Proces wprowadzania nowo zatrudnionych pracowników

Transkrypt

1 Proces wprowadzania nowo zatrudnionych pracowników poradnik dla bezpoêredniego prze o onego wprowadzanego pracownika WZMOCNIENIE ZDOLNOÂCI ADMINISTRACYJNYCH PROJEKT BLIèNIACZY PHARE PL03/IB/OT/06

2 Proces wprowadzania nowo zatrudnionych pracowników poradnik dla bezpoêredniego prze o onego wprowadzanego pracownika WZMOCNIENIE ZDOLNOÂCI ADMINISTRACYJNYCH PROJEKT BLIèNIACZY PHARE PL03/IB/OT/06 1

3 Warszawa, lipiec 2006 r. s u ba cywilna jest organizacjà, której zale y na jak najbardziej efektywnym procesie integracji nowych pracowników. Dlatego te niezwykle wa ne jest, aby otrzymali oni usystematyzowane informacje, wsparcie oraz szkolenia, które pozwolà im jak najszybciej staç si wydajnymi i zadowolonymi z pracy cz onkami korpusu s u by cywilnej. W tym celu opracowane zosta y poradniki, które pomogà bezpoêrednim prze o onym i ich pracownikom w aêciwie zaplanowaç, zorganizowaç i przeprowadziç proces wprowadzania nowo zatrudnionych osób. Poradniki te powsta y dzi ki zaanga owaniu pracowników Departamentu Zarzàdzania Kadrami S u by Cywilnej oraz grupy pracowników komórek kadrowych ró nych urz dów wspó pracujàcych z ekspertami brytyjskimi w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06. W pracach wykorzystano ponadto warsztaty oraz spotkania (grupy focusowe) z nowo zatrudnionymi pracownikami oraz ich prze o onymi. PrzydatnoÊç opracowanych poradników sprawdzona zosta a w trakcie pilota- u, który objà blisko 40 osób zatrudnionych w 9 urz dach. Ten poradnik adresowany jest do bezpoêrednich prze o onych wprowadzanych pracowników. Zosta przygotowany w formie umo liwiajàcej zastosowanie w ca ej s u bie cywilnej. Zawiera ogólne informacje na temat organizacji procesu wprowadzania oraz list kontrolnà uwzgl dniajàcà propozycje zagadnieƒ, które nale y omówiç z nowo zatrudnionym pracownikiem. 2

4 Organizacja procesu wprowadzania zakres i harmonogram realizacji powinna byç dopasowana do potrzeb konkretnego pracownika oraz warunków i potrzeb konkretnego urz du, uwzgl dniaç jego zasady funkcjonowania i specyfik. Decyzja o zakresie i sposobie realizacji procesu wprowadzania konkretnego pracownika nale y do Paƒstwa jako bezpoêrednich prze o onych nowo zatrudnionych osób. Komórka kadrowa urz du powinna czuwaç nad koordynacjà procesu, jak równie udzielaç Paƒstwu niezb dnej pomocy. Przekazujàc Paƒstwu poradnik mam nadziej, e u atwi on Paƒstwu organizacj procesu wprowadzania podleg ych pracowników. Pragn jednoczeênie podkreêliç, e skutecznoêç tego procesu zale y w du ej mierze od Paƒstwa postawy i zaanga owania. To Paƒstwo jesteêcie odpowiedzialni za prawid owy przebieg procesu wprowadzania nowego pracownika. Jan Pastwa Szef S u by Cywilnej 3

5 Poradnik przygotowany w ramach Projektu Bliêniaczego PHARE PL03/IB/OT/06, sfinansowany w ca oêci ze Êrodków Unii Europejskiej. Warszawa, lipiec

6 Spis treêci: Dlaczego proces wprowadzania jest wa ny? 7 Rola bezpoêredniego prze o onego 9 KorzyÊci dla bezpoêredniego prze o onego wynikajàce ze stosowania poradnika 10 Jakie mogà byç konsekwencje braku skutecznego programu wprowadzania w Êrodowisko pracy? 11 Do czego s u y lista kontrolna procesu wprowadzania? 12 Lista kontrolna procesu wprowadzania 13 5

7 6

8 Dlaczego proces wprowadzania jest wa ny? Dlaczego proces wprowadzania jest wa ny? S u ba cywilna pragnie przyciàgnàç i zatrzymaç w swoich szeregach najlepszych pracowników. Jest wiadome, e na percepcj pracownika, jego motywacj i wyniki pracy, wywiera wp yw równie to, w jaki sposób by traktowany podczas rekrutacji oraz jak zosta wprowadzony do organizacji swojego nowego miejsca pracy. Zaplanowane i ustrukturyzowane podejêcie do wprowadzenia pracownika wywo uje najlepsze wra enie. Pozwala dostarczyç w aêciwe informacje we w aêciwym momencie, pozwalajàc nowemu pracownikowi dobrze i szybko zadomowiç si w miejscu pracy i nowym Êrodowisku. Chodzi w tym przypadku o zapoznanie si z formalnymi, widocznymi cechami organizacji, jak równie tymi sprawami, które nie zosta y nigdzie zapisane. Wszystkie te kwestie sà wa ne. Dlatego, chcàc uniknàç nieporozumieƒ, stwarzamy mo liwoêç poznania i omówienia spraw, które sà wa ne dla nowo zatrudnionego pracownika, dla s u by cywilnej, a tak e dla macierzystego urz du. Proces wprowadzania przeznaczony jest dla wszystkich pracowników sta ych, tymczasowych, zatrudnionych w pe nym i niepe nym wymiarze pracy oraz tych, którzy zostali tymczasowo oddelegowani w inne miejsce. JeÊli pracownik obejmuje nowe stanowisko w innej komórce organizacyjnej lub w innym urz dzie, powinien zostaç obj ty skróconym programem wprowadzajàcym, którego zakres powinien okreêliç w aênie bezpoêredni prze o ony. Wprowadzanie pomo e nowemu pracownikowi: staç si skutecznym we wczesnym etapie zatrudnienia, zrozumieç, gdzie pracuje, wyjaêniç stawiane przed nim przez urzàd oczekiwania, poznaç wartoêci, którymi kieruje si urzàd, zrozumieç, w jaki sposób b dzie wspierany, zyskaç wi kszà satysfakcj zawodowà, mieç mniej problemów, szybko zyskaç pewnoêç siebie, uzyskaç odpowiedzi na jego pytania i rozwiaç obawy, wype niç zobowiàzania prawne. 7

9 Dlaczego proces wprowadzania jest wa ny? D ugoêç i charakter procesu wprowadzania w Êrodowisko pracy zale y od rodzaju zadaƒ, jakie dany pracownik ma do wykonania oraz profesjonalnego przygotowania nowo zatrudnionego. Nie ma idealnej recepty znormalizowany kurs wprowadzajàcy z pewnoêcià nikogo nie zadowoli. Dlatego bezpoêredni prze o ony ma kluczowe znaczenie dla dostosowania poszczególnych elementów tego procesu do indywidualnych potrzeb nowo zatrudnionego pracownika. 8

10 Rola bezpoêredniego prze o onego Rola bezpoêredniego prze o onego BezpoÊredni prze o ony jest osobà odpowiedzialnà za w aêciwe przeprowadzenie procesu wprowadzania. Od Twojego zaanga owania zale y skutecznoêç tego procesu. Jako bezpoêredni prze o ony jesteê najwa niejszà postacià w procesie indywidualnego rozwoju pracownika i jego wchodzenia w profesjonalnà rol zw aszcza w okresie pierwszych kilku miesi cy zatrudnienia. Odpowiadasz nie tylko za przekazanie pracownikowi informacji o jego zadaniach, o zespole, czy o metodach pracy. Dlatego niezwykle wa ne jest, abyê w sposób odpowiedzialny podjà si realizacji nast pujàcych dzia aƒ: rozpocz cie procesu wprowadzania nowego pracownika oraz wspieranie go w trakcie tego procesu, omówienie zagadnieƒ przewidzianych w liêcie kontrolnej procesu wprowadzania, udzielanie wsparcia przed, w czasie oraz na d ugo po tym, jak nowy pracownik stanie si cz onkiem zespo u, monitorowanie procesu przechodzenia nowego pracownika przez okres wprowadzenia oraz jego dalszych post pów, ustalanie zakresu wiedzy i umiej tnoêci potrzebnych nowemu pracownikowi w szybkim i skutecznym wykonywaniu zleconych zadaƒ oraz okreêlanie poziomu ju posiadanych przez niego umiej tnoêci. Ró nica, która dzieli oba te stany powinna zostaç uwzgl dniona w planie indywidualnego rozwoju jednostki, ustalanie optymalnego sposobu szkolenia jednostki. 9

11 KorzyÊci dla bezpoêredniego prze o onego wynikajàce ze stosowania poradnilka KorzyÊci dla bezpoêredniego prze o onego wynikajàce ze stosowania poradnika Przeprowadzenie przemyêlanego procesu wprowadzania pracownika, wià e si z pewnoêcià z zaanga owaniem ze strony bezpoêredniego prze o onego. Stosowanie poradnika pomo e prze o onemu odnieêç z tego procesu konkretne korzyêci: dostarczy prze o onym pomocy w ustrukturyzowaniu procesu wprowadzania, wska e tematy (obszary), które powinny byç uj te w procesie wprowadzania, zapewni spójne podejêcie, pomo e prze o onym poznaç ich zespó, mo e byç dostosowany do lokalnych potrzeb (warunków), wesprze nowego pracownika, zmniejszajàc oddzia ywanie presji czasu na prze o onego, podniesie efektywnoêç nowego pracownika, umo liwi nowemu pracownikowi uzyskanie wi kszej pewnoêci. 10

12 Jakie mogà byç konsekwencje braku skutecznego programu wprowadzania w Êrodowisku pracy? Jakie mogà byç konsekwencje braku skutecznego programu wprowadzania w Êrodowisko pracy? Je eli nowi pracownicy zaczynajà prac w nieodpowiedni sposób w istocie nigdy nie zrozumiejà instytucji, w której sà zatrudnieni, ani w asnej w niej roli. Mo e to prowadziç do: s abej integracji z zespo em, niskiego morale, niskiej wydajnoêci pracy, braku umiej tnoêci efektywnego dzia ania. W przypadkach skrajnych, nowy pracownik rezygnuje z pracy, co powoduje: dodatkowe koszty oraz strat czasu zwiàzane z zatrudnieniem nast pcy, zmarnowany czas osoby wprowadzajàcej nowego pracownika, obni enie morale pozosta ych pracowników, uszczerbek w karierze zawodowej osoby opuszczajàcej miejsce pracy, ujm w reputacji urz du. 11

13 12

14 LISTA KONTROLNA PROCESU WPROWADZANIA LISTA KONTROLNA PROCESU WPROWADZANIA

15 Do czego s u y lista kontrolna procesu wprowadzania? Do czego s u y lista kontrolna procesu wprowadzania? Do poradnika do àczona jest lista kontrolna zawierajàca zagadnienia, które powinny zostaç omówione w ramach procesu wprowadzania. List t otrzymuje wprowadzany pracownik. Dzi ki temu wie, co powinien w tym pierwszym okresie zatrudnienia zrobiç, czego powinien si nauczyç oraz czego si od niego oczekuje. Jest to swego rodzaju lista sprawdzajàca, u atwiajàca ca oêciowà i systematycznà realizacj procesu wprowadzania. Uzyskanie informacji w tym zakresie pozwoli szybciej zajàç nowemu pracownikowi w aêciwe miejsce w zespole i efektywnie podjàç prac w urz dzie (elektroniczna wersja listy kontrolnej znajduje si na p ycie CD do àczonej do poradnika). Zastanów si, które z zaproponowanych zagadnieƒ nie dotyczà Twojego urz du lub z innych wzgl dów nale y je pominàç w procesie wprowadzania konkretnego pracownika. W miejscu przeznaczonym na wpisanie planowanego terminu realizacji napisz wówczas nie dotyczy. W razie potrzeby lista mo e byç tak e rozszerzona o dodatkowe tematy w ka dym bloku tematycznym znajdujà si dodatkowe wolne miejsca, które mogà zostaç wykorzystane. Wi kszoêç tematów powinieneê przedstawiç Ty jako bezpoêredni prze o ony lub wyznaczona przez Ciebie odpowiednia osoba. Cz Êç zagadnieƒ natomiast znajduje si we w aêciwoêci pracowników komórki kadrowej czy osób odpowiedzialnych za bhp. Dopilnuj, aby osoby te odby y spotkania z Twoim nowym pracownikiem. Lista umo liwia zaplanowanie kolejnych spotkaƒ planowany termin realizacji. Fakt odbycia spotkania z pracownikiem i omówienia poszczególnych zagadnieƒ osoba odpowiedzialna za przedstawienie tematu potwierdza swoim podpisem. Lista umo liwia ponadto Tobie i nowemu pracownikowi zamieszczenie krótkiego komentarza dotyczàcego omawianego zagadnienia np. koniecznoêç uzupe nienia pewnych kwestii czy dodatkowych konsultacji z innym pracownikiem. Pami taj, e pracownik ma prawo zapytaç Ci tak e o inne sprawy, które nie znalaz y si na liêcie, a które uwa a za istotne. Po zakoƒczeniu procesu wprowadzania lista podpisana przez Ciebie i pracownika trafia do komórki kadrowej urz du. 13

16 Lista kontrolna procesu wprowadzania Lista kontrolna procesu wprowadzania wprowadzanego pracownika 14

17 Lista kontrolna procesu wprowadzania 15

18 Lista kontrolna procesu wprowadzania 16

19 Lista kontrolna procesu wprowadzania 17

20 Lista kontrolna procesu wprowadzania 18

21 Lista kontrolna procesu wprowadzania 19

22 20

23 Urzàd S u by Cywilnej Al. Szucha 2/4, Warszawa