2.5.3 Szeroka komunikacja wewnątrz firmy

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "2.5.3 Szeroka komunikacja wewnątrz firmy"

Anatol Krupa
4 lat temu
Przeglądów:

2.5.3 Szeroka komunikacja wewnątrz firmy Tworzenie grupy Yammer, zarządzanie dostępem do grupy, publikowanie informacji, udostępnianie wiadomości, wzmianki, skrzynka odbiorcza, powiadomienia,

Yammer to prywatna sieć społecznościowa ułatwiająca kontaktowanie się z odpowiednimi osobami, udostępnianie informacji w ramach zespołów i realizowanie projektów.

1 2.5.3 Szeroka komunikacja wewnątrz firmy Tworzenie grupy Yammer, zarządzanie dostępem do grupy, publikowanie informacji, udostępnianie wiadomości, wzmianki, skrzynka odbiorcza, powiadomienia, ogłoszenia, ankiety, dodawanie bogatych treści, załączanie informacji z portalu. Yammer to prywatna sieć społecznościowa ułatwiająca kontaktowanie się z odpowiednimi osobami, udostępnianie informacji w ramach zespołów i realizowanie projektów. Mogą do niej dołączyć tylko współpracownicy, więc wiadomości w usłudze Yammer są bezpieczne i widoczne tylko dla osób z danej organizacji. WAŻNE! Yammer to portal społecznościowy wew. Organizacji służy do komunikacji między działami, zespołami i projektami, podczas kiedy grupy/zespoły służą nieco bliższej współpracy. Tworzenie grupy Yammer Stworzenie grupy Yammer niczym nie różni się od stworzenia grupy Office 365 dodatkowo każda taka grupa pod spodem tworzy właśnie grupę Office 365. Będąc na kafelku Yammer pokaże nam się strona główna usługi, czyli wszystkie nowe posty. Po lewej stronie widzimy listę grup, do których należymy (1). Nową grupę możemy stworzyć poprzez kliknięcie na ikonkę + (2). Wypełniamy formularz podając nazwę grupy inne zmienne jak opis, zdjęcie czy dodanie członków na tym etapie są opcjonalne. Zatwierdzamy wybór klikając na Utwórz grupę. Po lewej stronie pojawi nam się nazwa naszej nowej grupy (automatycznie stajemy się jej administratorem, jako twórca). Warto wspomnieć o prywatności publiczne grupy jak i prywatne mogą być widoczne w wyszukiwarce, ale dostęp do zawartości prywatnej jest zarządzany przez administratora tylko członkowie mogą przejrzeć posty i udzielać się w ramach społeczności.

Zarządzanie grupą Nowych członków możemy dodawać korzystając z opcji po prawej stronie, kiedy jesteśmy w grupie: Z tego samego miejsca możemy też promować użytkowników na administratorów oraz usuwać

2 Zarządzanie grupą Nowych członków możemy dodawać korzystając z opcji po prawej stronie, kiedy jesteśmy w grupie: Z tego samego miejsca możemy też promować użytkowników na administratorów oraz usuwać ich z grupy. Jeżeli podczas tworzenia pominęliśmy niektóre elementy możemy do nich wrócić klikając na koło zębate w prawym górnym rogu. Z tego miejsca mamy możliwość edycji nazwy, opisu, zdjęcia i koloru grupy, jak i również prywatności. Również w tym miejscu możemy usunąć grupę.

3 Z kolei wracając do widoku grupy po prawej stronie znajdują się opcje dostępne tylko dla administratora zmiana sekcji Informacje (1), przypięcie zasobów (2), dodanie powiązanych grup (3).

Współpraca wewnątrz grupy Yammer Do grup możemy dołączyć będąc zaproszonymi lub znajdując je w wyszukiwarce. Wystarczy wpisać nazwę (lub słowo kluczowe) i kliknąć na interesujący nas zespół.

Oprócz tekstu (1) możemy korzystać z możliwości dodawania Gif ów (2) czy plików (z SharePoint a czy lokalnego dysku (3)).

4 Współpraca wewnątrz grupy Yammer Do grup możemy dołączyć będąc zaproszonymi lub znajdując je w wyszukiwarce. Wystarczy wpisać nazwę (lub słowo kluczowe) i kliknąć na interesujący nas zespół. Każdy z członków danej grupy ma możliwość publikowania postów w kanale informacyjnym. Oprócz tekstu (1) możemy korzystać z możliwości dodawania Gif ów (2) czy plików (z SharePoint a czy lokalnego dysku (3)). Nic również nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystać znane nam wzmianki wystarczy wpisać i po nim imię współpracownika (4). Przydatną opcją są również tematy dzięki nim możemy łatwo wpisać słowa kluczowe naszego zapytania czy posta (5). W powyższym poście zaznaczyłem mojego kolegę Pawła Wróbla. Dzięki temu dostanie on powiadomienie i będzie mógł udzielić się w ramach konwersacji. Oprócz aktualizacji, możemy również tworzyć ankiety (1), pochwały (2) czy ogłoszenia (opcja tylko dla administratorów, wysyła automatycznie powiadomienie do każdego członka grupy (3)). Przykładowe ogłoszenie jest widoczne poniżej (4).

5 Jednocześnie widzimy też możliwości interakcji w ramach postów odpowiedzi, polubienia czy udostępnienia dalej. Po kliknięciu na trzy kropki pojawią nam się kolejne opcje: Dzięki obserwowaniu będziemy informowani o kolejnych postach w ramach konwersacji. Dodanie do zakładek pozwoli nam na łatwy dostęp do ulubionych dyskusji (niżej informacje jak dotrzeć do miejsca, gdzie są trzymane). Dodatkowo możemy dodać link do schowka, dodać tematy, wyświetlić konwersacje, ukryć ją lub usunąć (tylko dla administratorów/twórców treści). Edycja profilu Ważnym elementem udanej współpracy jest uzupełnienie naszego profilu. Możemy to zrobić klikając na kółko zębate obok powiadomień (1) i potem na nasze imię. Na kolejnej stronie widzimy nasze konwersacje, przesłane pliki oraz dodane zakładki (2). Możemy również edytować nasz profil (3). Edytując profil możemy uzupełnić informacje o sobie (1) (niektóre z nich mogą być zarządzane przez administratora). Ważne opcje znajdują się w zakładce powiadomienia (2) to właśnie w tym miejscu możemy zarządzać preferencjami dot. maili ze skrótem wiadomości czy powiadomień.

2.5.4 Komunikacja i relacje z organizacjami zewnętrznymi Tworzenie zewnętrznej sieci Yammer, konfiguracja ustawień dostępu, zapraszanie zewnętrznych użytkowników, zapraszanie zewnętrznych

Jest to bardzo dobry sposób do komunikacji z klientami czy parterami. Aby stworzyć sieć zewnętrzną klikamy na utwórz grupę (1), a następnie wybieramy ustawienia zaawansowane (2).

6 2.5.4 Komunikacja i relacje z organizacjami zewnętrznymi Tworzenie zewnętrznej sieci Yammer, konfiguracja ustawień dostępu, zapraszanie zewnętrznych użytkowników, zapraszanie zewnętrznych użytkowników do grup wewnętrznych. Ważnym elementem Yammera jest fakt, że możemy tworzyć zewnętrzne sieci. Dzięki temu użytkownicy spoza firmy mogą udzielać się w ramach grupy, do której mają dostęp. Jest to bardzo dobry sposób do komunikacji z klientami czy parterami. Aby stworzyć sieć zewnętrzną klikamy na utwórz grupę (1), a następnie wybieramy ustawienia zaawansowane (2). Utworzona grupa będzie wyglądać tak samo jak grupy wewnętrzne, ale zobaczymy w jej nazwie ikonkę globusa -. Po wejściu do grupy będzie taka sama informacja obok nazwy: Po utworzeniu grupy możemy zapraszać nowych członków (również zewnętrznych) korzystając ze znajomego menu. Jedyna różnica polega na tym, że teraz wpisujemy adres zewnętrzny naszego kontaktu.

Warto wspomnieć również o tym, że możemy użytkowników zewnętrznych zapraszać do konwersacji wewnętrznych, kiedy np. chcemy uzyskać opinię dot. jednego tematu.

7 Warto wspomnieć również o tym, że możemy użytkowników zewnętrznych zapraszać do konwersacji wewnętrznych, kiedy np. chcemy uzyskać opinię dot. jednego tematu. Wtedy musimy wpisać adres e- mail takiej osoby do pola wzmianek. Różnica polega na tym, że w takim momencie użytkownik zewnętrzny będzie widział tylko tą konwersację. W ramach zewnętrznej grupy może sam tworzyć posty i udzielać się wraz ze społecznością.

8 2.5.5 Znajdywanie informacji Używanie wyszukiwarki na witrynie, znajdywanie dokumentów przez Delve, odkrywanie dokumentów na karcie kontaktów, odkrywanie kontaktów na podstawie kontaktów innych osób w Delve, wyszukiwanie informacji w Yammerze. W niemal każdym miejscu w ramach Office 365 możemy wyszukiwać treść. Jeżeli jesteśmy na witrynie SharePoint mamy okienko wyszukiwania w prawym górnym rogu: Wyszukiwane są nie tylko pliki, ale również posty czy osoby, które tworzą treść. Sprawa ma się identycznie w przypadku Yammera tym razem okienko wyszukiwania jest po lewej stronie, ale dzięki niemu możemy wyszukiwać treść, grupy czy użytkowników Yammera. Po uruchomieniu wyszukiwania dostajemy podział wyników pomiędzy zasobami: Jednak specjalnym miejscem do wyszukiwania treści oraz kontaktów jest usługa Delve. Za pomocą aplikacji możesz komunikować się i współpracować z innymi osobami, a także odnajdować i organizować informacje, które w danej chwili mogą być dla Ciebie najbardziej interesujące w całej usłudze Office 365. Aplikacja Delve pokazuje Ci tylko te informacje, do których już masz dostęp. Inne osoby nie zobaczą Twoich prywatnych dokumentów. Naszą przygodę z tą usługą najlepiej zacząć od uzupełnienia profilu. Gdy inne osoby odwiedzą Twoją stronę, będą mogły zobaczyć Twoje dane kontaktowe i bezpośrednio się z Tobą połączyć. Będą mogły też zobaczyć, z kim współpracujesz, i nad jakimi dokumentami pracujesz wraz z osobami w Twoim otoczeniu. Będą jednak widziały tylko te dokumenty, do których już mają dostęp, a nie Twoje dokumenty prywatne lub dokumenty, które nie zostały im udostępnione. Aby to zrobić otwieramy kafelek Delve, wybieramy Ja po lewej stronie (1) i klikamy na Zaktualizuj profil (2).

W tym miejscu możemy wypełnić informacje o sobie czy sprecyzować dane kontaktowe. Natomiast najważniejszą częścią jest właśnie nasze miejsce, czyli Ja.

9 W tym miejscu możemy wypełnić informacje o sobie czy sprecyzować dane kontaktowe. Natomiast najważniejszą częścią jest właśnie nasze miejsce, czyli Ja. W tym miejscu możemy zobaczyć nasze ostatnie dokumenty czy odkryć dokumenty z naszego otoczenia (do których mamy dostęp). Bardzo ważne jest wyszukiwanie w ramach Delve możliwe, że ktoś udostępnił dokument np. z wynikami finansowymi dla całej firmy. Wpisując odpowiednią frazę w okienku wyszukiwania możemy sprawdzić wszystkie dokumenty, do których mamy dostęp. Oprócz samych plików warto też wykorzystać Delve do wyszukiwania kontaktów może osoba, która pomoże Ci w Twoim problemie, jest właśnie dostępna? Wyniki oczywiście można filtrować korzystając z. Po wejściu do któregoś kontaktu możemy też zobaczyć jego pliki dzięki czemu możemy się zorientować nad czym dana osoba z nami współpracuje.

10 Jeżeli znajdziemy interesujący nas dokument możemy go dodać do ulubionych (1), aby nigdy nie stracić go z oczu. Alternatywą jest tworzenie własnych Tablic (2) czyli zbiorów interesujących nas dokumentów. Takimi tablicami możemy się później dzielić ze współpracownikami. UWAGA treść tablic może się różnić między kontami! Delve wyświetla tylko pliki i dokumenty, do których dany użytkownik ma dostęp! Więcej na temat Delve: 49f ca?ui=pl-PL&rs=pl-PL&ad=PL

Podobne dokumenty

2.2 Przestrzeń robocza zespołu Grupy Office 365

2.2 Przestrzeń robocza zespołu Grupy Office 365 2.2.1 Organizacja przestrzeni roboczej Stworzenie nowej przestrzeni roboczej, zapoznanie z narzędziem konwersacje, kalendarz, pliki, integracja z Outlook,