REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ SZKOŁY PODSTAWOWEJ NR 4 W SIEDLCACH

Transkrypt

1 REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ SZKOŁY PODSTAWOWEJ NR 4 W SIEDLCACH 1 PODSTAWY PRAWNE Niniejszy regulamin opracowano na podstawie ogólnych przepisów obowiązujących w zakresie kontroli wewnętrznych na podstawie: 1. Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (tekst jednolity Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.) 2. Ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998r. (tekst jednolity Dz.U. z 2003r. Nr 15, poz. 694 z póź. zm.) 3. Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003r. w sprawie ogłoszenia Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3, poz.13) 4. Ustawy o Zamówieniach Publicznych z dnia 26 listopada 1998r. (tekst jednolity Dz.U z 2002r.., Nr 76, poz.694 z póź. zm) 5. Innych aktów prawnych, w zakresie omawianych zagadnień 2 Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej jednostki w formie procedur uregulowane zostały odrębnymi przepisami wewnętrznymi takimi jak: zakładowy plan kont, Zarządzenie Nr 2/2003 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 4 z dnia r. instrukcja kontroli, obiegu dokumentów księgowych, Zarzadzenie Nr 4/2002 Dyrektora Szkoły Nr 4 z dnia r. instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, Zarządzenie Nr 5/2000 Dyrektora Szkoły Nr 4 z dnia r. instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, Zarządzenie Nr 11/2000 Dyrektora Szkoły Nr 4 w Siedlcach z dnia instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym oraz inwentaryzacji majątku Zarządzenie Nr 7/2000 Dyrektora Szkoły Nr 4 w Siedlcach z dnia r. i Nr 8/2000 z dnia r. 1

2 Procedury kontroli, które zostały zawarte w wyżej wymienionych przepisach są podstawą do czynności kontrolnych, zgodności stanu faktycznego operacji finansowych z zawartymi w nich wyznaczeniami. 3 Pracownicy Szkoły Podstawowej Nr 4 w Siedlcach właściwi merytorycznie, z racji powierzonych im obowiązków w zakresie kontroli, winni zapoznać się z treścią regulaminu oraz przestrzegać zawartych w nim postanowień. Zapoznanie się z przepisami zawartymi w regulaminie winno zostać potwierdzone w oświadczeniu, który stanowi Załącznik Nr 1 do regulaminu. 4 CELE I PRZEDMIOT KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 1. Kontrola wewnętrzna wykonywana w szkole Podstawowej Nr 4 w Siedlcach, zwana dalej "kontrolą", obejmuje czynności, które polegają na wykrywaniu nieprawidłowości w funkcjonowaniu placówki, przez eliminację w przyszłości ujawnionych uchybień, ujawnienie przyczyn oraz źródeł ich powstawania. 2. W szczególności kontrola ma na celu: a) badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi, ze szczególnym uwzględnieniem prawa finansowego (budżetowego); b) badanie gospodarności, efektywności działań i realizacji zadań; c) badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań; d) ujawnienie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ewentualnych nadużyć; e) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie; f) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości g) podejmowanie działań korygujących system zarządzania szkołą; 3. W świetle obowiązujących przepisów ustawowych, kontroli podlegają obszary działalności placówki które zostały wymienione w art. 35a ust.1 ustawy o finansach publicznych: a) gromadzenie dochodów, b) wydatkowanie środków publicznych, c) realizacja ustawy o zamówieniach publicznych, 2

3 d) gospodarka mieniem komunalnym. 4. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie sytemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest dyrektor szkoły. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak prawidłowością wykorzystania sygnałów wewnętrznej i zewnętrznej. Odpowiedzialny jest również za należyte wykorzystanie wyników kontroli. 5 PODSTAWOWE ZADANIA KONTROLI WEWNETRZNEJ 1. Istotą czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie faktycznego stanu i porównanie go z obowiązującą dla niego normą a także ustalenie odchyleń od tej normy. a) pojęcie normy, to uregulowania prawne, przepisy wewnętrzne, które odnoszą się działalności placówki w tym: planowania budżetowego, realizacja budżetu, finansowania, zatrudnienia, wynagrodzenia gospodarowania materiałami. b) kontrolą winny zostać objęte też obowiązujące unormowania wewnętrzne, o których mowa w 2, co do ich zgodności z przepisami ustawowymi dla ewentualnego zgłoszenia uwag dotyczących ich wadliwości czy dezaktualizacji, zwłaszcza gdy negatywnie oddziaływają na osiągnięcie celów założonych przez szkołę. c) ujawnienie w toku kontroli odstępstwa od obowiązującej normy, czy nieprawidłowości zobowiązują do: - zawiadomienia dyrektora szkoły o ustaleniach, sformułowanie wniosków wskazujących przyczyny powstania stwierdzonych odchyleń jak też wskazania w jakim stopniu odchylenia te wpłynęły i mogą wpłynąć na działalność jednostki, o ile nie zostaną w odpowiednim czasie skorygowane; - wskazania osób odpowiedzialnych za powstałe nieprawidłowości i uchybienia, - określenia sposobów i środków umożliwiających naprawę istniejącego stanu i wyrównania ewentualnych strat, - wskazania sposobów i środków zapobiegających występowaniu stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. 6 KRYTERIA, PODSTAWOWE ZASADY I FUNKCJE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 1. Przeprowadzane badania i analizy kontrolne powinny oceniać kontrolowaną działalność z punktu widzenia następujących kryteriów: a) sprawności organizacji pracy sprawność, prawidłowość, efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań; 3

4 b) celowości zapewnia eliminacje niekorzystnych działań zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuję się przez to sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z ustalonym przeznaczeniem, określonym w planie finansowym, c) gospodarności ocena kontrolowanych procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, następnie ich realizacji; d) rzetelności zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym. e) legalności zgodność z obowiązującymi przepisami wstawowymi i normami, zawartymi w obowiązujących w Szkole Podstawowej Nr 4 w Siedlcach przepisach wewnętrznych. 2. Przy uwzględnianiu kryteriów, o których mowa w pkt. 1, kontrola winna umożliwić realizację poniższych funkcji; profilaktyczna polega za zapobieganiu powstawania niekorzystnych zjawisk, instruktażowa dostarczanie kontrolowanemu informacji o obowiązujących normach, ich interpretacji i zasad stosowania i pobudzanie do działań mających na celu unikanie w przyszłości błędów i nieprawidłowości, kreatywna działania w kierunku unikania w przyszłości błędów i nieprawidłowości. 3. Każda kontrola powinna uwzględniać w założeniu spełnienie tych funkcji. 4. Dla zapewnienia obiektywizmu funkcjonowania kontroli wewnętrznej należy: a) powierzać obowiązków wykonywania kontroli (poza samokontrolą) pracownikom odpowiedzialnym za wykonanie kontrolowanych przez nich procesów i zadań; b) powierzać bezpośredniej odpowiedzialności za składniki majątkowe (magazynowanie, przyjmowanie, wydawanie) osobom uprawnionym do wydawania dyspozycji w zakresie gospodarowania nimi. 5. Dla zapewnienia skuteczności funkcjonowania kontroli wewnętrznej należy: a) w zakresach czynności pracowników, wykonujących czynności kontrolne jednoznacznie i dokładnie ustalić uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność w tym zakresie b) zapoznać pracowników, wykonujących czynności kontrolne z obowiązującymi przepisami, instrukcjami i regulaminami o których mowa w 2; c) stosować zasadę powierzania pieczy nad składnikami majątkowymi ściśle określonym pracownikom, za odebraniem oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone składki majątkowe, przy równoczesnym zapewnieniu zabezpieczenia tych składników przed włamaniem czy kradzieżą oraz optymalnych warunków właściwego przechowywania i dozoru 4

5 d) ściśle przestrzegać zasad dokumentowania wszystkich operacji i zdarzeń, ewidencji aktywów i dokumentów, obiegu i kontroli dokumentów. 6. Osoby pełniące nadzór nad pracownikami o których mowa w 6 pkt.5a winni czuwać nad prawidłowością wykonywania przez nich czynności kontrolnych i z tego tytułu ponoszą pełną odpowiedzialność służbową. 7 ORGANIZACJA I FORMY KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 1. Czynności kontroli wewnętrznej, stosowane do ustalonego podziału obowiązków nadzorczo - kontrolnych poszczególnych stanowisk pracy należy przeprowadzić w formie; a) kontroli wstępnej, która ma na celu zapobiec niepożądanym lub nielegalnym działaniom. Obejmuje więc ona badanie projektów umów, porozumień, zakupów czy innych dokumentów pod względem wstępnej oceny ich celowości, legalności i zgodności z planem finansowym szkoły, b) kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia czy przebiegają one prawidłowo, bada się również rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem. c) kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane KONTROLA WSTĘPNA - Kontrola wstępna ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom. Obejmuje ona w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań finansowych. - Kontrolę wstępną wykonuje się przed przystąpieniem szkoły do realizacji czynności stanowiących przedmiot kontroli. Polega ona na badaniu operacji gospodarczych pod względem legalności, rzetelności i prawidłowości dokumentów, które: a) stanowią podstawę do przyjęcia lub wydania środków pieniężnych, b) dotyczą obrotu i rozliczeń z bankami, c) dotyczą przyjęcia i wydania rzeczowych i niematerialnych składników majątku, c) dotyczą operacji określonych w przepisach lub regulaminie wewnętrznym. 5

6 - W razie ujawnienia w toku kontroli wstępnej nieprawidłowości (przez osobę, której dyrektor powierzył dokonywanie tych czynności) osoba ta ma obowiązek zwrócić bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym osobom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień oraz odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami. Należy również zawiadomić o tym dyrektora szkoły, który podejmie decyzję w tej sprawie. KONTROLA BIEŻĄCA - Kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wyznaczeniami (wskaźniki planu, limitami wydatków, normami zużycia) - Kontroli bieżącej podlega również badanie rzeczywistego stanu pieniężnych składników majątkowych, między innymi w drodze inwentaryzacji kontrolnych kas, magazynów, mienia w użytkowaniu oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, pożarem i innymi szkodami. KONTROLA NASTĘPCZA - Obejmuje badanie stanu faktycznego oraz dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonanych. Do zadań kontroli końcowej w szczególności należy: analizowanie, badanie uzyskanych efektów działania oraz porównanie ich z założonymi celami, sprawdzanie czy dany proces przebiegała zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności oraz czy podczas realizacji procesu zostały wyeliminowane wcześniej zauważone zjawiska negatywne i czy wcześniej wykonane kontrole zostały przeprowadzone w sposób rzetelny - W wyniku kontroli następnej, która ujawniła nieprawidłowości, podejmowane są czynności pokontrolne, mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków, zapobieganie im w przyszłości oraz usprawnianie badanej działalności, a także zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości i strat. 2. Kontrole wymienione w 7 ust. 1 polegają na sprawdzeniu dokumentacji pod względem: - formalnym polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów oraz na zbadaniu prawidłowości ich sporządzenia ze względu na treść i formę, w szczególności czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, operacji dokonały upoważnione do tego osoby, dokument został zatwierdzony przez osoby upoważnione, treść i forma dokumentu odpowiada 6

7 przepisom prawa, zawarcie umowy zostało przeprowadzone postępowaniem przewidzianym w obowiązujących przepisach (ustawa o Zamówieniach Publicznych) - merytoryczna, stwierdza czy planowanie danej czynności jest celowe, czy wykonanie danej czynności jest zgodne z planem lub ustaleniami zawartymi w umowie, w szczególności zaś; zlecenia do wykonania czynności co do ilości, jakości, kosztu i czasu wykonania jest ujęta w planie, ujęta w dokumencie czynność jako wykonana jest zgodna co do ilości, jakości kosztu, miejsca i czasu wykonania ze zleceniem, umową itp., - rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności i rzetelności wyliczeń zawartych w dokumentach. 8 RODZAJE I FORMY KONTROLI 1. W ramach kontroli wewnętrznej występują trzy formy kontroli: a) samokontrola kontrola, do której zobowiązany jest każdy pracownik bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Polega ona bieżącym kontrolowaniu prawidłowości wykonywania własnej pracy, uwzględniając postanowienia w zawarte w regulaminie i obowiązków wynikających z posiadanego zakresu czynności. W zakresie obowiązków samokontroli wykonywana jest kontrola wstępna w toku codziennego działania. Obejmuje obowiązki w zakresie sprawdzania, akceptacji, rozliczania kosztów i wydatków, badania prawidłowości projektów umów i zleceń i innych różnych dokumentów skutkujących powstanie zobowiązań. Gdy powstaną nieprawidłowości w przebiegu operacji gospodarczych lub innych przedsięwzięć i w dowodach dokumentujących te zdarzenia, dokonujący samokontroli powinien przedsięwzięć niezbędne działania mające na celu usunięcie nieprawidłowości, oraz poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach, gdy maj wpływ w sposób negatywny na działalność szkoły. b) kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników na stanowiskach kierowniczych, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych. c) kontrola instytucjonalna specjalnie w tym celu utworzona komórka kontroli wewnętrznej, której strukturę organizacyjną oraz szczegółowe zasady działania określa dyrektor szkoły. 7

8 9 KONTROLA FUNKCJONALNA PODSTAWOWE ZASADY I ORGANIZACJA 1. Czynności kontrolne w zakresie kontroli funkcjonalnej w ramach posiadanych uprawnień, z uwzględnieniem postanowień ujętych w niniejszym regulaminie, sprawują; a) dyrektor szkoły, b) vice-dyrektor szkoły, c) główny księgowy, d) oraz inni pracownicy zobowiązani do wykonywania kontroli w określonym zakresie przedmiotowym i podmiotowym. 2. Sprawowanie kontroli przez osoby zajmujące stanowiska wymienione wyżej wynika z tytułu pełnionego nadzoru nad powierzonym im zakresem. 3. Osoby wymienione w 9 pkt. 1 sprawują kontrolę poprzez organizowanie w zakresie swego działania następujących rodzajów kontroli: a) kompleksową obejmuje całokształt zagadnień finansowych, wszystkie operacje gospodarcze i odpowiadające im czynności, dokumenty i zapisy ewidencyjne, b) problemową obejmuje tylko wybrany odcinek działalności, c) doraźną obejmuje wybrane operacje i czynności d) sprawozdawczą w celu sprawdzenia wykonania wniosków pokontrolnych. 4. Ponadto zobowiązane są do: a) kontroli pracy podległych sobie pracowników b) podejmowania natychmiastowych stosownych działań przewidzianych w regulaminie w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, mających cechy przestępstwa bądź mogących spowodować znaczne straty, c) wnioskowania o przeprowadzenie kontroli przez komórkę kontroli wewnętrznej w przypadku powtarzających się nieprawidłowości lub w przypadku nieprawidłowości, które mają cechy przestępstwa lub mogą spowodować bądź spowodowały straty, 5. W ramach posiadanych kompetencji, osoby zobowiązane do przeprowadzenia kontroli, w związku z zajmowaniem stanowiska kierowniczego, mogą upoważnić swoich zastępców do wykonania obowiązków kontrolnych w granicach określonych w upoważnieniu. 9 KONTROLA DOKUMENTÓW 1. Kontroli podlegają wszystkie dokumenty, nawet jeżeli nie są to dowody księgowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Do takich należą dokumenty: 8

9 a) zewnętrzne obce pochodzące od kontrahentów, b) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, c) wewnętrzne obejmujące operacje wewnątrz jednostki. 2. Dowody księgowe funkcjonujące w szkole inny posiadać cechy określone ustawą o rachunkowości oraz opis operacji, w tym potwierdzenie odbioru, wydania materiałów czy wykonania usługi. 3. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty winny być objęte kontrolą pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym z zachowaniem zasad kontroli wstępnej, bieżącej i końcowej. 10 KONTROLA DOKUMENTU PRZEZ GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO 1. Wyrazem dokonania przez głównego księgowego kontroli dokumentu jest złożenie podpisu wraz z datą. 2. Złożenie podpisu oznacza, że główny księgowy: a) sprawdził, iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników szkoły (wskazanych przez dyrektora): - za prawidłową pod względem merytorycznym, - za zgodną z ustawą o zamówieniach publicznych, w przypadku, gdy dana operacja podlega przepisom tej ustawy, b) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja ta została ujęta, c) sprawdził, iż dowód stanowiący podstawę wypłaty ze środków publicznych został zatwierdzony do wypłaty przez dyrektora lub osobę przez niego upoważnioną (pierwszy do wypłaty zatwierdza dyrektor, a główny księgowy stwierdza jedynie, że dyrektor "nakazał" dokonać wypłaty), d) stwierdził formalną prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji. 3. W związku z wykonywaniem kontroli główny księgowy ma prawo do: a) wstępnej kontroli projektów umów, które mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych, b) kontroli operacji gospodarczych z punktu widzenia gospodarności, 9

10 c) wnioskować określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz księgowości, kalkulacji i sprawozdawczości d) żądać od innych osób udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, e) żądać od innych osób usunięcia w określonym terminie nieprawidłowości dotyczących zwłaszcza: - przyjmowania, wystawiania, obiegu i kontroli dokumentów, - funkcjonowania systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej, f) występować do dyrektora szkoły z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli określonych zagadnień. 11 KONTROLA DOKUMENTU PRZEZ KIEROWNIKA ADMINISTRACYJNO - GOSPODARCZEGO 1. Kierownik administracyjno - gospodarczy najczęściej dokonuje kontroli dokumentów pod względem merytorycznym. Wyrazem dokonania przez kierownika administracyjno - gospodarczego kontroli dokumentu jest złożenie podpisu wraz z datą. 2. W zakresie spraw ekonomicznych, które podlegają kierownikowi mieści się: a) uzgadnianie operacji finansowych i planowanych zakupów z księgowym szkoły, b) organizowanie remontów bieżących i zapobiegawczych (przetargi na wykonanie robót) i nadzór nad ich terminowością i właściwym przebiegiem zleconych prac remontowych wraz z podpisywaniem protokołów powykonawczych, c) sporządzanie i podpisywanie umów zawieranych przez szkołę po uwzględnieniu ich prawidłowości z księgowym i dyrektorem szkoły, prowadzenie księgi inwentarzowej, uzgadnianie stanu z księgową szkoły, d) opisywanie sprzętu numerami inwentarzowymi, e) udział w pracach komisji inwentarzowej, f) prowadzenie działania związanego z doposażeniem szkoły, zaopatrywanie w sprzęt gospodarczy, artykuły biurowe oraz materiały konieczne do wykonywania niezbędnych konserwacji i napraw. 3. Z zakresu czynności kierownika administracyjno - gospodarczego wynika, że podczas kontroli dokumentów do niego należy: 10

11 a) sprawdzanie dokumentów pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności, b) stwierdzenie ich zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych, c) dokonanie odpowiednich form przetargu w przypadku gdy dana operacja gospodarcza podlega przepisom o zamówieniach publicznych, d) przygotowanie projektów zawieranych umów, e) ocenianie operacji i dokumentów pod kątem gospodarności i celowości, f) przyjmowanie zamówień od pracowników szkoły i wpisywanie ich na listę do akceptacji, g) udzielanie głównej księgowej lub osobie upoważnionej przez dyrektora niezbędnych informacji: h) udostępnienie głównej księgowej lub osobie upoważnionej przez dyrektora do wglądu dokumentów, które wykazują celowość i legalność operacji gospodarczych. 12 PLANOWANIE KONTROLI 1. Przed przystąpieniem do kontroli należy opracować roczny plan kontroli (załącznik nr 2), obejmujący rok szkolny, ze wskazaniem tematów przydzielonych członkom zespołu kontrolnego. Ustalony plan należy przedstawić do zatwierdzenia dyrektorowi szkoły. 2. Ewentualnej zmiany planu, wynikającej z obiektywnych potrzeb kontroli, należy dokonywać w tym samym trybie. 3. Poza planem mogą być przeprowadzone w ciągu roku kontrole nieobjęte zatwierdzonym planem kontroli, jeżeli zostały zarządzone przez dyrektora szkoły na wniosek: wicedyrektora szkoły oraz głównego księgowego. 4. Opracowanie planu kontroli, o którym mowa w pkt. 1 z uwzględnieniem rodzajów, i terminów przeprowadzenia kontroli, sporządza Rada Pedagogiczna szkoły i przedkłada do zatwierdzenia dyrektorowi szkoły w terminie do 1 września bieżącego roku na rok następny. 13 OBOWIĄZKI KONTROLUJĄCYCH 1. Obowiązkiem kontrolującego jest: a) przygotowanie się do kontroli w celu wykonania jej zgodnie z procedura i tematyką, 11

12 b) rzetelnie i obiektywnie ustalenie stanu faktycznego i w razie stwierdzenie nieprawidłowości i uchybień ustalenie ich przyczyn i skutków finansowych oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych, c) zgodnie z niniejszym regulaminem przygotowanie dokumentacji z kontroli. 2. W zespołach wieloosobowych do obowiązku członka komisji oprócz czynności kontrolnych wymienionych w pkt. 1, należy: a) przygotowanie i organizowanie pracy zespołu kontrolnego poprzez przydzielenie zadań przewidzianych w tematyce poszczególnym członkom zespołu, w sposób zapewniający prawidłowy przebieg kontroli, b) w przypadku rozbieżności opinii między poszczególnymi członkami zespołu, rozstrzygnięcie, jakie stanowisko winno znaleźć odbicie w dokumentacji. 14 SPOSÓB DOKONYWANIA CZYNNOŚCI KONTROLNYCH 1. Kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół z przeprowadzanych kontroli bądź odnotować przeprowadzoną kontrolę w książce kontroli wewnętrznych. W protokole winien przedstawić ustalenia kontrolne w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym. 2. Protokół bądź sporządzona adnotacja w książce kontroli jest dowodem dokumentującym wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu, w tym nieprawidłowości i uchybienia w działaniu, ich przyczyny i skutki, będące podstawą do oceny kontrolowanej działalności. 3. Ponadto protokół kontroli powinien zawierać: a) imię i nazwisko kontrolującego, b) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, c) zakres kontroli, d) wyniki kontroli, e) podpisy kontrolującego i osoby kontrolowanej, a w przypadku odmowy podpisu wzmiankę o odmowie podpisania protokołu, 4. protokół kontroli należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. 15 NIEPRAWIDŁOWOŚCI W TOKU KONTROLI 1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej należy; 12

13 a) zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym osobom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień, b) odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie dyrektora szkoły o tym fakcie i decyzję w sprawie dalszego postępowania podejmuje dyrektor szkoły 2. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli, osoba odpowiedzialna za kontrolę jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić bezpośrednio dyrektora szkoły oraz przedsięwzięć odpowiednie kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości. 3. W razie ujawnienia w czasie kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym dyrektora szkoły jak też zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa. W każdym wypadku ujawnienia czynu, dyrektor szkoły po niezwłocznym zawiadomieniu odpowiednich organów obowiązany jest: a) ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu b) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych zadań, c) wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania, konsekwencji służbowych, d) przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobiegania w przyszłości powstaniu podobnych zaniedbań, 16 POSTANOWIENIA KONĆOWE 1. Regulamin wszyscy pracownicy szkoły powinni znać i stosować się do zawartych w nim przepisów. Naruszenie zapisów dotyczących zasad działania zawartych w regulaminie upoważnia dyrektora szkoły do wyciągnięcia konsekwencji służbowych. 2. Dzięki sprawnej kontroli wewnętrznej, czytelnemu regulaminowi zakład pracy można uchronić przed nieprawidłowościami a przy tym doprowadzić do harmonijnego funkcjonowania, zgodnie z przepisami, w poczuciu odpowiedzialności za swoje działania, bezpiecznie i twórczo. 3. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli oraz częstotliwość przeprowadzania określa opracowywany co rocznie plan kontroli wewnętrznych. 4. Regulamin kontroli wewnętrznych wchodzi z życia z dniem podpisania. 13