REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Zespołu Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu

Transkrypt

1 Kędzierzyn-Koźle 28 maja 2012 r. REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Zespołu Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu Działając w oparciu o Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. ( Dz.Urz. Ministra Finansów z 2006 r. Nr 7, poz. 58) r. dla zapewnienia prawidłowego przeprowadzanie audytu wewnętrznego, ustalam szczegółowy regulamin określający podstawowe zadania w tym zakresie. 1. Kontrola wewnętrzna odbywa się przez: Rozdział I Zasady kontroli 1) badanie zamierzonych dyspozycji przed ich dokonaniem i badanie dokumentów powodujących powstanie zobowiązań 2) bieżące sprawdzenie, czy wykonanie zadań przebiega prawidłowo zgodnie z zatwierdzonymi planami finansowymi i przepisami 3) bieżącą kontrolę stanu zabezpieczenia budynków, magazynów, składów itp. jak również rzeczywistego stanu pieniężnych i rzeczowych składników majątkowych 4) badanie dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane 2. Na dowód dokonania kontroli wewnętrznej dokumentu, kontrolujący opatruje go podpisem i datą. 3. W razie ujawnienia w toku wykonywania kontroli wewnętrznej nieprawidłowości przebiegu operacji gospodarczej, kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o tym bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki w celu usunięcia wykrytych nieprawidłowości. 4. W razie wykrycia w toku kontroli nadużycia, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym kierownictwo szkoły jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód nadużycia. 5. W każdym przypadku ujawnienia nadużycia dyrektor lub osoba upoważniona zobowiązana jest do przeprowadzenia dochodzenia i wyciągnięcia w stosunku do winnych konsekwencji służbowych

2 6. W razie stwierdzenia, że zaniedbanie obowiązku kontroli spowodowało powstanie szkody majątkowej dyrektor zobowiązany jest skierować sprawę na drogę postępowania sądowego. Rozdział II Sekretariat 7. Przedmiotem kontroli są zagadnienia czy : 1) pisma przychodzące i wychodzące są rejestrowane w spisie spraw i czy po załatwieniu sprawy przechowywane są w aktach sekretariatu 2) odbiór pism przekazywanych do załatwienia pracownikom jest przez nich kwitowany podpisem i czy pisma po załatwieniu zwracane są do sekretariatu 3) dokumentacja związana z wypłatą wynagrodzeń pracowników jak: a) miesięczne zestawienie godzin ponadwymiarowych, b) zaświadczenia o tymczasowej niezdolności do pracy, c) wnioski premiowe dla pracowników obsługi itp. jest terminowo dostarczana do MZOiW. 4) dokumenty indywidualne uczniów są prawidłowo przechowywane i zabezpieczone 5) pieczęcie szkoły są przechowywane pod zamknięciem i ujęte w ewidencji wzorów pieczęci 6) na poleceniach wyjazdów służbowych (delegacje) wypełnia się wszystkie elementy formularza jak numer kolejny prowadzonej ewidencji, środek lokomocji itp. 7) prowadzi się księgę depozytów na powierzoną do przechowywania obcą gotówkę i inne walory i wartości 8) prowadzi się książkę kontroli szkoły i czy przedkłada się ją do podpisu osobom kontrolującym 9) prowadzi się bieżącą ewidencję druków ścisłego zarachowania 10) uczniowie podpisem potwierdzają odbiór legitymacji, indeksów, świadectw i zaświadczeń 11) sprawdza się zgodność ewidencji druków ścisłego zarachowania ze stanem zapasów tych druków 12) akta osobowe pracowników szkoły są przechowywane w teczkach osobowych z podziałem na kategorie A, B, C 13) prowadzona jest ewidencja nieobecności pracowników w pracy spowodowanej urlopami wypoczynkowymi, szkoleniowymi, wyjazdami, chorobami

3 14) w aktach osobowych pracowników administracyjnych i obsługi znajdują się kopie zakresów czynności służbowych uprawnień i odpowiedzialności 15) dokumenty z lat ubiegłych przechowywane są w archiwum odpowiednio zabezpieczonym. 16) dokonywanie wypłat gotówkowych następuje jedynie ze środków podjętych z rachunków bankowych 17) sekretarka szkoły podpisała deklarację o odpowiedzialności materialnej za powierzone środki finansowe oraz inne walory znajdujące się w kasie. 18) operacje kasowe są udokumentowane tylko na podstawie sporządzonych dowodów przychodowych i rozchodowych 19) podstawę dokonania wypłaty stanowią oryginalne dowody; kopie dowodów wydatków nie stanowiących wypłatę winny być skasowane przez umieszczenie napisu nie stanowi podstawę dokonania wypłaty 20) dokonanie sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym jest stwierdzone na dowodzie klauzulą sprawdzono pod względem formalnym oraz sprawdzono pod względem merytorycznym 21) na poleceniach wyjazdu służbowego (delegacjach) jest podpis osoby delegującej pracownika oraz określony środek lokomocji i potwierdzenia pobytu. Rozdział III Kontrola gospodarki materiałowej 8. Przedmiotem kontroli jest czy : 1) dokumenty obrotu materiałowego są pełne i formalne 2) zapisy w urządzeniach ewidencji analitycznej magazynowej (kartoteka magazynowa) dokonywane są systematycznie, bieżąco i prawidłowo oraz zgodnie z dowodami dostawy i rozchodu 3) istnieje zgodność między różnymi urządzeniami ewidencji analitycznej (kartoteka magazynowa) oraz miedzy stanem materiałów w naturze a stanem ewidencyjnym w sekretariacie 4) stan materiałów jest dobry, a sposób przechowywania prawidłowy, zgodnie z wymogami i zabezpieczający materiały przed zniszczeniem i kradzieżą

4 5) ilość poszczególnych materiałów znajdujących się w magazynie jest uzasadniona potrzebami gospodarczymi jednostki 6) zapisy w kartotekach magazynowych materiałów są dokonywane przez osobę odpowiedzialną codziennie 7) wszystkie zapisy w kartotekach magazynowych, otrzymały swój numer wg kolejności księgowania na danej karcie; numeracja pozycji na każdej karcie jest rozpoczęta od numeru 1 i prowadzona kolejno przez cały rok kalendarzowy 8) magazyny wyposażone są w odpowiednie urządzenia jak regały, półki, szafy, zbiorniki itp. 9) w magazynach znajduje się sprzęt ppoż. w dobrym stanie 10) w przypadkach przerw w pracy na skutek urlopu lub dłuższej choroby sporządzono komisyjnie ( skład co najmniej 2 osoby) spis z natury i protokolarnie przekazano funkcje magazyniera innemu pracownikowi. Rozdział IV WYPOSAŻENIE, ŚRODKI TRWAŁE I ZBIORY BIBLIOTECZNE 9. Przedmiotem kontroli jest czy: 1) przedmioty posiadające indywidualne cechy, np.: numer fabryczny ewidencjonowane są pojedynczo w księdze inwentarzowej 2) ewidencja w księdze przychodów i rozchodów w księdze inwentarzowej prowadzona jest na bieżąco 3) środki trwałe oznaczone są inicjałami jednostki i numerem inwentarzowym przedmiotu, natomiast wyposażenie inicjałami jednostki 4) w pomieszczeniach, w których stale znajdują się środki trwałe i wyposażenie umieszczono spis inwentarza (wywieszka inwentarzowa) 5) istnieje zgodność ze stanem ewidencyjnym środków trwałych a stanem faktycznym (wyrywkowe kontrole) 6) przeprowadzana jest bieżąca konserwacja środków podstawowych 7) wyposażenie zniszczone, względnie zepsute przechowywane jest do chwili sporządzenia komisyjnego protokołu 8) protokoły zdawczo odbiorcze przy zmianach na stanowiskach osób odpowiedzialnych sporządzane są według obowiązujących wzorów 9) na protokołach przekazania środków trwałych figurują podpisy głównego księgowego i dyrektora strony przekazującej i przyjmującej oraz pieczęcie tych jednostek

5 10) protokoły zniszczenia środków rzeczowych sporządzane są komisyjnie (skład 3 osoby); zamieszczane są na nich podpisy członków komisji i wyszczególnione wnioski w sprawie wyksięgowania z ewidencji oraz ewentualnego obciążenia osób winnych. 11) zyski materiałowe ze zniszczonych środków rzeczowych są oddane na złom lub do użytku wewnętrznego za pokwitowaniem. 12) na fakturach zakupu znajduje się adnotacja o przyjęciu książek na stan ewidencyjny oraz pokwitowanie przyjęcia przez bibliotekarza 13) prowadzona jest na bieżąco ewidencja zbiorów bibliotecznych : a) księga inwentarzowa biblioteki b) księga ubytków c) księga książek, karty czytelnika 14) uszkodzone książki są poddawane renowacji i oprawie 15) ewidencja analityczna księgozbioru jest uzgodniona okresowo z ewidencją syntetyczną księgową 16) osoba odpowiedzialna za prowadzenie biblioteki czyni starania w celu z ściągnięcia książek niezwróconych Rozdział V Zatrudnienie i fundusz płac 11. Przedmiotem kontroli jest czy: 1) umowy o pracę z pracownikami jednostki zostały zawarte na właściwych drukach, zgodnie z obowiązującymi przepisami i czy kopie tych umów przekazano do MZOiW 2) na zaświadczeniach lekarskich o tymczasowej niezdolności do pracy zamieszczone są daty wpływu i czy zaświadczenia są przekazywane terminowo zgodnie z instrukcją obiegów księgowych 3) miesięczne imienne wykazy godzin ponadwymiarowych sporządzane zostały zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji w dziennikach zajęć i po zatwierdzeniu ich przez dyrektora, przekazane terminowo do MZOiW. 4) wynagrodzenie z tytułu premii, godzin nadliczbowych itp. pracowników obsługi są nanoszone w listach płac na podstawie dokumentów stanowiących ich załączniki 5) wysokość wykazanych w listach płac składników wynagrodzeń pracowników jest zgodna z pismami angażującymi i innymi dokumentami dotyczących płac

6 6) w listach płac potrąca się zdeklarowane składki przez pracowników oraz ich należności z tytułu nakazów płatniczych, jak np.: wezwań komorników sądowych, wyroków sądowych w wysokości uregulowanych obowiązującymi przepisami 7) odprowadzany jest co miesiąc podatek dochodowy od osób fizycznych do właściwego terenowego Urzędu Skarbowego 8) odprowadzane są składki z tytułu Ubezpieczeń Społecznych i Funduszu Pracy, każdorazowo w terminach wyznaczonych przepisami Rozdział VI BHP 12. Przedmiotem kontroli jest czy: 1) szkoła wyposażona jest w sprzęt przeciwpożarowy. 2) posiadane gaśnice są badane okresowo pod względem przydatności do gaszenia pożaru 3) obiekt posiada sprawną instalację odgromową i czy zleca się okresowo badania sprawności urządzeń 4) w obiekcie znajduje się instrukcja ppoż. i plan ewakuacji oraz czy zaznajomiono uczniów i pracowników z przepisami wymienionej instrukcji i planu ewakuacji 5) w pomieszczeniach utrzymany jest należyty ład, porządek i estetyka 6) jednostka posiada niezbędną ilość środków do utrzymania czystości i higieny miejsc pracy 7) pracownicy są zaopatrzeni w przysługującą im odzież roboczą i sprzęt ochrony osobistej zgodnie z obowiązującymi normami 8) zaprowadzono ewidencję pozaksięgową odzieży roboczej i sprzętu ochrony osobistej indywidualnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem okresu użytkowania 9) pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie bhp i czy w aktach znajdują się dokumenty świadczące o ich przeszkoleniu 10) urządzenia elektryczne są właściwie zabezpieczone przed porażeniem prądem elektrycznym 11) tablice rozdzielcze prądu elektrycznego posiadają oryginalne bezpieczniki, czy są odpowiednio zabezpieczone i pod zamknięciem 12) w pomieszczeniach zastosowano oświetlenia w zależności od ich przeznaczenia zgodnie z obowiązującymi normami natężenia światła

7 13) uszkodzony sprzęt elektryczny (kontakty, gniazda itp.) jest bieżąco naprawiany 14) pomieszczenia higieniczno sanitarne są należycie utrzymane i dezynfekowane 15) pracownicy posiadają aktualne książeczki zdrowia. 13. Osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli: Dąbrowski Mieczysław dyrektor szkoły. Wiśniewka Marta Społeczny Inspektor Pracy w zakresie spraw dotyczących BHP. 15. Traci moc regulamin kontroli wewnętrznej z dnia 2 stycznia 2007 r. 16. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2012 r..

8 Procedura gospodarowania budżetowymi środkami pieniężnymi w Zespole Szkół Miejskich nr 4 w Kędzierzynie-Koźlu 1. Osobą upoważnioną do pobierania gotówki z kasy MZOiW w Kędzierzynie-Koźlu, stanowiącej tzw. pogotowie kasowe jest sekretarka szkoły. 2. Pobranie gotówki następuje na podstawie dokumentu Wniosek o zaliczkę potwierdzonego przez dyrektora szkoły. 3. W razie nieobecności sekretarki uniemożliwiającej dokonanie czynności opisanej w pkt. 1, gotówkę pobiera dyrektor szkoły. 4. Wysokość pobieranej gotówki wynosi max. 500,00 zł. 5. Rozliczenie gotówki następuje w okresach: do 15 czerwca i do 15 grudnia danego roku. 6. Rozliczenia gotówki dokonuje osoba, która ją pobrała. 7. Rozliczenie gotówki następuje na podstawie zestawienia opisanych i opieczętowanych dowodów wydatków zatwierdzonych przez dyrektora szkoły: faktur lub rachunków. 8. Pobranie następnej gotówki może nastąpić po całkowitym rozliczeniu poprzednio pobranej. 9. Powyższe zasady wchodzą w życie z dniem 1 września 2011 r. M. Dąbrowski... wzór podpisu P. Lipińska... wzór podpisu

9