LPO P/16/001 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LPO P/16/001 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę P/16/001 Wykonanie budżetu państwa w 2015 r. Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Kontroler Piotr Iwański, inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 8 stycznia 2015 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Jednostka kontrolowana Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Al. Marcinkowskiego 32, Poznań (dalej: Sąd) Kierownik jednostki kontrolowanej Lidia Baszczyńska, Dyrektor Sądu (dowód: akta kontroli str. 5-6) II. Wprowadzenie Celem kontroli była ocena wykonania planu finansowego Sądu. Zakres kontroli obejmował: analizę porównawczą danych ujętych w rocznym sprawozdaniu budżetowym Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych, wykonanie wydatków budżetu państwa, prawidłowość sporządzenia rocznych sprawozdań budżetowych za rok 2015 oraz sprawozdań za IV kwartał 2015 r. w zakresie operacji finansowych. Zrealizowane przez Sąd w 2015 r. dochody wyniosły ,6 tys. zł, a zrealizowane wydatki wyniosły ,8 tys. zł. Sąd nie wydatkował środków z budżetu środków europejskich. Ocena i jej uzasadnienie III. Ocena kontrolowanej działalności Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie ocenia 1 wykonanie planu finansowego Sądu w 2015 r. W wyniku kontroli 13,2% zrealizowanych wydatków stwierdzono, że zostały one poniesione z zachowaniem zasad gospodarowania środkami publicznymi określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2 i aktach wykonawczych wydanych do tej ustawy. Nie stwierdzono niecelowego i niegospodarnego wydatkowania środków publicznych. Sprawozdania za 2015 r. sporządzono na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej Sądu. 1 W kontroli wykonania budżetu państwa w 2015 r. Najwyższa Izba Kontroli stosuje następujące oceny: pozytywna i negatywna. W przypadku gdy nie zostały spełnione kryteria ani dla oceny pozytywnej ani dla negatywnej stosuje się ocenę opisową. 2 Dz. U. z 2013 r., poz. 885, ze zm. 2

3 Sprawozdania te zostały sporządzone terminowo, stosownie do przepisów rozporządzeń Ministra Finansów w sprawie: sprawozdawczości budżetowej 3, sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych 4, a także sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym 5. Ujawnione w toku kontroli NIK nieprawidłowości, związane z nieterminowym rozliczeniem wynagrodzeń dla biegłych w postępowaniu sądowym, nie miały istotnego wpływu na realizację planu finansowego Sądu. Opis stanu faktycznego Opis stanu faktycznego IV. Wyniki kontroli 1. Dochody budżetowe Zgodnie z założeniami przyjętymi do kontroli wykonania budżetu państwa w 2015 r., kontrola dochodów budżetowych w tej części została ograniczona do przeprowadzenia analizy porównawczej danych ujętych w rocznym sprawozdaniu budżetowym Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych z wynikami roku ubiegłego. Na podstawie danych sprawozdawczych stwierdzono, że kwota osiągniętych dochodów w 2015 r. była nieznacznie wyższa od wielkości planowanych. Dochody budżetowe zaplanowano w kwocie ,00. tys. zł, tj. o tys. zł (19,4 %) wyższej niż w planie na 2014 r. Zrealizowane dochody wyniosły ,57 tys. zł i były wyższe o 2% od kwoty planowanej. Przyczyną wyższej realizacji planu dochodów były większe niż zaplanowano wpływy z tytułu grzywien, mandatów i innych kar pieniężnych od osób fizycznych (o 12%). W porównaniu do 2014 r. wykonane dochody były niższe o 706,8 tys. zł tj. o 3,2%. Na koniec 2015 r., zgodnie ze sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych, należności pozostałe do zapłaty wyniosły 4.344,4 tys. zł. Dotyczyły one głównie wpływów z tytułu grzywien, mandatów i innych kar pieniężnych od osób fizycznych. W porównaniu do 2014 r. należności ogółem 6 były wyższe o 549,3 tys. zł tj. o 18,4%. 2. Wydatki budżetu państwa 2.1. Realizacja wydatków budżetu państwa (dowód: akta kontroli str , , ) Wydatki Sądu w 2015 r. zaplanowane zostały w kwocie tys. zł. W trakcie roku plan finansowy został zwiększony per saldo o kwotę 3.819,4 tys. zł. Plan wydatków był zmieniany w trakcie roku łącznie 170 razy, w tym 116 razy na podstawie decyzji Dyrektora Sądu Rejonowego, a 54 razy na podstawie decyzji Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Poznaniu. (dowód: akta kontroli str ) Szczegółowej kontroli poddano sześć decyzji dotyczących zmian w planie finansowym z grudnia 2015 r., w tym pięć decyzji dotyczących zwiększenia planu wydatków na łączną kwotę 120,3 tys. zł) oraz jedną decyzję dotyczącą zmniejszenia 3 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119 ze zm.), dalej: rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 4 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1773)., dalej: rozporządzenie w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. 5 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. Nr 298, poz. 1766), dalej: rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym. 6 Należności ogółem w całości stanowiły zaległości netto. 3

4 planu (na kwotę 7,5 tys. zł). W wyniku kontroli ustalono, że zmiany w planie finansowym były uzasadnione i wynikały z konieczności dostosowania planu do potrzeb finansowych Sądu. (dowód: akta kontroli str ) Zrealizowane wydatki Sądu w 2015 r. wyniosły ,8 tys. zł tj. 100% planu po zmianach i 109,6% pierwotnego planu finansowego. W porównaniu do 2014 r. wydatki były wyższe o 11,5% tj. o 4.471,1 tys. zł. Sąd realizował wydatki w działach: Wymiar sprawiedliwości, w tym rozdziale Jednostki sądownictwa powszechnego w kwocie ,3 tys. zł oraz w rozdziale Pozostała działalność w kwocie 132,5 tys. zł. Łączne wydatki w tym dziale stanowiły 99,3% wydatków ogółem Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne, rozdział Uposażenia sędziów w stanie spoczynku oraz uposażenia rodzinne w kwocie 294,0 tys. zł. Wydatki w tym dziale stanowiły 0,7% wydatków ogółem. (dowód: akta kontroli str ) Największe rozbieżności między pierwotnie planowanymi, a zrealizowanymi kwotami wystąpiły w paragrafach: - podatek od nieruchomości ( 4480) pierwotnie zaplanowaną kwotę 2 tys. zł zwiększono w trakcie roku do 26 tys. zł (tj. o 1300%). Główna Księgowa wyjaśniła, że wzrost tej kwoty związany był z przejęciem budynku po Sądzie Okręgowym; - kary i odszkodowania wypłacane na rzecz osób fizycznych ( 4590) pierwotnie zaplanowana kwota 40 tys. zł została w trakcie roku zwiększona do 133 tys. zł (tj. o 232,5%). Kierownik Oddziału Administracyjnego wyjaśniła, że są to kwoty trudne do przewidzenia, gdyż zależą od decyzji sądu. Wyższa kwota odszkodowań z tytułu stwierdzonych przewlekłości postępowania wynikała, zgodnie z udzielonymi wyjaśnieniami, m.in. ze wzmożonej absencji orzeczników, braków kadrowych w zakresie obsługi kadrowej decernatów oraz niewystarczającej liczby etatów asystenckich; - zakup materiałów i wyposażenia ( 4210) pierwotnie zaplanowaną kwotę 929 tys. zł zwiększono w trakcie roku do 1.242,5 tys. zł tj. o 33,74%. Główna Księgowa wyjaśniła, że wzrost wydatków wynikał z przeniesienia jednostek organizacyjnych Sądu z budynków przy ul. Młyńskiej i ul. Szyperskiej do budynku przy Al. Marcinkowskiego, zajmowanych wcześniej przez Sąd Okręgowy. W związku z tym wystąpiła konieczność dokonania zakupów mebli, akcesoriów komputerowych oraz materiałów służących naprawie wyposażenia przejętego od Sądu Okręgowego. Dokonano również zakupu niszczarek, krzeseł i drabin. - wynagrodzenia osobowe pracowników ( 4010) pierwotnie zaplanowaną kwotę tys. zł w trakcie roku zwiększono do ,5 tys. zł. (tj. o 7,65% wyższej). Główna Księgowa wyjaśniła, że zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Sprawiedliwości wydatki na wynagrodzenia ujmowane w projekcie planu finansowego nie mogły przekroczyć poziomu z 2014 r. w związku z tym plan na 2015 r. nie zawierał części gratyfikacji, odpraw, ekwiwalentów przypadających na ten rok. Ponadto w projekcie planu nie ujęto środków na zwiększenie uposażeń referendarzy sądowych. (dowód: akta kontroli str. 740, , ) 4

5 Wydatki na świadczenia na rzecz osób fizycznych 7 wyniosły 909,1 tys. zł i stanowiły 2,1% wydatków ogółem. Wartość zobowiązań wymagalnych w tej grupie wydatków na koniec 2015 r. wyniosła 1.350,87 zł. Zobowiązania te dotyczyły zwrotu kosztów przejazdu świadków naliczonych pod koniec 2015 r., których wypłata nastąpiła w styczniu 2016 r. (dowód: akta kontroli str , , ) Zrealizowane wydatki bieżące w 2015 r. wyniosły ,7 tys. zł i były wyższe od wydatków zrealizowanych w 2014 r. o tys. zł tj. 11,5%. Największy pod względem wartości wzrost wydatków w porównaniu do 2014 r. nastąpił w paragrafie zakup usług remontowych i wyniósł 2.902,4 tys. zł. tj. o 468% więcej niż w 2014 r. Związane to było z remontem pomieszczeń przejętych po Sądzie Okręgowym w Poznaniu. Łącznie wydatki bieżące stanowiły 97,9% wydatków Sądu. W 2015 r. Sąd nie ponosił kosztów związanych z zapłatą odsetek od nieterminowych płatności. (dowód: akta kontroli str , , ) Przeciętne zatrudnienie w 2015 r. wynosiło 351,94 osób i było wyższe o 0,26 etatu w porównaniu do przeciętnego zatrudnienia w 2014 r. Zrealizowane wydatki na wynagrodzenia w kwocie ,8 tys. zł były wyższe w porównaniu do 2014 r. o 808,9 tys. zł (tj. o 3,2%). Przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto na jednego pełnozatrudnionego wyniosło zł i było wyższe o 3,2% niż w 2014 r. Wzrost wydatków na wynagrodzenia w odniesieniu do roku poprzedniego wynikał m.in. ze wzrostu uposażeń sędziów i referendarzy sądowych. (dowód: akta kontroli str ) Wydatki z tytułu wynagrodzeń bezosobowych wyniosły 1.361,1 tys. zł i były niższe od wydatków w 2014 r. o 61,8 tys. zł. W planie finansowym Sądu z 13 lutego 2015 r. Dyrektor Sądu Apelacyjnego zastrzegł, że limit na wynagrodzenia bezosobowe niezwiązane z prowadzonymi postępowaniami sądowymi w ramach 4170 wynosi 6 tys. zł. Pismem z 4 marca 2015 r. Dyrektor Sądu zwróciła się z wnioskiem o zwiększenie planu finansowego w ww. paragrafie o kwotę 22 tys. zł, do kwoty 28 tys. zł. Wzrost planowanych wydatków związany był z koniecznością zawarcia siedmiu umów cywilnoprawnych dotyczących sprawowania nadzoru nad osadzonymi wykonującymi pracę na rzecz Sądu. W 2015 r. przeniesiono siedzibę Sądu do pomieszczeń zajmowanych wcześniej przez Sąd Okręgowy. W związku z przeprowadzką 258 osób zmieniło miejsce pracy. Sąd zajął 180 pomieszczeń o łącznej powierzchni m.kw. Osadzeni wykonywali prace pomocnicze i porządkowe związane z przeprowadzką. Zastępca Dyrektora Sądu Apelacyjnego pismem z 20 kwietnia 2015 r. wprowadził korektę w planie finansowym zgodnie z przedłożonym wnioskiem. Łączna kwota wydatków z tytułu zawartych umów wyniosła 27,9 tys. zł. (dowód: akta kontroli str , , , ) Szczegółowym badaniem w zakresie legalności, celowości, poprawności planowania i terminowości regulowania płatności objęto 75 losowo wybranych wydatków w kwocie 5.753,6 tys. zł, tj. 13,2% wydatków Sądu. Doboru próby wydatków dokonano na podstawie wygenerowanych z systemu księgowego 7 Zgodnie z klasyfikacją określoną w Załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r., poz ze zm.). W Sądzie do wydatków tych zaliczały się wydatki ujęte w paragrafach: 3110 świadczenia społeczne, 3020 wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń oraz 3030 różne wydatki na rzecz osób fizycznych. 5

6 Ustalone nieprawidłowości i uwagi zapisów i dowodów księgowych odpowiadających pozapłacowym wydatkom budżetowym dysponenta III stopnia. Próba została wylosowana metodą monetarną (MUS 8 ) spośród zapisów księgowych. Ponadto kontrolą objęto 48 zapisów księgowych wybranych w sposób celowy, dotyczących zobowiązań wymagalnych wykazanych na dzień 31 grudnia 2015 r. na łączną kwotę ,25 zł, z tego zobowiązań w kwocie ,49 zł powstałych w 2015 r. oraz 3.157,76 zł powstałych w 2014 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że wydatków dokonywano zgodnie z planem finansowym, na zakupy i usługi służące realizacji celów jednostki oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. Płatności regulowane były terminowo, za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia. Wykazane na dzień 31 grudnia 2015 r. zobowiązania wymagalne w kwocie ,25 zł dotyczyły postanowień, które stały się prawomocne w poprzednich okresach sprawozdawczych, a polecenia zapłaty wpłynęły do Oddziału Finansowego w styczniu 2016 r. Zapłata nastąpiła w terminie do 7 dni od daty wpływu dokumentów do Oddziału Finansowego. W badanej próbie w zakresie prawidłowości wyboru trybów udzielania zamówień publicznych oraz wyłączenia stosowania ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 9 (dalej: ustawa pzp), nie stwierdzono nieprawidłowości. (dowód: akta kontroli str , , , ) Szczegółowemu badaniu poddano cztery postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o łącznej wartości tys. zł. Doboru spraw do kontroli dokonano w sposób celowy. W wyniku analizy tych postępowań o udzielenie zamówień publicznych w tym dwóch przeprowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego 10 (art. 39 ustawy pzp) oraz dwóch w trybie zapytania o cenę 11 (art. 70 ustawy pzp) nie stwierdzono naruszeń przepisów ustawy mających wpływ na wynik postępowania. Do przeprowadzenia postępowań Dyrektor Sądu powoływała komisje przetargowe, zgodnie z art ustawy pzp. Zamawiający sporządził roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w terminie określonym w art. 98 ww. ustawy. (dowód: akta kontroli str , ) Udzielanie zamówień, co do których nie stosuje się ustawy pzp odbywało się na zasadach określonych w Zarządzeniu Dyrektora 12. Kontrola dwóch postępowań przeprowadzonych w tym trybie nie wykazała nieprawidłowości. (dowód: akta kontroli str , ) W działalności kontrolowanej jednostki dotyczącej wydatków budżetu państwa stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W badanej próbie losowo wybranych dowodów księgowych stwierdzono jeden przypadek 13 znacznego opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia dla biegłego w kwocie 2.874,72 zł. Wypłata wynagrodzenia nastąpiła po upływie 18 miesięcy od wydania zarządzenia w sprawie wypłaty wynagrodzenia. Art. 93 ust. 2 ustawy 8 Z prawdopodobieństwem proporcjonalnym do wartości. 9 Dz. U. z 2015 r., poz Remont pomieszczeń oraz Ochrona i dozór mienia postępowania przeprowadzone w 2015 r. 11 Sprzątanie pomieszczeń postępowania przeprowadzone w 2014 r. i w 2015 r. 12 Zarządzenie Nr 18/2013 Dyrektora Sądu Rejonowego Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu z 26 listopada 2013 w sprawie: Regulaminu udzielania zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych w Sądzie Rejonowym Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu. 13 Dotyczy sprawy I Ns 484/08/07 6

7 z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych 14 stanowi, że przyznaną należność należy wypłacić niezwłocznie. Zgodnie z obowiązującą w Sądzie instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych podstawą do wypłaty należności jest postanowienie o przyznaniu wynagrodzenia, które staje się wykonalne z dniem jego wydania. Na tej podstawie winno być sporządzone polecenie wypłaty należności. Polecenie to odpowiedni wydział powinien niezwłocznie przekazać do Oddziału Finansowego w celu realizacji. Postanowienie o przyznaniu biegłemu wynagrodzenia wydano 9 listopada 2011 r. Postanowienie to stało się prawomocne z dniem 29 listopada 2011 r., co stwierdził referendarz sądowy w dniu 5 kwietnia 2012 r. Zarządzenie o wypłacie wynagrodzenia wydano 9 lipca 2013 r. Polecenie wypłaty zostało sporządzone 26 stycznia 2015 r. Kierownik sekretariatu I Wydziału Cywilnego wyjaśniła, że w dniu 10 listopada 2011 r. akta sprawy zostały przekazane do Sądu Okręgowego. Zwrot akt nastąpił 31 stycznia 2012 r. Zarządzeniem z 27 lutego 2012 r. postanowienie z dnia 9 listopada 2011 r. zostało uprawomocnione. W dniu 5 kwietnia 2012 r. skierowano do Oddziału Finansowego polecenie wypłaty należności. Zostało ono zwrócone do poprawki w dn z adnotacją o błędnej kwocie na zarządzeniu o wypłacie. Jednocześnie akta zostały przekazane sędziemu referentowi, ponieważ do Sądu wpłynął wniosek o uzasadnienie postanowienia kończącego sprawę. Zwrot akt nastąpił 16 maja 2012 r. W dniu 4 czerwca 2012 r. wpłynęła apelacja i akta zostały przekazane do Sądu Okręgowego. Polecenie wypłaty zostało ponownie skierowane do Oddziału Finansowego w dniu 18 maja 2013 r. Oddział Finansowy zwrócił polecenie wypłaty ze względu na brak odpowiedniej kwoty w ramach zaliczki otrzymanej od stron. Zarządzenie o wypłacie wynagrodzenie biegłemu, ze wskazaniem kwoty z zaliczki i kwoty ze środków Skarbu Państwa zostało wydane 9 lipca 2013 r. Prawidłowo wykonane polecenie zapłaty zostało sporządzone 25 stycznia 2015 r. Kierownik sekretariatu wyjaśniła, że na tę sytuację mogły składać się różnorodne czynniki niezamierzone jednak przez danego pracownika, a stwierdzenie bezpośredniej przyczyny jest trudne do stwierdzenia i mogło wiązać się z brakiem prawidłowej obsady kadrowej oraz obszernością akt sprawy. Osoba odpowiedzialna za sporządzanie dokumentacji oświadczyła, że sprawa była wielotomowa i posiadała wiele pism przypiętych do okładki, których my, jako pracownicy administracyjni nie przeglądamy oraz że czynności zmierzające do przeszukania tych dokumentów zostały podjęte dopiero po monicie biegłego w styczniu 2015 r. (dowód: akta kontroli str , ) 2. W wyniku kontroli zobowiązań wymagalnych stwierdzono nieuzasadnione opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia dla biegłego sądowego w kwocie 2.525,76 zł. Wynagrodzenie to, należne za sporządzenie opinii przyznane zostało postanowieniem 15 z 20 sierpnia 2015 r. Postanowienie stało się prawomocne w dniu 24 września 2015 r. Zgodnie z obowiązującą w Sądzie instrukcją obiegu dokumentów odpowiedni wydział powinien był niezwłocznie przekazać polecenie zapłaty do Oddziału Finansowego w celu jego realizacji. Polecenie zapłaty zostało skierowane do Oddziału Finansowego 10 września 2015 r. i tego samego dnia zostało zwrócone przez pracownika tego oddziału z uwagami co do zasady likwidacji rachunków. Ponownie polecenie zapłaty wpłynęło do Oddziału Finansowego w dniu 11 stycznia 2016 r. i zostało wykazane w zobowiązaniach wymagalnych dotyczących 2015 r. Wypłata wynagrodzenia nastąpiła 14 stycznia 2016 r. tj. po upływie 114 dni od uprawomocnienia się postanowienia. 14 Dz. U. z 2014 r., poz ze zm. 15 Dotyczy sprawy I Ns 1127/13 7

8 Przewodniczący I Wydziału Cywilnego wyjaśnił, że opóźnienie to spowodowane było znacznym obciążeniem obowiązkami referendarzy jak i pracowników sekretariatu, prowadzących referaty sędziów i referendarzy. Zdaniem NIK w przypadku tak znacznego opóźnienia wyjaśnienia te nie zasługują na uwzględnienie. (dowód: akta kontroli str , , ) 2.2. Efekty rzeczowe prowadzonej działalności W planie działalności Sądu na 2015 r. określone zostały cele, mierniki oraz działania służące ich realizacji. Cele te były następujące: 1) zwiększenie stopnia realizacji praw obywatelskich przez system wymiaru sprawiedliwości, 2) poprawa sprawności działania systemu wymiaru sprawiedliwości, 3) zagwarantowanie obywatelom konstytucyjnego prawa do sądu. Sąd realizował zadania w ramach funkcji: Zabezpieczenie społeczne i wspieranie rodziny 16 oraz Sprawiedliwość 17. Wykonanie wydatków na realizację tych zadań wyniosło odpowiednio 294 tys. zł oraz ,7 tys. zł. Działania te finansowane były ze środków budżetu państwa. (dowód: akta kontroli str , ) Działania służące realizacji celów działalności Sądu obejmowały m.in. poprawę warunków lokalowych i przeprowadzenie prac adaptacyjnych w nowej lokalizacji, zapewnienie ciągłości funkcjonowania systemów teleinformatycznych, realizację szkoleń dla sędziów oraz realizację prawomocnych orzeczeń. (dowód: akta kontroli str ) W ramach budżetu zadaniowego określono mierniki umożliwiające ocenę skuteczności działań. Planowana wartość wskaźnika średniego czasu trwania postępowania w sprawach cywilnych, pracy, rodzinnych, ubezpieczeń społecznych, karnych i gospodarczych (z wyłączeniem spraw wieczystoksięgowych i rejestrowych) nie powinna przekraczać 5,5 miesiąca. W 2015 r. wskaźnik ten był wyższy i osiągnął wartość 6,8 miesiąca. Dyrektor Sądu wyjaśniła, że nieosiągnięcie zakładanego wskaźnika wynika przede wszystkim z niedostatecznej liczby obsadzonych stanowisk sędziowskich 18 oraz wzmożonej absencji orzeczników. Dyrektor podała również, że wpływ na tę sytuację miały zawirowania związane ze zmianą operatora pocztowego oraz niewystarczająca liczba asystentów sędziego. W celu poprawy sprawności funkcjonowania Sądu podejmowano m.in. działania polegające na: monitorowaniu napływu spraw i związanych z tym przesunięć urzędników między wydziałami, analizowaniu obciążenia sędziów funkcyjnych i wykorzystania etatów asystenckich. Wskaźnik uiszczeń do przypisów w ramach należności sądowych 19 w 2015 r. wyniósł 59%, natomiast zakładana wartość tego wskaźnika wynosiła 70%. Dyrektor Sądu wyjaśniła, że wartość wskaźnika wynika głównie ze znacznego zwiększenia ilości grzywien nakładanych przez sądy rejestrowe oraz ich wysokości. Wpływ na 16 Zadania realizowane w ramach funkcji Zabezpieczenie społeczne i wspieranie rodziny dotyczyły wypłaty uposażeń dla sędziów w stanie spoczynku oraz dodatków do tych uposażeń. 17 Zadania realizowane w ramach funkcji Sprawiedliwość obejmowały: Sprawowanie wymiaru sprawiedliwości przez sądy powszechne (zadanie 18.1) i Wsparcie wymiaru sprawiedliwości oraz obrotu gospodarczego (zadanie 18.6). 18 Na 55 formalnie przyznanych etatów w 2015 r. przypadały: dwa wakaty, jeden urlop wychowawczy, trzy urlopy macierzyńskie i rodzicielskie, pięć delegacji do Sądu Okręgowego i jedna delegacja do Ministerstwa Sprawiedliwości. 19 Stosunek należności uiszczonych do przypisanych w danym okresie sprawozdawczym. 8

9 ten wskaźnik miała również duża liczba bezskutecznych egzekucji komorniczych i karanie grzywnami obcokrajowców, których adresy i miejsca pobytu są niemożliwe do ustalenia. W celu poprawy ściągalności należności dokonano zmian organizacyjnych w zakresie czynności referendarzy oraz zintensyfikowano zapytania dotyczące sytuacji materialnej dłużników. Dyrektor Sądu wyjaśniła, że nowe polecenia egzekucji kieruje się do komorników wykazujących największą skuteczność. Wskaźnik opanowania wpływu spraw, liczony jako stosunek liczby wszystkich spraw załatwionych w danym okresie sprawozdawczym do liczby wszystkich spraw wpływających do Sądu wyniósł w 2015 r. 100,2% i był wyższy od zakładanego, wynoszącego 97%. 3. Prawidłowość i rzetelność sprawozdań (dowód: akta kontroli str , , ) Kontrolą objęto prawidłowość sporządzania sprawozdań: o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych (Rb-23), z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27), z wykonania planu wydatków budżetu państwa (Rb-28), z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym (Rb-BZ1), sprawozdań w zakresie operacji finansowych za IV kwartał 2015 r. o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (Rb-N) i o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji (Rb-Z). Sprawozdania zostały sporządzone w terminach określonych w rozporządzeniach w sprawie: sprawozdawczości budżetowej, sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych oraz sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym. Wykazane w sprawozdaniu rocznym Rb-23 dochody wykonane i przekazane na rachunek bieżący budżetu państwa wyniosły ,6 tys. zł i były zgodne z kwotą wykazaną w sprawozdaniu Rb-27. Wydatki wykazane w kwocie tys. zł były równe kwocie ujętej w sprawozdaniu Rb-28. Wykazany w sprawozdaniu Rb-23 zerowy stan środków na rachunku bieżącym został potwierdzony przez Oddział Okręgowy NBP w Poznaniu w dniu 4 stycznia 2016 r. 9 (dowód: akta kontroli str , ) Przedstawiona w sprawozdaniu Rb-27 kwota dochodów wykonanych była zgodna z ewidencją księgową tj. z zapisami na koncie 131 Rachunek dochodów budżetowych i wyniosła ,6 tys. zł. Analityczna ewidencja zrealizowanych dochodów budżetowych, prowadzona w systemie finansowo-księgowym uwzględniała podziałki klasyfikacji budżetowej. (dowód: akta kontroli str ) Kwota wydatków ogółem za 2015 r. wykazana w sprawozdaniu rocznym Rb-28 wyniosła tys. zł i była zgodna z zapisami na koncie 130-Rachunek bieżący jednostki. Analityczna ewidencja zrealizowanych wydatków budżetowych prowadzona do konta 130 uwzględniała podziałki klasyfikacji budżetowej. Sąd nie otrzymał w 2015 r. środków pochodzących z budżetu środków europejskich, wobec czego w sprawozdaniu rocznym Rb-28 wykazano stan zerowy. (dowód: akta kontroli str )

10 Ustalone nieprawidłowości Wartość należności wykazana w sprawozdaniu Rb-27 wynikała z ewidencji prowadzonej przez poszczególne wydziały Sądu i wyniosła 4.344,4 tys. zł. Sprawozdanie Rb-N sporządzone było na podstawie wewnętrznych sprawozdań sporządzanych przez poszczególne wydziały z ksiąg należności sądowych w zakresie należności z dochodów budżetowych sądowych oraz kont księgi głównej w zakresie wydatków budżetowych i pozostałych należności dochodów budżetowych. (dowód: akta kontroli str , ) Kwota zobowiązań wymagalnych wykazana w sprawozdaniu Rb-28 wynosiła 67,3 tys. zł i była zgodna z kwotą wykazana w sprawozdaniu Rb-Z za IV kwartał 2015 r. Wszystkie wykazane zobowiązania zostały uregulowane w styczniu 2016 r. (dowód: akta kontroli str , ) Kwoty wydatków wykazane w rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym (Rb- BZ1) były zgodne z zapisami po stronie Ma konta 990-Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym. Sprawozdanie zostało sporządzone w terminie określonym w ww. rozporządzeniu. (dowód: akta kontroli str ) Ryzyka w obszarze sporządzania sprawozdań finansowych nie były objęte kontrolą zarządczą. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych zostały zawarte zarządzeniach w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, zasad kontroli finansowej oraz zasad polityki rachunkowości. Sporządzone sprawozdania były kontrolowane przez Zastępcę Głównego Księgowego oraz przez Głównego Księgowego. W Sądzie nie opracowano wewnętrznych procedur sporządzania sprawozdań. Główna Księgowa wyjaśniła, że sprawozdania są sporządzane zgodnie z instrukcjami zawartymi w odpowiednich rozporządzeniach. (dowód: akta kontroli str , 43-48, , ) W działalności kontrolowanej jednostki dotyczącej sprawozdawczości nie stwierdzono nieprawidłowości. V. Wniosek Przedstawiając powyższe oceny wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 20 wnioskuje o zapewnienie właściwego nadzoru nad obiegiem dokumentów dotyczących rozliczeń z biegłymi w postępowaniu sądowym. VI. Pozostałe informacje i pouczenia Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach: jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do Dyrektora Delegatury NIK w Poznaniu. 20 Dz. U. z 2015 r., poz

11 Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania wniosku Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie i wykonania wniosku pokontrolnego oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Poznań, dnia 21 marca 2016 r. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Kontroler Piotr Iwański Inspektor kp. Dyrektor z. up. Grzegorz Malesiński Wicedyrektor podpis podpis 11