INSTRUKCJA 5/1.2.0 Strona / Stron 1/ 8 ZASADY PRZEPROWADZANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W MODR WARSZAWA SPIS TREŚCI

Transkrypt

1 NSTRUKCJA 5/1.2.0 Strona / Stron 1/ 8 ZASADY PRZEPROWADZANA KONTROL WEWNĘTRZNEJ Procedura Systemu Zarządzania wg Normy SO 9001, SO i Kontroli Zarządczej Opracował zespół: Adam Ptak Gł. Specjalista ds. Kontroli Wewnętrznej Podpis Zatwierdził: Andrzej Kamasa - Dyrektor MODR Warszawa Podpis SPS TREŚC 1. PRZEDMOT NSTRUKCJ ZAKRES STOSOWANA / OBOWĄZYWANA DEFNCJE ODPOWEDZALNOŚĆ OPS POSTĘPOWANA Przepisy ogólne Upoważnienie do kontroli Postępowanie kontrolne Zespoły kontrolne Kontrola Funkcjonalna Kontrola instytucjonalna Roczny plan kontroli Obowiązki i uprawnienia kontrolującego i kontrolowanego Książka kontroli wewnętrznej Postępowanie pokontrolne Roczne sprawozdanie z kontroli Dokumentacja kontrolna ARCHWZACJA DOKUMENTY ZWĄZANE ZAŁĄCZNK... 8 L.p. Treść zmiany / poprawki Zmianę wprowadził Data podpis

2 NSTRUKCJA 5/1.2.0 Strona / Stron 2/ 8 ZASADY PRZEPROWADZANA KONTROL WEWNĘTRZNEJ Procedura Systemu Zarządzania wg Normy SO 9001, SO i Kontroli Zarządczej 1. PRZEDMOT NSTRUKCJ Przedmiotem instrukcji jest proces określenia zasad, organizacji, realizacji i rozliczania przeprowadzonych kontroli wewnętrznych w MODR Warszawa. 2. ZAKRES STOSOWANA / OBOWĄZYWANA nstrukcja ma zastosowanie w komórkach organizacyjnych MODR Warszawa. 3. DEFNCJE Definicje zgodne z normą SO 9000:2005. Kontrola Wewnętrzna TZD MODR Warszawa - ntegralny proces, na który ma wpływ zarówno kierownictwo jednostki, jak i pracownicy. Zwraca uwagę na ryzyka i dostarcza racjonalnego zapewnienia, że w działalności podmiotu realizującego swoją misję osiągnięte zostaną następujące cele ogólne: wykonywanie zadań w sposób uporządkowany, etyczny, oszczędny, wydajny i skuteczny; przestrzeganie obowiązującego prawa i regulacji; zabezpieczenia zasobów przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i zniszczeniem. Terenowy Zespół Doradczy - Mazowiecki Ośrodek Doradztwa Rolniczego 4. ODPOWEDZALNOŚĆ Dyrektor MODR Warszawa odpowiada za: nadzór nad realizacją postanowień niniejszej instrukcji; wyznaczanie celu i zakresu kontroli. Kontroler wewnętrzny odpowiada za: przygotowanie się do kontroli; rzetelne i obiektywne dokonywanie ustaleń kontroli oraz ich dokumentowanie; w razie stwierdzenia nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie, ustalenie przyczyny ich powstania, skalę, proporcje i tendencje występowania nieprawidłowości oraz osoby odpowiedzialne za ich powstanie; sporządzanie dokumentów kontrolnych, określonych w niniejszej instrukcji, a w szczególności protokołu kontroli, wystąpienia pokontrolnego i innych pism związanych z kontrolą 5. OPS POSTĘPOWANA 5.1 Przepisy ogólne 1. Wprowadza się zasady kontroli wewnętrznej w MODR Warszawa. 2. System kontroli wewnętrznej, stanowi ogół środków funkcjonalnych, za pośrednictwem których kierownictwo jednostki zdobywa pewność, ze źródeł wewnętrznych, że procesy za które ono odpowiada, przebiegają w sposób minimalizujący prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, oszustwa, błędu czy nieekonomicznych lub nieskutecznych praktyk. 3. Celem kontroli wewnętrznej jest: 1) przeprowadzanie oceny realizacji zadań komórek organizacyjnych MODR Warszawa, zgodnie z zapisami regulaminu organizacyjnego, dotyczących w szczególności: zagadnień finansowych związanych z zamówieniami publicznymi; analiz pracy Terenowych Zespołów Doradczych;

3 NSTRUKCJA 5/1.2.0 Strona / Stron 3/ 8 ZASADY PRZEPROWADZANA KONTROL WEWNĘTRZNEJ Procedura Systemu Zarządzania wg Normy SO 9001, SO i Kontroli Zarządczej kontroli szkoleń i dokumentacji z ich realizacji; zapewnienia ochrony mienia MODR Warszawa; zapewnienia właściwych warunków BHP i p.poż.; prowadzenia rejestrów, kompletowania i przechowywania dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych, itp.; prowadzenia oznakowania i ewidencji ilościowej środków trwałych i wyposażenia, sporządzania dokumentów związanych z przyjmowaniem i obrotem tymi środkami; ewidencjonowania i wprowadzania do obiegu dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną; ewidencjonowania korespondencji wpływającej, klasyfikowania i przekazywania korespondencji zgodnie z dekretacją oraz kontroli terminowości załatwiania spraw; dbania o właściwe zabezpieczenia mienia przed zdarzeniami losowymi; ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów; prowadzenia ksiąg rachunkowych, bieżącej rejestracji, ewidencji i rozliczania kosztów; prowadzenia gospodarki kasowej oraz obsługi bankowej; ewidencjonowania stanu zatrudnienia, stosownie do struktury zatrudnienia w MODR Warszawa oraz dokonywania okresowych analiz w tym zakresie; prowadzenia analiz oraz ewidencji wykorzystania czasu pracy, nadzoru nad dyscypliną pracy; prowadzenia ewidencji skarg i kontroli terminowości ich załatwiania; nadzoru nad egzekwowaniem należności; kontroli przebiegu projektu w zakresie odchyleń od założeń przyjętych w dokumentach bazowych; dokonywania przeglądów i ocen związanych z systemem zarządzania jakością. 2) przedstawianie Dyrektorowi MODR Warszawa obiektywnych informacji w zakresie objętym kontrolą wewnętrzną; 3) przedkładanie Dyrektorowi MODR Warszawa wniosków, skierowanych na: prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej działalności MODR Warszawa; wypełnianie obowiązków związanych z odpowiedzialnością; zgodność z prawem i przepisami; ochronę zasobów przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem lub zniszczeniem. 5.2 Upoważnienie do kontroli 1. Podstawą przeprowadzenia kontroli funkcjonalnej i instytucjonalnej jest pisemne upoważnienie - zał. 5/ Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli udziela Dyrektor MODR Warszawa lub osoba przez niego upoważniona. 3. Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli rejestrowane są w rejestrze wydanych upoważnień i pełnomocnictw MODR Warszawa. 4. Przedłużenie okresu ważności upoważnienia może nastąpić na wniosek kontrolującego. 5. Upoważnienie do kontroli powinno zawierać: podstawę prawną przeprowadzenia kontroli; nazwę i adres kontrolowanej komórki organizacyjnej MODR Warszawa; imię i nazwisko kontrolującego; stanowisko służbowe kontrolującego; serię i numer dowodu tożsamości; temat i zakres kontroli;

4 NSTRUKCJA 5/1.2.0 Strona / Stron 4/ 8 ZASADY PRZEPROWADZANA KONTROL WEWNĘTRZNEJ Procedura Systemu Zarządzania wg Normy SO 9001, SO i Kontroli Zarządczej okres objęty kontrolą; termin ważności upoważnienia. 6. Kontrola funkcjonalna prowadzona przez dyrektorów oddziałów, kierowników działów/zespołów/tzd w ramach nadzoru nad realizacją zadań przez podległych pracowników odbywa się bez upoważnienia o którym mowa w pkt Postępowanie kontrolne 1. Kontrola wewnętrzna obejmuje kontrolę funkcjonalną oraz instytucjonalną. 2. Kontrola wewnętrzna wykonywana jest w szczególności w zakresie przestrzegania zewnętrznych regulacji prawnych, zarządzeń Dyrektora MODR Warszawa oraz realizacji zadań statutowych i regulaminowych. 5.4 Zespoły kontrolne 1. Dyrektor MODR Warszawa, w drodze zarządzenia może utworzyć i likwidować okresowe zespoły kontrolne, którym powierza prowadzenie spraw w wyznaczonym zakresie. 2. Kierownikiem lub koordynatorem Zespołu Kontrolnego jest osoba zatrudniona na stanowisku ds. Kontroli Wewnętrznej. 5.5 Kontrola Funkcjonalna 1. Kontrola wewnętrzna funkcjonalna wykonywana jest w ramach nadzoru nad realizacją zadań przez podległych pracowników, a także wynikająca z nadzoru merytorycznego. 2. Kontrola wewnętrzna funkcjonalna może być wykonywana w formie: kontroli kompleksowej, która swoim przedmiotem obejmuje całokształt zagadnień, dotyczących działalności komórki organizacyjnej, w tym gospodarkę finansową; kontroli problemowej, obejmującej wybrane zagadnienia z działalności komórki organizacyjnej w tym zagadnienia finansowe; kontroli sprawdzającej, obejmującej sprawdzenie wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych, sformułowanych w wystąpieniu skierowanym do kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika; kontroli doraźnej o charakterze interwencyjnym, podejmowanej na skutek informacji o nieprawidłowości w pracy komórek organizacyjnych lub wykonywania zadań przez pracownika. Kontrola doraźna może przyjąć formę kontroli kompleksowej lub problemowej. 3. Wyniki z przeprowadzonej kontroli kontrolujący przedstawia w notatce służbowej osobie która wydała upoważnienie do kontroli. Notatka służbowa z kontroli - zał. 5/1.2.2, zawiera opis dokonanych ustaleń, dotyczących faktycznej realizacji zadań przez kontrolowaną komórkę lub pracownika, jak również ustalonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych. Notatka służbowa z kontroli ponadto powinna zawierać: nazwę komórki organizacyjnej; imię i nazwisko kierownika komórki organizacyjnej; imiona i nazwiska osób odpowiedzialnych za realizację zadań objętych kontrolą; imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby kontrolującej; datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli; określenie przedmiotu kontroli oraz okresu objętego kontrolą; przywołanie dowodów, na podstawie których dokonano ustaleń stanu faktycznego, stanowiących załączniki do notatki służbowej z przeprowadzonej kontroli; podpis kontrolującego oraz datę i miejsce podpisania notatki służbowej.

5 NSTRUKCJA 5/1.2.0 Strona / Stron 5/ 8 ZASADY PRZEPROWADZANA KONTROL WEWNĘTRZNEJ Procedura Systemu Zarządzania wg Normy SO 9001, SO i Kontroli Zarządczej 5.6 Kontrola instytucjonalna 1. Kontrolę instytucjonalną wykonuje osoba zatrudniona na stanowisku kontrolera wewnętrznego. Kontroler wewnętrzny, może zostać upoważniony przez Dyrektora MODR Warszawa, w każdym czasie do kontroli pracowników podległych kierownikom komórek organizacyjnych z pominięciem samych kierowników. Kontrola wewnętrzna instytucjonalna może być wykonywana w formie: kontroli kompleksowej, ujętej w planie kontroli, która swoim przedmiotem obejmuje całokształt zagadnień, dotyczących działalności komórki organizacyjnej; kontroli problemowej, ujętej w planie kontroli, obejmującej wybrane zagadnienia z działalności komórki organizacyjnej; kontroli sprawdzającej, obejmującej sprawdzenie wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych, sformułowanych w wystąpieniu skierowanym do kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika; kontroli doraźnej, pozaplanowej o charakterze interwencyjnym, podejmowanej na skutek informacji o nieprawidłowości w pracy komórek organizacyjnych lub wykonywania zadań przez pracownika. Kontrola doraźna może przyjąć formę kontroli kompleksowej lub problemowej. 2. Wyniki przeprowadzonej kontroli kontrolujący przedstawia Dyrektorowi MODR Warszawa w protokole kontroli. Protokół kontroli zał. 5/1.2.3 zawiera opis dokonanych ustaleń, dotyczących faktycznej realizacji zadań przez kontrolowaną komórkę lub pracownika, jak również ustalonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych. Protokół kontroli powinien ponadto zawierać: nazwę komórki organizacyjnej; imię i nazwisko kierownika komórki organizacyjnej i datę objęcia przez niego stanowiska; imiona i nazwiska osób odpowiedzialnych za realizację zadań objętych kontrolą; imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby kontrolującej; datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli; określenie przedmiotu kontroli oraz okresu objętego kontrolą; przywołanie dowodów, na podstawie których dokonano ustaleń stanu faktycznego, stanowiących załączniki do protokołu kontroli; podpis kontrolującego oraz datę i miejsce podpisania protokołu. 5.7 Roczny plan kontroli Pracownik zatrudniony na stanowisku Głównego Specjalisty ds. Kontroli Wewnętrznej, do 15 grudnia każdego roku, opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia Dyrektorowi MODR Warszawa, roczny plan kontroli wewnętrznych. Plan kontroli wewnętrznych powinien zawierać: określenie przedmiotu kontroli; wskazanie komórek organizacyjnych przewidzianych do kontroli; rodzaj kontroli (kompleksowa, problemowa, sprawdzająca); informację o przewidywanym terminie kontroli. 3. W uzasadnionych przypadkach, pracownik zatrudniony na stanowisku kontrolera wewnętrznego, może wystąpić do Dyrektora MODR Warszawa z umotywowanym wnioskiem o dokonanie korekty w planie kontroli wewnętrznych. 5.8 Obowiązki i uprawnienia kontrolującego i kontrolowanego 1. Przed przystąpieniem do kontroli kontrolujący jest zobowiązany okazać kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienie, dowód tożsamości oraz dokonać wpisu w książce kontroli wewnętrznych. Kontrolę przeprowadza się w kontrolowanej komórce organizacyjnej w dniach i godzinach pracy w niej obowiązujących. 2. Kontrolujący działa na podstawie niniejszej instrukcji oraz na podstawie i w ramach udzielonego

6 NSTRUKCJA 5/1.2.0 Strona / Stron 6/ 8 ZASADY PRZEPROWADZANA KONTROL WEWNĘTRZNEJ Procedura Systemu Zarządzania wg Normy SO 9001, SO i Kontroli Zarządczej upoważnienia, zgodnie z zasadami: legalności - rozumianej jako wykonywanie czynności kontrolnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; rzetelności - rozumianej jako obiektywne i rzetelne sprawdzanie faktów i dokumentowanie wyników kontroli w oparciu o materiał dowodowy; podmiotowości - rozumianej jako dokonywanie ustaleń dotyczących tylko komórki kontrolowanej; tajemnicy - rozumianej jako zachowanie tajemnicy kontroli określonej w odrębnych przepisach, w zakresie tajemnic prawnie chronionych oraz ochrony danych osobowych; kontradyktoryjności - rozumianej jako możliwość przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przeanalizowania ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich. 3. Do obowiązków kontrolującego należy: przygotowanie się do kontroli; rzetelne i obiektywne dokonywanie ustaleń kontroli oraz ich dokumentowanie; w razie stwierdzenia nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie, ustalenie przyczyny ich powstania, skalę, proporcje i tendencje występowania nieprawidłowości oraz osoby odpowiedzialne za ich powstanie; terminowe sporządzanie dokumentów pokontrolnych, określonych w niniejszej instrukcji, a w szczególności protokołu kontroli, wystąpienia pokontrolnego i innych pism związanych z kontrolą. 4. W ramach realizacji obowiązków kontrolnych, kontrolujący jest zobowiązany do prowadzenia kontroli zgodnie z zasadami, a w szczególności do: przestrzegania Kodeksu Etycznego Pracowników MODR Warszawa; przestrzegania tajemnicy kontrolerskiej w odniesieniu do informacji uzyskanych podczas wykonywania obowiązków służbowych i nie ujawniania takich informacji, z wyjątkiem sytuacji, gdy wymaga tego obowiązek prawny lub zawodowy; zachowania pełnej niezależności, obiektywizmu i bezstronności w gromadzeniu, ocenie i przekazywaniu informacji o kontrolowanej działalności, w tym kontroler nie może pozwolić, aby uprzedzenia, tendencyjność, konflikt interesów lub inne osoby wywierały wpływ na sposób wykonywania przez niego pracy; wykonywania swoich zadań w sposób staranny i kompetentny, stale utrzymując swoją, wiedzę zawodową, i umiejętności na poziomie gwarantującym, że praca jest wykonywana zgodnie z najnowszymi osiągnięciami w zakresie technik prowadzenia kontroli oraz aktualnym stanem prawnym; przeprowadzania kontroli w sposób niezakłócający toku pracy komórki kontrolowanej. 5. W związku z wykonywaniem kontroli kontrolujący ma prawo do: swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń komórki kontrolowanej, z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnicy; wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością komórki kontrolowanej, ksiąg rachunkowych i innych materiałów dowodowych; dostępu do danych osobowych dotyczących kwalifikacji i uposażenia pracowników pod warunkiem posiadania przez kontrolującego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych; przeprowadzenia oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności; zwracania się do pracowników komórki kontrolowanej o złożenie ustnych i pisemnych wyjaśnień; zabezpieczania dowodów. 6. Kontrolujący dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego. Dowodami w szczególności są: dokumenty i ich kserokopie; dane zgromadzone na innych nośnikach informacji (np. płytach CD); pisemne wyjaśnienia złożone przez pracowników MODR Warszawa; pisemne oświadczenia pracowników i osób związanych ze sprawą, nie będących pracownikami MODR Warszawa;

7 NSTRUKCJA 5/1.2.0 Strona / Stron 7/ 8 ZASADY PRZEPROWADZANA KONTROL WEWNĘTRZNEJ Procedura Systemu Zarządzania wg Normy SO 9001, SO i Kontroli Zarządczej dokumentacja fotograficzna. 7. W przypadku gdy kierownik komórki kontrolowanej ma zastrzeżenia do sposobu realizacji czynności kontrolnych przez kontrolującego, ma prawo poinformowania o tym Dyrektora MODR Warszawa. 5.9 Książka kontroli wewnętrznej Książka kontroli wewnętrznej zawiera wpisy dokonywane przez osoby wyjeżdżające na kontrolę. Pracownicy Centrali MODR Warszawa odnotowują kontrolę w książce kontroli wewnętrznej która znajduje się u osoby zatrudnionej na stanowisku kontrolera wewnętrznego. Pracownicy Oddziałów MODR Warszawa kontrole odnotowują w książce kontroli wewnętrznej, która znajduje się w sekretariacie Oddziału. Wpisy obejmują: datę rozpoczęcia kontroli; zakres przedmiotowy kontroli; imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolującego, oznaczenie upoważnienia do kontroli i podpis kontrolującego; data zakończenia kontroli; wydane zalecenia, uwagi, wnioski oraz terminy ich wykonania; podpis kontrolującego Postępowanie pokontrolne 1. Osoba zatrudniona na stanowisku kontrolera wewnętrznego, po sporządzeniu protokołu i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości sporządza wystąpienie pokontrolne. W pozostałych przypadkach kontrolu jący opracowuje informację o wynikach kontroli, zawierającą podsumowanie dokonanych ustaleń. 2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę kontrolowanej działalności, wskazanie zakresu, przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, osób odpowiedzialnych za ich powstanie, a także wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia ich powstawaniu w przyszłości. 3. Wystąpienie pokontrolne jest zatwierdzane przez Dyrektora MODR Warszawa i przekazywane do kierownika kontrolowanej komórki, jak również według załączonego rozdzielnika. Oryginał lub kopia wystąpienia pokontrolnego przechowywany jest w dokumentach kontroli prowadzonych przez pracownika zatrudnionego na stanowisku kontroli wewnętrznej. 4. Na wniosek kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej, kontrolujący udostępnia dokumenty z przeprowadzonej kontroli do wglądu. 5. Kierownik kontrolowanej komórki, może zgłosić umotywowane pisemnie zastrzeżenia do ustaleń kontrolnych. Na podstawie analizy treści zastrzeżeń, kontrolujący może podjąć dodatkowe czynności kontrolne. Jeżeli kontrolujący stwierdzi zasadność zastrzeżeń, dokonuje zmian w protokole kontroli poprzez sporządzenie aneksu do protokołu kontroli, jak również aneksu wystąpienia pokontrolnego. 6. Kierownik kontrolowanej komórki, na wniosek kontrolującego lub z własnej inicjatywy organizuje naradę pokontrolną w celu omówienia stwierdzonych nieprawidłowości Roczne sprawozdanie z kontroli Główny Specjalista ds. Kontroli Wewnętrznej, do 15 stycznia kolejnego roku kalendarzowego, sporządza i przedstawia Dyrektorowi roczne sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli Dokumentacja kontrolna Całość dokumentacji kontrolnej, w szczególności protokół kontroli, wystąpienie pokontrolne, notatkę służbową, dowody kontroli przechowuje tworząca ją komórka organizacyjna.

8 NSTRUKCJA 5/1.2.0 Strona / Stron 8/ 8 ZASADY PRZEPROWADZANA KONTROL WEWNĘTRZNEJ Procedura Systemu Zarządzania wg Normy SO 9001, SO i Kontroli Zarządczej ARCHWZACJA Dokumentacja z kontroli wewnętrznej jest archiwizowana zgodnie nstrukcją 4/ Archiwizacja dokumentów. 6. DOKUMENTY ZWĄZANE USTAWA z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U Nr 157 poz z póź. zm.) USTAWA z dnia 22 października 2004 r. o jednostkach doradztwa rolniczego (Dz.U Nr 251 poz z póź. zm.) 7. ZAŁĄCZNK 5/ Upoważnienie 5/ Notatka służbowa z przeprowadzonej kontroli 5/ Protokół z przeprowadzonej kontroli