JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

Transkrypt

1 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT dla Publicznego Gimnazjum im. Tadeusza Kościuszki w Dąbrówce

2 Wykaz klas I i II stopnia podziału 0 Zarządzanie 00 Organy kolegialne 01 Organizacja 02 Akty normatywne. Pomoc prawna 03 Plany, sprawozdawczość, statystyka, analizy 04 Informatyka 05 Skargi i wnioski 06 Promocja. Popularyzacja 07 Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi 08 Kontakty zagraniczne 09 Nadzór. Kontrole 1 Kadry 10 Ogólne zasady pracy i płac 11 Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia 12 Zatrudnianie, wynagradzanie, awansowanie, opiniowanie 13 Dyscyplina pracy, urlopy, kadry, ubezpieczenie pracowników 14 Emerytury, sprawy socjalno bytowe 15 Bezpieczeństwo i higiena pracy, środki ochronne, wypadki 2 Środki rzeczowe 20 Administracja nieruchomościami 21 Inwestycje i remonty 22 Gospodarka materiałowa

3 23 Środki łączności 24 Ochrona zakładu pracy 25 Zamówienia publiczne, przetargi 3 Ekonomika 30 Planowanie i wykonanie budżetu 31 Inwentaryzacja 32 Rozliczanie plac 4 Nauczanie i wychowanie 40 Organizacja i programy pracy dydaktyczno wychowawczej szkoły 41 Realizacja programów oraz wyniki nauczania i wychowania 42 Uczniowie 5 Środki nauczania 50 Pomoce naukowe 51 Biblioteka szkolna Symbole klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna w komórce II III IV V macierzyste j w innych komórkach Uwagi 0 ZARZĄDZANIE 00 ORGANY KOLEGIALNE 000 Rada Pedagogiczna B25 Bc Regulaminy, protokoły zebrań, uchwa ły 001 Rada Rodziców B Samorząd Uczniowski B25 Bc Opinie, wnioski

4 003 Komisje własne (stałe i doraźne) B25 Bc Posiedzenia, uchwały, wnioski 004 Narady pracowników własnej jednostki B25 Bc Posiedzenia, uchwały, wnioski 005 Związki zawodowe B25 Bc 01 ORGANIZACJA 010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania B25 Bc Przepisy własne 011 Organizacja władz i organów nadrzędnych B5 012 Organizacja własnej jednostki 0120 Tworzenie i likwidacja szkoły, zespołu szkół B25 Bc np. akt założycielski szkoły 0121 Akt nadania imienia, sztandaru, godła szkoły B25 Bc 0122 Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne B25 Bc 0123 Upoważnienia i pełnomocnictwa dyrektora B5 Bc okres przechowywania liczy się od utraty ważności 013 Uroczystości szkolne B25 Bc 014 Biurowość 0140 Przepisy kancelaryjno archiwalne B25 Bc Instrukcja kancelaryjna, archiwalna, wykaz akt 0141 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów B5 Bc książka pocztowa, itp Wzory formularzy i druków B25 Bc Opracowanie wzorów 0143 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B10 Bc Książki druków ścisłego zarachowania, protokoły kasacyjne 0144 Ewidencja pieczęci i pieczątek B25 Bc Zamówienia pieczęci kat. B Opłaty pocztowe, telefoniczne, dowody doręczeń Bc Bc 015 Składnica akt 0150 Ewidencja składnicy akt B25 Bc 0151 Udostępnianie i wypożyczanie akt ze składnicy akt B5 Bc 02 AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA 020 Akty normatywne własnej jednostki B25 Bc Zarządzenia, uchwały 021 Akty normatywne władz nadrzędnych 0210 Akty normatywne władz państwowych B10 Bc Ustawy, Rozporządzenia MEN, Zarządzenia KO 0211 Akty normatywne władz samorządowych B10 Bc Uchwały Rady Gminy, Zarządzenia Wójta Gminy 022 Opinie i interpretacje prawne B25 Bc Własnych aktów prawnych 023 Decyzje dyrektora szkoły B25 Bc Dotyczące uczniów 024 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu B10 Bc administracyjnym 03 PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA,

5 ANALIZY 030 Metodyka planowania i sprawozdawczości B10 Bc Założenia, wnioski, instrukcje itp. 031 Plany pracy i sprawozdania z działalności 0310 Plany pracy własnej jednostki B25 Bc 0311 Sprawozdania własnej jednostki B25 Bc 032 Statystyka 0320 Sprawozdania statystyczne własnej placówki na formularzach statystycznych Załącznik nr 2 B25 Bc m. in. dla GUS, MEN. Przy czym opracowania cząstkowe I materiały źródłowe zalicza się do kategorii B Analizy działalności, analizy ekonomiczne, inne analizy B25 Bc 04 INFORMATYKA 040 Dokumentacja oprogramowania systemów B10 Bc informatycznych 041 Eksploatacja systemów informatycznych 0410 Licencje na oprogramowanie B10 Bc 0411 Utrzymanie sprawności technicznej sprzętu B5 Bc gwarancje 042 Bazy danych B25 Bc w tym ochrona danych osobowych 043 Redagowanie strony internetowej B25 Bc 05 SKARGI I WNIOSKI 050 Skargi i wnioski B25 Bc W tym i rejestr 06 PROMOCJA, POPULARYZACJA 060 Kontakty z prasą, radiem i telewizją 0600 Ogłoszenia własne B5 Bc 0601 Wywiady i informacje dla prasy, radia i telewizji B25 Bc 0602 Wycinki prasowe B25 Bc 0603 Kroniki, monografie B25 Bc 0604 Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy B25 Bc 061 Sponsoring B WSPÓŁPRACA Z INNYMI J EDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI 070 Współdziałanie z jednostkami państwowymi B10 Bc 071 Współdziałanie z jednostkami samorządowymi B10 Bc 072 Współdziałanie z organizacjami B10 Bc

6 073 Współdziałanie z Poradnią Psychologiczno-Pedagogiczną B10 Bc 074 Współdziałanie z Radą Rodziców B10 Bc 075 Współdziałanie z Samorządem Uczniowskim B10 Bc 076 Współdziałanie z innymi jednostkami B10 Bc 08 KONTAKTY ZAGRANICZNE 080 Wymiana doświadczeń, współpraca z organizacjami B5 Bc młodzieżowymi 09 NADZÓR, KONTROLE 090 Kontrole, lustracje, inspekcje zewnętrzne 0900 Kontrole zewnętrzne z zakresu nadzoru pedagogicznego B25 Bc W tym protokoły, zalecenia 0901 Kontrole zewnętrzne w placówce B25 Bc Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia pokontrolne, sprawozda nia z realizacji zaleceń; każda kontrola sta nowi osobną sprawę Kontrole z zakresu spraw finansowo administracyjnych B25 Bc 0903 Książka kontroli B5 Bc 091 Kontrole wewnętrzne w placówce B25 Bc 092 Nadzór pedagogiczny dyrektora 0920 Nadzór pedagogiczny wewnętrzny B25 Bc Plany, dokumenty realizacji, monitoring realizacji podstawy programowej, obserwacje zajęć 093 Audyt wewnętrzny 0930 Akta stałe audytu B25 Bc 0931 Akta bieżące audytu B25 Bc 094 Kontrola zarządcza B25 Bc 1 KADRY 10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC 100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płacy B10 Bc 101 Regulamin pracy, czas pracy B25 Bc 102 Taryfikatory klasyfikacyjne B25 Bc 11 EWIDENCJA OSOBOWA, LEGITYMACJE, ZAŚWIADCZENIA 110 Akta osobowe pracowników B50 Bc Sposób prowadzenia akt osobowych określa roz porządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn r. (Dz. U. Nr 62 poz. 286) 111 Ewidencja akt osobowych B50 Bc

7 112 Legitymacje służbowe (nauczycielskie) B Zaświadczenia o zatrudnianiu i wynagradzaniu B5 Bc 12 ZATRUDNIANIE, WYNAGRADZANIE, AWANSOWANIE, OPINIOWANIE 120 Zapotrzebowanie, zatrudnianie i zwalnianie pracowników Załącznik nr 2 B2 Bc Oferty (zgłoszenia) i korespondencja z kandydatami. Akta dot. konkretnych pracowników przechowuje się w aktach pracownika. 121 Konkursy i nominacje na stanowiska B5 Bc Dokumentacja z przeprowadzonego konkursu 122 Opiniowanie i oceny pracowników B5 Bc W tym karty samooceny. Oceny pracy wkłada się do akt osobowych konkretnych pracowników. 123 Nagradzanie 1230 Nagrody i odznaczenia B5 Bc Wnioski i decyzje, kopie pism o przyznaniu nagród wkła da się do akt osobowych. 124 Awans zawodowy nauczycieli 1240 Awans zawodowy nauczycieli stażystów B10 Bc Dokumenty i rejestry. Kopie akt dotyczące awansu odkłada się do akt osobowych konkretnych pracowników Awans zawodowy nauczycieli kontraktowych B10 Bc 1242 Awans zawodowy nauczycieli mianowanych B10 Bc 1243 Działalność komisji kwalifikacyjnej B10 Bc 125 Szkolenia, samokształcenie, dokształcanie B5 Bc Studnia, szkole nia, specjalizacje organizowane przez inne instytucje dla wła snych pracowników, ewidencja; kopie dokumentów ukończenia odkła da się do akt osobowych. 126 Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w placówce B3 Bc Skierowania 13 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KADRY, UBEZPIECZENIA PRACOWNIKÓW 130 Karty ewidencji czasu pracy B5 Bc 131 Listy obecności pracowników B3 Bc 132 Absencja chorobowa B3 Bc Ewidencja zwolnień leka rskich orygina ły zwolnie ń lekarskich w ZOSiPS 133 Książki wyjść poza zakład pracy B3 Bc 134 Urlopy pracownicze B3 Bc 135 Postępowanie dyscyplinarne i kary porządkowe B5 Bc Notatki służbowe, polecenia porządkowe. Okre s przechowywania z uwzględnieniem zasad (terminów) zatarcia kary. Odkłada się do akt osobowych. 136 Zbiorowe ubezpieczenia pracowników B10 Bc 14 EMERYTURY, SPRAWY SOCJALNO - BYTOWE 140 Ewidencja emerytów i rencistów B10 Bc

8 141 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 1410 Regulamin ZFŚS B25 Bc 1411 Wnioski pracowników o świadczenia socjalne B5 Bc Rejestr wniosków o wy płatę świa dczenia 1412 Realizacja spraw socjalno bytowych pracowników B5 Bc Decyzje, protokoły z posie dzenia komisji, zapotrzebowania 15 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY, ŚRODKI OCHRONNE, WYPADKI 150 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy (przeglądy) B25 Bc 151 Analizy i oceny ryzyka zawodowego B5 Bc 152 Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej B3 Bc Karty ewidencyjne 153 Wypadki przy pracy, w drodze do i z pracy B10 Bc Wypadki śmiertelne zbiorowe B Profilaktyka zapobiegawcza i badania okresowe B5 Bc 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI 200 Dokumentacja techniczno-prawna budynków własnych B10 Bc Od zburzenia obiektu, okre s przechowywa nia obowiązuje przez cały okres istnie nia placówki 201 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym i fizycznym B5 Bc Korespondencja, umowy w tym dokumenty związane z windy kacją zadłużeń. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy. 202 Udostępnianie, użyczanie własnych obiektów i lokali B5 Bc W tym dokumentacja związana z eksploatacją budy nku przez jednostkę, której udostępniono / użyczono budyne k. innym jednostkom 203 Eksploatacja nieruchomości i lokali B5 Bc Korespondencja dot. konse rwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetle nia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie. 204 Podatki i opłaty publiczne B10 Bc Z wyjątkiem dowodów księgowych 21 INWESTYCJE I REMONTY 210 Remonty bieżące B5 Bc Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomie szczeń. Ustalanie zakresu robót, umowy z wykonawcami, kosztorysy, protokoły odbioru prac. 22 GOSPODARKA MATERIAŁOWA 220 Zaopatrzenie B5 Bc Zapotrzebowa nia, zlecenia, zamówienia i ich realizacja, reklamacje 221 Ewidencja ruchomości, narzędzi, materiałów i pomocy biurowych 222 Eksploatacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B Księgi inwe ntarzowe środków trwałych, okres przechowywania liczy się od momentu dezaktualizacji ewidencji (zbycia lub likwidacji zewide ncjonowanych środków trwałych) B5 --- Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna (karty gwarancji i instrukcje). Remonty i konserwacje środków trwałych.

9 23 ŚRODKI ŁĄCZNOŚCI 230 Eksploatacja środków łączności B5 Bc Zmiany operatorów, zmiany taryf abonamentowych, konse rwacja centrali i sieci telefonicznej. 24 OCHRONA ZAKŁADU PRACY 240 Ochrona przeciwpożarowa B5 --- Instrukcja p.poż., protokoły przeglądów gaśnic, hydrantów 241 Ochrona mienia B5 --- Dokumenty dot. pracy dozorcy (grafik dyżurów), ewidencja wydawania kluczy i zdawania kluczy do pomieszczeń. 242 Ubezpieczenia rzeczowe B m.in. ubezpieczenia o pożaru, kradzieży nieruchomości i ruchomości. Sprawy odszkodowań. Okres przechowy wania liczy się od daty wygaśnięcia umowy. 243 Sprawy obrony cywilnej B10 Bc Plany zarządzania kryzysowego, dokume ntacja. 25 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE, PRZETARGI 250 Dokumentacja zamówień publicznych B5 Bc W tym rejestr zamówień publicznych (aukcje elektroniczne) i przetargów. Na dok. składają się: wnioski, oferty, zapytania o cenę, specyfikacje, protokoły komisji, odwołania, korespondencja. Dla każdego postępowania prowa dzi się odrębną teczkę. 251 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie B10 Bc zamówień publicznych 3 EKONOMIKA 30 PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU 300 Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowego i wykonania B10 Bc Uchwały, zarządzenia wewnętrzne 301 Budżet i jego zmiany 3010 Budżet szkoły i wydzielony rachunek dochodów B25 Bc Plan finansowy szkoły, plany wy datków, wykonanie budżetu 3011 Pogotowie kasowe, obrót gotówkowy B5 Bc Rozliczenia kasowe 31 INWENTARYZACJA 310 Ogólne zasady prowadzenia inwentaryzacji B25 Bc Własne ustalenia, ustalenia zewnętrzne kat. B5 311 Dokumentacja inwent aryzacyjna B5 Bc Komisje inwe ntaryzacyjne, arkusze spisu z natury, protokoły likwidacyjne, protokoły z inwentaryzacji, różnice inwentarzowe 32 ROZLICZENIE PŁAC 320 Dokumentacja płac B50 Bc Kopie list dodatków motywacyjnych i innych dodatków. Główna dokumentacja Płacowa znajduje się w ZOS ips. 321 Godziny ponadwymiarowe i doraźne zastępstwa (dyrektor, nauczyciele, pracownicy obsługi. 4 NAUCZANIE I WYCHOWANIE B50 Bc Kopie rozliczenia godzin ponadwymiarowych. Orygina ły dokumentów płacowych znajdują się w ZOS ips.

10 40 ORGANIZACJA I PROGRAMY PRACY DYDAKTYCZNO WYCHOWAWCZEJ SZKOŁY 400 Wytyczne organizacyjno programowe B25 Bc Zbiór przepisów prawnych, wyjaśnień, interpretacji dot. nauczania i wychowania oraz pracy dydaktycznej szkoły 401 Organizacja pracy w szkole B25 Bc Arkusz orga nizacyjny, aneksy do arkusza 402 Organizacja roku szkolnego B5 Bc Roczny plan pracy szkoły, przydział zajęć pozalekcyjnych, kalendarz roku szkolnego, plan lekcji, książka zastępstw 403 Programy i plany nauczania i wychowania B25 Bc Szkolny zestaw programów nauczania, program profilaktyki, wychowawczy, szkolny zestaw podręczników 41 REALIZACJA PROGRAMÓW ORAZ WYNIKI NAUCZANIA I WYCHOWANIA 410 Egzamin gimnazjalny B5 --- Organizacja i przebieg, w tym korespondencja, wytyczne, protokoły egzaminacyjne, listy wyników, informacje dla rodziców. W tym rejestr wydanych zaświadczeń OKE. 411 Wyniki nauczania B50 Bc Dokumentacja dot. egzaminów szkolnych: poprawkowych i klasyfikacyjnych. Protokoły w arkuszach. Analizy wyników egzaminów, promowania i wychowania. 412 Dzienniki dydaktyczno wychowawcze, lekcyjne i inne B5 --- Dzienniki lekcyjne i pozosta łych zajęć. Dziennik nauczania indywidua lnego. W przypa dku, gdy nie ma pewności, że księgi arkuszy ocen są kompletne, dzienniki lekcyjne przekwalifikowuje się do kat. B Arkusze ocen uczniów B Księgi 414 Odtwarzanie dokumentacji B Duplikaty i odpisy dokumentów z przebieg u nauczania i wychowania. W tym rejestr wniosków o wy danie duplikatu. 415 Zwolnienie z zajęć edukacyjnych B5 --- Wych. fizyczne, religia, języki, w tym podania 42 UCZNIOWIE 420 Obowiązek szkolny 4200 Ewidencja dzieci wg roczników B5 --- Adresy oraz informacje o zmianach 4201 Księgi ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi B Wg roczników szkolnemu 4202 Realizacja obowiązku szkolnego B5 --- Kontrola realizacji obowiązku szkolnego wezwania do rodziców. Postępowanie egzekucyjne oraz inna dokumentacja 4203 Inne informacje o realizacji obowiązku szkolnego B5 --- Powiadomienia szkół o realizacji obowiązku szkolnego lub ukończeniu szkoły, zaświadczenia Przejmowanie i przekazywanie uczniów B5 --- W trakcie roku szkolnego 4205 Księga uczniów B Księga absolwentów B Rejestr wydanych świadectw absolwentom 421 Rekrutacja, przyjmowanie i kierowanie do szkół

11 4210 Rekrutacja do klas ogólnych i sportowych B Regulamin, zasady, dokumentacja dot. rekrutacji i protokoły z posie dzeń komisji kwalifikacyjno-rekrutacyjnej Teczki osobowe uczniów B5 --- Teczki z dokumentacją ucznia składaną w momencie rekrutacji i zwracaną po zakończeniu pobytu w szkole. Pozostawia się do kat. B5 potwierdzenia zwrotu dokumentów Przeniesienia uczniów w obrębie placówki B5 --- Podania 422 Obowiązek nauki, losy absolwentów B5 --- Korespondencja, przepisy dot. rekrutacji pona dgimnazjalnej 423 Sprawy bytowe uczniów 4230 Świadczenia dla uczniów, stypendia B5 --- Dofinansowanie dożywiania i inne, stype ndia za wyniki w nauce i sportowe, zasiłki i pomoc materialna. W tym podania, decyzje, listy wypłat oraz inna dokumentacja Legitymacje uczniów B5 --- Rejestr wydanych legitymacji oraz wnioski o wyda nie duplikatu 4232 Karta rowerowa i motorowerowa B5 --- Rejestr 424 Poradnictwo zawodowo wychowawcze 4240 Preorientacja zawodowa B Pomoc psychologiczno pedagogiczna 4250 Karty indywidualnych potrzeb ucznia B Zakłada ne dla każdego ucznia oddzielnie, wraz z orzeczeniami i opiniami wydanymi przez poradnie psych. pedagog. Oraz psychologa, pedagoga i wychowawców Plany działań wspierających B Indywidualne programy edukacyjno terapeutyczne B Zakłada ne dla każdego ucznia oddzielnie, wraz z orzeczeniami i opiniami wydanymi przez poradnie psych. pedagog. Oraz psychologa, pedagoga i wychowawców Dzienniki zajęć pedagoga i psychologa B Przestępczość dzieci i młodzieży, profilaktyka społeczna i B Patologia, demoralizacja, resocjalizacja w tym sprawy karne uczniów. Współpraca z organami ścigania i sądami. resocjalizacyjna 427 Opieka higieniczno-lekarska, bezpieczeństwo uczniów 4270 Wypadki uczniów B W tym ubezpieczenia od nieszczęśliwych wypa dków. Okre s przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy oraz rejestr wypadków. 428 Organizacja zajęć pozalekcyjnych 4280 Koła zainteresowań, koła przedmiotowe B Organizacja i udział w zajęciach pozalekcyjnych w szkole i poza szkołą. Również udział w widowiskach i imprezach Olimpiady, konkursy B Organizacja i udział w konkursach i olimpiadach w szkole i poza szkołą Projekty edukacyjne B Wychowanie fizyczne i turystyka 4290 Sport, zawody sportowe, turnieje B10 ---

12 4291 Wycieczki, wyjazdy integracyjne, krajoznawcze i obozy szkolne Załącznik nr 2 5 ŚRODKI NAUCZANIA 50 POMOCE NAUKOWE 500 Podręczniki B Sprzęt audiowizualny i laboratoryjny B Inne pomoce naukowe i szkoleniowe B5 51 BIBLIOTEKA 510 Ewidencja zbiorów bibliotecznych B Księgi inwe ntarzowe, katalogi, bazy danych 511 Nabytki do biblioteki B Zakup zbiorów, pre numeraty, dary 512 Ewidencja wypożyczeń, czytelnictwo B5 --- Karty czytelników, rewersy 513 Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności B Dziennik zajęć bibliotecznych B5 ---