Zarz'ldzenie nr W6jta Gminy Bytnica z dnia 27 grudnia 2011 roku. ZARZi\DZAM, CO NASTF;PUJE

Transkrypt

1 Zarz'ldzenie nr W6jta Gminy Bytnica z dnia 27 grudnia 2011 roku w sprawie: wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumenttlw. Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 wrzesnia 1994 r. 0 (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.) rachunkowosci ZARZi\DZAM, CO NASTF;PUJE 1. Wprowadzam do stosowania instrukcjft obiegu i kontroli dokument6w organizacjft pracy w zakresie spraw tinansowo-ksiftgowych Urzftdu w Bytnicy stanowi~c~ zal4cznik do niniejszego zar~dzenia. 2. Wykonanie zarz~dzenia powierzam Skarbnikowi Gminy reguluj~c~ Gminy 3. Traci moc 1 pkt.l Zarz~dzenia Nr 28/2004 W6jta Gminy Bytnica z dnia 08listopada 2004 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwowania dokument6w ksiftgowych w Urzftdzie Gminy w Bytnicy. 4. Zarz~dzenie wchodzi w Zycie z dniem podpisania.

2 INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTOW I. PODSTAWY PRAWNE 1. Ustawa z 29 wrzesnia 1994 r. 0 rachunkowosci (Dz. U. z 2009r. Nr 152. poz ze zm.) 2. Ustawa z 27 sierpnia 2009r. 0 finansach publicznych. (Dz. U. Nr 157 poz.l240 ze zm.) 2. POSTANOWIENIA OGOLNE 1. Okreslenia uzyte w niniejszej instrukcji oznaczaj'l.: jednostka Urz'l.d Gminy w Bytnicy kierownik jednostki - wojt glowny ksi~gowy - skarbnik gminy 2. Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze w Urz~dzie, a takze inne znacz'l.ce zdarzenia winny bye rzetelnie dokumentowane, rejestrowane w wymaganych terminach i prawidlowo klasyfikowane. Dokumentacja winna bye pelna, umozliwiaj'l.ca przesledzenie ka:zdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego pocz'l.tku w trakcie ich trwania i po zakoftczeniu. 3. DOWODY KSIF;GOWE 1. Do ksiqg rachunkowych okresu sprawozdawczego nalezy wprowadzie, w postaci zapisu, ka:zde zdarzenie, kt6re nastcwilo w danym okresie sprawozdawczym, jesli dowod ksi~gowy potwierdzaj'l.cy to zdarzenie zostal wystawiony w tym samym miesi'l.cu i wplynie do Urz~du <I Gminy najpozniej do ostatniego dnia miesi'l.ca, w ktorym zdarzenie nastcwi1o. Dowody ksi~gowe dotycz'l.ce zdarzenia, ktore nastcwilo w danym okresie sprawozdawczym, ale wystawione przez dostawc~ w miesi'l.cu nast~pnym wprowadzane S'l. do ksiqg rachunkowych zgodnie z dat'l. wystawienia. 2. Podstaw'l. zapis6w w ksi~gach rachunkowych S'l. dowody ksi~gowe stwierdzaj'l.ce dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami irodlowymi: 1) zewn~trzne obce - otrzymane od kontrahentow, 2) zewn~trzne wlasne - przekazywane w oryginale kontrahentom, 3) wewn~trzne - dotycz'lce operacji wewn'l.trz jednostki. 3. Podstaw'l. zapis6w mog'l. bye rowniez sporz'l.dzone przez jednostk~ dowody ksi~gowe: zbiorcze - sluz'l.ce do dokonania l'l.cznych zapisow zbioru dowod6w zrodlowych, ktore musz'l. bye w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 1) koryguj'l.ce poprzednie zapisy, 2) zast~pcze - wystawione do czasu otrzymania zewn~trznego obcego dowodu irodlowego, 3) rozliczeniowe - ujmuj'l.ce juz dokonane zapisy wedlug nowych kryteriow klasyfikacyjnych. 4. W przypadku braku mozliwosci uzyskania zewn~trznych obcych dowodow zr6dlowych, operacj~ gospodarcz'l. dokumentuje si~ za pomoc'l. ksi~gowych dowodow zast~pczych. Nie moze to jednak dotyczye operacji gospodarczych, kt6rych przedmiotem s'l. zakupy opodatkowane podatkiem od towarow i uslug. 5. Dow6d ksi~gowy powinien zawierae co najmniej: 1) okreslenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) okreslenie stron (nazwy, adresy) dokonuj'l.cych operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartose, jezeli to mozliwe, okreslon'l. tme w jednostkach naturalnych, 4) dat~ dokonania operacji, a gdy dowod zostal sporz'l.dzony pod inn'l. dat'l. - tme dat~ sporz'l.dzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, ktorej wydano lub od ktorej przyj~to skladniki aktywow, 6) potwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do uj~cia w ksi~gach rachunkowych przez wskazanie miesi'l.ca oraz sposobu uj~cia dowodu w ksi~gach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 2

3 6. Dowod ksi~gowy opiewajllcy na waluty obce powinien zawierae przeliczenie ich wartosci na walut~ polskll wedlug zasad okreslonych w ustawie. 7. Na dowodach ksi~gowych stwierdzajllcych zakup materialow, wyposazenia lub wykonanie uslugi pracownik dokonujllcy kontroli merytorycznej dowodu ma obowiqzek pisemnie potwierdzic, ze zakupu dokonano zgodnie z ustawll prawo zamowien publicznych lub zakup nie podlega przepisom w/w ustawy. 8. Dowody ksi~gowe powinny bye rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, ktorll dokumentujll, kompletne oraz wolne od bl~dow rachunkowych. 9. Bl~dy w dowodach.zrodlowych zewn~trznych obcych i wlasnych moma korygowae jedynie przez przeslanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierajllcego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba ze inne przepisy stanowill inaczej, w szczegolnosci przepisy dotyczllce podatku od towarow i uslug. 10. Bl y w dowodach wewn~trznych mogll bye poprawiane przez skreslenie bl~dnej tresci lub kwoty, z utrzymaniem czytelnosci skreslonych wyrazen lub liczb, wpisanie tresci wlasciwej i daty poprawki oraz zlozenie podpisu osoby do tego upowaznionej. Nie moma poprawiae pojedynczych liter lub cyfr. Upowamionymi do dokonywania poprawek na dowodach wewn~trznych Sll: osoby sporzlldzajllce dokument, dokonuj'lce kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej, inne osoby do tego upowaznione, a tme osoby zatwierdzajllce dokument. W przypadku korygowania bl~dow w fakturach VAT stosuje si~ w szczegolnosci korekt~ faktury lub not~ korygujllcll zgodnie z obowiqzujllcymi przepisami w tym zakresie. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach ksi~gowych wymazywania i przerobek. 4. KONTROLA DOWODOW KSIFtGOWYCH (faktur, rachunk6w) I.W jednostce stosuje si~ nast~pujllce rodzaje kontroli: kontrol~ merytorycznll, kontrol~ formalnll i rachunkowll. 2. Kontrola merytoryczna dowodow ksi~gowych polega na ustaleniu zgodnosci danych ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystllpila i czy zostala przeprowadzona prawidlowo. Kontrola merytoryczna obcych dowodow ksi~gowych polega w szczegolnosci na spraw dzeniu, czy: -dokument zostal wystawiony przez wlasciwy podmiot, operacje gospodarcze dokonaly osoby do tego upowaznione, planowana operacja gospodarcza zostala uj~ta w zatwierdzonym planie finansowym, dokonana operacja byla celowa, tj. czy byla zaplanowana do realizacji w okresie, w ktorym zostala dokonana lub wykonanie jej bylo niezb~dne dla prawidlowego funkcjonowania jednostki, ochrony mienia itp., -dane zawarte w dokumencie odpowiadajll rzeczywistosci, np.: zakres rzeczowy faktycznie zostal wykonany (kontrola na gruncie), prace zostaly wykonane w sposob rzetelny i zgodnie z obowiqzujllcymi normami, -na wykonanie operacji gospodarczej zostala zawarta: umowa 0 prac~ lub wykonanie uslugi, umowa 0 dostawy, wzgl~dnie czy zlozono zamowienie, zastosowane ceny i stawki Sll zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiqzujllcymi w danym zakresie, -zastosowano odpowiednie procedury wynikajllce z ustawy prawo zamowien publicznych, operacja gospodarcza przebiegala zgodnie z prawem. Na okolicznosc dokonania kontroli dowodow ksi~gowych pracownik dokonujllcy kontroli merytorycznej umieszcza na dowodzie ksi~gowym piecz~e z klauzulll: "Sprawdzono pod wzgl~dem merytorycznym". Pod piecz~cill umieszcza dat~ dokonania kontroli oraz podpis. Kontroli merytorycznej dokonujll pracownicy urz~du odpowiedzialni za realizacj~ danego zadania zgodnie z obowiqzujllcym zakresem obowiqzkow. 3. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument zostal wystawiony w sposob prawidlowy i zgodny z obowiqzujllcymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera co najmniej dane wskazane w 3 punk 5. 3

4 4. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dow6d ksi~gowy jest wolny od bl~d6w rachunkowych. Na okolicznosc dokonania kontroli fonnalnej i rachunkowej pracownik dokonuj'tcy kontroli umieszcza na dowodzie ksi~gowym piecz~c z klauzul't: "Sprawdzono pod wzgl~dem formalnym i rachunkowym" Pod piecz~ci't umieszcza dat~ dokonania kontroli oraz podpis. Kontroli fonnalno rachunkowej dokonuje skarbnik a w przypadku jego nieobecnosci ksi~gowy. 5. Dowody (faktury, rachunki, dowody wewn~trzne i zewn~trzne) stanowi'tce podstaw~ do wyplaty srodk6w finansowych przed ich realizacj't podlegaj't zatwierdzeniu przez w6jta lub z upowaznienia w6jta - sekretarza gminy. 6. Na w/w dowodach umieszcza si~ piecz~e nast~puj'tcej tresci: URZAD GMINY W BYTNICY KONTO KONTO WN KWOTA MA SYMBOL PODZIALKI KLASYFIKACJI ZL OR Data: Slownie:...,...,...,...,...,...,. Kierownik lednostki 7. W przypadku wewn~trznych dowod6w ksi~gowych w szczeg61nosci dowod6w polecenie ksi~gowania "PK" zatwierdzenia dokonuje jednoosobowo skarbnik. 5. DOKUMENTOWANIE OPERACJI GOSPODARCZYCH W ZAKRESIE MAJi\TKU TRWALEGO 1. W przypadku zakupu nowego srodka trwalego pracownik zajmuj'tcy si~ ewidencj't srodk6w trwalych, na podstawie faktury lub rachunku, sporz'tdza w dw6ch egzemplarzach dow6d przyj~cia srodka trwalego OT w celu uj~cia go w ksi~gach rachunkowych i inwentarzowych. 2. W przypadku przyj~cia srodka trwalego z inwestycji dow6d OT wystawia pracownik merytorycznie odpowiedzialny za rozliczenie inwestycji. 3. Dow6d OT powinien zawierac nr kolejny i rok, charakterystyk~ srodka trwalego, m.in. dat~ budowy lub rok produkcji, nr fabryczny, dane techniczne, cz~sci skladowe. 4. Do dowodu OT dol'tcza si~ kserokopi~ dokumentu stanowi'tcego podstaw~ do jego wystawienia. 5. W przypadku nieodplatnego przekazania srodka trwalego przez inn't jednostk~ lub osob~ fizyczn't podstaw't zaewidencjonowania jest jeden z wymienionych dokument6w: decyzja o przekazaniu, akt darowizny, protok61 przekazania, dow6d PT lub inny dokument potwierdzaj'tcy fakt nieodplatnego przekazania srodka trwalego oraz okreslaj'tcy wartosc i podstawowe cechy srodka trwalego. Podstaw't przyj~cia srodka trwalego nieodplatnie przekazanego w sytuacji braku mozliwosci otrzymania dowodu PT lub innego dokumentu przekazania moze bye r6wniez dow6d OT wystawiony przez odpowiednie stanowisko. 6. Dow6d PT powinien zawierae w szczeg61nosci charakterystyk~ srodka trwalego, okreslenie wartosci i dotychczasowego umorzenia przekazywanego srodka trwalego, numer inwentarzowy, okreslenie stron operacji. Dow6d wystawia strona przekazuj'tca dany srodek 4

5 trwaly w 4 egzemplarzach, z ktorych dwa przeznaczone s~ dla przejmuj~cego w celu uj~cia srodka trwalego w ewidencji ksi~gowej oraz w ksi~dze inwentarzowej. 7. Podstaw~ przyj~cia srodka trwalego do ewidencji w wyniku stwierdzenia nadwyzld srodkow trwalych w drodze inwentaryzacji jest protokol weryfikacji romic inwentaryzacyjnych sporz~dzony zgodnie z instrukcj~ inwentaryzacyjn~. 8. W przypadku sprzedazy lub nabycia nieruchomosci glownym dokumentem stanowi~cym podstaw~ do dokonywania stosownych zapisow w ewidencji ksi~gowej i ksi~dze inwentarzowej jest roczny wykaz zmian sporz~dzany przez pracownika odpowiedzialnego za obrot mieniem komunalnym. 9. Wycofanie srodka trwalego z ewidencji nast~puje w wyniku: 1)sprzedaZy, 2) nieodplatnego przekazania innej jednostce lub osobie, 3) likwidacji, 4) stwierdzenia niedoboru w wyniku inwentaryzacji. 10. Decyzja 0 sprzedazy lub nieodplatnym przekazaniu srodka trwalego nalezy do wojta. 11. SprzedaZ srodka trwalego dokumentowana jest zgodnie z przepisami 0 podatku od towarow i uslug. Dokument sprzedazy wystawia pracownik odpowiedzialny za obrot mienia komunalnego. 12. Przekazanie srodka trwalego innej jednostce nast~puje na podstawie protokolu dowodu PT. 13. Likwidacja srodkow trwalych dokonywana jest na wniosek osoby, ktorej powierzono w uzytkowanie lub w ramach odpowiedzialnosci materialnej skladnik maj~tku. Mienie stanowi~ce odpady w rozumieniu ustawy 0 gospodarce odpadami likwiduje si~ poprzez utylizacj~. 14. Likwidacji dokonuje powolywana przez wojta doraina komisja likwidacyjna. Z przeprowadzonej likwidacji komisja sporz~dza protokol. Kopi~ protokolu otrzymuje Referat Finansow i Budzetu. Na jej podstawie wystawiany jest dokument LT. 15. Zakupione pozostale srodki trwale oraz wartosci niematerialne i prawne wprowadzane s~ do ewidencji na podstawie faktury lub rachunku dokumentuj~cego zakup. 6. DOKUMENTY ZWIt\ZANE Z OBROTEM SRODKAMI PIENIF;ZNYMI 1.. W zakresie obrotu pieni~mego rozromia si~ nast~puj~ce dokumenty: Listy wyplat kwitariusz, polecenie wyjazdu sluzbowego, wniosek 0 zaliczk~ Ina wydatki jednostki/, rozliczenie zaliczki I pobranej na wydatki jednostki/, polecenie przelewu, bankowy dowod wplaty, wyci~ bankowy. 2. K witariusze przychodowe sluz~ do dokumentowania wplat gotowki przyj~tych przez upowaznione osoby, w szczegolnosci poborcow i inkasentow. 3. Druki kwitariuszy stanowi~ druki scislego zarachowania, wydawane s~ za pokwitowaniem przez ksi~gowego. Wydanie nowego kwitariusza uzalemione jest od zdania kwitariusza zuzytego. 4. Zobowi~ania wobec innych jednostek gospodarczych i instytucji mog~ bye uregulowane gotowk~ i przelewem. Forma zaplaty wynika z umowy (zlecenialzamowienia). 5. Pracownikom, ktorzy w zwi~u z czynnosciami sluzbowymi pokrywaj~ bezposrednio wydatki budzetowe mog~ bye wyplacane zaliczki na wydatki jednostki. Zaliczki wyplaca si~ na wniosek pracownika sporz~dzony w formie dokumentu "Wniosek 0 zaliczk~". 6.Zaliczkobiorca zobowi~any jest do rozliczenia zaliczki w terminie 2 miesi~cy w przeciwnym wypadku kwota zaliczki podlega potr~ceniu z najblizszego wynagrodzenia. 5

6 Wszystkie zaliczki na wydatki podlegaj4 bezwzgl~dnie rozliczeniu na koniec kai:dego roku kalendarzowego. Rozliczenie nalezy sporz4dzie w formie dokurnentu "Rozliczenie zaliczki" dol4czaj4c jednoczesnie faktury, rachunki lub inne dokurnenty potwierdzaj4ce poniesienie okreslonych wydatk6w. Dol4czone dowody winny bye sprawdzone pod wzgl em merytorycznym i formalno-rachunkowym. 7. Polecenie wyjazdu sluzbowego otrzymuje si~ na stanowisku og61no-administracyjnym po wczesniejszym uzyskaniu zgody w6jta lub sekretarza. 8. Pracownik rna obowiftzek rozliczye si~ z wyjazdu sluzbowego zgodnie z obowi~uj4cymi w tym zakresie przepisami prawa. 7. DOWODY KSIF;GOWE ZWI1\ZANE Z WYPLAT1\ WYNAGRODZEN 1. W zakresie dowod6w zwi4zanych z wyplat4 wynagrodzefi rozr6i:nia si~ nast~puj4ce dokumenty: umowa 0 prac~, zmiana skladnik6w wynagrodzenia, odprawa i inne pismo przyznaj4ce nagrod~ jubileuszow41ub inn4 nagrod~, rozliczenie wynagrodzenia prowizyjnego, oswiadczenie na pob6r zaliczek na podatek dochodowy, karta zasilkowa, zaswiadczenie 0 czasowej niezdolnosci do pracy, zast~pcza asygnata zasilkowa, deklaracja rozliczeniowa ZUS, lista plac. 2. Umowy 0 prac~, wszelkie zmiany do umowy oraz rozwi~anie umowy 0 prac~ sporz4dza pracownik odpowiadaj4cy za kadry, a zatwierdza w6jt lub sekretarz. Dokurnenty sporz4dza si~ w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem dla: pracownika, referatu finans6w i budzetu, prowadz4cego akta osobowe pracownik6w. 3. Podstaw4 do wyplaty nagrody jubileuszowej jest lista plac sporz4dzona przez referat ksi~gowosci w oparciu 0 przygotowane na wniosek pracownika pismo przez osob~ prowadz4c4 akta osobowe pracownik6w, uwzgl~dniaj4ce obowi~uj4ce w tym zakresie przepisy, zatwierdzone przez w6jta lub sekretarza. 4. Podstawowym dokumentem w zakresie wynagrodzefi jest lista plac. Podstaw4 do SPorz4dzania listy plac s4opr6cz wczesniej wymienionych r6wniez inne dokumenty, w tym dotycz4ce potr4cefi (zestawienia PKZP, PZU, nierozliczonych zaliczek i inne). 5. Listy plac S4 sprawdzane pod wzgl~dem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. 6. Wyplaty wynagrodzefi dokonuje si~ na wskazany przez pracownika rachunek bankowy. 8. DOWODY KSIF;GOWE ZWI1\ZANE Z ROZLICZENIAMI Z KONTRAHENTAMI 1. W zakresie dokurnentacji rozrachunk6w z tytulu dostaw, rob6t i uslug rozr6znia si~ nast~puj4ce dokumenty: umowa faktura VAT, rachunek, faktura koryguj4ca i nota koryguj4ca, nota ksi~gowa 2. Umowy na dostawy towar6w, realizacj~ rob6t budowlanych i wykonania uslug, w tym urnowy zlecenia i 0 dzielo, sporz4dza z zachowaniem zasad ustawy prawo zam6wiefi publicznych pracownik merytorycznie odpowiedzialny. 3. Umowa powinna zawierae mi~dzy innymi okreslenie: stron umowy, przedmiotu urnowy (zakres, miejsce realizacji), daty zawarcia i numer umowy, 6

7 wynagrodzenia za przedmiot umowy lub zasad, na podstawie ktorych bttdzie wyliczane wynagrodzenie po odbiorze przedmiotu umowy, sposobu rozliczenia materialowo~finansowego, zasad fakturowania i platnosci, gwarancji i rttkojmi, odpowiedzialnosci odszkodowawczej z tytulu niewykonania lub nienalezytego wykonania umowy, warunki dotyczetce odstclpienia lub rozwiclzailia umowy, podpisy stron. 4. Do umowy doletcza sitt w zaleznosci od potrzeb: kosztorys inwestorski prac, wycentt materialow, kalkulacjtt kosztow, protokol koniecznosci. 5. Umowy podpisujet wojt lub sekretarz i skarbnik. 6. W sytuacji gdy umowa przewiduje wniesienie zabezpieczenia nalezytego wykonania umowy, wydzial sporzetdzajetcy umowtt ma obowi ek: dopilnowac dopelnienia obowi u przez kontrahenta w ww. zakresie, sprawdzic prawidlowosc wnoszonego zabezpieczenia innego niz w pienietdzu, kontrolowac terminy obowi ywania zabezpieczeii innych niz w pienietdzu, terminowo, zgodnie z obowi ujetcymi przepisami, skladac do dzialu ksittgowosci wnioski 0 zwrot zabezpieczenia (z podaniem numeru rachunku bankowego, na ktory nalezy dokonac zwrotu oraz kwoty podlegajetcej zwrotowi - przy zabezpieczeniach w pienietdzu) po uprzednim sprawdzeniu zasadnosci zwrotu. 7. Umowy zlecenia lub umowy 0 dzielo zaliczane set do prac dorafnych. Umowtt sporzetdza wlasciwy rzeczowo pracownik zlecajetcy prace w 2 egzemplarzach, z ktorych jeden otrzymuje zleceniobiorca, drugi referat finansow i budzetu. 8. Umowy zlecenia lub 0 dzielo wymagajet akceptacji wojta lub sekretarza i skarbnika. 9. Podstawowym dowodem ksittgowym stanowietcym podstawtt rozliczeii za swiadczone na rzecz Gminy dostawy, roboty i uslugi Set faktury VAT (rachunki). Otrzymane faktury winny bye zaopatrzone w dattt otrzymania i niezwlocznie przekazane za pokwitowaniem do Referatu Finansowo-budzetowego, ktory przekazuje otrzymane faktury wydzialom merytorycznym, ktorych dotyczet. Po dokonaniu kontroli merytorycznej faktury przekazywane set niezwlocznie (umozliwiajetc dokonanie terminowej zaplaty) za potwierdzeniem do dzialu ksittgowosci. 10. Pracownicy, ktorzy nie przygotujet dowodow do realizacji w terminach umozliwiajetcych dokonanie terminowej zaplaty, ponoszet odpowiedzialnosc za wynik1et z tego tytulu szkodtt (odsetki). 11. Podstawet do dokonania wydatkow Set rowniez sporzetdzone przez stanowiska merytoryczne odpowiednio: 1) umowy dotacji, 2) wnioski 0 przekazanie skladek do organizacji, ktorych czlonkiemjest Gmina 3) wnioski 0 dokonanie zapiaty w zakresie: oplat setdowych i egzekucyjnych, oplat pocztowych, pozostalych opiat zwiclzailych z dzialalnosciet gminy. 4) prawomocne nakazy zaplaty lub wyroki, 5) prawomocne decyzje administracyjne, 6) zawiadomienia komornicze 0 wysokosci kosztow egzekucyjnych. 9. DOWODY KSIF;GOWE ZWIl\ZANE Z DOCHODAMI BUDZETOWYMI 1. Nalezuosci z tytulu dochodow Gminy, z wyjettkiem podatkow i opiat lokalnych, podlegajet ewidencji przez referat finansow i budzetu na podstawie dokumentow sporzetdzanych przez pracownikow merytorycznych. 7

8 2. W przypadku wniosku 0 zwrot nadplaty z tytulu dochod6w Gminy jest on przekazywany do referatu finans6w i budzetu celem niezwlocznego zaopiniowania przez upowa:znion'l osob~ i stwierdzenia zasadnosci zwrotu. Zaopiniowane podanie podlega zatwierdzeniu do wyplaty przez skarbnika oraz w6jta lub sekretarza. Zatwierdzony wniosek wraz z dowodem wyplaty stanowi podstaw~ do przekazania srodk6w na wskazany rachunek bankowy lub za posrednictwem poczty oraz do uj~cia operacji w ksi~gach rachunkowych. 3. W przypadku zwloki w splacie naleznosci pracownik odpowiedzialny merytoryczne wysyla do dluznik6w wezwania do zaplaty lub upomnienia w zaleznosci od obowil\zuj'lcego trybu post~powania egzekucyjnego. Brak reakcji na wezwanie ze strony dluznika stanowi podstaw~ do wszcz~cia post~powania egzekucyjnego, odpowiednio: cywilnego - w stosunku do naleznosci cywilnoprawnych (sprawa przekazywana jest do biura prawnego). administracyjnego - wystawiane S'l tytuly wykonawcze i przekazywane do egzekucji zgodnie z przepisami 0 post~powaniu egzekucyjnym wadministracji. 4. Przy sprzedazy opodatkowanej podatkiem od towar6w i uslug pracownik merytoryczny ma obowi'lzek wystawie faktur~ V AT - w przypadku sprzedazy na rzecz os6b prawnych i os6b fizycznych prowadz'lcych dzialalnose gospodarcz'l. 5. Pracownicy sporz'ldzaj'lcy dokumenty ponosz'l odpowiedzialnose za ich prawidlowose merytoryczn'l i fonnalno-rachunkow'l. Dokumenty sprzedazy podlegaj'l kontroli pod k'ltem t"a prawidlowosci zastosowanych stawek podatku od towar6w i uslug oraz rachunkowym.., 6. Korekty faktur VAT sporz'ldza si~ jedynie w uzasadnionych przypadkach. W tresci faktury koryguj'lcej nalezy podae przyczyn~ jej wystawienia oraz dol'lczye pisemne wyjasnienie. Uzasadnienie korekty winno bye rzeczowe i wiarygodne. 7. Faktury VAT i faktury koryguj'lce powinny bye podpisane przez pracownika upowa:znionego do wystawiania ww. dokument6w i opatrzone imienn'l piecz'ltk'l. 8. Faktury VAT winna podpisae r6wniez osoba upowa:zniona przez nabywc~ do jej odbioru. chyba ze nabywca zlozy oswiadczenie, w kt6rym upowa:zni sprzedawc~ do wystawiania faktur bez jego podpisu. Podpis nabywcy wraz z potwierdzeniem otrzymania jest bezwzgl~dnie wymagany w przypadku faktur koryguj'lcych. 9. W celu tenninowego rozliczenia podatku pracownicy wlasciwi merytorycznie maj'l obowil\zek przedkladae w referacie finans6w i budzetu do dnia 20 nast~pnego miesi'lca rejestry sprzedazy. 10. W przypadku innych czynnosci niz sprzedaz towar6w lub uslug podlegaj'lcych opodatkowaniu podatkiem od towar6w i uslug (np. zamiana, darowizna, nieodplatne przekazanie, aport rzeczowy) pracownicy merytoryczni. S'l zobowiqzani 3 dni przed podj~ciem czynnosci do poinfonnowania skarbnika w celu prawidlowego udokumentowania i rozliczenia 10. PRZECHOWYWANIE DOWODOW KSIF;GOWYCH 1. Dowody ksi~gowe nalezy przechowywac zgodnie z instrukcj'l 0 organizacji i zakresie dzialania archiwum zakladowego. 2. Ksi~gi rachunkowe prowadzone przy uzyciu komputera maj'l postac zbior6w utrwalonych na nosnikach magnetycznych. 1l. POSTANOWIENIA KONCOWE 1. W przypadkach nieuregulowanych mmejsz'l instrukcj'l stosuje Sl~ mne przeplsy wewn~trzne oraz og61ne przepisy prawa. 2. Wszelkie zmiany w instrukcji wymagaj'l fonny pisemnej. 8