Protokół. Z powodu nieobecności w pracy, w czasie trwania w dniach r i r

Transkrypt

1 Protokół sporządzony w dniach i roku, z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Małopolskim Urzc;dzie Skarbowym os. Bohaterów Września 80, w związku ze złożonym pismem Pani - pracownikiem MUS, data wpływu do tul. Izby Skarbowej r oraz pismem z dnia ł r, jako kontynuacja kontroli KW/092-4/09 do upowaźnienia 3/KWI2009 z dnia r. Jednostka Nadrzędna p.o. Naczelnik Urzędu Zastępca Naczelnika Izba Skarbowa w Krakowie Pan Andrzei Dobosz Pani Kontrolę przeprowadził pracownik Referatu Kontroli Wewnętrznej Izby Skarbowej w Krakowie starszy komisarz skarbowy - leg. służb. nr, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 7/KWI2009 z dnia r., wystawionego przez Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie, jako kontynuacja kontroli KW/092-4/09 do upowaźnienia 3/KW z dnia r. Zakres kontroli: niezbędny do rozpatrzenia sprawy - pismo p.!a okres od 2008r do 2009r. WY.iaśnieńudzielili: I.Pan Andrzej Dobosz 2.Pan 3.Pani 4.Pan - p.o. Naczełnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego - Kierownik Referatu Kontroli Podatkowej - Starszy Komisarz Skarbowy kadry) - Informatyk Urzędu Z powodu nieobecności w pracy, w czasie trwania w dniach r i r kontroli dorażnej, Pani - zwolnienie lekarskie w ciągłości do r wydruk nieobecności dołączony do protokołu jako załącznik nr l), kontrolująca nie mogła uzyskać wyjaśnień w przedmiotowej sprawie. Kontrolująca poprosiła Pana - Kierownika Referatu Kontroli Podatkowej, o ustosunkowanie sie do zarzutu podniesionego w piśmie Pani iż:... od Pana Kierownika usłyszałam kilka przykrych uwag między innymi taką, że powinnam zwolnić się z pracy poniewaź nie potrafię współpracować z innymi osobami"

2 Z wyjaśnień tych dołączonych do protokołu w formie załącznika nr 2, m.in. wynika iż: Kierownik Referatu w stosunku do Pani' nie użył sformułowania cytowanego powyżej. Natomiast słowa o zwolnieniu padły w zupełnie innym kontekście. Otóż na sugestię Pani iż zwolni się z pracy kierownik odpowiedział - "może się Pani zwalniać". Wyjaśniając sprawę załączników do dokumentu z kontroli prowadzone; nrzez Panią 1 Panią w firmie : ~ Sp. z 0.0., oznaczonych nr kart 4 i 5 sprawa dokumentów oznaczonych nr kart 4 i 5 była szczegółowa opisana w poprzednim protokole z kontroli przeprowadzonej w dniach r r.), to z ustaleń kontrolującej i wyjaśnień ustnych Kierownika Referatu Kontroli Podatkowej wynika, iż: Załączniki wymienione w piśmielw odpowiedzi firmy znajdują się w aktach sprawy pod dałszymi numerami oznaczone numerami stron 50, 51, 52 i 53). Kserokopie tych załączników dołączone zostały do protokołu w formie załącznika nr 3. Kontrolująca poprosiła Naczelnika Małopolskiego Urzędu Skarbowego o odpowiedź na zadane pytanie: jakie działania podjął w okresie od r do r w sprawie brakującego dokumentu z kontroli, oznaczonego nr kart 4 i 5? Z wyjaśnień tych wynika m.in.: Naczelnik Urzędu w dniu r przeprowadził rozmowę służbową z kierownikiem Działu Kontroli Podatkowej P.. i zobowiązał go do podjęcia działań mających na celu odnalezienie brakującego dokumentu, a w przypadku gdyby odnalezienie było niemożliwe - do odzyskania go z Prokuratury, gdzie przekazane były akta kontroli firmy lub z kontrolowanej Spółki. W dniu r P.. przekazał Naczelnikowi informację, iż rozmawiał z P., na okoliczność przeprowadzenia nowej kontroli w innej firmie i w toku tej rozmowy P. z własnej inicjatywy podjc;ła temat brakującego dokumentu i stwierdziła, że poczuwa się do odpowiedzialności za w/w dokument i w razie konieczności odzyska go ze Spółki, pomimo wcześniejszego braku zainteresowania tą możliwością. W dniu r do sekretariatu urzędu wpłynęło pismo na którym widnieje data r) P. z prośbą o zajęcie stanowiska w sprawie jej pisma z dnia r. Ponieważ brakujący dokument z akt kontroli kontrolowanej Spółki został odzyskany przez P. i przekazany do Orzecznictwa Podatkowego, Naczelnik uznał sprawę za zakończoną o czym poinformował P. pismem znak KAl171-4/09 z dnia r. Wyjaśnienie to stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Odnosząc się do zabezpieczenia kluczy do szaf pancernych w MUS i przechowywania dokumentacji pokontrolnej, Kierownik Referatu Kontroli Podatkowej Pan wyjaśnił, że za zabezpieczenie dokumentów w szafie pancernej odpowiada dany pracownik. Zgodnie z Regulaminem Pracy w MUS kserokopia wybranych stron zarządzenia dołączona została do poprzedniego protokołu z kontroli), wprowadzonym Zarządzeniem nr 24/2007 z 31 grudnia 2007r, wynika m.in., iż: Pracownik jest zobowiązany w szczególności: -właściwie zabezpieczać powierzone mu akta sprawy i inne dokumenty. Nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu sprawuje reprezentujący pracodawcę Naczelnik Urzędu oraz jego Zastępcy i Główny Księgowy, Jednoosobowe Stanowiska ds. Kadr i Szkolenia oraz kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu

3 Kontrolująca ustaliła również, iż Pani zajmowała pokój 106 wraz z dwiema innymi osobami: Pani~ _ i Panem' W pokoju znajduje s;" jedna szafa pancerna, z której korzystają pracownicy z tego pokoju. Szafa posiadała dwa komplety kluczy. Jeden komplet znajdował sil w posiadaniu Kierownika Działu Kontroli Podatkowej Pana drugi komplet kluczy był w posiadaniu pracowników zajmujących ten pokój. Jak wynika z ustnych wyjaśnień Kierownika Referatu Kontroli Podatkowej kłucz od tej szafy nie był ogólnodostlpny, był chowany. Obecnie pokój 106 zajmowany jest przez dwóch pracowników i do ich dyspozycji jest jedna para kluczy do szafy pancernej. Po zamknilciu szafy kłucz ten jest chowany w wiadomym pracownikom miejscu. Druga para kluczy jest w posiadaniu Kierownika Działu Kontroli Podatkowej. Odnośnie pobierania kluczy od pomieszczeń służbowych, to zostało to uregułowane w Regulaminie Pracy. Do pobierania kluczy od pomieszczeń służbowych upoważnieni są wyłącznie pracownicy zatrudnieni w tych pomieszczeniach, kierownicy właściwych komórek organizacyjnych oraz osoby przez nich upoważnione. Klucze do pomieszczeń biurowych wydawane są pracownikom Urzldu na portierni MUS. Osoby pobierające klucze potwierdzają fakt ich pobrania magnetyczną kartą znajdującą sil przy każdym kluczu. Zdawanie kluczy odbywa sil z zachowaniem procedury jak przy ich pobraniu. Jak ustaliła kontrolująca przy pobieraniu/oddawaniu klucza z danego pokoju rejestrowana jest elektronicznie godzina jego pobrania/oddania, natomiast klucz ten nie jest przyporządkowany do konkretnej osoby, która go w tym czasie pobrała/oddała. Można to stwierdzić na podstawie zdjlć robionych systemowo, które są robione każdej osobie osobom) pobierającej/oddającej klucz od pokoju oraz na podstawie porównań i analizy wydruków Rep - bilans czasu pracy, gdzie odnotowywane są w sposób elektroniczny godziny wejścia i wyjścia pracowników z elektroniczną ewidencją ruchów kluczy w danym dniu Gednak bez podziału na pobranie i oddanie klucza, na wydruku widnieje tylko napis "wejście"). Poproszono wilc o wydruki bilansu czasu pracy dwóch pracowników: Pani... Pana - pracowników kontroli podatkowej zajmujących wówczas pokój 106 razem z Panią Po przeanalizowaniu przez kontrolującą wyżej wymienionych wydruków można z dużym prawdopodobieństwem ustalić kto w dniach nieobecności Pani Ił pracy 29.l0.2008r r) pobierał klucz od pokoju 106. Po przeprowadzonej -dzień r -dzień 06.l1.2008r -dzień r analizie pewne niejasności wzbudziły dni: - p. _ wejście do pracy odnotowane 10.22, brak odnotowania pobrania klucza o tej godzinie lub wcześniej, wyjście z pracy 15.50, oddanie klucza 15.50, p.. kontrola - p. p.' kontrola, odnotowano ruch klucza o godz , i p. - kontrola, p. : wejście do pracy 07.09, pobranie klucza 07.09, wyjście z pracy 8.22, oddanie klucza 8.22, w mildzyczasie odnotowane zostały ruchy klucza w godz. pracy) o godz ,

4 -dzień 21.1 J.2008r - p. _ - kontrola, p. wejście do pracy 07.23, brak odnotowania pobrania klucza, wyjście z pracy 15.23, oddanie klucza Wydruki te dołączone zostały do protokołu jako załącznik nr 5. Po przeprowadzonej analizie i zebraniu wyjaśnień od informatyka Urzędu oraz przeglądnięciu zdjęć robionych systemowo przy ruchach klucza wejściu/wyjściu), ustalono co następuje: -dzień 04.1 J.2008r - prawdopodobnie p. nie odbiła karty magnetycznej znajdującej się przy kluczu w momencie pobrania klucza -dzień 06.1 J.2008r - ruch klucz o -"pobranie" klucza przez Kierownika Referatu Kontroli Podatkowej Pana ruch klucza o Pani sprzątająca -dzień r - p. wyszedł służbowo o 8.22 i oddał klucz, kolejne ruch kluczy 9.28 i są trudne do sprawdzenia z uwagi na awarię systemu robiącego zdjęcia r - prawdopodobnie p. nie odbił karty magnetycznej znajdującej się przy kluczu w momencie pobrania klucza W odniesieniu do przedmiotowego, zagubionego dokumentu kart oznaczonych nr 4 i 5), poproszono o wyjaśnienia w tej sprawie Kierownika Referatu Kontroli Podatkowej. Z ustaleń kontrolującej oraz powyższych wyjaśnień wynika m.in.: Na prośbę Prokuratury, dniu 24.1O.200Rr zostały do Prokuratury dostarczone kserokopie akt z kontroli Spółki Kserokopie tych akt dostarczyła Pani W dniach O.2008r dostęp do akt skontrolowanej Spółki miała Pani W dniu 05.1 J.2008r do Urzędu wpłynęło pismo ze Spółki dotyczące zastrzeżeń i wyjaśnień do protokołu kontroli podatkowej. Ponieważ upływał 14 dniowy termin wyznaczony przepisami Ordynacj i podatkowej na udzielenie odpowiedzi na zastrzeżenia, a osoby przeprowadzające kontrolę przebywały na zwolnieniu lekarskim, Kierownik referatu, jak pisze dalej w wyjaśnieniu, był zmuszony do skorzystania z akt kontroli. W dniu 19.1 J.2008r po otwarciu kluczem zapasowym znajdującym się u Kierownika działu, szafy w której Pani ;Jrzechowywała akta kontroli zabrał te akta. Akta były spięte i ponumerowane ale brak było spisu akt. Do udzielenia odpowiedzi na zastrzeżenia Kierownik wykorzystywał tylko informacje zawarte w protokole i w związku z tym nie potrafi stwierdzić czy brakujący dokument znajdował lub nie znajdował się w aktach kontroli do których miał dostęp. W dniu r Pani Stanisława zgłosiła Kierownikowi referatu i Kierownikowi działu Panu fakt braku w aktach kontroli dokumentu oznaczonego jako karta nr 4 i 5. Jednocześnie rani.ugerowała, iż przedmiotowy dokument mógł zostać przez pomyłkę podpięty pod inne dokumenty. W związku z tą sugestią kierownicy dokonali sprawdzenia w miarę możliwości czy przypadkiem brakujący dokument nie jest podpięty pod ich dokumenty. Kontrola nie przyniosła efektów. Wyjaśnienie powyższe zostało dołączone do protokołu w formie załącznika nr 6. Ponadto należy zauważyć, iż jak wynika z ustnych wyjaśnień Kierownika Referatu Kontroli Podatkowej, w związku z tym że akta te były kserowane a kserokopie tych akt przekazane do Prokuratury w dniu r oraz faktem, że w dniach 27 i 28.1O.2008r Pani była jeszcze w Urzędzie przed jej nieobecnością w pracy) i również miała dostęp do tych akt, nie jest możliwe ustalić kiedy, komu i w jakich okolicznościach ten dokument mógł zaginąć

5 Kontrolująca sprawdziła również zmiany kadrowe w Urzędzie w 2008 i początku 2009r. Poproszono o informacje z kadr odnośnie ruchów kadrowych w dziale orzecznictwa i kontroli podatkowej w 2008 i do końca lutego 2009 roku, która stanowi załącznik nr 7 do protokołu. Zmiany kadrowe w 2008r: Dział Kontroli Podatkowej: -nie było przesunięć na stanowiskach kierowniczych ani awansów na stanowiska kierownicze -odszedł l pracownik -przyszedł l pracownik z US Kraków- Sródmieście)- Dział Orzecznictwa Podatkowego: -odszedł kierownik referatu - od r przesunięty na stanowisko p.o. Kierownika Działu Bieżącej Obsługi Podatnika - po odejściu od r do Izby Skarbowej Kierownika Działu Bieżącej Obsługi Podatnika -odszedł l pracownik I -przyszedł l pracownik ' Zmiany kadrowe 2009r: Dział Kontroli Podatkowej: -odszedł l pracownik do Działu Orzecznictwa Podatkowego Dział Orzecznictwa Podatkowego: - przyszedł l pracownik z Działu Kontroli Podatkowej Na tym protokół zakończono, z jego treścią zapoznano Naczelnika Małopolskiego Urzędu Skarbowego w Krakowie. Poinformowano o możliwości wniesienia zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu w terminie 7 dni od daty jego doręczenia. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach na 6 ponumerowanych stronach, jeden egzemplarz wręczono Naczelnikowi Urzędu. Do kontroli okazano wszystkie dokumenty, dotyczące przedmiotu kontroli. Do protokolu dołączono następujące załączniki: I.Wydruki bilansu czasu pracy dotyczące Pani chorobowe). 2.Wyjaśnienie Kierownika Referatu Kontroli Podatkowej Pana. 3.Kserokopie załączników do dokumentu oznaczonego jako karta 4 i 5 w aktach kontrołowanej Spółki.. 4.Wyjaśnienie Naczelnika Urzędu

6 S.Wydruki: ewidencje pobierania kluczy i bilans czasu pracy. 6.Wyjaśnienie Kierownika Referatu Kontroli Podatkowej. 7.Zmiany kadrowe w 2008r i początku 2009r. Powyższe załączniki, czyli od nr l do nr 7, dołączono do protokołu pozostającego w Izbie Skarbowej w Krakowie. WAWroUlKI URZĄD SKARBOWY. Balia t 60w W~i.1O KrAków ex; Pieczęć Urzędu Skarbowego p.o. NN":ZELNIK ~IAW~~U SY.ARBOW GO Staruy Komllilll'l Skarbo11.y ~r A'XdrLeYOOOS2... Pieczęć i podpis Naczelnika Urzędu Podpis osoby kontrolującej Kraków, dnia~.2. marca 2009 roku