SMS WINDYKATOR Instrukcja instalacji i konfiguracji

Transkrypt

1 SMS WINDYKATOR Instrukcja instalacji i konfiguracji 1

2 OGÓLNY OPIS PROGRAMU Program SMS Windykator służy do generowania i wysyłania powiadomień SMS o zaległych płatnościach. Dane do przygotowania powiadomień pobierane są bezpośrednio z bazy danych popularnych programów sprzedażowych i księgowych. Program SMS Windykator przeznaczony jest do instalowania i używania na komputerach PC wyposażonych w system operacyjnych Microsoft Windows XP lub nowszy. Aktualna wersja programu pozwala na: współpracę z programiami: InsERT (SubiektGT, mikrosubiekt dla Windows), Comarch (Optima), Enova obsługę dowolnej liczby szablonów powiadomień raporty doręczeń powiadomień SMS raporty odpowiedzi SMS eksport raportów do pliku arkusza zgodnego z Microsoft Excel wysyłanie wiadomości SMS o dowolnej treści na numery telefonów zaimportowane z bazy danych obsługiwanych programów lub wklejonych ze schowka systemowego podsumowanie zobowiązań dla wszystkich klientów razem i dla każdego osobno historię wysłanych powiadomień wraz z ich treścią dla poszczególnych klientów filtrowanie listy klientów posiadających opóźnienie w płatnościach wg. dopasowania do szablonów i braku przypisanego numeru telefonu możliwość ręcznego dodania numeru telefonu dla każdego kontrahenta automatyczną aktualizację 2

3 INSTALACJA I USUWANIE PROGRAMU Wymagania programu: komputer PC z zainstalowanym systemem operacyjnym Microsoft Windows XP SP3 lub nowszy (Vista, 7, 8) biblioteka.net w wersji 4.0 dostęp do sieci Internet (wymagany do wysyłania powiadomień) Instalacja Program SMS Windykator dystrybuowany jest w formie pliku instalacyjnego InstalujSMSWindykator.exe dostępnego do pobrania na stronie Uwaga: Instalacja nowszej wersji w miejsce starszej nie jest wymagana. Wystarczy użyć opcji Aktualizacja wbudowanej w programie w każdej jego wersji. Aby zainstalować program SMS Windykator: 1 Uruchom plik InstalujSMSWindykator.exe. Po uruchomieniu wyświetlone zostanie okno kreatora instalacji. 3

4 2 W oknie powitania kreatora kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować proces instalacji. W oknie tym oraz każdym następnym kliknięcie przycisku Anuluj spowoduje zatrzymanie instalacji. Po kliknięciu przycisku Anuluj program instalacyjny wymagać będzie dodatkowo potwierdzenia rezygnacji z instalacji. Aby potwierdzić przerwanie instalacji, kliknij przycisk Tak. 4

5 3 W kolejnym oknie możesz wybrać miejsce instalacji programu. Zalecane jest jednak zachowanie sugerowanej przez instalator ścieżki. Aby kontynuować instalację wciśnij przycisk Dalej. 5

6 4 W następnym oknie instalator pozwala na wybór skrótu do programu w Menu Start. Zalecane jest zachowanie domyślnej nazwy skrótu. Aby kontynuować wciśnij przycisk Dalej. 6

7 5 W kolejnym oknie instalator tworzy ikonę skrótu do programu SMS Windykator na pulpicie Twojego komputera. Jeśli nie chcesz by ikona została utworzona odznacz pole Utwórz ikonę na pulpicie. Aby kontynuować instalację wciśnij przycisk Dalej. 7

8 6 Po zebraniu powyższych informacji instalator gotowy jest do przeprowadzenia procesu instalacji programu SMS Windykator. Aby kontynuować instalację wciśnij przycisk Dalej. 8

9 7 Po zakończeniu instalacji program wyświetli okno podsumowania instalacji. Aby zamknąć program instalacyjny wciśnij przycisk Zakończ. Po zakończeniu instalacji program SMS Windykator zostanie automatycznie uruchomiony. Jeśli nie chcesz by program został uruchomiony po zakończeniu instalacji to w oknie podsumowania odznacz opcję Uruchom program SMS Windykator. Usuwanie programu Usuwanie programu SMS Windykator odbywa się w sposób typowy dla systemów operacyjnych Microsoft Windows. Program SMS Windykator można usunąć na dwa sposoby. Sposób I: 1 Wskaż menu Start i kliknij na nim lewym przyciskiem myszy. 2 Wskaż pozycję Wszystkie programy by rozwinąć listę wszystkich zainstalowanych programów. 3 Znajdź a następnie rozwiń grupę SMS Windykator. 4 Wskaż aplikację Deistalacja programu SMS Windykator i kliknij na niej lewym przyciskiem myszy. 5 Uruchomiony zostanie kreator usuwania programu SMS Windykator. 9

10 6 W oknie kreatora należy potwierdzić zamiar usunięcia programu poprzez kliknięcie przycisku Tak. 7 Rozpocznie się proces usuwania programu. 8 Po zakończeniu usuwania zostanie wyświetlone okno potwierdzające, że program SMS Windykator został odinstalowany. Sposób II: 1 Wskaż menu Start i kliknij na nim lewym przyciskiem myszy. 2 Z menu Ustawienia wybierz grupę Panel sterowania. 3 W oknie Panelu sterowania kliknij ikonę Dodaj/Usuń programy (w systemie Windows XP) lub Odinstaluj program (w systemie Vista i 7). 4 Z listy programów wybierz SMS Windykator i kliknij Odinstaluj/Zmień. 5 Uruchomiony zostanie kreator usuwania programu SMS Windykator. 6 W oknie kreatora należy potwierdzić zamiar usunięcia programu poprzez kliknięcie przycisku Tak. 7 Rozpocznie się proces usuwania programu. 8 Po zakończeniu usuwania zostanie wyświetlone okno potwierdzające, że program SMS Windykator został odinstalowany. 10

11 PIERWSZE URUCHOMIENIE, KONFIGURACJA I AKTUALIZACJA PROGRAMU Uruchomienie programu Program SMS Windykator uruchamia się w sposób analogiczny jak większość programów w środowisku Microsoft Windows. Można to zrobić na dwa sposoby: Sposób I: 1 Wskaż na Pulpicie ikonę SMS Windykator i kliknij na niej dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (alternatywnie po wskazaniu i zaznaczeniu ikony SMS Windykator wciśnij przycisk Enter na klawiaturze komputera) 2 Program SMS Windykator zostanie uruchomiony co potwierdzi wyświetlenie logo programu i informacja o wczytywaniu danych. 3 Po upływie kilku do kilkunastu sekund powyższe okno zostanie zamknięte i zostanie wyświetlone okno właściwe aplikacji SMS Windykator. Od tego momentu program jest gotowy do pracy. Uwaga: Sposób drugi dotyczy instalacji, w czasie której zaznaczono opcję tworzenia skrótu do programu na Pulpicie. Sposób 1 Wskaż menu Start i kliknij na nim lewym przyciskiem myszy. 2 Wskaż pozycję Wszystkie programy by rozwinąć listę wszystkich zainstalowanych programów. 3 Znajdź a następnie rozwiń grupę SMS Windykator. 4 Wskaż aplikację SMS Windykator i kliknij na niej lewym przyciskiem myszy. 5 Program SMS Windykator zostanie uruchomiony co potwierdzi wyświetlenie logo programu i informacja o wczytywaniu danych. 6 Po upływie kilku do kilkunastu sekund powyższe okno zostanie zamknięte i zostanie wyświetlone okno właściwe aplikacji SMS Windykator. Od tego momentu program jest gotowy do pracy. Uwaga: Sposób drugi dotyczy instalacji, w czasie której zaznaczono opcję tworzenia skrótu do programu w menu Start. W przypadku instalacji niestandardowej, w czasie której nie zostały zaznaczone opcje tworzenia skrótów na Pulpicie i w menu Start program należy uruchomić z lokalizacji wskazanej w trzecim kroku instalacji. 11

12 Konfiguracja i aktualizacja programu Po uruchomieniu programu, domyślnym ekranem jest zakładka Konfiguracja. W zakładce tej dostępne z poziomu górnego menu są 4 dodatkowe ekrany: konto SMS Połączenie z bazą danych Szablony SMS Aktualizacja Uwaga: Po pierwszym uruchomieniu SMS Windykatora zalecane jest przeprowadzenie aktualizacji. 12

13 Konfiguracja: Konto SMS Ekran Konto SMS podzielony jest na trzy obszary: 1 Ustawienia bramki 2 Pozostałe SMS 3 Zakup pakietów SMS Ustawienia bramki W obszarze tym podać nalezy dane logowania do serwisu SMS Windykator uzyskane podczas rejestracji na stronie Podanie właściwych danych jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania programu a w szczególności do wysyłania powiadomień sms. Uwaga: Udostępnianie własnych danych logowania podmiotom nieposiadającym wykupionej licencji powiązanej z tymi danymi łamie warunki licencji używania programu SMS Windykator. Aby zalogować się do usługi SMS Windykator: 1 W polu Nazwa użytkownika wpisz swój login uzyskany w czasie rejestracji konta 2 W polu Hasło wpisz hasło przypisane do loginu. 3 Po wpisaniu loginu i hasła zatwierdz logowanie klikając przycisk Zapisz. 4 Poprawne logowanie do usługi SMS Windykator zostanie potwierdzone poprzez wyświetlenie odpowiedniego komunikatu. W przypadku błędnej kobminacji loginu i hasła wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym fakcie. 13

14 Uwaga: Jeśli jeszcze nie posiadasz swojego loginu i hasła możesz je uzyskać poprzez rejestrację na stronie Pozostałe SMS W obszarze tym wyświetlana jest informacja o pozostałych do wykorzystania SMS. Dane te widoczne są dopiero po zalogowaniu i pobierane są automatycznie z serwisu SMS Windykator. Zakup pakietów SMS Obszar ten umożliwia szybki wybór i zakup pakietów SMS. Kliknięcie myszą przycisku Kup Teraz przy wybranym pakiecie uruchamia przeglądarkę internetową na stronie serwisu SMS Windykator, na której można dokonać zakupu pakietu SMS. Konfiguracja: Połączenie z bazą danych Ekran Połączenie z bazą danych umożliwia skonfigurowanie programu SMS Windykator do pracy z wybranym programem handlowym. Aby skonfigurować SMS Windykator: 1 Z rozwijanej listy wybierz program księgowy, z którym ma współpracować SMS Windykator. 2 W polu Adres serwera wpisz poprawny adres serwera bazy danych SQL programu księgowego. 14

15 3 Jeśli program księgowy zainstalowany jest na tym komputerze, z którego właśnie korzystasz to zaznacz pole Logowanie NT (Windows) i wybierz bazę danych z rozwijanej listy Nazwa bazy danych. Jeśli program księgowy zainstalowany jest na innym komputerze niż ten, na którym właśnie pracujesz to wypełnij pola Nazwa użytkownika i Hasło odpowiednimi danymi, zostaw pole Logowanie NT (Windows) niezaznaczone i wybierz bazę danych z listy Nazwa bazy danych. 4 Sprawdź poprawność konfiguracji klikając przycisk Testuj. Jeśli poprawność połączenia zostanie potwierdzona możesz zapisać konfigurację klikając na przycisk Zapisz. Uwaga: Jeśli na którymkolwiek etapie konfiguracji napotkasz jakąś trudność poproś o pomoc osobę, która instalowała Twój program księgowy lub skorzystaj z naszej pomocy technicznej. Konfiguracja: Szablony SMS Ekran Szablony SMS pozwala na modyfikowanie istniejących i tworzenie nowych szablonów treści powiadomień. Ekran podzielony jest na cztery obszary: 1 Szablony SMS 2 Edycja szablonu 3 W obszarze Edycja szablonu wydzielony obszar wstawiania zmiennych. 4 Podgląd szablonu z przykładowymi danymi 15

16 Szablony SMS W obszarze tym umieszczone są nazwy wszystkich dostępnych w programie szablonów. Aby usunąć istniejący szablon: 1 W obszarze Szablony SMS zaznacz szablon kliknięciem lewym przyciskiem myszy na jego nazwie. Wybrany szablon zostanie podświetlony na niebiesko. 2 Kliknij przycisk Usuń w menu głównym ekranu Szablony SMS. 3 Wyświetlony zostanie monit z pytaniem o potwierdzenie usunięcia szablonu: 4. Szablon zostanie usunięty po kliknięciu przycisku Tak. W przypadku usunięcia szablonów lub błędnej ich edycji SMS Windykator umożliwia łatwe przywrócenie szablonów domyślnych. Uwaga: Przywrócenie szablonów domyślnych usuwa wszystkie istniejące szablony i zastępuje je trzema domyślnymi szablonami. Aby przywrócić domyślne szablony: 1 Kliknij przycisk Przywróć domyślne w menu głównym ekranu Szablony SMS. 2 Wyświetlony zostanie monit z pytaniem o potwierdzenie przywrócenia szablonów domyślnych. 3 Szablony domyślne zostaną przywrócone po kliknięciu przycisku Tak. 16

17 Aby stworzyć nowy szablon powiadomienia sms: 1 Kliknij przycisk Nowy w menu głównym ekranu Szablony SMS. Spowoduje to wyczyszczenie pól w obszarze Edycja Szablonu tak by można było stworzyć nowy szablon. 2 W polu Nazwa szablonu wpisz nazwę, która w możliwie czytelny sposób będzie opisywała nowy szablon. Uwaga: Szablony domyślne używają nazw opartych o maksymalny czas przekroczenia płatności. Wskazane jest nazywanie nowych szablonów w podobny sposób. 3 W polach Spóźnienie Od i Spóźnienie Do wpisz okres spóźnienia (liczony w dniach), którego dotyczyć będzie nowy szablon powiadomienia. Uwaga: Program nie pozwoli na stworzenie szablonu powiadomienia z zakresem spóźnienia zawierającym się w całości lub częściowo w definicji spóźnienia istniejącego już szablonu. 4 W polu Szablon wpisz treść powiadomienia. Program SMS Windykator pozwala na użycie w szablonie zmiennych, w miejsce których w powiadomieniu wysyłanym do klienta zostanie wpisana wartość pobrana z bazy danych programu handlowego. Zmienne te można wprowadzić ręcznie lub za pomocą przycisków znajdujących się w obszarze wstawiania zmiennych. Suma należnosci Zmienna: {SumNależ} 17

18 Działanie: Wstawia sumę wszystkich opóźnionych należności Najdłuższe spóźnienie Zmienna: {MaxSpóźnienie} Działanie: Wstawia ilość dni najdłuższego spóźnienia Zaległe faktury Zmienna: {NumFak} Działanie: Wstawia numery wszystkich zaległych faktur Faktura z maksymalnym spóźnieniem Zmienna: {NumFakury} Działanie: Wstawia numer faktury z najdłuższym spóźnieniem Termin płatności Zmienna: {TerminPłat} Działanie: Wstawia termin płatności faktury z najdłuższym spóźnieniem Przykład: Treść szablonu: Przypominamy o konieczności zapłaty {SumNależ} za zaległe faktury {NumFak}. Najdłuższe spóźnienie to {MaxSpóźnienie} dni dla faktury {NumFakury}, której termin płatności upłynął w dniu {TerminPłat}. Treść powiadomienia: Przypominamy o konieczności zapłaty 520,33 za zaległe faktury F3234/2012, F3119/2012. Najdłuższe spóźnienie to 24 dni dla faktury F3232/2012, której termin płatności upłynął w dniu Uwaga: Aby zmniejszyć ilość SMS zużywanych na powiadomienia program SMS Windykator automatycznie zamienia polkskie znaki diakrytyczne na litery alfabetu łacińskiego. np. ą zamieniane jest na a, ć na c itp. 5 Podgląd powiadomienia wygenerowanego na podstawie edytowanego szablonu prezentowany jest zawsze w obszarze Podgląd szablonu z przykładowymi danymi. 6 Aby zapisać szablon kliknij przycisk Zapisz. Nowy szablon zostanie zapisany i pojawi się w spisie szablonów w obszarze Szablony SMS. 18

19 Konfiguracja: Aktualizacja Program SMS Windykator wyposażony jest w moduł umożliwiający łatwe aktualizowanie aplikacji do najnowszej wersji. Aby zaktualizować program: 1 Kliknij przycisk Aktualizacja w menu głównym ekranu Konfiguracja. Wyświetlone zostanie okno z informacją o aktualnej wersji programu SMS Windykator zainstalowanej na komputerze oraz wersji dostępnej do aktualizacji. 2 Jeśli wersja dostępna wersja programu jest nowsza niż program zainstalowany na komputerze, wciśnij przycisk Aktualizuj by rozpocząć pobranie i aktualizację programu. 19

20 3 Po pobraniu najnowszej wersji pojawi się dodatkowy przycisk Restart programu. Wciśnij go by zakończyć aktualizację i uruchomić program ponownie, już zaktualizowany. Uwaga: Przycisk aktualizuj nie jest aktywny w przypadku gdy werjsa zainstalowana na komputerze jest wersją aktualną. 20