedzialne W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej należy: 1) zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym osobom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień; 2) odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, jednocześnie zawiadamiając o tym na piśmie Dyrektora Szkoły. Decyzję w sprawie dalszego postępowania podejmuje Dyrektor Szkoły. 2. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli, osoba odpowiedzialna za kontrolę jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić bezpośrednio Dyrektora Szkoły oraz przedsięwziąć odpowiednie kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

10 3. W razie ujawnienia w czasie kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Dyrektora Szkoły jak też zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nadużycia. W każdym wypadku ujawnienia czynu, Dyrektor Szkoły po niezwłocznym zawiadomieniu odpowiednich organów obowiązany jest: 1) ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu; 2) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych zadań; 3) wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania, konsekwencje służbowe; 4) przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobiegania w przyszłości powstaniu podobnych zaniedbań. 4. W razie stwierdzenia nieprawidłowości, sporządza się protokół z wnioskami pokontrolnymi i w ciągu 7 dni przedkłada się Dyrektorowi Szkoły. Zakres kontroli funkcjonowania komórek organizacyjnych Kontrolą wewnętrzną objęte jest funkcjonowanie: 1) sekretariatu szkolnego i księgowości; 2) biblioteki szkolnej; 3) pomieszczeń dydaktycznych, administracyjnych i gospodarczych; 4) gospodarki składnikami majątku szkolnego; 5) samorządu szkolnego Przedmiotem czynności kontrolnych w sekretariacie szkoły i w księgowości są następujące dokumenty: 1) księgi uczniów; 2) ewidencja wydanych świadectw; 3) ewidencja legitymacji szkolnych; 4) wykazy uczniów w danym roku szkolnym; 5) pisma wychodzące i przychodzące; 6) ewidencja rozchodu znaczków pocztowych; 7) ewidencja wydanych materiałów biurowych; 8) książka ewidencji wyjść pracowników administracyjnych w czasie godzin pracy; 9) księgi inwentarzowe; 10) rozliczenie inwentaryzacji; 11) ewidencja dokumentów obrotu bezgotówkowego; 12) wykazy będące podstawą naliczenia płac; 13) prowadzenie ewidencji wpływów i wydatków dochodów własnych; 14) jakość i terminowość wykonywania sprawozdań GUS oraz sprawozdań finansowych; 15) zgodność stanu zatrudnienia ze stanem zatwierdzonym w arkuszu organizacyjnym szkoły; 16) zgodność dokumentów stanowiących podstawę zatrudnienia pracowników z obowiązującymi przepisami umowy o pracę; 17) teczki akt osobowych zawierające zestaw dokumentów dotyczących przyjęcia pracowników do pracy, a w szczególności świadectwa lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu szkolenia

11 wstępnego BHP, potwierdzenie poziomu wykształcenia, przebiegu zatrudnienia i zmian, jakie w toku zatrudnienia zachodziły; 18) dokumentacja urlopów pracowników; 19) dokumentacja dotycząca przeszeregowania pracowników; 20) sprawozdawczość w zakresie zatrudnienia; 21) dokumentacja dotycząca premiowania pracowników oraz rozdziału nagród; 22) ewidencja archiwalna teczek akt osobowych byłych pracowników; 23) ewidencja zwolnień lekarskich; 24) ewidencja wydanych legitymacji ubezpieczeniowych i służbowych; 25) dokumentacja spraw emerytalnych i rentowych; 26) dokumentacja kontroli zewnętrznych realizacja zaleceń pokontrolnych. 2. Kontrolę pracy sekretariatu prowadzi Dyrektor Szkoły wraz z Wicedyrektorem Szkoły Przedmiotem kontroli wewnętrznej w bibliotece szkolnej są następujące zagadnienia i dokumenty: 1) realizacja planu pracy biblioteki; 2) realizacja zajęć z edukacji czytelniczej i medialnej; 3) prowadzenie ksiąg inwentarzowych; 4) ewidencja i dokumentacja wpływów i ubytków; 5) selekcja i wzbogacanie zbiorów; 6) stan opracowania zbiorów; 7) dokumentacja dotycząca statystyki i sprawozdawczości; 8) prenumerata i rozdzielnictwo czasopism; 9) stan czytelnictwa wśród uczniów i nauczycieli; 10) zabezpieczenie zbiorów. 2. Kontrolę wewnętrzną biblioteki prowadzi Dyrektor Szkoły Kontrola wewnętrzna pomieszczeń dydaktycznych, administracyjnych i gospodarczych obejmuje następujące zagadnienia: 1) ewidencja sprzętu i urządzeń; 2) stan techniczny pomieszczeń, sprzętu i urządzeń; 3) kasacja i likwidacja składników majątku; 4) oznakowanie sprzętu; 5) ocena stopnia przydatności sprzętu do prowadzonej działalności; 6) zakres wykorzystania technicznych środków dydaktycznych; 7) porządek i estetyka pomieszczeń oraz warunki higieniczno sanitarne; 8) stan bezpieczeństwa instalacji i urządzeń, regulaminy pracowni oraz instrukcje BHP. 2. Kontrolę pomieszczeń prowadzi Wicedyrektor Szkoły oraz Inspektor BHP Przedmiotem kontroli w zakresie gospodarki składnikami majątku są: 1) budynki; 2) tereny zielone, boiska, place zabaw, ciągi komunikacyjne, ogrodzenia; 3) urządzenia techniczne i inne.

12 2. Zakres kontroli obejmuje: 1) ewidencję i oznakowanie środków; 2) stan techniczny urządzeń i obiektów wraz z istniejącymi instalacjami; 3) sposób i celowość użytkowania lub zagospodarowania; 4) zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą; 5) planowanie i realizacja napraw; 6) likwidacja środków. 3. Kontroli podlega dokumentacja finansowo- księgowa dotycząca zakupu i przebiegu użytkowania oraz likwidacji środków trwałych. 4. Kontrolę w tym zakresie prowadzi Dyrektor i Wicedyrektor Szkoły Kontrolą działalności Samorządu Szkolnego należy objąć następujące zagadnienia: 1) zgodność działalności organizacyjnej ze Statutem Szkoły; 2) realizacje rocznego planu pracy; 3) sprawozdania z zebrań Rady Samorządu Szkolnego. 2. Bezpośrednią odpowiedzialność za działalność Samorządu ponosi opiekun. 3. Realizacje zadań kontrolnych powierza się Wicedyrektorowi Szkoły. Kontrola dokumentacji Badanie dokumentów (dowodów) pod względem merytorycznym polega na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentu z rzeczywistością, przez co należy rozumieć, że operacje odzwierciedlone w dokumentach dokonywane są z zachowanie następujących zasad: 1) celowości; 2) legalności, tj. zgodności z obowiązującymi w szkole przepisami, w tym również w zakresie źródeł finansowania oraz stosowania cen, stawek, taryf; 3) rzetelności; 4) gospodarki, tj. najbardziej oszczędnego zużycia środków pieniężnych i rzeczowych w celu uzyskania w danych warunkach optymalnych efektów. 2. Badanie dokumentów (dowodów) pod względem formalnym, polega na stwierdzeniu, czy posiadają one wszystkie wymagane dla nich elementy, a w szczególności, czy: 1) wystawione zostały w sposób prawidłowy; 2) podpisane zostały przez osoby do tego upoważnione; 3) zawierają inne cechy wymagane obowiązującymi przepisami i zarządzeniami wewnętrznymi. 3. Badanie dokumentów (dowodów) pod względem rachunkowym polega na ustaleniu prawidłowości zawartych w nich działań arytmetycznych Kontrolą wewnętrzną objęta jest następująca dokumentacja pedagogiczna: 1) dzienniki zajęć lekcyjnych; 2) dzienniki zajęć pozalekcyjnych; 3) dzienniki nauczania indywidualnego; 4) plany pracy wychowawców klas;

13 5) plany pracy dydaktyczno wychowawczej z poszczególnych przedmiotów; 6) plany realizacji podstawy programowej; 7) protokoły egzaminacyjne. 2. Kontrola stanu dokumentacji pedagogicznej powinna uwzględniać w szczególności: 1) zgodność dokumentów ze statutem szkoły i podstawą programową; 2) systematyczność i poprawność dokonywanych wpisów; 3) stan frekwencji uczniów na zajęciach; 4) sposób przechowywania i zabezpieczenia. 3. Nauczyciel jest zobowiązany do uzupełniania wszelkich braków w zapisach w terminie wyznaczonym przez Dyrektora Szkoły. 4. W razie występowania rażących braków w dokumentacji wychowawcy lub nauczyciela Dyrektor Szkoły zastrzega sobie prawo do dokonania dodatkowej kontroli dokumentacji. 5. Braki w dokumentacji działań dydaktyczno wychowawczych nauczyciela traktowane są jako uchybienie służbowe i podlega określonym sankcjom służbowym ujętych w Karcie Nauczyciela i Kodeksie Pracy. Kontrola stanu dyscypliny pracowników W celu zapewnienia niezbędnej dyscypliny wykonywania obowiązków każdy pracownik powinien: 1) znać zadania, zasady organizacji, zakres kompetencji i powiązań współpracy swojej komórki organizacyjnej z innymi komórkami lub swego stanowiska pracy z innymi stanowiskami; 2) znać podstawowe przepisy, Statut Szkoły oraz zarządzenia wewnętrzne regulujące zagadnienia wchodzące w zakres działania swojej komórki organizacyjnej i szczegółowe dotyczące zajmowanego stanowiska pracy; 3) wykonywać powierzone czynności i zadania zgodnie z wymogami oraz poleceniami przełożonego, przy zapewnieniu samokontroli prawidłowości ich wykonania; 4) kontrolować prawidłowość wykonania czynności lub dokumentów przez pracowników w procesie załatwiania spraw zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji o obiegu dokumentów; 5) udzielać pomocy innym pracownikom i udostępniać im informacji i materiałów potrzebnych do właściwego wykonania zadań; 6) przeciwdziałać zagrożeniu zdrowia i życia ludzkiego oraz mienia, niedbalstwu, niegospodarności, marnotrawstwu oraz sprawdzać własne stanowisko pracy pod względem BHP. 2. W kontroli i ocenie stanu dyscypliny uwzględnić należy następujące kryteria: 1) niedbałe wykonywanie pracy; 2) nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, spóźnianie się lub samowolne opuszczanie stanowiska pracy; 3) stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym lub spożywanie alkoholu w czasie pracy; 4) zakłócanie ustalonego porządku i spokoju w czasie pracy; 5) niewykonywanie poleceń służbowych lub wykonywanie pracy w sposób niezgodny z otrzymanymi wskazówkami; 6) niewłaściwy stosunek do przełożonych i pracowników;

14 7) nieprzestrzeganie zasad przepisów BHP; 8) nieprzestrzeganie zakazu palenia tytoniu w pomieszczeniach szkolnych; 9) nieobecność nauczyciela w trakcie prowadzenia zajęć. 3. Kontrolę stanu dyscypliny pracowników prowadzą osoby pełniące funkcje kierownicze zgodnie z posiadanymi zakresami czynności. Czynności kontrolne 1. Sekretariat, kadry Przedmiotem kontroli są zagadnienia czy : 1) pisma przychodzące i wychodzące są rejestrowane w spisie spraw i czy po załatwieniu sprawy przechowywane są w aktach sekretariatu; 2) odbiór pism przekazywanych do załatwienia pracownikom jest przez nich kwitowany podpisem i czy pisma po załatwieniu zwracane są do sekretariatu; 3) dokumentacja związana z wypłatą wynagrodzeń pracowników jak: miesięczne zestawienie godzin ponadwymiarowych, zaświadczenia o tymczasowej niezdolności do pracy, wnioski premiowe dla pracowników obsługi itp. jest terminowo dostarczana do komórek księgowości; 4) dokumenty indywidualne uczniów są prawidłowo przechowywane i zabezpieczone; 5) pieczęcie szkoły są przechowywane pod zamknięciem i ujęte w ewidencji wzorów pieczęci; 6) na poleceniach wyjazdów służbowych (delegacje) wypełnia się wszystkie elementy formularza jak numer kolejny prowadzonej ewidencji, środek lokomocji itp.; 7) prowadzi się księgę depozytów na powierzoną do przechowywania obcą gotówkę i inne walory i wartości; 8) prowadzi się książkę kontroli szkoły i czy przedkłada się ją do podpisu osobom kontrolującym; 9) prowadzi się bieżącą ewidencję druków ścisłego zarachowania; 10) uczniowie podpisem potwierdzają odbiór legitymacji, świadectw i zaświadczeń; 11) sprawdza się zgodność ewidencji druków ścisłego zarachowania ze stanem zapasów tych druków; 12) akta osobowe pracowników szkoły są przechowywane w teczkach osobowych z podziałem na kategorie a, b, c; 13) prowadzona jest ewidencja nieobecności pracowników w pracy spowodowanej urlopami wypoczynkowymi, szkoleniowymi, wyjazdami, chorobami; 14) w aktach osobowych pracowników ekonomiczno administracyjnych i obsługi znajdują się kopie zakresów czynności służbowych uprawnień i odpowiedzialności; 15) dokumenty z lat ubiegłych przechowywane są w archiwum zakładowym odpowiednio zabezpieczonym i czy przechowywane dokumenty są w wykazach akt wg obowiązującego podziału i okresu przechowywania. 2. Opracowanie planów finansowych i ich realizacja Przedmiotem kontroli jest, czy: 1) opracowane preliminarze budżetowe zawierają dane dotyczące jednostek miary wskaźników, jak:

15 a) liczba oddziałów, b) liczba uczniów, c) liczba etatów 2) wymienione w pkt 1) wskaźniki budżetowe zostały zastosowane w zależności od zadań i wg rozdziałów budżetowych zgodnie z wykazem jednostek miar ustalonych przez ministerstwo finansów; 3) w planach wydatków budżetowych uwzględniono wszystkie potrzeby wynikające z nałożonych zadań według rozdziałów i paragrafów obowiązującej klasyfikacji wydatków budżetowych; 4) w planach jednostkowych wykazuje się dane dot. przewidywania wykonania planów finansowych na rok bieżący; 5) do planowych wydatków dotyczących funduszu płac sporządzone są kalkulacje; 6) do wynagrodzenia wynikającego ze stosunku pracy jest opracowana tabela kalkulacyjna zatrudnienia i funduszu płac; 7) roczne plany finansowe są zatwierdzane do realizacji; 8) sporządza się pisemne decyzje w przypadkach zmian w planach jednostkowych wydatków budżetowych; 9) prowadzi się ewidencję zwiększeń i zmniejszeń dokonanych w rocznych planach wydatków budżetowych do poszczególnych rozdziałów klasyfikacji wydatków budżetowych; 10) na dowodach stanowiących podstawę wypłaty zamieszczona jest prawidłowa podziałka klasyfikacji wydatków budżetowych; 11) w kartach wydatków prowadzonych w komórce księgowości ewidencjuje się bieżąco wydatki zgodnie z klasyfikacją budżetową wydatków zamieszczoną na zrealizowanych dowodach księgowych; 12) zamierzone wydatki mają pokrycie w poszczególnych paragrafach klasyfikacji wydatków budżetowych zatwierdzonych planów finansowych; 13) dokonywana jest bieżąca analiza wykonania budżetu; 14) przestrzegane są przepisy dotyczące naruszenia dyscypliny budżetowej. 3. Gospodarka kasowa i dokumentacja wypłat Przedmiotem kontroli jest, czy: 1) w zakresie gospodarki kasowej: a) dokonywanie wypłat gotówkowych następuje jedynie ze środków podjętych z rachunków bankowych; b) gotówka podjęta z banku jest wydana jedynie na cele określone przy jej podejmowaniu; c) kasjer podpisał deklaracje o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzoną mu gotówkę i inne walory przechowywane w kasie; d) przekazywanie obowiązków kasjera w przypadku choroby, urlopu itp. innemu pracownikowi odbywa się protokolarnie przez komisję w składzie co najmniej dwóch osób; e) operacje kasowe są udokumentowane tylko na podstawie sporządzonych dowodów przychodowych i rozchodowych; f) wszystkie wpłaty i wypłaty gotówkowe są ujmowane w raportach kasowych; g) pomieszczenie kasy jest należycie zabezpieczone; h) zapewniona jest ochrona kasy jak również bezpieczeństwo transportu pieniędzy z banku do kasy;

16 2) w zakresie dokumentacji wypłat (wydatków): a) podstawę dokonania wypłaty stanowią oryginalne dowody, kopie dowodów wydatków nie stanowiących wypłatę winny być skasowane przez umieszczenie napisu nie stanowi podstawy dokonania wypłaty ; b) każdy dowód stanowiący podstawę wypłaty jest sprawdzany pod względem merytorycznym przez pracownika odpowiedzialnego za ten odcinek działalności; c) każdy dowód wpłaty sprawdzono pod względem merytorycznym jest opatrzony klauzulą sprawdzono pod względem merytorycznym dnia... ; d) każdy dowód wpłaty sprawdzono pod względem merytorycznym jest również sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym przez Głównego księgowego; e) dokonanie sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym jest stwierdzone na dowodzie klauzulą sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia... ; f) na dowodach stanowiących podstawę wypłaty za wykonane roboty i usługi oraz za dostarczone materiały jest pisemne potwierdzenie wykonania przyjęcia roboty, usługi lub przyjęcia dostarczonych materiałów przez właściwą osobę (Starszy referent itp.); g) listy płac sporządzone są długopisem lub pismem komputerowym, suma łączna do wypłaty całej listy płac jest podana cyframi i słowami, podpisana jest przez pracownika, który sporządził listę płatniczą; h) nie jest dokonywana wypłata wynagrodzeń przez pracownika, który sporządził listę płac; i) w decyzjach o wypłaceniu zaliczki jest określony termin, do którego ma być rozliczana; j) na poleceniach wyjazdu służbowego (delegacjach) jest podpis osoby delegującej pracownika oraz określony środek lokomocji i potwierdzenia pobytu. 4. Kontrola gospodarki materiałowej Przedmiotem kontroli jest, czy: 1) dokumenty obrotu materiałowego są pełne i formalne; 2) zapisy w urządzeniach ewidencji analitycznej magazynowej (kartoteka magazynowa) dokonywane są systematycznie, bieżąco i prawidłowo oraz zgodnie z dowodami dostawy i rozchodu; 3) istnieje zgodność między różnymi urządzeniami ewidencji analitycznej (kartoteka magazynowa) oraz miedzy stanem materiałów w naturze a stanem ewidencyjnym w księgowości; 4) stan materiałów jest dobry, a sposób przechowywania prawidłowy, zgodnie z wymogami i zabezpieczający materiały przed zniszczeniem i kradzieżą; 5) ilość poszczególnych materiałów znajdujących się w magazynie jest uzasadniona potrzebami gospodarczymi jednostki; 6) zapisy w kartotekach magazynowych materiałów są dokonywane przez magazyniera codziennie na podstawie poszczególnych dowodów obrotu materiałowego (dowodów przychodu i rozchodu); 7) każdy dowód jest być zapisany w oddzielnej pozycji; 8) wszystkie zapisy w kartotekach magazynowych, otrzymały swój numer wg kolejności księgowania na danej karcie, numeracja pozycji na każdej karcie jest rozpoczęta od numeru 1 i prowadzona kolejno przez cały rok kalendarzowy; 9) magazyny wyposażone są w odpowiednie urządzenia jak regały, półki, szafy, zbiorniki itp.;

17 10) w magazynach znajduje się sprzęt ppoż. w dobrym stanie; 11) czynności magazyniera zostały przekazane protokolarnie na podstawie spisu z natury sporządzonego na dzień przekazania czynności i uzgodnionego z ewidencją księgową; 12) magazynier obejmując swoje obowiązki złożył pisemną deklarację o odpowiedzialności materiałowej; 13) w przypadkach przerw w pracy na skutek urlopu lub dłuższej choroby sporządzono komisyjnie (skład, co najmniej 2 osoby) spis z natury i protokolarnie przekazano funkcje magazyniera innemu pracownikowi. 5. Wyposażenie, środki trwałe i zbiory biblioteczne Przedmiotem kontroli jest, czy: 1) księgi inwentarzowe przesznurowano i oparafowano; 2) przedmioty posiadające indywidualne cechy, np.: numer fabryczny ewidencjonowane są pojedynczo w księdze inwentarzowej; 3) ewidencja w księdze przychodów i rozchodów w księdze inwentarzowej prowadzona jest na bieżąco; 4) środki trwałe oznaczone są inicjałami jednostki i numerem inwentarzowym przedmiotu, natomiast wyposażenie inicjałami jednostki; 5) w pomieszczeniach, w których stale znajdują się środki trwałe i wyposażenie umieszczono spis inwentarza (wywieszka inwentarzowa); 6) istnieje zgodność ze stanem ewidencyjnym środków trwałych a stanem faktycznym (wyrywkowe kontrole); 7) przeprowadzana jest bieżąca konserwacja środków podstawowych; 8) wyposażenie zniszczone, względnie zepsute przechowywane jest do chwili sporządzenia komisyjnego protokołu; 9) protokoły zdawczo odbiorcze przy zmianach na stanowiskach osób odpowiedzialnych sporządzane są według obowiązujących wzorów; 10) na protokołach przekazania środków trwałych figurują podpisy Głównego księgowego, Dyrektora Szkoły, strony przekazującej i przyjmującej oraz pieczęcie tych jednostek; 11) protokoły zniszczenia środków rzeczowych sporządzane są komisyjnie (skład 3 osoby), zamieszczane są na nich podpisy członków komisji i wyszczególnione wnioski w sprawie wyksięgowania z ewidencji oraz ewentualnego obciążenia osób winnych i czy zyski materiałowe ze zniszczonych środków rzeczowych zostały zaprzychodowane do magazynu, względnie oddane na złom lub do wewnętrznego użytku za pokwitowaniem; 12) na fakturach zakupu znajduje się adnotacja o przyjęciu książek na stan ewidencyjny oraz pokwitowanie przyjęcia przez kierownika biblioteki; 13) prowadzona jest na bieżąco ewidencja zbiorów bibliotecznych: a) księga inwentarzowa biblioteki, b) księga ubytków, c) księga książek, karty czytelnika; 14) uszkodzone książki są poddawane renowacji i oprawie; 15) ewidencja analityczna księgozbioru jest uzgodniona okresowo z ewidencją syntetyczną księgową;

18 16) osoba odpowiedzialna za prowadzenie biblioteki czyni starania w celu z ściągnięcia książek niezwróconych. 6. Inwentaryzacja Należy sprawdzić, czy : 1) arkusze spisowe z natury przed wydaniem zespołom spisowym i oparafowaniu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjne ujęto w ewidencji druków ścisłego zarachowania i ich odbiór został pokwitowany przez przewodniczących komisji spisowych co do każdego formularza; 2) osoby odpowiedzialne materialnie za całość i stan składników majątkowych objętych spisem złożyły pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszelkie zrealizowane dowody przychodów i rozchodów inwentaryzacyjnych składników zostały ujęte w ewidencji szczegółowej (kartotece magazynowej), księgach inwentarzowych oraz przekazane do księgowości; 3) inwentaryzacja przeprowadzona jest w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej; 4) arkusze spisu z natury sporządzone zostały w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych; 5) dane na arkuszach spisów z natury wpisane zostały w sposób trwały i czy obok zapisów poprawionych przez przekreślenie i zamieszczenie nowego zapisu składają swoje podpisy członek komisji spisowej i osoba materialnie odpowiedzialna; 6) spisy z natury poddane zostały wyrywkowej kontroli przez Przewodniczącego Komisji inwentarzowej lub kontrolerów przez niego wyznaczonych oraz czy w tej kontroli sporządzono protokoły i oznaczono na spisach, skontrolowano wyrywkowo pozycje; 7) po zakończeniu inwentaryzacji zespoły spisowe złożyły przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej na piśmie rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury, jak również informacje o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach w zakresie gospodarki składnikami majątku (magazynowania, konserwacji itp.); 8) główny księgowy dokonał wyceny składników majątkowych bezpośrednio na arkuszach spisowych i ustalił łączną wartość z podziałem według kont syntetycznych, na których składniki te są ewidencjonowane; 9) główny księgowy ustalił różnice inwentaryzacyjne (niedobory i nadwyżki) wynikające z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątkowych ustalonych w toku spisu z natury, z ilościami i wartościami z ewidencji tych składników oraz czy stwierdzone różnice inwentaryzacyjne naniesione na zestawienia różnic w sposób zezwalający na: a) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem jej według poszczególnych kont syntetycznych oraz według osób odpowiedzialnych za stan powierzonych ich pieczy składników majątkowych, b) powiązanie szczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisów z natury wykazują różnice. 10) komisja inwentaryzacyjna określiła w protokole przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedłożyła umotywowane wnioski co do sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych i czy przedstawione wnioski zostały zatwierdzone przez Dyrektora Szkoły; 11) różnice inwentaryzacyjne ujęte zostały w księgach roku sprawozdawczego.

19 7. Zatrudnienie i fundusz płac Należy sprawdzić, czy: 1) ilość zatrudnionych pracowników w jednostce oraz wynagrodzenie z tego tytułu mieściło się w limicie zatrudnienia i osobowego funduszu płac przyznanego przez jednostkę nadrzędną za dany rok; 2) zatrudnienie pracowników odbywa się zgodnie z założeniami projektu organizacyjnego zatwierdzonego przez jednostkę nadrzędną; 3) projekt organizacyjny jest systematycznie aktualizowany w związku ze zmianami organizacyjnym w ciągu danego roku szkolnego; 4) umowy o pracę z pracownikami jednostki zostały zawarte na właściwych drukach, zgodnie z obowiązującymi przepisami i czy kopie tych umów przekazano do księgowości; 5) na zaświadczeniach lekarskich o tymczasowej niezdolności do pracy zamieszczone są daty wpływu i czy zaświadczenia są przekazywane terminowo zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów księgowych; 6) miesięczne imienne wykazy godzin ponadwymiarowych sporządzane zostały zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji w dziennikach zajęć i po zatwierdzeniu ich przez Dyrektora Szkoły przekazane terminowo do księgowości do dnia 25 każdego miesiąca; 7) zaprowadzono karty wynagrodzeń dla wszystkich zatrudnionych pracowników i czy ewidencja wypłat wynagrodzeń jest prowadzono na bieżąco; 8) jest zachowana numeracja kolejna list płac zatrudnionych pracowników i czy na listach płac przed podjęciem gotówki z banku składają na nich podpisy osoby sporządzające listy płac oraz zatwierdzające do wypłaty; 9) wynagrodzenie z tytułu premii, godzin nadliczbowych itp. pracowników obsługi są nanoszone w listach płac na podstawie dokumentów stanowiących ich załączniki; 10) wysokość wykazanych w listach płac składników wynagrodzeń pracowników jest zgodna z pismami angażującymi i innymi dokumentami dotyczącymi płac; 11) w listach płac potrąca się zdeklarowane składki przez pracowników oraz ich należności z tytułu nakazów płatniczych, jak np.: wezwań komorników sądowych, wyroków sądowych w wysokości uregulowanych obowiązującymi przepisami. 12) odprowadzany jest, co miesiąc podatek dochodowy od osób fizycznych do właściwego terenowego Urzędu Skarbowego; 13) odprowadzane są składki z tytułu Ubezpieczeń Społecznych i Funduszu Pracy, każdorazowo w terminach wyznaczonych przepisami. 8. Gospodarka remontowa i inwestycyjna Należy sprawdzić, czy: 1) przeprowadzone są komisyjnie okresowe przeglądy stanu technicznego budynków wraz z klasyfikacją na rodzaje remontów i czy są one poparte odpowiednimi protokołami; 2) prowadzona jest książka obiektu budowlanego; 3) prowadzony jest rejestr remontów; 4) opracowane są wieloletnie i roczne plany remontów; 5) przed przystąpieniem do remontów zamawiana jest dokumentacja kosztorysowo projektowa;

20 6) spełnione są wymogi ustawy o zamówieniach publicznych; 7) zawarto umowy z wykonawcami na roboty remontowe; 8) zaangażowano inspektora nadzoru przy robotach o większej wartości; 9) zabezpieczono materiały budowlane dla robót remontowych wykonywanych systemem gospodarczym; 10) przeprowadzona jest systematyczna kontrola przebiegu robót w remontowanym obiekcie; 11) sporządza się plany finansowo rzeczowe remontów bieżących i robót konserwacyjnych służących za podstawę do kalkulacji w planie finansowym jednostki; 12) wypłaca się należne wynagrodzenie inspektorom nadzoru prowadzącym kapitalne remonty i inwestycje ze środków przeznaczonych na ten cel; 13) wykonawcy robót remontowych prowadzą księgi obmiaru robót sprawdzane przez inspektora nadzoru; 14) powierzone materiały wykonawcy są przez niego pokwitowane i po zakończeniu robót należycie rozliczone w przedłożonych fakturach; 15) wydatki związane z remontami są odpowiednio kwalifikowane na inwestycje lub remonty bieżące w zależności od rodzaju remontów zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym. 9. Bezpieczeństwo i higiena pracy Należy sprawdzić, czy: 1) jednostka jest wyposażona w obowiązujący sprzęt ppoż.; 2) posiadane gaśnice są badane okresowo pod względem przydatności do gaszenia pożaru; 3) obiekt posiada sprawną instalację odgromową i czy zleca się okresowo badania sprawności urządzeń; 4) w obiekcie znajduje się instrukcja ppoż. i plan ewakuacji oraz czy zaznajomiono uczniów i pracowników z przepisami wymienionej instrukcji i planu ewakuacji; 5) w pomieszczeniach utrzymany jest należyty ład, porządek i estetyka; 6) jednostka posiada niezbędną ilość środków do utrzymania czystości i higieny miejsc pracy; 7) pracownicy są zaopatrzeni w przysługującą im odzież roboczą i sprzęt ochrony osobistej zgodnie z obowiązującymi normami; 8) zaprowadzono ewidencję pozaksięgową odzieży roboczej i sprzętu ochrony osobistej indywidualnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem okresu użytkowania; 9) pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie bhp i czy w aktach znajdują się dokumenty świadczące o ich przeszkoleniu; 10) urządzenia elektryczne są właściwie zabezpieczone przed porażeniem prądem elektrycznym; 11) tablice rozdzielcze prądu elektrycznego posiadają oryginalne bezpieczniki, czy są odpowiednio zabezpieczone i pod zamknięciem; 12) w pomieszczeniach zastosowano oświetlenia w zależności od ich przeznaczenia zgodnie z obowiązującymi normami natężenia światła; 13) uszkodzony sprzęt elektryczny (kontakty, gniazda itp.) jest bieżąco naprawiany; 14) pomieszczenia higieniczno sanitarne są należycie utrzymane i dezynfekowane; 15) pracownicy posiadają aktualne książeczki zdrowia.