Tworzenie formularza za pomocą narzędzia Formularz

Transkrypt

1 1. Tworzenie formularza za pomocą kreatora i 2. Formatowanie formularzy. 3. Dodawanie formantów 4. Obliczenia w formularzach. 5. Makropolecenia. 6. Funkcje formularza. 7. Formularz sterujący. Formularz jest obiektem bazy danych, którego można używać do tworzenia interfejsu użytkownika dla aplikacji bazy danych. Formularz związany to formularz, który jest połączony bezpośrednio ze źródłem danych, na przykład tabelą lub kwerendą, i służy do wprowadzania, edytowania i wyświetlania danych z tego źródła danych. Można także utworzyć formularz niezwiązany, który nie jest połączony bezpośrednio ze źródłem danych, ale wciąż zawiera przyciski poleceń, etykiety lub inne formanty potrzebne do obsługi aplikacji. Formularze można porównać do okien, przez które użytkownicy przeglądają bazę danych i uzyskują do niej dostęp. Efektywny formularz przyspiesza korzystanie z bazy danych, ponieważ użytkownicy nie muszą wyszukiwać potrzebnych informacji. Wizualnie atrakcyjny formularz sprawia, że praca z bazą danych jest przyjemniejsza i wydajniejsza, a może przy okazji zapobiegać wprowadzaniu nieprawidłowych danych. Tworzenie formularza za pomocą narzędzia Formularz Aby utworzyć formularz jednym kliknięciem przycisku myszy, można użyć narzędzia Formularz. Po użyciu tego narzędzia w formularzu zostaną umieszczone wszystkie pola z podstawowego źródła danych. Nowego formularza można zacząć używać natychmiast. Można też zmodyfikować formularz w widoku układu lub w widoku projektu, aby lepiej zaspokajał potrzeby użytkownika. Tworzenie nowego formularza przy użyciu narzędzia Formularz 1. W okienku nawigacji kliknij tabelę lub kwerendę zawierającą dane, które mają się znaleźć w formularzu. 2. Na karcie Tworzenie w grupie Formularze kliknij przycisk Formularz. Program Access utworzy formularz i wyświetli go w widoku układu. W widoku układu można wprowadzać zmiany projektu formularza, który wyświetla dane. W razie potrzeby można na przykład dopasować rozmiar pól tekstowych, aby zmieściły się w nich dane. Jeśli program Access znajdzie tabelę, która jest w relacji jeden-do-wielu z tabelą lub kwerendą użytą do utworzenia formularza, doda do formularza arkusz danych oparty na powiązanej tabeli lub kwerendzie. Jeśli na przykład użytkownik utworzy prosty formularz oparty na tabeli Pracownicy i między tabelą Pracownicy a tabelą Zamówienia istnieje zdefiniowana relacja jeden-do-wielu, w arkuszu danych zostaną wyświetlone wszystkie rekordy z tabeli Zamówienia, które odnoszą się do bieżącego rekordu tabeli Pracownicy. Można usunąć arkusz danych z formularza, jeśli nie jest potrzebny. Jeśli istnieje więcej niż jedna tabela z relacją jeden-do-wielu w stosunku do tabeli, która została użyta do utworzenia formularza, program Access nie doda żadnych arkuszy danych do formularza. 1

2 Rysunek 1. Formularz przy użyciu narzędzia Formularz Tworzenie formularza dzielonego za pomocą narzędzia Formularz dzielony Formularz dzielony udostępnia jednocześnie dwa widoki danych widok formularza i widok arkusza danych. Formularz dzielony różni się od kombinacji formularz/podformularz tym, że te dwa widoki są połączone z tym samym źródłem danych i zawsze są ze sobą zsynchronizowane. Zaznaczenie pola w jednej części formularza powoduje zaznaczenie tego samego pola w drugiej części formularza. Dane można dodawać, edytować lub usuwać w dowolnej części (pod warunkiem, że można aktualizować źródło rekordów, a użytkownik nie skonfigurował formularza w sposób uniemożliwiający wykonywanie tych akcji). Praca z formularzami dzielonymi daje korzyści wynikające z korzystania z obu rodzajów formularzy w jednym formularzu. Można na przykład użyć części arkusza danych, aby szybko zlokalizować rekord, a następnie użyć części formularza w celu wyświetlenia lub edytowania rekordu. Tworzenie formularza dzielonego za pomocą narzędzia Formularz dzielony: 1. W okienku nawigacji kliknij tabelę lub kwerendę zawierającą dane, które mają się znaleźć w formularzu. Ewentualnie otwórz tabelę lub kwerendę w widoku arkusza danych. 2. Na karcie Tworzenie w grupie Formularze kliknij przycisk Formularz dzielony. Program Access utworzy formularz i wyświetli go w widoku Układ. W widoku Układ można wprowadzać zmiany projektu formularza przy jednoczesnym wyświetlaniu danych. W razie potrzeby można na przykład dopasować rozmiar pól tekstowych, aby zmieściły się w nich dane. 2

3 Rysunek 2. Formularz dzielony Tworzenie formularza z wieloma rekordami za pomocą narzędzia Wiele elementów Po utworzeniu formularza za pomocą narzędzia Formularz jest w nim w danej chwili wyświetlany jeden rekord. Aby uzyskać formularz wyświetlający wiele rekordów, który można dostosować bardziej niż arkusz danych, można użyć narzędzia Wiele elementów. 1. W okienku nawigacji kliknij tabelę lub kwerendę zawierającą dane, które mają się znaleźć w formularzu. 2. Na karcie Tworzenie w grupie Formularze kliknij przycisk Więcej formularzy, a następnie kliknij pozycję Wiele elementów. Program Access utworzy formularz i wyświetli go w widoku Układ. W widoku Układ można wprowadzać zmiany projektu formularza przy jednoczesnym wyświetlaniu danych. W razie potrzeby można na przykład dopasować rozmiar pól tekstowych, aby zmieściły się w nich dane Po użyciu narzędzia Wiele elementów program Access utworzy formularz przypominający arkusz danych. Dane zostaną rozmieszczone w wierszach i kolumnach i będzie widać więcej niż jeden rekord. Formularz typu Wiele elementów udostępnia więcej opcji dostosowywania niż arkusz danych, w tym możliwość dodawania elementów graficznych, przycisków i innych formantów. 3

4 Rysunek 3. Formularz - wiele elementów Tworzenie formularza za pomocą Kreatora formularzy Aby mieć więcej możliwości wybierania pól do wyświetlania w formularzu, można użyć Kreatora formularzy zamiast różnych narzędzi konstruowania formularzy wymienionych wcześniej. Można również określić sposób grupowania i sortowania danych, a także użyć pól z więcej niż jednej tabeli lub kwerendy, o ile między tabelami i kwerendami zostały wcześniej określone relacje. Na karcie Tworzenie w grupie Formularze kliknij przycisk pozycję Kreator formularzy. 1. Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na stronach Kreatora formularzy. Uwaga Aby ująć w formularzu pola z wielu tabel i kwerend, po zaznaczeniu pól z pierwszej tabeli lub kwerendy na pierwszej stronie Kreatora formularzy nie klikaj przycisku Dalej ani Zakończ. Zamiast tego powtórz czynności w celu wybrania tabeli lub kwerendy i kliknij dodatkowe pola, które mają zostać zawarte w formularzu. Następnie kliknij przycisk Dalej lub Zakończ, aby kontynuować. 4

5 Rysunek 4. Formularz z polami z wielu tabel 2. Na ostatniej stronie kreatora kliknij przycisk Zakończ. Tworzenie formularza za pomocą narzędzia Pusty formularz Jeśli kreator lub narzędzia konstruowania formularzy nie zaspokajają potrzeb użytkownika, można skonstruować formularz za pomocą narzędzia Pusty formularz. Może to być bardzo szybki sposób skonstruowania formularza, szczególnie gdy planuje się umieścić w nim tylko kilka pól. 1. Na karcie Tworzenie w grupie Formularze kliknij przycisk Pusty formularz. Program Access otworzy pusty formularz w widoku układu i wyświetli okienko Lista pól. 2. W okienku Lista pól kliknij znak plus (+) obok tabeli lub tabel z polami, które chcesz ująć w formularzu. 3. Aby dodać pole do formularza, kliknij je dwukrotnie lub przeciągnij do formularza. 4. Rysunek 5. Tworzenie formularza za pomocą pusty formularz Uwaga 5

6 o o Po dodaniu pierwszego pola można dodać kilka pól naraz. W tym celu należy przytrzymać naciśnięty klawisz CTRL, kliknąć kilka pól, a następnie przeciągnąć je równocześnie do formularza. Kolejność tabel w okienku Lista pól może się zmieniać w zależności od tego, która część formularza jest zaznaczona. Jeśli pole, które ma zostać dodane, nie jest widoczne, należy zaznaczyć inną część formularza, a następnie ponownie spróbować dodać pole. 5. Za pomocą narzędzi z grupy Nagłówek/stopka na karcie Projektowanie można dodać do formularza logo, tytuł lub datę i godzinę. 6. Za pomocą narzędzi z grupy Formanty na karcie Projektowanie można dodać do formularza różne formanty. Aby uzyskać nieco większy wybór formantów, należy przełączyć do widoku Projekt, klikając prawym przyciskiem myszy formularz, a następnie klikając polecenie Widok projektu. Opis widoku Układ i widoku Projekt Widok Układ Widok układu jest najbardziej intuicyjnym widokiem, który umożliwia modyfikowanie formularza i pozwala wprowadzać niemal wszystkie zmiany dostępne w przypadku formularzy w programie Access. Formularz wyświetlany w widoku układu zawiera rzeczywiste dane. Dlatego użytkownik może je przeglądać podobnie jak podczas używania formularza. W tym widoku można również wprowadzać zmiany projektu formularza. Podczas modyfikowania formularza dane są widoczne, dlatego w tym widoku można ustawiać rozmiar formantów oraz wykonywać wszelkie inne zadania, które mają wpływ na wygląd i użyteczność formularza. Widok Projekt Widok projektu przedstawia szczegółową strukturę formularza. Są w nim wyświetlane sekcje Nagłówek, Szczegóły i Stopka formularza. W widoku projektu nie jest generowany formularz. Dlatego nie widać danych źródłowych podczas wprowadzania zmian projektu. Istnieją jednak zadania, które można wykonać znacznie łatwiej w widoku projektu niż w widoku układu: dodawanie do formularza różnych formantów, takich jak związane ramki obiektu, podziały stron i wykresy; edytowanie źródeł formantów pól tekstowych bezpośrednio w tych polach bez użycia arkusza właściwości; zmienianie rozmiarów sekcji formularzy, takich jak sekcja Nagłówek formularza lub Szczegóły; zmienianie pewnych właściwości formularza, których nie można zmienić w widoku Układ. Dostosowywanie formularza w widoku Układ Po utworzeniu formularza można w łatwy sposób dostosować jego projekt, korzystając z widoku Układ. Po wyświetleniu rzeczywistych danych formularza można ponownie rozmieścić formanty i dopasować ich rozmiary. Można umieścić nowe formanty w formularzu oraz ustawić właściwości formularza i jego formantów. Aby przełączyć do widoku Układ, należy w okienku nawigacji kliknąć prawym przyciskiem myszy nazwę formularza, a następnie kliknąć polecenie Widok układu. Program Access wyświetli formularz w widoku Układ. Arkusz właściwości pozwala zmieniać właściwości formularza oraz jego formantów i sekcji. Aby wyświetlić arkusz właściwości, należy nacisnąć klawisz F4. Okienko Lista pól umożliwia dodawanie pól z tabeli lub kwerendy źródłowej raportu do projektu formularza. Aby wyświetlić okienko Lista pól: 6

7 Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij przycisk Dodaj istniejące pola. Skrót klawiaturowy Naciśnij klawisze ALT+F8. Następnie można przeciągnąć pola bezpośrednio z okienka Lista pól do formularza. Aby dodać jedno pole, kliknij je dwukrotnie lub przeciągnij je z okienka Lista pól do sekcji formularza, w której chcesz wyświetlić pole. Aby dodać jednocześnie kilka pól, przytrzymaj wciśnięty klawisz CTRL i kliknij pola, które chcesz dodać. Następnie przeciągnij zaznaczone pola do formularza. Dostosowywanie formularza w widoku Projekt W przypadku stacjonarnych baz danych projekt formularza można szczegółowo dostosować w widoku projektu. Pozwala on dodawać nowe formanty i pola do formularza przez dodawanie ich do siatki projektu. Arkusz właściwości daje dostęp do wielu właściwości umożliwiających dostosowywanie formularza. Aby przełączyć do widoku Projekt, należy w okienku nawigacji kliknąć prawym przyciskiem myszy nazwę formularza, a następnie kliknąć polecenie Widok projektu. Uwaga Widok projektu jest niedostępny podczas pracy z bazą danych sieci Web. Program Access wyświetli formularz w widoku Projekt. Arkusz właściwości pozwala zmieniać właściwości formularza oraz jego formantów i sekcji. Aby wyświetlić arkusz właściwości, należy nacisnąć klawisz F4. Okienko Lista pól umożliwia dodawanie pól z tabeli lub kwerendy źródłowej raportu do projektu formularza. Aby wyświetlić okienko Lista pól: Na karcie Projektowanie w grupie Narzędzia kliknij przycisk Dodaj istniejące pola. Skrót klawiaturowy Naciśnij klawisze ALT+F8. Następnie można przeciągnąć pola bezpośrednio z okienka Lista pól do formularza. Aby dodać jedno pole, kliknij je dwukrotnie lub przeciągnij je z okienka Lista pól do sekcji formularza, w której chcesz wyświetlić pole. Aby dodać jednocześnie kilka pól, przytrzymaj wciśnięty klawisz CTRL i kliknij pola, które chcesz dodać. Następnie przeciągnij zaznaczone pola do formularza. Formanty w formularzu Accesss Każdy formularz Accessa, także ten stworzony za pomocą kreatora można w każdej chwili edytować, również poprzez wstawianie dodatkowych formantów. Poszczególne formanty są dostępne na karcie Projektowanie, w grupie Formanty. 7

8 Zaznaczamy wybrany formant na wstędze, następnie klikamy w dowolne miejsce formularza - w tym miejscu zostanie wstawiony formant. Wstawiane w ten sposób formanty są niezwiązane tzn. występują tylko w formularzu i nie przechowują danych. Oczywiście każdy formant można związać z dowolnym źródłem danych w tabeli czy kwerendzie. Można to zrobić albo bezpośrednio albo poprzez funkcje w kreatorze wyrażeń. Tworzenie formularza nawigacji- formularz sterujący Formularz nawigacji to formularz zawierający kontrolkę nawigacji. Formularze nawigacji mogą być przydatne w każdej bazie danych, jednak utworzenie takiego formularza jest szczególnie ważne, gdy baza danych ma zostać opublikowana w sieci Web, ponieważ okienko nawigacji programu Access nie jest wyświetlane w przeglądarce. 1. Otwórz bazę danych, do której chcesz dodać formularz nawigacji. 2. Na karcie Tworzenie w grupie Formularze kliknij pozycję Nawigacja, a następnie wybierz odpowiedni styl formularza nawigacji. W wersji poniżej Office 2010 skorzystaj z menadżer panelu przełączania: i 8

9 Makropolecenia Makropolecenia w Accessie to procedury, które można uruchomić i, których działanie powoduje wykonanie jednej lub kilku predefiniowanych czynności, zwanych także akcjami. Każde makropolecenie to po prostu lista czynności wraz z ich argumentami i ewentualnymi warunkami, decydującymi o tym, czy dana czynność jest wykonywana czy nie. Użytkownik może utworzyć makro w celu wykonywania określonej serii akcja lub grupa makr w celu wykonywania powiązanych serii akcji. W programie Microsoft Office Access makra mogą być zawarte w obiektach makr (nazywanych też makrami autonomicznymi) lub osadzone we właściwościach zdarzeń formularzy, raportów lub formantów. Makra osadzone stają się częścią obiektu lub formantu, w którym są osadzone. Obiekty makr są widoczne w okienku nawigacji w obszarze Makra; makra osadzone nie są widoczne. Przykładowe makra: 9

10 Makro jest akcją lub zestawem akcji, z których każda wykonuje określoną operację, taką jak otwarcie formularza lub wydrukowanie raportu. Makra pomagają zautomatyzować często wykonywane zadania. Można na przykład uruchamiać makro drukujące raport, gdy użytkownik klika przycisk polecenia. Makropolecenia( Makro) procedury, których działanie powoduje wykonanie jednej lub wielu predefiniowanych akcji. i Umożliwiają: zmianę aktywnego okna lub aktywnego obiektu; sprawdzanie poprawności wprowadzanych danych; zmianę wartości w dowolnym formancie lub elemencie raportu; zmiany właściwości formularzy i raportów oraz ich sekcji; otwieranie i zamykanie formularzy, wydruk raportów; wykonywanie zapytań; uruchamianie i zatrzymanie aplikacji. Program Access ma język makr, który w prosty i przystępny sposób pozwala na zautomatyzowanie określonych, często powtarzających się czynności zadań systemu zarządzania bazą danych. Makra opierają się na akcjach, które wykonują te zadania, a mianowicie: otwarcie formularza, wydrukowanie raportu, wyświetlenie okna komunikatu, uruchomienie polecenia itd. W przeciwieństwie do innych obiektów bazy danych makra nie można stworzyć za pomocą kreatora. Tworzy się je w oknie projektu, wybierając myszką odpowiednie akcje i ich argumenty (niektóre akcje nie mają argumentów, np. ZatrzymajMakro). Uruchamianie makropoleceń: wystąpienie zdarzenia określonej klasy np. ruch myszą, naciśnięcie klawisza, otwarcie formularza, przejście do formantu, itd.; zdarzenia zazwyczaj zachodzą w formularzach lub raportach. Budowa makropolecenia: nazwa makra jednoznacznie identyfikująca zbiór akcji; warunki wykonania akcji warunki jakie muszą spełniać wprowadzone dane, wartości atrybutów formantów lub elementy raportu, by został wykonany określony zbiór akcji; nazwa akcji rodzaj predefiniowanego działania; argumenty akcji elementy wskazujące na sposób wykonania czynności oraz obiekt działania. Technika definiowania pojedynczych makropoleceń: 1. W centrum sterowania wybierz zakładkę Makra. 2. Jeśli definiowane jest nowe makropolecenie, wybierz klawisz Nowy, jeśli modyfikujesz istniejące makro klawisz Projekt. 3. Po wyświetleniu okna projektu formularza zdefiniuj następujące elementy makropolecenia: a) wybierz w kolumnie Akcja rodzaj predefiniowanego działania, b) określ argumenty akcji. 4. Zapisz pojedyncze makro pod unikalną nazwą. 10

11 Warunki w makrach Akcje w makrach mogą być wykonywane bezwarunkowo lub przy spełnionym pewnym warunku. Warunek ten jest określany w kolumnie warunków okna projektowego makra. Kolumna warunków standardowo nie jest widoczna. Jej włączenie odbywa się za pomocą przycisku Warunki na pasku narzędzi (lub z menu Widok). Jeśli warunek zawiera kilka akcji, to w kolumnie warunków umieszczamy symbol...(trzy kropki), który stanowi kontynuację działania warunku z poprzedniego wiersza. AKCJE PRZYKŁADY IdźDoFormantu IdźDoRekordu Przeniesienie kursora do wskazanego pola aktywnego arkusza danych lub formantu aktywnego formularza. Przejście do wskazanego rekordu lub utworzenie nowego w aktywnym arkuszu danych lub formularzu. Maksymalizuj Powiększenie okna do pełnego rozmiaru. Minimalizuj OknoKomunikatu OtwórzFormularz OtwórzKwerendę Zmniejszenie okna na pasek tytułu okna MS Access. Wyświetlenie okna komunikatu zawierające informacje lub ostrzeżenie. Otwarcie wskazanego formularza w podanym rodzaju widoku. Uruchomienie wskazanego zapytania w podanym rodzaju widoku. OtwórzTabelę Przywróć Otwiera tabelę w podanym rodzaju widoku. Przywraca zmaksymalizowane lub zminimalizowane okno do poprzedniego rozmiaru. Sygnał Generowanie sygnału dźwiękowego. UruchomAplikację Uruchamia aplikację DOS-a lub MS Windows. 11

12 UstawWartość Przypisanie wartości do wskazanego pola, formantu, jego właściwości lub właściwości formularza (raportu). UsuńObiekt Usuwa wybrany obiekt BD (tabelę, formularz, itd.). WybierzObiekt Wybiera określony obiekt BD. Zakończ Zakończenie pracy programu MS Access. Zamknij ZnajdźRekord Zamyka wskazany obiekt BD. Wyszukanie w aktywnym arkuszu danych lub formularzu pierwszego lub następnego rekordu zawierającego dane spełniające podany warunek. Ćwiczenie 1. Zbuduj formularz o nazwie Hasło, zawierający jedno pole tekstowe niezwiązane o nazwie Hasło, tak jak na rys. 4. Rys. 4. Formularz Hasło 2. Utwórz makro o nazwie Hasło, które powinno wyświetlić komunikat Hasło poprawne, gdy wprowadzimy tekst kwadrat3. Następnie otworzy formularz Kierownicy-zarobki. Jeśli wprowadzony tekst będzie inny, to makro powinno wyświetlić komunikat Hasło niepoprawne, zamknąć formularz i zatrzymać swoje działanie. 3. Zwiąż ze zdarzeniem Po aktualizacji pole Hasło w formularzu Hasło z makrem Hasło. Utwórz w widoku projektu formularz Hasło (patrz rys. 4). We właściwościach pola na karcie Inne wpisz nazwę pola Hasło. W oknie bazy danych kliknij obiekt Makra, a następnie Nowy. W siatce projektowej makra włącz kolumnę Warunki. Wpisz warunki, jak na rys. 5, wybierz akcje oraz uzupełnij argumenty akcji według wzoru: 12

13 Dla warunku [Hasło]= kwadrat3 : Akcja Argument akcji Okno Komunikatu tekst komunikatu Hasło poprawne OtwórzFormularz nazwa formularza Kierownicy zarobki Zamknij typ obiektu Formularz, nazwa obiektu Hasło ZatrzymajMakro Dla warunku [Hasło]<> kwadrat3 : Akcja Argument akcji OknoKomunikatu tekst komunikatu Hasło niepoprawne Zamknij typ obiektu Formularz, nazwa obiektu Hasło ZatrzymajMakro Zapisz makro pod proponowaną nazwą i zamknij. Otwórz formularz Hasło w widoku projektu. Otwórz okno Właściwości dla pola tekstowego Hasło. Na karcie Zdarzenia Po aktualizacji wybierz makro Hasło i zamknij okno. Otwórz formularz Hasło i wpisz błędne hasło, a następnie ponownie uruchom formularz i wpisz poprawne hasło. Rys. 5. Okno projektowe makra Hasło Zadanie: do bazy filmy 1. Utwórz następujące kwerendy: a. Parametryczną, wyświetli wszystkie dane z tabeli i zapyta o imię i nazwisko pracownika b. Parametryczną wyświetli wszystkie dane z tabeli i zapyta o nazwisko pracownika c. Podsumowującą: policzy ile jest książek z danej kategorii d. Podsumowującą: ile jest pracowników w poszczególnych oddziałach e. Krzyżową ile jest klientów z danej miejscowości. f. Krzyżową ile razy został wypożyczony film(tytuł) w poszczególnych miastach klientów 13

14 g. Wykonaj kwerendę, która wyliczy wiek pracownika, a następnie na podstawie wyliczonego wieku wykonaj kolejną kwerendę, która wyświetli imie, nazwisko, filię pracownika i jego wynagrodzenie(stawka*czas). Dodatkowo dodaj pracownikowi 100zł dodatku, jeżeli przekroczył 50 lat. 2. Wykonaj następujące formularze: a. Formularz Filmy przez opcję formularz b. Formularz pracownicy przez opcję dzielony formularz c. Formularz klienci- przez kreatora formularza 3. Na podstawie wykonanych kwerend wykonaj następujące formularze: a. Wykres przestawny- na podstawie kwerendy c- ile książek z danej kategorii b. Dwa formularze dowolną metodą z kwerendy a i b 4. Dwa dowolne formularze wykonane metodą własnego projektu. 5. Formularz sterujący. Ustaw jako startowy. 6. Wykonaj kilka makr, które wykorzystaj do edycji formularzy. Przykład zastosowania formularzy: 14

15 15