ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 6/CATERING- łódzkie/2016 Dot. Zadania nr 1

Transkrypt

1 Lublin, dnia 4 października 2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 6/CATERING- łódzkie/2016 Dot. Zadania nr 1 CPV: , , zwana dalej Zamawiającym, stosując zasadę konkurencyjności zaprasza do złożenia oferty, której celem jest wyłonienie Wykonawcy, który wykona usługę cateringową dotyczącą zabezpieczenia przerwy kawowej i obiadowej dla uczestników kursu specjalistycznego Ordynowanie leków i wypisywanie recept dla pielęgniarek i położnych związanego z realizacją na terenie województwa łódzkiego projektu Nowoczesne pielęgniarstwo w realizacji świadczeń zdrowotnych prowadzonego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Nazwa i Adres Zamawiającego: ul. Czechowska 3a, Lublin tel.: , , info@oipip.lublin.pl adres strony Zamawiającego: Część I: Specyfikacja przedmiotu zapytania 1. Przedmiotem niniejszego zapytania jest wybór Wykonawcy, który wykona usługę cateringową dotyczącą zabezpieczenia przerw: obiadowej i kawowej dla uczestników kursu specjalistycznego Ordynowanie leków i wypisywanie recept dla pielęgniarek i położnych, adresowanego dla województwa łódzkiego, prowadzonego na terenie miasta Sieradz w ramach projektu Nowoczesne pielegniarstwo w realizacji świadczeń zdrowotnych prowadzonego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia: 1) Jednej przerwy obiadowej dla uczestników kursu specjalistycznego Ordynowanie leków i wypisywanie recept dla pielęgniarek i położnych, o którym mowa w ust. 1, a) przerwa obiadowa zabezpieczona zostanie dla każdego z uczestników projektu, każdego dnia realizacji zajęć teoretycznych, w sytuacji gdy zgodnie z harmonogramem zajęć liczba godzin dydaktycznych wynosić będzie przynajmniej 6 godz., b) przerwa obiadowa zabezpieczona zostanie wg. standardu: dwa dania obiadowe tj.-zupa i drugie danie oraz napój. Posiłki będą zgodne z gramaturą obowiązującą w zakładach żywienia zbiorowego, urozmaicone, świeże i ciepłe, podane w naczyniach jednorazowego użytku, c) Zamawiający przewiduje realizacje usługi przez 6 dni x 25 osób dla kursu specjalistycznego Ordynowanie leków i wypisywanie recept dla Pielęgniarek i położnych, co stanowi 150 osobodni dla jednej edycji kursu. Zamawiający Strona 1 z 7

2 przewiduje realizacje dwóch edycji kursu, co dla dwóch edycji kursu stanowi 300 osobodni ( 2 edycje kursu x 25 osób każda x 6 dni zajęć teoretycznych). d) Obiad zostanie podany w naczyniach jednorazowego użytku, a podczas transportu zabezpieczony zostanie przed wystygnięciem. 2) Jednej przerwy kawowej dla każdego z uczestników projektu: a) Przerwa kawowa zabezpieczona zostanie każdego dnia realizacji zajęć teoretycznych, w sytuacji gdy liczba godzin teoretycznych zgodnie z harmonogramem zajęć tego dnia wynosić będzie przynajmniej 4 godz., b) Przerwa kawowa zabezpieczona zostanie wg. standardu: kawa, herbata, woda, mleko, cukier, cytryna, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka, c) Wykonawca zabezpieczy naczynia i sprzęt typu termosy lub podgrzewacz niezbędny do realizacji przedmiotu zapytania; d) Zamawiający przewiduje realizacje usługi przez 6 dni x 25 osób dla kursu specjalistycznego Ordynowanie leków i wypisywanie recept dla Pielęgniarek i położnych, co stanowi 150 osobodni dla jednej edycji kursu. Zamawiający przewiduje realizacje dwóch edycji kursu, co dla dwóch edycji kursu stanowi 300 osobodni ( 2 edycje kursu x 25 osób każda x 6 dni zajęć teoretycznych). 3. Usługa cateringowa zabezpieczona zostanie w dni realizacji zajęć teoretycznych przewidzianych programem kursu specjalistycznego, o którym mowa w ust. 1 na podstawie harmonogramu zajęć przedstawionego przez Zamawiającego Wykonawcy usługi. 4. Przewidywany okres realizacji Zamówienia od dnia podpisania umowy jednak niż od dnia 20 października 2016 r. do dnia 10 listopada 2016 r. 5. Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dotyczy miasta Sieradz. Dokładny adres realizacji kursu specjalistycznego zostanie wskazany przez Zamawiającego 6. Realizacja usługi cateringowej odbywać się będzie na podstawie umowy cateringowej zawartej pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, określającej między innymi miejsce realizacji usługi, standard usługi, cenę brutto. 7. Dostawa przedmiotu zapytania ofertowego nastąpi na wskazany przez Zamawiającego adres, Zamawiający wskaże dokładne miejsce dostawy Zamówienia o czym poinformuje 8. Wykonawcę w czasie umożliwiającym przygotowanie się do realizacji przedmiotu 9. Zamówienia. Całość Zamówienia dotyczy terenu miasta Sieradz. 10. Realizacja Zamówienia odbywać się będzie na podstawie Zamówienia złożonego w formie elektronicznej lub osobiście przez Zamawiającego. Część II Wymagania wobec Wykonawców: 1. Przedstawienie oferty cenowej na usługę cateringową dotyczącą zabezpieczenia przerw: obiadowej i kawowej dla uczestników kursu specjalistycznego, o którym mowa w Części I ust. 1 przedmiotowego zapytania ofertowego. 2. Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z Strona 2 z 7

3 przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 3. Wykonawca na podstawie materiałów opracowanych i udostępnionych przez Zamawiającego dokona powielenia, składu, oprawy i dostarczy skrypt dla uczestników kursu specjalistycznego, o którym mowa w przedmiotowym zapytaniu ofertowym. 4. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium: Cena brutto max pkt. -100% Maksymalna liczba punktów do uzyskania 100 pkt. 100% Część III. Sposoby porozumiewania się z Zamawiającym 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje mailem każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 2. Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego. Wniosek Wykonawcy o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego powinien być skierowany na adres: ul. Czechowska 3a, Lublin, info@oipip.lublin.pl Imię i nazwisko osoby upoważnionej do kontaktu: Andrzej Tytuła Przewodniczący Okręgowej Rady Pielęgniarek i Położnych w Lublinie tel , Część IV Sposób przygotowania i składania ofert 1. Wykonawca składa ofertę z wykorzystaniem wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego (formularz ofertowy w formie oryginału). 2. Wykonawca składa wraz z ofertą Oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. 3. Oferta oraz załącznik wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. 4. Jeżeli do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy wymagane jest zastosowanie tzw. reprezentacji łącznej, wówczas wszystkie dokumenty muszą być podpisane przez zobowiązane osoby. 5. W przypadku ustanowienia pełnomocnika Wykonawca składa pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (jeżeli oferta i załącznik nie będą podpisane przez osobę/y wskazaną/e w rejestrze sądowym lub innym dokumencie właściwym dla formy organizacyjnej wykonawcy). Z pełnomocnictwa musi jednoznacznie wynikać do jakich Strona 3 z 7

4 czynności prawnych dana osoba/y została/y umocowana/e (w formie oryginału lub kopii poświadczonej przez notariusza za zgodność z oryginałem). 6. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub ręcznie długopisem bądź niezmywalnym atramentem, pismem czytelnym. 7. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca składający ofertę. 8. Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu wyłącznie jedną ofertę. 9. Dokumenty powinny być sporządzone ściśle z zaleceniami oraz przedstawionymi przez Zamawiającego wzorcami załącznikami, a w szczególności zawierać wszystkie informacje oraz dane. 10. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. 11. Oferta musi być podpisana zgodnie z art. 78 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r., nr 16, poz. 93 z późn. zm.), czyli musi być opatrzona własnoręcznym podpisem Wykonawcy lub osoby przez niego upoważnionej. Podpis musi być czytelny, pozwalający na identyfikację osoby podpisującej ofertę. Obok złożonego nieczytelnego podpisu powinna być przystawiona pieczątka zawierająca imię i nazwisko osoby podpisującej ofertę. W sytuacji, gdy Wykonawca nie posiada pieczątki imiennej, powinien na dokumentach złożyć własnoręczny podpis, z którego jednoznacznie wynika brzmienie nazwiska umożliwiające identyfikację osoby składającej podpis. 12. Wykonawca winien umieścić ofertę w nieprzezroczystej i zabezpieczonej kopercie. Koperta winna być zaadresowana następująco: ul. Czechowska 3a, Lublin oraz powinna być oznakowana następującym tekstem: ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 6/CATERING- łódzkie/2016 Dot. Zadania nr 1 Nie otwierać przed dniem 11 października 2016 r. przed godz. 11: Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że nastąpi to przed wyznaczonym przez zamawiającego ostatecznym terminem składania ofert. Koperta będzie dodatkowo oznaczona określeniem zmiana lub wycofanie. 14. UWAGA!!! W przypadku nieprawidłowego zaadresowania koperty, Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe skierowanie przesyłki lub jej przedterminowe otwarcie. Oferta taka nie weźmie udziału w postępowaniu. 15. Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia. Część V Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Miejsce składania ofert: ul. Czechowska 3a, Lublin (sekretariat) Termin składania ofert: 11 października 2016 r. do godz. 11:30 Strona 4 z 7

5 Miejsce otwarcia ofert: ul. Czechowska 3a, Lublin (sala konferencyjna) Termin otwarcia ofert: 11 października 2016 r. godz. 11:45 1. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda zebranym Wykonawcom informację o wysokości kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na usługę cateringową dotyczącą zabezpieczenia przerw: obiadowej i kawowej dla uczestników kursu specjalistycznego, o którym mowa w Części I ust. 1 przedmiotowego zapytania ofertowego. 2. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi bezpośrednio po podaniu ww. informacji. Na otwarciu ofert podane zastaną następujące informacje: nazwa (firma) oraz adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana, cena wykonania Zamówienia zawarte w ofercie. 3. Oferty zostaną ocenione pod względem stawianych im w niniejszym zapytaniu ofertowym wymogów formalnych oraz merytorycznych. W przypadku gdy oferta nie będzie spełniać wymogów formalnych zostanie odrzucona. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego. Część VI Opis sposobu obliczania ceny oferty 1. Oferty zostaną ocenione pod względem stawianych im w niniejszym zapytaniu ofertowym wymogów formalnych oraz merytorycznych. W przypadku gdy oferta nie będzie spełniać wymogów formalnych zostanie odrzucona. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego. 2. Ceną oferty jest cena określona w formularzu ofertowym. Cenę oferty należy obliczyć w następujący sposób: - Liczba uczestników jednej edycji kursu tj. 25 osób pomnożona przez liczbę dni realizacji zajęć teoretycznych tj. 6 pomnożona przez cenę jednostkową brutto za jeden osobodzień. Uzyskany wynik pomnożony przez liczbę edycji kursu tj. dwie i tak wyliczoną wartość brutto wpisać do ostatniej kolumny Wartość brutto w PLN - wartości z komórki Wartość brutto w PLN przepisać jako Cenę oferty brutto. 3. Cena za jeden osobodzień jak i Cena oferty brutto może być tylko jedna. 4. Cenę oferty należy obliczyć uwzględniając wszystkie elementy niezbędne do prawidłowego, pełnego i terminowego wykonania przedmiotu zamówienia wynikające zarówno z warunków i obowiązków określonych w zapytaniu ofertowym, jak i własnej wiedzy i doświadczenia oraz inne nie ujęte w specyfikacji a konieczne z punktu widzenia Wykonawcy dla kompletności wyceny, w szczególności: koszty transportu, naczyń sprzętu niezbędnego do realizacji usługi, wymagane przepisami podatki i opłaty, w tym podatek VAT. 5. Koszty poniesione przez Wykonawcę, a nie uwzględnione w cenie oferty nie będą przez Zamawiającego dodatkowo rozliczone. 6. Rozliczenia między zamawiającym a wybranym wykonawcą prowadzone będą PLN. 7. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją, niepowodujące istotnych zmian w treści Strona 5 z 7

6 oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. Przez oczywistą omyłkę rachunkową Zamawiający rozumieć będzie każdy wadliwy wynik działania matematycznego (rachunkowego) przy założeniu, że składniki działania są prawidłowe. Za oczywiste omyłki pisarskie Zamawiający uzna bezsporne, nie budzące wątpliwości omyłki dotyczące wyrazów, których poprawienie w żadnym wypadku nie prowadzi do merytorycznej zmiany oferty, są widoczne na pierwszy rzut oka bez potrzeby przeprowadzenia dodatkowych badań czy ustaleń, takie jak: widoczna mylna pisownia wyrazu, ewidentny błąd gramatyczny, ewidentny błąd rzeczowy (np. 31 września). Część VII Opis kryterium, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tego kryteriów oraz sposobu oceny ofert 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami oceny ofert: Cena brutto 100% Zamawiający oceniał będzie złożone oferty wyłącznie w oparciu o wskazane kryterium ceny. 2. Oferty na podstawie złożonych dokumentów zostaną poddane ocenie merytorycznej wg następujących kryteriów 100 pkt. = 100% 3. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta spełniająca wszystkie warunki i wymagania zapytania ofertowego, która przedstawiać będzie najkorzystniejszą cenę. Część VIII Informacja o formalnościach, jakie zostaną dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy złożyli oferty. 2. Informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieszcza również na swojej stronie internetowej i w Bazie Konkurencyjności. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. 4. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie zawrzeć umowę w sprawie zamówienia. Część IX Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści Zapytania ofertowego oraz danych zawartych w ofercie. 2. Umowy w sprawach zamówień publicznych są jawne i podlegają udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej. 3. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego. 4. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 1) Zamawiający dopuszcza w szczególności zmianę postanowień niniejszej umowy w zakresie terminu wykonania przedmiotu umowy, w przypadku: Strona 6 z 7

7 a) zaistnienia okoliczności istotnych mających wpływ na zamianę terminu wykonania przedmiotu umowy, niezależnych od żadnej ze stron umowy, z tym zastrzeżeniem, że konieczność zmiany terminu realizacji przedmiotu umowy nie może spowodować zwiększenia ceny wynikającej z oferty, na podstawie której dokonany był wybór wykonawcy; b) siły wyższej, mającej istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy; c) zmiany zasad lub kwot dofinansowania środkami pochodzącymi z Instytucji, która przyznała środki na sfinalizowanie umowy w odniesieniu do projektów współfinansowanych z tychże środków; d) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy. 5. Zmiany umowy są możliwe tylko pod warunkiem, że są korzystne dla Zamawiającego, nie mają wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy, a ponadto gdy zmiany te są uzasadnione i niezbędne do prawidłowego wykonania Przedmiotu Umowy i osiągnięcia zamierzonego przez Zamawiającego rezultatu, a bez ich wprowadzenia zrealizowanie pierwotnie zamierzonego celu nie byłoby możliwe. Część X Postanowienia ogólne 1. W celu zapewnienia przejrzystości procedur i porównywalności ofert nie przewiduje się składania ofert zawierających jakiekolwiek warunki i/lub zastrzeżenia. 2. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 3. Składający ofertę jest nią związany przez okres 14 dni od terminu składania ofert. 4. Powyższe zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy ani też oferty prowadzenia negocjacji w tym celu i jest skierowane do wielu adresatów. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) zamknięcia niniejszego postępowania bez wyboru jakiejkolwiek oferty i bez podania przyczyny, o czym poinformuje niezwłocznie wszystkich Wykonawców, 2) unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, o czym poinformuje niezwłocznie wszystkich Wykonawców, 3) unieważnienia postępowania w sytuacji kiedy cena za wykonanie usługi objętej przedmiotem zapytania jest wyższa od kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć, chyba że Zamawiający może zwiększyć kwotę do najkorzystniejszej oferty. 4) wystąpienia z zapytaniem dotyczącym dodatkowych informacji, dokumentów lub wyjaśnień. 6. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Zamawiający Przewodniczący Okręgowej Rady Pielęgniarek i Położnych w Lublinie (-) Andrzej Tytuła Strona 7 z 7