Organizacja przyjmowania i rozpatrywania skarg/wniosków skierowanych do Prezydenta Miasta Gdyni

Transkrypt

1 Urząd Miasta Gdyni Al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, Gdynia Nr procedury: Tytuł procedury: Organizacja przyjmowania i rozpatrywania skarg/wniosków skierowanych do Prezydenta Miasta Gdyni.

2 Procedura Nr... Strona 2 z 6 SPIS TREŚCI 1. CEL 3 2. PRZEDMIOT I ZAKRES STOSOWANIA 3 3. DEFINICJE I TERMINOLOGIA ORAZ UZYWANE SKRÓTY 3 4. WŁASCICIEL PROCEDURY 3 5. SPIS DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I BAZ DANYCH 3 6. WYKAZ ODPOWIEDZIALNOŚCI Prezydent Miasta Naczelnik Wydziału Organizacyjnego Naczelnik wydziału merytorycznego 4 7. TRYB POSTĘPOWANIA Złożenie skargi Analiza Rejestracja Przygotowanie i podpisanie odpowiedzi Archiwizacja 6 8. SPIS FORMULARZY, SZABLONÓW, WZORCÓW I INSTRUKCJI 6 9. ZAPISY 6

3 Procedura Nr... Strona 3 z 6 1. Cel Celem niniejszej procedury jest ujednolicone, zgodne z prawem (KPA) i sprawne rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków złożonych do. 2. Przedmiot i zakres stosowania. Przedmiotem procedury jest ustalenie trybu załatwienia skarg i wniosków. W przypadku skarg: przeanalizowanie i wyjaśnienie wszystkich zarzutów, podjęcie stosownych działań kontrolnych i naprawczych oraz udzielenie wnoszącemu wyczerpującej odpowiedzi o sposobie załatwienia skargi. W przypadku wniosku: rozważenie możliwości zastosowania zaproponowanych rozwiązań ulepszających oraz poinformowanie wnoszącego o sposobie załatwienia wniosku. Zakres stosowania: od złożenia i zarejestrowania w Kancelarii Ogólnej oraz w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków, ustalenia właściwości do załatwienia, sprawdzenia czy w sprawie toczy się lub może toczyć się postępowanie administracyjne, analizy zarzutów, wniosku, przekazania do wydziału merytorycznego celem ustosunkowania się i przedstawienia wyjaśnień wraz z dokumentacją sprawy, podjęcia czynności kontrolnych, pisemnego poinformowanie o sposobie załatwienia skargi/ wniosku, do archiwizacji całej dokumentacji dotyczącej skargi (wniosku). 3. Właściciel procedury. Właścicielem procedury jest Naczelnik SO. 4. Definicje i terminologia oraz używane skróty KPA Kodeks Postępowania Administracyjnego 4.2. SO Wydział Organizacyjny 4.3. SOS Referat Skarg i Interwencji 4.4.Centralny Rejestr Skarg i Wniosków rejestr znajdujący się w SOS zawierający datę wpływu, imię i nazwisko, adres strony oraz informację, czego dotyczy skarga, datę załatwienia, sposób załatwienia. 5. Spis dokumentów związanych i baz danych Kodeks Postępowania Administracyjnego (art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku, tj. Dz.U. Nr 98, poz.1071 z późn. zm.) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5 poz. 46 z dnia 22 stycznia 2002 roku) Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Gdyni (tj. MRMG z 2000r. Nr 32, poz.255 z późn. zm.)

4 Procedura Nr... Strona 4 z 6 6. Wykaz odpowiedzialności Prezydent Miasta: Jest odpowiedzialny za: - podjęcie decyzji czy skarga jest słuszna, - podpisanie przygotowanej odpowiedzi - podjęcie decyzji o dalszym toku postępowania w sytuacji, kiedy skarga była uzasadniona Naczelnik SO Jest odpowiedzialny za: - analizę załatwionej skargi/wniosków, - nadzór nad terminowością udzielenia odpowiedzi zgodnie z KPA, - przygotowanie propozycji treści odpowiedzi, - wysłanie podpisanej odpowiedzi - archiwizację dokumentacji Naczelnik wydziału merytorycznego Jest odpowiedzialny za: - rejestrację skargi w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków, - ustosunkowanie się do postawionych zarzutów, zaproponowanych wniosków, - przygotowanie treści odpowiedzi bądź wyjaśnienie w sprawie przekazanej skargi/wniosku. 7. Tryb postępowania Złożenie skargi. Skargi i wnioski przyjmowane są w każdej, dogodnej dla wnoszącego, dozwolonej prawem formie. Muszą zawierać imię, nazwisko (nazwę), adres składającego. Skargi i wnioski złożone bez powyższych danych pozostają bez rozpoznania. Skargi i wnioski złożone w formie pisemnej muszą być zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej. Skargi i wnioski mogą być również złożone do protokołu. Pracownicy SOS wypełniają wówczas formularz -kartę zgłoszenia sprawy- stanowiącą załącznik nr 2 i rejestrują w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków oraz przekazują do Prezydenta Miasta Analiza. Prezydent Miasta dokonuje analizy złożonego pisma i podejmuje decyzję czy ma ono charakter skargi. Prezydent dekretuje wniosek lub skargę do SOS lub do właściwego merytorycznie wydziału do przeanalizowania, wyjaśnienia wszystkich zarzutów skargi oraz możliwości

5 Procedura Nr... Strona 5 z 6 wprowadzenia zaproponowanych rozwiązań i przygotowania propozycji odpowiedzi. W SOS lub w wydziale merytorycznym następuje sprawdzenie właściwości do rozpatrzenia skargi/wniosku oraz ustalenie, czy w sprawie nie toczy się bądź nie powinno być wszczęte postępowanie administracyjne. Jeżeli złożone pismo nie posiada znamion skargi, traktowane jest jako podanie i zostaje zadekretowane na właściwy merytorycznie wydział Rejestracja. Pracownik SOS dokonuje rejestracji wszystkich złożonych skarg i wniosków w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków Termin odpowiedzi. Udzielenie odpowiedzi na skargę/wniosek następuje: - niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca, w przypadku skarg/wniosków złożonych przez senatorów, posłów, radnych termin wynosi 14 dni. W przypadku niezałatwienia skarg/wniosków w tych terminach (w sprawach skomplikowanych) należy powiadomić skarżącego, ustalając nowy termin (załącznik nr 1) - w ciągu 7 dni należy przekazać skargę/wniosek (wniesiony nie/prawidłowo) do organu właściwego, zawiadamiając wnoszącego lub wskazać właściwy organ Przygotowanie i podpisanie odpowiedzi SOS przekazuje skargę lub wniosek do komórki/komórek organizacyjnych celem wyjaśnienia i przygotowania dokumentów związanych ze sprawą. Naczelnik wydziału/kierownik referatu ustosunkowuje się do zarzutów i przekazuje dokumenty związane ze sprawą SOS SOS dokonując w szczególności: zebrania i przeanalizowania niezbędnych dokumentów (akt sprawy, wyjaśnień składanych przez naczelników wydziałów, opinii prawnych), sporządzenia notatek służbowych, zwierających ustalenia i wnioski w sprawie, przygotowuje projekt odpowiedzi, a następnie przekazuje do Prezydenta Miasta, min. w 2 kopiach Podpisana odpowiedź wysyłana jest przez SOS za pośrednictwem poczty listem poleconym do strony składającej skargę/wniosek Właściwa merytorycznie komórka organizacyjna po otrzymaniu skargi, zadekretowanej przez Prezydenta, szczegółowo i wyczerpująco wyjaśnia wszystkie okoliczności zgłoszonej sprawy i wszystkie przedstawione zarzuty. Kierownik komórki organizacyjnej ustosunkowuje się do postawionych zarzutów i przygotowuje projekt odpowiedzi a następnie przekazuje do Prezydenta Miasta celem podpisania, min. w 2 kopiach Podpisania odpowiedź wysyłana jest do strony składającej skargę za pośrednictwem poczty listem poleconym.

6 Procedura Nr... Strona 6 z Kopię udzielonej odpowiedzi wydział merytoryczny przekazuje do SOS celem odnotowania w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków. W przypadku, kiedy skarga była uzasadniona Prezydent Miasta może zlecić przeprowadzenie czynności kontrolnych audytorowi wewnętrznemu z dyspozycją przekazania wszystkich materiałów i kserokopii skargi przez wydział merytoryczny Archiwizacja. Dokumentacja związana ze skargą/ wnioskiem przechowywana jest w SOS, a następnie podlega archiwizacji w archiwum UM. 8. Spis formularzy, szablonów, wzorców i instrukcji. Lp. Nr ewidencyjny Nazwa Lokalizacja, nazwa pliku Wzorzec zawiadomienia o przedłużeniu terminu załatwienia skargi Karta zgłoszenia sprawy Wzór pisma Referatu Skarg i Interwencji do komórek organizacyjnych 9. Zapisy. Lp. Nazwa teczki Oznaczenie z JRWA Kategoria archiwalna Stopień niejawności Osoba odpowiedzialna za prowadzenie 1. Rejestr skarg 0560 A jawne Pracownik SOS 2. Rozpatrywanie skarg 0561 BE5 jawne Pracownik SOS 3. Analiza i ocena 0563 A jawne Pracownik SOS 4. Nadzór i kontrola rozpatrywanej skargi 0564 B3 jawne Pracownik SOS

7 Załącznik nr 1 do procedury nr... Strona 1 z 1 Gdynia, dnia Nr.. Pan (Pani)... Na podstawie Art KPA uprzejmie informuję, że termin załatwienia skargi wniesionej w dniu..w sprawie zostaje przedłużony do dnia Załatwienie skargi wymaga zebrania dodatkowych informacji i wyjaśnień:.... (podpis osoby wyznaczonej do załatwienia skargi)

8 Załącznik nr 2 do procedury nr... Strona 1 z 2 KARTA ZGŁOSZENIA SPRAWY do Imię i nazwisko zgłaszającego Adres zgłaszającego Charakter sprawy (np. z zakresu działania: RA, MOPS..., ) Nr sprawy o ile była wcześniej prowadzona w Urzędzie Miasta Gdyni Termin przyjęcia Opis sprawy Gdynia, dn r... Podpis pracownika przyjmującego zgłoszenie Podpis zgłaszającego kwalifikacja sprawy skarga, wniosek, interwencja, prośba, podanie

9 Załącznik nr 2 do procedury nr... Strona 2 z 2 Ustalenia A. Opis ustaleń B. Termin wykonania C. Adnotacje dotyczące wykonania ustaleń... Podpis pracownika prowadzącego sprawę

10 Załącznik nr 3 do procedury nr... Strona 1 z 1 Gdynia, dnia Referat Skarg i Interwencji przekazuje w załączeniu:... z prośbą o przedstawienie aktualnego stanowiska/wyjaśnienia w załączonej sprawie, będącej przedmiotem skargi/interwencji oraz dokumentacji w terminie do dnia...