Sprawozdanie. Część B.Ustalenia z badanych dokumentów

Transkrypt

1 do użytku służbowego AKW /10 Sprawozdanie Sporządzone przez inspektora kontroli wewnętrznej mgr Piotra Kęskiewicza i audytora wewnętrznego Urzędu Miasta Pabianic mgr inż. Sławomira Bratuszewskiego działających na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta nr.19/2010 z dn.16 kwietnia w sprawie przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Schronisku dla Zwierząt przy ul.partyzanckiej 110. Kontrolę przeprowadzono w okresie od 19 kwietnia do 21 maja. Część A.Informacje wstępne 1. Kontrola została poprzedzona okazaniem przez kontrolujących w/w upoważnienia Panu Andrzejowi Lubońskiemu Kierownikowi Schroniska dla Zwierząt. 2. Kontrola dotyczyła ewidencji czasu pracy kierownika i pracowników Schroniska. 3. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała Pani Bożenna Pluta insp. d/s administracyjno - gospodarczych Część B.Ustalenia z badanych dokumentów Kontrolujący poddali w pierwszej kolejności konfrontacje Rocznych Kart Ewidencji Czasu Pracy z Referatu Spraw Pracowniczych UM (RSP) i Schroniska dla Zwierząt za lata 2008, 2009 i 2010 kier. Schroniska Pana Andrzeja Lubońskiego: W wyniku tej czynności ustalono: zał. nr.1 Wymiar urlopu 26 dni W karcie RSP nie wykorzystany urlop wypoczynkowy z 2007r wynosił 4 dni a w karcie Schroniska 0 dni rozbieżność 4 dni W do wykorzystania przysługiwał urlop wypoczynkowy w wysokości 30 dni (26 + 4) wg. RSP a 26 dni wg. Schroniska. Wykorzystano w 22 dni (wg. RSP) a 26 dni (wg. Schroniska) W wystąpiły różnice w następujących m-cach: IV - ilość dni zgodna z kartą urlopową nr.1052/08 (zał. nr.2) zarówno w ewidencji RSP i Schroniska (7 dni). Różnice występują w terminie wykorzystania urlopu tj: RSP zgodnie z kartą urlopową ( ) Schroniska niezgodnie z kartą urlopową ( ) IX - 0 dni urlopu wg RSP zaznaczone 4 dni zgodnie z wnioskiem urlopowym z dn zał. nr.3. Dni te nie zostały zaliczone do ogólnej liczby wykorzystanego urlopu w. 4 dni wg. Schroniska Na koniec roku wymiar nie wykorzystanego urlopu wynosił: 8 dni wg. RSP, a 0 dni wg. Schroniska różnica 8 dni

2 2 zał. nr.4 Wymiar urlopu 26 dni W karcie RSP nie wykorzystany urlop wypoczynkowy za 2007 i wynosił 8 dni a w karcie Schroniska 0 dni rozbieżność 8 dni W do wykorzystania przysługiwał urlop wypoczynkowy w wysokości 34 dni (26 + 8) (wg. RSP) a 26 dni (wg. Schroniska). Wykorzystano w 12 dni (wg. RSP) a 24 dni (wg. Schroniska) W wystąpiły różnice w następujących m-cach: I - 0 dni urlopu wg. RSP w ewidencji RSP brak jest urlopu za 19 i dni wg. Schroniska III 0 dni urlopu wg. RSP w ewidencji RSP brak jest urlopu za (7 dni) 7 dni wg. Schroniska IV - 0 dni urlopu wg. RSP w ewidencji RSP brak jest urlopu za dzień wg. Schroniska na liście obecności w dn podpisał się Pan Luboński zał. nr.5 IX - 0 dni urlopu wg. RSP w ewidencji RSP brak jest urlopu za 02 i dni wg. Schroniska - na liście obecności w dn podpisał się Pan Luboński zał. nr.6. W dn była niedziela w ewidencji czasu pracy zaznaczona jako dzień wolny od pracy. Na koniec roku wymiar nie wykorzystanego urlopu wynosił: brak informacji wg.rsp a 2 dni wg. Schroniska (I-III) zał. nr.4 Wymiar urlopu 26 dni W karcie RSP nie wykorzystany urlop wypoczynkowy za wynosił 4 dni a w karcie z Schroniska 2 dni rozbieżność 2 dni W przysługiwał Panu Lubońskiemu urlop wypoczynkowy w wysokości 30 dni (26 + 4) wg. RSP a 28 dni wg. Schroniska. Wykorzystano w I - III 2 dni urlopu (30 i 31.03) wg. RSP i Schroniska W przekazanych przez kier. RSP dokumentach z teczki osobowej Pana Lubońskiego znajdują się następujące karty urlopowe i podania o udzielenie urlopu wypoczynkowego: 1) karta urlopowa Kier. Schroniska nr.1051/08 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn (5 dni) podpisana przez Główną Księgową Schroniska 2) karta urlopowa Kier. Schroniska nr.1051/08 (ten sam nr. karty urlopowej co w III) z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn.01 i (2 dni) podpisana przez Główną Księgową Schroniska 3) karta urlopowa Kier. Schroniska nr.1052/08 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn (5 dni) podpisana przez Główną Księgową Schroniska Urlop odnotowany w obu ewidencjach ( w ewid. Schroniska w innym terminie tj ) 4) karta urlopowa Kier. Schroniska nr.1054/08 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn podpisana przez Główną Księgową Schroniska 5) karta urlopowa Kier. Schroniska nr.1053/08 z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn.09 i (2 dni) podpisana przez Główną Księgową Schroniska

3 3 6) podanie z dn o udzielenie urlopu wypoczynkowego w dn (11 dni) zgoda Prezydenta Miasta Pana Zbigniewa Dychto z dn Urlop odnotowany w obu ewidencjach 7) karta urlopowa Kier. Schroniska (brak numeru karty) z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn.19 i (2 dni) podpisana przez Główną Księgową Schroniska Urlop odnotowany w ewidencji Schroniska ( nie odnotowany w ewidencji RSP ). 8) karta urlopowa Kier. Schroniska (brak numeru karty) z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn (7 dni) podpisana przez Główną Księgową Schroniska Urlop odnotowany w ewidencji Schroniska ( nie odnotowany w ewidencji RSP ). 9) karta urlopowa Kier. Schroniska (brak numeru karty) z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn podpisana przez Główną Księgową Schroniska Urlop odnotowany w ewidencji Schroniska ( nie odnotowany w ewidencji RSP ). Podpis na liście obecności Pana Lubońskiego 10) podanie z dn o udzielenie urlopu wypoczynkowego w dn (10 dni) zgoda z-cy Prezydenta Miasta Pana Jarosława Cichosza. Urlop odnotowany w obu ewidencjach 11) karta urlopowa Kier. Schroniska (brak numeru karty) z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn.05 i (2 dni) podpisana przez Główną Księgową Schroniska 12) karta urlopowa Kier. Schroniska (brak numeru karty) z dn o korzystanie z urlopu wypoczynkowego w dn.30 i (2 dni) podpisana przez Główną Księgową Schroniska W dokumentach z teczki osobowej Pana Lubońskiego przekazanych przez RSP brak wniosku o urlop (karty urlopowej) z dn.02 i (był to dzień wolny od pracy). Urlop zaznaczony w ewidencji Schroniska. W większości przypadków wystawiane są karty urlopowe podpisywane przez Gł. Księgowego Schroniska. Nie ma zgody Prezydenta Miasta co narusza 24.1 Statutu Miasta Pabianic i 48 pkt.7 regulaminu organizacyjnego UMP. Ponadto kontrolujący sprawdzili dokumentację Schroniska dotyczącą urlopów wypoczynkowych niektórych zatrudnionych pracowników w chwili kontroli tj: insp. d/s administracyjno gospodarczych 13 dni zaległego za 2007r wykorzystane do Wykorzystane 18 dni za 8 dni zaległego za wykorzystane do Wykorzystane 10 dni za 16 dni zaległego za wykorzystane do Wykorzystane 0 dni za

4 4 1 dzień zaległego za 2007r Wykorzystane 26 dni za 0 dni zaległego za Wykorzystane 26 dni za 0 dni zaległego za Wykorzystany 1 dzień za technik weterynarii opiekun zwierząt wymiar urlopu 9 dni (pracownik zatrudniony od ) Wykorzystane 9 dni za (zał. nr.7) X udzielone 7 dni urlopu XI udzielono 2 dni urlopu Udzielony urlop w m-cu X został przyznany w wysokości nieproporcjonalnej w stosunku do okresu zatrudnienia co było niezgodne z art KP. Pracownik był zatrudniony w ramach robót publicznych z PUP. Urząd Pracy nie refunduje ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W związku z tym Schronisko niekiedy udziela urlopu awansem. 0 dni zaległego za Wykorzystane 26 dni za 0 dni zaległego za Wykorzystane 0 dni za opiekun 5 dni zaległego za 2007r wykorzystane do Wykorzystane 26 dni za 0 dni zaległego za Wykorzystane 26 dni za

5 5 0 dni zaległego za Wykorzystane 0 dni za robotnik gospodarczy 2 dni zaległego za 2007r wykorzystane w styczniu Wykorzystane 26 dni za 0 dni zaległego za Wykorzystane 18 dni za 8 dni zaległego za wykorzystane do Wykorzystany 1 dzień za opiekun zwierząt wymiar urlopu 20 dni (pracownik zatrudniony od ) Wykorzystane 20 dni za Pracownik był zatrudniony w ramach robót publicznych z PUP. 0 dni zaległego za Wykorzystane 26 dni za 0 dni zaległego za Wykorzystany 0 dni za zootechnik, informatyk 9 dni zaległego za 2007r wykorzystane do Wykorzystane 20 dni za 6 dni zaległego za wykorzystane do Wykorzystane 15 dni za 11 dni zaległego za wykorzystane do Wykorzystane 0 dni za

6 6 Gł. Księgowy (¼ etatu) 0 dni zaległego za 2007r wykorzystane w styczniu Wykorzystane 26 dni za 0 dni zaległego za Wykorzystane 19 dni za 7 dni zaległego za wykorzystane do Wykorzystane 0 dni za Kontrolujący pragną zwrócić uwagę na następujące przepisy dotyczące udzielania urlopu wypoczynkowego tj: 24.1 Statutu Miasta Pabianic - Prezydent jest zwierzchnikiem służbowym w stosunku do pozostałych pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych. 48 pkt.7 regulaminu organizacyjnego UMP do podpisu Prezydenta zastrzega się pisma i dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych 49.1 regulaminu organizacyjnego UMP z-ca Prezydenta podpisuje wszystkie pisma i dokumenty w sprawach bezpośrednio nadzorowanych i koordynowanych z wyjątkiem wymienionych w 48 z zastrzeżeniem ust regulaminu organizacyjnego UMP z-ca Prezydenta w ramach udzielonych mu upoważnień, podpisuje z upoważnienia Prezydenta w wypadku jego nieobecności pisma i dokumenty o których mowa w instrukcji kancelaryjnej - pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz, jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu lub zastępcom kierownika urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym art Kodeksu Pracy - przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami art.166 pkt.1 Kodeksu Pracy - część urlopu nie wykorzystaną z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby pracodawca jest zobowiązany udzielić w terminie późniejszym art Kodeksu Pracy - pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy obecności w zakładzie wymagają okoliczności nie przewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu art.168 Kodeksu Pracy - urlopu nie wykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca I kw. następnego roku kalendarzowego art.162 Kodeksu Pracy - na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części w takim jednak przypadku jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych

7 7 Wnioski 1. Analizując roczne karty ewidencyjne czasu pracy kier. Schroniska za i występują różnice w ewidencji RSP i Schroniska w m-cu IV i IX () oraz I, III, IV i IX () co spowodowało, iż rozbieżności co do wykorzystanego urlopu na koniec roku wyniosły odpowiednio 8 dni i 2 dni 2. W dokumentach z teczki osobowej Pana Lubońskiego przekazanych przez RSP brak wniosku urlopowego (karty urlopowej) na dzień 02 i Urlop za te dni został zaznaczony w ewidencji Schroniska mimo tego, iż na liście obecności widnieją podpisy Kier. Schroniska (zał. nr.6). Dzień był ponadto dniem wolnym od pracy. 3. Na liście obecności widnieje również podpis kier. Schroniska w dn (zał. nr.5) mimo, iż zgodnie z ewidencją Schroniska i podpisaną kartą urlopową powinien być w tym dniu na urlopie. 4. W większości przypadków udzielany urlop wypoczynkowy kier. Schroniska odbywa się nie za zgodą Prezydenta Miasta po przedłożonym Prezydentowi wniosku urlopowym przez zainteresowanego lecz na podstawie kart urlopowych podpisywanych przez Gł. Księgowego Schroniska. Nie jest to zgodne z 24.1 Statutu Miasta Pabianic i 48 pkt.7 regulaminu organizacyjnego UMP. 5. Zmiany terminu wykorzystania urlopu wcześniej ustalonego z pracodawcą (zwierzchnikiem służbowym) mogą być dokonywane w myśl art KP (z powodu ważnych przyczyn) oraz art.165 (choroba) i rozliczane w myśl art.166 KP. Kier. miejskiej jednostki organizacyjnej sam nie może odwoływać się z wykorzystywanego urlopu brak takiego umocowania prawnego. Może to uczynić w myśl art KP pracodawca (zwierzchnik służbowy) wymóg ten nie został spełniony w przypadku urlopu z dn oraz 02 i Aby w przyszłości uniknąć rozbieżności co do wymiaru urlopu wypoczynkowego zasadny jest wzajemny przepływ informacji dotyczących udzielanych urlopów przez Prezydenta i zwolnień lekarskich, które ze względów płacowych są składane w Schronisku (np. wzajemne przekazywanie sobie kserokopii omawianych dokumentów). 7. Wnioski urlopowe kier. jednostek organizacyjnych powinny być składane i rejestrowane w sekretariacie Prezydenta Miasta zgodnie z 8.1 instrukcji kancelaryjnej i następnie przekazywane Prezydentowi do ewentualnego zatwierdzenia zgodnie z 48 pkt.7 regulaminu organizacyjnego UMP lub w przypadku nieobecności Prezydenta do z-cy Prezydenta zgodnie z 49.2 regulaminu organizacyjnego UM 8. Udzielony w m-cu X urlop wypoczynkowy opiekunowi zwierząt został przyznany w wysokości nieproporcjonalnej w stosunku do okresu zatrudnienia co naruszało art KP. 9. W pozostałych, zbadanych ewidencjach czasu pracy pracowników Schroniska nie dopatrzono się naruszenia przepisów dotyczących udzielania urlopu.

8 Część C.Informacje końcowe 1. Sprawozdanie sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach z których każdy zawiera 8 stron kolejno zaparafowanych przez Zespół AKW i Kier. Schroniska dla Zwierząt. 2. Jeden egzemplarz sprawozdania wraz z załącznikami został wręczony Kier. Schroniska dla Zwierząt a drugi Prezydentowi Miasta Pabianic Panu Zbigniewowi Dychto 8 3. Kier. Schroniska dla Zwierząt został poinformowany o prawie zgłoszenia w ciągu 14 dni od daty podpisania sprawozdania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu. Podpisy Kier. Schroniska Kontrolujący