ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Dyrektor biura Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej, zwanego dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na organizację jednodniowego Przeglądu twórczości kół gospodyń wiejskich działających na obszarze LSR, zgodnie z niniejszym zaproszeniem. 1. Informacje wprowadzające. 1.1 Przedmiotem postępowania jest udzielenie zamówienia na organizację jednodniowego Przeglądu twórczości kół gospodyń wiejskich działających na obszarze LSR, obejmującej usługę gastronomiczną dla gości zaproszonych przez Stowarzyszenie na czas trwania Przeglądu oraz usługę polegającą na organizacji przeglądu i związanych z tym kosztów wynikających z: wynajęcia sali, wynajęcia nagłośnienia, przygotowania scenografii, zapewnienia prowadzącego. w zakresie określonym w punkcie 2 niniejszego zaproszenia. 1.2 Zamawiający nie dopuszczają składania ofert częściowych ani wariantowych. 1.3 Postępowanie prowadzone jest w ramach realizacji umowy przyznania pomocy nr UM / Użyte w zaproszeniu terminy i skróty mają następujące znaczenie: Postępowanie postępowanie prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszego zaproszenia, Zamówienie zamówienie, którego przedmiot został w sposób szczegółowy opisany w punkcie 2 niniejszego zaproszenia Wykonawca podmiot który ubiega się o wykonanie Zamówienia, złoży ofertę na jego wykonanie albo zawrze z Zamawiającym umowę w sprawie wykonania Zamówienia. 1.5 Dane prowadzącego postępowanie: Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej ul. Rakowska 5, Łagów, tel./fax: (41) biuro@lgd-srws.pl, godziny pracy: (Pn Pt). Znak postępowania /SE/01.

2 Uwaga: w korespondencji kierowanej do prowadzącego postępowanie należy posługiwać się wyżej podanym znakiem postępowania. 2. Opis przedmiotu zamówienia 2.1 Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednodniowego Przeglądu twórczości kół gospodyń wiejskich działających na obszarze LSR, obejmującej usługę gastronomiczną dla gości zaproszonych przez Stowarzyszenie na czas trwania Przeglądu oraz usługę polegającą na organizacji przeglądu i związanych z tym kosztów wynikających z: wynajęcia sali, wynajęcia nagłośnienia, przygotowania scenografii, zapewnienia prowadzącego. 2.2 W zakres usługi gastronomicznej będzie wchodziło: a) zapewnienie pełnego wyżywienia dla gości zaproszonych przez Stowarzyszenie na czas trwania Przeglądu w tym (dwudaniowy obiad z zestawem surówek i napojami dla 60 osób). 2.3 W zakresie usługi polegającej na organizacji Przeglądu będzie wchodziło: a) wynajem sali mogącej pomieścić co najmniej 150 osób, sala powinna być wyposażona minimum w: scenę mogącą pomieścić co najmniej 60 osób, krzesła, gniazda umożliwiające podłączenie laptopa, nagłośnienie, bezprzewodowy Internet; sala powinna być udostępniona w dniu trwania Przeglądu od godz do godz b) wynajem nagłośnienia sali, w której będzie odbywał się Przegląd, c) przygotowania scenografii, nawiązującej do regionu świętokrzyskiego, d) zapewnienia osoby prowadzącej ww. Przegląd. 3. Termin i miejsce realizacji zamówienia: 3.1. Usługi, o których mowa w pkt. 2 realizowane będą w terminie: grudzień 2011 r. przy czym dokładna data zostanie ustalona pomiędzy zamawiającym i wykonawcą Miejsce przeglądu: Miejscowość znajdująca się na ternie obszaru działania LGD Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej. 4. Szczegółowe warunki udziału w postępowaniu 4.1 O wykonanie zamówienia mogą ubiegać instytucje kultury z terenu lgd, dla których organizatorem jest jednostka samorządu terytorialnego. 5. Informacja o sposobie porozumiewania się z wykonawcami 5.1 Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje, pytania itp. (zwane dalej Korespondencją) Zamawiający i Wykonawca zobowiązują się przekazywać pisemnie.

3 5.2 Zamawiający dopuszcza składanie Korespondencji za pomocą faksu (na numer wskazany w pkt. 1.5) lub drogą elektroniczną (na adres wskazany w pkt. 1.5). Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do Zamawiającego przed upływem terminu, o którym mowa w pkt Opis sposobu przygotowania oferty 6.1 Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zaproszeniu i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 6.2 Oferta powinna zostać sporządzona komputerowo w języku polskim. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte i ponumerowane. Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być parafowane i naniesione w sposób czytelny. 6.3 Podane w Formularzu oferty ceny muszą uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia i nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania umowy. 6.4 Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować stałość cen jednostkowy przez cały czas trwania umowy. Wykonawca uwzględni w cenie wszelkie rabaty i upusty oraz usługi dodatkowe, których zamierza udzielić Zamawiającemu. 6.5 Na ofertę składają się następujące dokumenty: Formularz ofertowy przygotowany zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku 1 do zaproszenia, z podaniem kwoty całkowitego wynagrodzenia brutto Wykonawcy za świadczenie usługi na rzecz Zamawiającego, wyrażonej w złotych polskich Dokumenty potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki szczegółowe udziału w postępowaniu, przygotowane zgodnie z pkt. 4 niniejszego zaproszenia. 6.6 Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę. 7. Miejsce i termin składania ofert 7.1 Termin składania ofert upływa r. o godz Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone bez otwierania. 7.2 Oferty należy dostarczyć do siedziby prowadzącego postępowanie: Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej ul. Rakowska 5, Łagów, tel./fax: (41) godziny pracy: (Pn Pt).

4 7.3 Ofertę należy umieścić w jednej zapieczętowanej lub w inny trwały sposób zabezpieczonej kopercie oznaczonej w następujący sposób: Przegląd twórczości kół gospodyń wiejskich. Znak postępowania /SE/01 oraz Nie otwierać przed dniem r., do godz Opis kryteriów i sposobu oceny oferty 8.1 Zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, jeżeli: a) jej treść nie odpowiada treści niniejszego zaproszenia, b) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 8.2 Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które: a) nie zostaną odrzucone przez zamawiającego, b) zostaną złożone przez Wykonawców nie wykluczonych przez zamawiającego z niniejszego postępowania. 8.3 Oferty zostaną ocenione przez zamawiającego w oparciu następujące kryteria i ich znaczenie Cena brutto: 70% Atrakcyjność programu: 30% Algorytm obliczania wartości punktowej: W p = C min x 70 C of + Aof x 20 A max gdzie: W p C min C of wartość punktowa badanej oferty, cena minimalna wartość z oferty z najniższą ceną, cena porównywana wartość ceny z oferty porównywanej,

5 A of A of max średnia liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie porównywanej przez zespół powołany do oceny przez zamawiającego w ocenie atrakcyjności programu, maksymalna liczba punktów w skali od 0 do 10 przyznana ofercie porównywanej przez zespół powołany do oceny przez zamawiającego w ocenie atrakcyjności programu 8.4 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która osiągnie największą wartość punktową. 8.5 Zamawiający poinformują o wyniku postępowania na stronie internetowej prowadzącego postępowanie: w zakładce Konkursy/Zapytania ofertowe/ogłoszenia w ciągu 7 dni od zakończenia terminu do składania ofert. 9. Załączniki a) Załącznik 1 Formularz ofertowy, b) Załącznik 2 Wzór umowy.

6 .. nazwa wykonawcy Załącznik 1.. adres.. adres FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na zaproszenie do złożenia oferty na organizację jednodniowego Przeglądu twórczości kół gospodyń wiejskich. (Znak postępowania /SE/01) oferuję zrealizowanie usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania za kwotę brutto zł (słownie brutto zł:..) 1. Oferujemy wykonanie zamówienia zgodnie z postanowieniami zaproszenia ofertowego w terminie Oferujemy wykonanie zamówienia zgodnie z postanowieniami zaproszenia ofertowego na warunkach: a) zrealizowanie usługi gastronomicznej, o której mowa w pkt. 2.2 Zaproszenia, za kwotę brutto:. zł/osobę, b) zrealizowanie usługi polegającej na organizacji przeglądu, o której mowa w pkt. 2.3 Zaproszenia na kwotę brutto: zł w tym wynajęcia sali na kwotę brutto:.zł., wynajęcia nagłośnienia na kwotę brutto:..zł., przygotowania scenografii na kwotę brutto:.zł., zapewnienia prowadzącego na kwotę brutto:..zł. 3. Opis usług dodatkowych:

7 4. Przyjmujemy do realizacji warunki przedstawione przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym oraz w wzorze umowy. 5. Program wydarzenia (Proszę przedstawić projekt Programu wydarzenia w tym w szczególności propozycje konkurencji organizowanych dla LGD: konkursów, zabaw dla publiczności). 6. Termin realizacji wydarzenia (Proszę podać datę realizacji wydarzenia będącego przedmiotem oferty.) 7. Sposób zaangażowania społeczności lokalnej (Proszę opisać w jakich sposób i do jakich działań zostanie zaangażowana społeczność lokalna w realizację wydarzenia będącego przedmiotem oferty.) 8. Sposób informowania o planowanym wydarzeniu (Proszę opisać w jaki sposób mieszkańcy społeczności lokalnej informowani będą o wydarzeniu będącym przedmiotem oferty.) 9. Działania (Proszę wypełnić poniższą tabelę podając wymagane informacje. W przypadku większej liczby zaplanowanych działań w tabeli można dodać kolejne wiersze) Opis Działania Zaangażowane podmioty, instytucje, partnerzy Termin realizacji... miejscowość, data... podpis/y osoby/osób reprezentujących wykonawcę. data i podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy

8 Umowa nr /SE/01 (wzór) zawarta dniu ( ) pomiędzy Stowarzyszeniem Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej, prowadzącym działalność na podstawie wpisu do Rejestru Stowarzyszeń, Innych Organizacji Społecznych i Zawodowych, Fundacji i Publicznych Zakładów Opieki Społecznej prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego za numerem , reprezentowanym przez Prezesa Zarządu Stowarzyszenia Zdzisława Zwolińskiego, zwanym dalej Stowarzyszeniem, a reprezentowanym przez., zwanym dalej wykonawcą Zamawiający, zgodnie z ofertą złożoną przez Wykonawcę zleca, a Wykonawca zobowiązuje się wykonanie usługi na zasadach określonych w niniejszej umowie. 2. Przedmiotem umowy jest: a) zapewnienie pełnego wyżywienia dla gości zaproszonych przez Stowarzyszenie na czas trwania Przeglądu w tym (dwudaniowy obiad z zestawem surówek i napojami dla 60 osób). b) zapewnienie: sali mogącej pomieścić co najmniej 150 osób, wyposażonej minimum w: scenę mogącą pomieścić co najmniej 60 osób, krzesła, gniazda umożliwiające podłączenie laptopa, nagłośnienie, bezprzewodowy Internet; sala powinna być udostępniona w dniu trwania Przeglądu od godz do godz , nagłośnienia sali, w której będzie odbywał się Przegląd, scenografii, nawiązującej do regionu świętokrzyskiego, prowadzącego ww. Przegląd. 3. Do obowiązków Wykonawcy w szczególności należy: a) informowanie zleceniodawcy o postępach w przygotowaniu Przeglądu, o którym mowa w 1 ust. 2, b) informowania, że wydarzenie, o którym mowa w 1 ust. 2, sfinansowane zostało przez Zamawiającego, c) stosowania logotypów zamawiającego oraz PROW na wszelkich materiałach wykonanych w trakcie realizacji Przeglądu, o którym mowa w 1 ust Do obowiązków Zamawiającego w szczególności należy dostarczenie Wykonawcy: a) logotypów Stowarzyszenia oraz Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata

9 5. Przed przystąpieniem do realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest skonsultować wszystkie szczegóły dotyczące jego realizacji z Zamawiającym. 6. Realizacja wydarzenia, o którym mowa w 1 ust. 2, nastąpi w terminie wskazanym w pkt. 3 zapytania ofertowego 2 1. Wykonawca za prawidłowo zrealizowane zlecenie otrzyma wynagrodzenie w wysokości zł, (słownie:. ) 2. Wynagrodzenie będzie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionego rachunku. 3. Zapłata za rachunek, o którym mowa w ust. 2, nastąpi w formie przelewu w terminie 14 dni od daty wpływu do siedziby Zamawiającego na konto Wykonawcy podane na rachunku. 3 Wykonawca zrzeka się autorskich praw majątkowych do wszelkich opracowań stworzonych w ramach realizacji przedmiotowego zamówienia, na rzecz Zamawiającego. Wykonawca oświadcza, że wskazane w 2 wynagrodzenie obejmuje wszelkie jego roszczenia z tytułu praw autorskich Strony postanawiają, że w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy mogą dochodzić kar umownych i odsetek: a) karę umowną za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy w wysokości 0,5% ceny umownej brutto określonej w 2 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia, b) karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 30% ceny umownej brutto określonej w 2 ust. 1, 2. Ze zrealizowanie rachunku niezgodnie z terminem określonym w 2 ust. 3, Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe. 3. Jeżeli kara umowna nie pokryje poniesionej szkody, strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach określonych w Kodeksie Cywilnym. 4. Wykonawca upoważnia Zamawiającego do potrącenia należności z tytułu naliczonych kar umownych z nieopłaconego, wystawionego rachunku. 5. Strony umowy zastrzegają sobie prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego karę umowną Do kontaktowania się z Wykonawcą w sprawie realizacji niniejszej umowy Zamawiający wyznacza ( ), tel. ( ), ( ), 2. Do kontaktowania się z Zamawiającym w sprawie realizacji niniejszej umowy Wykonawca wyznacza ( ), tel. ( ), ( ), 3. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia o każdej zmianie adresu. 4. W przypadku niezrealizowania zobowiązania określonego w 5 ust. 3, pisma dostarczone pod wskazane w niniejszej umowie adresy uważa się za doręczone.

10 6 Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 7 Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub powstające w związku z nią strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia przekazać je do rozstrzygnięcia przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 8 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy prawa. 9 Umowę niniejszą sporządzono w 2 egzemplarzach, po 1 dla każdej ze stron. Zamawiający Wykonawca