Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Organizacja i obsługa Strefy Gry o M. wystawianej podczas wyjazdów na imprezy o charakterze lokalnym odbywające się w 2016 r. na terenie województwa mazowieckiego Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa Strefy Gry o M. wystawianej podczas wyjazdów na imprezy o charakterze lokalnym odbywające się w 2016 r. na terenie województwa mazowieckiego. 2. Zamówienie obejmuje m.in.: 1) zapewnienie hali namiotowej, w której będzie organizowana Strefa Gry o M. ; 2) dostosowanie projektu aranżacji do głównego motywu graficznego Gry o M. (Key Visual) oraz zapewnienie pełnego wyposażenia i oznakowania (obrandowania) Strefy Gry o M. ; 3) wyprodukowanie gry edukacyjnej o RPO WM pod roboczą nazwą Mazopolis (zwanej dalej Mazopolis ) w wersji uproszczonej, w formacie podłogowym XXL; 4) produkcję materiałów promocyjnych; 5) szczegółowe opracowanie koncepcji i scenariusza przebiegu każdego z wyjazdów z tzw. pełną Strefą Gry o M. ; 6) zapewnienie obsługi osobowej Strefy Gry o M. (plansza XXL gry Mazopolis oraz hala namiotowa z wyposażeniem); 7) zapewnienie transportu; 8) zapewnienie ubezpieczenia; 9) zapewnienie dodatkowych atrakcji w ramach Strefy Gry o M. podczas każdego z 4 wyjazdów z tzw. pełną Strefą Gry o M. (plansza XXL gry Mazopolis oraz hala namiotowa z wyposażeniem). II. CELE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Cel nadrzędny komunikacji Funduszy Europejskich: Wsparcie wykorzystania środków z RPO WM dla realizacji celów rozwojowych regionu. 2. Cele szczegółowe komunikacji Funduszy Europejskich: 1) aktywizacja mieszkańców województwa mazowieckiego do ubiegania się o wsparcie z Funduszy Europejskich w ramach RPO WM poprzez skuteczne dotarcie do wybranych grup docelowych w kontekście przewidzianych dla nich w 2016 roku naborów do konkursów, 2) wsparcie beneficjentów programu w realizacji projektów, 3) zapewnienie mieszkańcom województwa mazowieckiego informacji na temat projektów współfinansowanych z Funduszy Europejskich, 4) zapewnienie szerokiej akceptacji mieszkańców dla działań rozwojowych realizowanych przy pomocy Funduszy Europejskich w województwie mazowieckim. 3. Celem bezpośrednim realizacji zamówienia jest: Strona 1 z 17

2 1) poinformowanie faktycznych oraz potencjalnych uczestników projektów, beneficjentów oraz opinii publicznej o możliwości starania się o środki z RPO WM ; 2) zachęcenie potencjalnych beneficjentów RPO WM do korzystania ze wsparcia w ramach Programu; 3) skuteczne dotarcie do beneficjentów w kontekście przewidzianych dla nich konkursów w 2016 roku. III. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Całość zamówienia będzie realizowana w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia 15 grudnia 2016 r. 2. W ramach zamówienia planowany jest udział Strefy Gry o M. w 7 imprezach o charakterze lokalnym w 7 różnych miejscowościach na Mazowszu (szczegółowy harmonogram imprez zostanie przedstawiony Wykonawcy po podpisaniu umowy, najpóźniej na 14 dni przed datą pierwszego wyjazdu). 3. Pierwszy z wyjazdów ze stoiskiem promocyjnym planowany jest nie wcześniej niż 21 dni od daty zawarcia umowy, a ostatni do 15 grudnia 2016 r. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z maksymalnie jednego wyjazdu. IV. INFORMACJA O PROJEKCIE GRA O M. Gra o M. to kilkuelementowy projekt promujący fundusze europejskie, którego głównymi narzędziami będą akcje informacyjno-promocyjne organizowane przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych lub we współpracy z partnerami zewnętrznymi oraz Strefa Gry o M., czyli stoisko promocyjne wystawiane podczas lokalnych imprez odbywających się w województwie mazowieckim. Większość działań informacyjnopromocyjnych związanych z Grą o M. będzie prowadzona w mediach społecznościowych oraz w mediach, którymi dysponuje Zamawiający (profile na portalach Facebook, Twitter, Youtube); zostanie także uruchomiony landing page projektu. Celem zaplanowanych działań będzie promocja portalu oraz zwiększenie zasięgu i stopnia zaangażowania społeczności internetowej skupionej wokół kanałów komunikacyjnych Zamawiającego. Kolejnym narzędziem promocji Gry o M. będzie organizacja Strefy Gry o M., tj. stoiska promocyjnego wystawianego podczas lokalnych imprez odbywających się w województwie mazowieckim. Strefa Gry o M. ma być elementem łączącym promocję całego przedsięwzięcia, jakim jest projekt Gra o M. z promocją gry planszowej Mazopolis. Obrandowanie Strefy Gry o M. ma być spójne z Key Visualem Gry o M. (kolorystyka, napisy, banery itp. składające się na obrandowanie namiotów), a jego wyposażenie mają stanowić elementy zaczerpnięte z szeroko rozumianej wizualizacji gry Mazopolis (np. siedziska w kształcie kostek do gry, ciągi komunikacyjne wewnątrz namiotu wydzielone słupkami w kształcie pionków do gry). W strefie prowadzone będą także konsultacje indywidualne dotyczące możliwości aplikowania o środki unijne oraz będą dystrybuowane materiały informacyjne i publikacje nt. funduszy europejskich (działania prowadzone przy udziale ekspertów ze strony Zamawiającego). Główną siłą napędową projektu Gra o M. oraz Strefy Gry o M. jest gra planszowa Mazopolis, w której gracz ma możliwość zapoznania się z różnymi obszarami RPO WM Kolejne ruchy na planszy pozwalają na rozwój działalności zakupionych przedsiębiorstw, ale nie tylko. Gracz ma możliwość realizacji projektów z obszaru e-usług publicznych, przejścia na gospodarkę niskoemisyjną, edukacji, doskonalenia zawodowego czy przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu. Pola posiadają indywidualny system rozbudowy realizowanej samodzielnie przez gracza oraz możliwość zawiązywania partnerstw przynoszących graczom wymierne korzyści, a każde działanie jest ściśle związane z mechanizmem wdrażania funduszy europejskich. Formuła gry w sposób przystępny przybliża graczom Strona 2 z 17

3 przebieg procesu ubiegania się o dofinansowanie z RPO WM Ze względu na specyfikę gry oraz masowy charakter części wydarzeń, w ramach których będzie promowana Gra o M., grupą docelową projektu będzie ogół mieszkańców województwa mazowieckiego (odbiorca masowy). Wybrane działania, akcje i wydarzenia pozwolą również na segmentację komunikatu i dotarcie do wybranych grup docelowych/potencjalnych wnioskodawców. V. WSTĘPNY HARMONOGRAM IMPREZ Z UDZIAŁEM STREFY GRY O M. 1. Harmonogram wyjazdów będzie obejmował zorganizowane imprezy o charakterze lokalnym, ważne dla regionu i społeczności. W celu zapewnienia dużej frekwencji wyjazdy organizowane będą głównie w dni wolne od pracy (sobota, niedziela, święta), kiedy to najczęściej są organizowane duże lokalne imprezy plenerowe. 2. Terminy wyjazdów będą realizowane na podstawie szczegółowego harmonogramu 7 wyjazdów opracowanego przez Zamawiającego (przekazany w formie pisemnej najpóźniej na 2 tygodnie przed pierwszym wyjazdem). 3. Z udziałem tzw. pełnej Strefy Gry o M. planowane są 4 wyjazdy na imprezy plenerowe o charakterze lokalnym do dużych miast z terenu Mazowsza (np. Ciechanów, Ostrołęka, Płock, Radom, Siedlce) lub w ich okolice. 4. Z udziałem tzw. niepełnej Strefy Gry o M. planowane są 3 wyjazdy z udziałem Strefy Gry o M. na imprezy o charakterze lokalnym organizowane w miejscowościach na terenie województwa mazowieckiego, głównie imprezy plenerowe poza Warszawą. VI. SZCZEGÓŁY ZAMÓWIENIA A. INFORMACJE OGÓLNE 1. Wykonawca na czas każdego wyjazdu z udziałem tzw. pełnej Strefy Gry o M. (4 wyjazdy) zobowiązuje się do: 1) wynajęcia hali namiotowej, w której będzie organizowana Strefa; 2) zapewnienia pełnego wyposażenia i obrandowania Strefy, zgodnie z opisem wymagań wskazanych w cz. B; 3) organizacji i wyposażenia wszystkich stref opisanych w pkt VI, 2.2; 4) zapewnienia podłogowej wersji XXL gry Mazopolis" 8 x 11,2 m +/- 0,2 m; 5) zapewnienia materiałów promocyjnych: jabłka z nalepką promocyjną (po ok. 100 kg na każdy wyjazd), smycze reklamowe (po ok. 100 szt. na każdy wyjazd), balony reklamowe na patyku (po ok. 100 szt. na każdy wyjazd); 6) szczegółowego opracowania koncepcji i scenariusza przebiegu każdego z wyjazdów ze Strefą; 7) zapewnienie pełnej obsługi osobowej Strefy; 8) zapewnienie transportu; 9) zapewnienie ubezpieczenia OC i NNW. 2. Wykonawca na czas każdego wyjazdu z udziałem tzw. niepełnej Strefy Gry o M. (3 wyjazdy) zobowiązuje się do: 1) zapewnienia podłogowej wersji XXL gry Mazopolis" o wymiarach ok. 8 x 11,2 m +/- 0,2 m; Strona 3 z 17

4 2) obrandowania Strefy (brama, windery, baloniki) w zależności od możliwości lokalizacyjnych; 3) organizacji Strefy gry ze stolikową wersją gry Mazopolis w zależności od warunków atmosferycznych i lokalizacyjnych opisanej w pkt VI, B, 2.3, 4) zapewnienia materiałów promocyjnych: jabłka z nalepką promocyjną (dostawa każdorazowo na miejsce organizacji imprezy w ilości minimum 100 kg), smycze reklamowe (dostawa każdorazowo na miejsce organizacji imprezy w ilości minimum 100 szt.), balony reklamowe na patyku (dostawa każdorazowo na miejsce organizacji imprezy w ilości minimum 100 szt.); 5) zapewnienia obsługi osobowej Strefy 2 animatorów i 2 osoby do obsługi technicznej; 6) zapewnienia transportu w obie strony; 7) zapewnienia ubezpieczenia OC i NNW. B. WYMAGANIA SZCZEGÓŁOWE 1. Zapewnienie hali namiotowej, w której będzie organizowana Strefa Gry o M. (na potrzeby 4 wyjazdów z tzw. pełną Strefą Gry o M. ) 1) Hala namiotowa o konstrukcji modułowej, opartej na szkielecie aluminiowym łączna powierzchnia minimum 72 m 2 (szerokość ok. 9 m +/- 1 m, długość ok. 9 m +/- 2 m, wysokość boku ok. 2,5 m +/- 0,2 m). 2) Hala namiotowa z wodoodpornym pokryciem dachowym z nieprzezroczystej plandeki; ściana na wprost głównego wejścia z nieprzezroczystej plandeki, pozostałe 3 ściany z folii transparentnej, minimum 160 g/m 2 wszystkie ściany z możliwością szczelnego zapięcia lub zdemontowania (zdjęcia, rozsunięcia) w przypadku ładnej pogody. 3) Przestrzeń wewnętrzna Strefy nie może być w żaden sposób ograniczona odciągami, słupami, kolumnami lub innymi elementami konstrukcyjnymi (wszelkie tego rodzaju elementy mogą występować jedynie jako elementy konstrukcyjne ścian). 4) Przestrzeń wewnątrz z podłogą antypoślizgową i wodoodporną, w sposób trwały połączoną z konstrukcją hali i poziomowaną na nierównym podłożu np. podłoga drewniana z pokryciem wykładziną PCV. Minimalna odległość podłogi od powierzchni gruntu 10 cm. 5) Przed wejściem głównym rampa umożliwiająca łatwy podjazd dla osób niepełnosprawnych i wózków dziecięcych oraz wycieraczka umożliwiająca zachowanie czystości wewnątrz strefy w przypadku złej pogody. 6) Hala musi posiadać system mocowania na powierzchni utwardzonej (np. kostka brukowa) oraz miękkiej (murawa). 7) W hali, w zależności od warunków atmosferycznych, muszą być zapewnione klimatyzacja lub ogrzewanie, np. przy pomocy przenośnych klimatyzatorów z funkcją chłodzenie/grzanie, o wydajności dostosowanej do kubatury hali. 8) Dodatkowe wyposażenie muszą stanowić słupki z taśmą grodzeniową służące do kierowania ruchem oraz odgrodzenia przestrzeni strefy w przypadku, gdy będą zdemontowane ściany: a) słupki metalowe na stabilnej podstawie, kolorystyka metalu dopasowana do projektu aranżacji, b) taśma grodzeniowa (szerokość ok mm) z nadrukiem kolorowym (projekt indywidualny, przygotowany przez Wykonawcę na podstawie Key Visualu Gry o M. ), Strona 4 z 17

5 c) ilość słupków z taśmą musi wystarczyć do stworzenia ogrodzenia mierzącego łącznie ok. 35 m +/- 5 m w obwodzie. 2. Dostosowanie projektu aranżacji oraz zapewnienie pełnego wyposażenia i obrandowania Strefy Gry o M. (dla wszystkich 7 wyjazdów) 2.1. Projekt aranżacji Wykonawca dostosuje ostateczny projekt aranżacji Strefy do Key Visualu Gry o M. oraz wstępnego projektu przedstawianego na etapie składania ofert, który ma obejmować: wygląd zewnętrzny całej Strefy, poszczególnych miejsc i stref wchodzących w jej skład. UWAGA 1: Key Visual Gry o M. zostanie przekazany Wykonawcy najpóźniej w terminie 21 dni przez datą pierwszej imprezy z udziałem stoiska promocyjnego. 2.2 Zapewnienie wyposażenia Strefy Gry o M. podczas wyjazdów z tzw. pełną Strefą Gry o M., zgodnie z poniższym wykazem: Wyposażenie podstawowe Strefy Gry o M. wewnątrz hali namiotowej ma zawierać minimum: 1) Nagłośnienie minimum 2 mikrofony bezprzewodowe + głośniki (wewnątrz i na zewnątrz hali). 2) Minimum trzy tablety (przekątna minimum 10 cali) z dostępem do mobilnego Internetu LTE (sygnał Wi-Fi udostępniony poprzez router). 3) Telewizor/ekran LED z głośnikami (minimum 55 cali full HD z wejściem USB). 4) Agregaty prądotwórcze umożliwiające zainstalowanie i działanie w trakcie całej imprezy wszystkich wymaganych na strefie urządzeń elektrycznych (każdorazowo do 8 godzin). 5) Wydzielone zaplecze magazynowe (osłonięte ściankami) o minimalnej powierzchni 6 m 2. 6) Dystrybutor wody w baniakach + kubeczki jednorazowe (każdorazowo przewidzianych jest wydanie minimum 300 porcji wody po 100 ml) + kosze na śmieci z wymiennymi workami. 7) Wyposażenie niezbędne dla zachowania przepisów BHP i PPOŻ zgodne z wymaganiami dotyczącymi organizacji tego rodzaju wydarzeń Strefa promocji gry Mazopolis, zawierająca minimum: 1) 3 stoliki do gier o wymiarach blatu minimum 80 cm średnicy lub wymiarach minimum 75 x 75 cm; 2) 12 pufów/siedzisk dostosowanych wysokością do wysokości stolików po 4 do każdego stolika (siedziska o powierzchni minimum 40 x 40 cm/średnica minimum 40 cm) Strefa dla dzieci: W strefie dla dzieci musi być zapewniona właściwa przestrzeń z wyposażeniem niezbędnym do prowadzenia zajęć dla maluchów (odgrodzona przestrzeń, w której oczekując na rodziców aktualnie grających w grę Mazopolis będzie mogło jednocześnie przebywać i bawić się 6-8 dzieci do 6 lat). Strefa dla dzieci musi być wyposażona w takie elementy jak: a) zestawy do prowadzenia zabaw i konkursów np. duże klocki i puzzle (np. tekturowe, piankowe, filcowe); b) farbki do malowania twarzy, baloniki do skręcania zwierzątek, kredki i mazaki do rysowania, kolorowanki, papier i sztalugi, w liczbie zapewniającej zabawę w trakcie minimum 6-godzinnej imprezy Strefa ogólna: Strona 5 z 17

6 1) Strefa ogólna przeznaczona będzie dla starszej młodzieży i dla dorosłych. Będą w niej organizowane różnego rodzaju zabawy, quizy i konkursy o tematyce dotyczącej funduszy europejskich (w tym zwłaszcza programu RPO WM, w tym m.in. znajomości projektów realizowanych w ramach RPO WM i znajomości RPO WM ), Unii Europejskiej i województwa mazowieckiego. 2) W strefie prowadzone będą także konsultacje indywidualne dotyczące możliwości aplikowania o środki unijne oraz będą dystrybuowane materiały informacyjnych i publikacje nt. funduszy europejskich (działania prowadzone przy udziale ekspertów ze strony Zamawiającego). 3) W wyposażeniu strefy powinny się znaleźć kanapy lub fotele ze stolikami (miejsca siedzące dla minimum 6 osób oraz minimum dwa stoliki), minimum 8 wolnostojących pufów lub leżaków oraz wolna przestrzeń dla co najmniej osób stojących. 4) Strefa musi być zorganizowana w ten sposób, aby w jednym czasie mogły odbywać się zarówno konsultacje, jak i być organizowane zabawy i konkursy. 5) Strefa dla dorosłych musi być dodatkowo wyposażona w zestaw do gry typu koło fortuny w wersji dostosowanej do prowadzenia konkursów w obszarze tematycznym strefy Plenerowe stanowisko z grą Mazopolis w formacie XXL na zewnątrz hali namiotowej, zawierające minimum: 1) Pole do gry z rozłożoną grą w formacie 8 x 11,2 m +/- 0,2 m. 2) Pole wydzielone słupkami z taśmą (minimum 1,5 m odstępu od krawędzi planszy) jako miejsce dla kibiców: a) słupki metalowe na stabilnej podstawie, kolorystyka metalu dopasowana do projektu aranżacji, b) taśma grodzeniowa (szerokość mm) z nadrukiem kolorowym (projekt indywidualny, przygotowany przez Wykonawcę na podstawie Key Visualu Gry o M. ), c) ilość słupków z taśmą musi wystarczyć do stworzenia ogrodzenia mierzącego łącznie 50 m +/- 5 m. 3) Oznaczone wejście z zamontowanym licznikiem wejść (patrz pkt. 2.5) Zapewnienie wyposażenia Strefy Gry o M. do realizacji podczas wyjazdów z tzw. niepełną Strefą Gry o M., zgodnie z poniższym wykazem: Wyposażenie podstawowe Strefy Gry o M., obejmujące minimum: 1) Nagłośnienie, minimum 1 mikrofon bezprzewodowy + nagłośnienie (głośniki wewnątrz strefy). 2) Minimum 2 tablety (przekątna minimum 10 cali) z dostępem do mobilnego Internetu LTE (sygnał Wi-Fi udostępniony poprzez router) Organizacja Strefy gry ze stolikową wersja gry Mazopolis, w zależności od warunków atmosferycznych i lokalizacyjnych, zawierająca minimum: 1) 3 stoliki do gier o wymiarach blatu minimum 80 cm średnicy lub wymiarach minimum 75 x 75 cm; 2) 12 pufów/siedzisk dostosowanych wysokością do wysokości stolików stolika (siedziska o powierzchni minimum 40x40 cm/średnica minimum 40 cm) po 4 do każdego stolika Stanowisko z grą Mazopolis w formacie XXL, zawierające minimum: 1) Pole do gry z rozłożoną grą w formacie 8 x 11,2 m +/-0,2 m. Strona 6 z 17

7 2.4. Zapewnienie obrandowania Strefy Gry o M. 1) Strefa Gry o M. obejmująca całą halę i jej najbliższe otoczenie musi być obrandowana widocznymi nośnikami typu: banery, przenośne flagi/windery, baloniki i chorągiewki, z grafiką opracowaną zgodnie z wytycznymi odnośnie wizualizacji (Key Visual Gry o M. ) przekazanymi przez Zamawiającego najpóźniej w ciągu 7 dni od daty zawarcia Umowy oraz musi zawierać znak UE EFSI: (wersja edytowalna do pobrania pod linkiem i formułkę: Materiał współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego. 2) Minimalna liczba i typy obrandowanych elementów: a) brama powitalna przed głównym wejściem (stabilna, aluminiowa konstrukcja pokryta siatką/plandeką z tworzywa PCV z nadrukiem reklamowym lub z zawieszonym banerem reklamowym wg projektu zaakceptowanego przez Zamawiającego) o wymiarach światła przejścia minimum 2,5 x 2,5 m (wysokość liczona od dolnej krawędzi banera reklamowego) b) minimum 6 flag masztowych/winderów o wymiarach: wysokość masztu wraz z flagą po zmontowaniu ok. 350 cm, powierzchnia materiału z nadrukiem reklamowym ok. 85 x 300 cm, podstawa ok. 50 x 50 cm, +/-10 cm; w komplecie: elementy masztu, flaga, stabilna, metalowa podstawa oraz rotator i śruby do mocowania; dobór rozwiązań technicznych oraz materiałów z przeznaczeniem do ekspozycji na zewnątrz budynków; UWAGA 2: Zamieszczone powyżej zdjęcie jest przykładem graficznym i nie stanowi obligatoryjnego wzoru Zapewnienie liczników uczestników Strefy Gry o M. (dotyczy tylko wyjazdów z tzw. pełną Strefą Gry o M. ) 1) Zasilane bateryjnie elektroniczne liczniki odwiedzin uczestników imprezy z bezprzewodową transmisją danych. Strona 7 z 17

8 2) Podstawowe funkcje: rozpoznawanie kierunku, oddzielne liczenie wejść i wyjść, dane o wejściach i wyjściach dostępne w oddzielnych raportach. 3) Wymagana możliwość bieżącego monitorowania danych o wejściach i wyjściach, w celu wprowadzenia dodatkowych atrakcji dla uczestników np. co 10 osoba otrzymuje gadżet. 4) Obudowa plastikowa mocowana na wspornikach kolor bramki, dokładna szerokość/wysokość przejścia itp. w zależności od projektu aranżacji oraz wymiarów bramy powitalnej przed wejściem. 5) Maksymalny błąd liczenia 5%. 6) Wykonawca zapewni 2 liczniki: 1 licznik przy wejściu do hali namiotowej oraz 1 przy wejściu do plenerowego stoiska z uproszczoną wersją gry Mazopolis w formacie 8 x 11,2 m +/- 0,2 m. 3. Szczegółowe opracowanie koncepcji i scenariusza wyjazdów z tzw. pełną Strefą Gry o M Wykonawca ma obowiązek opracować i przekazać do akceptacji Zamawiającego (nie później niż na 7 dni przed planowaną datą każdego z wyjazdów): 1) opis koncepcji organizacji każdego z wyjazdów ogólny plan przebiegu każdego z wyjazdów z określeniem ram czasowych i planowanych w nich działaniach; 2) scenariusz prowadzenia rozgrywek w tzw. strefie promocji gry Mazopolis (rozgrywki dotyczące gry w wersji XXL), np. forma turniejowa, gra z jednym zwycięzcą organizowana co pół godziny itp. dla każdego z wyjazdów; 3) szczegółowe scenariusze prowadzenia zajęć w pozostałych strefach w tzw. strefie dla dzieci i tzw. strefie ogólnej, z uwzględnieniem szczegółowych informacji dotyczących proponowanych gier i konkursów, w tym przykładowych zadań/pytań. UWAGA 3: Scenariusze mają uwzględniać dodatkowe atrakcje dla dzieci i dorosłych do realizacji w ramach przeznaczonych dla nich stref przedstawione w ofercie, z tym zastrzeżeniem, że każdy ze scenariuszy musi uwzględniać elementy odnoszące się do specyfiki imprezy, na której będzie gościć Strefa Gry o M. (np. pytania w konkursie dotyczące danego miasta). 4. Zapewnienie obsługi osobowej Strefy Gry o M W skład zadań obsługi podczas każdego z wyjazdów wchodzi m.in.: rozłożenie, a następnie złożenie hali namiotowej (w przypadku wyjazdów z tzw. pełną strefą Gry o M. ), montaż wszystkich elementów poszczególnych stref, składanie i rozkładanie wyposażenia stref, prowadzenie działań w strefach przez animatorów oraz działań związanych z promocją Strefy (zgodnie ze scenariuszami zaakceptowanymi przez Zamawiającego), zabezpieczenie wyposażenia Strefy podczas całego wyjazdu Minimalny skład obsługi osobowej Strefy stanowią: 1) 1 osoba: kierownik projektu osoba posiadająca doświadczenie w koordynowaniu wydarzeń o charakterze zgodnym z przedmiotem zamówienia, tj. otwartych imprez o charakterze wystawienniczym/ eventowym/ rekreacyjnym/ artystyczno-rozrywkowym, która w ciągu ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert koordynowała co najmniej 3 wydarzeniami o ww. charakterze. 2) 1 osoba koordynator zajęć w Strefie/ mobilny wodzirej osoba, do której obowiązków będzie należało bieżące monitorowanie przebiegu wszystkich działań w strefie i informowanie o nich w taki sposób, aby jak najwięcej osób korzystało z oferowanych zajęć/atrakcji, a także zapraszanie do Strefy osób z zewnątrz, czyli uczestników imprez goszczących Strefę. Strona 8 z 17

9 3) minimum 6 osób: animatorzy osoby, które w ciągu ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert uczestniczyły w organizacji co najmniej 3 otwartych imprez o charakterze wystawienniczym/ eventowym/ rekreacyjnym/ artystyczno-rozrywkowym, w ramach których organizowały i prowadziły zajęcia dla dzieci/młodzieży/dorosłych. Animatorzy to osoby na stałe przebywający w Strefie, do obowiązków których będzie należało: a) obsługa tzw. strefy promocji gry Mazopolis wewnątrz hali oraz plenerowego stoiska z grą poprzez prowadzenie rozgrywek, tłumaczenie zasad nowym osobom itp.; b) przygotowanie oraz poprowadzenie zajęć dla młodzieży i dorosłych w tzw. strefie ogólnej, w tym gier, zabaw, konkursów i quizów, w oparciu o zaakceptowany scenariusz i bieżące wytyczne Zamawiającego (ilość przeprowadzonych zabaw, konkursów i quizów w trakcie pojedynczego wyjazdu dla każdej z grup wiekowych: minimum 3 rodzaje); c) opieka nad dziećmi i organizowanie dziecięcych zabaw z wykorzystaniem materiałów do zabawy, znajdujących się w tzw. strefie dla dzieci. UWAGA 4: Wszyscy animatorzy muszą posiadać podstawową wiedzę na temat działalności Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych oraz na temat RPO WM , aby w sposób rzeczowy i merytoryczny odpowiadać na ew. pytania odwiedzających Strefę Gry o M.. Kompendium wymaganej wiedzy zostanie przekazane Wykonawcy najpóźniej w terminie 14 dni przed datą pierwszego wyjazdu. 4) minimum 4 osoby do obsługi technicznej, do której zadań należy: a) rozłożenie, a następnie złożenie hali namiotowej wraz z całym wyposażeniem, budowa i demontaż stanowisk do prowadzenia zajęć, rozkładanie materiałów promocyjnych itd.; b) utrzymanie i obsługa techniczna sprzętu nagłaśniającego, agregatu prądotwórczego, systemu nagrzewania lub klimatyzacji (w zależności od warunków atmosferycznych) w hali, obejmującej w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposażeniu, zapewnienie kompletności elementów wyposażenia, niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek; c) bieżące utrzymanie czystości i estetyki w Strefie Gry o M., tj. serwis dzienny przed, podczas i po zakończeniu imprezy (utrzymanie czystości na wszystkich powierzchniach Strefy wraz z zapewnieniem środków czystości, worków na odpady itp.); d) Wykonawcy czynności w ramach obsługi technicznej będą realizować swoje działania w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem Strefy Gry o M.. 5) steward (porządkowy) minimum 1 osoba odpowiedzialna za utrzymanie ładu i porządku w Strefie (przekazywanie uczestnikom zasad dotyczących bezpieczeństwa, przekazywanie informacji Zamawiającemu oraz organizatorom imprez goszczących Strefę o ewentualnych sytuacjach zagrożenia). UWAGA 5: Zamawiający dopuszcza możliwość wykonywania różnych prac przez te same osoby z obsługi Stref, pod warunkiem niekolidowania ze sobą przypisanych im obowiązków. Minimalna liczba osób ze strony Wykonawcy przewidzianych do obsługi Strefy w czasie jej działania to 10 osób (dotyczy wyjazdów z tzw. pełną strefą Gry o M. ). UWAGA 6: W przypadku wyjazdów z tzw. niepełną strefą Gry o M. Wykonawca ma zapewnić do obsługi Strefy 4 osoby: 2 animatorów i 2 osoby do obsługi technicznej. Strona 9 z 17

10 UWAGA 7: Po zakończeniu każdej z imprez Wykonawca posprząta teren, na którym była rozstawiona cała strefa Gry o M. dotyczy także wyjazdów z tzw. niepełną strefą Gry o M.. 5. Zapewnienie transportu 1) W ramach zamówienia Wykonawca zapewnia dowóz obsługi, sprzętu i wszystkich materiałów koniecznych do przeprowadzenia zamówienia. 2) Wszystkie wyjazdy ze Strefą Gry o M. (pełne i niepełne) trwać będą nie mniej niż 8 godzin (włącznie z wyjazdem i przyjazdem do siedziby Zamawiającego), przy założeniu, że zakończą się nie później niż o godz. 22:00. 3) W przypadku przekroczenia czasu 8 godzin (podczas pojedynczego wyjazdu) zakłada się skrócenie czasu pobytu podczas innego wyjazdu. 4) Dla 7 wyjazdów przewiduje się łącznie maksymalny dystans km. W przypadku przekroczenia dystansu 300 km podczas pojedynczego wyjazdu zakłada się organizację wyjazdu na imprezę organizowaną w bliższej odległości. 5) W przypadku zmiany miejsca wyjazdu i zmiany terminu wyjazdu (w uzasadnionych przypadkach) dopuszcza się możliwość wyjazdu do innego miejsca na terenie województwa mazowieckiego wybranego przez Zamawiającego. Informację o planowanej zmianie Wykonawca otrzyma najpóźniej w terminie 14 dni przed planowaną datą imprezy. 6) Wykonujący usługę transportową Wykonawca lub jego Podwykonawca musi posiadać licencję na krajowy przewóz osób oraz wymagane prawem ubezpieczenia. 7) Podczas każdego wyjazdu ze strony Zamawiającego przewidziany jest udział minimum 1, maksymalnie 4 osób. Pojazd przeznaczony do transportu tych osób musi posiadać: a) miejsca siedzące dla maksymalnie 4 pasażerów; b) miejsce bagażowe na ew. przewóz dodatkowych materiałów informacyjno-promocyjnych; c) na wyposażeniu pojazdu powinny się znaleźć napoje chłodzące (woda gazowana i niegazowana minimum 1 l/osobę); d) w wypadku awarii pojazdu Wykonawca ma obowiązek podstawić pojazd zastępczy spełniający powyższe wymagania. 6. Zapewnienie ubezpieczenia 1) Wykonawca zobowiązany jest do wykupienia ubezpieczenia (NNW i OC) w wypadku ewentualnych szkód wyrządzonych uczestnikom w wyniku przeprowadzania imprezy niemającej charakteru imprezy masowej. Za uczestników rozumie się osoby fizyczne znajdujące się w czasie trwania imprezy goszczącej Strefę Gry o M. na całym terenie Strefy (namiot i jego najbliższe otoczenie oraz obszar wyznaczony do rozstawienia podłogowej wersji gry Mazopolis w formacie XXL) w charakterze gościa Strefy (widza lub zawodnika), obsługi osobowej Strefy lub obsługi techniczno-administracyjnej. Ubezpieczeniem mają być objęte roszczenia ww. osób wobec organizatora imprezy. 2) Uczestnicy każdego z wyjazdów ze Strefą Gry o M. z ramienia MJWPU muszą być każdorazowo objęci ubezpieczeniem od momentu zbiórki do momentu powrotu do siedziby Zamawiającego (ul. Jagiellońska 74, Warszawa). Strona 10 z 17

11 3) W przypadku uczestników wyjazdów ze Strefą Gry o M. z ramienia Wykonawcy ubezpieczenie musi obejmować dodatkowo okres montażu i demontażu oraz transportu elementów Strefy. 4) Wykonawca odpowiada również za wszelkie uszkodzenia wynajmowanego sprzętu powstałe w okresie wynajmu, montażu, magazynowania lub transportu, takie jak rozdarcia, rozcięcia, uszkodzenia konstrukcji czy zabrudzenia trudne lub niemożliwe do usunięcia (np. powstałe z flamastrów, farb, tłuszczów itp.). Zakres odpowiedzialności obejmuje zarówno działanie osób związanych z organizacją Strefy Gry o M. i osób odwiedzających Strefę, jak i działanie osób trzecich. Zakres odpowiedzialności Wykonawcy obejmuje w tym przypadku również działanie czynników atmosferycznych, takich jak silny wiatr, burza, zalanie, itp. 5) Wykonawca zobowiązuje się ponadto do pokrycia ewentualnych roszczeń związanych z nieprawidłową eksploatacją miejsca/terenu, na którym będzie organizowana Strefa. 6) Ubezpieczeniem mają być objęte wszystkie wyjazdy, a minimalna wartość polisy ubezpieczeniowej dla każdego z wyjazdów musi wynieść: a) w przypadku wyjazdu z tzw. pełną strefą Gry o M ,00 zł, b) w przypadku wyjazdu z tzw. niepełną strefą Gry o M ,00 zł. UWAGA 8: Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu dokumentów poświadczających zapewnienie ubezpieczenia maksymalnie na jeden dzień roboczy przed terminem rozpoczęcia ochrony ubezpieczeniowej. 7. Zapewnienie dodatkowych atrakcji w ramach Strefy Gry o M. podczas wyjazdów z tzw. pełną Strefą Gry o M. 1) Wykonawca powinien zaproponować dodatkowe atrakcje mające na celu podniesienie atrakcyjności wyjazdów ze strefą Gry o M. (będące elementami ocenianymi w ramach kryteriów jakościowych), do których należą: a) dodatkowe atrakcje dla dzieci i dla dorosłych do realizacji w ramach przeznaczonych dla nich stref, b) dodatkowe działania zaplanowane w ramach promocji Strefy Gry o M.. 2) Koszt zapewnienia dodatkowych atrakcji wskazanych w ofercie nie może przekroczyć 10 % wartości całego zamówienia. C. PRODUKCJA ELEMENTÓW STREFY GRY O M. 1. Wyprodukowanie gry Mazopolis w wersji uproszczonej, w formacie podłogowym XXL 1) W ramach tej części zamówienia Wykonawca: a) stworzy projekt wersji demo gry Mazopolis, tj. dokona uproszczenia przekazanej przez Zamawiającego podstawowej wersji gry Mazopolis, w celu zdynamizowania tempa rozgrywki i skrócenia czasu jej trwania w taki sposób, aby możliwe było szybkie zapoznanie zawodników z zasadami gry, szybkie przeprowadzenie rozgrywki i doprowadzenie do finału, w którym jedna osoba zwycięża; UWAGA 9: Elementy niezbędne do opracowania uproszczonej wersji gry, tj. co najmniej regulamin gry oraz projekt graficzny stolikowej wersji gry Mazopolis zostanie przekazany Wykonawcy najpóźniej na 21 dni przed datą pierwszego wyjazdu. Opracowanie uproszczonej wersji gry musi być Strona 11 z 17

12 na każdym etapie konsultowane z Zamawiającym. Maksymalny czas na rozgrywkę dla 4 zawodników to 30 minut, jednak w tym czasie gracze muszą mieć możliwość zapoznania się z najważniejszymi pojęciami i zasadami dotyczącymi procesu aplikowania o środki unijne, zawartymi w podstawowej wersji gry Mazopolis. Język i stopień skomplikowania regulaminu gry musi być dostosowany do zawodników w wieku 18+. b) stworzy zasady prowadzenia rozgrywek (skorelowane z akcją promocyjną Strefy prowadzoną w czasie trwania imprezy) oraz zasady funkcjonowania systemu motywacyjnego (nagrody w postaci gadżetów promocyjnych dostarcza Zamawiający) w formie krótkiego i przejrzystego regulaminu, udostępnianego publicznie w trakcie trwania imprezy; c) tak zaplanuje działania, aby reguły samej rozgrywki i sposób prowadzenia gry były emocjonujące i angażujące dla uczestników; d) wyprodukuje wersję demo gry Mazopolis w formacie XXL. 2) Plansza gry będąca bliskim nawiązaniem lub odwzorowaniem graficznym planszy podstawowej stolikowej wersji gry. Zawodnicy będą grać na stojąco. Gra estetycznie wykonana, atrakcyjna wizualnie. 3) Zakładana specyfikacja techniczna: Lp. Produkt Opis/parametry 1. Opis ogólny Plansza gry będąca bliskim nawiązaniem lub odwzorowaniem graficznym planszy podstawowej, tj. planszy ze stolikowej wersji gry. Zawodnicy grający na stojąco. Gra estetycznie wykonana, atrakcyjna wizualnie. 2. Plansza gry Projekt zawierający wszystkie wymagane pola zgodnie z zaakceptowaną przez Zamawiającego uproszczoną wersją gry Mazopolis. Plansza o wymiarach 8 x 11,2 m +/- 0,2 m. Plansza musi posiadać system mocowania na powierzchni utwardzonej (np. kostka brukowa) oraz miękkiej (murawa). Wydruk na materiale przeznaczonym do produkcji banerów (baner powlekany minimum 550 g/m 2 z dodatkową warstwą zabezpieczającą wydruk przed zarysowaniami). Kolor CMYK 4+0, druk lateksowy. Plansza jednolita, może posiadać maksymalnie 2-3 szwy, które nie mogą powodować przesunięcia obrazu. Plansza rozłożona na podłożu musi tworzyć jednolitą powierzchnię, pozbawioną szczelin i nierówności. Wskazane zastosowanie oczkowania na krawędziach, w celu lepszego rozciągnięcia i wyprostowania materiału. UWAGA 10: Zadaniem Wykonawcy jest takie dobranie materiału i technologii zadruku, aby plansza mogła być używana zgodnie z wymaganiami opisanymi w zamówieniu bez straty jakości (np. blaknięcie koloru, powstawanie zarysowań, odbarwień i przetarć podczas montażu i transportu). Zadaniem Wykonawcy jest również taki dobór techniki mocowania planszy do podłoża, aby jej powierzchnia była gładka i równa, bez widocznych zmarszczeń oraz by boki planszy nie odstawały od podłoża w taki sposób, aby było możliwe zahaczenie się i potknięcie o jej brzeg. 3. Elementy gry 3a. Kości do gry 2 sztuki kości do gry kostki dmuchane, standardowy wygląd: kropki od 1 do 6-ciu, sześcian o boku cm, materiał: polipropylen (PP)/polietylen (PE). 3b. Pionki 6 szt. pionków, wysokość pionka: cm, średnica podstawy cm, pionki do gry w różnych kształtach i kolorach, przykładowe kształty: biret, wiatrak (elektrownia wiatrowa), rower, gaśnica, komputer, mikroskop, przykład graficzny: Strona 12 z 17

13 3c. Karty własności 3d. Karty RPO 3e. Karty Konkursy pionki na jednolitej podstawie z obciążeniem zapobiegającym przewracaniu się, materiał: styropian + utwardzacz + farba/ pianka poliuretanowa, waga pionka 5-6 kg. UWAGA 11: Wykonawca może zaproponować niewielkie modyfikacje dotyczące specyfikacji technicznej pionków po to, aby ostateczny produkt był jak najbardziej funkcjonalny, przyjazny i bezpieczny w eksploatacji. Decyzję o tym, czy zaproponowane rozwiązania mogą zostać przyjęte podejmuje Zamawiający. 38 szt. kart, karty wydrukowane na nieprzezroczystym tworzywie PCV o grubości 0,5-1 mm, format A5, karty elastyczne, wodoodporne z dużą odpornością na ścieranie i uszkodzenia, kolor: 4+4 CMYK, każda karta z innym zadrukiem. 20 szt., format ok. 50 x 75 cm (+/- 30 mm), materiał: tektura lita/ utwardzony karton o grubości 1,8-2,5 mm, uszlachetnienia: laminowanie folią matową o trwałej, nierysującej się strukturze, kolor: 4+4 CMYK. 5 szt. kart, format ok. 50 x 75 cm (+/- 30 mm), materiał: tektura lita/ utwardzony karton o grubości 1,8-2,5 mm, uszlachetnienia: laminowanie folią matową o trwałej, nierysującej się strukturze, kolor: 4+4 CMYK. 3f. Pieniądze łącznie maksymalnie 800 sztuk (8 różnych nominałów), format: x 7-8 cm, papier: kreda dwustronnie powlekana, gramatura minimum 80 g/m 2, nadruk: 4+4 CMYK. 4. Dodatkowe elementy 4a. Torby dla graczy Torby typu saszetka dla zawodników do noszenia w trakcie gry kart własności i pieniędzy: torba z kieszenią główną i z dodatkową kieszenią przednią oraz z regulowanym paskiem na ramię, wymiary bez paska: minimum 20 x 27 x 0,5 cm; maksimum 23 x 30 x 1 cm, kolor do wyboru Zamawiającego, możliwość zastosowania nadruku reklamowego o min. wymiarach 40 x 40 mm sitodruk/termotransfer, 1+1 CMYK (minimalna treść: logo EFSI oraz logo/nazwa Strefy o M. ), ilość: 100 szt. Gry Strona 13 z 17

14 4b. Wyposażenie dla prowadząceg o 5. Pakowanie i transport Zadaniem Wykonawcy jest zaprojektowanie i zapewnienie specjalnego wyposażenia dla prowadzącego grę, dysponującego również tzw. bankiem, np. wózek z pulpitem typu metalowy barek na kółkach, ruchoma trybunka itp. propozycje do wyboru Zamawiającego. Każdy z zestawów/elementów zapakowany osobno w opakowanie zabezpieczające podczas transportu, np.: złożona plansza do gry zapakowana w pokrowiec do transportu, Karty własności, Szansa, Konkursy zapakowane do transportu w pokrowcach z usztywnieniem, każdy pionek zapakowany osobno w karton. UWAGA 12: Zamieszczone powyżej zdjęcia są przykładem graficznym i nie stanowią obligatoryjnego wzoru. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany nazewnictwa poszczególnych elementów. UWAGA 13: Podane wyżej ilości poszczególnych materiałów dotyczą podstawowej wersji gry. W związku z tym, że produkowana będzie uproszczona wersja gry ostateczna ilość materiałów do wyprodukowania może ulec nieznacznemu zmniejszeniu. Do każdego z elementów obu wersji gry należy przewidzieć produkcję elementów zapasowych (do użycia w przypadku zgubienia lub zniszczenia) w ilości minimum 20% zakładanego nakładu lub dodatkowych elementów w przypadku elementów niepodzielnych (czyli wg założeń w specyfikacji: 800 szt. banknotów produkcja: 960 szt., z uwzględnieniem różnych nominałów; 2 kości go gry produkcja 3 kości do gry). W przypadku, jeśli dodatkowa ilość wyprodukowanych elementów gry nie wystarczy do skompletowania gry na potrzeby kolejnego wyjazdu, Wykonawca ma obowiązek wyprodukować brakujące materiały. UWAGA 14: Majątkowe prawa autorskie i prawa zależne do utworu, jakim będzie wersja demo gry Mazopolis, przechodzą na Zamawiającego bez ograniczeń co do czasu i terytorium. 2. Produkcja materiałów promocyjnych (dla wszystkich wyjazdów łącznie) 1) jabłka z nalepką promocyjną Lp. Cecha Parametry 1. Opis Jabłka o średnicy min. 7 cm oklejone nalepką promocyjną. Dopuszczalna nalepka na jabłku lub nalepka w formie motylka przypiętego trwale do ogonka jabłka lub chorągiewki na patyczku wbitym w jabłko. 2. Projekt Nalepka/ motylek /chorągiewka musi zawierać minimum: logo EFSI oraz logo/nazwę Strefy Gry o M. 3. Minimalna treść nadruku Przygotowanie minimum 2 projektów graficznych do akceptacji. Kolorystyka: CMYK, 4+0/ Kolor Kolorystyka nadruku: CMYK, Ilość 700 kg (+/- 10 kg) Strona 14 z 17

15 6. Pakowanie, dostawa, dystrybucja Jabłka gotowe do spożycia umyte i zapakowane w sposób zabezpieczający przed zabrudzeniem i poobijaniem. Dostawa: każdorazowo na miejsce organizacji danej imprezy w ilości minimum 100 kg. Jabłka przygotowane do częstowania się z mis i do rozdawania przez obsługę namiotu z koszy. 2) sublimacyjne smycze reklamowe Lp. Cecha Parametry 1. Opis Wymiary minimum po przeszyciu: 1,5 cm 45 cm. Materiał: poliester/ taśma atłasowa. Materiał o gęstym splocie pozwalający nadrukować skomplikowane grafiki, wytrzymały i odporny na odkształcenia, odbarwienia. Przeszycie materiału przy karabińczyku pozwalające na utrzymanie go w jednej pozycji. Zakończenie w postaci metalowego karabińczyka. 2. Projekt Wykonawca opracuje min. 3 projekty nadruku na smyczach, zakładając, że projekt ma zawierać minimum: logo EFSI oraz logo/nazwę Strefy Gry o M.. 3. Minimalna treść nadruku Maksymalna powierzchnia nadruku wynikająca z możliwości technologicznych oraz dostosowana do pola zadruku. Uwaga: nadrukowane elementy muszą być czytelne, wyraźne i trwałe. Przygotowanie minimum 2 projektów graficznych do akceptacji. Kolorystyka: CMYK, Kolor i technologia nadruku 5. Ilość szt. 6. Pakowanie, dostawa, dystrybucja Smycz: sublimacja technologia pozwalająca na wykonanie nadruków wielokolorowych, nadrukowanie grafik z przejściami tonalnymi nadruk dwustronny. Uwaga: technologia, powierzchnia nadruku powinny być tak dobrane, aby nadruk był czytelny, wyraźny i trwały. Pakowanie po 100 sztuk z opisem w formie białej kartki przyklejonej stabilnie do każdego opakowania. Dostawa: każdorazowo na miejsce organizacji danej imprezy w ilości 100 szt. 3) balony reklamowe na patyku Lp. Cecha Parametry 1. Opis Balony reklamowe z nadrukiem z 2 stron, w komplecie z patyczkiem i zaczepem na balon typu kieliszek. Wymiary: balony: (wys cm, obw. 40/50 cm 85/90 cm), patyczki, dł. min. 25 cm. Zwizualizowany projekt rozmieszczenia nadruku do akceptacji Zamawiającego. Proof do akceptacji Zamawiającego. Materiał: lateks, plastik. 2. Projekt Musi zawierać minimum: logo EFSI oraz logo/nazwę Strefy Gry o M. 3. Minimalna treść nadruku Przygotowanie minimum 2 projektów graficznych do akceptacji. Projekt ma zawierać minimum: logo EFSI oraz logo/nazwę Strefy Gry o M. 4. Kolor Kolorystyka nadruku: CMYK, Ilość Balony szt. Patyczki szt. 6. Pakowanie, dostawa, dystrybucja Zatyczki do patyczków szt. Pakowanie po 100 sztuk z opisem w formie białej kartki przyklejonej stabilnie do każdego opakowania. Na każdym opakowaniu biała kartka z opisem Balony reklamowe 100 szt., patyczki do balonów, zaczepy 100 szt.. Strona 15 z 17

16 Dostawa: każdorazowo na miejsce organizacji danej imprezy w ilości 100 szt. VII. INFORMACJE DODATKOWE 1. Zamawiający uzyska od organizatorów wskazanych w harmonogramie imprez zgodę na uczestnictwo w imprezie oraz zabezpieczy warunki lokalizacyjne na ustawienie Strefy Gry o M.. 2. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiedniego wyposażenia i organizacji ruchu w Strefie w sposób wymagany przepisami BHP i PPOŻ (gaśnice, apteczki, tablice dotyczące zakazu palenia i spożywania alkoholu, oznaczenie wyjścia ewakuacyjnego itp.). 3. Wykonawca opracuje regulamin przebywania w Strefie, zawierający zasady dotyczące bezpieczeństwa i umieści go w widocznym miejscu w Strefie. Zapisy regulaminu powinny informować m.in. o bezwzględnym zakazie spożywania alkoholu oraz przebywania w Strefie osób nietrzeźwych; bezwzględnym zakazie palenia papierosów i innych wyrobów tytoniowych oraz używania otwartego ognia; możliwości przebywania dzieci w Strefie wyłącznie pod opieką dorosłych. 4. Wszystkie materiały wykorzystywane w ramach zajęć prowadzonych dla uczestników imprezy muszą posiadać co najmniej certyfikat CE. 5. Wszystkie materiały i produkty przeznaczone dla dzieci muszą spełniać zasadnicze wymagania bezpieczeństwa (w tym ogólne wymagania bezpieczeństwa oraz szczegółowe wymagania bezpieczeństwa, z uwzględnieniem klasyfikacji substancji i mieszanin) które wykazane są w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z r. w sprawie zasadniczych wymagań dla zabawek (Dz. U. z r.). Produkty te, a także zawarte w nich substancje chemiczne nie mogą stanowić zagrożenia dla bezpieczeństwa i zdrowia dzieci lub osób trzecich podczas przewidywanego okresu ich użytkowania, zgodnie z przeznaczeniem lub w sposób możliwy do przewidzenia z uwzględnieniem zachowania się dzieci. Na wszystkich zabawkach musi znajdować się oznakowanie CE oraz piktogram lub innego rodzaju znak wskazujący na szczególne zagrożenie lub na przeznaczenie danej zabawki jeżeli ma to zastosowanie. Materiały i produkty przeznaczone dla dzieci muszą posiadać: certyfikat TÜV, certyfikat Instytutu Matki i Dziecka, Państwowego Zakładu Higieny, Safe Toys lub inny równoważny. 6. Zamawiający wyraża zgodę na wykorzystanie przez Wykonawcę informacji o projekcie. Informacje będą dotyczyć zakresu projektu, przebiegu projektu, użytych metod i narzędzi oraz rezultatu działań Wykonawcy. Informacje będą mogły być użyte w komunikacji Wykonawcy podczas prezentacji oraz wystąpień, jak też na stronie internetowej i w mediach społecznościowych. 7. Szczegółowe wytyczne Wykonawca uzyska na podstawie bezpośrednich konsultacji z Zamawiającym. 8. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować wizualizację wszystkich elementów przewidzianych w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia na podstawie pisemnej akceptacji Zamawiającego. 9. Wykonawca ponosi odpowiedzialność cywilną z tytułu wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym także organizatorom imprez, w których uczestniczy Gra o M Wykonawca przekaże Zamawiającemu autorskie prawa majątkowe oraz prawa zależne do wszystkich materiałów autorskich wytworzonych w ramach wykonywania umowy. 11. Wszystkie niezużyte a zakupione/wyprodukowane na potrzeby realizacji zamówienia materiały (z wyłączeniem hali namiotowej, sprzętów technicznych i multimedialnych oraz mebli), w tym zwłaszcza: Strona 16 z 17

17 1) wszystkie elementy wersji XXL gry Mazopolis (plansza, pionki, kości, karty do gry, pieniądze, torby dla graczy, itp.), 2) elementy obrandowania Strefy Gry o M. (z wyjątkiem aluminiowej konstrukcji bramy powitalnej), np. banery, przenośne flagi/windery, baloniki i chorągiewki, 3) wszystkie niewykorzystane w ramach wyjazdów ze Strefą materiały reklamowe, np. smycze, balony, jabłka, po jego zakończeniu przechodzą na własność Zamawiającego. 11. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia materiałów wymienionych w cz. VI, pkt C do siedziby MJWPU (ul. Jagiellońska 74, Warszawa) najpóźniej w dniu podpisywania końcowego protokołu zdawczoodbiorczego. 12. Wykonawca we własnym zakresie zapewnia miejsce, w którym w trakcie realizacji zamówienia będzie magazynował wszystkie materiały i sprzęty niezbędne do organizacji Strefy Gry o M.. VIII. ZAŁĄCZNIKI (DO POBRANIA PRZEZ WYKONAWCĘ): 1. Regionalny Program Operacyjny Województwa Mazowieckiego : %C3%B3dztwa%20Mazowieckiego% pdf 2. Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych (wersja 1.9) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata : 3. Księga identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata : 4. Strategia komunikacji polityki spójności na lata (szczególnie podrozdziały 5.7. Komunikacja z osobami z różnymi niepełnosprawnościami, 6.3. Zasady prowadzenia działań informacyjnopromocyjnych, 6.4. Kryteria doboru narzędzi informacyjno-promocyjnych): 5. Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata : 6. Karta Wizualizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata : Strona 17 z 17