ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 13/2008 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Mikołowie z dnia 2 października 2008 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 13/2008 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Mikołowie z dnia 2 października 2008 r. w sprawie stosowania podpisu elektronicznego w Urzędzie Skarbowym w Mikołowie Na podstawie pkt 1 części A Rozdziału V Regulaminu organizacyjnego Urzędu Skarbowego w Mikołowie, wprowadzonego zarządzeniem wewnętrznym Nr 7/2004 z dnia r. z późn. zm, w związku z przepisami: ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. Nr 64, z 2005 r., poz. 565, z późn.zm.); ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U.Nr. 130, z 2001 r., poz. 1450, z późn.zm.); rozporządzeń wykonawczych, dotyczących powyższych ustaw i nawiązaniu do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych (Dz.Urz. UE L Nr 13, z 2000 r., poz. 12) - zarządzam, co następuje: l Wnioskowanie o wydanie uprawnień 1. Wprowadza się obowiązek posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego przez wyznaczonych pracowników, występujących w imieniu i z upoważnienia organu podatkowego, którym jest Naczelnik Urzędu Skarbowego. 2. Wnioski kierowane do Naczelnika Urzędu Skarbowego w sprawie wskazania pracowników, którzy mają prawo posługiwania się podpisem elektronicznym przygotowują: a) z-ca Naczelnika US - w stosunku do kierowników i pracowników nadzorowanych komórek organizacyjnych, b) kierownicy komórek organizacyjnych nadzorowanych bezpośrednio przez Naczelnika Urzędu Skarbowego 3. Naczelnik Urzędu Skarbowego ma prawo z własnej inicjatywy wyznaczyć pracownika do posługiwania się podpisem elektronicznym. 4. Wnioski o wydanie stosownych certyfikatów, kierowane do uprawnionej instytucji certyfikującej przygotowuje Kierownik Działu Kadr i szkoleń, Spraw Ogólnych (KAO VIII). O złożonym wniosku o wydanie Kierownik Działu KAO VIII informuje w formie pisemnej lub mailowej pracownika Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Informatyki (I XII) w celu zapewnienia warunków sprzętowych do stosowania podpisu elektronicznego. 5. W momencie otrzymania z właściwej instytucji certyfikującej Kierownik Działu Kadr i Szkoleń, Spraw Ogólnych informuje o tym fakcie w formie pisemnej lub

2 mailowej pracownika Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Informatyki (I XII) celem wpisania pracownika uprawnionego do rejestru uprawnień oraz przekazuje kserokopię wniosku o wydanie. Informacja przekazana do I XII powinna zawierać co najmniej: imię i nazwisko pracownika który uzyskał certyfikat, stanowisko oraz nazwę komórki organizacyjnej numer karty podpisu elektronicznego numer datę ważności Pracownik Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Informatyki wpisuje ww. dane do rejestru uprawnień 2 Stosowanie podpisu elektronicznego 1. Podpis elektroniczny należy stosować w celu realizacji obowiązków służbowych w przypadku elektronicznej wysyłki pism / innych dokumentów - w zakresie wynikającym z : a) przepisów rozdziału VI Zakresy obowiązków,uprawnień i odpowiedzialności Naczelnika, Zastępcy naczelnika, kierowników działów i referatów oraz zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych, jak również osób koordynujących pracę wieloosobowych stanowisk pracy. zawartych w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Skarbowego w Mikołowie, b) indywidualnych zakresów obowiązków, 2. Dokumenty sygnowane weryfikowanym przy pomocy ważnego podpisem elektronicznym mają moc prawną dokumentów, podpisywanych w sposób tradycyjny. 3 Zabezpieczenie osobistych uprawnień 1. Pracownicy, którzy uzyskali prawo do posługiwania się podpisem elektronicznym i uzyskali odpowiednie (adresowane imiennie na uprawnionego pracownika) środki dostępu (numery karty, secret, PIN, itp.) mają obowiązek zabezpieczenia ich w sposób uniemożliwiający korzystanie z nich przez inne osoby. 2. Pracodawca zapewnia warunki do przechowywania środków dostępu 3. Dokumentacja źródłowa w postaci: a) kopii wniosków, kierowanych do instytucji certyfikujących przechowywana jest w Dziale Kadr i Szkoleń, Spraw Ogólnych, b) wykazu pracowników, którzy uzyskali stosowne uprawnienia do posługiwania się podpisem elektronicznym, (wzór tabeli stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia) przechowywana jest w Wieloosobowym Stanowisku Pracy ds. Informatyki

3 4. Wniosek przygotowany na podstawie l ust. 2 niniejszego zarządzenia, akceptowany przez Naczelnika Urzędu Skarbowego wpinany jest do akt osobowych pracownika - po wykorzystaniu go do realizacji przepisów 1 ust. 4 niniejszego zarządzenia. 4 Unieważnienie uprawnień 1. Naczelnik lub Zastępca Naczelnika Urzędu Skarbowego może w każdej chwili anulować uprawnienia pracownika do posługiwania się podpisem elektronicznym przez wystąpienie ze stosownym wnioskiem do właściwego centrum certyfikującego o unieważnienie przed upływem okresu jego ważności. 2. W przypadku kradzieży, zagubienia karty lub zmiany danych zawartych w certyfikacie karty podpisu elektronicznego, dokumentów zawierających numer secret lub PIN albo uzasadnionego podejrzenia, iż osoba nieuprawniona weszła w posiadanie numeru secret lub PINu - pracownik ma obowiązek natychmiastowego poinformowania o tym zdarzeniu Zastępcę Naczelnika a w przypadku komórek podlegających bezpośrednio Naczelnikowi Urzędu Skarbowego naczelnika. 3. Naczelnik lub Zastępca Naczelnika Urzędu Skarbowego zleca Kierownikowi Działu Kadr i Szkoleń, Spraw Ogólnych przygotowanie wniosku o unieważnienie kwalifikowanego przed upływem okresu jego ważności do właściwego centrum certyfikacji. 4. W przypadku rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem uprawnionym do posługiwania się podpisem elektronicznym: pracownik działu ogólnego umieszcza w karcie obiegowej stosowną informację o uprawnieniach pracownika pracownik uprawniony na karcie obiegowej uzyskuje podpis pracownika działu ogólnego potwierdzający zwrot karty podpisu elektronicznego; jeżeli pracownik nie dopełni tego obowiązku - pracodawca ma prawo do stosownego wystąpienia na drogę sądową w przypadku śmierci pracownika uprawnionego Kierownik Działu Kadr i Szkoleń, Spraw Ogólnych wszczyna natychmiast procedurę unieważniającą certyfikat pracownik uprawniony ma obowiązek rozliczenia się w Dziale Kadr i Szkoleń, Spraw Ogólnych z posiadanych urządzeń na zasadach ogólnych. W chwili zwrotu karta zostaje w obecności pracownika zniszczona przez przecięcie chip a w sprawach unieważnienia w sytuacjach, wskazanych w ust. l i 2 oraz ust. 4 pkt 3) - postępuje się zgodnie z zapisem w 4 ust W momencie otrzymania potwierdzenia unieważnienia z uprawnionej instytucji certyfikującej Kierownik Działu Kadr i Szkoleń, Spraw Ogólnych przekazuje informację o dacie i powodzie unieważnienia w formie pisemnej lub mailowej pracownikowi Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Informatyki (I XII) celem wykreślenia z rejestru uprawnień

4 5 Archiwizowanie dokumentów podpisywanych elektronicznie 1. W zakresie archiwizowania dokumentów elektronicznych Wieloosobowe Stanowisko ds. Informatyki ma obowiązek przygotowania w urządzeniach komputerowych odpowiednich katalogów, umożliwiających archiwizowanie: dokumentów przychodzących drogą elektroniczną do sekretariatu Urzędu Skarbowego dokumentów wysyłanych i podpisywanych podpisem elektronicznym pracowników, posiadających uprawnienia do posługiwania się podpisem elektronicznym, 2. Należy unikać zbędnego drukowania dokumentów przysyłanych i wysyłanych drogą elektroniczną. 6 Postanowienia końcowe 1. Zobowiązuję osoby upoważnione do posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz pozostałe osoby, na które zostały nałożone określone obowiązki, do zapoznania się z treścią niniejszego zarządzenia i bezwzględnego przestrzegania jego postanowień. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 19 września 2008r. Mikołów, dnia... października 2008r.

5 Załącznik nr 1 do zarz. wew. nr.13/2008 Rejestr pracowników uprawnionych do posługiwania się podpisem elektronicznym Lp Imię i nazwisko Komórka organizacyjna Stanowisko Nr karty podpisu elektronicznego Nr Ważnoś ć Powód unieważnienia Data unieważnienia