OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Działania informacyjne i promujące do projektu

Transkrypt

1 Załącznik nr 7 do uchwały Nr 161/2010 Zarządu PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. z dnia 4 maja 2010 r. strona do wymiany na stronę z informacją o odpowiadającym zamówieniu źródle jego współfinansowania OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Działania informacyjne i promujące do projektu (naleŝy wpisać nr i nazwę projektu)

2 Spis treści 1 ZAMAWIAJĄCY: INFORMACJE O PROJEKCIE CEL PROMOCJI PROJEKTU ZAŁOśENIA RODZAJE RYZYK PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA DZIAŁANIA OBOWIĄZKOWE ARTYKUŁY SPONSOROWANE/ OGŁOSZENIA W PRASIE WSPÓŁPRACA Z MEDIAMI KONFERENCJA PRASOWA MATERIAŁY NA STRONĘ INTERNETOWĄ PRZYGOTOWANIE, AKTUALIZACJA I WYDRUK MATERIAŁÓW INFORMACYJNYCH PRZYGOTOWANIE FILMU Z OBJAZDU LINII ORAZ WIZUALIZACJI DOCELOWEJ PRZYGOTOWANIE I EMISJA W ROZGŁOŚNIACH O ZASIĘGU OGÓLNOPOLSKIM ORAZ/ LUB LOKALNYM RADIOWEGO SPOTU INFORMACYJNEGO WYMAGANIA RAPORTY WARUNKI PŁATNOŚCI PROTOKÓŁ ODBIORU USŁUGI INNE USTALENIA /10

3 1 Zamawiający: Nazwa: PKP Polskie Linie Kolejowe Spółka Akcyjna (PKP PLK S. A.) Adres: Warszawa, ul. Targowa 74 2 Informacje o projekcie Modernizacja linii kolejowej (podać nazwę) Projekt w (wpisać odpowiednią wartość) % jest dofinansowany z Funduszu (podać nazwę) i w (wpisać odpowiednią wartość) % z budŝetu państwa. 3 Cel promocji projektu Działania informacyjne i promujące dotyczące projektu (naleŝy wpisać nr i nazwę projektu) mają na celu: zapewnienie kompleksowej, rzetelnej i stałej informacji o projekcie, roli Unii Europejskiej w jego finansowaniu, a co za tym idzie rozwoju infrastruktury kolejowej w Polsce; budowanie świadomości społecznej dotyczącej istnienia Funduszu (podać nazwę), jego dostępności, roli oraz korzyści, jakie oferuje; utrwalenie przekonania, Ŝe wykorzystane środki Funduszu (podać nazwę) przyczyniają się do rozwoju infrastruktury kolejowej, a tym samym rozwoju gospodarczego kraju i Unii Europejskiej, budowanie pozytywnego wizerunku PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. jako firmy efektywnie wykorzystującej wsparcie finansowe UE; informowanie o korzyściach dla społeczeństwa wynikających z realizacji projektu; informowanie o planowanej organizacji robót, prowadzeniu ruchu pociągów podczas robót, o utrudnieniach dla pasaŝerów, wynikających z prowadzonych robót budowlanych (w przypadku robót budowlanych). Działania informacyjne i promujące powinny być skierowane do: ogółu społeczeństwa; partnerów społecznych i gospodarczych; mediów regionalnych i ogólnopolskich; administracji rządowej i samorządowej; organizacji pozarządowych. 4 ZałoŜenia 1. Realizacja projektu inwestycyjnego będzie przebiegała terminowo, zgodnie z harmonogramem. 2. Realizacja działań informacyjnych i promujących będzie przebiegała zgodnie z przyjętym planem, o którym mowa w pkt Informacje i materiały będą przekazywane pomiędzy stronami terminowo. 4. W odpowiednim czasie dostępne będą środki na finansowanie realizacji umowy. 3/10

4 5. Działania prowadzone przez Wykonawcę będą prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi i zasadami etyki zawodowej 5 Rodzaje ryzyk 1. W związku z przesunięciami realizacji prac moŝe ulec zmianie harmonogram realizacji projektu, a w związku z tym moŝe nastąpić spiętrzenie działań, a czas trwania umowy na działania informacyjne i promujące moŝe zostać wydłuŝony. 2. Negatywne reakcje społeczne spowodowane utrudnieniami w komunikacji (w przypadku robót budowlanych) wymagające intensyfikacji działań, zwłaszcza w przypadku współpracy z mediami. 3. MoŜe wystąpić przypadek siły wyŝszej. 6 Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na prowadzeniu działań informacyjnych i promujących dotyczących projektu (naleŝy wpisać nr i nazwę projektu) do (podać datę lub termin). Termin zakończenia umowy moŝe ulec przesunięciu w uzasadnionych przypadkach, co nie wpłynie na wysokość wynagrodzenia. Wszystkie działania promujące oraz sporządzane raporty, o których mowa w punkcie 9, muszą być zgodne z (podać odpowiednie rozporządzenia i decyzje UE) oraz z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego znajdującymi się na stronie internetowej: (podać adres strony internetowej) Wykonawca zobowiązany jest do ich stosowania i śledzenia zmian mogących nastąpić w trakcie trwania umowy. Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do właściwego wykorzystywania znaku graficznego PKP Polskie Linie Kolejowe S.A., koniecznego dla budowania wizerunku Spółki jako beneficjenta środków UE. 7 Działania obowiązkowe W ciągu pięciu dni roboczych od podpisania umowy Wykonawca otrzyma od Zamawiającego niezbędne informacje, na podstawie których w ciągu następnych pięciu dni roboczych, przygotuje plan wymienionych poniŝej obowiązkowych działań informacyjnych i promujących. Zatwierdzenie przedstawionego planu odbędzie się analogicznie z procedurą zatwierdzania raportów, opisaną szczegółowo w punkcie 9, podpunkt 3 niniejszego OPZ. W czasie trwania umowy, Wykonawca zobowiązany jest do kaŝdorazowej aktualizacji planu działań informacyjnych i promujących w terminie 5 dni od otrzymania informacji dotyczących realizacji projektu od Zamawiającego i przedłoŝenia ich do akceptacji Zamawiającego Artykuły sponsorowane/ ogłoszenia w prasie Celem działania będzie przygotowanie i publikacja (podać liczbę) artykułów/ ogłoszeń dotyczących projektu przez cały okres jego realizacji. Przy czym minimalnie powinien być publikowany jeden artykuł/ogłoszenie na kwartał. KaŜdy 4/10

5 artykuł/ ogłoszenia powinien obejmować minimum (podać liczbę) znaków/ (podać wielkość) i zawierać zdjęcie oraz być zamieszczony w prasie: Dzienniki ogólnopolskie - (podać liczbę) artykułów; Prasa lokalna (na obszarze oddziaływania projektu) (podać liczbę) artykułów BranŜowa (tematyka kolejowa, transportowa, itp.) (podać ilość) artykułów. KaŜda publikacja musi posiadać dopisek Publikacja jest współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach (podać nazwę funduszu, np. Fundusz Spójności). Kategorie tytułów prasowych (co najmniej 2 tytuły z kaŝdej kategorii) oraz miejsce w danym tytule zostaną zaproponowane przez Wykonawcę wraz z uzasadnieniem wyboru w planie działań informacyjnych i promujących, o którym mowa w punkcie 7. Ostatecznego wyboru tytułów prasowych dokona Zamawiający kierując się kryterium najbardziej efektywnego dotarcia do grupy docelowej. Wyłączeniu podlegają tytuły o przewadze treści o charakterze sensacyjnym Współpraca z mediami Do obowiązków Wykonawcy naleŝeć będzie informowanie mediów o bieŝącym stanie realizacji projektu, to jest: 1. sporządzenie i bieŝąca aktualizacja listy kontaktów dziennikarskich, która będzie kaŝdorazowo udostępniana Zamawiającemu na jego Ŝądanie; 2. stała współpraca z mediami, inspirowanie dziennikarzy do zainteresowania się tematem, poszerzania wiedzy, a w efekcie powstawania artykułów prasowych; 3. prowadzenie stałego monitoringu prasy na potrzeby Zamawiającego, w zakresie informacji dotyczących projektu; 4. przygotowywanie oraz upublicznianie informacji prasowych. Informacje prasowe, informujące o istotnych etapach projektu, przekazywane będą mediom za pomocą poczty, maili, w trakcie spotkań z dziennikarzami oraz zamieszczane na stronie internetowej Zamawiającego Konferencja prasowa Do zadań Wykonawcy będzie naleŝało zorganizowanie (podać ilość) konferencji prasowych (dla ok. (podać ilość) osób kaŝda) informujących o istotnych etapach realizacji projektu (naleŝy wpisać nr i nazwę projektu). Terminy konferencji zostaną uzgodnione z Zamawiającym. Do obowiązków Wykonawcy będzie naleŝało: 1) przygotowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym listy uczestników; 2) przygotowanie (projekt i druk) i rozesłanie zaproszeń; 3) zaproszenie i zapewnienie obecności przedstawicieli mediów oraz późniejszy kontakt z mediami w celu wygenerowania publikacji; 4) sporządzenie programu konferencji; 5) sporządzenie listy potencjalnych pytań i odpowiedzi (Q&A); 6) opracowanie i wydruk materiałów informacyjnych dla uczestników (prezentacja multimedialna i informacja prasowa) oraz przygotowanie wystąpień podczas konferencji; 5/10

6 7) wynajem sali (wpisać ewentualną sugestię miejsca lub zapis, Ŝe wykonawca powinien podać w ofercie propozycję miejsc); 8) dostarczenie i obsługa sprzętu nagłaśniającego oraz urządzeń audiowizualnych; 9) zapewnienie cateringu uczestnikom konferencji (drobne przekąski, ciastka, kawa, herbata, soki, woda mineralna). Podczas konferencji naleŝy wyraźnie zaznaczyć udział UE we współfinansowaniu projektu. Zamawiający zapewni merytoryczny wkład do przygotowania konferencji, natomiast informacja dotycząca daty konferencji zostanie przekazana w kontaktach roboczych, z odpowiednim wyprzedzeniem, pozwalającym na naleŝyte przygotowanie wydarzenia. ZałoŜeniem jest, Ŝe zaproszeni goście powinni otrzymać zaproszenia nie później niŝ 14 dni kalendarzowych przed planowaną konferencją, natomiast pozostałe materiały informacyjno-promocyjne Wykonawca zobowiązany jest przedstawić do akceptacji Zamawiającemu nie później, niŝ na 5 dni roboczych przed planowaną datą konferencji. Dziennikarze powinni być poinformowani i zaproszeni drogą mailową oraz telefonicznie Materiały na stronę internetową Obowiązkiem Wykonawcy będzie przygotowanie i bieŝąca aktualizacja, minimum raz na miesiąc, galerii zdjęć przedstawiającej: sytuację wyjściowa na linii, postęp prac, efekty modernizacji, dokumentacje wydarzeń itp. Zdęcia tworzące galerię muszą być opisane co do miejsca i daty wykonania. Prawa autorskie do zdjęć przechodzą na Zamawiającego Przygotowanie, aktualizacja i wydruk materiałów informacyjnych Zadaniem Wykonawcy będzie opracowanie, przygotowanie do druku i wydruk, aktualizacja oraz dystrybucja następujących materiałów informacyjnych: plakat, folder, ulotka. Materiały promocyjne będą drukowane sukcesywnie (partiami). Folder: - (podać ilość, np szt., wydruk 4x2500 szt.) - format A 4, - papier kreda błysk min. 170 g, - kolory 4+4, - objętość ok. 8 stron. Plakat: - (podać ilość, np. 200 szt., wydruk 2x100 szt.) - format A2, 6/10

7 - papier kreda min. 150 gr., - kolory 4+0. Ulotka: - (podać ilość, np szt., wydruk 4x5000 szt.) - format A5, - papier kreda min 170 gr., - kolory 4+4. Koszty wydruku i dystrybucji ponosi Wykonawca. Zamawiający wspólnie z Wykonawcą ustalą listę odbiorców, przy czym materiały będą dystrybuowane na obszarze oddziaływania projektu tj., w co najmniej - (podać ilość) miastach, przez które przebiega modernizowana linia (w szczególności na dworcach kolejowych i w ich pobliŝu) oraz w pociągach kursujących linią podlegającą modernizacji Przygotowanie filmu z objazdu linii oraz wizualizacji docelowej Wykonawca przygotuje film przedstawiający obecny stan linii, tzn. stan budynków, budowli inŝynieryjnych, stan toru oraz wizualizację docelowych efektów. Materiał filmowy powinien zawierać genezę rozpoczęcia inwestycji oraz jasno przedstawiać cel i rezultat projektu. MoŜe zawierać wypowiedzi przedstawicieli podmiotów zaangaŝowanych w realizację projektu. ZałoŜenia: - Film powinien trwać ok. (podać liczbę) min.; - Wykonawca przygotuje okładkę do wytworzonych materiałów; - Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu (podać liczbę) szt. na płycie CD, DVD lub innym nośniku oraz pliki źródłowe Przygotowanie i emisja w rozgłośniach o zasięgu ogólnopolskim oraz/ lub lokalnym radiowego spotu informacyjnego Wykonawca na podstawie materiałów pozyskanych od Zamawiającego opracuje tekst (podać ilość) spotów reklamowych oraz zrealizuje nagranie. Długość spotu reklamowego powinna wynosić (podać ilość) sekund. Terminy emisji spotu informacyjnego zostaną ustalone z Zamawiającym. Wykonawca zaproponuje listę co najmniej (podać ilość) stacji radiowych ((podać ilość) o zasięgu ogólnopolskim, pozostałe o zasięgu lokalnym) wraz z media planem w Planie działań informacyjnych i promujących. Minimalna ilość emisji (podać ilość) (w rozłoŝeniu: (podać ilość) stacja ogólnopolska, po (podać ilość) w stacjach lokalnych). Całkowity koszt spotu reklamowego (przygotowanie, produkcja i emisja) leŝy po stronie Wykonawcy. 7/10

8 8 Wymagania Personel: Dla wykonania usługi opisanej w tym opracowaniu Wykonawca powinien zapewnić wystarczającą liczbę wykwalifikowanego personelu gwarantującego właściwą jakość i tempo wykonywanych zadań w całym okresie realizacji umowy. Dwa dni robocze po podpisaniu umowy Wykonawca poda pełny wykaz osób odpowiedzialnych za realizację umowy (co najmniej dwie osoby, w tym osoba z doświadczeniem dziennikarskim oraz grafik komputerowy). Do kontaktów z Zamawiającym upowaŝnione będą maksymalnie dwie osoby. Wskazane osoby będą odpowiedzialne za sprawny przepływ informacji pomiędzy stronami podczas całego okresu trwania umowy. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za właściwy dobór pracowników i współpracowników. Wymagania dla kierującego zespołem: Co najmniej dwuletnie doświadczenie w zarządzaniu co najmniej dwoma projektami z zakresu PR bądź reklamowymi o wartości minimum (podać kwotę) PLN netto kaŝdy. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za właściwy dobór pracowników i współpracowników. Wskazane osoby będą odpowiedzialne za sprawny przepływ informacji pomiędzy stronami podczas całego okresu trwania umowy. Kwalifikacje i doświadczenie Wykonawcy: Znajomość zagadnień umoŝliwiających realizację przedmiotowej umowy, w tym zapewnienie znajomości prawa prasowego, reklamy, autorskiego, zasad etyki zawodowej branŝy PR i reklamowej oraz wymagań (wstawić specyficzne wymagania, np. Funduszu Spójności) dot. informacji i promocji. Wykonanie co najmniej (podać liczbę) usług informacyjnych i promujących oraz reklamowych o wartości co najmniej (podać kwotę) PLN netto kaŝda, odpowiadających swoim rodzajem działaniom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz potwierdzenie, Ŝe zlecone usługi zostały wykonane naleŝycie (listy referencyjne). WyposaŜenie: Wykonawca we własnym zakresie zapewnia sprzęt, pomieszczenia, transport oraz materiały eksploatacyjne potrzebne do realizacji umowy. 8/10

9 9 Raporty 1. Wykonawca będzie opracowywał i przedstawiał raporty miesięczne, kwartalne i raport końcowy z uwzględnieniem zasad monitorowania projektów współfinansowanych przez Unię Europejską, tj. z uwzględnieniem instrukcji znajdującej się w Wytycznych dostępnych na stronie (podać adres strony internetowej) do prowadzenia działań informacyjnych i promujących dotyczących przedsięwzięć Funduszu (wskazać nazwę). Raporty powinny być przedkładane w formie edytowalnej. 2. Raporty miesięczne Wykonawca dostarczy Zamawiającemu do - (podać liczbę dni) dnia roboczego po zakończeniu danego miesiąca. Raporty kwartalne Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w przeciągu (podać liczbę dni) dni roboczych po zakończeniu okresu sprawozdawczego. W miesiącu, w którym Wykonawca zobowiązany jest wykonać raport kwartalny, nie wykonuje raportu miesięcznego. Wykonawca kaŝdorazowo przygotuje (podać liczbę) egzemplarze raportu w języku polskim w formie papierowej i elektronicznej, w przypadku raportu kwartalnego Wykonawca przygotuje dodatkowo 1 egzemplarz raportu w języku angielskim. 2. Zatwierdzenie raportu przez Zamawiającego nastąpi w terminie 2 dni roboczych od daty jego złoŝenia. W przypadku zastrzeŝeń, Wykonawca w ciągu 2 dni roboczych poprawi Raport zgodnie z pisemnymi uwagami i niezwłocznie ponownie dostarczy wymaganą liczbę poprawionych egzemplarzy tego dokumentu. 3. Raporty miesięczne i kwartalne powinny zawierać: a. Informacje związane z wykonaniem działań w danym okresie, w tym opis zadań i osiągniętych celów wraz z dokumentacją zdjęciową, tam gdzie jest to moŝliwe (równieŝ dokumentację potwierdzającą dystrybucję materiałów); b. Zestawienie publikacji i innych efektów mediowych osiągniętych w danym okresie; c. Informacje o ewentualnych opóźnieniach w realizacji umowy, wraz z przyczynami tych opóźnień; d. Planowane najwaŝniejsze zadania na następny okres (odpowiednio na miesiąc lub kwartał); e. Rozliczenie rzeczowo-finansowe wykonanych działań informacyjnych i promujących. 5. Raport końcowy zostanie dostarczony Zamawiającemu nie później niŝ 7 dni roboczych po upływie terminu wykonania przedmiotu umowy oraz będzie zawierać: Rozliczenie rzeczowo-finansowe wszystkich wykonanych działań. Raport końcowy naleŝy sporządzić w pięciu egzemplarzach w języku polskim oraz w dwóch egzemplarzach w języku angielskim w wersji papierowej i elektronicznej. 9/10

10 10 Warunki płatności Potwierdzeniem wykonania usług będzie ich przyjęcie przez Zamawiającego na podstawie wystawionego raz w kwartale Protokołu Odbioru Usługi. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury będzie podpisanie przez przedstawicieli Zamawiającego i przedstawiciela Wykonawcy Protokołu Odbioru Usługi zawierającego łącznie: wykaz działań przeprowadzonych w okresie, którego dotyczy oraz informację o zatwierdzeniu przez Zamawiającego odpowiedniego Raportu kwartalnego,a w przypadku ostatniej faktury - informację o zatwierdzeniu przez Zamawiającego Raportu Końcowego. Szczegółowe zasady płatności zostaną określone w umowie. 11 Protokół odbioru usługi Protokół odbioru będzie zawierał: 1. Datę i miejsce sporządzenia protokołu; 2. Krótki opis prac wraz z oceną prawidłowości ich wykonania i zgodności z zakresem prac ujętych w ofercie złoŝonej przez Wykonawcę, zgodnej z Opisem Przedmiotu Zamówienia oraz zatwierdzonym planem działań informacyjnych i promujących; 3. Oświadczenie Zamawiającego o istnieniu lub braku wad w wykonaniu prac (w przypadku zaistnienia jakichkolwiek wad Zamawiający nie odbierze usługi oraz wskaŝe wszystkie wady w sposób umoŝliwiający ich precyzyjną identyfikację); 4. W przypadku stwierdzenia zastrzeŝeń pisemne zobowiązanie Wykonawcy do ich usunięcia, w terminie do 2 dni roboczych. Wydatki dotyczące projektu są kwalifikowane do dnia (podać datę) W związku z tym ostatnia faktura nie moŝe wpłynąć później niŝ do dnia (podać datę) 12 Inne ustalenia Zamawiający zastrzega sobie prawo do kaŝdorazowego uzgadniania i akceptowania wszelkich projektów realizowanych w ramach umowy, opracowywanych przez Wykonawcę zarówno, co do formy jak i treści. Wykonawca przeniesie całość praw autorskich do dzieł oraz wszystkich materiałów powstałych w związku z realizacją umowy na Zamawiającego. Obowiązujące dokumenty obejmujące tematykę zamówienia (stanowiące załączniki do niniejszego opz): 1. Wyciąg z Systemu Identyfikacji Wizualnej PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.; 2. Wytyczne do prowadzenia działań informacyjnych i promujących (aktualnie obowiązujące). 10/10