Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu

Transkrypt

1 STAROSTWO POWIATOWE W KARTUZACH SYGNATURA: A /AB/05 Nr A /1/ 18 /AB/05 Egzemplarz nr BIP Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu (wyciąg) Zgodnie z punktem III.4 Księga procedur Zamieszczanie informacji w BIP załącznika do Zarządzenia Nr 104/05 Starosty Kartuskiego z dnia 23 maja 2005 roku w sprawie zatwierdzenia Księgi procedur audytu wewnętrznego w Starostwie Powiatowym w Kartuzach. Starostwo Powiatowe w Kartuzach Audyt Wewnętrzny Kartuzy, 28 lipca 2005 roku

2 2 III. STRESZCZENIE (REKOMENDACJE) Ważne ustalenia, ważne wnioski, Rekomendacje Do zakresu działania WYDZIAŁU KOMUNIKACJI należy prowadzenie spraw w następującym zakresie: gospodarka drogami powiatowymi, finansowanie dróg publicznych, opiniowanie wskazań lokalizacji autostrad, zarząd ruchem na drogach powiatowych i gminnych, rejestracja pojazdów, wydawanie i zatrzymywanie praw jazdy, szkolenie kierowców, wydawanie zezwoleń na organizowanie imprez na drogach, wydawanie zezwoleń na przewóz nieprzepisowych ładunków, wydawanie zezwoleń dla przewozów regularnych i nieregularnych na obszarze powiatu, określanie przepisów porządkowych związanych z przewozem osób i bagażu, koordynacja rozkładów jazdy przewoźników w regularnym transporcie zbiorowym, nakładanie obowiązku zawarcia umowy o wykonanie zadania przewozowego, ustalanie cen urzędowych powiatowego transportu zbiorowego, opiniowanie likwidacji linii kolejowej, przejęcie nieodpłatnie zbędnego mienia PKP, wykonywanie zadań wynikających z pakietu ustaw o stosunku Państwa do Kościoła, w tym uzgadnianie organizacji uroczystości religijnych i pielgrzymek o zasięgu ponadgminnym w zakresie bezpieczeństwa na drogach publicznych. Audyt wdrożenia bądź realizacji, systemu lub finansowy Wydziału Komunikacji Starostwa Powiatowego w Kartuzach nie był dotąd nigdy przeprowadzany. Tak audyt wewnętrzny, jaki i zewnętrzny. Rekomendacje mają na celu do usprawnienia procesów kontroli w objętym sprawdzeniem działaniu, obniżenie potencjalnego ryzyka i przez to dodanie wartości dodanej. Audytor wewnętrzny potwierdza prawidłowość funkcjonowania następujących procesów w obecnym stanie prawnym (racjonalne zapewnienie): struktura, zadania wydziału i dyrektora, personel, czas pracy, petenci, decyzje administracyjne, archiwum, programy komputerowe, kasa, dochody, zakupy, obieg dokumentów i informacji. Większość rekomendacji w sprawie dąży do wzmocnienia kontroli wewnętrznej w Wydziale Komunikacji, głównie w zakresie pozyskiwania i wydatkowania środków finansowych oraz usprawnienia zarządzania. W ostatnim zakresie zdaniem audytora konieczne jest rozważenie kwestii ilości etatów badanego Wydziału. Z jednej strony w obecnej sytuacji wydział nadal pracuje w nadmiernym obciążeniu, wynikającym z ilości interesantów w sprawie. Z drugiej strony możliwy jest do przewidzenia spadek cyklu koniunktury szczególnie w zakresie wymiany praw jazdy oraz spadku liczby rejestracji samochodów, po nasyceniu rynku. W piśmie z dn r. w pkt.3 Dyrektor Pan Jerzy Pobłocki wskazał, iż możliwe jest, że nie nastąpi tendencja wygaszania ruchu w sprawach rejestracji pojazdów. Jak słusznie zaznaczył Pan Jerzy Pobłocki, sprowadzenie w skali kraju około miliona trzystu tysięcy pojazdów będzie nadal podlegało ich redystrybucji wśród obywateli, stąd ilość pracowników obsługi nie będzie się zmniejszała rejestracje wtórne. Zdaniem audytora niniejsza uwaga zasługuje na uwzględnienie. Stąd racjonalnym wydaje się działanie polegające na usztywnieniu procedur w sprawie trybu postępowania. Paradoksalnie takie usztywnienie pozwoli na większą elastyczność działania wydziału. Zdaniem audytora sporządzenie adekwatnych pisemnych procedur pozwoli

3 3 na łatwiejsze operowanie zasobem personelu, kierując go we wrażliwe obszary. Określenie na piśmie tych procedur stworzy, coś na kształt podręcznika dla pracowników mogących dopomóc, w obecnych działaniach, rotacji kadr (obniżenie ryzyka korupcji), łatwiejszego planowania urlopów, szkoleń i zastępstw. Dodatkowo procedury sporządzone na piśmie mogą ułatwić dokonywanie okresowych analiz i ocen pracowników wydziału, a tym samym wprowadzenie postulowanego przez Dyrektora wydziału systemu wynagradzania motywującego pracowników oraz słusznie wynagradzającego ich za wykonaną prace. Wprowadzenie takiego systemu bez jasnych procedur może powodować konflikty osobowe w wydziale i nie przejrzystość decyzji kadrowych. Należy podkreślić, iż nie stwierdzono rażących błędów skutkujących możliwością wystąpienia oszustwa lub innego ciężkiego naruszenia przepisów przez pracowników audytowanego wydziału. Dodatkowe mechanizmy kontroli znacznie obniżą ryzyko w tej sprawie i pozwolą na dokonywanie bardziej szczegółowych analiz. Słabością obecnej struktury jest okoliczność, iż mimo, że do tej pory dokonywane działania są realizowane poprawnie, to prowadzone są ad hoc. Nie bez wpływu na ten stan rzeczy jest 10 krotne zwiększenie w badanym okresie liczby załatwianych spraw. Audytor dokonał sprawdzenia na podstawie informacji i dokumentów znajdujących się w Wydziałach Komunikacji, Organizacyjnym i Finansowym, stąd cześć działań w sprawie, nie jest możliwe bez współpracy kierownictw tych trzech wydziałów. Stwierdzono, że pracownicy wydziału zaangażowani byli w prace wydziału w okresie lipca września ubiegłego roku także w soboty. Również w innych okresach 2004 roku konieczne było świadczenie pracy w dni wolne, ze względu na przeprowadzany proces scalania struktury wydziału komunikacji, zmiany krajowego systemu ewidencji pojazdów i kierowców. Wiele rekomendacji audytor pozostawia do rozważenia, tak, aby ich wdrażanie nie spowodowało dodatkowego spiętrzenia pracy. W sprawdzeniu poprawności trybu pracy wykazano wszystkie wykryte nieprawidłowości, lecz w wielu przypadkach ich charakter nie ma znaczącego wpływu na realizację działania wydziału lub dotyczy w wielu przypadkach ryzyka niezależnego od działań Starostwa, bądź audytowanego wydziału (np. krajowy system informatyczny, ilość sprowadzanych samochodów). Należy wskazać, iż całość systemu i powiązania na siebie oddziaływają. Z tych względów część rekomendacji (zaleceń) jest do rozważenia dla całego Starostwa Powiatowego w Kartuzach. Stwierdzono, tendencje do obniżania się ryzyka w poszczególnych obszarach, należy przypuszczać, iż nie powinno być problemów z wdrożeniem rekomendacji. Po realizacji zadań audytowych w sprawozdaniu wstępnym łącznie określono 39 rekomendacji. W dniu 28 czerwca 2005 roku sporządzono sprawozdanie wstępne z przeprowadzenia audytu wewnętrznego (A /1/18/AB/05). Sporządzono trzy egzemplarze i przekazano je zgodnie z obowiązującymi procedurami Staroście, Dyrektorowi audytowanego wydziału i audytorowi wewnętrznemu. Jednocześnie w sprawozdaniu wstępnym wskazano na 14 dniowy termin w trakcie, którego istnieje możliwość odniesienia się do wyników audytu zawartych w tym sprawozdaniu. W dniu 14 lipca 2005 roku (w przypisanym terminie) Dyrektor Wydziału Pan Jerzy Pobłocki pisemnie udzielił wyjaśnień do uwag i wniosków zawartych w Sprawozdaniu z

4 4 przeprowadzenia audytu, znak sprawy A /1/AB/05. Pismo Dyrektora Wydziału stanowi integralną cześć niniejszego sprawozdania i zawarte jest w załączniku nr 8 sprawozdania. W odpowiedzi udzielono odpowiedzi dotyczących 8 poruszonych w toku audytu zagadnień. Określone w toku audytu rekomendacje i ich ostateczne wdrożenie jest w stanie dodatkowo wyeliminować dodatkowe ryzyka mogące się pojawić w przyszłości. Po dokonaniu analizy rekomendacji zawartych w sprawozdaniu wstępnym i otrzymanych wyjaśnieniach ostatecznie audytor wewnętrzny sformułował poniższe 17 rekomendacji. Jednocześnie pominięto rekomendacje, które zostały zaakceptowane i zrealizowane w okresie miedzy sprawozdaniem wstępnym i ostatecznym. Pismem podkreślonym zawarto krótki opis udzielonych wyjaśnień w sprawie, a kursywą zalecony termin realizacji, bądź przyjęte działania w sprawie. Rekomendacje: 1) Sporządzać coroczne plany urlopów pracowników i egzekwować ich przestrzeganie. Wskazano na brak wymagań prawnych w zakresie obowiązku sporządzania planów urlopów. Termin realizacji: 31 grudnia 2005r. 2) Sporządzić szczegółowy plan zastępstw na wypadek nieobecności pracowników na poszczególnych stanowiskach. Akceptacja. Termin realizacji: w toku realizacji. 3) Rozważyć możliwość wprowadzenia pisemnych procedur postępowania na wszystkich stanowiskach, pomimo braku ustawowego wymogu akty prawne niższego rzędu wskazują na zasadność takiego postępowania w sprawie. Wskazano na rozporządzenia wykonawcze, które stanowią zbiór pisemnych procedur w sprawie trybu pracy wydziału. Termin realizacji: na bieżąco. 4) Rozważyć możliwość wprowadzenia pisemnych procedur postępowania nie tylko dla audytowanego wydziału. Termin realizacji: na bieżąco. Działanie Sekretarza w porozumieniu z wydziałami. 5) Sporządzenie pisemnych zakresów obowiązków, co najmniej w zakresie podziału zadań związanych z operacjami finansowymi. Wskazano na bardzo wąskie zakresy obowiązków pracowników wydziału oraz na brak potrzeby sporządzanie ich na piśmie. Termin realizacji: 31 grudnia 2005r. W porozumieniu z Sekretarzem i Skarbnikiem. 6) Rozważyć opracowanie procedur działania na poszczególnych stanowiskach umożliwiające przekwalifikowywanie pracowników w ramach wydziału, a nawet starostwa. Termin realizacji: na bieżąco. 7) Rozważyć czy w opracowanych procedurach nie określić kryteriów oceny efektywności pracowników. Termin realizacji: na bieżąco.

5 5 8) Rozważyć wprowadzenie zakresów obowiązków i/lub procedur pracy na poszczególnych stanowiskach, co pozwoli na wdrażanie do pracy pracowników z innych stanowisk. Termin realizacji: na bieżąco. 9) Rozważyć zatrudnienie informatyka dla siedziby Starostwa przy ul.gdańskiej 26. Termin realizacji: na bieżąco. 10) Rozważyć opracowanie Planu Strategicznego zakładającego, sposób postępowania z uzyskiwanymi dochodami, a także planu działania na wypadek, gdy skończy się koniunktura na sprowadzanie samochodów. Rozważyć czy jest słuszne utrzymywanie zatrudnienia w tym wydziale na obecnym poziomie. Termin realizacji: na bieżąco. W porozumieniu z właściwymi podmiotami. 11) Odznaczać datę wpływu wniosku zaangażowania do insp. Bartosza Szyca. Termin realizacji: 31 grudnia 2005r. W porozumieniu z Sekretarzem i Skarbnikiem. 12) Poprawić wzór wniosku zaangażowania kol.5 ustawa o zamówieniach publicznych na Prawo zamówień publicznych. Termin realizacji: 31 grudnia 2005r. Działanie Sekretarza w porozumieniu ze Skarbnikiem. 13) Rozważyć wykazanie w zarządzeniu w sprawie zaciągania wydatków osoby upoważnionej do potwierdzania prawidłowości zaangażowania w świetle przepisów Prawa zamówień publicznych, w przypadku nieobecności Pana Adama Plichty. Termin realizacji: 31 grudnia 2005r. Działanie Sekretarza w porozumieniu ze Skarbnikiem. 14) W załączniku nr 1 do Zarządzenia Nr 76/01 Starosty Kartuskiego z dnia 21 grudnia 2001 roku w sprawie zasad wstępnej ogólnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i zasad dokonywania wydatków przez Powiat Kartuski dokonać zmiany danych osobowych Wicestarosty zgodnie z obecnym stanem faktyczno-prawnym. Termin realizacji: 30 września 2005r. Działanie Sekretarza w porozumieniu ze Skarbnikiem. 15) Wzmocnić system kontroli wewnętrznej kontroli kierowniczej w sprawie. Akceptacja. Termin realizacji: na bieżąco. 16) Dokonywać wdrożenia przewidywanych zmian z wyprzedzeniem. Akceptacja. Termin realizacji: na bieżąco. 17) Ustalić procedury obiegu korespondencji zawierającej dokumenty wrażliwe. Termin realizacji: 31 grudnia 2005r. Działanie Sekretarza w porozumieniu z wydziałami. Za wdrożenie w/w rekomendacji odpowiada Dyrektor Wydziału Komunikacji oraz pozostałe osoby, do których skierowano niniejsze sprawozdanie w zakresie wyznaczonym przez Starostę Kartuskiego. W zakresie działania dyrektorów wskazanych przez Panią Starostę powinno też być zawarte dalsze wyznaczenie osób im podległych odpowiedzialnych za poszczególne zadania i/lub taka organizacja pracy wydziału (komórki), która pozwoli po otrzymaniu polecenia Starosty (po sprawozdaniu ostatecznym) na wdrożenie rekomendacji w wyznaczonym terminie.

6 6 Kartuzy, 28 lipca 2005 roku (-) Adrian Kłos AUDYTOR WEWNĘTRZNY Kartuzy, 29 lipca 2005 roku (-) Jerzy Pobłocki DYREKTOR WYDZIAŁU KOMUNIKACJI STAROSTWA POWIATOWEGO W KARTUZACH