Barlinek 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna

Transkrypt

1 1 Numer kontroli 30/13/INT-IV 2 Nazwa jednostki kontrolowanej Barlinecki Ośrodek Kultury 3 Adres jednostki kontrolowanej ul. Podwale Barlinek 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 5 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli 6 Termin kontroli listopada 2013 r. Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego Rozporządzenie (WE) nr 1783/ Osoby przeprowadzające Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji kontrolę i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Andrzej Bell kierownik Oddziału EWT w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 8 Zakres kontroli 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 1

2 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu nr INT Europejskie Miejsce Spotkań Prenzlau Uckerwelle i Europejskie Centrum Spotkań Barlinek, na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta oraz wizji lokalnej przedsięwzięcia. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia r. do dnia r. funkcje w jednostce kontrolowanej jn. sprawowali: Brygida Liśkiewicz - Dyrektor Barlineckiego Ośrodka Kultury (od r.); Anna Karwecka Główny Księgowy; Alicja Poździk - Specjalista ds. obsługi projektów i usług Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym, wyremontowano budynek przy u. Leśnej 1 i dostosowano go do potrzeb spotkań polsko-niemieckich oraz w pełni wyposażono obiekt, przebudowano i rozbudowano budynek na ul. Podwale 9, zakupiono i zmontowano wyposażenie, zakupiono projektor kinowy, sprzęt multimedialny, nagłośnienie, lampy do oświetlenia sceny oraz system kurtyn w Sali Widowiskowej i zagospodarowano przyległy teren. Efekt końcowy przedstawia dokumentacja fotograficzna wykonana przez Zespół Kontrolujący, podczas kontroli projektu na miejscu inwestycji w dniach listopada 2013 r. (Raport z oględzin Załącznik 1) Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy/ zlecenia: - umowa nr 2/2009 z dnia r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem Kultury z siedzibą w Barlinku przy ul. Podwale 9 a KOMPLET INWEST S.J. Tomasz Granops, Elżbieta Prażanowska-Nieboj na pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu dla projektu inwestycyjnego pn. Europejskie Centrum Spotkań Barlinek ; wartość umowy: ,00 PLN; - umowa nr DAT/3/2010 z dnia r. zawarta pomiędzy Ośrodkiem Kultury z siedzibą w Barlinku przy ul. Podwale 9 a Przedsiębiorstwem el12 Sp. z o.o. na dostawę opraw oświetleniowych do holu Sali Widowiskowej Barlineckiego Domu Kultury przy ul. Podwale 9 w Barlinku; wartość umowy ,32 PLN; - zlecenie z dnia r. dla LAWAL Sp. z o.o. na dostawę wyposażenia pokoi hotelowych w Europejskim Centrum Spotkań ul. Podwale 9 w Barlinku; wartość zlecenia: ,15 PLN; - zlecenie z dnia r. dla ELEKTROTERM Marcin Jeleniewski na wykonanie pieca ceramicznego; wartość zlecenia: ,00 PLN; - umowa nr 4/2010 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury a STECKO MEBLE Janusz, Gabriela Stecko Spółka jawna na dostawę i montaż części wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej; wartość umowy: ,65 PLN; - umowa z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury BOK a Zakładem Wielobranżowym Usług Budowlanych FASADA Sp. z o.o. na: 1. część 1 Przebudowa i rozbudowa budynku przy ul. Podwale oraz remont sali widowiskowej; wartość umowy: ,00 PLN, 2. część 2 Remont budynku przy ul. Leśnej i dostosowanie go do potrzeb spotkań polsko niemieckich; wartość umowy: ,00 PLN; - umowa nr 2/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a PHPU ZUBER Andrzej Zuber na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części J opisanej w SIWZ, jako Pozostałe wyposażenie; wartość umowy: ,80 PLN; - umowa nr 1/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a PHPU ZUBER Andrzej Zuber na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części G opisanej w SIWZ, jako Akcesoria łazienkowe; wartość umowy: ,60 PLN; 2

3 - umowa nr 4/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a SAS Spółka z o.o. na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części E opisanej w SIWZ, jako Wyposażenie kuchni; wartość umowy: ,40 PLN; - umowa nr 3/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a TOMA-GASTRO Tomasz Baranek na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części F opisanej w SIWZ, jako Wyposażenie jadalni i sprzęt kuchenny; wartość umowy: ,50 PLN; - umowa nr 7/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a Przedsiębiorstwem Handlowo Usługowym RAGTIME Anna Lasek na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części D opisanej w SIWZ, jako Studio nagrań; wartość umowy: ,01 PLN; - umowa nr 6/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a Przedsiębiorstwem Handlowo Usługowym RAGTIME Anna Lasek na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części C opisanej w SIWZ, jako Nagłośnienie Sali Widowiskowej; wartość umowy: ,86 PLN; - umowa nr 5/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a AWACO PROJECT SP. Z O.O. na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części A opisanej w SIWZ, jako Zestaw kinowy; wartość umowy: ,46 PLN; - umowa nr 9/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a PHPU ZUBER Andrzej Zuber na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części C opisanej w SIWZ, jako Elementy zagospodarowania terenu i pozostałe; wartość umowy: ,60 PLN; - umowa nr 8/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a PHPU ZUBER Andrzej Zuber na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części A opisanej w SIWZ, jako Studio filmowe; wartość umowy: ,00 PLN; - umowa nr 1/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a MAAT Sp. J. Drozdowscy i Szulczyk na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej 1 i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej dla części B opisanej w SIWZ, jako Rolety i zasłony; wartość umowy: ,40 PLN; - zlecenie z dnia r. dla ABS Andrzej Binkowski na artykuły biurowe; wartość zlecenia: 252,22 PLN; - zlecenie z dnia r. dla EURECA I S.C. na wykonanie tłumaczeń pisemnych i ustnych na język niemiecki lub z języka niemieckiego; tłumaczenie pisemne (1 strona): 36,90 PLN; tłumaczenie ustne (1 godzina): 61,50 PLN; - zlecenie z dnia r. dla Biura Projektowo-Inżynierskiego Redan sp. z o.o. na wykonanie dokumentacji zamiennej pn. Aneks do projektu budowlanego modernizacji i rozbudowy budynku merytoryczno-administracyjnego Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Podwale 9 w Barlinku ; wartość netto zlecenia: ,00 PLN; - umowa z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury BOK a Zakładem Wielobranżowym Usług Budowlanych FASADA Sp. z o.o. na wykonanie robót dodatkowych; wartość umowy: ,00 PLN - umowa nr 1/2010 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a PROBUD Firma Projektowo Budowlana Tomasz Graf na pełnienie nadzoru autorskiego nad realizacją zadania inwestycyjnego pod nazwą Przebudowa i zmiana sposobu użytkowania budynku usługowego administracyjno oświatowego na ośrodek kulturalny Europejskiego Centrum Spotkań przy ul. Leśnej w Barlinku; wartość umowy: ,00 PLN; - umowa o dzieło nr 7/12/Dzieło z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury 3

4 a Konieczką Maciejem na opracowanie strony internetowej do projektu pt. Wspólny projekt inwestycyjny polsko-niemieckiej współpracy transgranicznej: Europejskie Miejsce Spotkań Uckerwelle i Europejskie Centrum Spotkań Barlinek ; wartość umowy: 1.636,00 PLN; - zlecenie z dnia r. dla Hotpoint.pl Adrian Czerwiński na wykonanie 200 szt. naklejek informacyjnych; wartość zlecenia: 330,00 PLN; - zlecenie z dnia r. dla Hotpoint.pl Adrian Czerwiński na wykonanie 2 szt. jednostronnych tablic informacyjnych wraz z konstrukcją wsporczą oraz montaż tablic do gruntu; wartość zlecenia: 1.518,51 PLN ; - umowa nr 3/2009 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury w Barlinku a Komplet Inwest Sp. j. Tomasz Granops, Elżbieta Prażanowska - Nieboj na weryfikację dokumentacji projektowej pod względem poprawności i przygotowania do przetargu na wybór wykonawcy; wartość umowy: ,00 PLN; - zlecenie z dnia r. dla ErgoExpert s.c. na stolik barowy s szt.; wartość zlecenia: 1.162,35 PLN; - zlecenie z dnia r. dla F.W. MARTEX na taborety sosnowe, lakierowane 10 szt. wys. 46 cm, 10 szt. wys. 60 cm, 6 szt. 76 cm; wartość zlecenia: 1.610,00 PLN; - zlecenie z dnia r. dla MEXTRA GROUP s.c. na krzesła bankietowe tapicerowane stelaż Gold 100 szt.; wartość zlecenia: 9.200,40 PLN; - zlecenie z dnia r. dla WIDE-IN Sławosz Ryszka na szafy aktowe 2 szt.; wartość zlecenia: 1.584,24 PLN; - zlecenie z dnia r. dla P.H.U. ELVIS Lech Jackowski na wzmacniacz basowy oraz na instrument klawiszowy; wartość zlecenia: 3.298,00 PLN; - zlecenie z dnia r. dla ErgoExpert s.c. na wieszaki ubraniowe 2 szt.; wartość zlecenia: 527,23 PLN; - umowa nr B/U1/224/AS/13 z dnia r. zawarta pomiędzy Barlineckim Ośrodkiem Kultury a Stecko Meble Janusz, Gabriela Stecko spółka jawna na sprzedaż towarów wykonanych na zamówienie (biurko, kontener mobilny, wieszak stojący, piórnik do kontenera), transport i montaż; wartość umowy: 3.444,00 PLN; - zlecenie z dnia r. dla Brevi Sp. z o.o. na regał metalowy otwarty -3 szt.; wartość zlecenia: 359,97 PLN; - zlecenie z dnia r. dla ErgoExpert s.c. na wieszaki ubraniowe 2 szt.; wartość zlecenia: 527,23 PLN; - zlecenie z dnia r. dla OLE.PL Wojciech Apola na dozownik do mydła w płynie 3 szt.; wartość zlecenia: 236,16 PLN; - zlecenie z dnia r. dla OLE.PL Wojciech Apola na podajnik ręczników papierowych 2 szt.; wartość zlecenia: 312,42 PLN; - zlecenie z dnia r. dla Centrum Handlowe PYRMO Artur Hyży na zestaw narzędzi; wartość zlecenia: 8.581,99 PLN; - zlecenie z dnia r. dla PHPU ZUBER Andrzej ZUBER na tablice korkowe w aluramie 2 szt.; wartość zlecenia: 738,00 PLN; - zlecenie z dnia r. dla SEKA GASTRO Spółka Cywilna na stół cateringowy składany 10 szt.; wartość zlecenia: 2.184,97 PLN; - zlecenie z dnia r. dla SEKA GASTRO Spółka Cywilna na ławka cateringowa składana 20 szt.; wartość zlecenia: 2.657,54 PLN; - zlecenie z dnia r. dla MIRAT s.c. A. Tereszkiewicz, P. Harasimowicz na fotel obrotowy; wartość zlecenia: 224,00 PLN; - zlecenie z dnia r. dla MAX-PRINT na broszury w języku polskim i niemieckim oraz folder polsko-niemiecki; wartość zlecenia: 4.030,00 PLN Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. W toku kontroli ustalono, iż Beneficjent na pokrycie wkładu własnego posiada środki z dodatkowych źródeł: - dnia 24 marca 2009 r. Gospodarczy Bank Spółdzielczy w Barlinku zadeklarował wstępnie udzielenia 4

5 kredytu unijnego SGB na realizację przedsięwzięcia opisanego we wniosku o przyznanie wsparcia z EFRR w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialana Współpraca Transgraniczna Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia Rzeczpospolita Polska (Województwo Zachodniopomorskie) ; tytuł projektu - Europejskie Miejsce Spotkań Prenzlau Uckerwelle i Europejskie Centrum Spotkań Barlinek, w kwocie ,00 zł; - Uchwałą Nr XXXVI/550/2009 Rady Miejskiej w Barlinku z dnia 11 marca 2009 r. Gmina Barlinek udzieliła poręczenia kredytu zaciągniętego przez Barlinecki Ośrodek Kultury na realizację projektu pt: Europejskie Miejsce Spotkań Prenzlau Uckerwelle i Europejskie Centrum Spotkań Barlinek ; - Umową Nr 12/RF I/2008 zawartej w dniu 10 kwietnia 2008 r. w Barlinku pomiędzy Gminą Barlinek a Barlineckim Ośrodkiem Kultury, Gmina udzieliła dla BOK w 2008 r. dotację celową na między innymi Modernizację budynku i wyposażenie Centrum Współpracy Europejskiej w kwocie ,00 zł; - Umową Nr 1/RF I/2009 zawartej w dniu 03 marca 2009 r. w Barlinku pomiędzy Gminą Barlinek a Barlineckim Ośrodkiem Kultury, Gmina przekazała dla BOK w 2009 r. dotację celową na realizację wspólnego projektu inwestycyjnego polsko niemieckiej współpracy transgranicznej: Europejskie Miejsce Spotkań Prenzlau Uckerwelle i Europejskie Centrum Spotkań Barlinek w kwocie ,00 zł. Na podstawie ww. Uchwał i Umów stwierdza się, iż w Budżecie Barlineckiego Ośrodka Kultury zabezpieczono środki na finansowanie zadania inwestycyjnego, objętego kontrolą. Kontroler stwierdził, że nie zachodzi podwójne finansowanie. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z dziewięcioma Raportami partnera z czego kontroli na zakończenie realizacji projektu podlegały raporty INT /01/03 INT /01/09. Kwota wydatków, kwalifikowalnych została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi w Załącznikach nr 1 do raportów. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w raporcie poparte zostały wymaganymi dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. W trakcie kontroli dokonano analizy porównawczej pod kątem zgodności dokumentów księgowych dołączonych do raportu z oryginałami znajdującymi się u Beneficjenta. Kontrolujący stwierdzają, że kopie dokumentów są zgodne z oryginałami. Deutsche Bank PBC Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie nabył w drodze cesji, od Zakładu Wielobranżowego Usług Budowlanych Fasada Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie przy ul. Kotwicznej 9, roszczenie o zapłatę należnych kwot wynikających z umów zawartych z Barlineckim Ośrodkiem Kultury za roboty budowlane. Przedstawione w raportach faktury podlegające cesji zostały uznane za kwalifikowalne w momencie przedstawienia przez BOK potwierdzenia spłaty wierzytelności. Dokumentacja stanowi załącznik do Raportu partnera. Nabyte towary i usługi związane z remontem i wyposażeniem budynku przy ul. Leśnej 1 w ramach projektu nie będą wykorzystywane do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu, ponieważ pomieszczenia będą udostępniane nieodpłatnie (budynek nie jest własnością BOK - umowa użyczenia stanowiąca załącznik dokumentacji projektowej). Beneficjentowi nie będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, gdyż nie zostanie spełniony podstawowy warunek odliczenia, o którym mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. W związku z powyższym VAT jest kwalifikowalny. Budynek przy ul. Podwale 9 będzie służył czynnościom opodatkowanym. W tym przypadku VAT jest kosztem niekwalifikowalnym. 5

6 W przypadku faktur wystawianych łącznie na oba budynki beneficjent dokonuje podziału kosztów wg współczynnika wyliczonego na podstawie wartości inwestycji na obu budynkach. Koszty przypadające na budynek przy ul. Leśnej 1 zawierają kwotę podatku VAT, natomiast koszty przypadające na budynek przy ul. Podwale 9 oraz Salę Widowiskową ujęte są w kwotach netto (np. faktury za materiały biurowe, tłumaczenia itp.). Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT od nabytych towarów i usług związanych z remontem i wyposażeniem budynku przy ul. Leśnej 1, stanowi on, więc koszt projektu. W przypadku nabytych towarów i usług związanych z remontem i wyposażeniem budynku przy ul. Podwale 9, Beneficjent dokonywał odliczeń podatku VAT, w związku, z czym nie stanowi on kosztu projektu. Zarządzeniem Nr 1/K/2010 wraz z jego późniejszymi zmianami, Dyrektor Barlineckiego Ośrodka Kultury wprowadził obowiązujące w jednostce zasady (politykę) rachunkowości wraz z Planami kont, na których księgowano wydatki w latach Dla Barlineckiego Ośrodka Kultury (partner polski) zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą ,00 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85% równą kwocie ,00 EUR. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z dziewięcioma Raportami partnera, z których kontrola na zakończenie realizacji projektu objęła raporty : - INT /01/03 za okres: 08/07/ /08/2011 na kwotę: ,77 PLN; - INT /01/04 za okres: 31/08/ /01/2012 na kwotę: ,41 PLN; - INT /01/05 za okres: 12/01/ /04/2012 na kwotę: ,61PLN; - INT /01/06 za okres: 13/04/ /06/2012 na kwotę: ,65 PLN; - INT /01/07 za okres: 29/06/ /11/2012 na kwotę: ,27 PLN; - INT /01/08 za okres: 14/11/ /05/2013 na kwotę: ,05 PLN; - INT /01/09 za okres: 07/05/ /10/2013 na kwotę: ,62 PLN. Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raportach została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi w Załącznikach nr 2 do raportów Zestawieniach wydatków poniesionych w czasie realizacji projektu, potwierdzającymi realizację projektu. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,78 EUR. Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczących badanego projektu, które pozwalają na identyfikację danego projektu (plany kont oraz wydruki z kont księgowych stanowią załączniki do Informacji Pokontrolnej): : Wyposażenie - Projekt: Europejskie Centrum Spotkań; : Inwestycje (Środki trwałe w budowie) Projekt: Europejskie Centrum Spotkań Barlinek; : Zużycie materiałów i energii Projekt: Europejskie Centrum Spotkań Barlinek; : Koszty działalności Kulturalnej Europejskie Miejsce Spotkań Barlinek; : Koszty działalności Kulturalnej Statutowej: Projekt: Europejskie Centrum Spotkań; : Koszty działalności Kulturalnej Projekt: Europejskie Centrum Spotkań. Ponadto, zweryfikowano ewidencję księgową na kontach: : Środki trwałe - Projekt inwestycyjny; : Środki trwałe; : Pozostałe środki trwałe - Wyposażenie; : Inwestycje - Środki trwałe w budowie; 6

7 - 100: Środki pieniężne w kasie; : Rachunek bieżący środków pieniężnych w banku ; : Factoring - Deutsche Bank; : Konto walutowe euro (refundacja); - 210: Rozrachunki z analityką dla poszczególnych kontrahentów; : Rozliczenie VAT naliczonego; :Wynagrodzenia z umów cywilno-prawnych PANORAMA; : Zużycie materiałów i energii - Wyposażenie niezaliczone do środków trwałych); : Pozostałe koszty; : Pozostałe koszty-podróże służbowe zagraniczne; : Rozliczenia międzyokresowe przychodów (refundacja). Dla powstałych środków trwałych w ramach zrealizowanego projektu utworzono dokumenty OT. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską Miejsca inwestycji zostały oznaczone tablicami informacyjnymi, które posiadają logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz zawierają informację, że projekt jest współfinansowany z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Tablice informacyjne zostały umieszczone w widocznym miejscu i spełniają normy graficzne. Na wszystkich dokumentach znajdują się informacje dotyczące Programu. Została stworzona strona internetowa która zawiera wszystkie wymagane elementy związane z promocją projektu. Partner projektu w ramach działań marketingowych przygotował również foldery i broszury informacyjne w celu zaprezentowania idei projektu oraz publikacje w prasie Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych 1) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na pełnienie funkcji Inżyniera Kontraktu. Wybrany wykonawca: Komplet Inwest S.J. Tomasz Granops, Elżbieta Prażanowska-Nieboj z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,00 PLN brutto. 2) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na roboty budowlane. Wybrany wykonawca: Zakład Wielobranżowy Usług Budowlanych Fasada Sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie. Data podpisania Umowy z Wykonawcą: Część I Przebudowa i rozbudowa budynku przy ul. Podwale oraz remont Sali widowiskowej Umowa z dnia r., Część II Remont budynku przy ul. Leśnej i dostosowanie go do potrzeb spotkań polsko- niemieckich - Umowa nr 2R/2009 z dnia r. Wartość zawartej Umowy z Wykonawcą: Część I Przebudowa i rozbudowa budynku przy ul. Podwale oraz remont Sali widowiskowej : ,00 PLN brutto Część II Remont budynku przy ul. Leśnej i dostosowanie go do potrzeb spotkań polsko- niemieckich : PLN brutto. 7

8 3) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na wybór Wykonawcy na Dostawę i montaż części wyposażenia do Budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej. Wybrany wykonawca: Stecko Meble, Janusz Gabriela Stecko spółka jawna z siedzibą w Szczecinie. Data podpisania Umowy z Wykonawcą: Umowa 4/ 2010 z dnia r.; Aneks nr 1 do Umowy z dnia r. zmieniający zapisy 4 ust. 1a uszczegóławiające termin realizacji Etapu I. Wartość zawartej Umowy z Wykonawcą: ,65 PLN brutto. W trakcie kontroli administracyjnej projektu, Kontrolujący stwierdzili naruszenie ustawy PZP i nałożyli korektę finansową w wysokości ,79 zł: - ograniczenie kręgu wykonawców poprzez wskazanie warunku udziału w postępowaniu ukończenie z należytą starannością realizację, co najmniej dwóch usług, których przedmiotem była dostawa i montaż mebli i wyposażenia dodatkowego o wartości nie mniejszej niż ,00 zł każda ; - niedozwolona zmiana terminu realizacji dostawy. Beneficjent złożył odwołanie w dniu 8 września 2011 r., które zostało uznane przez Kontrolerów. Kwota nałożonej i potrąconej korekty finansowej w wysokości ,79 zł z raportu nr INT /01/02 został zbilansowana przy czwartym poświadczeniu wydatków. 4) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na dostawę opraw oświetleniowych do holu Sali Widowiskowej Barlineckiego Domu Kultury przy ul. Podwale 9 w Barlinku. Wybrany wykonawca: Przedsiębiorstwo el12 Sp. z o.o. z siedzibą w Opolu. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,32 PLN brutto. W trakcie kontroli administracyjnej projektu stwierdzono naruszenie ustawy PZP za ograniczenie kręgu potencjalnych wykonawców i nałożono korektę finansową na w/w zamówienie w obniżonej kwocie korekty w wysokości 2,5%, tj. 624,13 PLN. Kontroler poddał ponownej analizie prawidłowość nałożonej stawki korekty finansowej i stwierdził, że w powyższym przypadku nie występują okoliczności, które można uznać za podstawę do obniżenia poziomu korekty finansowej. W takim przypadku, należy zastosować maksymalny poziom wskaźnika tj. 5%. Do wydatków z Raportu partnera nr INT /01/03 zostanie doliczone brakujące 2,5 % korekty finansowej tj. 624,13 PLN (kwota dofinansowania z EFRR: 530,51 PLN) oraz zostanie uruchomiona procedura zwrotu środków. 5) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka Kultury przy ul. Leśnej i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej. Wybrani wykonawcy: - umowa nr 1/2011 z dnia r. - PHPU ZUBER Andrzej Zuber z siedzibą we Wrocławiu na kwotę ,60 PLN; - umowa nr 2/2011 z dnia r. - PHPU ZUBER Andrzej Zuber z siedzibą we Wrocławiu na kwotę ,80 PLN; - umowa nr 3/2011 z dnia r. - TOMA-GASTRO Tomasz Baranek z siedzibą w Dąbrowie Górniczej na kwotę ,50 PLN; - umowa nr 4/2011 z dnia r. - SAS Spółka z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze na kwotę ,40 PLN; - umowa nr 5/2011 z dnia r. - AWACO PROJECT SP. Z O.O. z siedzibą w Warszawie na kwotę ,46 PLN; - umowa nr 6/2011 z dnia r. - Przedsiębiorstwem Handlowo Usługowym RAGTIME Anna Lasek z siedzibą w Opolu na kwotę ,86 PLN; - umowa nr 7/2011 z dnia r. - Przedsiębiorstwem Handlowo Usługowym RAGTIME Anna Lasek z siedzibą w Opolu na kwotę ,01 PLN; 6) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na dostawę i montaż części umeblowania/wyposażenia do budynków Barlineckiego Ośrodka 8

9 Kultury przy ul. Leśnej i przy ul. Podwale 9 oraz Sali Widowiskowej. Wybrani wykonawcy: - umowa nr 8/2011 z dnia r. - PHPU ZUBER Andrzej Zuber z siedzibą we Wrocławiu na kwotę ,00 PLN; - umowa nr 9/2011 z dnia r. - PHPU ZUBER Andrzej Zuber z siedzibą we Wrocławiu na kwota ,60 PLN; - umowa nr 1/2012 z dnia r. - MAAT Sp. J. Drozdowscy i Szulczyk z siedzibą w Szczecinie na kwotę ,40 PLN. W trakcie kontroli administracyjnej projektu stwierdzono w części A (umowa nr 8/2011 z dnia r.) naruszenie zasad poprawnego opisu przedmiotu zamówienia (sprzęt komputerowy) i nałożono korektę finansową w wysokości 5%, tj ,60 PLN. Pozostałe wydatki zostały poniesione w oparciu o procedurę analizy/ rozeznania rynku w celu zachowania zasady konkurencyjności, racjonalności i oszczędności. Wykaz poniesionych wydatków stanowią Zestawienia wydatków poniesionych w czasie realizacji projektu (Załączniki nr 2) do poszczególnych Raportów partnera. b. Prawa budowlanego Roboty budowlane będące przedmiotem projektu przeprowadzono na podstawie: - Dokumentacji projektowo - kosztorysowej na budynek przy ul. Leśnej 1, opracowanej przez Firmę Projektowo Budowlaną PROBUD Tomasz Graf (załącznik do Wniosku aplikacyjnego); - Dokumentacji projektowo - kosztorysowej na budynek przy ul. Podwale 9, opracowanej przez Biuro Projektowo Inżynierskie REDAN Sp. z o.o. (załącznik do Wniosku aplikacyjnego); - Decyzji Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Szczecinie z dnia 09 grudnia 2009 r. o pozwoleniu dla pana dr Marcina Peterlejtner zam. w Pyrzycach, na przeprowadzenie interwencyjnych prac archeologicznych na terenie działek o nr 129/6, 156/1, 70, 71, zgodnie z programem prac archeologicznych; - Decyzji Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Szczecinie z dnia 09 grudnia 2009 r. o pozwoleniu na realizację prac inwestycyjnych związanych z modernizacją i rozbudową budynku merytoryczno administracyjnego Barlineckiego Ośrodka Kultury położonego na działkach nr 129/6, 156/1, 70, 71, zgodnie z projektem budowlanym pozytywnie zaopiniowanym przez Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w Szczecinie pismem znak: ZN- 4220/64/AR/2008 z dnia 13 listopada 2008 r.; - Decyzji Starosty Myśliborskiego nr 499/2008 z dnia 24 listopada 2008 r. o zatwierdzeniu projektu budowlanego i udzieleniu pozwolenia na budowę dla Barlineckiego Ośrodka Kultury, ul. Podwale 9, Barlinek, w imieniu, którego wystąpił Pan Tomasz Graf, PROBUD ul. Sosnowa 6/2, Szczecin w zakresie przebudowy i zmiany sposobu użytkowania budynku usługowego administracyjno oświatowego na Ośrodek Kulturalny Europejskiego Centrum Spotkań wraz z zagospodarowaniem terenu, rozbiórką dwóch budynków gospodarczych oraz wykonaniem wewnętrznych instalacji: wodociągowej, kanalizacji sanitarnej, deszczowej, teletechnicznej, elektrycznej, gazowej i wentylacji mechanicznej przy ul. Leśnej 1 w Barlinku, działka nr 536, obręb nr 2, w jednostce ewidencyjnej miasto Barlinek (kopia decyzji stanowi załącznik do Wniosku aplikacyjnego); - Decyzji Starosty Myśliborskiego nr 533/2008 z dnia 15 grudnia 2008 r. o zatwierdzeniu projektu budowlanego i udzieleniu pozwolenia na budowę dla Barlineckiego Ośrodka Kultury, ul. Podwale 9, Barlinek, w imieniu, którego wystąpił Pan Arkadiusz Rucki Biuro Projektowo Inżynierskie REDAN, ul. Jagiellońska 69, Szczecin obejmującym modernizację i rozbudowę budynku administracyjnego Barlineckiego Ośrodka Kultury ul. Podwale 9 w Barlinku wraz z zewnętrznymi instalacjami i zagospodarowaniem terenu, działka nr 129/6 i 130, obręb nr 2, w jednostce ewidencyjnej miasto Barlinek (kopia decyzji stanowi załącznik do Wniosku aplikacyjnego); - Decyzji Starosty Myśliborskiego nr 232/2011 z dnia 13 czerwca 2011 r. (po rozpatrzeniu wniosku o pozwolenie na budowę z dnia r.), zatwierdzającej aneks do projektu budowlanego zatwierdzonego decyzją nr 533/2008 z dnia 15 grudnia 2008 r., wydaną na modernizację i rozbudowę 9

10 budynku administracyjnego Barlineckiego Ośrodka Kultury, ul. Podwale 9 w Barlinku wraz z zewnętrznymi instalacjami i zagospodarowaniem terenu, działka 129/6 i 130, obręb nr 2, w jednostce ewidencyjnej miasto Barlinek, w zakresie: zmiany lokalizacji części dobudowanej oraz zmiany nadproża prefabrykowanego w osi A1. - Decyzji Starosty Myśliborskiego z dnia 17 września 2008 r. w sprawie wydania zezwolenia na usunięcie 4 szt. drzew, w tym z gatunku świerk, morwa i brzoza. W trakcie robót budowlanych prowadzono dziennik budowy nr 124/2010 wydany w dniu r. przez Starostwo Powiatowe w Myśliborzu oraz dziennik budowy nr 125/2010 wydany w dniu r. przez Starostwo Powiatowe w Myśliborzu. Decyzją z dnia r. udzielono dla Barlineckiego Ośrodka Kultury pozwolenia na użytkowanie w zakresie dokonanej rozbudowy budynku administracyjnego Barlineckiego Ośrodka Kultury, zlokalizowanego przy ul. Podwale 9 w Barlinku oraz decyzją z dnia r. udzielono dla Barlineckiego Ośrodka Kultury pozwolenia na użytkowanie dokonanej w zakresie dokonanej rozbudowy budynku Kategoria obiektu IX zadaszony dziedziniec, dobudowana klatka schodowa ul. Leśna 1 w Barlinku Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu są odpowiednio przechowywane w oznakowanych segregatorach z logo Unii Europejskiej, Programu oraz nazwą projektu. Dokumentacja projektowa znajduje się w siedzibie Barlineckiego Ośrodka Kultury, ul. Podwale 9 w Barlinku. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej, a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. Przedsięwzięcie zlokalizowane jest poza obszarami Natura 2000 i nie będzie znacząco oddziaływać na siedliska przyrodnicze oraz gatunki roślin i zwierząt, dla których wyznaczono obszary Natura 2000, najbliższy Obszar Specjalnej Ochrony Ptaków PLB Puszcza Barlinecka zlokalizowany jest 400 m od miejsca realizacji inwestycji Wskaźniki. W wyniku realizacji projektu osiągnięto wskaźniki: - liczba zatrudnienia na pierwotnym rynku pracy po odbytym szkoleniu w tym kobiety/młodzież 6 osób; - liczba projektów na rzecz przezwyciężenia barier językowych 8 szt.; - liczba wspólnych projektów społecznych 5 szt.; - liczba osób w tym kobiet/młodzieży objętych projektami społecznymi 208 uczestników aktywnych z Niemiec, 226 Polaków i biernych osób; - liczba projektów na rzecz łączenia ofert kulturalnych 7 szt.; - liczba projektów w ramach FMP- 3 szt.; - liczba uczestników w małych projektach 249 osób. STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI Omówiono w pkt. 9.5 ppkt a. 4). Do wydatków z Raportu partnera nr INT /01/03 zostanie doliczone brakujące 2,5 % korekty finansowej tj. 624,13 PLN (kwota dofinansowania z EFRR: 530,51 PLN) oraz zostanie uruchomiona procedura zwrotu środków. KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW Kontrola objęła oryginały dokumentów znajdujące się w siedzibie Beneficjenta: - faktury, rachunki; - umowy, zlecenia; - protokoły odbioru, dokument OT; 10

11 - dokumentacja przetargowa; - dokumentacja budowlana; - materiały promocyjne; - wyciągi bankowe; - ewidencja księgowa. Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 11