eprzedszkole Copyright by BhmSoft. All Rights Reserved.

Transkrypt

1 Copyright by BhmSoft. All Rights Reserved.

2 Zawartość Wstęp...4 Co nowego...4 Start...4 Logowanie...4 Administracja...4 Modyfikacja menu użytkownika...5 Interfejs użytkownika...7 Menu...7 Zakładki...8 Akcje...9 Uwagi...9 Załączniki Funkcje Dopisanie Odblokowanie Modyfikacja Księgowanie Załączniki Usunięcie Filtrowanie Eksport danych Grupowanie Załączniki Wprowadzanie danych Informacja domyślna Combo Edukacja Grupy edukacyjne Uczniowie Wychowawcy Asystenci Zamierzenia edukacyjne Plan roczny Plan tygodniowy Plan dzienny Kadry Rodzice Uczniowie Umowy Zdarzenia Pracownicy Listy obecności uczniów Raport obecności uczniów Listy obecności pracowników Pracownicy zwolnieni / 74

3 Raport obecności pracowników Płatności Należności Stawki i opłaty Banki Kasy Rachunki Rejestry płatności Księgowość Zleceniobiorcy Umowy zlecenia Umowy zlecenia rachunki Księga Pozostałe pozycje KPiR Kontrahenci Faktury kosztowe Zestawienie kosztów Kartoteka kosztów Środki trwałe Księga syntetyczna Rejestry vat Słowniki Dni wolne Rodzaje grup edukacyjnych Przedmioty edukacyjne Elementy planu rocznego Jednostki czasowe Rodzaje treści umów Rodzaje zdarzeń Rodzaje usług Pkwiu Jednostki miary Okresy księgowe Rodzaje dokumentów KPiR Rodzaje umów zleceń Rodzaje treści umów płacowych Wzorce treści Sposoby płatności Rejestrator czasu pracy RCP / 74

4 Wstęp System eprzedszkole należy do nowej generacji programu zbudowanych w oparciu o technologie ASP.NET w której użytkownik pracuje za pomocą przeglądarki internetowej Zalecanymi przeglądarkami jest Chrom, Firefox lub IE Aplikacja jest przeznaczona dla wspomagania zarządzania przedszkolem,szkołą lub firmą świadczącą usługi z zakresu różnego rodzaju szkoleń. Funkcjonalnie obejmuje specjalizowane moduły wspomagające zarządzenie w/w instytucjami oraz moduły typowe moduły zarządzania firmą jak - rejestry VAT - rejestry umów zleceń - książka przychodów i rozchodów - kartoteka środków trwałych Co nowego Start Logowanie Logowanie do aplikacji odbywa się ze strony internetowej eprzedszkole.bhm.com.pl Po podaniu następujących danych Nazwa użytkownika 9988 Hasło 9988 można się zalogować do wersji demonstracyjnej.wersja demonstracyjna funkcjonalnie zawiera identyczne moduły jak program podstawowy.pracując na wersji demo można wypróbować działanie poszczególnych opcji Administracja 4 / 74

5 Administracja zawiera funkcję z dodawaniem nowego użytkownika, nadaniem / zmianą uprawnień. Dostęp do tej opcji posiada tylko użytkownik z atrybutem administratora. Funkcje wyboru włączają/wyłączają dostęp użytkownika do grup funkcji ExportDanych włącza funkcje pozwalające eksportować zawartość przeglądanych danych do wybranych plików zewnętrznych.funkcjonalność jest dostępna w każdym standardowym oknie programu Użytkownicy którzy zostali zapisani w danych systemu nie mogą zostać usunięci. Można użytkownika zapisać z atrybutem nieaktywny Modyfikacja menu użytkownika Modyfikacja menu użytkownika 5 / 74

6 za pomocą tej funkcji wyłączamy lub wybrane menu. W ramach wybranego menu można dokonywać wyboru dostępnych funkcji. 6 / 74

7 Interfejs użytkownika Menu główne 7 / 74

8 sesji W menu tym zapisują się opcje które zostały wybrane przez użytkownika w ramach jednej Opcje związane z księgową stroną zarządzania firmą Deklaracje wysokości opłat,prowadzenie raportów kasowych i wyciągów bankowych Miejsce zakładania podstawowych kartotek systemu, zawierania umów i ewidencji obecności Zapisy związane z bieżącą działalnością edukacyjną Każdy użytkownik może mieć dostosowane menu do swoich potrzeb. Opis postępowania znajduje się w Modyfikacja menu użytkownika Zakładki Zakładki Zakładki pozwalają wyświetlić informacje skojarzone z przeglądanym zapisem np. zakładka wyświetla umowy ucznia Z kolei chcąc wyświetlić płatności związane z umową możemy przejść do zakładki 8 / 74

9 Akcje Zakładka Akcje Zakładka wyświetla wszystkie działania użytkowników modyfikujące wybrany zapis np. wykonane akcje Uwagi Uwagi Zakładka pozwala zapisywać proste komentarze, uwagi do wybranego zapisu 9 / 74

10 wpisana uwaga uzyskuje status nieodczytanej Występowanie w liście uwag przynajmniej jednej nieprzeczytanej powoduje wyświetlenie w informacji której dotyczy uwaga emptikonu Jeśli wszystkie nie występują nieprzeczytane uwagi wówczas wyświetla się emotikon Przeczytanie uwagi to kliknięcie w przycisk Załączniki Załączniki Zakładka przechowuje wszystkie załączniki przypisane do danej informacji a zapisane funkcją Załączniki Klikają w ikonę Funkcje uzyskujemy dostęp do zapisanego pliku Podstawowe funkcje 10 / 74

11 Zanim zostaną wyjaśnione poszczególne procesy i funkcjonalności programu, warto na początku skupić się na ikonach, które można znaleźć na belce w różnych opcjach programu. Będziesz je spotykał bardzo często na swojej drodze, dlatego zapoznaj się z ich funkcjonalnością. dopisywanie nowych danych, kartotek, dokumentów, należy uzupełnić wszystkie pola i na końcu klikn Zanim rozpoczniesz modyfikację jakiegokolwiek dokumentu, należy na początku go odblokować Po kliknięciu tej ikony możesz dokonywać zmian w dokumentach i kartotekach o ile nie zostały wcześ Oznacza zakończenie działań z dokumentem lub kartoteką i zapisuje wszystkie wprowadzone inform Po zaznaczeniu dokumentu lub kartoteki i kliknięciu kopiuj dochodzi do jego powielenia, a później mo Usuwanie dokumentu lub kartoteki jest możliwe wtedy, kiedy jest ona niezatwierdzona bądź odblokow Program automatycznie podsumowuje wartości znajdujące się w programie W poszczególnych opcjach programu będziemy widzieli ikonę drukarki z różnymi opisami, np. faktur wydrukowania dokumentu Po rozwinięciu listy, pojawią się nam opcje na podstawie których możemy dokonać filtrowania dokum Tutaj można wybrać miesiące jakie mają zostać filtrowane, aby nie było konieczności przeglądania w Tutaj można dopisać załącznik czyli dowolny plik który zostanie skojarzony z danym zapisem. W dolnej części okna można zauważyć przyciski ułatwiające naszą pracę w programie. Dość ważnym elementem jest informacja filtrowane lub jak w przypadku znajdującym się poniżej, niefiltrowane. Informuje to, czy wyświetlające się nam dokumenty zostały w jakiś sposób wyselekcjonowane czy też nie. Kolejne ikony pomagają przechodzić pomiędzy poszczególnymi stronami wyświetlanych dokumentów, zielone strzałki oznaczają odświeżanie dokumentu, a ostatnia ikona umożliwia wyeksportowanie danych. 11 / 74

12 Wyświetlenie ikony oznacza,że jest dostępna pomoc kontekstowa dla tej strony Jeśli chodzi o rysunku poniżej. Dokładny opis w Filtrowanie eksport danych to można tego dokonać w wielu opcjach pokazanych na Dopisanie Dopisanie Wszelkie dopisywanie dokumentów przebiega w ten sam sposób, a mianowicie poprzez skorzystanie z ikony dopisz. Po tej czynności pojawia się okno w którym należy uzupełnić niezbędne informacje. 12 / 74

13 Odblokowanie Odblokowanie Niektóre zapisy wymagają odblokowania zanim zostaną zmodyfikowane oraz zatwierdzenia po modyfikacji. Dotyczy to w szczególności dokumentów takich jak np.umowy Po wykonaniu funkcji Po dokonaniu modyfikacji wybrana umowa uzyskuje status dokumentu odblokowanego należy taki dokument zatwierdzić W pewnych sytuacjach system blokuje możliwość odblokowania i w konsekwencji modyfikacji - dla zachowania integralności danych. Wykonanie funkcji zamyka możliwość modyfikacji. Modyfikacja Modyfikacja Zdecydowana większość informacji może być modyfikowana w szczególności te które wcześniej nie wymagają Odblokowanie Po modyfikacji w zakładce Akcje pojawia się informacja kto i kiedy modyfikował informację Księgowanie Księgowanie 13 / 74

14 Księgowanie lub zbiorcze są funkcjami które dokonują odpowiednich zapisów księgowych dla dokumentów podlegają księgowaniu Dla firm prowadzący pełną księgowość księgowanie wymaga deklaracji kont (Szczegółowy opis w module KSIĘGOWOSC) Załączniki Załączniki Funkcja zakładce Załączniki pozwala dopisywać dowolny plik do wybranej informacji który przechowywany jest w np. chcemy przypisać zawartej umowie notatkę służbową sporządzoną w trakcie spotkania z klientem Klikamy w i odszukujemy dokument jeśli chcemy żeby etykieta dokumentu była inna niż nazwa dokumentu wpisujemy np. i zapisujemy Informacja wyświetlana w zakładce Załączniki 14 / 74

15 Usunięcie Usunięcie Funkcja usuwa wprowadzony zapis. Jeśli zapis jest powiązany z innymi zapisami wówczas usunięcie jest zablokowane. Niektóre zapisy wymagają użycia funkcji przed usunięciem. Filtrowanie Filtrowanie Filtrowanie polega na kliknięciu w pole znajdujące się pod elementem zgodnie z którym czegoś wyszukujemy i wpisaniu całego wyrazu bądź też jego początku. Po kliknięciu enterem szukana fraza zostaje odnaleziona. 15 / 74

16 Aby anulować filtrowanie można ponownie wejść w konkretną zakładkę bądź też kliknąć w opcję filtrowane znajdującą się w dolnym pasku narzędzi. Po tej czynności ponownie zobaczymy wszystkie wcześniej wyświetlane elementy, a w dolnym pasku pojawi się komunikat niefiltrowane. Kliknięcie w symbol wyświetla listę operatorów filtrowania Jeśli filtrujemy po kilku polach to poszczególne warunki filtrowania są łączone operatorem logicznym AND. Filtrowanie z wykorzystaniem operatora 'pomiędzy' W sytuacji gdy chcemy wyszukać informacji znajdujących pomiędzy jakimiś wartościami np data zawarcia umowy większa od i mniejsza od to wpisujemy w okno filtrowania następującą frazę oddzielając daty operatorem and 16 / 74

17 Następnie wybieramy z listy operatorów filtrowania operator 'Pomiedzy' i uruchamiamy filtrowanie uzyskany wynik to umowy zawarte w lipcu 2014 roku. Podobnie postępujemy w sytuacji filtrowania danych numerycznych np. kwota z przedziału / 74

18 Eksport danych Eksport danych W celu wyeksportowania danych wystarczy kliknąć ikonę znajdująca się w dolnym pasku i wybrać odpowiedni format danych Przykład arkusza Excel'a wygenerowanego na podstawie tabeli 'Dzienny plan dydaktyczny' Eksport danych może być wyłączony dla użytkownika w opcji Administracja _ t o p i c _ M o d y f i k a c j 18 / 74

19 a M e n u U z y t k o w n i k a Grupowanie Grupowanie Grupowanie umożliwia łatwiejszą analizę posiadanych danych. W naszym przykładzie zaprezentowane zostanie grupowanie asortymentu na wychowawcy w tabeli 'dzienny plan dydaktyczny'. Widok tabeli przed grupowaniem Pierwszym krokiem jest kliknięcie w strzałkę znajdującą się obok elementu według którego chcemy dokonać grupowania. Dzięki temu pojawi się rozwijana lista na której klikamy w interesującą nas czynność. W tym przypadku klikamy w grupuj po tym polu. 19 / 74

20 Po tej czynności pojawią nam się asortymenty pogrupowane według wychowawcy Klikając znacznik rozwinięcia możemy rozwinąć lub zwinąć pogrupowaną informację Możemy również wyświetlić panel grupowania informujący o aktualnym sposobie grupowania 20 / 74

21 Dzięki temu można sprawdzić na podstawie jakiej zmiennej doszło do grupowania. Zawsze można również anulować grupowanie i powrócić do wcześniej wyświetlanej listy. 21 / 74

22 Grupować można po kilku polach również za pomocą sposobu 'przeciągnij i upuść'. Niektóre table są prezentowane domyślne w wybrany sposób grupowania Załączniki Załączniki Program umożliwia również dodawanie załączników, aby wszystkie niezbędne informacje o kartotece zawsze były w zasięgu ręki. Wystarczy zaznaczyć pozycję do którego zostanie dodany załącznik i kliknąć w odpowiednią ikonę. Załączniki funkcjonują dla większości podstawowych kartotek systemu Przykład dopisania załącznika do kartoteki rodziców Andrzej i Alicja Wiśniewscy : 22 / 74

23 Po kliknięciu pojawi się okno w którym należy wybrać odpowiedni plik i nadać mu nazwę. Dodany element można odnaleźć w zakładce załączniki. 23 / 74

24 Kliknięcie w symbol wyświetli zawartość pliku Wprowadzanie danych Informacja domyślna Informacja domyślna W niektórych kartotekach a w szczególności w słownikach występuje zapis zdefiniowany jako domyślny. Jest to zapis który będzie się wyświetlał (podpowiadał) wszędzie tam gdzie będzie pobierana ta informacja Przykład słownika z definicja Przedszkole jest zapisem domyślnym dlatego formatka wprowadzania grupy edukacyjnej Grupy edukacyjne wygląda następująco Combo Combo Combo to sposób pobierania informacji słownikowych. Występuje w formatkach pobierania danych Przycisk pozwala wyświetlić 15 pierwszych informacji 24 / 74

25 Przycisk pozwala wyświetlać kolejne 15 następnych pozycji Wpisując frazę poszukiwanej informacji zawężamy listę wyboru W niektórych formatkach modyfikacji danych modyfikacja wpisu w combo wymaga usunięcia poprzedniej informacji. Przykład zmiany miejscowości Środa Wielkopolska na Środa Śląska Po usunięciu frazę Wielkopolska pojawi się lista wyboru Edukacja 25 / 74

26 Grupy edukacyjne Grupy edukacyjne Grupy edukacyjne to grupy uczniów objęte tym samym planem edukacyjnym. Każdy uczeń jest przypisany do co najmniej jednej grupy. Dopisane grupy Opis i znaczenie zakładek Wychowawcy Asystenci Zamierzenia edukacyjne Plan dzienny Plan tygodniowy Plan roczny Funkcja logo daje możliwość przypisanie unikalnego logo do każdej grupy edukacyjnej 26 / 74

27 Uczniowie Uczniowie Kartoteka uczniów z pominięciem uczniów ze statusem kandydat lub absolwent. za pomocą istniejących zakładek można dotrzeć do wszystkich informacji związanych z danym uczniem. Funkcjonalność rejestrów Zdarzenia jest identyczna jak opisana w rozdziałach odpowiednio Grupy edukacyjne i Wszystkie funkcje związane z aktualizacja danych kartoteki uczniów są dostępne w menu Kadry dział Uczniowie Wychowawcy Wychowawcy Każda grupa edukacyjna ma swojego wychowawcę. 27 / 74

28 Wychowawca ze statusem jest wychowawcą aktualnym, pozostali mają statusem z wpisaną datę zakończenia Każde dopisanie nowego wychowawcy do grupy edukacyjnej powoduje zmianę statusu pozostałych na archiwalny W rejestrze tym jest dostępna zakładka plany dzienne stworzone przez swoich asystentów Asystenci Asystenci Plan dzienny w której wychowawca ma zapisane Asystenci Każda grupa edukacyjna ma swoich asystentów. Asystenci przygotowują Plan dzienny widoczny w zakładce Jeśli asystent ma przypisany plan dzienny to nie może zostać usunięty należy zmienić status asystenta na nieaktywny. W takich sytuacjach 28 / 74

29 Zamierzenia edukacyjne Zamierzenia edukacyjne Rejestr w którym są zapisywane miesięczne ramowe plan edukacyjne zapisywane z podziałem na grupy edukacyjne Dopisane Kopia dopisanie dopisanie na podstawie istniejącego zapisu Plan roczny Plan roczny Każda grupa edukacyjna może mieć zapisany jeden plan roczny dla roku szkolnego 29 / 74

30 Po dopisaniu nagłówka planu system automatycznie przechodzi do zakładki 30 / 74

31 Kopia - funkcja pozwala utworzyć nowy plan dla dla dowolnej grupy edukacyjnej na podstawie istniejącego planu przykład wydrukowanego planu rocznego Plan tygodniowy Plan tygodniowy Plan tygodniowy stanowi podstawę do tworzenia planów dzienny. Każda grupa edukacyjna ma jeden aktualny plan tygodniowy oznaczony statusem oraz plany archiwalne z wpisana datą zakończenia obowiązywania planu Kopia - funkcja pozwala utworzyć nowy plan dla dla dowolnej grupy edukacyjnej na podstawie istniejącego planu Po dopisaniu nagłówka planu system automatycznie przechodzi do zakładki 31 / 74

32 Do każdej pozycji planu możemy dopisać listę uczniów w zakładce Po zapisaniu wszystkich pozycji zatwierdzamy plan Zatwierdzony plan możemy modyfikować po uprzednim odblokowaniu przykład wydrukowanego planu tygodniowego Plan dzienny 32 / 74

33 Plan dzienny Dzienny plan jest tworzony przez asystentów grup edukacyjnych Dla stworzenia planu dziennego konieczny jest plan tygodniowy Plan tygodniowy danej grupy edukacyjnej Dopisane Kopia - funkcja pozwala utworzyć nowy plan dzienny na podstawie istniejącego planu przykład wydrukowanego planu dziennego 33 / 74

34 Kadry Rodzice Rodzice Kartoteka zawiera podstawowe informacje o rodzicach ucznia. Kartoteka zwiera zakładkę dziecka. w której są zapisane oddzielnie dane rodziców czy opiekunów np. kartoteka zawiera zapisy : 34 / 74

35 Dopisane kartoteki Formatka dopisywania zawiera dwie kolumny informacji. Prawa niezakreślona kolumna jest opcjonalna - może być wypełniana jeśli chcemy zapisać dane obojga rodziców oddzielnie. Zawsze jest możliwość korygowania zapisów w kartotece wspólnej jak i w zakładce W umowach zapisane są dane zawarte w kartotece wspólnej Kartoteka zawiera zakładki w których prezentowane są dane związane z daną kartoteką Uczniowie dokonane wpłaty wystawione rachunki 35 / 74

36 Uwagi opisane w Uwagi Uczniowie Uczniowie Do kartoteki uczniów możemy wejść z menu lub z zakładki rodziców Rodzice Dopisane kartoteki 36 / 74

37 unikalny identyfikator wykorzystywany w rejestratorze czasu obecności Listy obecności uczniów może zostać pominięty jeśli system RCP nie jest wykorzystywany Zakładka rozdziale w rejestrze Rodzice zawiera identyczną funkcjonalność jak opisana w tym Umowy Umowy Rejestr umów zawieranych edukacyjnych zawieranych z rodzicami. Dopisane umowy 37 / 74

38 Przedział czasowy zawarty między datami Od - Do określa miesiąca obowiązywania umowy oraz tworzy preliminarz płatności dla danej umowy. Przykład: Zapisanie umowy generuje następujący preliminarz widoczny w zakładce Należności opisany w 38 / 74

39 Zapisana umowa może być modyfikowana po odblokowaniu jednak do czasu wprowadzenia pierwszej wpłaty.treść umowy może być modyfikowana bez ograniczeń funkcją Odblokowaną umowę po modyfikacji należy zatwierdzić Modyfikacja treść umowy Zdarzenia Zdarzenia Rejestr zdarzeń w którym są zapisywane wszystkie zdarzenia związane z uczniem. Dla tematycznego uporządkowania tych zapisów służy słownik Rodzaje zdarzeń Dopisane 39 / 74

40 Zakładka rozdziale w rejestrze Uczniowie zawiera identyczną funkcjonalność jak opisana w tym Pracownicy Pracownicy Dopisane kartoteki 40 / 74

41 Po podaniu daty zwolnienia pracownik jest przenoszony do kartoteki Pracownicy zwolnieni Pozostałe funkcje Modyfikacja Usunięcie Załączniki Listy obecności uczniów Listy obecności uczniów Lista obecności uczniów tworzy się na podstawie zapisów w rejestrze RCP Rejestr RCP może być aktualizowany automatycznie za pomocą urządzeń podłączonych do systemu patrz Rejestrator czasu pracy RCP Może być aktualizowany 'ręcznie' za pomocą funkcji dostępnych w zakładce Znaczenie i działanie poszczególnych funkcji funkcja tworzy zestawienia na podstawie podanego przedziału czasowego. Przedział czasowy musi się zawierać w jednym miesiącu aktualizuje wyświetlone zestawienie ( jeśli zmieniły się zapisy w rejestrze RCP objęte aktualnym przedziałem czasowym czyli w tym przypadku od do ) Jak należy czytać listę obecności? W prezentowanym przykładzie uczennica była w szkole 1 lipca godzin co daje 480 minut w zakładce zapisane są informacje o jej wejściu i wyjściu 41 / 74

42 Jak widać rejestr RCP zawiera standardowe funkcje dopisania modyfikacji usunięcia które pozwalają ingerować w zapisy w tym rejestrze Jakakolwiek ingerencja jest zapisywana w zakładce znak w kolumnie świadczy o takiej ingerencji. Klikając w zakładkę uzyskujemy informacje o tym,że użytkownik wykonał następującą akcję wydruk Raport obecności uczniów Raport obecności uczniów Raport który pozwala uzyskać zestawienie godzin obecności w dowolnym przedziale godzinowym i datowym 42 / 74

43 Listy obecności pracowników Listy obecności pracowników Lista obecności pracowników tworzy się na podstawie zapisów w rejestrze RCP Rejestr RCP może być aktualizowany automatycznie za pomocą urządzeń podłączonych do systemu patrz Rejestrator czasu pracy RCP Może być aktualizowany 'ręcznie' za pomocą funkcji dostępnych w zakładce Znaczenie i działanie poszczególnych funkcji funkcja tworzy zestawienia na podstawie podanego przedziału czasowego Przedział czasowy musi się zawierać w jednym miesiącu aktualizuje wyświetlone zestawienie ( jeśli zmieniły się zapisy w rejestrze RCP objęte aktualnym przedziałem czasowym czyli w tym przypadku od do ) Jak należy czytać listę obecności? W prezentowanym przykładzie pracownica była w pracy 1 lipca godzin co daje 480 minut w zakładce zapisane są informacje o jej wejściu i wyjściu 43 / 74

44 Jak widać rejestr RCP zawiera standardowe funkcje dopisania modyfikacji usunięcia które pozwalają ingerować w zapisy w tym rejestrzę Jakakolwiek ingerencja jest zapisywana w zakładce znak w kolumnie świadczy o takiej ingerencji. Klikając w zakładkę uzyskujemy informacje o tym,że użytkownik wykonał następującą akcję wydruk Pracownicy zwolnieni Pracownicy zwolnieni Kartoteka pracowników zwolnionych którzy zostali zwolnieni w kartotece Pracownicy Raport obecności pracowników Raport obecności pracowników Raport który pozwala uzyskać zestawienie godzin obecności w dowolnym przedziale godzinowym i datowym 44 / 74

45 Płatności Należności Należności Jest to rejestr preliminarza płatności wynikający z zawartych Umowy Rejestr jest tak pogrupowany aby ułatwić znalezienie płatności którą chcemy rozliczyć Wpłatę zapisujemy funkcją 45 / 74

46 Przykład : chcemy zapisać wpłatę 400 zł gotówką od Podświetlamy żądaną płatności i po kliknięciu funkcji podajemy następujące informacje Po zapisaniu zapłaty zostanie zapisany automatycznie raport kasowy z dania zostanie przypisana wprowadzona płatność do którego Jeśli zaznaczymy opcje rejestrze Rachunki to zostanie automatycznie wystawiony rachunek w Jeśli przyjmowana płatność jest przelewem na konto bankowe to zamiast zaznaczamy Sposób wprowadzania płatności jest alternatywny do opisanego w Banki oraz Kasy 46 / 74

47 Stawki i opłaty Stawki i opłaty (cennik) Kartotek usług i jednocześnie cennik stanowiąca element Umowy na świadczenie usług edukacyjnych Dopisane kartoteki modyfikacja ceny w kartotece nie wpływa na wielkość ceny zapisanej w Umowy Banki Banki (wyciągi bankowe) Lista banków musi być wcześniej zdefiniowana w Rejestry płatności 47 / 74

48 Rejestr wyciągów bankowych - klikając w zakładkę bankowych wybranego banku Dopisane wyciągu wybieramy rejestr wyciągów Jeśli jest konieczność zmodyfikowania salda początkowego to można to zrobić w opcji modyfikacji Standardowo przy dodawaniu wyciągu saldo początkowe jest odczytywane z salda końcowego poprzedniego wyciągu Klikając w zakładkę wchodzimy do pozycji wyciągu bankowego Znaczenie poszczególnych funkcji funkcja za pomocą której wpisujemy płatności uczniów 48 / 74

49 i funkcja za pomocą której wpisujemy płatności kontrahentów (rejestr kosztów) umowami funkcja za pomocą której wpisujemy pozostałe płatności nie związane z fakturami czy Pozostałe funkcje Modyfikacja pozwala zmodyfikować zapis po uprzednim odblokowaniu Po zapisie modyfikacji pozycję należy zatwierdzić Po zapisaniu wszystkich pozycji wyciągu należy wyciąg zatwierdzić Modyfikacja zatwierdzonego wyciągu jest możliwa po odblokowaniu 49 / 74

50 Kasy Kasy (raporty kasowe) Prowadzenie raportów kasowych zasadniczo nie różni się od prowadzenia wyciągów bankowy patrz Banki Rachunki Rachunki Rejestr sprzedaży - wystawionych rachunków Rachunek jest generowany automatyczne w opcji przyjmowania wpłaty Należności po zaznaczeniu Rachunek może zostać dopisany za pomocą standardowy opcji Dopisane rejestru 50 / 74

51 Po zapisaniu nagłówka dokumentu systemy automatycznie przechodzi do zakładki Dopisane pozycji rejestru opiera się na Stawki i opłaty Po zapisaniu wszystkich pozycji zatwierdzamy fakturę Rachunek zatwierdzony może być zmodyfikowany po uprzednim odblokowaniu a następnie zatwierdzony Zatwierdzony rachunek wyświetlana jest ze statusem a odblokowana do modyfikacji Przykład rachunku 51 / 74

52 Rejestry płatności Rejestry płatności Rejestr definiujący jakie w systemie występują rejestry związane z płatnościami czyli banki, kasy kompensaty itp. Domyślnie jest zdefiniowany jeden rejestr dla każdego rodzaju rejestru płatności 52 / 74

53 jeśli korzystamy z jednego banku to możemy zmodyfikować istniejący zapis wpisując nazwę naszego banku np. Jeśli korzystamy z kilku banków możemy je pozostałymi rodzajami rejestrów płatności. dopisać do rejestru. Identycznie postępujemy z Księgowość Zleceniobiorcy Zleceniobiorcy Kartoteka zleceniobiorców zawiera podstawowe dane służące do wystawienia Umowy zlecenia oraz rozliczenia zleceniobiorcy z urzędem skarbowym. 53 / 74

54 Informacje Rodzaj umowy oraz Treść definiują domyślne informacje występujące przy wystawieniu Umowy zlecenia Informacje Pesel oraz Konto bankowe podlegają walidacji poprawności danych Wystawienie umowy zlecenia z poziomu kartoteki zleceniobiorców Podświetl kartotekę zleceniobiorcy i kliknij zakładkę Wyświetli się lista umów zleceń wystawionych do tej pory dla danego zleceniobiorcy Kliknij - większość informacji wypełni się automatycznie - uzupełnij informację i Umowy zlecenia Umowy zlecenia Koszty umowy zlecenia są definiowane w Rodzaje umów zleceń Modyfikacja umowy jest możliwa po odblokowaniu ale tylko w sytuacji gdy nie został wystawiony rachunek do umowy 54 / 74

55 Po zapisaniu umowy można wystawić Umowy zlecenia rachunki Wystawienie rachunku do umowy z poziomu rejestru umów Podświetl umowę i kliknij zakładkę Wyświetli się lista umów rachunków wystawionych do tej pory dla danej umowy Kliknij - większość informacji wypełni się automatycznie - uzupełnij informację i Pozostałe funkcje Zapisuje nową umowę wystawioną na podstawie wskazanej umowy Zapisuje nową umowę wystawioną na podstawie wskazanej umowy oraz dopisuje rachunek do umowy Wydruk umowy w układzie typowym dla standardowej umowy zlecenia Wydruk umowy w układzie umowy o dzieło Umowy zlecenia rachunki Umowy zlecenia rachunki 55 / 74

56 Wystawiając rachunek do umowy zlecenia zawsze musimy wskazać umowę do której ten rachunek będzie przypisany Modyfikacja rachunku jest możliwa po odblokowaniu Zatwierdzenie rachunku automatycznie wpisuje kwotę rachunku do Księga Można dopisać nowy rachunek na podstawie istniejącego Księga Podatkowa Księga Przychodów I Rozchodów Urządzenie księgowe służące do bieżącej ewidencji zaszłości (operacji gospodarczych) w uproszczonej formie, tzn. w systemie księgowości pojedynczej. System księgowości polega na ścisłej rejestracji przychodów ze sprzedaży (obrotu, utargu), zakupów towarów lub materiałów oraz wydatków, zapisywanych pojedynczo w księdze po dokonaniu transakcji.( cyt.wikipedia) Zapisy do księgi tworzą się automatycznie na podstawie następujących rejestrów Umowy zlecenia rachunki Pozostałe pozycje KPiR Faktury kosztowe Środki trwałe Rachunki Znaczenie poszczególnych funkcji funkcja pozwala wybrać aktualny okres dla wygenerowania księgi 56 / 74

57 ) aktualizuje wyświetlone zestawienie dla aktualnego okresu ( w tym przykładzie dla okresu wydruk księgi zgodny z aktualnie obowiązującym wzorem Pozostałe pozycje KPiR Pozostałe pozycje KPiR Jest to rejestr w którym są zapisywane wszystkie zdarzenia gospodarcze tworzące Księga które nie są rejestrowane w następujących rejestrach Umowy zlecenia rachunki Faktury kosztowe Środki trwałe Rejestr składa się z nagłówka dokumentu i pozycji zapisanych w zakładce 57 / 74

58 Dopisane rejestru Po zapisaniu nagłówka dokumentu systemy automatycznie przechodzi do zakładki Dopisane pozycji rejestru Przykład następujące zapisy Stanowią zapisy w Księga 58 / 74

59 Kontrahenci Kontrahenci Kartoteka kontrahentów jest niezbędna dla prowadzenia Faktury kosztowe oraz dla prowadzenia rozrachunków z kontrahentami Banki i Kasy Sprawdzana jest poprawność wprowadzenia NIP - u Można pominąć wprowadzanie NIP-u dla osób fizycznych Faktury kosztowe Faktury kosztowe Rejestr faktury kosztowych służy ewidencjonowania kosztów, prowadzeniu rozrachunków z kontrahentami oraz prowadzeniu rejestru vat. Rejestr korzysta z kartoteki kontrahentów Kontrahenci kartoteki kosztów Kartoteka kosztów Na podstawie zapisów w rejestrze tworzą się Rejestry vat, Zestawienie kosztów oraz wpisy do Księga Rejestr składa się z nagłówka dokumentu i pozycji zapisanych w zakładce 59 / 74

60 Dopisane rejestru Po zapisaniu nagłówka dokumentu system automatycznie przechodzi do zakładki Dopisane pozycji rejestru opiera się na Kartoteka kosztów Po zapisaniu wszystkich pozycji zatwierdzamy fakturę 60 / 74

61 Faktura zatwierdzona może być zmodyfikowana po uprzednim odblokowaniu a następnie zatwierdzona Zatwierdzona faktura wyświetlana jest ze statusem a odblokowana do modyfikacji W zakładce wyświetla się zapis przekazywany do Księga Pozostałe funkcje Dopisanie nowej faktury na podstawie istniejącej. Funkcja przydatna przy powtarzających się kosztach Korekta wartości groszowych. Funkcja dostępna tylko dla faktury zatwierdzonej Sumowanie wartości zestawienia Możliwość usunięcia faktury. Jeśli faktura jest już zatwierdzona to musi zostać odblokowana Możliwość zmiany kontrahenta dla faktury odblokowanej lub niezatwierdzonej Filtrowanie wg statusu faktury Filtrowanie wg okresów księgowych Zestawienie kosztów Zestawienie kosztów Zestawienie kosztów pokazuje pozycje zapisane w Faktury kosztowe Dzięki filtrowaniu grupowaniu Grupowanie oraz odpowiedniemu nadanym indeksom kosztów w Kartoteka kosztów zestawienie może służyć jako szybki analityczny raport kosztów Za pomocą Eksport danych można zestawienie wydrukować w formacie np HTML 61 / 74

62 Kartoteka kosztów Kartoteka kosztów Kartotek jest niezbędna dla prowadzenia Faktury kosztowe Dopisane kartoteki Środki trwałe Środki trwałe Do wyliczenia miesięcznej amortyzacji służy kartoteka środków trwałych 62 / 74

63 Dopisane kartoteki Wyliczenie amortyzacji Wykonanie funkcji tworzy zapisy amortyzacyjne dla każdego (aktywnego) amortyzowanego środka widoczne z zakładki jednocześnie na podstawie tych zapisów tworzy się odpowiedni zapis w Księga przykład Zapisy amortyzacyjne dla 63 / 74

64 Likwidacja środka polega na wpisaniu do kartoteki daty likwidacji Księga syntetyczna Księga syntetyczna Księga syntetyczna podsumowanie obrotów Księga w układzie miesięcznym. Funkcją zmienia rok a funkcją aktualizujemy dane Rejestry vat Rejestry vat Jest to raport w którym podając okres uzyskujemy zestawienie vat'u z możliwością wydruku 64 / 74

65 Rejestr rozszerzony Rejestr skrócony Słowniki Dni wolne Dni wolne Słownik definiuje jakie dni wolne występują od początku do końca roku szkolnego. Informacje te są konieczne przede wszystkim ze względu na prawidłowe funkcjonowanie Listy obecności uczniów i Listy obecności pracowników 65 / 74

66 Przy tworzeniu nowej deklaracji dni wolnych wystarczy podać początek roku szkolnego, koniec oraz kiedy będą ferie zimowe. Pozostałe dni wolne zostaną ustalone przez program Formatka wprowadzania danych Jeśli podane zostaną nieprawidłowe dane to należy usunąć deklaracje dowolny zapis z deklaracji którą chcemy usunąć. podświetlając Rodzaje grup edukacyjnych Rodzaje grup edukacyjnych Jest to słownik który pozwala wprowadza podział dla Grupy edukacyjne Ma to szczególne znaczenie w sytuacji gdy prowadzimy różne grupy edukacyjne np przedszkole,szkołę czy inne zajęcia edukacyjne. 66 / 74

67 W słowniku zawsze występuje zapis zdefiniowany jako Informacja domyślna który powinien być najczęściej wykorzystywanym rodzajem grupy edukacyjnej. Przedmioty edukacyjne Przedmioty edukacyjne Słownik przedmiotów konieczny dla zbudowania Plan tygodniowy Elementy planu rocznego Elementy plan rocznego Słownik tematów występujących w Plan roczny 67 / 74

68 Jednostki czasowe Jednostki czasowe Słownik konieczny do zbudowania Plan tygodniowy Informacje wpisujemy w formacie hh:mm czyli np 09:45 Rodzaje treści umów Treści umów Jest to słownik w którym zapisujemy wzorce treści umów rejestrowanych w Umowy 68 / 74

69 Każdy zapis składa się etykiety oraz treści umowy Umowa może być skopiowana z edytora tekstu np. Word'a za pomocą kopiuj i wklej i dalej edytowana w edytorze programu który zawiera wszystkie niezbędne opcje służące do edytowania treści Rodzaje zdarzeń Rodzaje zdarzeń Słownik służący do usystematyzowania zapisów w Zdarzenia 69 / 74

70 Rodzaje usług Rodzaje usług Słownik służący do pogrupowania usług w kartotece Stawki i opłaty w szczególności do wydzielenia usług związanych z pobieraniem czesnego od innych opłat. Pkwiu Pkwiu Słownik określający kategorie usług wg Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług w kartotece Stawki i opłaty 70 / 74

71 Jednostki miary Jednostki miary Słownik określający rodzaj jednostki wykorzystywany w kartotece Stawki i opłaty Okresy księgowe 71 / 74

72 Okresy księgowe Jest to słownik tworzony przez system automatycznie. W pewnych sytuacja związanych z wprowadzaniem danych historycznych może się okazać, że niektóre okresy należy dopisać. Dopisany system jest zawsze otwarty - oznacza to,że można rejestrować dane związane w tym okresem. Jeśli chcemy zamknąć możliwość rejestrowania danych w danym okresie to należy go zamknąć za pomocą opcji np. Rodzaje dokumentów KPiR Rodzaje dokumentów KPiR Słownik definiuje klasyfikacje dokumentów związaną z książką przychodów i rozchodów.księga 72 / 74

73 Zapisy w tym słowniku są zdefiniowane tak aby system prawidłowo klasyfikował dokumenty dla podmiotu rozliczającego się za pomocą KPiR. Modyfikacja zapisów pozwala wyłączyć z klasyfikacji wybrany zapis oraz ustawić Informacja domyślna wykorzystywaną w Pozostałe pozycje KPiR Rodzaje umów zleceń Rodzaje umów zleceń Jest to słownik wykorzystywany w Umowy zlecenia niezbędny dla prawidłowego wyliczenia umowy zlecenia zawartej ze Zleceniobiorcy Rodzaje treści umów płacowych Rodzaje treści umów płacowych Jest to słownik wykorzystywany w Umowy zlecenia Pozwala na ujednolicenie treści zawieranych umów zleceń i ułatwia ich wystawienie 73 / 74

74 Wzorce treści Wzorce treści Słownik pomocniczy wykorzystywany w rejestrze Pozostałe pozycje KPiR Sposoby płatności Sposoby płatności Słownik pomocniczy wykorzystywany w rejestrze Faktury kosztowe Rejestrator czasu pracy RCP Rejestrator czasu pracy RCP 74 / 74